PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERSURATAN DALAM APLIKASI

SISUMAKER DI DPKP3 KOTA BANDUNG

KERJA PRAKTEK

Diajukan Sebagai Laporan Kerja Praktek

Program Studi Informatika

Oleh :
 LEMBAR PENGESAHAN

PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERSURATAN DALAM APLIKASI

SISUMAKER DI DPKP3 KOTA BANDUNG

Kerja Praktek

Program Studi Informatika

Oleh :

Telah disetujui dan disahkan di Bandung, Tanggal…….

Pembimbing I (atau) Pembimbing II (atau)

Pembimbing Kampus, Pembimbing Lapangan,

Ai Rosita, S.T.,M.T. Asep Susan

NIP. NIK.

ii
 SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
NPM :
Tempat dan Tanggal lahir :
Alamat Orang Tua :

Menyatakan bahwa Laporan Keja Praktek ini yang berjudul :

“PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERSURATAN DALAM APLIKASI
SISUMAKER DI DPKP3 KOTA BANDUNG” merupakan hasil karya saya
sendiri. Apabila terbukti tidak demikian, saya bersedia menerima sanksi
yang berlaku di Universitas Widyatama. Demikian surat pernyataan ini
dibuat sebagaimana mestinya dan benar adanya.

Bandung, .. Desember

iii
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha

Esa. Karena berkat rahmat, hidayah dan pertolongan-Nya dapat
menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini dengan judul “PENGELOLAAN
ADMINISTRASI PERSURATAN DALAM APLIKASI SISUMAKER DI
DPKP3 KOTA BANDUNG” sebagai salah satu tugas mata kuliah Seminar
pada program studi Informatika di Universitas Widyatama Bandung.
Dengan segala kerendahan hati menyadari bahwa Laporan Kerja
Praktek ini masih jauh dari sempurna. Hal ini disebabkan karena
keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki, akan tetapi
berusaha memaksimalkan agar Laporan Kerja Praktek ini dapat mencapai
apa yang diinginkan.
Dalam proses penyelesaian Kerja Praktek ini, terdapat banyak pigak
yang telah memberikan dukungan dan bantuan baik secara moril maupun
materil. Untuk itu dalam kesempatan ini mengucapkan banyak terima kasih
kepada :
1. Orang tua dan keluarga, yang selalu mendo’akan dan
memberikan semangat tiada henti dalam menjalani pendidikan
ini.
2. Ibu Ai Rosita, S.T., M.T., selaku dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktu, tenaga, serta kesabaran untuk membimbing
dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.
3. Bapak Asep Susan, selaku pembimbing lapangan yang senantiasa
memberikan pengarakan dan bimbingan selama kegiatan Kerja
Praktek di DPKP3 Kota Bandung.
4. Seluruh teman-teman sesama program studi Informatika angkatan
2016 yang selalu membantu, mendukung dan memberikan
semangat dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

iv
ABSTRACT

v
 DAFTAR ISI

Halaman Judul..................................................................................................i
Lembar Pengesahan..........................................................................................ii
SURAT PERNYATAAN.................................................................................iii
KATA PENGANTAR......................................................................................iv
Abstract.............................................................................................................v
Daftar Isi...........................................................................................................vi
Daftar Tabel......................................................................................................x
Daftar Simbol....................................................................................................xi
Daftar Gambar..................................................................................................xii
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah..................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah...........................................................................................2

1.3 Tujuan..............................................................................................................2

1.4 Batasan Masalah..............................................................................................2

1.5 Metodologi Sistem Pengerjaan........................................................................2

1.6 Sistematika Penulisan......................................................................................4

BAB II KEADAAN UMUM PERUSAHAAN.....................................................5

2.1 Tentang Dinas DPKP3....................................................................................5

2.2 Visi Misi DPKP3.............................................................................................6

2.3 Logo Perusahaan.............................................................................................7

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan.......................................................................7

2.5 Jobdesk Selama Kerja Praktek........................................................................7

2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek.......................................................................8

vi
BAB III LANDASAN TEORI..............................................................................9

3.1 Administrasi Persuratan Web..........................................................................9

3.2 Prospek............................................................................................................9

3.3 Aplikasi Berbasis Web....................................................................................9

3.4 Database..........................................................................................................10

3.5 Pengertian DFD...............................................................................................10

3.6 Metode Prototyping.........................................................................................10

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM......................................13

4.1 Analisis Prototyping .......................................................................................13

4.1.1 Analisis Sistem.............................................................................................13

4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem...........................................................................13

4.1.3 Fungsionalitas Sistem...................................................................................14

4.1.4 Analisis Pengguna........................................................................................14

4.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional....................................................................15

4.1.5.1 Proses Prototyping.....................................................................................15

4.1.5.2 DFD Level 0..............................................................................................16

4.1.5.3 DFD Level 1..............................................................................................16

4.1.5.4 Kamus Data Store......................................................................................17

4.1.5.5 Kamus Data Flow......................................................................................18

4.1.6 Perancangan Antarmuka...............................................................................19

4.1.6.1. Halaman Login.........................................................................................19

4.1.6.2 Halaman Pegawai......................................................................................20

4.1.6.3 Halaman Jabatan........................................................................................20

vii
4.1.6.4 Halaman Jabatan Disposisi........................................................................21

4.1.7 Evaluasi........................................................................................................21

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM....................................22

5.1 Implementasi Sistem.......................................................................................22

5.1.1 Implementasi Prototyping............................................................................22

5.1.1.1 Implementasi Perangkat Keras..................................................................22

5.1.1.2 Implementasi Perangkat Lunak.................................................................22

5.1.1.3 Batasan Implementasi................................................................................22

5.1.1.4 Implementasi Antarmuka..........................................................................22

5.1.1.5 Evaluasi.....................................................................................................23

BAB VI PENUTUP...............................................................................................25

6.1 Simpulan..........................................................................................................35

6.2 Saran................................................................................................................25

Daftar Pustaka

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan....................................................................................8

Tabel 4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Prototyping.............................................13

Tabel 4.1.3 Fungsionalitas Sistem Prototyping.....................................................14

Tabel 4.1.4 Analisis Pengguna Prototyping..........................................................14

Tabel 5.1.1.2 Implementasi Perangkat Lunak Prototyping...................................22

ix
DAFTAR SIMBOL

x
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Logo Perusahaan................................................................................7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan.........................................................7

Gambar 3.1 Proses Metode Prototyping................................................................11

Gambar 3.2 Proses Metode Prototyping................................................................11

Gambar 4.1.5.1 Proses Prototyping.......................................................................15

Gambar 4.1.5.2 DFD Level 0................................................................................16

Gambar 4.1.5.3 DFD Level 1 Proses Acc pegawai prototyping...........................16

Gambar 4.1.6.1 ini menjelaskan tampilan awal Login..........................................20

Gambar 4.1.6.2 Menjelaskan Tampilan Beranda Admin......................................20

Gambar 4.1.6.3 Menjelaskan Tampilan Urutan Jabatan.......................................20

Gambar 4.1.6.4 Menjelaskantampilan Data Nama-Nama Pegawai......................21

Gambar 5.1.1.4.1 Implementasi Halaman Login Prototyping...............................23

Gambar 5.1.1.4.2 Implementasi Halaman Data Prospek Admin Prototyping.......24

Gambar 5.1.1.4.3 Implementasi Halaman jabatan Admin Prototyping................24

xi
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Untuk dapat mengikuti segala perkembangan yang ada dalam teknologi
dan tercapainya tujuan perusahaan yang dapat memudahkan pekerjaan, maka
perlu adanya perubahan agar pegawai mampu berkonstribusi dengan baik.
Prospek yang digunakan sendiri merupakan kemungkinan dan harapan yang
menimbulkan dampak tertentu. Yang dalam arti sebagai hal yang berpotensi
memaksimalkan kinerja pegawai dan mengatasi permasalahan Human Error. Surat
merupakan salah satu komunikasi penyampaian informasi secara tertulis, yang
dapat berupa undangan, pernyataan permohonan, dan lain-lain. Surat yang dikirim
oleh sebuah instansi atau organisasi memiliki sifat yang penting, sebagai bukti
otentik bagi sebuah perusahaan.
Permasalahan yang terjadi pada kantor Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman, Pertanahan dan Pertamanan Kota Bandung Bagian Disposisi
Persuratan dan Pengarsipan adalah bagaimana cara untuk memantau surat masuk
dan keluar pada layanan Sisumaker agar admin mampu meninjau seberapa jauh
dan lama surat yang sedang dalam proses Tracking. Sistem surat masuk dan
keluar yang ada terbilang manual dalam mendisposisikan surat dengan cara
mengantar kan surat dengan menempuh jarak, kepada setiap sub bagian yang di
disposisikan, baik sebagai surat masuk maupun surat keluar. Maka dengan cara
tersebut dapat memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga kasus
tersebut dalam bagian persuratan dan pengarsipan membutuhkan sebuah aplikasi
yang dapat mengelola data surat-surat untuk mendisposisikan dan mengarsipkan
surat masuk dan keluar.
Keadaan ini menuntut untuk menciptakan sebuah inovasi dengan guna
memberikan sebuah penyelesaian masalah sesuai dengan kebutuhan Persuratan
dan pengarsipan dengan membuat aplikasi sisumaker berbasis web dengan topik
Pengelolaan data pegawai di DPKP3 dalam aplikasi sisumaker bertujuan untuk
menampilkan prospek data surat yang sudah terdisposisi dan yang belum.
Menciptakan sisumaker yang dapat diakses oleh pegawai DPKP3 sub bagian
persuratan dan pengarsipan sebagai admin setiap kepala sub bagian sebagai user,

1
dan kepala bagian IT sebagai super admin. Data dapat di jadikan sebagai bahan
review yang di dapatkan dari hasil rapat/ keputusan yang dibuat yang berasal dari
DPKP3.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, maka dapat
diambil kesimpulan beberapa rumusan masalah yang akan menjadi pembahasan
sebagai berikut:
1. Bagaimana melakukan pengelolaan data pegawai dalam persuratan yang dapat
meningkatkan kinerja karyawan.
2. Bagaimana cara mengetahui surat yang sudah terdisposisi dan yang belum
terdisposisikan.
1.3 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sisumaker berbasis web pengelolaan data pegawai
persuratan sebagai berikut:
1. Membangun sebuah halaman pengelolaan data pegawai Sisumaker berbasis
web, yang terintegrasi dengan database penyimpanan data.
2. Merancang sebuah aplikasi yang dapat mengakses dan mengetahui Tracking
surat terdisposisi.
1.4 Batasan Masalah
Dalam pembuatan sisumaker ini dibatasi oleh beberapa faktor pendukung
demi berjalannya sistem sesuai perancangan sebagai berikut:
1. Data yang dapat di proses pada sisumaker hanya data yang berasal dari
database itu sendiri.
2. Aplikasi ini hanya dapat di akses oleh pegawai atau user DPKP3
1.5 Metodologi Sistem Pengerjaan
Dalam melakukan kegiatan kerja praktek ini. penulis menggunakan
metode analisis deskriptif. Analisis deskriptif yaitu sutau metode yang bertujuan
untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hal-hal yang diperlukan, melalui
tahap pengumpulan data dan tahap pembangunan perangkat lunak (Eddy Prahasta,
2009:1). Dalam pelaksanaannya terdiri dari dua tahapan, yaitu:
1. Tahap Pengumpulan Data
1) Wawancara

2
Teknik ini digunakan untuk mendapatkan data primer melalui wawancara dengan
narasumber. Tujuannya adalah untuk mengetahui kebutuhan pengguna.
2) Observasi
Teknik ini mendeskripsikan secara rinci mengenai hasil pengamaran dari kegiatan
operasional sehari-hari yang berlangsung di perusahaan tersebut, partisipan yang
terlibat dan interaksi yang terjadi antara sistem dan partisipan.
2. Tahap Pengembangan Aplikasi
Model yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Prototyping Model
dan Data Flow Diagram (DFD) sebagai alat pemodelan. Model Prototyping
adalah salah satu model dari Software Development Life Cycle yang pada intinya
model ini memberikan Prototyping atau hasil sementara kepada klien dalam setiap
jangka waktu atau tahap tertentu. Tahapan dari model Prototyping yaitu:
1) Communication
Proses mendefinisikan format seluruh perangkat lunk, mengidentifikasikan
semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat, dilakukan
dengan berdiskusi ldengan klien.
2) Quick Plan
Proses perencanaan sederhana dengan menjelaskan tentang hasil diskusi
dengan klien kepada semua anggota tim pengembang. Sehingga semua
anggota tim memiliki gambaran yang sama mengenai software yang akan
dibuat.
3) Modelling Quick Desiqn
Proses pembuatan tampilan antarmuka aplikasi. Tampilan antarmuka yang
akan dibuat tentunya memprioritaskan pada kemudahan dan kenyamanan
klien.
4) Construction of Prototype
Proses pembuatan prototipe aplikasi dengan membuat perancangan
sementara yang berpusat pada penyajian kepada pelanggan.
5) Deployement Delivery & Feedback
Proses pengujian aplikasi yang telah dibuat aik dari segi fungsi dan
tampilan antarmuka untuk selanjutnya aplikasi diserahkan kepada klien

3
 untuk menerima umpan balik berupa komentar atau keluhan mengenai
aplikasi yang dibuat.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada laporan kerja praktek sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah,
tujuan penelitian, batasan masalah, metologi pengerjaan sistem, dan sistematika
penulisan.
BAB II KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman,
Pertanahan dan Pertamanan Kota Bandung. Visi Misi perusahaan DPKP3. Logo
dan arti logo perusahaan. Struktur organisasi perusahan. Visi Misi Persuratan dan
Pengarsipan dan Kegiatan Selama Kerja Praktek.
BAB III LANDASAN TEORI
Dalam bab ini menjelaskan tentang keseluruhan teori-teori yang digunakan dalam
penelitian.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam bab ini menjelaskan tentang analisis aplikasi yang dibangun dan
perancangan sistem pada aplikasi.
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Dalam bab ini menjelaskan tentang implementasi perancangan aplikasi antarmuka
yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
BAB VI PENUTUP
Dalam bab ini menjelaskan tentang hasil akhir berupa kesimpulan dan saran
terhadap kerja praktek yang telah dibuat.

4
 BAB II
KEADAAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Tentang Dinas DPKP3

Menurut Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II Bandung tentang
Susunan Organisasi Dinas Kebersihan dan Keindahan Kota Kotamadya Daerah
Tingkat II Bandung Dinas Pertamanan adalah merupakan Seksi dari Dinas
Kebersihan dan Keindahan Kota, yang menyatu dengan gedung Dinas Kebersihan
dan Keindahan Kota (DK3) JL. Badak Singa No 10. Seksi dari Dinas Kebersihan
dan Keindahan Kota kemudian pindah ke jalan Tamansari no 51A menepati
Gedung BAWS (Gedung Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)), dengan
Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung No 18 Tahun 1983
Tanggal 17 Januari 1983 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Pertamanan Kotamadya Daerah Tingkat II Bandung.
Pada tahun 1977 Seksi Pertamanan pindah ke JL. A Yani No 295, yang
bersatu dengan Dinas Kebersihan dan Keindahan Kota. Seksi Pertamanan yang
bersatu dengan Dinas Kebersihan dan Keindahan tahun 1985 pindah ke Balaikota
Gedung sebelah barat lantai 3 Kantor Asisten 2, dan pada tahun 1988 pindah
kembali ke JL. Ambon No 1A menempati kantor Seksi Ireda Dipenda Kotamadya
Bandung. Menurut Peraturan Daerah Kota Bandung No. 05 Tahun 2001 tanggal
07 Maret 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pertamanan Dan
Pemakaman Kota Bandung, bergabunglah Dinas Pertamanan dan Pemakaman
menempati kantor di JL. Ambon No.1A, JL Seram No.2 , dan JL Pandu No.32.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bandung No. 12 Tahun 2007 Tanggal
04 Desember 2007 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Lembaga
Teknis Daerah Kota Bandung yang menyatakan Sub Dinas Pemakaman menjadi
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) tersendiri yaitu Kantor Pengelolaan
Pemakaman di JL Pandu No.32 sehingga Dinas Pertamanan sesuai dengan
Peraturan Daerah Kota Bandung Nomor 13 Tahun 2007 tentang Pembentukan
Organisasi Dinas Daerah Kota Bandung menjadi Dinas Pertamanan Kota
Bandung berkedudukan di JL.Ambon No.1A dan JL Seram No.2.

5
 Pada tahun 2010 menurut Peraturan Daerah Kota Bandung No.13 Tahun
2009 tentang Peraturan Daerah Kota Bandung No. 13 Tahun 2007 tentang
Pembentukan dan Perubahan Susunan Organisasi Dinas Daerah Kota Bandung
bahwa Kantor Pengelolaan Pemakaman bergabung kembali dengan Dinas
Pertamanan sehingga namen klaturnya menjadi Dinas Pemakaman dan
Pertamanan. Pada tahun 2017 menurut Peraturan Daerah Kota Bandung No. 8
Tahun. 2016 tentang PEMBENTUKAN DAN SUSUNAN PERANGKAT
DAERAH Bahwa Kantor Pengelolaan Pemakaman menjadi Sub dinas tersendiri
dan menurut PERDA No.8 Tahun. 2016 Dinas Pertamanan bergabung dengan
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman, Pertanahan. Sehingga Dinas
Pemakaman dan Pertamanan berubah namen klaturnya menjadi Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman, Pertanahan dan Pertamanan.

2.2 Visi Misi DPKP3

Adapun Visi dan Misi dari Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman,
Pertanahan dan Pertanaman. Sebagaimana yang tercantum dalam
http://dpkp3.bandung.go.id/profil/visi-dan-misi, Sebagai berikut:
a. Visi: Terwujudnya Kota Bandung Yang Unggul, Nyaman, Sejahtera dan
Agamis
b. Misi:
1. Membangun Masyarakat yang humanis, agamis, berkualitas dan berdaya saing.
2. Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang efektif, efesien, bersih dan
melayani.
3. Membangun Perekonomian yang Mandiri, Kokoh, dan Berkeadilan.
4. Mewujudkan Bandung nyaman melalui perecanaan tata ruang, pembangunan
infrastruktur serta pengendalian pemanfaatn ruang yang berkualitas dan
berwawasan lingkungan.
5. Mengembangkan pembiayaan kota yang partisipatif, kolaboratif dan
terintegrasi.

6
2.3 Logo Perusahaan

Gambar 2.1 Logo Perusahaan

2.4 Struktur Organisasi Perusahaan

7
 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
2.5 Jobdesk Selama Kerja Praktek
Jobdesk yang ada, dan diberikan ketika melakukan kerja praktek di Dinas
Perumahan dan Kawasan Pemukiman, Petanahan dan Pertamanan Kota Bandung
adalah:
- Penginputan surat masuk,
- Melakukan pendisposisian surat,
- Mengikuti presentasi laporan untuk menentukan keputusan hasil Kepala
Dinas,
- Melakukan Pengarsipan surat masuk,
- Melakukan Tanya jawab demi memenuhi kebutuhan User.
2.6 Kegiatan Selama Kerja Praktek
Tabel 2.1 Jadwal Kegiatan
No Deskripsi Kerja Minggu
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Pengenalan dan Pembagian Job Desk

2 Input Surat

3 Mendiskusikan Project

4 Download data untuk kebutuhan Project

5 Memulai Penulisan Program (Coding)

8
9
 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1 Administrasi Persuratan Web

Administrasi persuratan merupakan pengurusan atau tata usaha, yang bisa
meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan,
perlengkapan maupun keuangan dalam suatu organisasi. Dalam melakukan
administrasi persuratan ini, dibutuhkan ketelitian dalam melalukan disposisi dan
pengarsipan.
3.2 Prospek
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), prospek merupakan
kemungkinan dan harapan. Secara sederhana, definisi ini berarti jika prospek
adalah hal-hal yang mungkin terjadi dalam suatu hal sehingga berpotensi
menimbulkan dampak tertentu.
Kondisi yang akan dihadapi oleh dimasa yang akan datang dilihat dari
potensi dan berbagai faktor pendorong dan penghambatnya sehingga terlihat
seberapa besar peluang kemajuan yang mungkin terjadi atau bisa juga sebaliknya.
3.3 Aplikasi Berbasis Web
Terminology website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang
biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya
berada di dalam World Wide Web (WWW) di Internet. Sebuah halaman web
adalah dokumen yang ditulis dalam format Hyper Text Markup Language
(HTML) yang hampir selalu bisa diakses melalui Hyper Text Transfer Protocol
(HTTP), yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk
ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari
website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat
besar.
Halaman-halaman dari website akan bisa diakses melalui sebuah Uniform
Resource Locator (URL) yang biasa disebut homepage. URL ini mengatur
halaman-halaman situs untuk menjadi sebuah hirarki, meskipun, hyperlink-
hyperlink yang ada di halaman tersebut mengatur para pembaca.

10
 Beberapa website membutuhkan subskripsi (data masukan) agar para user
bisa mengakses sebagian atau keseluruhan isi website tersebut. Contohnya, ada
beberapa situs-situs bisnis, situs-situs e-mail gratisan, yang membutuhkan
subkripsi agar kita bisa mengakses situs tersebut.
3.4 Database
Koleksi atau kumpulan data mekanis, terbagi atau shared, terdefinisi secara formal
dan dikontrol terpusat pada organisasi [1]. Database diperlukan karena: [2]
1. Salah satu komponen penting dalam system informasi, karena merupakan
dasar dalam menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi: akurat, tepat pada waktunya dan relavan.
Informasi dapat dikatakan bernilai manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya.
3. Mengurangi duplikat data (data redundancy).
4. Hubungan dapat ditingkatkan (data relability).
3.5 Pengertian DFD
DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu langkah atau metode untuk
membuat sebuah perancangan sistem yang mana berorientasi pada alur data yang
bergerak kesebuah sistem lainnya.
Dalam membuat Sistem Informasi ini, DFD sering dipakai. DFD dibuat
oleh para analis untuk membuat sebuah sistem dengan baik. Dimana DFD ini
nantinya dikasihkan kepada para programmer untuk memulai proses coding. Yang
mana para programmer ini melakukan sebuah coding sesuai dengan DFD yang
dibuat oleh para analis sebelumnya [3].
3.6 Metode Prototyping
Prototyping sebuah pemodelan dalam merancang suatu sistem yang akan
selalu dievaluasi oleh pelanggan atau pemakai sesuai dengan kebutuhan
pengembangan perangkat lunak. Iterasi terjadi pada saat prototyping diset untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dan saat yang sama memungkinkan pengembang
untuk secara lebih baik memahami apa yang harus dilakukan.
Secara ideal prototyping berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk
mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak. Bila prototyping yang sedang
bekerja dibangun, pengembangan harus mempergunakan fragmen-fragmen

11
program yang adaatau mengaplikasikan alat-alat bantu (contohnya report
generator, window manager, dll) yang memungkinkan program yang bekerja
untuk dimunculkan secara cepat [4].
Gambar 3.1 Proses Metode Prototyping

Pembuatan prototyping dimulai dengan dilakukannya komunikasi

pengembangan perangkat lunak dengan pada user. Tim pengembang perangkat
lunak akan melakukan pertemuan-pertemuan dengan para stakeholder untuk
mendefinisikan sasaran keseluruhan untuk perangkat lunak yang dikembangkan
[5].

Gambar 3.2 Proses Metode Prototyping

Langkah-langkah pembuatan metode prototyping sebagai berikut ini:
1. Pengumpulan Kebutuhan dan perbaikan
Menetapkan segala kebutuhan untuk pembangunan perangkat lunak

12
2. Disain cepat
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke
dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.
3. Bentuk Prototipe
Menerjemahkan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman
4. Evaluasi Pelanggan Terhadap Prototipe
Program yang sudah jadi diuji oleh pelanggan, dan bila ada kekurangan
pada program bisa ditambahkan.
5. Perbaikan Prototype
Perbaikan program yang sudah jadi, sesuai dengan kebutuhan konsumen.
Kemudian dibuat program kembali dan di evaluasi oleh konsumen sampai
semua kebutuhan user terpenuhi.
6. Produk Rekayasa
Program yang sudah jadi dan seluruh kebutuhan user sudah terpenuhi

Keunggulan prototyping adalah:

1. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.
2. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan
pelanggan.
3. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.
5. Penerapan menjadi lebihmudah karena pemakai mengetahui apa yang
diharapkannya.

13
 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Prototyping

Pada bagian ini dijelaskan mengenai tahapan-tahapan proses perancangan
sistem pada prototyping ini.
4.1.1 Analisis Sistem
Analisis sistem dengan menggunakan metode prototyping ini dilakukan
pada tanggal 6 Juli 2020. Analisis ini menjelaskan pengamatan pada proses kerja
praktek yang tedapat di kantor Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman,
Pertanahan, dan Pertamanan Kota Bandung dengan tahap ini yang dilakukan ada
pengumpulan data yang akan digunakan dalam perancangan sistem. Data tersebut
berasal dari Arsip Persuratan kemudian dilakukannya pengamatan dan
penyesuaian data agar seluruh data dapat terintegrasikan ke database. Selanjutnya
juga dimulainya proses perancangan aplikasi, yaitu penulisan source code aplikasi
sebagai langkah awal dalam pembuatan aplikasi dashboard berbasis web ini.
4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Pada tabel 4.1.2 menjelaskan mengenai kebutuhan sistem yang digunakan
dalam perancangan aplikasi sisumaker.
Tabel 4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Prototyping
No Kebutuhan Sistem Keterangan

1 Sistem Operasi Windows minimal Sistem Operasi

Windows 8 32/64 bit
2 Processor minimal 2 GHz Hardware
RAM 1 GB
3 XAMPP Control Panel v7.1.9 Software Penyimpanan Database

4 Notepad++ Software Text editor

14
 4.1.3 Fungsionalitas Sistem
Pada tabel 4.1.3 Akan dijelaskan tentang fungsionalitas sistem yang dibuat pada
perancangan sisumaker tahap ini sesuai dengan fitur-fitur yang ada.
Tabel 4.1.3 Fungsionalitas Sistem Prototyping
No. Deskripsi Kebutuhan Keterangan

1 Login Fungsi ini bertujuan untuk masuk ke

aplikasi agar dapat menggunakan fungsi-
fungsi yang terdapat pada aplikasi ini.

Level : ADMIN

1 Halaman Data Pegawai Fungsi ini bertujuan untuk menampilkan

data pegawai data pada sisumaker.

2 Halaman Data Fungsi ini bertujuan untuk menampilkan

Jabatan data jabatan pada sisumaker

4.1.4 Analisis Pengguna

Pada tabel 4.1.4 menjelaskan mengenai setaip hak yang dapat dilakukan
oleh admin untuk dapat menggunakan Sisumaker prospek pendataan pegawai ini.
Tabel 4.1.4 Analisis Pengguna Prototyping
No. Kategori Tugas Hak Akses
Pengguna
(Level)

15
1. Admin  Login
 Menampilkan data pegawai
dan jabatan pada halaman
jabatan
 Mengelola Data Pegawai,
sebagai user baru.
 Mengetahui disposisi surat
pada sub bagian
tracking
2. Pegawai  Menambah data pegawai
baru yang belum di acc
3. Jabatan  Indormasi jabatan pegawai
yang berada di lingkungan
DPKP3

4.1.5 Analisis Kebutuhan Fungsional

4.1.5.1 Proses Prototyping
Proses prototyping ke ini akan menampilkan konsep dari
pengerjaan aplikasi dari analisis data, integrasi data ke database, dilakukannya
penulisan progam dan mempresentasikan progress yang ada.

Gambar 4.1.5.1 Proses Prototyping

16
4.1.5.2 DFD Level 0

Gambar 4.1.5.2 DFD Level 0

DFD level 0 ini bisa disebut sebagai diagram konteks juga yang
merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu
proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol.
Berikut ini merupakan diagram konteks pada proses
4.1.5.3 DFD Level 1
Suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang
mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya.
DFD yang terdapat pada proses prototyping ini dengan meliputi proses Tracking
pada system alam melakukan tracking untuk data sisumaker yang berfungsi untuk
melakukan disposisi pada sisumaker.

Gambar 4.1.5.3 DFD Level 1 Proses Acc pegawai prototyping

17
4.1.5.4 Kamus Data Store
Kamus Data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-
kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan
untuk dokumentasi dan mengurangi redudansi, sesuai dengan aplikasi yang akan
dibuat kamus data aliran yang digunakan pada proses prototyping perancangan
aplikasi sebagai berikut.
1. Pegawai
Nama arus data: Data Pegawai
Alias: Pegawai / Karyawan
Bentuk data: Data pegawai yang memiliki kepentingan dengan sisumaker
Arus data: Data Pegawai
Penjelasan: Untuk mengetahui user persuratan yang ada.
2. Jabatan
Nama arus data: Data Jabatan Pegawai
Alias: Jabatan
Bentuk data: Data jabatan yang memiliki kepentingan dengan sisumaker
Arus data: Data Jabatan
Penjelasan: Untuk mengetahui jabatan yang di miliki setiap pegawai
No Nama Jenis Panjang/Nilai

1 Id_jabatan Int 11

2 Nama_jabatan Varchar 150

3 Status Int 11

4 No_jabatan Varchar 5

18
 3. Jabatan Disposisi
Nama arus data: Data Jabatan Disposisi
Alias: Jabatan Disposisi
Bentuk data: Data jabatan disposisi
Arus data:
Penjelasan: Untuk mengetahui jabatan yang akan didisposisikan
oleh surat
No Nama Jenis Panjang/Nilai

1 Id_jabatan_disp Int 11
osisi
2 No_jabatan Int 11

3 No_bawahan Int 11

4.1.5.5 Kamus Data Flow

Kamus data yang menerangkan setiap data flow pada DFD dan hanya berisikan
summary data (data ringkasan) serta menerangkan alur yang mengindentifikasikan
dari mana alur itu berasal dan kemana alur itu menuju.
1. Pegawai
Nama data flow: Data Pegawai
Deskripsi: Alur data yang menghubungkan pengguna dengan proses input
data pegawai dan acc pegawai.
From: Admin
To: Sistem
Struktur Data:
2. Jabatan
Nama data flow: Data Jabatan
Deskripsi: Alur data yang menghubungkan pengguna dengan proses input
data jabatan.
From: Admin
To: Sistem

19
 Struktur Data:
No Nama Jenis Panjang/Nilai

1 Id_jabatan Int 11

2 Nama_jabatan Varchar 150

3 Status Int 11

4 No_jabatan Varchar 5

3. Jabatan Disposisi
Nama data flow: Data Jabatan
Deskripsi: Alur data yang menghubungkan pengguna dengan proses input
data jabatan.
From: Admin
To: Sistem
Struktur Data:
No Nama Jenis Panjang/Nila
i
1 Id_jabatan_disp Int 11
osisi
2 No_jabatan Int 11

3 No_bawahan Int 11

4.1.6 Perancangan Antarmuka

Desain tampilan antarmuka ini berguna untuk membuat interaksi
pengguna sesederhana dan seefisien mungkin. Bagaimana user berinteraksi
dengan komputer menggunakan tampilan antarmuka (interface) yang ada pada
layar komputer. Pada proses perancangan aplikasi ini menghasilkan tampilan
antarmuka seperti yang akan dijelaskan dibawah ini

20
4.1.6.1 . Halaman Login
Pada gambar 4.1.6.1 ini menjelaskan tampilan awal Login pada sisumaker.
Merupakan halaman yang dapat mendaftar sebegai pegawai / hanya sebagai
register.

Gambar 4.1.6.1 ini menjelaskan tampilan awal Login

4.1.6.2 Halaman Pegawai

Pada gambar 4.1.6.2 menjelaskan tampilan beranda admin yang
merupakan halam pertama admin jika berhasil login, pada halaman ini
menampilkan data pegawai yang memiliki akses.

Gambar 4.1.6.2 Menjelaskan Tampilan Beranda Admin

4.1.6.3 Halaman Jabatan

21
 Pada gambar 4.1.6.3 menjelaskan tampilan urutan jabatan yang ada dalam
instansi yang menampilkan status pegawai.

Gambar 4.1.6.3 Menjelaskan Tampilan Urutan Jabatan

4.1.6.4 Halaman Jabatan Disposisi
Pada gambar 4.1.6.4 menjelaskantampilan data nama-nama pegawai yang
memiliki kedudukan di bawah naungan jabatan tertentu.

Gambar 4.1.6.4 Menjelaskantampilan Data Nama-Nama Pegawai

4.1.7 Evaluasi
Hasil evaluasi pada tahap pengerjaan aplikasi telah dilakukan integrasi
keseluruhan data mulai bulan Januari sampai Juli 2019 yang diperoleh dari data
pegawai, data jabatan dan data jabatan disposisi DPKP3 Bandung. Selanjutnya
setelah data tersimpan pada database, dimulai perancangan sistem dan penulisan
source code aplikasi.

22
23
 BAB V
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

5.1 Implementasi Sistem

Tahap implementasi merupakan tahap kelanjutan dari kegiatan
perancangan sistem yang dibangun. Wujud dari implemntasi ini adalah sebuah
sistem yang siap diuji dan digunakan. Perangkat keras (Hardware) dan perangkat
lunak (Software) yang diperlukan untuk membangun sistem aplikasi yang
dirancang sebagai berikut:
5.1.1 Implementasi Prototyping
Pada bagian ini dijelaskan mengenai tahapan-tahapan proses perancangan
sistem pada prototyping ini.
5.1.1.1 Implementasi Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang digunakan untuk
pengimplementasian sistem ini pada prototyping ini adalah:
1. Processor: Intel(R) Celeron(R) CPU N3060, up to 2GHz
2. Memory: 4 GB RAM
3. Mouse
4. Keyboard
5.1.1.2 Implementasi Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak (Software) yang digunakan untuk
pengimplementasian sistem pada prototyping ini adalah:
Tabel 5.1.1.2 Implementasi Perangkat Lunak Prototyping
Nama Perangkat Lunak Keterangan
Windows 10 Pro Operating System
MySQL Database
XAMPP Control Panel V3.2.2 Server
Code Igniter Bahasa Pemrograman

5.1.1.3 Batasan Implementasi

Batasan implementasi yang terdapat pada sistem prototyping ini selama
persiapan perancangan sistem adalah:

24
1. Basis data yang digunakan untuk menampung data pada database adalah
MySQL.
2. Sistem ini dibangun dengan menggunakan Bahasa pemrograman website Code
Igniter.
3. Dalam pembangunan sistem, server yang digunakan adalah XAMPP.
4. Data yang digunakan berasal dari divisi persuratan dan pengarsipan DPKP3
Kota Bandung.
5.1.1.4 Implementasi Antarmuka
Implementasi tampilan antarmuka pada prototyping ini merupakan
penerapan secara langsung dari desain dan tampilan pada bagian pembahasan
perancangan sistem dengan berbasis Web. Berikut ini hasil dari implementasi
tampilan antarmuka yang ada pada sistem.
1. Halaman Login
Admin setiap akan mengakses Sisumaker prospek pendataan dan pengarsipan
surat untuk melakukan proses login terlebih dahulu

Gambar 5.1.1.4.1 Implementasi Halaman Login Prototyping

2. Halaman Data Prospek Admin

25
 Halaman pegawai ini menampilkan fitur yang memuat data dari pegawai
yang memiliki kedudukan tetap

Gambar 5.1.1.4.2 Implementasi Halaman Data Prospek Admin Prototyping

3. Halaman jabatan Admin

Pada halaman ini menampilkan sebuah fitur from proses tambah atau edit untuk
dan terdapat keseluruhan data jabatan yang telah terinput pada database

Gambar 5.1.1.4.3 Implementasi Halaman jabatan Admin Prototyping

5.1.1.5 Evaluasi
Hasil evaluasi prototyping ini menghasilkan perancangan sistem yang dapat
terpenuhi targetnya merupakan tampilan dashboard yang dapat diakses oleh
petugas disposisi.

26
 BAB VI
PENUTUP
6.1 Simpulan
Kesimpulan dari kerja praktek dengan membuat aplikasi
“PENGELOLAAN DATA PEGAWAI DI DPKP3 KOTA BANDUNG DALAM
APLIKASI SISUMAKER DENGAN BERBASIS WEB” di DPKP3 Kota
Bandung yang telah dilakukan. Oleh karena itu, terdapat beberapa hal diantaranya,
yaitu:
1. Aplikasi yang telah dibuat ini dapat melakukan pengelolaan data pegawai dan
menerima pegawai staff DPKP3, sebagai user dalam mengetahui keberadaan
surat.
2. Aplikasi yang telah dibuat ini dapat menampilkan Tracking surat yang sudah
dalam proses pendisposisian.
6.2 Saran
Hasil perancangan aplikasi Sisumaker ini, yang dilakukan ini masih belum
sempurna, sehingga diperlukan penyempurnaan secara lanjut sesuai dengan
kebutuhan. Oleh karena itu, disarankan pada beberapa hal berikut ini:
1. Menambahkan fitur pada aplikasi untuk melakukan validasi file excel data
persuratan. Sehingga data yang akan di perbaharui belum dapat menghapus data
apabila ditemukan data yang duplikat.
2. Melakukan peningkatan dan pengembangan pada aplikasi agar dapat digunakan
secara umum oleh setiap bagian persuratan di Dinas Perumahan dan Kawasan
Pemukiman Pertanahan dan Pertamanan Kota Bandung.
3. Meningkatkan sistem keamanan data agar sistem ini tidak mudah untuk diretas.

27
 Daftar Pustaka

[1] Everest, C Gordon. (2005). Database Management. MCGrawHill,

Minnesota.
[2] Faried. 2003. Basis Data. Bandung.
[3] Web: ansori/2020/03/ pengertian-dfd ( Dikunjungi 31 Desember 2020
pukul 13:48)
[4] Pressman, S Roger. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan
Praktisi (Buku I). Penerbit Andi, Yogyakarta
[5] Pressman, S Roger. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan
Praktisi Edisi 7 (Buku I). Penerbit Andi, Yogyakarta

28
LAMPIRAN

29