TUGAS TUTORIAL KE-2

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

Nama : Ayu Kartika Ismi Utami

NIM : 041164791
Nama Mata Kuliah : Audit SDM
Kode Mata Kuliah : EKMA4476

Soal

Sumber Tugas
No Tugas Tutorial Skor Maksimal
Tutorial
1 Terdapat beberap ainstrumen dalam audit 30 Modul 3
SDM, silahkan sebutkan dan jelaskan 3
diantaranya.
2 Silahkan berikan contoh kuesioner Audit 40 Modul 3
fungsi Manajemen Karir (dengan mengacu
pada model karier dan indicator kunci
keberhasilan) di suatu perusahaan
3. Jelaskan bagaimana menghitung tingkat 30 Modul 4
absensi, disertai dengan ilustrasinya (contoh).

Jawaban :

1. Instrumen riset audit SDM

Ada beberapa instrumen dalam audit SDM diantaranya:
A. Analisis dokumen
Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai
dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan seperti uraian dan spesifikasi jabatan,
perhitungan kebutuhan tenaga kerja, sop rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil
pelatihan, formulir penilaian kinerja, dan sebagainya. Analisis dokumen bahkan sudah bisa
dilakukan sejak investigasi awal. Dengan menganalisis dokumen yang ada, auditor dapat
menemukan kekurangan atau potensi masalah yang mungkin terjadi dalam pengelolaan
SDM. Tentu saja, hasil analisis dokumen ini masih perlu diklarifikasi oleh auditee untuk
meminta penjelasan dan analisis lebih lanjut. Namun demikian, auditor bisa saja sudah
menghasilkan temuan atau bahkan kesimpulan awal setelah menganalisis dokumen yang
ada. hal ini dimungkinkan apabila auditor memiliki kompetensi yang memadai dan
memiliki jam terbang atau pengalaman yang cukup dalam melakukan audit.
B. Wawancara
Wawancara merupakan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan informasi atau
mengklarifikasi temuan yang dihasilkan dari analisis dokumen. Wawancara bisa dilakukan
terhadap manajer SDM, profesional SDM yang menangani aktivitas manajemen SDM
tertentu, seperti sekop bagian rekrutmen dan seleksi, atau atau staf yang menangani
pelatihan.wawancara untuk menggali informasi bisa juga dilakukan terhadap manajer lini
atau karyawan biasa. Yang harus diperhatikan oleh auditor dalam melakukan wawancara
adalah mewawancara orang atau sumber informasi yang tepat, dapat memberi informasi
yang dibutuhkan dalam melakukan audit. jabatan informan yang lebih tinggi tidak
menjamin bahwa informasi yang diberikan akan memadai terutama apabila informasi yang
dibutuhkan bersifat rinci dan detail. prinsip komunikasi atau wawancara secara umum
dapat diterapkan dalam proses audit SDM, seperti membangun rapport atau interviewee,
menjelaskan maksud dan tujuan wawancara, melakukan probing, dan sebagainya. auditor
disarankan untuk menginformasikan terlebih dahulu mengenai jadwal dan materi
wawancara, terutama apabila auditor meminta interviewee untuk menyiapkan berbagai
laporan atau dokumen yang dibutuhkan terlebih dahulu. Auditor harus merekam,
setidaknya membuat catatan atau berbagai informasi yang dikemukakan dalam wawancara,
dan meminta konfirmasi dari interviewee asas wawancara yang telah dilakukan.

C. Analisis historis
Analisis terhadap data historis dapat dilakukan dalam audit SDM, misalnya dengan
membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau
jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir. Berbagai data
historis ini bisa didapatkan melalui data sekunder berupa laporan yang ada atau berupa data
primer melalui survei dan atau wawancara. Data historis tersebut mungkin saja tidak
tersedia secara langsung namun harus diolah terlebih dahulu baru dilakukan analisis.
Misalnya adalah melakukan proses rekrutmen dan seleksi, perusahaan tidak menetapkan
selection ratio. Auditor bisa meminta data jumlah pelamar, berapa pelamar yang lolos
setiap tahapan seleksi, sampai jumlah pelamar yang diterima dari berbagai data ini, auditor
kemudian bisa menghitung selection ratio dari proses rekrutmen dan seleksi tersebut.
Demikian juga untuk data jumlah jam pelatihan per orang per tahun,di mana auditor dapat
meminta jumlah jam pelatihan selama setahun dan jumlah karyawan untuk mendapatkan
informasi jumlah jam pelatihan per orang per tahun.
D. Survei
Auditor juga dapat melakukan survei, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja
karyawan atau survei terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam
menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM. Survei dengan menggunakan kuesioner
ini menawarkan beberapa keuntungan dalam auditor SDM. Keuntungan utama dari
kuesioner ini adalah auditor mendapatkan informasi yang banyak dalam waktu dan biaya
yang relatif kecil. Selain itu informasi dapat dengan mudah ditabulasi dan diolah karena
bentuk pertanyaan yang seragam. Meskipun demikian, survei dengan menggunakan
 kuesioner juga memiliki kelemahan di mana informasi yang diperoleh mungkin tidak
mendalam sehingga auditor perlu melakukan klarifikasi atau verifikasi lebih lanjut. hal
yang harus diperhatikan adalah dalam menyusun kuesioner dimana bahasa yang digunakan
harus disesuaikan dan dapat dimengerti oleh responden yang ditargetkan. Selain itu,
pemilihan responden dan distribusi kuesioner juga penting untuk dilakukan secara cermat.
E. Eksperimen
Auditor SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen,misalnya dengan menerima calon
karyawan yang hasil psikotes nya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas
atas yang digunakan. pelatihan dengan menggunakan metode atau vendor yang berbeda
dapat juga dilakukan untuk mengetahui efektivitas masing-masing metode atau vendor
pelatihan tersebut. Pada prinsipnya eksperimen dilakukan dengan melibatkan objek atau
kelompok yang mendapatkan treatment dengan objek atau kelompok yang tidak
mendapatkan treatment. Dengan demikian, hasil dari treatment tadi dapat dibandingkan
antara kedua kelompok tersebut. Eksperimen dalam audit SDM harus dilakukan dengan
sangat hati-hati mengingat eksperimen ini dilakukan terhadap manusia.

2. Agar audit fungsi manajemen karir bisa efektif, auditor dituntut untuk memahami dan mampu
memeriksa kelengkapan dan keakuratan Sistem Karier mencakup Pola Karir dan Jalur Karier
berbasis kompetensi. Terkait dengan fungsi manajemen karier, Maka pemeriksaan
kelengkapan dan ketepatan Sistem Karier sebaiknya mengacu pada model karierdan indikator
kunci keberhasilan sebagaimana diuraikan di bawah ini..
A. Ketersediaan standar operating prosedur (SOP) Karier.
B. Adanya perencanaan strategik SDM, di mana tercakup jumlah dan kualitas sumber daya
manusia yang dibutuhkan perusahaan dalam 5 tahun kedepan.
C. Adanya pola dan jalur karir yang tepat.
D. Adanya penilaian kinerja berbasis kompetensi.
E. Adanya foto folio sumber daya manusia berdasarkan hasil talent mapping
F. Adanya rencana suksesi (high flyers program) bagi pegawai bertalenta "star".
G. adanya peramalan promosi dan mutasi atau perpindahan jabatan dalam rangka
pengembangan pegawai.
H. Adanya perencanaan karier dengan kesepakatan bersama antara manajemen dan pegawai.
I. Adanya pengembangan karir yang tepat.
J. Efektivitas biaya manajemen karier.
Dalam melakukan audit fungsi karier ini, auditor harus memeriksa:
A. Apakah perusahaan sudah menerapkan E-Career Manajemen
B. Apakah perusahaan memiliki rencana suksesi?
C. Apakah promosi sudah dilakukan berdasar kinerja dan kompetensi?
D. Apakah setiap karyawan memiliki rencana pengembangan karier?
Contoh Kuesioner Audit Fungsi Penilaian Kinerja
 Kuesioner pengendalian manajemen
Objek review: sistem karier
Lokasi review: Dep. Evaluasi dan pengembangan KPM
SDM
WP No Manajemen Proses yang kondisi & Lampiran
Ref Direview penjelasan
1 Apakah perusahaan memiliki
sistem karier? Bila ada apakah
sistem karier tersebut
terintegrasi dengan:
a. Sistem penilaian kinerja?
b. Sistem pelatihan dan
pengembangan?
c. Sistem balas jasa?
Jelaskan jawaban anda!

2 Apakah perusahaan memiliki

Standard Operating Prosedur
(SOP) karier?
a. SOP Perencanaan karier?
b. SOP Pengembangan karier
c. SOP Perencanaan suksesi
Jelaskan jawaban anda!

3 Apakah sistem karier yang

berlaku menerapkan model
kompetensi?
Jelaskan jawaban anda!

4 Apakah perusahaan melakukan

pemetaan SDM? Bila ada
apakah mencakup:
a. Pembuatan rencana asesmen
kompetensi?
b. Perumusan profil kompetensi
jabatan struktural berdasarkan
fungsi dan jenjang jabatan?
c. Perumusan profil kompetensi
jabatan profesional berdasarkan
jenis dan jenjang jabatan
d. Melakukan self assessment
e. Melakukan assessment centre
f. Melakukan psikologi
assessment.

5 Apakah perusahaan memiliki

 pemetaan sumber daya manusia
(portofolio SDM) berupa?
a. Inventory Managemen
b. Inventory tenaga profesional

6 apakah perusahaan memiliki

rencana suksesi bagi pegawai
yang bertalenta unggul (high
Flers)?
Jelaskan jawaban anda!

7 Apakah perusahaan memiliki

rencana promosi dan
mutasi/perpindahan jabatan
bagi pegawai dalam rangka
pengembangan diri?
Jelaskan jawaban anda!

8 Apakah perusahaan melakukan

perencanaan karier pegawai
berdasarkan kesepakatan
bersama antara atasan dan
bawahan? Bila ada apakah
mencakup:
a. Pemberian pendidikan
karier?
b. Pemberian informasi karier?
c. Pemberian konseling karier?
Jelaskan jawaban anda

9 Apakah perusahaan
memberikan program
pengembangan dalam jabatan
bagi pegawai? Bila ada apakah
mencakup:
a. Program transfer
pengetahuan?
b. Program pengembangan
pimpinan?
c. Program pengembangan staf?
d. Program pengembangan diri
pribadi?
e. Program pengembangan tim
proyek?
Jelaskan jawaban anda!
 10 Apakah perusahaan memiliki
a. Kriteria mutasi jabatan?
b. Kriteria promosi jabatan?
c. Kriteria demosi jabatan?
Jelaskan jawaban anda!
11 apakah perusahaan melakukan
program pengembangan
berupa:
a. Pendidikan eksekutif bagi
pegawai yang
bertalenta/tergolong star?
b. Pendidikan formal bagi
pegawai yang potensial?
Jelaskan jawaban anda!
12 Apakah perusahaan melakukan
program mentoring dan
coaching bagi pegawai?
Bila ada jelaskan bagaimana
prosesnya!

13 apakah perusahaan memiliki

penggolongan jabatan
berdasarkan keluarga jabatan?
Bila ada jelaskan jawaban anda!

14 Apakah perusahaan memiliki

pola karier yang memenuhi:
a. Kebutuhan perusahaan?
b. Kebutuhan pribadi/individu?
Mohon penjelasan!

15 Apakah perusahaan memiliki

jalur karier bagi
]jabatan struktural?
Jabatan profesional?
Mohon jelaskan

Paraf Catatan Review

Auditor Auditee
(…………….) (………………)

3. Menilai tingkat absensi

Metode menghitung tingkat absensi yang direkomendasikan oleh productivity council of
Australia (cascio, 1992) adalah sebagai berikut.

Frequency rate = Total number of separate absences

Average strength of work force

Dalam menghitung tingkat frekuensi ini, karyawan yang meninggalkan jam kerja lebih dari 1
jam dianggap absen apapun alasannya. Jadi, frequency rate hanya mengukur jumlah absensi saja
dan tidak mengukur lamanya absen. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 60 orang karyawan
dan dalam bulan Agustus 2009 ada 180 kasus karyawan yang absen (meninggalkan jam kerja
lebih dari 1 jam)maka tingkat frekuensi perusahaan pada bulan Agustus 2019 adalah sebagai
berikut.
Frequency = Total number of separated absences

Average strength of work Force

= 180
60
=3

Selain frequency rate, ada juga ukuran absence rate yang mengukur berapa banyak jam kerja
yang hilang karena karyawan absen dalam periode tertentu. Menghitung absensi dilakukan
dengan cara sebagai berikut.

Absence rate = Total labour hours lost throught absences ×100

Total labour hours rostered

misalnya sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan dengan total jam kerja yang dijadwalkan
pada bulan tertentu sebesar 16000 jam kerja. apabila pada bulan tersebut terjadi 800 jam kerja
yang hilang karena karyawan absen maka absence rate pada bulan tersebut adalah:

Absence rate = Total labor hours lost through absences × 100

Total labor hours rostered
= 800 × 100
16000
= 5%

Untuk analisis lebih lanjut, perusahaan dapat saja menghitung tingkat frekuensi dan tingkat
absensi per departemen atau divisi. Perusahaan juga dapat membuat kategori alasan mengapa
karyawan absen, dengan izin atau tidak, dan sebagainya.
Sumber : Subagyo, Pangestu. 2017. Ekma4413. Riset Operasi (BMP). Tangerang Selatan :
Universitas Terbuka.