MANAJEMEN KAS DAN HUBUNGAN PERBANKAN

Yoseph Bambang Sulistyanto Triyono (232222123)

1. Pendahuluan
Lingkungan pengelolaan kas di AS adalah lingkungan dimana penggunaan cek dan biaya teknologi
informasi sedang menurun dan tingkat suku bunga serta penggunaan pembayaran elektronik sedang
meningkat.
Penggalangan dana sangat penting bagi banyak organisasi nirlaba. Bagi sebagian besar orang di luar
pendidikan dan layanan kesehatan, fungsi pembendaharaan terutama berkisar pada pengumpulan,
penanganan dan pengelolaan hadiah uang tunai. Bagi pihak lain, mengelola likuiditas untuk
mendukung keputusan peminjaman dan investasi juga penting untuk memastikan pendanaan bagi
berbagai aktivitas organisasi nirlaba.
Pengelolaan kas adalah bagian dari manajemen pembendaharaan dan meibatkan pengumpulan,
mobilisasi dan pencarian uang tunai dam suatu perusahaan bisnis. Memindahkan dana dan mengelola
informasi terkait aliran dan saldo dana merupakan hal mendasar dalam pengelolaan kas yang baik.
Tujuan utama dari bagian ini adalah untuk mengidentifikasi tren dan peluang yang harus
dipertimbangkan oleh organisasi nirlaba untuk meningkatkan fungsi pembendaharaan yang berkaitan
dengan pengelolaan kas.
2. Apa itu Manajemen Kas
Pengelolaan kas mencakup sejumlah aktivitas dalam fungsi-fungsi utama berikut; pengumpulan uang
tunai, konsentrasi uang tunai, pencairan tunai, investasi kelebihan uang tunai (jika ada), pembiayaan
atau pinjaman, perkiraan “arus kas” dan mengelola hubungan bank. Resiko keuangan harus dikenali
dan tindakan yang tepat harus diambil untuk menjaga aset.
a. Lingkungan Perbankan
Bank komersial berfungsi sebagai tempat penyimpanan uang tunai dan juga bertindak sebagai
agen pembayar dan penerima cek dan trasfer dana lainnya. Bank telah menjadi sumber
pembiayaan tradisional untuk kebutuhan jangka pendek dan menegah, penyedia layanan
investasi, layanan fedusia/trust dan kustodi global.
Membangun hubungan dan kemitraan yang baik dengan bank yang tepat memberikan banyak
keuntungan. Organisasi nirlaba yang sedang berkembang akan mendapat manfaat dari
asosiasi yang tepat dan bisa memanfaatkan hubungan seperti itu untuk mengintegrasikan
layanan seperti pengelolaan kas, kepercayaan. Pemodalan pasar dan kredit.
b. Pembelian Jasa Bank
Saat membeli layanan bank, usahakan dalam bentuk formal. Pendekatan ini akan membantu
memastikan bahwa faktor-faktor pengambilan keputusan yang penting tidak diabaikan dalam
evaluasi dan pembelian layanan pengelolaan kas. Dalam situasi tertentu, informal atau
permintaan sebagian untuk suatu produk atau layanan dapat dilakukan. Namun, ada potensi
kelemahan proses tersebut yang dapat dihilangkan melalui penggunaan dua langkah penting
yang disarankan: Permintaan Informasi (RFI) dan Permintaan Proposal (RFP). RFI adalah
bagian dari upaya pengumpulan informasi terstruktur untuk mengidentifikasi vendor
potensial dan penawaran produk mereka. RFP adalah pernyataan tujuan lembaga non profit
dalam meminta proposal. Dalam menyusun RFP pertanyaan dapat disusun dari yang umum
ke yang khusus. Pertanyaan ini tersedia lengkap melalui Treasury Services yang diterbitkan
oleh Association for Financial Professionals.
c. Pengelolaan Biaya Pelayanan Bank
Pernyataan analisis rekening menyajikan gambaran jelas tentang layanan bank dan status
rekening. Sangat penting untuk memahami pernyataan analisis akun dan persyaratan serta
komponennya untuk memverifikasi keakuratan dan tingkat biaya. Memahami layanan yang
digunakan dan menghubungkan penggunaan ini dengan pola pengumpulan dan pencairan
dapat menghasilkan potensi penghematan biaya. Dasar analisinya adalah: Batas waktu,
erpsiapa dan waktu laporan analisis oleh bank serta biaya layanan bank yang diatur
berdasarkan jenis layanan (penyimpanan, perbankan, pengiriman uang, pelaporan, pencairan
dan peminjaman).
 Mengaudit dan meninjau pernyataan analisis akun dapat melihat perubahan harga dan
berpotensi mengidentifikasi peluang pemotongan biaya.
3. Sistem Pengumpulan: Pengelolaan dan Percepatan Penerimaan Dana
Penagihan elektronik perlahan-lahan menggantikan cek sebagai pembayaran pilihan. Penerimaan ini
dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti peningkatan kenyamana terhadap produk elektronik,
kenyamanan pribadi dan peningkatan rasa aman terhadap media. Survey terbaru menunjukkan bahwa
hampir separuh rumah tangga di Amerika menggunakan pembayaran langsung dan 84% pengguna
merasa sangat puas dengan pembayaran tersebut.
a. Pengolahan Kotak Kunci (LockBox)
Sistem Lockbox dikembangkan untuk mempercepat pengumpulan cek dan mempercepat
penyetoran piutang. Suatu perusahaan, melalui surat kuasa kepada kepala kantor pos,
mengijinkan bank yang ditunjuk untuk mengambil surat dari kotak perusahaan sepanjang
waktu. Dengan pengambilan yang sering dilakukan sepanjang hari, bank dapat memproses
pengiriman uang lebih cepat dibandingkan dengan mengarahkan surat ke lokasi perusahaan.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan waktu pengiriman dan pemrosesan sehingga cek
dapat dikonversi menjadi dana yang tersedia dengan cepat.
b. Daftar Periksa Layanan dan Kegiatan Terkait Koleksi
Daftar aktivitas dan layanan terkait pengumpulan ini diantaranya: keluarkan cek dari kotak
masuk, gunakan layanan kotak kunci, Gunakan pemeriksaan pemotongan dan pemeriksaan
konversi, pelajari tentang pengambilan gambar, pertimbangkan untuk melakukan pra-
pengodean simpanan sebelum memindahkannya ke bank, dan manfaatkan layanan
rekonsiliasi simpanan bank.
4. Pencairan
Sebagaimana percepatan penagihan merupakan alat pengelolaan kas yang diakui, demikian pula
pengendalian pencairan. Pencairan dalam bentuk cek dan wesel biasanya mencakup semua
pembayaran yang dilakukan organisasi nirlaba selama menjalankan bisnis.
a. Merancang Sistem Pencairan
Sistem pencairan dana yang terencana mencakup prosedur yang jelas, sistematis dan akurat
untuk mengotorisasi, menghasilak dan menghitung pembayaran. Sistem pencairan yang baik
akan membantu memaksimalkan dana modal kerja yang tersedia dan meningkatkan likuiditas
secara keseluruhan. Fungsi pencairan ditangani terutama melalui rekening giro bank.
b. Penipuan dan Pengendalian Internal dalam Pencairan
Praktik pencairan cek yang efektif penting bagi semua organisasi karena banyak organisasi
yang mengandalkan cek sebagai mekanisme pembayaran. Rekomendasi pengendalian
internal berikut ini harus dimasukkan ke dalam operasi pembendaharaan:
 Menerapkan prosedur persetujuan pencairan, pelepasan dan penghentian pembayaran
yang ketat
 Mengamankan cek stok dan pelat tanda tangan faksimili
 Memelihara file tanda tangan dan perjanjian bank terkini
 Pisahkan tugas staf pencairan dana dan rekonsiliasi rekening
 Melakukan rekonsiliasi rekeing koran tepat waktu
 Menerapkan prosedur pemeriksaan batal yang ketat
 Pertimbangkan untuk menggunakan bank atau rekonsiliasi rekening otomatis internal,
dan hampir semua organisasi harus menggunakan layanan pembayaran positif dari
bank
 Tetap mengetahui isu-isu penipuan yang terkait dengan penangkapan jarak jauh
terhadap donor atau pelanggan
 Melakukan review perbendaharaan/audit internal secara berkala
5. Penataan Sistem Pengelolaan Dana
Rekening konsterasi kas dan pengeluaran terkendali adalah dua struktur pengelolaan kas yang
memisahkan pengumpulan dan pencairan dana.
Layanan konsentrasi tunai akan mentransfer dana dari lembaga keuangan manapun di negara tersebut
ke bank yang ditunjuk dimana konsentrasinya terpusat. Trasnfer dapat dilakukan pada batas waktu
tertentu setiap hari dan dana akan tersedia dalam satu hari kerja.
 Pencarian terkendali, cek dibayarkan melalui satu atau lebih rekening pencairan. Informasi mengenai
cek yang disajikan untuk pembayaran dilaporkan setiap hari dan transfer otomatis dilakukan dari
rekening giro untuk menutupi aktivitas pencairan hari itu. Layanan ini dapat mengurangi cerukan dan
penggunaan jalur kredit yang dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan kas.
6. Pemantauan Saldo dan Transaksi Bank
Informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai saldo kas sangat penting untuk mengelola likuiditas
dan membuat keputusan keuangan penting mengenai penggunaan dana. Layanan rekonsiliasi akun
membantu organisasi anda menyeimbangkan buku ceknya.
a. Pelaporan Saldo dan Inisiasi Transaksi
Pelaporan saldo bank adalah produk yang dengan mudah memberikan akses kepada manajer
kas terhadap aktivitas dan informasi rekening bank. Hal ini dapat diprogram secara otomatis
untuk mengumpulkan informasi saldo dari bank sebanyak yang diperlukan atau dimulai
secara manual. Selain pengambilan informasi, inisiasi transaksi seperti transfer kawat dan
pembaharan ACH kini dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak pengelolaan
kas dan melalui internet. Layanan dapat diseduaikan dan diperluas seiring perubahan
kebutuhan.
b. Rekonsiliasi Rekening
Layanan rekonsiliasi rekening mencakup item yang telah dibayar, belum dibayar,
pengecualian, dihentikan, atau dibatalkan. Layanan ini membantu menyeimbangkan akun
dengan lebih cepat, meningkatkan kontrol audit dan memberikan perlindungan terhadap
pemeriksaan yang tidak sah, diubah dan dihentikan. Rekonsiliasi setoran memisahkan
simpanan berdasarkan lokasi dan mencantumkan hubungan non-pelaporan, memfasilitasi
audit dan meningkatkan kontrol atas aktivitas penyimpanan lokal. Pembayaran positif
memberikan akses harian untuk mengautentifikasi pembayaran cek dengan membandingikan
cek yang diterbitkan dengan cek yang dibayarkan.
7. Peramalan Kas
Peramalan kas dimulai dengan definisi tujuan peramalan dan penilaian realistis terhadap struktur dan
aktivitas suatu organisasi yang memungkinkan manajemen mengevaluasi perubahan kondisi dan
merumuskan strategi keuangan yang tepat. Perkiraan kas dapat menentukan strategi pinjaman dan
infastasi yang optimal.
a. Penjadwalan Kas
Penjadwalan kas dimulai dengan perkiraan simpanan untuk merencanakan waktu dan jumlah
dana untuk konsentrasi kas. Pada saat yang sama, perkiraan dibuat mengenai kapan cek akan
diserahkan, membantu manajer kas memobilisasi dana tanpa menghilangkan biaya peluan
gyang terkait dengan kelbihan dan saldo menganggur.
b. Elemen Data Untuk Estimasi Arus Kas
Item penerimaan dan pencairan bervariasi diantara organisasi nirlaba tetapi mencerminkan
transaksi perbendaharaan di lingkungan perusahaan pada umumnya. Tren dan pola selama
periode tertentu dapat memberikan dasar yang baik untuk mengatur alternatif pembiayaan
selama bulan-bulan sepi atau menginvestasikan kelebihan uang tunai lebih lama tanpa resiko
penalti untuk penghentian lebih awal suatu posisi investigasi.
8. Pinjaman Jangka Pendek
Untuk tujuan likuiditas, batas kredit bank mungkin cukup untuk memenuhi kebutuhan pembiayaan
sementara atau musiman. Batas kredit ini umumnya merupakan pinjaman tanpa jaminan yang dibuat
berdasarkan kekuatan finansial pinjaman. Pinjaman terhadap jalur kredit biasanya dalam bentuk surat
utamg khusus untuk jangka waktu tertentu.
9. Investasi Jangka Pendek
Ketika kelebihan kas tersedia, maka dapat dikelola untuk memenuhi kebutuhan likuiditas atau
diinvestasikan. Tujuan investasi utama manajer kas adalah keamanan pokok. Banyak instrumen
investasi yang tersedia dan penting untuk memahami pasar dan jenis surat berharga yang
diperjualbelikan. Apapun alasan investasi jangka pendek, kebijakan dan pedoman khusus harus
ditetapkan sebelum melakukan investasi apapaun. Kebijakan dan pedoman investasi harus
menyatakan tujuan investasi, menetapkan toleransi terhadap resiko, mempertimbangkan faktor
likuiditas, mengidentifikasi tingkat pengembalian atau hasil yang dapat diterima untuk berbagai
 instrumen dan mengidentifikasi peran dan tanggung jawab personel terkait penerapan dan
pemantauan program investasi.
a. Layanan Sweep Bank/Jasa Investasi
Bank menawarkan surat berharga mereka sendiri dan juga bertingak sebagai perantara surat
berharga lembaga lain. Bank menawarkan instrumennya sendiri kepada investor atau
instrumen milik perusahaan induknya, sebagai sarana pembelian dana yang dapat
dipinjamkan atau diinvestasikan oleh bank.
b. Dana Pasar Uang Institusi
Banyak penyisiran yang akan memindahkan uang anda ke reksa dana pasar uang institusional
atau anda dapat memilih untuk berinvestasi dalam dana uang melalui keputusan investasi
terpisah yang dilakukan secara manual.
10. Fungsi Benchmarking Pembendaharaan
Benchmarking adalah proses dimana suatu organisasi membandingkan kinerja internalnya terhadap
standar keunggulan eksternal. Tujuannya adalah untuk mencapai dan mempertahankan kinerja
optimal melalui perbaikan proses yang berkelanjutan.
11. Meningkatkan Kaliber Profesional Pembendaharaan
Manajer kas organisasi nirlaba harus selalu mengikuti perubahan peraturan, layanan, dan produk.
Banyak kota besar memiliki asosiasi perbendaharaan daerah yang memberikan kesempatan
pendidikan luas bagi para praktisi. Membangun jaringan dengan rekan kerja dan profesional di
bidang perbendaharaan perusahaan untuk mempercepat peluang pembelajaran dan menerapkan
perubahan yang dapat diterapkan di departemen perbendaharaan anda. Seorang profesional di bidang
keuangan yang tercerahkan adalah aset bagi setiap organisasi nirlaba, dan manajemen harus
berinvestasi dalam peluang kemajuan staf. Pelatihan silang staf harus didukung untuk memastikan
kesinambungan operasi.
12. Manajeman Keamanan dan Resiko Masalah
a. Jenis Resiko Keuangan
i. Resiko pasar (resiko perubahan suatu instrumen acuan harga pasar)
ii. Resiko likuiditas (resiko terkait dengan likuiditas yang dapat berdampak buruk pada
harga sekuritas)
iii. Resiko kredit (resiko kegagalan pihak lawan dalam memenuhi kewajibannya)
iv. Resiko hukum (eksposur kerugian akibat tidak dapat dilaksanakannya kontrak yang
disebabkan oleh kekurangan dokumentasi)
v. Resiko pendanaan (resiko dari kekurangan arus kas internal)
vi. Resiko operasional (resiko kerugian tak terduga karena kegagalan fungsi sistem,
ketidakakuratan akuntansi dan pencatatan, kegagalan penyelesaian, kesalahan
manusia, penilaian pasar yang salah dan penipuan)
b. Penipuan
Penipuan terutama disebabkan oleh meluasnya ketersediaan perangkat lunak desktop
publishing yang murah dan peralatan percetakan laser. Penipuan juga mungkin terjadi dengan
pembayaran elektronik.
13. Tren dalam Pembendaharaan Manajemen
a. Rekayasa Ulang
Kualitas total dan proses rekayasa ulang memberikan peluang dan solusi. Pengalihdayaan
(outsourcing) adalah pilihan lain yang mulai diterima. Yang terbaik adalah praktisi
perbendaharaan memfokuskan sumber daya mereka pada kompetensi inti mereka dan tugas-
tugas outsourcing yang dapat ditangani secara efektif oleh penyedia layanan eksternal.
b. Otomatisasi dan Teknologi
Dalam menerapkan proses baru yang didorong oleh kemajuan teknologi, organisasi nirlaba
tidak boleh memangkas biaya dengan mengorbankan fleksibilitas dan kendali. Peningkatan
integrasi sistem bisnis adalah tren lain yang dimungkinkan oleh kemajuan teknologi.
Ketersediaan informasi keuangan yang lebih cepat sangat membantu dalam menganalisis dan
merekayasa ulang alur kerja. Dengan semakin banyaknya fungsi perbendaharaan yang
terotomatisasi, penghematan biaya administrasi pun meningkat.
c. Keahlian Penyedia Jasa Penyadapan
 Kemitraan dengan bank atau penyedia layanan harus dijajaki. Perubahan yang dapat
menguntungkan praktik perbendaharaan seringkali sudah diketahui sebelumnya oleh petugas
bank. Hubungan yang baik bisa menjadi investasi yang berharga.
d. Pengelolaan Kas Dalam Praktek
Berapa bukti baru mengenai pengelolaan kas dan perbendaharaan: selama periode awal tahun
2003 hingga awal tahun 2005, seperempat dari seluruh organisasi nirlaba mengindikasikan
bahwa mereka “menambahkan atau memperkuat prosedur pengelolaan aset atau kas, i
alasannya: Perubahan tersebut terjadi pada respons terhadap audit keuangan. Masa depan
akan lebih banyak mengkomoditisasi layanan pengelolaan kas, dan alat penyamarataan yang
hebat, Internet, menunjukkan bahwa organisasi nirlaba terkecil pun akan dapat memanfaatkan
layanan perbankan yang kuat tanpa membayar biaya yang signifikan.