ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CA-

DANG MOBIL PADA AUTO2000 CABANG SALEMBA

Laporan Kerja Praktek

Oleh :

Nama : ABDURRAHMAN

NIM : 7201140102

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS BUNG KARNO

JAKARTA

2019
 Lembar Persetujuan

Laporan Kerja Praktek ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkan untuk

dipresentasikan pada ujian lisan Kerja Praktek periode Tahun Ajaran 2018/2019

DOSEN PEMBIMBING

Laporan Kerja Praktek

Joseph, S.Kom, M.M

NIDN/NUP : 0321098703

KETUA PROGRAM STUDI

Sistem Informasi

Alexius Ulan Bani, S.T, M.Kom

NIDN/ NUP : 0309087207
 PENGUJI LAPORAN KERJA PRAKTEK

Laporan Kerja Praktek ini telah dipresentasikan pada tanggal :

PENGUJI 1 PENGUJI 2 PENGUJI 3

_____________ _______________ _______________

 KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah, panjatkan kehadirat Allah, SWT yang telah melim-

pahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tu-

gas ini dengan baik. Dimana Laporan Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk

buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Laporan Kerja Praktek yang penulis ambil

adalah sebagai berikut :

ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CA-

DANG MOBIL PADA AUTO2000 CABANG SALEMBA

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan mata

kuliah Kerja Praktek Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bung

Karno. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan jasil penelitian, observasi dan be-

berapa literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimb-

ingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancer.

Oleh karena itu pada kesempatan ini , izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima

kasih kepada :

1. B. Gunawan Sudarsono, MKom., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Univer-

sitas Bung Karno.

2. Bapak Bapak Mustamar, MSc., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bung Karno.

3. Bapak Joseph, S.Kom., M.M., selaku Dosen Pembimbing penulisan laporan kerja

praktek.

4. Staff / Karyawan / Dosen dilingkungan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bung

Karno Jakarta.

5. Staff / Karyawan / dilingkungan AUTO2000 Cabang Salemba.

iv
 v

6. Orang tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.

7. Rekan-rekan mahasiswa jurusan Sistem Informasi angkatan 2014.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya

penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh sekali dari

sempurna, untuk itu penulis memohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi

kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat bergua bagi penulis khusunya dan bagi para pem-

baca yang berminat pada umum nya.

Jakarta, 10 November 2018

ABDURRAHMAN
Penulis
 vi

DAFTAR ISI
Lembar Persetujuan ................................................................................................. ii
PENGUJI LAPORAN KERJA PRAKTEK ........................................................... iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. x
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xiii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang .................................................................................................... 1

1.2. Tujuan Kerja Praktek .......................................................................................... 2

1.3. Manfaat Kerja Praktek ........................................................................................ 3

1.4. Ruang Lingkup Penelitian................................................................................... 3

1.5. Metode Penelitian ............................................................................................... 3

1.6. Sistematika Penulisan ......................................................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................. 6

2.1. Definisi Analisa Sistem....................................................................................... 6

2.2. Konsep Dasar Sistem .......................................................................................... 6

2.2.1. Definisi Sistem ............................................................................................ 6

2.2.2. Karakteristik Sistem .................................................................................... 7

2.2.3. Klasifikasi Sistem ....................................................................................... 9

2.2.4. Pengendalian Sistem ................................................................................. 11

2.3. Konsep Dasar Informasi.................................................................................... 12

2.3.1. Definisi Informasi ..................................................................................... 13

2.3.2. Kualitas Informasi ..................................................................................... 13

2.3.3. Nilai Informasi .......................................................................................... 14

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi ........................................................................ 15

2.4.1. Definisi Sistem Informasi ......................................................................... 15

2.4.2. Komponen Sistem Informasi .................................................................... 15

 vii

2.5. Definisi Sistem Informasi Manajemen ............................................................. 18

2.6. Definisi Penjualan ............................................................................................. 18

2.7. Definisi Suku Cadang ....................................................................................... 19

2.8. Teknologi Informasi.......................................................................................... 19

2.9. Data Flow Diagram (DFD) ............................................................................... 20

2.9.1. Simbol Data Flow Diagram ...................................................................... 20

2.9.2. Aturan Main Data Flow Diagram ............................................................. 23

2.9.3. Teknik Membuat Data Flow Diagram ..................................................... 23

2.9.4. Kamus Data (Data Dictionary) ................................................................. 24

2.9.5. Notasi Kamus Data ................................................................................... 24

2.9.6. Entity Relationship Diagram (ERD) ......................................................... 26

2.9.7. Notasi Entity Relationship Diagram ......................................................... 26

2.9.8. Derajat Kardinalitas .................................................................................. 28

2.9.9. Notasi Kardinalitas ERD ........................................................................... 30

2.10. User Interface ................................................................................................ 31

BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN ........................................................ 34

3.1. Sejarah Perusahaan ........................................................................................... 34

3.1.1. Visi Dan Misi Perusahaan. ........................................................................ 36

3.1.2. Struktur Organisasi ................................................................................... 37

3.1.3. Deskripsi Kerja ......................................................................................... 39

3.2. Analisa Sistem Berjalan .................................................................................... 55

3.3. Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan .............................................. 57

3.4. Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................................................... 57

3.5. Diagram Rinci Sistem Berjalan......................................................................... 58

3.5.1. Diagram Rinci Level 1 Proses Pemesanan................................................ 58

3.5.2. Diagram Rinci Level 2 Proses Pembayaran .............................................. 59

3.5.3. Diagram Rinci Level 3 Proses Penyerahan Suku Cadang......................... 60

3.5.4. Diagram Rinci Level 4 Proses Pembuatan Laporan ................................. 61

 viii

3.6. Entity Relationship Diagram ............................................................................. 61

3.7. Kamus Data Sistem Berjalan. ........................................................................... 62

3.8. Spesifikasi File Sistem Berjalan ....................................................................... 65

3.8.1. Sepesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .................................................. 65

3.8.2. Sepesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran.................................................... 68

3.8.3. Spesifikasi File ........................................................................................... 72

3.9. Pengkodean ....................................................................................................... 72

3.9.1. Kode Suku Cadang.................................................................................... 72

3.9.2. Kode Faktur Suku Cadang ........................................................................ 73

3.9.3. Kode Kwitansi .......................................................................................... 73

3.9.4. Kode Laporan Bulanan ............................................................................. 74

3.10. Normalisasi Data ........................................................................................... 74

3.10.1. Faktur Suku Cadang .................................................................................. 74

3.10.2. Kwitansi .................................................................................................... 77

3.11. User Interface ................................................................................................ 79

3.11.1. Struktur Menu ........................................................................................... 79

3.11.2. Perancangan User Interface Login ........................................................... 80

3.11.3. Perancangan User Interface Menu Utama................................................. 80

3.11.4. Perancangan User Interface Registrasi...................................................... 81

3.11.5. Perancangan User Interface Master Pelanggan ........................................ 82

3.11.6. Perancangan User Interface Suku Cadang ................................................ 83

3.11.7. Perancangan User Interface Faktur Suku Cadang .................................... 83

3.11.8. Perancangan User Interface Kwitasi ......................................................... 84

3.11.9. Perancangan User Interface Laporan Bulanan ......................................... 85

3.12. Perancangan OutPut ...................................................................................... 87

3.13. Analisa Masalah Pokok ................................................................................. 89

3.14. Usulan Penyelesaian ..................................................................................... 90

BAB IV PENUTUP .............................................................................................. 91

 ix

4.1. Kesimpulan ....................................................................................................... 91

4.2. Saran. ................................................................................................................ 91

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Bentuk dasar sistem (Jogiyanto, 2005 : hal 689) ............................. 12

Gambar 2. 2 Sistem dengan sistem pengendalian umpan balik (Jogiyanto, 2005 :
hal 689).................................................................................................................. 12
Gambar 2. 3 Blok sistem informasi (Jogiyanto, 2005 : hal 698) .......................... 16
Gambar 2. 4 Simbol External Entity ..................................................................... 22
Gambar 2. 5 Simbol Proses ................................................................................... 22
Gambar 2. 6 Simbol Data Flow ............................................................................ 22
Gambar 2. 7 Simbol Data Store ............................................................................ 23
Gambar 2. 8 Hubungan one to one (1-1) .............................................................. 29
Gambar 2. 9 Hubungan one to Many (1-M).......................................................... 29
Gambar 2. 10 Hubungan Many to one (M-1)........................................................ 30
Gambar 2. 11 Hubungan Many to many (M-M) ................................................... 30
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi AUTO2000 SALEMBA .................................. 38
(Sumber, AUTO2000 SALEMBA 2018 ............................................................... 38
Gambar 3. 2 Diagram Context Sistem Berjalan .................................................... 57
Gambar 3. 3 Diagram Nol SisteTm Berjalan ........................................................ 58
Gambar 3. 4 Diagram Rinci Level 1 Proses Pemesanan ....................................... 59
Gambar 3. 5 Diagram Rinci Level 2 Proses Pembayaran ..................................... 60
Gambar 3. 6 Diagram Rinci Level 3 Proses Penyerahan Suku Cadang............... 60
Gambar 3. 7 Diagram Rinci Level 4 Proses Pembuatan Laporan......................... 61
Gambar 3. 8 Entity Relationship Diagram Sistem Berjalan ................................. 62
Gambar 3. 9 Kode Suku Cadang ........................................................................... 73
Gambar 3. 10 Kode Faktur Suku Cadang ............................................................. 73
Gambar 3. 11 Kode Kwitansi ................................................................................ 74
Gambar 3. 12 Kode Laporan Bulanan................................................................... 74
Gambar 3. 13 Struktur Menu Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang Mobil
Pada Auto2000 Salemba ....................................................................................... 79
Gambar 3. 14 User Interface Login....................................................................... 80

x
 xi

Gambar 3. 15 User Interface Menu Utama ........................................................... 81

Gambar 3. 16 User Interface Registrasi ................................................................ 82
Gambar 3. 17 User Interface Data pelanggan ....................................................... 83
Gambar 3. 18 User Interface Data Barang ............................................................ 83
Gambar 3. 19 User Interface Faktur Suku Cadang ............................................... 84
Gambar 3. 20 User Interface Kwitansi .................................................................. 85
Gambar 3. 21 User Interface Laporan Bulanan .................................................... 86
Gambar 3. 22 Tampilan Output Faktur Suku Cadang........................................... 87
Gambar 3. 23 Tampilan Output Kwitansi ............................................................. 88
Gambar 3. 24 Tampilan Output Laporan Bulanan ................................................ 89
 xii

DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Simbol DFD ......................................................................................... 21
Tabel 2. 2 Notasi Tipe Data .................................................................................. 25
Tabel 2. 3 Notasi Struktur Data............................................................................. 26
Tabel 2. 4 Notasi ERD .......................................................................................... 27
Tabel 2. 5 Tabel notasi kardinalitas ERD (Lubis, 2016 : hal 45).......................... 31
Tabel 3. 1 Spesifikasi Form Faktur Suku Cadang................................................. 66
Tabel 3. 2 Spesifikasi Form Kwitansi. .................................................................. 67
Tabel 3. 3 Spesifikasi Data Faktur Suku Cadang Terstempel. .............................. 69
Tabel 3. 4 Spesifikasi Form Laporan Penjualan Bulanan. .................................... 70
Tabel 3. 5 Spesifikasi Data Barang ....................................................................... 72
Tabel 3. 6 Faktur Suku Cadang yang belun ternormalisasi .................................. 75
Tabel 3. 7 Faktur Suku Cadang bentuk Normal Pertama (1NF) ........................... 75
Tabel 3. 8 Faktur Suku Cadang bentuk Normal kedua (2NF) .............................. 76
Tabel 3. 9 Kwitansi yang belun ternormalisasi ..................................................... 77
Tabel 3. 10 Kwitansi bentuk Normal Pertama (1NF) ........................................... 77
Tabel 3. 11 Bentuk Normal Kedua (2NF) ............................................................. 78
Tabel 3. 12 Bentuk Kwitansi Normal Ketiga (3NF) ............................................. 78
 xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Faktur Suku Cadang .............................................................................................. 93

Kwitansi ................................................................................................................ 94
Laporan Bulanan ................................................................................................... 95
Surat Persetujuan Kerja Praktek............................................................................ 96
Surat Keterangan Kerja Praktek ............................................................................ 97
Penilaian Mahasiswa Dari Perusahaan.................................................................. 98
Umpan Balik Dari Peruasahaan ............................................................................ 99
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini khusus nya komputer memiliki peranan yang

besar dalam menerapkan ataupun mengembangkan suatu sistem informasi yang

dapat menunjang segala aspek kegiatan pada organisasi yang memandang bahwa

informasi tersebut ditunjukan sebagai salah satu media atau sarana pendukung

perusahaan atau instansi pemerintahan dalam memperoleh ataupun menghasilkan

informasi yang cepat dan akurat.

E-commerce atau Toko Online adalah sebuah industri bisnis dimana

penjualan dan pembelian barang atau jasa dilakukan dengan sistem Online

menggunakan Internet atau jaringan komputer lainnya. Toko Online berkembang

sangat pesat di Indonesia seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin

membaur dengan kehidupan masyarakat, kebutuhan seperti pakaian, makanan, per-

lengkapan rumah tangga dan segala macam yang dijual di Toko pada umumnya,

tersedia lengkap di Toko Online.

AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan

penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama As-

tra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000

dengan manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Toyota Astra Motor

Saat ini AUTO2000 adalah retailer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai

sekitar 42% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO2000

berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal

1
 2

Pemegang Merek (ATPM) Toyota, yang menjadikan AUTO2000 adalah sa-

lah satu founder dealer resmi Toyota. AUTO2000 saat ini memiliki 110 outlet

(terdiri dari 13 outlet V-hanya melayani jual beli kendaraan, 81 outlet VSP-mela-

yani jual beli dan service kendaraan, dan 16 outlet VSPBP-melayani jual beli, ser-

vice, perbaikan & pengecatan bodi kendaraan). Kedepannya jumlah jaringan

AUTO2000 pun akan terus bertambah seiring dengan pertumbuhan bisnis, serta

untuk memenuhi kebutuhan seluruh pelanggan Toyota, serta memberi kemudahan

bagi calon pembeli Toyota.

Dari uraian diatas saat ini bisa dibilang bahwa system yang ada di

AUTO2000 sudah terkomputerisasi serta sudah menerapkan pelayanan yang baik

dari segala bidang. Namun setelah dilakukan analisa lebih mendalam ada keku-

rangan dalam system yang berjalan saat ini antara lain :

Pada sistem pembelian suku cadang masih belum bersifat online atau pem-

beli harus melakukan kontak ke customer servis melalaui telepon dalam menan-

yakan ketersedian suku cadang serta harga. Sehingga kurang efisien dari segi waktu

serta biaya yang dikeluarkan oleh customer disamping itu hanya tersedia pada jam

kerja.

Berdasarkan latar belakang tersebut penelitian ini di fokuskan dengan

mengambil judul “Analisa Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang Mobil

Pada Auto 2000 Kantor Cabang Salemba ”.

1.2. Tujuan Kerja Praktek

Tujuan dilakukannya kerja praktek tentang analisa sistem informasi

Penjualan Suku Cadang Mobil Pada Auto2000 Kantor Cabang Salemba adalah :
 3

1. Mengetahui proses sistem kerja Penjualan Suku Cadang Mobil pada Auto

2000 Kantor Cabang Salemba.

2. Melakukan analisa terhadap proses Penjualan Suku Cadang Mobil yang ter-

dapat pada Auto 2000 kantor Cabang Salemba.

3. Membuat pemodelan Data Flow Diagram (DFD) dan User Interface (UI)

sistem berjalan pada Auto 2000 Kantor Cabang Salemba.

1.3. Manfaat Kerja Praktek

Adapun Manfaat dari penulisan ini adalah :

1. Menganalisa dan Memodelkan dalam bentuk DFD (Data Flow

Diagram).

2. Memberi masukan kepada pihak Auto 2000 tentang sistem penjualan

yang lebih baik.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan permasalahan yang ada, maka ruang lingkup penelitian di-

batasi agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan. Maka ruang lingkup pem-

bahasan yaitu hanya sebatas Proses Penjualan Tunai Suku Cadang Mobil Toyota

pada Auto2000 Cabang Salemba Jakarta Pusat dan dalam konteks ketersediaan

spare parts ready.

1.5. Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data yang dibutuhkan untuk penilitian,

digunakan beberapa metode yang dapat membantu dalam penulisan ini, beberapa

diantaranya adalah sebagai berikut:

 4

1. Metode Observasi

Observasi dilakukan dengan cara meninjau atau mengamati obyek secara

langsung dan mengambil kesimpulan dari keadaan yang terjadi pada

obyek.

2. Metode Wawancara

Dalam metode ini merupakan teknik mengumpulkan data dengan cara

mengadakan tanya jawab langsung kepada karyawan Auto 2000 cabang

Salemba yang membantu dalam menjelaskan masalah akan diselesaikan.

3. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka ini menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan

yang berkaitan dengan judul yang diangkat sebagai referensi. Buku-buku

yang diangkat ke dalam tulisan ini diambil dari berbagai sumber didalam

atau diluar instansi.

1.6. Sistematika Penulisan

Laporan kerja praktek terdiri dari empat bab, dimana masing-masing bab

mempunyai kaitan satu sama lain yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang gambaran umum latar belakang ma-

salah, maksud dan tujuan, ruang lingkup, permasalahan, metode

penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisikan mengenai teori-teori konsep dasar sistem in-

formasi dan peralatan pendukung (tools system) yang digunakan da-

lam pembuatan laporan kerja praktek.

 5

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Dalam bab ini berisikan tentang latar belakang Perusahaan, tinjauan

perusahaan yang meliputi sejarah perguruan tinggi serta struktur or-

ganisasi dan fungsinya. Prosedur sistem yang berjalan, diagram alir

data sistem berjalan, kamus data. rancangan user interface.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini dijelaskan tentang kesimpulan dari apa yang telah

dibuat mengenai permasalahan yang dibahas, serta saran-saran yang

diharapkan menjadi masukan bagi perusahaan tentang sistem yang

akan dibangun.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah sebuah proses penelaahan sebuah sistem informasi

dan membaginya ke dalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian

dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebu-

tuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta

diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut (Wahana Komputer, 2010 :

hal 27).

2.2. Konsep Dasar Sistem

Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystems). Se-

bagai misal, sistem komputer dapat terdiri dari subsistem perangkat keras dan sub-

sistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem-sub-

sistem yang lebih kecil lagi. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling

berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem terse-

but dapat tercapai (Jogiyanto, 2005 : hal 683).

2.2.1. Definisi Sistem

Adapun definisi sistem, yaitu:

a. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih kom-

ponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan. (Jogiyanto, 2005 : hal 683).

b. Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang

membentuk satu kesatuan yang ditata sedemikian rupa untuk men-

capai tujuan tertentu. (Tyoso, 2016 : hal 1).

6
 7

c. Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang sal-

ing berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan

serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang te-

lah ditetapkan. Apabila satu unit terganggu, unit lainnyapun akan

terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Gaol, 2008

: hal 9).

2.2.2. Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 684-686) suatu sistem mempunyai

karakteristik atau sifat-sifat tertentu, Adapun karakteristik-karateristik

dapat disebutkan sebagai berikut:

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling ber-

interaksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu

kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sis-

tem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem yang men-

jalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem

secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu yang

lebih besar yang disebut dengan supra system.

b. Batasan Sistem

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi

antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan ling-

kungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem

 8

dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjuk-

kan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar Sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun

diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari

sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan

dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan

hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu sub-

sistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini

memunginkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke

subsistem lainnya. Keluaran ( Output ) dari suatu sistem akan

menjadi masukan ( Input ) untuk subsistem yang lainnya dengan

melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat

berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

e. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintenance input)

dan masukan sinyal (Signal input). Maintenance input adalah en-

ergi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

 9

Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan

keluaran. Data diolah dan akhirnya dikeluarkan berupa informasi

yang dibutuhkan.

f. Keluaran Sistem

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembu-

angan. Output informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

g. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sis-

tem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan meru-

bah masukan menjadi keluaran informasi yang berguna.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objec-

tive). Kalau suatu tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem

tidak akan berguna. Sasaran dari sistem sangat menentukan ma-

sukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sis-

tem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran

atau tujuannya.

2.2.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 687-689) sistem dapat diklasifikasi-

kan dari beberapa sudut pandangan. Diantaranya sebagai berikut:

a. Sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sys-

tem) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem

yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
 10

Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-

pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik

merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer,

sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan

sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah

sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuta manusia.

Misalnya sistem perputaran bumi, sistem buatan manusia yang meli-

batkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan hu-

man machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine

system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi

dengan mausia.

c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sys-

tem) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu

beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. In-

teraksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, se-

hingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer ada-

lah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipasti-

kan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu

adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi

karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (close system) dan

sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem

yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan

 11

luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut cam-

pur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini

ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup,

yang ada hanyalan relatively close system (secara relatif tertutup,

tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang

berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem

ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan

luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan

terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus

mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik

harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup ka-

rena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya

dalam sistem yang relatif tertutup. Proses komputer secara otomatis

akan menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa

turut campur tangan manusia.

2.2.4. Pengendalian Sistem

Pengendalian dari suatu sistem dapat berupa pengendalian umpan

balik (Feedback control system), pengendalian umpan maju (Feed forward

control system) dan pengendalian pencegahan (Preventive control system)

(Jogiyanto, 2005 : hal 689).

Bentuk dasar dari sistem yang sederhana terdiri dari masukan, pen-

golah dan keluaran yang tidak menyediakan suatu sistem pengendalian.

Berikut gambar bentuk dasar sistem dapat dilihat di gambar 2.1.

 12

Masukan Pengolah Keluaran

Gambar 2. 1 Bentuk dasar sistem (Jogiyanto, 2005 : hal 689)

Untuk maksud pengendalian, dapat ditambahkan suatu sistem pen-

gendalian umpan balik dapat dilihat di gambar 2.2

Masukan Pengolah Keluaran

Sistem pengendalian umpan balik

Gambar 2. 2 Sistem dengan sistem pengendalian umpan balik (Jogiyanto,

2005 : hal 689)
Pengendalian umpan balik merupakan proses mengukur keluaran

dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana ter-

jadi perbedaan-perbedaan akan dikoreksi untuk memperbaiki masukan sis-

tem selanjutnya. Kalau sistem pengendalian umpan balik mengendalikan

keluarannya dari sistem pengendalian umpan maju mengendalikan pros-

esnya, maka sistem pengendalian pencegahan mencoba untuk mengen-

dalikan sistem sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal yang me-

rugikan untuk masuk kedalam sistem (Jogiyanto, 2005 : hal 689).

2.3. Konsep Dasar Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 692)0 Informasi didefinisikan sebagai

hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan

bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-idem. Data adalah kenyataan yang
 13

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-ke-

jadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata

(fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, orang yang benar-

benar ada dan terjadi.

2.3.1. Definisi Informasi

Adapun definisi informasi, yaitu:

a. Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu ben-

tuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya

yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang

nyata (fact), yang digunakan untuk pengambilan keputusan

(Jogiyanto, 2005 : hal 692).

b. Informasi adalah suatu pertambahan dalam ilmu pengetahuan

yang menyumbangkan kepada konsep kerangka kerja yang

umum dan fakta-fakta yang diketahui. (Tyoso, 2016 : hal 21).

2.3.2. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari tiga hal, yaitu

informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan. (Jogiyanto, 2005

: hal 696).

a. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau me-

nyesatkan. Akurat berarti harus jelas mencerminkan maksudnya. Infor-

masi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima

informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat

merubah atau merusak informasi tersebut.

 14

b. Tepat waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi

merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambi-

lan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

Mahalnya informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut

didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk

mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

c. Relevan

Informasi tesebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin

produksi kepada akuntan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan

bila ditujukan kepada ahli teknik dan sebaliknya informasi mengenai

harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang ku-

rang relevan, tapi akan relevan bagi ahli akuntan.

2.3.3. Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 696-697) Suatu informasi dikatakan

bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapat-

kannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian

didalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Untuk

mendapatkan informasi tersebut apakah sepadan atau lebih besar atau lebih

efektif dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi ter-

sebut, maka dikatakan informasi tersebut bernilai.

 15

Informasi yang digunakan didalam suatu sistem infomasi umumnya

digunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga sulit untuk menghubungkan

suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk

memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya

oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai investasi biasanya

dihubungkan dengan analisa cost effectiveness atau cost-benefit.

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi

Secara umum telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat

penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusam. Informasi didapatkan

dari sistem informasi (Information system) atau disebut juga dengan processing sys-

tem atau information-generating systems. (Jogiyanto, 2005 : hal 697).

2.4.1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 697) Sistem informasi dapat dide-

finisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupa-

kan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-

prosedur dan pengendalian yang ditunjukan untuk mendapatkan jalur

komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, memberi

sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian

internal maupun eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar

informasi untuk pengambil keputusan yang cerdik.

2.4.2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : hal 697-699) Sistem informasi terdiri

dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (building

block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok
 16

keluaran (output block), dan blok teknologi (technology block). Sebagai

suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu

dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Blok sistem informasi dapat dilihat pada gambar 2.3

Pemakai Pemakai

input model output

Pemakai Pemakai
teknologi basisdata kendali

Pemakai Pemakai
Gambar 2. 3 Blok sistem informasi (Jogiyanto, 2005 : hal 698)
a. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dab media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan.

b. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran (output)

yang diinginkan.

c. Blok Keluaran

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem.

 17

d. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input menjalankan model, me-

nyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran

dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan. Teknologi terdiri

dari 2 bagian utama, yaitu perangkat lunak (Software) dan perangkat

keras (hardware).

e. Blok Basis Data

Basisdata merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu

dengan yang lannya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan

dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas.

f. Blok Kendali

Untuk supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang di-

inginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di da-

lamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, oleh kerena

itu beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meya-

kinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun

apabila terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 18

2.5. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gaol (2008 : hal 14) menjelaskan bahwa sistem informasi mana-

jemen adalah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan transaksi yang

sangat berguna untuk kepentingan organisasi, juga banyak memberikan dukungan

informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajemen secara umum dapat dikatakan sebagai sebuah sistem

manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi guna men-

dukung fungsi operasi manajemen. Dalam operasinya, sistem informasi manajemen

menggunakan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur,

model manajemen dan keputusan serta sebuah terminal data. Sistem informasi ma-

najemen sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organ-

isasi bertanggungjawab untuk pengumpulan dan pengolahan data sewaktu

menghasilkan informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam

perencanaan dan pengendalian kegiatan-kegiatan organisasi.

2.6. Definisi Penjualan

“Bagaimana menciptakan hubungan jangka panjang dengan pelanggan me-

lalui produk atau jasa perusahaan. Dalam hal ini, selling berarti sebuah taktik yang

dapat mengintegrasikan perusahaan, pelanggan, dan relasi antara keduanya”

(Kertajaya, 2006, hal 15).

“Selling adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli,

mempengaruhi dan memberi petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebu-

tuhannya dengan produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai

harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak” (Moekijat,2000, hal 488).
 19

2.7. Definisi Suku Cadang

Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto dalam

bukunya Manajemen Persediaan menyatakan definisisuku cadang adalah sebagai

berikut:

“Suku cadang atau spare part adalah suatu alatyang mendukung pengadaan barang

untuk keperluan peralatan yang digunakan dalam proses produksi”.

Berdasarkan definisi diatas, suku cadang merupakan faktor utama yang

menentukan jalannya proses produksi dalam suatu perusahaan. sehingga dapat

dikatakan suku cadang ini mempunyai peranan yang cukup besar dalam se-

rangkaian aktivitas perusahaan. (Richardus Eko Indrajit;Richardus Djokopranoto,

2003)

2.8. Teknologi Informasi

Menurut Gaol (2008 : hal 33) menjelaskan bahwa teknologi informasi ada-

lah salah satu alat yang digunakan para manajer untuk mengatasi masalah,

perangkat keras teknologi informasi adalah peralatan fisik yang digunakan untuk

masukan, mengolah dan mengeluarkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi.

Perangkat tersebut terdiri atas: unit pengolahan komputer, masukan yang ber-

macam-macam, keluaran, dan perangkat penyimpanan; media fisik kabel, modem,

dan kepingan untuk menghubungkan perlengkapan ini secara bersama. Perangkat

lunak terdiri atas perintah program yang terinci yang mengendalikan dan me-

nyelaraskan komponen perangkat keras dalam suatu si0stem informasi.

 20

2.9. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) adalah repre-

sentasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi

yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran

(output). Rosa A. S & M. Shalahuddin (2015, hal 70).

Menurut Sutabri (2004, hal 165-166) langkah-langkah di dalam membuat

Data Flow Diagram dibagi menjadi 3 (tiga) tahap atau tingkat konstruksi DFD,

yaitu sebagai berikut:

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut

digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari

keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada

di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2.9.1. Simbol Data Flow Diagram

Menurut Sutabri (2004, hal 163) simbol atau lambang yang

digunakan dalam membuat data flow diagram ada 4 (empat), yaitu bisa

dilihat pada tabel 2.1.

 21

Tabel 2. 1 Simbol DFD

Simbol Nama dan Keterangan

External Entity

Simbol ini digunakan untuk meng-

gambarkan asal atau tujuan data.

Proses

Simbol ini digunakan untuk proses

pengolahan atau transformasi data.

Data Flow
Simbol ini digunakan untuk meng-
gambarkan aliran data yang ber-
jalan.
Data Store
Simbol ini digunakan untuk meng-
gambarkan data flow yang sudah
disimpan atau diarsipkan.

Berikut ini adalah perbedaan simbol DFD yang digunakan oleh beberapa

orang ahli perancangan sistem.

 External Entity

Simbol external entity dapat dilihat pada gambar 2.4.

 22

(a) De Marco (b) Gane Sarson

Gambar 2. 4 Simbol External Entity

 Proses

Simbol proses dapat dilihat pada gambar 2.5.

Identifikasi
Deskripsi
Proses

Luar fisik ( oprasional

Deskripsi Proses

(a) De Marco (b) Gane Sarson

Gambar 2. 5 Simbol Proses

 Data Flow

Simbol data flow dapat dilihat pada gambar 2.6.

DeMarco Gane Sarson

(a) De Marco (b) Gane Sarson

Gambar 2. 6 Simbol Data Flow

 Data Store

Simbol data store dapat dilihat pada gambar 2.7.

 23

Gane Sarson
DeMarco

Identifikasi

(a) De Marco (b) Gane Sarson

Gambar 2. 7 Simbol Data Store

2.9.2. Aturan Main Data Flow Diagram

Menurut Sutabri (2004, hal 164-165) bentuk rambu-rambu atau

aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram

untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut:

a. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara exter-

nal entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store

yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store

dengan external entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada memiliki data flow yang masuk dan ada juga

data flow yang keluar.

2.9.3. Teknik Membuat Data Flow Diagram

Teknik atau cara yang lazim digunakan di dalam membuat data flow

diagram menurut Sutabri (2004, hal 165) adalah sebagai berikut:

a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diu-

raikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih

rendah, yang lebih dikenal dengan istilah Top-Down Analysis.

 24

b. Jabarkan proses yag terjadi didalam data flow diagram sedetail mungkin

sampai tidak dapat diuraikan lagi.

c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam DFD, mulai dari

diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang

tingkatannya lebih rendah.

d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan sep-

erti:

1. Nama yang jelas untuk External Entity.

2. Nama yang jelas untuk Proses.

3. Nama yang jelas untuk Data Flow.

4. Nama yang jelas untuk Data Store.

2.9.4. Kamus Data (Data Dictionary)

Menurut Rosa A. S & M. Shalahuddin (2015, hal 73) kamus data

adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada sistem perangkat

lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat dipahami

secara umum (memiliki standar penulisan).

2.9.5. Notasi Kamus Data

Menurut Sutabri (2004, hal 172) kamus data juga mempunyai suatu

bentuk untuk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan, yang

disebut Notasi. Notasi ini lebih mudah dimengerti daripada narasi. Notasi

atau simbol yang digunakan dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

 25

1. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun

output suatu data. Notasi umum yang digunakan dapat dilihat pada tabel

2.2.

Tabel 2. 2 Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap karakter

9 Angka numeric

A Karakter alphabet

Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik, sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

- Hypen, sebagai tanda penghubung (contoh: 021-

7500282)

/ Slash, sebagai tanda pembagi (contoh: 24/10/1967)

2. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data dimana

notasi yang umum digunakan dapat dilihat pada tabel 2.3.

 26

Tabel 2. 3 Notasi Struktur Data

Notasi Keterangan

= Terdiri dari

+ And (dan)

() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)

{} Iterasi/pengulangan proses

[] Pilih salah satu pilihan

| Pemisah pilihan di dalam tanda {}

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

2.9.6. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang

menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem

bisnis (Al Fatta, 2007, hal 121)

2.9.7. Notasi Entity Relationship Diagram

Menurut Rosa A.S. & M. Shalahuddin (2015, hal 50-51) ERD mem-

iliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen (dikembangkan oleh Peter

Chen), Barker (dikembangkan oleh Richard Barker, Ian Palmer, Harry El-

lis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi lainnya. Namun yang banyak
 27

digunakan adalah notasi dari Chen. Berikut simbol-simbol yang digunakan

pada ERD dengan notasi Chen dapat dilihat pada tabel 2.4

Tabel 2. 4 Notasi ERD

Simbol Deskripsi

Entitas/Entity Entitas merupakan data inti yang akan

disimpan; bakal tabel pada basis data;

benda yang memiliki data dan harus disim-

pan datanya agar dapat diakses oleh ap-

likasi komputer; penamaan entitas bi-

asanya lebih ke kata benda dan belum

merupakan nama tabel.

Atribut Field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas.

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh disimpan

dalam suatu entitas dan digunakan sebagai

kunci akses record yang diinginkan; bi-

asanya berupa id; kunci primer dapat lebih

dari satu kolom, asalkan kombinasi dari be-

berapa kolom tersebut dapat bersifat unik.

 28

Atribut multinilai/multi- Field atau kolom data yang butuh disimpan

value dalam suatu entitas yang dapat memiliki

nilai lebih dari satu.

Relasi Relasi yang menghubungkan antar entitas;

biasanya diawali dengan kata kerja.

Asosiasi/association Penghubung antara relasi dan entitas di

mana di kedua ujungnya memiliki multi-

N plicity kemungkinan jumlah pemakai.

2.9.8. Derajat Kardinalitas

Menurut (Lubis, 2016 : hal 41) untuk memperlihatkan jumlah mini-

mal atau maksimal yang dapat dihubungkan dalam tiap entitas dikenal

dengan istilah kardinalitas (cardinality). Dalam ERD hubungan antara enti-

tas dapat dipetakan sebagai berikut:

a. Satu ke satu atau One to One ( 1-1 )

Setiap entitas akan berhubungan dengan paling banyak satu entitas yang

lain, demikian sebaliknya. Misalnya anggota entitas A hanya berhub-

ungan dengan maksimal satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.

Hubungan one to one dapat dilihat digambar 2.8 berikut:

 29

A1 B1

A2 B2

A3 B3

Gambar 2. 8 Hubungan one to one (1-1)

b. Satu ke banyak atau One to many ( 1-M )

Satu atribut dapat berhubungan dengan lebih dari satu (banyak) atribut

yang lain, tetapi tidak sebaliknya lebih dari satu (banyak) atribut hanya

berhubungan dengan satu atribut yang lain. Hubungan one to many

dapat dilihat digambar 2.9 berikut:

B1
A1

B2

A2 B3

Gambar 2. 9 Hubungan one to Many (1-M)

c. Banyak ke satu atau Many to 1 ( M:1 )

Entitas yang satu akan berhubungan dengan hanya satu entitas lain, na-

mun tidak sebaliknya. Hubungan many to one dilihat digambar 2.10

berikut:
 30

A1
B1

A2

B2
A3

Gambar 2. 10 Hubungan Many to one (M-1)

d. Many to Many ( M:M )

Banyak entitas dapat dihubungkan dengan banyak entitas yang lain,

demikian sebaliknya. Hubungan many to many dapat dilihat digambar

2.11 berikut:

A1 B1

A2 B2

A3 B3

Gambar 2. 11 Hubungan Many to many (M-M)

2.9.9. Notasi Kardinalitas ERD

Menurut (Lubis, 2016 : 45) notasi kardinalitas ERD dapat dilihat

pada tabel 2.5 berikut:

 31

Tabel 2. 5 Tabel notasi kardinalitas ERD (Lubis, 2016 : hal 45)

Interpretasi Kejadian Kejadian Notasi

cardinal Minimum Maksimum Gambar

Satu dan hanya

satu (1,1) 1 1

Kosong atau 0 1
satu (0,1)

Satu atau lebih 1 >1 (Banyak)

(1,M)

Kosong, satu, 0 >1 (Banyak)

atau lebih (0,M)

Lebih dari satu >1 (Banyak) >1 (Banyak)

(M,M)

2.10. User Interface

Menurut Kusumo (2006 : hal 109) Antarmuka pengguna (user interface)

merupakan penghubung antara aplikasi dengan pengguna, karena itu perlu dibuat

antarmuka yang user friendly/bersahabat dengan pengguna, produktif, dan mudah

dikelola. Antarmuka yang didesain dengan baik akan mempermudah pengguna

mempelajari dan menggunakan aplikasi, sebaliknya antarmuka yang didesain

 32

dengan buruk dapat menyebabkan kebingungan, frustasi dan kurang enak

digunakan, dan akhirnya akan menambah waktu pelatihan dan biaya.

Menurut Kusumo (2006 : ha 110) Berikut prinsip-prinsip dalam mendesain

user interface :

a. Komposisi

Komposisi adalah layout atau tata letak tampilan aplikasi. Faktor-faktor

yang mempengaruhi komposisi:

i. Kesederhanaan, prinsip utama dari komposisi adalah kesederhanaan,

dengan membuat pengelompokan field-field dalam tab atau frame

dan mengelompokan beberapa form yang saling terkait, dapat men-

ampilkan informasi secara logis.

ii. Posisi Kontrol, pada kebanyakn desain antar muka, tidak semua

kontrol memiliki tingkat kepentingan yang sama. Kontrol yang pent-

ing atau sering digunakan dapat diletakkan pada posisi yang menon-

jol, sebaliknya kontrol yang kurang penting diletakkan di bagian

yang kurang menonjol.

iii. Konsistensi, buatlah desain yang mirip sepanjang aplikasi.

iv. Affordances atau mempengaruhi, contohnya efek 3D pada tombol

button, jika mendesain tombol button dengan flat atau datar, mung-

kin pengguna tidak tahu bahwa itu adalah tombol button.

b. Prinsip desain user interface lainnya

i. Warna, gunakan warna yang kontras antara teks dengan latar. Kalau

perlu buatlah fitur dimana pengguna dapat memilih dari beberapa

pilihan alternatif warna latar.

 33

ii. Gambar dan icon, menggunakan gambar dan icon akan menambah

daya tarik visual pada aplikasi, tapi jangan digunakan secara berlebi-

han.

iii. Font, gunakan satu atau dua font yang sederhana seperti arial atau

times new roman. font script atau dekoratif kurang bagus untuk

tampilan layar karena jika ukurannya kecil akan sulit dibaca, juga

perhatikan ukuran font, jangan terlalu kecil atau terlalu besar.

iv. Menu dan Toolbar, untuk mengorganisasikan secara terstruktur

perintah dan tool-tool yang terdapat pada aplikasi.

v. Bantuan (Help), untuk mempermudah pengguna menggunakan ap-

likasi, berilah bantuan sepanjang aplikasi dengan pemberian pesan

bantu dibaris status dan juga sertakan juga manual book.

 BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN

3.1. Sejarah Perusahaan

AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan

penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama Astra

Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000 dengan

manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Astra International Tbk.

Saat ini AUTO2000 adalah retailer Toyota terbesar di Indonesia, yang men-

guasai sekitar 42% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya,

AUTO2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor sebagai Agen Tunggal

Pemegang Merek (ATPM) Toyota, yang menjadikan AUTO2000 adalah salah satu

founder dealer resmi Toyota.

AUTO2000 saat ini memiliki 110 outlet (terdiri dari 13 outlet V-hanya me-

layani jual beli kendaraan, 81 outlet VSP-melayani jual beli & service kendaraan,

& 16 outlet VSPBP-melayani jual beli, service, perbaikan & pengecatan bodi ken-

daraan). Kedepannya jumlah jaringan AUTO2000 pun akan terus bertambah seiring

dengan pertumbuhan bisnis, serta untuk memenuhi kebutuhan seluruh pelanggan

Toyota, serta memberi kemudahan bagi calon pembeli Toyota.

Sesuai dengan slogan-nya “Urusan Toyota Lebih Mudah!”, AUTO2000

senantiasa berupaya memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh pelang-

gannya dalam membeli & memiliki kendaraan Toyota melalui :

34
 35

a. Kemudahan dalam mencari informasi tentang Toyota di AUTO2000 me-

lalui website, aplikasi mobile, & call center yang dapat diakses kapanpun

& dimanapun.

b. Kenyamanan bagi pelanggan dengan fasilitas outlet AUTO2000 yang

modern, warm, & pressure free.

c. Kemudahan & kenyamanan transaksi dengan layanan one stop shopping

service AUTO2000 yang bekerjasama dengan berbagai value chain

d. Kemudahan dalam mendapatkan kendaraan sesuai kesepakatan, tepat

waktu, dan melampaui harapan pelanggan.

e. Kemudahan mendapatkan jasa layanan after sales service terbaik selama

kepemilikan kendaraan, dengan berbagai project penunjang yang ino-

vatif seperti :

i. Toyota Home Service (THS), kemudahan service secara fleksibel

untuk menghargai kualitas waktu pelanggan.

ii. Express Maintenance, kehandalan serta kecepatan perawatan ken-

daraan & service berkala kurang dari 1 jam.

iii. Express Body & Paint , kehandalan perbaikan body kendaraan 3

panel dalam waktu 8 jam yang merupakan satu-satunya layanan

yang sudah tersertifikasi oleh Toyota di wilayah Asia Tenggara.

iv. Booking Service, kemudahan pemesanan untuk memastikan

pengerjaan perawatan kendaraan yang berkualitas.

 36

v. Maintenance Reminder System, layanan/jasa pengingat bagi

pelanggan dalam melakukan pengecekan, perawatan, serta service

berkala untuk memastikan kualitas kendaraan Toyota tetap prima.

vi. Serta berbagai produk inovatif lainnya yang akan senantiasa

AUTO2000 hadirkan bagi pelanggan untuk merasakan “Life is

Easy”.

3.1.1. Visi Dan Misi Perusahaan.

a. Visi AUTO2000

Menjadi dealer Toyota terbaik & terhandal di Indonesia,

melalui proses bisnis berkelas dunia

b. Misi AUTO2000

i. Melayani pelanggan melalui pengalaman kepemilikan

yang paling memuaskan

ii. Menjadi kontributor terbaik untuk Toyota di seluruh kota

& kabupaten

iii. Menciptakan tumbuh yang berkes magnetic bagi seluruh

pemangku kepentingan

iv. Senantiasa berkomitmen untuk menggambarkan bisnis

sesuai kaidah Good corporate governance & corporate

social responsibility.
 37

3.1.2. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi di AUTO2000 Salemba terdiri dari Kepala Bagian,

Kepala Sales Departement, Kepala Sales Departement, Kepala Service De-

partement, dan CRC (Costumer Relations Coordinator). Berikut ini adalah

struktur organisasi AUTO 2000 Salemba.

 STRUKTUR ORGANISASI

AUTO2000 SALEMBA

Kepala Cabang

Kepala Sales Departement Kepala ADM. Departement Kepala Service Departement CRC

Sales Supervisor Sales Supervisor Sales Supervisor PGA Service Advisor

Technical Leader
Cashier

PTM
Sales Unit Sales Unit Sales Unit
Administrasi
Foreman Mekanik

Counter Sales Counter Sales

Security
Partsman

THS
Cleanig Service

PDS (Mechanic) Driver

Washing

Booking

MRS

Valet Service

Messenger

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi AUTO2000 SALEMBA

(Sumber, AUTO2000 SALEMBA 2018

38
 39

3.1.3. Deskripsi Kerja

Deskripsi Kerja Deskripsi Kerja adalah suatu pernyataan tertulis

yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh

si pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan apa

yang mengharuskan pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi

tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam

dan di luar organisasi serta uang lingkup pekerjaan dimana si pemegang

jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan

yang ditetapkan oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara kese-

luruhan.

Berikut adalah uraian tugas (Job Description) setiap bagian yang

terdpat pada AUTO2000 Salemba :

1. Kepala Cabang

Kepala cabang mempunyai tugas penting dalam mengontrol dan

mengkoordinasi bagian Sales Departement, Administrasi Departe-

ment, Service Departement dan CRC.

Tugas pokok kepala cabang sebagai berikut :

a. Melakukan kegiatan pengelolaan cabang dibidang penjualan,

administrasi, service serta mengoptimalkan sumber daya yang

ada dalam usaha pencapaian target.

b. Meningkatkan produktivitas/performance cabang serta kepua-

san pelanggan.

c. Membuat perencanaan strategis, policy, arah dan target cabang

sesuai dengan guideline dari Pusat.

 40

2. Kepala Sales Departement

Kepala Sales Departemen mempunyai peran penting dalam urusan

penjualan produk yaitu mobil toyota, kepala sales departemen

mempunyai bawahan sales supervisor, sales unit, counter sales,

Kepala Sales Administrasi memiliki atasan langsung Kepala

Cabang.

Tugas dan tanggung jawab kepala sales departement sebagai beri-

kut :

a. Mengontrol kinerja sales supervisor

b. Memberikan masukan kepada sales supervisor

c. Mempunyai tanggung jawab dalam hal penjualan kepada

kepala cabang.

3. Kepala Administrasi Departement

Kepala Administrasi Departement memiliki banyak tanggung ja-

wab dan tugas, Kepala admistrasi departement juga memiiki bawa-

han yang cukup banyak, diantaranya PGA, Cashier, Administrasi

Unit, Administrasi Service, Administrasi Bahan, Security, dan

Cleaning Service, Kepala Departement Admisitrasi memiliki ata-

san langsung kepala cabang.

Tugas dan tanggung jawab Kepala Administrasi Departement di-

antaranya sebagai berikut :

 41

a. Menjadi konsultan bagi Kepala Cabang dalam melaksanakan

operasional cabang.

b. Menjalankan fungsi support dalam pelaksanaan operasional

cabang.

c. Mengelola keuangan dan asset cabang.

d. Memastikan pelaksanaan sistem operasioanal dalam bidang :

administrasi keuangan, perpajakan, personalia & GA sesuai

dengan ketentuan yang berlaku untuk mendukung peningkatan

produktivitas dan pencapaian performance cabang.

e. Mencegah terjadinya penyimpangan operasional di cabang.

4. Kepala Service Departement

Kepala Service Departement mempunyai bawan cukup banyak di-

antaranya, Service Advisor, Technical Leader, Foreman, Partman,

THS, PDS (Mekanik), Washing, Booking, Valet Service, Messen-

ger, Mekanik, dan Driver. Bukan hanya itu Kepala service depar-

tement memiliki atasan langsung kepada kepala cabang.

Sedangkan tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

a. Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkat-

kan mutu dan kecepatan pelayanan melalui SOP (Standar

Operasional Pelayanan) yang berlaku serta menginformasikan

kompetensi jajaran personel bengkel dalam usaha pencapaian

target untuk meningkatkan produktibitas dan pencapaian per-

formance bengkel serta kepuasan pelanggan.

 42

b. Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian revenue

workshop, Unit Entry & Car Return sesuai standar yg ditetap-

kan.

c. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel (dan per-

formance jajaran personel bengkel).

d. Mengontrol stock gudang bengkel (Spare Parts) sesuai dengan

target service rate.

e. Pembinaan dan pengembangan personil bengkel.

f. Mengevaluasi pelaksanaan prosedur bengkel.

5. CRC (Costumer Relations Coordinator)

CRC (Costumer Relations Coordinator) tidak memiliki bawahan,

namun memiliki atasan langsung kepada kepala cabang.

Adapun tugas dan tanggung jawab CRC (Costumer Relations Co-

ordinator) sebagai berikut :

a. Menangani kegiatan customer focus

b. Mengelola data hasil survey PT.TAM (Toyota Astra Motor)

c. Mengadakan training kepada CS (Costumer Service)

d. Menangani keluhan pelanggan.

6. Sales Supervisor

Sales Supervisor masing masing memiliki bawahan yaitu sales unit

dan memiliki atasan yaitu kepala sales departement, Sales super-

visor memiliki tugas utama salah satunya memastikan proses ber-

jalan lancar mulai dari aktivitas penjualan sampai dengan penye-

rahan ke pelanggan.
 43

Adapun tanggung jawab dan tugas sales supervisor diantaranya :

a. Bertanggung jawab untuk delivery kendaraan yang telah dijual

kepada pelanggan.

b. Memantau hasil kerja salesman, dan menyiapkan suatu petun-

juk sebagai solusi terhadap masalah yang sering dihadapi.

c. Melakukan supervisi dan koordinasi antara salesman dan

counter sales untuk mencapai target penjualan.

d. Membantu Kepala Cabang dalam menyusun program

penjualan.

e. Mengawasi dan mengarahkan penjualan para salesman dan

counter penjualan dari saat pemesanan sampai dengan real-

isasi.

7. Sales Unit

Sales Unit merupakan ujung tombak dari penjualan produk, sebab

sales unit langsung bertemu dan berkomunikasi dengan pelanggan,

Tanggung jawab dan tugas sales unit sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang te-

lah ditetapkan.

b. Memelihara dan melayani pelanggan.

c. Memelihara aktivitas kunjungan harian.

d. Melaksanakan prospecting, baik melalui kunjungan langsung

ke calon pelanggan atau melalui telepon.

 44

e. Menunjukkan sifat ramah, sopan santun dan menarik dalam

penawaran dan negosiasi, penutupan penjualan, penyerahan

kendaraan serta pelayanan purna jual.

8. Counter Sales

Berikut tugas dan tanggung jawab counter sales :

a. Bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang te-

lah ditetapkan.

b. Memelihara dan melayani pelanggan.

c. Bertanggung jawab untuk mendukung dan melaksanakan

segala program Customer Relation ( CR ).

d. Melayani tamu tamu yang datang ke showroom.

e. Mewakili salesman apabila yang bersangkutan tidak ada di

tempat.

f. Menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan.

g. Menunjukkan sifat ramah dan sopan dalam melayani pelang-

gan dan calon pelanggan.

h. Mempersiapkan laporan harian, mingguan, dan bulan kepala

Supervisor atau kepala cabang.

9. PGA (Personalia General Affair)

PGA (Personalia General Affair) disetiap perusahaan wajib ada

untuk mengatur segala sesuatu administrasi semua karyawan.

Berikut tugas dan tanggung jawab PGA (Personalia General Af-

fair):

a. Mencari Tenaga Kerja Baru (Recruitment).

 45

b. Penilaian Terhadap Kinerja Karyawan (Performance Manage-

ment).

c. Training dan Pembelajaran untuk Karyawan (Learning).

d. Memberi penghargaan terhadap karyawan.

e. Memberi sangsi kepada karyawan yang melanggar aturan.

f. Mengoreksi absen seluruh karyawan setiap bulannya.

10. Cashier (Kasir)

Tugas utama kasir ialah Membukukan Pengeluaran & Penerimaan

Uang (Cash atau Transfer), adapun tanggung jawab dan tugas

lainnya sebagai berikut :

a. Melakukan supervisi dan koordinasi antara salesman dan

counter sales untuk mencapai target penjualan.

b. Membantu kepala cabang dalam menyusun program

penjualan.

c. Mengawasi dan mengarahkan penjualan para salesman dan

counter penjualan dari saat pemesanan sampai dengan real-

isasi.

d. Bertanggung jawab terhadap pencapaian target kelompok

salesman yang dibawahinya.

e. Membuat dan menyerahkan laporan dan statistik penjualan te-

pat pada waktunya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

f. Mengadakan analisa terhadap harga dan perkembangan kom-

petitor, dan melaporkannya ke kepala cabang.

 46

g. Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan dan berusaha

menarik pelanggan pelanggan baru.

11. Admisitrasi

Administrasi dibawah pimpinan kepala admisitrasi departement di-

mana memiliki banyak tugas.

Diantara tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

a. Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan sales dan

service departement untuk pergerakan spare parts atau pen-

catatan mobil yang terjual.

b. Berinteraksi dengan vendor (pihak ke tiga).

c. Mengadakan alat tulis kantor.

d. Mencatat dengan baik semua laporan.

e. Mengaudit biaya dan mendokumentasikan biaya.

f. Memastikan proses administrasi yang terkait dengan customer

baik di unit, service & parts, sesuai dengan SOP dan regulasi

yang berlaku.

g. Memastikan terpenuhinya kebutuhan cabang terhadap hal-hal

yang terkait dengan kepuasan pelanggan (contoh: kenyamanan

ruang tunggu, kebersihan toilet, dsb).

12. Security (Petugas Keamanan)

Security (Keamanan) memiliki fungsi yang sangat penting, secu-

rity merupakan bawahan dari kepala administrasi departement.

Sedangkan tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

 47

a. Mengawasi keluar masuknya orang dilingkungan

AUTO2000 Salemba.

b. Mencatat buku tamu.

c. Menjaga mesin absen para karyawan.

d. Memberikan informasi kepada pelanggan yang ingin service.

e. Mengatur antrian service bengkel.

f. Menjaga parkiran pelanggan dan karyawan.

g. Mencatat barang masuk dari PT.TAM (Toyota Astra Motor)

13. Cleaning Service (Petugas Kebersihan)

Cleaning Service (Petugas Keamanan) memiliki peran penting

didalam suatu organisasi atau perusahaan, cleaning service

dibawah pimpinian kepala administrasi departement.

Adapun tugas cleaning service sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas kebersihan seluruh bagian didalam

dan diluar gedung AUTO2000 Salemba.

b. Mengontrol tempat sampah disetiap ruangan.

c. Membuang sampah dua kali sehari disetiap ruangan.

d. Membersihkan bagian interior terutama yang dilihat oleh

pelanggan.

e. Menjalin komunikasi dengan pihak kebersihan kelurahan

salemba.

f. Mengawasi dan membersihkan toilet, terutama toilet yang

dipakai oleh pelanggan.

14. Service Advisor

 48

Service Advisor Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelang-

gan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan,

menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, mem-

buat PKB (Perintah Kerja Bengkel) dan estimasi waktu serta biaya

untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapihan data

data kendaraan pelanggan.

Service advisor memiliki atasan langsung kepada Kepala Service

Departement (Kepala Bengkel).

Adapun Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

a. Melayani customer, yaitu menganalisa kerusakan dan me-

meriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil pemeriksaan

pada customer.

b. Memasukan data keluhan customer mengenai kondisi ken-

daraan customer ke komputer.

c. Membuat PKB (Perintah Kerja Bengkel).

d. Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan

atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada customer.

e. Menginformasikan pekerjaan tambahan (bila ada) kepada

customer beserta estimasi biaya dan waktu tambahan yang di

perlukan.

f. Menjalankan part request.

15. Technical Leader

Technical leader memliki peran penting pada service departement,

jika terjadi sesuatu pada mobil pelanggan yang sulit di selesaikan

 49

oleh mekanik maka disini peran technical leader dibutuhkan, tech-

nical leader memiliki atasan langsung kepada kepala service de-

partement.

Berikut tugas dan tanggung jawab technical leader :

a. Memberikan masukan kepala service departement.

b. Memberikan pelajaran dan wawasan kepada mekanik.

c. Menjalin komunikasi dengan partman.

d. Memberikan informasi kepada pelanggan terkait kondisi mo-

bilnya.

e. Mengawasi kinerja mekanik.

16. Foreman

Mengkoordinir dan mengoptimalkan jalannya kerja mekanik da-

lam menangani pekerjaan berdasarkan Perintah Kerja Bengkel

(PKB) dan sesuai dengan standar yang berlaku.

Adapun Foreman tugas dan tanggung jawab foreman sebagai beri-

kut :

a. Menganalisa PKB (Perintah Kerja Bengkel) dari Service Advi-

sor untuk mendistribusikan job kepada mekanik.

b. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB (Perintah Kerja

Bengkel) dan flate rate yang di tetapkan.

c. Mendukung mekanik dalam penyediaan suku cadang dan

penyediaan tools.

d. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang

di hadapi untuk di serahkan pada atasan.

 50

e. Membantu kelancaran parkir dan flow unit yang ada di bengkel

f. Menjalankan papan control progress pekerjaan mekanik.

g. Ikut bertanggung jawab terhadap keselamatan dan lingkungan

kerja.

17. Partman

Setelah dapat PKB (Perintah Kerja Bengkel) dari Service Advisor,

selanjutnya partman menyediakan spare parts yang sudah tertera

di PKB (Perinta Kerja Bengkel) lalu diserahkan ke mekanik, part-

man masuk dalam bagian Service Departement.

Tugas dan tanggung jawab partman sebagai berikut :

a. Menyiapkan part yang di pesan untuk kendaraan booking.

b. Memesan part ke partman apabila part yang di pesan belum

tersedia di stock.

c. Menyimpan parts yang di pesan secara khusus di rak pesanan

khusus agar tidak di pergunakan untuk keperluan lain.

d. Melaporkan ke PTM apabila parts tidak ada dan memberikan

estimasi waktu kedatangan parts.

e. Menyusun daftar penggunaan parts atau parts supply slip dan

menyerahkan ke petugas administrasi.

f. Membuat pencatatan loss sales.

18. PTM (Pembagian Tugas Mekanik)

 51

PTM (Pembagian Tugas Mekanik) dibawah kepemimpinan kepala

service departement.

Berikut tugas dan tanggung jawab PTM (Pembagian Tugas

Mekanik) sebagai berikut :

a. Mengecek kendaraan yang booking keesokan harinya,

mengkoordinasikan mekanik.

b. Melaksanakan sistem perjanjian yang sistematis.

c. Membuat pencatatan tertulis mengenai kendaraan booking.

d. Mengatur waktu pengerjaan sesuai dengan janji penyerahan.

e. Membagikan pekerjaan kepada mekanik melalui foreman.

19. THS (Toyota Home Service)

THS (Toyota Home Service) Salah satu produk atau program

unggulan AUTO2000 yaitu menerima panggilan service (perbai-

kan) dimanapun berada.

Berikut tugas dan tanggung jawab THS (Toyota Home Service):

a. Mengelola order THS (Toyota Home Service).

b. Mengatur pembagian order kepada mekanik THS (Toyota

Home Service).

c. Menghubungi customer meberitahukan bahwa mekanik yang

dimaksud sedang menuju ke rumah pelanggan.

d. Melakukan pencatatan order THS (Toyota Home Service)

e. Menata administrasi THS (Toyota Home Service).

f. Membuat laporan bulanan THS (Toyota Home Service).

20. PDS (Pre Delivery Inspection)

 52

a. Mewakili cabang untuk melakukan serah terima fisik ken-

daraan baru maksimal 1 x 24 jam dan bertaggung jawab pada

persiapan fisik kendaraan tersebut.

b. Menjaga, merawat, menyimpan (baik di stock yard ataupun

display), dan meningkatkan kualitas kendaraan selama berada

di cabang sesuai dengan ketentuan perawatan yang telah di

tetapkan.

c. Mengatur pelaksanaan pemasangan optional sesuai dengan or-

der yang ada.

d. Membuat laporan yang menyangkut operasional logistic atau

stock unit di cabang.

e. Patuh terhadap sistem dan prosedur yang berlaku di cabang .

f. Memeriksa kendaraan yang telah di perbaiki, apakah sesuai

dengan PKB (Perintah Kerja Bengkel)

g. Melakukan test drive dan memeriksa keberadaan part bekas di

dalam kendaraan.

h. Menyerahkan kembali kendaraan pada customer dalam

keadaan bersih berikut part bekas.

i. Melakukan follow up ke customer setelah 2-3 hari kendaraan

di perbaiki di bengkel.

j. Mengingatkan customer untuk melakukan perawatan berkala

berikutnya pada saat selesai perawatan atau perbaikan.

21. Washing
 53

a. Melakukan pencucian exterior kendaraan dan karpet tamba-

han.

b. Melakukan pencucian kendaraan sesuai work order.

c. Melakukan pencucian kendaraan bengkel.

d. Memastikan kebersihan kendaraan.

22. Booking Service

a. Memberikan gate pass pada setiap kendaraan yang masuk ar-

eal atau lokasi kantor.

b. Meminta dan memeriksa gate pass pada setiap kendaraan yang

keluar areal atau lokasi kantor.

c. Mengarahkan dan mengatur parker kendaraan yang masuk ar-

eal atau lokasi kantor.

d. Membukakan jalan kendaraan yang akan keluar areal / lokasi

kantor.

e. Melakukan stock opname kendaraan yang menginap di lokasi.

f. Melakukan stock opname inventaris kantor.

g. Memeriksa dan mencatat dokumen kendaraan atau barang

yang akan keluar lokasi..

h. Memeriksa surat ijin kerja vendor dan mencatat nama pekerja

vendor pada form yang ada.

23. Valet Service

a. Memindahkan kendaraan dari stall penerimaan ke lubbing,

stall tunggu perbaikan maupun stall inovasi.

 54

b. Memindahkan kendaraan dari stall tunggu ke stall perbaikan.

c. Memindahkan kendaraan dari stall final inpection dan stall

vacuum ke washing.

d. Memindahkan kendaraan dari stall washing ke stall parkir

pelanggan.

24. Mekanik

a. Memasangkan fender cover pada kendaraan yang akan di ser-

vice sebelum mulai bekerja.

b. Melakukan pekerjaan sesuai dengan permintaan yang tertulis

pada work order dan petunjuk dari foreman.

c. Memastikan kualitas part yang akan di ganti dan mengkonfir-

masikan kepada foreman jika terdapat keraguan.

d. Melaporkan kepada foreman jika mungkin memerlukan waktu

lebih dari yang di estimasikan, atau terdapat pekerjaan tamba-

han yang perlu di lakukan.

e. Memastikan semua pekerjaan yang di minta oleh pelanggan

telah di kerjakan dan mengkonfirmasikannya kepada foreman.

f. Merapihkan part bekas dan di masukkan ke dalam kendaraan

/ bagasi.

g. Melaporkan kepada foreman bahwa pekerjaan telah selesai,

melepaskan fender cover untuk di simpan di tempat penyim-

panan.

h. Menjaga kebersihan tempat kerja.

i. Patuh terhadap system dan prosedur yang berlaku di cabang.

 55

j. Memeriksa kendaraan yang telah di perbaiki, apakah sesuai

dengan PKB (Perintah Kerja Bengkel).

3.2. Analisa Sistem Berjalan

Adapun analisa sistem yang berjalan pada auto2000 adalah sebagai

berikut:

a. Proses pemesanan.

1. Proses pemesanan diawali oleh customer dengan memesan langsung ke

bagian Suku Cadang secara lisan dan diterima oleh partman. sebelumnya

partman memberikan informasi kepada customer bahwa untuk memesan

Suku Cadang harus melakukan pembayaran terlebih dahulu ke kasir dari

total harga Suku Cadang yang dipesan.

2. Setelah terjadi kecocokan partman membuat faktur Suku Cadang, setelah

selesai dibuat faktur Suku Cadang customer diberikan faktur suku Suku

Cadang satu dan dua, sedangkan rangkap ketiga disimpan partman se-

bagai arsip. Kemudian customer menuju ke kasir dan memberikan faktur

Suku Cadang rangkap satu dan dua.

b. Proses pembayaran

1. Proses ini dimulai dari costumer menyerahkan faktur Suku Cadang R1 &

2 ke kasir. Selanjutnya kasir mengecek faktur Suku Cadang yang diberi-

kan oleh customer, kemudian kasir menginfokan ke customer untuk

melakukan pembayaran dari total harga Suku Cadang yang dipesannya.

2. Proses pembayaran selesai, lalu kasir memberikan setempel lunas pada

faktur Suku Cadang rangkap satu dan dua, Setelah itu kasir membuat
 56

kwitansi atau bukti pembayaran. Selanjutnya kasir memberikan faktur

Suku Cadang rangkap satu terstempel dan kwitansi rangkap satu serta

rangkap tiga kepada Customer. Sampai disini proses pembayaran sudah

selesai.

c. Proses penyerahan Suku Cadang

1. Proses ini dimulai dari customer membawa faktur Suku Cadang rangkap

satu yang sudah distempel lunas oleh kasir dan kwitansi rangkap satu

dan tiga kepada Partman. Selanjutnya Partman mengecek faktur Suku

Cadang rangkap satu dan kwitansi rangkap satu dan tiga.

2. Jika sudah dicek dan benar selanjutnya Partman memberikan faktur

Suku Cadang rangkap satu serta kwitansi rangkap satu kepada customer

disertai Suku Cadang yang dipesannya. Sedangkan kwitansi rangkap

tiga disimpan oleh partman untuk arsip dan data untuk membuat laporan

penjualan. sampai disini proses penyerahan Suku Cadang selesai.

d. Proses pembuatan laporan

1. Proses ini dimulai dari partman membuat laporan penjualan dimana

data-datanya berdasarkan faktur Suku Cadang R3 dan kwitansi R3 atau

bukti pembayaran. Setelah laporan penjualan selesai dibuat selanjutnya

dimintakan pesetujuan ke Kepala Service Departemen.

2. Kepala Service Departement mengecek laporan penjualan dengan

melakukan kecocokan dengan data-data pendukung seperti faktur Suku

Cadang R3 dan Kwitansi R3, jika sudah valid maka Kepala Service De-

partement menanda tangani laporan penjualan tersebut alias disetujui

dan diberikan kembali kepada Partman lalu disimpannya sebagai arsip.

 57

3.3. Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan

Diagram ini menggambarkan rancangan global atau keseluruhan dari

proses yang ada pada DFD. Gambar 3.2 berikut ini merupakan tampilan dari context

diagram sistem yang berjalan.

1. Pemesanan 3. Info
5. Persetujuan Info 7. Faktur suku cadang Rangkap 1 & 2 Terceklist
9. Faktur suku cadang Rangkap 1 & 2
Customer Partman
13. Pembayaran 19. Faktur suku cadang Rangkap 1 +
Kwitansi Rangkap 1 dan Suku Cadang
17. Faktur suku cadang Rangkap 1 21. Lap Penjualan u/ disetujui +
terstempel Lunas + Kwitansi Rangkap 1 & 3 Bukti Pendukung

24. Lap Penjualan disetujui +

16. Faktur suku cadang Rangkap
1 terstempel + Kwitansi Rangkap
1&3
12. Info Pembayaran
8. Faktur suku cadang Rangkap 1 & 2 Terceklist Mobil pada Auto 2000 cabang
4. Info
20. Faktur suku cadang Rangkapn1 +
Kwitansi Rangkap 1 dan Suku Cadang
23. Lap Penjualan disetujui +
Bukti Pendukung
Bukti Pendukung
18. Faktur suku cadang Rangkap 1
Sistem Penjualan Suku Cadang
terstempel Lunas + Kwitansi Rangkap
1&3
6. Persetujuan Info
salemba 2. Pemesanan
10. Faktur suku cadang
Rangkap 1 & 2
14. Pembayaran
terstempel + Kwitansi Rangkap 1 & 3
15. Faktur suku cadang Rangkap 1
11. Info Pembayaran

22. Lap Penjualan u/ disetujui +

Kepala Bukti Pendukung Kasir
Service Dept

Gambar 3. 2 Diagram Context Sistem Berjalan

3.4. Diagram Nol Sistem Berjalan

Adapun diagram nol sistem berjalan bisa dilihat pada gambar 3.3
 58

1. Pemesanan 2. Pemesanan
4. Info 1.0 3. info
Custumer 5. Persetujuan Info Proses 6. Persetujuan Info Partman
Pemesanan
8. Faktur Suku Cadang 7. Faktur Suku Cadang
Rangkap 1 & 2 Terceklist Rangkap 1 & 2 Terceklist

Faktur
Suku Cadang
9. Faktur Suku Cadang Rangkap 1 & 2

10. Faktur Suku Cadang

12. Info Pembayaran
Rangkap 1 & 2
2.0
13. Pembayaran Proses 11. Info Pembayaran Kasir
Pembayaran 14. Pembayaran
16. Faktur Suku Cadang
Rangkap 1 terstempel + 15. Faktur Suku Cadang
kwitansi Rangkap 1 & 3 Rangkap 1 terstempel +
Kwitansi Rangkap 1 & 3
Kwitansi Faktur Suku Cadang
terstempel

18. Faktur Suku Cadang

17. Faktur Suku Cadang R1 3.0 Rangkap 1 terstempel Lunas +
terstempel Lunas + Kwitansi R1 & 3 Proses Kwitansi Rangkap 1 & 3
Penyerahan
20. Faktur Suku Cadang Suku Cadang 19. Faktur Suku Cadang
Rangkap 1 + Kwitansi Rangkap Rangkap 1 + Kwitansi
1 dan Suku Cadang Rangkap 1 dan Suku Cadang

Suku Cadang

23. Lap Penjualan u/

disetujui + Bukti 4.0 21. Lap Penjualan u/
Kepala Pendukung Proses disetujui + Bukti
Service Dept Pembuatan Pendukung
22. Lap Penjualan disetujui laporan
+ Bukti Pendukung 24. Lap Penjualan disetujui
+ Bukti Pendukung

Lap Penjualan

Gambar 3. 3 Diagram Nol SisteTm Berjalan

3.5. Diagram Rinci Sistem Berjalan

3.5.1. Diagram Rinci Level 1 Proses Pemesanan

Diagram rinci level 1 proses pemesanan dapat dilihat pada gambar

3.4
 59

1. Pemesanan 2. Pemesanan
1.1 Pesan
Custumer Partman
Suku Cadang

4. Info 1.2 3. Info

Pemberian
Info

5. Persetujuan Info 1.3 6. Persetujuan Info

Persetujuan
Info

8. Faktur suku cadang Rangkap 1 & 2 Terceklist 1.4 7. Faktur suku cadang Rangkap 1 & 2 Terceklist
Penyerahan
Faktur

Faktur Suku Cadang

Gambar 3. 4 Diagram Rinci Level 1 Proses Pemesanan

3.5.2. Diagram Rinci Level 2 Proses Pembayaran

Diagram Rinci Level 2 Proses Pembayaran bisa dilihat pada gam-

bar 3.5
 60

10. Faktur suku cadang

9. Faktur suku cadang Rangkap 1&2 2.1 Rangkap 1&2
Custumer Pesananan Kasir
Suku Cadang

12. Info pembayaran 2.2 11. Info pembayaran

Pemberian
Info

2.3 14. Pembayaran

13. Pembayaran
Persetujuan
Info

15. Faktur suku cadang Terstempel

16.Faktur suku cadang Terstempel
2.4 + Kwitansi Rangkap 1&3
+ Kwitansi Rangkap 1&3
Penyerahan
Faktur

Faktur Suku Cadang

Faktur Suku Cadang terstempel

Gambar 3. 5 Diagram Rinci Level 2 Proses Pembayaran

3.5.3. Diagram Rinci Level 3 Proses Penyerahan Suku Cadang

Diagram rinci level 3 proses penyerahan Suku Cadang bisa dilihat

pada gambar 3.6

Faktur Suku Cadang

Kwitansi
Terstempel

3.1
Custumer Penyerahan 18. Faktur Rangkap 1 Partman
17. Faktur Rangkap 1 Kwitansi terstempel Lunas + kwitansi
terstempel Lunas
Rangkap 1 & 3
+ kwitansi Rangkap 1 & 3

3.2
Penyerahan
20. Faktur Rangkap 1 terstempel Lunas Spare Part 19. Faktur Rangkap 1 terstempel Lunas
+ kwitansi Rangkap 1 dan Suku Cadang + kwitansi Rangkap 1 dan Suku Cadang

Suku Cadang

Gambar 3. 6 Diagram Rinci Level 3 Proses Penyerahan Suku Cadang

 61

3.5.4. Diagram Rinci Level 4 Proses Pembuatan Laporan

Diagram rinci level 4 proses pembuatan laporan bisa dilihat pada

gambar 3.7

Faktur Suku Cadang

Kwitansi
Terstempel

4.1
Kepala
Partman Penyerahan
Service Dept
Lap Penjualan u/ disetujui + Laporan Lap Penjualan u/ disetujui +
Bukti Pendukung Bukti Pendukung

4.2
Pengembalian
Lap Penjualan disetujui + Bukti Laporan Lap Penjualan disetujui + Bukti
Pendukung Pendukung

Laporan Penjualan

Gambar 3. 7 Diagram Rinci Level 4 Proses Pembuatan Laporan

3.6. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupakan suatu model jaringan yang

menggunakan data yang disimpan dari sistem secara ekstra dan mempunyai tujuan

utama untuk menunjukan objek data dan hubungan yang ada pada objek tersebut.

Kemudian sebagai alat bantu untuk menganalisa suatu program. Hubungan tersebut

dapat digambarkan sebagai berikut pada gambar 3.8.

 62

Gambar 3. 8 Entity Relationship Diagram Sistem Berjalan

3.7. Kamus Data Sistem Berjalan.

Kamus data merupakan penjelasan tertulis mengenai data yang berada dida-

lam database. Adapun data yang digunakan didalam sistem penjualan suku cadang

Auto 2000 adalah sebagai berikut :

a. Nama Simpanan Data : Faktur Suku Cadang

Alias : Faktur Suku Cadang

Bentuk Data : Kertas

Penjelasan : Digunakan untuk bukti pemesanan barang

 63

Periode : Setiap ada order masuk

Volume : 1 lembar

Struktur data : Kop_Surat + Alamat_kantor + No_NPWP +

No_faktur + tgl_Penerbitan_faktur +

Jam_penerbitan_faktur + Kode_pelanggan +

Nama_pelanggan + Alamat_pelanggan +

No_tlp_pelanggan + No_npwp_pelanggan +

no_tgl_dms + tgl_jatuh_tempo + Nilai_Faktur +

no_kode_suku_cadang + Qty + harga_satuan +

harga_total + potongan + harga_bersih +

Sub_total_Dpp + PPN + Sub_total

b. Nama Simpanan Data : Kwitansi

Alias : Kwitansi

Bentuk Data : Kertas

Penjelasan : Bukti Pembayaran

Periode : Setiap ada Transaksi penbayaran

Volume : 1 lembar

Struktur data : Kop_surat + Alamat_kantor + Nomor + tanggal +

No_tgl_tdms + Telah_terima_dari +

Uang_sejumlah + No + No_faktur + keterangan +

Perhatian + Stempel + ttd + Nama_pejabat +

Jabatan

c. Nama Simpanan Data : Faktur Suku Cadang Terstempel

Alias : Faktur Suku Cadang Terstempel

 64

Bentuk Data : Kertas

Penjelasan : Bukti Pemesanan barang tervalidasi

Periode : Setiap pengambilan suku cadang

Volume : 1 lembar

Struktur data : Kop_Surat + Alamat_kantor + No_NPWP +

@No_faktur + tgl_Penerbitan_faktur +

Jam_penerbitan_faktur + Kode_pelanggan +

Nama_pelanggan + Alamat_pelanggan +

No_tlp_pelanggan + No_npwp_pelanggan +

no_tgl_dms + tgl_jatuh_tempo + Nilai_Faktur +

no_kode_suku_cadang + Qty + harga_satuan +

harga_total + potongan + harga_bersih +

Sub_total_Dpp + PPN + Sub_total + Stempel

d. Nama Simpanan Data : Laporan Penjualan

Alias : Laporan Penjualan

Bentuk Data : Kertas

Penjelasan : Laporan Penjualan Bulanan

Periode : Setiap akhir bulan

Volume : 1 lembar

Struktur data : Judul_dokumen + @Periode + Date + Unit +

R/O_Net_Part + R/O_Parts_Suply +R/O_Parts +

R/O_Fill_Rate + R/O_Service + Jumlah_Item_part

+ Service_rate + Fill_Rate +

Jumlah_PKB_yang_di_suplay +
 65

Pembelian_TGMO_SYNTETIC +

Penjualan_TGMO_SYNTETIC +

Pembelian_TGGO + Penjualan_TGGO +

Pembelian_ACCU + Penjualan_ACCU +

Penjualan_tiga_bulan_terakhir +

Penjualan_Counter_part + Stock_Month +

Saldo_akhir + Penjualan_bulan_lalu + Type_I

+Type_II + Type_III

e. Nama Simpanan Data : Suku Cadang

Alias : Suku Cadang

Bentuk Data :-

Penjelasan : Hasil Transaksi

Periode : Setiap setiap selesai pembayaran

Volume :-

Struktur data : @no_kode_suku_cadang + Nama_Suku_Cadang

3.8. Spesifikasi File Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan ini merupakan menengani dokumen – dokumen

yang terdapat dalam proses pencatatan datanya. Adapun spesifikasi sistem ber-

jalan yang diuraikan yaitu sebagai berikut:

3.8.1. Sepesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan bentuk dokumen yang berasal dari

lingkungan dalam maupun luar sistem yang digunakan untuk melakukan

 66

proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun bentuk

dokumen tesebut adalah sebagai berikut :

a. Form Faktur Suku Cadang

Nama Field : Faktur Suku Cadang

Fungsi Field : Digunakan untuk

pemesanan Barang

Kunci Field : No_faktur

Spesifikasi Data form Faktur Suku Cadang dapat dilihat pada

tabel 3.1.

Tabel 3. 1 Spesifikasi Form Faktur Suku Cadang.

No Nama Field Type Size Keterangan

data
1 *No_faktur Varchar 15 Nomor Faktur
2 **Kode_pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan
3 **No_kode_suku_ca- Varchar 15 Kode Suku cadang
dang
4 Kop_surat Varchar 100 Identitas Perusahaan
5 Alamat_kantor Varchar 100 Alamat Kantor
6 No_NPWP Int 15 NPWP Perusahaan
7 Tgl_penerbitan_faktur Date Tanggal Penerbitan
Faktur
8 Jam_penerbitan_faktur Time Waktu Penerbitan
Faktur
9 Nama_pelanggan Char 15 Nama Pelanggan
10 Alamat_pelanggan Varchar 20 Alamat Pelanggan
11 No_tlp_pelanggan Int 15 Nomor Telepon
Pelangga
 67

12 No_npwp_pelanggan Int 15 Nomor NPWP

Pelanggan
13 No_tgl_tdms Date Tanggan DMS

14 Tgl_jatuh_tempo Date Tanggal Jatuh Tempo

15 Nilai_faktur Int 25 Nilai Faktur

16 Qty Int 3 Banyaknya
17 Harga_satuan Int 20 Harga satuan

18 Harga_total Int 20 Total Harga

19 Potongan Int 20 Potongan harga

20 Harga_bersih Int 20 Harga setelah dipotong
21 Sub_total_Dpp Int 20 Total

22 PPN Int 20 Pajak Penjualan

23 Sub_total Int 20 Total Bayar

b. Kwitansi

Nama Field : Kwitansi

Fungsi Field : Bukti Bayar

Kunci Field : Nomor

Spesifikasi Data form Kwitansi dapat dilihat pada tabel

3.2.

Tabel 3. 2 Spesifikasi Form Kwitansi.

No. Nama Field Type Size Keterangan

data
1 *Nomor Varchar 15 Nomor Kwitansi
9 **No_faktur Varchar 15 Nomor Faktur
 68

3 Kop_surat Varchar 100 Identitas perusahaan

4 Alamat_kantor Varchar 35 Alamat Kantor
5 tanggal Date Tanggal diterbitkan
Kwitansi
6 No_tgl_tdms Date Tanggal tdms
7 Te- Char 15 Nama pelanggan
lah_terima_dari
8 Uang_sejumlah Int 20 Nominal Uang
9 No Int 2 Nomor Urut
10 keterangan Char 20 Keterangan
11 Perhatian Char 50 Kalimat yang isi nya
pengingat
12 Stempel Image Stempel
13 Ttd Image Tandatangan
14 Nama_pejabat Int 20 Nama Pejabat Yang
menandatangani
15 Jabatan Char 10 Jabatan yang
menandatangani

3.8.2. Sepesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan bentuk dokumen hasil dari proses

sistem yang berjalan yang merupakan bentuk dokumen – dokumen yang

akan mendukung kegiatan manajemen. Adapun bentuk dokumen tesebut

adalah sebagai berikut :

a. Faktur Suku Cadang Terstempel

Nama Field : Faktur Suku Cadang Terstempel

Fungsi Field : Bukti Pemesanan barang tervalidasi

 69

Kunci Field : No_faktur

Spesifikasi Data Faktur Suku Cadang Terstempel dapat dilihat

pada tabel 3.3.

Tabel 3. 3 Spesifikasi Data Faktur Suku Cadang Terstempel.

No Nama Field Type Size Keterangan

data
1 *No_faktur Varchar 15 Nomor Faktur
2 **Kode_pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan
3 **No_kode_suku_ca- Varchar 15 Kode Suku cadang
dang
3 Kop_surat Varchar 100 Identitas Perusahaan
4 Alamat_kantor Varchar 100 Alamat Kantor
5 No_NPWP Int 15 NPWP Perusahaan
6 Tgl_penerbitan_faktur Date Tanggal Penerbitan
Faktur
7 Jam_penerbitan_faktur Time Waktu Penerbitan
Faktur
7 Nama_pelanggan Char 15 Nama Pelanggan
9 Alamat_pelanggan Varchar 20 Alamat Pelanggan
10 No_tlp_pelanggan Int 15 Nomor Telepon
Pelangga
11 No_npwp_pelanggan Int 15 Nomor NPWP
Pelanggan
12 No_tgl_dms Date Tanggan DMS

13 Tgl_jatuh_tempo Date Tanggal Jatuh Tempo

14 Nilai_faktur Int 25 Nilai Faktur

16 Qty Int 3 Banyaknya
17 Harga_satuan Int 20 Harga satuan

18 Harga_total Int 20 Total Harga

 70

19 potongan Int 20 Potongan harga

20 Harga_bersih Int 20 Harga setelah dipotong
21 Sub_total_Dpp Int 20 Total

22 PPN Int 20 Pajak Penjualan

23 Sub_total Int 20 Total Bayar

24 Stempel Image Stempel Validasi

b. Laporan Penjualan

Nama Field : Laporan Penjualan

Fungsi Field : Laporan Penjualan Bulanan

Kunci Field : Priode

Spesifikasi data form Laporan Penjualan Bulanan dapat dilihat

pada tabel 3.4.

Tabel 3. 4 Spesifikasi Form Laporan Penjualan Bulanan.

No. Nama Field Type Size Keterangan

data
1 *Periode Varchar 5 Bulan dan Tahun Laporan
2 Judul_dokumen Varchar 15 Judul Dokumen
3 Date Date Tanggal
4 Unit Int 5 Jumlah Unit perhari
5 R/O_Need_Parts Int 5 Jumlah Kebutuhan perhari
6 R/O_Parts_Suply Int 5 Jumlah supply part perhari
7 R/O_Parts Int 5 Jumlah Part perhari
8 R/O_Fill_Rate Int 5 Persentase Rata rata
kebutuhan part perhari
9 R/O_Service Int 5 Persentase service perhari
 71

10 Jumlah_Item_par Int 5 Jumlah Item Part perhari

t
11 Service_Rate Int 5 Persentase service
perbulan
12 Fill_Rate Int 5 Persentase Kebutuhan
perbulan
13 Jumlah_PKB_ya Int 5 Jumlah PKB
ng_di_suply
14 Pem- Int 5 Total Pembelian TGMO
be- SYNTETIC
lian_TGMO_SY
NTETIC
15 Penjualan_TGM Int 5 Total Penjualan TGMO
O_SYNTETIC SYNTETIC
16 Pem- Int 5 Total Pembelian TGGO
belian_TGGO
17 Penjualan_TGG Int 5 Total Penjualan TGGO
O
18 Penjualan_ACC Int 5 Total Penjualan ACCU
U
19 Pem- Int 5 Total Pembelian ACCU
belian_ACCU
20 Penjualan_tiga_b Int 15 Total penjualan 3 bulan
ulan_terakhir terakhir
21 Penjualan_Coun- Int 15 Total penjualan counter
ter_part part
22 Stock_Month Int 5 Bulan Stok
23 Saldo_akhir Int 15 Saldo akhir
24 Penjualan_bu- Int 15 Penjualan bulan ini
lan_lalu
25 Type I Int Type 1
26 Type II Int 15 Type 2
27 Type III Int 15 Type 3
 72

3.8.3. Spesifikasi File

Spesifikasi file pada sistem pengiriman barang ini menggunakan

file sebagai berikut :

a. File Spare Parts

Nama File : Suku Cadang

Fungsi File : Hasil Transaksi

Panjang record : 65

Kunci file : No_suku_cadang

Spesifikasi data Barang dapat dilihat pada tabel 3.5

Tabel 3. 5 Spesifikasi Data Barang

No. Nama Field Type Size Keterangan

data

1 *No_suku_cadang Varchar 5 Bulan dan Tahun Laporan

2 Nama_suku_cadang Varchar 15 Judul Dokumen

3.9. Pengkodean

Strukur pengkodean yang dipakai dalam dokumen-dokumen yang ada pada

Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang pada Auto2000 meliputi :

3.9.1. Kode Suku Cadang

Kode Barang sebagai contoh terdiri dari 11 digit, pengkodean Suku

Cadang dapat dilihat pada gambar 3.9

 73

9 9 9 9 9 - X X 9 9 9

Kode Suku Cadang Pemisah Kode Jenis Kendaraan

Contoh :

5 3 4 1 0 - B Z 0 4 0

Kode Suku Cadang Pemisah Kode Jenis Kendaraan

Gambar 3. 9 Kode Suku Cadang

3.9.2. Kode Faktur Suku Cadang

Kode Faktur Suku Cadang sebagai contoh terdiri dari 15 digit,

pengkodean Barang dapat dilihat pada gambar 3.10

X 9 9 9 - 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Kode Barang Pemisah Tahun Faktur Nomor Urut Faktur

Contoh :

T 1 6 0 - 2 0 1 8 0 0 0 2 2 1

Kode Cabang Pemisah Tahun Faktur Nomor Urut Faktur

Gambar 3. 10 Kode Faktur Suku Cadang

3.9.3. Kode Kwitansi

Kode Kwitansi sebagai contoh terdiri dari 15 digit, pengkodean Ba-

rang dapat dilihat pada gambar 3.11

 74

X 9 9 9 - 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9

Kode Barang Pemisah Tahun Kwitansi Nomor Urut Kwitansi

Contoh :

T 1 6 0 - 2 0 1 8 0 9 1 7 9 1

Kode Cabang Pemisah Tahun Kwitansi Nomor Urut Kwitansi

Gambar 3. 11 Kode Kwitansi

3.9.4. Kode Laporan Bulanan

Kode Laporan Bulanan sebagai contoh terdiri dari 11 digit,

pengkodean Barang dapat dilihat pada gambar 3.12

X X X X X X X 9 9 9 9

Bulan Laporan Tahun Laporan

Contoh :

A G U S T U S 2 0 1 8

Bulan Laporan Tahun Laporan

Gambar 3. 12 Kode Laporan Bulanan

3.10. Normalisasi Data

Normalisasi data ini dibuat untuk suatu proses yang digunakan untuk

menentukan pengelompokan atribut - atribut dalam sebuah relasi sehigga diperoleh

relasi yang terstruktur baik.

3.10.1. Faktur Suku Cadang

a. Bentuk belum ternormalisasi.

 75

Tabel data Faktur Suku Cadang yang belun ternormalisasi dapat

dilihat pada tabel 3.6

Tabel 3. 6 Faktur Suku Cadang yang belun ternormalisasi

No_faktur Alamat_kantor No_NPWP Tgl_penerbitan_faktur

T160-2018000282 Jalan. Salemba Raya No.67 Jakarta Pusat 01.303.584.6-093.000 30.10.2018

Jam_penerbitan_faktur Kode_pelanggan Nama_pelanggan Alamat_pelanggan No_tlp_pelanggan No_npwp_pelanggan

9:44:00 9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada

No_kode_suku_cadang Qty Harga_satuan Harga_total potongan

53410-BZ040 1 30000 358000
K20HR-U11 4 250000
I9145-Z6060 1 78000

Harga_bersih Sub_total_Dpp PPN Sub_total

358000 358000 10 393800

b. Bentuk Normal Pertama (1NF).

Tabel data Faktur Suku Cadang bentuk Normal Pertama (1NF)

dapat dilihat pada tabel 3.7

Tabel 3. 7 Faktur Suku Cadang bentuk Normal Pertama (1NF)

 76

No_faktur Alamat_kantor No_NPWP Tgl_penerbitan_faktur Jam_penerbitan_faktur

T160-2018000282 Jalan. Salemba Raya No.67 Jakarta Pusat 01.303.584.6-093.000 30.10.2018 9:44:00
T160-2018000282 Jalan. Salemba Raya No.67 Jakarta Pusat 01.303.584.6-093.000 30.10.2018 9:44:00
T160-2018000282 Jalan. Salemba Raya No.67 Jakarta Pusat 01.303.584.6-093.000 30.10.2018 9:44:00

Kode_pelanggan Nama_pelanggan Alamat_pelanggan No_tlp_pelanggan No_npwp_pelanggan No_kode_suku_cadang

9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada 53410-BZ040
9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada K20HR-U11
9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada I9145-Z6060

Qty Harga_satuan Harga_total potongan Harga_bersih Sub_total_Dpp PPN Sub_total

1 30000 358000 358000 358000 10 393800
4 250000 358000 358000 358000 10 393800
1 78000 358000 358000 358000 10 393800

a. Bentuk Normal kedua (2NF).

Tabel data Faktur Suku Cadang bentuk Normal kedua (2NF) dapat

dilihat pada tabel 3.8

Tabel 3. 8 Faktur Suku Cadang bentuk Normal kedua (2NF)

Faktur Suku Cadang

No_faktur Alamat_kantor No_NPWP Tgl_penerbitan_faktur Jam_penerbitan+-faktur Qty
T160-2018000282 Jala. Salemba 01.303.584.6-000 330.10.2018 9:44:00 1
T160-2018000282 Jala. Salemba 01.303.584.6-000 330.10.2018 9:44:00 4
T160-2018000282 Jala. Salemba 01.303.584.6-000 330.10.2018 9:44:00 1

Harga_total potongan Harga_bersih Sub_total_DPP PPN Sub_total

358000 358000 358000 10 393800
358000 358000 358000 10 393800
358000 358000 358000 10 393800

Pelanggan
Kode_pelanggan Nama_pelanggan Alamat_pelanggan No_tlp_pelanggan No_npwp_pelanggan
9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada
9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada
9800000026/T160 Usman Sawangan Depok 8957775261 Tidak ada
 77

Barang
No_kode_suku_cadang Harga_satuan
53410-BZ040 30000
K20HR-U11 250000
I9145-Z6060 78000

3.10.2. Kwitansi

a. Bentuk belum ternormalisasi.

Tabel data Kwitansi yang belun ternormalisasi dapat dilihat pada

tabel 3.9

Tabel 3. 9 Kwitansi yang belun ternormalisasi

Kwitansi
Nomor Alamat_kantor tanggal No_tgl_tdms

Telah_terima_dari
Uang _jumlah No No_faktur Keterangan

b. Bentuk Normal Pertama (1NF).

Tabel data Kwitansi bentuk Normal Pertama (1NF) dapat dilihat

pada tabel 3.10

Tabel 3. 10 Kwitansi bentuk Normal Pertama (1NF)

Nomor Alamat_kantor tanggal No_tgl_tdms

T160-2018012710 Jalan. Salemba 30.10.2018

Telah_terima_dari
Uang _jumlah No No_faktur Keterangan
Usman 105300 T160-2018000282
1 SPSC
 78

c. Bentuk Normal Kedua (2NF).

Tabel data Kwitansi bentuk Normal Kedua (2NF) dapat dilihat

pada tabel 3.11

Tabel 3. 11 Bentuk Normal Kedua (2NF)

Kwitansi
Nomor Alamat_kantor tanggal No_tgl_tdmsTelah_terima_dari
Uang _jumlah No Keterangan
T160-2018012710 Jalan. Salemba 30.10.2018 Usman 105300 1 SPSC

Faktur Suku Cadang

No_faktur
T160-2018000282

d. Bentuk Normal Ketiga (3NF).

Tabel data Kwitansi bentuk Normal Ketiga (3NF) dapat dilihat

pada tabel 3.12

Tabel 3. 12 Bentuk Kwitansi Normal Ketiga (3NF)

Kwitansi
Nomor Alamat_kantor tanggal No_tgl_tdmsTelah_terima_dari
Uang _jumlah No Keterangan
T160-2018012710 Jalan. Salemba 30.10.2018 Usman 105300 1 SPSC
Faktur Suku Cadang
No_faktur No_NPWP Tgl_penerbitan_faktur
Jam_penerbitan+-fakturQty
T160-2018000282 01.303.584.6-000330.10.2018 9:44:00 1
T160-2018000282 01.303.584.6-000330.10.2018 9:44:00 4
T160-2018000282 01.303.584.6-000330.10.2018 9:44:00 1

Harga_total potongan Harga_bersih Sub_total_DPPPPN Sub_total

358000 358000 358000 10 393800
358000 358000 358000 10 393800
358000 358000 358000 10 393800
 79

3.11. User Interface

User Interface merupakan bentuk tampilan Sistem Operasi yang langsung

menghubungkan antar pengguna (User).

3.11.1. Struktur Menu

Struktur menu merupakan bentuk dari perancangan program,

struktur menu berfungsi untuk memudahkan pengguna untuk melihat serta

memfungsikan sesuai dengan kebutuhan (User). Struktur menu keseluruhan

meliputi tampilan menu input data sampai dengan laporan akhir, gambar

struktur menu dapat dilihat pada gambar 3.15

Login

Menu utama

Registrasi Master Transaksi Laporan Logout

Pelanggan Faktur Suku

Cadang
Laporan Bulanan

Suku Cadang
Kwitansi

Gambar 3. 13 Struktur Menu Sistem Informasi Penjualan Suku Cadang Mobil

Pada Auto2000 Salemba
 80

3.11.2. Perancangan User Interface Login

Pada saat program dijalankan pertama kali, maka yang pertama kali

akan muncu adalah Form Login, Form Login berfungsi sebagai halaman

utama untuk memasuki sebuah aplikasi. Gambar Form Login dapat dilihat

pada gambar 3.14

_ x
Logo Aplikasi PeNjualan Spart Part

Username xxxxxxxxx

Password xxxxxxxxx

Login

Gambar 3. 14 User Interface Login

3.11.3. Perancangan User Interface Menu Utama

Menu utama merupakan gambaran dari tampilan utama ang didalam

nya terdiri dari beberapa fitur menu, mulai dari fitur menu Master, Transaksi

dampai laporan. Gambar menu utama dapat dilihat pada gambar 3.15
 81

_ x
Logo Aplikasi PenJualan Spare Part

Master Transaksi Laporan Logout

Copyright ©2019

Gambar 3. 15 User Interface Menu Utama

3.11.4. Perancangan User Interface Registrasi

Form ini merupakan tampilan dari tombol Registrasi yang berfungsi

sebagai tempat Registrasi user baru untuk mengakses Sistem Informasi ini.

Pada form Registrasi terdapat menu status data user. Form Registrasi dapat

dilihat pada gambar 3.16

 82

_ x
Logo Aplikasi PenJualan Spare Part

Master Transaksi Laporan Logout

FORM REGISTRATION

Name xxxxxxxxxxxxx
Address xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
SIM / KTP Number 9999999999999999
No Tlp 99999999999
Email xxxxx@xxxxxx
Username xxxxxxxxxx
Password xxxxxxx
No Kendaraan x99999xxx
Jenis Kendaraan xxxxxxxxxxxxxx

Save Print New Cancel

Gambar 3. 16 User Interface Registrasi

3.11.5. Perancangan User Interface Master Pelanggan

Menu master Pelanggan digunakan untuk menginput data - data

Pelanggan, mulai dari Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Alamat Pelang-

gan, Telepon Pelanggan, Email pelanggan dan No NPWP pelanggan. Gam-

bar menu Master Pelanggan dapat dilihat pada gambar 3.17

 83

Gambar 3. 17 User Interface Data pelanggan

3.11.6. Perancangan User Interface Suku Cadang

Menu Master Barang digunakan untuk menginput data - data Ba-

rang, yang meliputi Kode Suku Cadang, Nama Suku Cadang, Harga

Satuan dan Stok Suku Cadang. Gambar menu Master Barang dapat dilihat

pada gambar 3.18

Gambar 3. 18 User Interface Data Barang

3.11.7. Perancangan User Interface Faktur Suku Cadang

Menu Transaksi Faktur Suku Cadang digunakan untuk menginput

data – data faktur, yang meliputi Nomor Faktur, Tanggal, Kode Pelang-

gan,Nama Pelanggan, Alamat, Qty, Kode Suku Cadang, Nama Suku Ca-

dang, Harga satuan, Harga, Total Harga dan Gand Total. Gambar menu

Transaksi Faktur Suku Cadang dapat dilihat pada gambar 3.19

 84

Gambar 3. 19 User Interface Faktur Suku Cadang

3.11.8. Perancangan User Interface Kwitasi

Menu Transaksi Surat Jalan digunakan untuk menginput data –

data Surat Jalan, yang meliputi Nomor kwitansi, Nomor Faktur, Tanggal,

Kode Pelanggan, Nama Pelanggan, Wilayah, Id Karawan dan Nama Kar-

yawan. Gambar menu Transaksi Kwitansi dapat dilihat pada gambar 3.20
 85

Gambar 3. 20 User Interface Kwitansi

3.11.9. Perancangan User Interface Laporan Bulanan

Menu Laporan Bulanan digunakan untuk merekap data – data

Penjualan dan persentase penjualan Perbulan. Gambar menu Transaksi

Laporan Bulanan dapat dilihat pada gambar 3.21

 86

Gambar 3. 21 User Interface Laporan Bulanan

 87

3.12. Perancangan OutPut

Perancangan Output Merupakan rancangan hasil proses dari menu – menu

yang terdapat pada aplikasi, Output juga berguna sebagai dokumen simpanan

berupa hard copy yang berguna sebagai pengarsipan dokumen dalam bentuk ker-

tas. Perancangan Output dalam aplikasi ini dihasilkan dari menu Trasaksi berupa :

a. Tampilan Output Faktur Suku Cadang

Pada gambar 3.22 merupakan gambar tampilan hasil output Faktur Suku

Cadang.

Gambar 3. 22 Tampilan Output Faktur Suku Cadang

b. Tampilan Output Kwitansi

Pada gambar 3.23 merupakan gambar tampilan hasil output Kwitansi.

 88

Gambar 3. 23 Tampilan Output Kwitansi

c. Tampilan Output Laporan Bulanan

Pada gambar 3.24 merupakan gambar tampilan hasil output Laporan Bu-

lanan.
 89

Gambar 3. 24 Tampilan Output Laporan Bulanan

3.13. Analisa Masalah Pokok

Masalah pokok dari hasil penelitian terlihat Pada Gambar 3.6 Diagram

Rinci Level 3 Proses Penyerahan Spare Parts, disana telihat custumer harus
 90

kembali lagi ke partman untuk memberikan bukti bayar dan mengambil Spare

Part hal tersebut dianggap kurang efektif.

3.14. Usulan Penyelesaian

Dari analisa masalah pokok dapat di berikan usulan penyelesaian yaitu

ketika custumer diberikan faktur oleh partman. Maka selanjutnya partman dapat

langsung ke kasir dengan membawa Spare part sehingga pada saat custumer

melakukan pembayaran ke kasir spare dapat langsung diserahkan oleh kasih beserta

bukti bayar. Karena itu merupakan bentuk service ke custumer.

 91

BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan penulisan kerja praktek ini, penulis dapat mengambil kesimpulan

bahwa Kecepatan Custumer dalam mendapatkan Suku Cadang yang telah dibeli adalah

kepuasan pelanggan, sehingga custumer tidak harus kembali lagi ke partman untuk

memberikan bukti bayar dan mengambil Spare Part, hal tersebut dianggap kurang

efektif.

4.2. Saran.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka penulis mencoba mem-

berikan saran kepada AUTO200 Cabang Salemba untuk merubah sesederhana mungkin

sehingga ketika custumer diberikan faktur oleh partman. Maka selanjutnya partman

dapat langsung ke kasir dengan membawa Spare part sehingga pada saat custumer

melakukan pembayaran ke kasir spare dapat langsung diserahkan oleh kasir beserta

bukti bayar. Karena itu merupakan bentuk service ke custumer.

 DAFTAR PUSTAKA
A.S, Rosa dan M. Shalahuddin. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berori-
entasi Objek: Informatika Bandung. Bandung.

Gaol, L, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi: Jakarta.
Penerbit PT Grasindo.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan. Terstruktur Te-
ori dan Praktik Aplikasi Bisnis: ANDI, Yogyakarta.
Satubari, Tata, S.Kom., MM. (2005). Analisis Informasi Managemen: Yogyakarta.

Richardus Eko Indrajit;Richardus Djokopranoto, 2003

Kertajaya, 2006, hal 15

Moekijat,2000, hal 488

Wahana Komputer, 2010 : hal 27

Tyoso, 2016 : hal 1

Lubis, 2016 : hal 41

Kusumo (2006 : hal 109

92
 93

Faktur Suku Cadang

 94

Kwitansi
 95

Laporan Bulanan
 96

Surat Persetujuan Kerja Praktek

 97

Surat Keterangan Kerja Praktek

 98

Penilaian Mahasiswa Dari Perusahaan

 99

Umpan Balik Dari Peruasahaan