ANALISIS DAN PERBAIKAN PROSES BISNIS PADA BANK

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Design Dan Management

Nama Kelompok :
1. Niedia Candra Niwana (1757201001964)
2. Syarifah Nurhasanah(2008)
3. Fredrick Leonardo()

YAYASAN PENDIDIKAN WIJAYA KESUMA

UNIVERSITAS DARWAN ALI
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
2018
IDENTIFIKASI

A. Deskripsi Singkat Organisasi

Bank ialah sebuah lembaga intermediasi keuangan umumnya didirikan dengan
kewenangan untuk menerima simpanan uang, meminjamkan uang, dan menerbitkan
promes atau yang dikenal sebagai banknote. Kata bank berasal dari bahasa Italia
banca berarti tempat penukaran uang . Sedangkan menurut undang-undang perbankan
bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk
simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau
bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak.
Industri perbankan telah mengalami perubahan besar dalam beberapa tahun
terakhir Industri ini menjadi lebih kompetitif karena deregulasi peraturan. Saat ini,
bank memiliki fleksibilitas pada layanan yang mereka tawarkan, lokasi tempat mereka
beroperasi, dan tarif yang mereka bayar untuk simpanan deposan.
Tidak dipungkiri, pada bank sendiri juga sering terjadi kesalahan - kesalahan
yang diakibatkan seperti system maupun metode kerja yang belum optimal, maka dari
itu penting evaluasi serta perbaikan terhadap proses bisnis tersebut yang diharapkan
agar menghasilkan proses bisnis yang lebih cepat dan efisien. Dalam melakukan
evaluasi proses bisnis, dibutuhkan suatu metode yang digunakan untuk membantu
menemukan permasalahan yang ada. Five whys analysis dapat digunakan untuk
melakukan hal tersebut.
Business Process Improvement (BPI). dapat digunakan untuk membantu
seseorang untuk melakukan perbaikan proses bisnis. BPI sendiri merupakan kerangka
sistematis yang dapat digunakan organisasi untuk membantu membuat kemajuan
dalam pelaksanaan proses bisnis. Tujuan dari penggunaan metode Business Process
Improvement (BPI) untuk mendapatkan solusi permasalahan dari proses bisnis saat
ini. Hasil dari penggunaan BPI berupa rekomendasi proses bisnis baru. Dengan
mengubah proses seperti meminimalisir penundaan suatu proses bisnis,
memaksimalkan penggunaan aset, memberikan pemahaman, meminimalisir SDM
yang ada maupun biaya dari pengeluaran yang berlebih (Harrington, 1991).
Pengukuran kinerja dari proses bisnis dapat dilakukan dengan melakukan
simulasi terhadap proses bisnis. Simulasi dilakukan untuk mengetahui dan
menghilangkan hambatan yang tak terduga, mengetahui dan mengurangi resiko,
 mencegah kekurangan ataupun kelebihan dari penggunaan sumber daya termasuk
manusia dan biaya, kegagalan model, serta untuk mengoptimalkan kinerja sistem.

B. Value Chain Pada Bank

Value chain analysis digunakan sebagai metode untuk menentukan aktivitas
utama dan aktivitas pendukung pada divisi ini.
Primary Activies merupakan kegiatan utama berhubungan langsung dengan
penciptaan fisik, penjualan, pemeliharaan dan dukungan dari suatu produk atau jasa.
Mereka terdiri dari:
a. Inbound Logistic : semua proses yang terkait dengan menerima, menyimpan,
dan mendistribusikan input internal.
b. Operations : kegiatan transformasi yang mengubah input menjadi output yang
akan dijual kepada pelanggan.
c. Outbond Logistic : kegiatan ini memberikan produk atau layanan kepada
pelanggan.
d. Marketing & Sales : proses yang digunakan untuk membujuk pelanggan untuk
membeli produk yang dijual.
e. Service: kegiatan yang berkaitan dengan mempertahankan nilai dari produk
atau layanan kepada pelanggan setelah membeli produk

Support Activites merupakan kegiatan yang mendukung fungsi utama di atas.

Dalam diagram, garis putus-putus menunjukkan bahwa setiap dukungan, atau
sekunder, aktivitas dapat berperan dalam setiap kegiatan utama.
a. Procurement (Purchasing) : kegiatan organisasi untuk mendapatkan sumber
daya yang dibutuhkan untuk beroperasi.
b. Human Resource Management : seberapa baik sebuah perusahaan merekrut,
melatih, memotivasi, memberi penghargaan, dan mempertahankan para
pekerjanya.
c. Technological Development : kegiatan ini berhubungan dengan pengelolaan
dan pengolahan informasi, serta melindungi basis pengetahuan perusahaan.
d. Infrastructure : sistem dukungan perusahaan, dan fungsi-fungsi yang
memungkinkan untuk mempertahankan operasi sehari-hari seperti akuntansi,
hukum, administrasi, dan manajemen.
 Value Chain Pada Bank

Procuretment
- Laba dari penjualan surat-surat berharga
- Dari bunga pemberian kredit dan bunga lainnya, obligasi, komisi dan transaksi mata uang asing
- Perputaran dari hasil transaksi bulanan
Human Resources Management
Aktivitas Pendukung MARGIN
- Adanya training SDM atau pengembangan SDM seperti : Management Development, Information Technology

Technology Development
- Teknologi perbankan yang canggih, memungkinkan layanan pembayaran elektronik
- Internet banking, mobile banking, phone banking, call center
- Peningkatan fitur layanan bernilai tambah di ATM
- Migrasi technologi kartu sesuai dengan standart baru Euro Master Visa, sehingga keamanan dan fleksibilitas akan
bertambah
Infrastructure
- Layanan perbankan elektronik : jaringan ATM dan perbankan yang luas
- Management information system, accounting, operations, finacial, human resources departement.
- Pengawasan internal : internal audit group, compliance group, unit pengelolaan resiko
- Pembentukan struktur credit service center dan branch service center agar pemberian kredit lebih efisien dan
meningkatkan pelayanan dan analisa bisnis di kantor cabang.
Inbond Operations Outbond Marketing & Sales Service
1.menjalankan 1.Pengelolaan 1. e-banking : internet 1. tersedianya teller dan 1. nasabah dapat
program anti laporan berkaitan Banking, Mobile Banking, information center yang menghubungi call center
pencucian uang dan transaksi harian Phone Banking, layanan menyampaikan informasi pusat apabila terjadi
kenali nasabah 2. pemeliharaan setor online 24 jam bagi calon nasabah kesalahan atau masalah
MARGIN
( penanganan uang rekening skala 2. membuka kantor cabang 2. iklan dan promosi undian berkaitan Bank
yang masuk ) besar/kecil, setoran, utama, pembantu, dan tabungan berhadiah
2. pengelolan uang tarikan, transfer, dsb. kantor kas tersebar di 3. penawaran suku bunga
KAS, GIRO Bank, 3. mengawasi berbagai kota tinggi
dan Obligasi jalannya operasi agar 3. jalur distribusi pelayanan 4. fasilitas dan layanan bank
3. pendaftaran sesuai dengan yang seimbang antara dengan paket menarik.
nasabah baru standart Bank kantor cabang konvensional 5. produk-produk inovatif
Indonesia 4. pencetakan buku dan kompetitif
4. pemantauan kredit rekening dan kartu debit

Aktivitas Utama
C. Pemilihan Salah Satu Proses Bisnis
Setelah mengetahui klasifikasi aktivitas utama dan pendukung dengan metode
value chain analysis, selanjutnya akan dilakukan proses dekomposisi proses bisnis
pada aktivitas bisnis. Pada tahap dekomposisi proses bisnis pada Bank didapatkan
hasil proes bisnis utama sebagai berikut:
1. Inbound Logistic
Inbound Logistic terdapat fungsi bisnis pengelolaan transaksi harian.
Pada pengelolaan transaksi harian ini terdapat satu proses bisnis, yaitu proses
bisnis pendaftaran nasabah untuk membuat buku rekening awal/baru.
2. Operations
Operation terdapat fungsi bisnis pengelolaan laporan keuangan per
periode. Pada fungsi bisnis ini terdapat proses bisnis penginputan data nasabah
yang melakukan transaksi.
3. Outbound
Outbound Logistic terdapat fungsi bisnis pengelolaan hasil data
transaksi seperti pencetakan buku rekening maupun kartu debit.

Kami memilih proses bisnis pada bank yaitu pembukaan rekening baru
nasabah. Dalam pembuatan rekening awal atau baru yang dilakukan nasabah sering
sekali memakan waktu lama tentunya mengakibatkan antrian panjang. Ada beberapa
kemungkinan hal ini terjadi dikarenakan nasabah harus melengkapi berkas seperti
kartu identitas bisa berupa fotocopy KTP bagi WNI, kartu pelajar dan surat ijin
orangtua bagi pelajar, paspor dan surat keterangan izin tinggal bagi WNA, Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP) apabila belum memilikinya harus mengisi formulir
pernyataan bahwa belum memilikinya.
Adapun kemungkinan yang lain dikarenakan pada saat pengisian formulir
pendaftaran, kurangnya informasi atau sosialisasi kepada calon nasabah, pelayanan
teller yang berbeda-beda atau kecepatan teller dalam memberikan pelayanan kepada
para nasabah.
Hingga pada saat ini beberapa pihak perbankan melakukan berbagai banyak
pengembangan salah satunya dengan memanfaatkan teknologi, tujuannya ialah untuk
mengurangi antrian pelanggan dan memberikan kepuasan pelayanan kepada nasabah.
 CALON NASABAH COSTUMER SERVICE SYSTEM

Mulai

Mengisi formulir Menerima formulir,

pembukaan rekening fotocopy Kartu
baru Identitas

Formulir dan Kartu Formulir dan Kartu

Identitas Identitas

Input data nasabah

Menyerahkan
formulir, fotocopy
baru
Kartu Identitas

Display
No.Cust

Verifikasi
Database
No.Customer
Menerima
buku tabungan

Proses Pencetakan buku

rekening, transaksi dan
Buku tabungan instant card

Buku tabungan
selanjutnya

MODELING AS – IS

Proses Membuat Buku Tabungan Baru

 Proses Transaksi Setoran
NASABAH TELLER SYSTEM

Mulai

Pengisisan Formulir
Bukti Setoran

Slip Formulir Bukti Slip Formulir Bukti

Setoran Setoran

Menyerahkan Uang Menerima Uang

Tunai Kepada Teller Tunai Dari Nasabah
Tidak

Pengecekan
Kelengkapan Slip
Formulir

Data
Lengkap ?

Ya
Bukti Setoran
Input Data Transaksi Database
ke sistem
selesai

Data Setoran Masuk ke

Rekening Nasabah

Bukti Setoran

A. Penjelasan Modelling Pembukaan Rekening Baru

 Bila nasabah ingin melakukan transaksi penyimpanan uang, setiap nasabah
harus mempunyai buku tabungan. Bila nasabah belum mempunyai buku tabungan
maka setiap nasabah pertama kali harus melakukan pembuatan buku tabungan atau
lebih sering disebut pembukaan rekening.
Dalam pembukaan rekening pertama nasabah akan melakukan pengisian
formulir pembukaan rekening dan menuliskan identitas dan tanda tangan di atas
materai. Lalu petugas Customer Service (CS) melakukan pengecekan pada sistem
untuk memastikan apakah benar nasabah tersebut belum melakukan pembukaan
rekening sesuai dengan nama di KTP. Setelah dipastikan nasabah tersebut belum
pernah melakukan transaksi keuangan maka dilakukan proses pengisian data
customer baru oleh CS ke dalam sistem dengan melakukan input identitas nasabah
baru, maka nasabah baru tersebut sudah mempunyai nomor customer.
Setelah nasabah baru mempunyai nomor customer lalu CS melakukan
verifikasi nomor customer untuk meghasilkan account type dan jenis mata uang yang
dipakai nasabah. Selanjutnya dilakukan input setoran tunai sampai dengan nominal
yang ditentukan di counter. Setelah itu dilakukan pencetakan kepala buku, cetak
transaksi dan instant card , lalu setelah dibubuhkan tanda tangan pejabat Bank
dilakukan tahap terakhir yaitu aktivasi PIN.
Bagi nasabah baru, setelah di input data nasabah nya di CS, maka nasabah
tersebut harus melakukan setoran awal di Teller. Tahap pertama nasabah harus
mengisi formulir bukti setoran berupa jumlah setoran, nomor rekening, nama pemilik
rekening, dan tanda tangan. Setelah itu nasabah datang pada Teller menyerahkan slip
formulir bukti setoran yang telah diisi dengan lengkap beserta dengan uang tunai yang
akan ditabung kepada Teller. Lalu Teller akan menerima slip formulir bukti setoran
yang telah diisi oleh nasabah dan dicocokan dengan jumlah uang yang akan ditabung,
bila slip formulir bukti setoran kurang lengkap atau salah maka Teller akan meminta
nasabah untuk melengkapinya kembali. Apabila slip formulir bukti setoran sudah
sesuai dengan jumlah uang, maka Teller akan menginput pada aplikasi sebagai
setoran yang akan langsung masuk pada saat itu juga, sehingga dana akan langsung
bertambah ke rekening yang di tuju.
Tahap terakhir, copy lembar slip formulir bukti setoran akan diberikan kepada
nasabah sebagai bukti bahwa setoran telah di input sesuai dengan data yang
sebenarnya.
ANALISIS

B. Analisis Proses Bisnis membuat buku tabungan pada bank

Dari proses bisnis yang berjalan saat ini dapat kami analisa untuk proses
pembuatan rekening baru antara lain : Pendaftaran nasabah baru, penginputan data,
pengelolaan data nasabah berkaitan aktivitas yang diajukan. Selanjutnya akan
dijelaskan mengenai deskripsi dari proses bisnis, peran aktor, alur proses bisnis dan
diagram proses bisnis menggunakan BPMN

Tabel Deskripsi Proses Bisnis membuat buku tabungan baru/awal

Aktor Nasabah, Custumer Service, Teller
Deskripsi Proses ini adalah bagian melakukan pembuatan rekening baru untuk
nasabah dalam setiap hari
Tujuan Membuat buku tabungan di bank
Input Daftar formulir pembukaan rekening baru
Output Buku tabungan, ATM, Formulir Pendaftaran
Biaya Rp. 680.000
SDM 3 orang
Waktu 1 jam
Masalah/kelemahan Proses antri yang lama, kesalahan input data nasabah

C. Tabel hasil analisis proses Bisnis

Tabel Proses entry data nasabah baru

Aktor Nasabah, Custumer Service
Deskripsi Proses ini dimana nasabah mengisi formulir dan menyerahkan
dokumen ke custumer service untuk dibuatkan rekening baru.
Tujuan Validasi data untuk pembuatan buku tabungan dan atm
Input Data nasabah
Output Buku tabungan, atm, Formulir pendaftaran
Biaya 200.000
Sdm 1 orang
Waktu 1 jam
Masalah/kelemahan Kesalahan entry data nasabah baru

Tabel Proses setor tunai tabungan awal nasabah

Aktor Teller
Deskripsi Proses Ini Dimana Nasabah Melakukan Transaksi Keungan,
Memeriksa Identitas Nasabah, Tanda Tangan, Mengesahkan Tanda
Terima Setoran.
Tujuan Melayani Nasabah Dalam Membuat Buku Tabungan Di Bank Secara
Langsung.
Input Identitas Nasabah, Jumlah Setor
Output Catatan Penerimaan Dan Pengeluaran Tunai, Print Out Buku
Tabungan
Biaya 100.000
Sdm 1 Orang
Waktu 1 Jam
Masalah/kelemahan Kesalahan Dalam Memasukan Nominal Transaksi

D. Five Whys Analysis

Pada tahap ini dilakukan analisis permasalahan dari proses bisnis yang telah
dimodelkan. Pada tahap ini, evaluasi dilakukan dengan menggunakan metode five
whys. Evaluasi dilakukan untuk menentukan akar permasalahan yang terjadi pada
proses bisnis dan aktivitas mana yang perlu dilakukan perbaikan . Dengan begitu
perbaikan yang dilakukan akan lebih tepat ke aktivitas dalam proses bisnis yang
menghambat jalannya proses bisnis. Five Whys digunakan untuk mencari akar
masalah dari proses bisnis yang dievaluasi.
 Proses Antrian Lama Dan
Kesalahan Input Data Nasabah

Lamanya Waktu Dalam Proses

Pelayanan Dan Kurangnya
Ketelitian

Kesalahan Input Data

Kesalahan terjadi pada saat pengisian formulir manual pertama nasabah dan
kurangnya pengetahuan nasabah tentang cara pembukaan buku rekening
baru sehingga mengakibatkan pelayanan menjadi lebih lama.

Hasil evaluasi menunjukkan akar permasalahan pada proses bisnis bank

adalah proses pembuatan rekening baru yang ditujukan pada nasabah masih
menggunakan cara manual dengan menggunakan kertas sehingga rentan terhadap
kesalahan penulisan data nasabah yang kemudian akan diinputkan dan juga terjadi
dikarekan kurangnya ketelitian dan pemahaman nasabah tentang cara kerja dalam
pembuatan buku rekening baru atau pun aktivitas lainnya, hal ini juga mengakibatkan
pelayanan terkesan lebih lama dan mengantri.

IMPROVEMENT

A. Rancangan Perbaikan Proses Bisnis

Perbaikan proses bisnis merupakan tahap yang bertujuan untuk menghasilkan
rancangan perbaikan proses bisnis berdasarkan akar permasalahan dari proses bisnis
saat ini. Perbaikan proses bisnis dilakukan dengan menggunakan tools streamlining
dari Business Process Improvement. Hasil rancangan perbaikan proses bisnis, akan
digunakan untuk menyusun rekomendasi proses bisnis. Pada tabel dapat dilihat hasil
rancangan perbaikan proses bisnis Pembukaan Rekening Baru.
 Masalah Pada Proses Bisnis Awal Jenis Streamlining Proses Bisnis Rekomendasi
kurangnya pemahaman nasabah tentang Value-added Merubah Sistem Pembukaan
cara kerja dalam pembuatan buku Assesssment Rekening baru pada aplikasi
rekening baru , dan lamanya pengisisan hanya dengan menggunakan
formulir pembuatan rekening baru di CS KTP saja tanpa pengisian
Formulir.
Tabel . Rancangan Perbaikan Proses Bisnis

B. Rekomendasi Proses Bisnis

Setelah dilakukan perancangan perbaikan proses bisnis, selanjutnya dilakukan
pemodelan rekomendasi proses bisnis. Proses bisnis yang dilakukan pemodelan
rekomendasi adalah proses bisnis yang telah dilakukan evaluasi dan perancangan
perbaikan proses bisnis. Pada Tabel dapat dilihat rekomendasi proses bisnis. Proses
apa saja yang diubah dan dihilangkan pada proses bisnis sebelumnya.

No Aktivitas Proses Bisnis Awal Aktivitas yang diubah/dihilangkan pada

rekomendasi proses bisnis
1. Pembuatan Rekening Baru mengisi Pembuatan Rekening baru hanya
formulir pendaftaran memperliatkan KTP saja

Tabel Rekomendasi Proses Bisnis

MODELLING (TO-BE)
Bentuk modelling perbaikan proses bisnis tanpa menggisi Formulir Pendaftaran pada
Bank sebagai berikut.
 Mulai

Menerima Kartu
Identitas
Kartu Identitas

Kartu Identitas

Menyerahkan
formulir, fotocopy
Kartu Identitas

Input no Kartu
Identitas

database
Verifikasi

Proses Pencetakan buku

Menerima buku
tabungan, TTD dan
sidik jari Buku tabungan

Buku tabungan Tanda Tangan,

scan sidik jari

selesai

Untuk tahap selanjutnya ialah pengisian saldo pertama dengan cara setor tunai ke
teller, dalam system ini cara kerja tetap sama dengan proses bisnis yang lama.
 Mulai

Pengisisan Formulir
Bukti Setoran

Slip Formulir Bukti Slip Formulir Bukti

Menyerahkan Uang Menerima Uang

Tunai Kepada Teller Tunai Dari Nasabah
Tidak

Pengecekan
Kelengkapan Slip
Formulir

Data
Lengkap ?

Ya
Bukti Setoran
Database
Input Data Transaksi
ke sistem
selesai

Data Setoran Masuk ke

Rekening Nasabah

Bukti Setoran

EXECUTION
Koversi bertahap
Pada kasus yang kami ambil yaitu bank, adapun system penerapannya menggunakan
konversi bertahap. Konversi bertahap ini dilakukan dengan menggantikan system lama ke
system baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan
yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul baru dipasangkan lagi untuk mengganti modul
lama yang lain dan hal ini untuk menghindarkan resiko yang ditimbulkan oleh konversi
langsung dan memberikan waktu banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap
perubahan. Kelebihan menggunakan konversi bertahap ini ialah proses pendaftaran lebih
cepat hanya dengan menggunakan KTP saja , jadi dalam aplikasi pada Bank hanya mengetik
No KTP maka data nasabah langsung muncul secara otomatis hanya dengan query ke server
dukcapil. Jika terjadi gangguan jaringan atau akses ke server dukcapil maka pengerjaan akan
dilakukan secara manual
Pada bank sendiri untuk pergantian system lama ke system baru secara total harus
membutuhkan waktu yang sangat lama, perlunya edukasi atau sosialisasi kepada nasabah hal
ini penting untuk kenyamanan transaksi yang akan dilakukan oleh nasabah maupun bank
dengan menggunakan proses bisnis baru.

MONITORING DAN CONTROL

Dari hasil monitoring dapat diliat dari efisiensi waktu , karena proses pendaftaran
menjadi lebih cepat hanya dengan menampilkn KTP saja. Perbandingannya sebagai berikut.

PROSES LAMA PROSES BARU

Waktu Nasabah wajib melengkapi berkas pada saat nasabah ingin melakukan
dan pengisian formulir manual pembukaan rekening baru dibank hanya
yang memakan waktu cukup lama menampilkan KTP saja , maka proses
dalam pengisiannya pembuatan rekening baru lebih cepat ,
karena tanpa melakukan pengisian
formulir .
Biaya Pengeluaran biaya seperti kertas dalam update aplikasi ini tidak ada
formulir dan fotocopy Kartu
Identitas Nasabah
KESIMPULAN

Berdasarkan hasil-hasil diatas, dapat di Tarik kesimpulan sebagai berikut.

1. Berdasarkan hasil analisis proses bisnis dengan metode value chain analysis maka
diperoleh bisnis utama pada Bank adalah pendaftaran bagi calon nasabah,
penginputan data nasabah dan membuat buku tabungan awal atau baru pada nasabah.
2. Berdasarkan hasil evaluasi dengan five whys analysis adapun akar permasalah yang
terjadi dikarenakan proses kerja yang kurang efisien dan kurangnya pengetahuan atau
sosialisasi sehingga pelayanan terkesan menjadi lebih lama.
3. Berdasarkan hasil simulasi yang dilakukan bahwa eksekusi rekomendasi proses bisnis
berjalan lebih cepat karena memanfaatkan teknologi dalam prosesnya, yang mana
proses pendaftaran hanya dengan menggunakan KTP saja dan data nasabah akan
muncul secara otomatis serta hal ini akan menghemat biaya pengeluaran harian pada
Bank.