Kolaborasi Dokumen dengan

OneDrive for Business

 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Daftar Isi
Daftar Isi.............................................................................................................................................................................. 2
Apa itu OneDrive for Business? ................................................................................................................................. 3
1 OneDrive for Business sebagai Online Storage .......................................................................................... 5
1.1 Membuat File atau Folder Baru ............................................................................................................... 6
1.2 Mengunggah File atau Folder dari Komputer ................................................................................... 9
1.3 Menyunting Dokumen dengan Office Online dan Aplikasi Office.......................................... 10
2 Berbagi dan Kolaborasi Dokumen................................................................................................................ 17
2.1 Membagikan Dokumen atau Folder................................................................................................... 17
2.2 Melihat Status Share Dokumen ............................................................................................................ 21
2.3 Menggunakan Version History untuk Riwayat Versi Dokumen ............................................... 23
3 Migrasi dari Online Storage Lain................................................................................................................... 25
3.1 Melakukan Migrasi dari Google Drive ke OneDrive for Business ............................................ 25

2
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Apa itu OneDrive for Business?

Salah satu kelebihan Office 365 adalah memungkinkan Anda bekerja dengan lancar baik secara
offline atau pun online. Kelebihan ini memungkinkan untuk mengakses dokumen kapan pun, di
mana pun, dan dengan perangkat apa pun. Hal ini bisa terjadi adanya dukungan layanan
penyimpanan berkas berbasis cloud yang disediakan oleh Microsoft yang biasa disebut dengan
OneDrive for Business. Pemanfaatan OneDrive for Business dalam dunia kerja, dalam hal ini dunia
pendidikan memungkinkan para guru dan siswa meningkatkan produktivitasnya dan dapat
melakukan kolaborasi dengan mudah.

OneDrive for Business dapat diterapkan pada perangkat dengan sistem operasi Windows, Mac,
iOS, dan Android. Hadirnya OneDrive for Business sangat mendukung fleksibilitas dan kolaborasi
yang dibutuhkan oleh para akademisi untuk membangun keterampilan yang sesuai dengan
kebutuhan pada abad 21.

Beberapa fitur yang dimiliki oleh OneDrive for Business adalah seperti Anda dapat mengelola
berkas dan dokumen layaknya di Windows Explorer, seperti melakukan rename pada file atau pun
folder, memindahkan dan menyalin file atau pun folder, fitur Version History yang memungkinkan
pengguna melihat riwayat dokumen hingga ke versi terakhir, fitur Share untuk mengatur perizinan
siapa saja yang dapat mengakses dan mengedit dokumen, hingga kapasitas penyimpanan hingga
1 TB untuk setiap pengguna dengan sistem pemberkasan yang mudah.

Berdasarkan perbedaan di atas OneDrive for Business memiliki keunggulan yang jauh jika
dibandingkan dengan media penyimpanan konvensional, ia memiliki tingkat keamanan dan
fleksibilitas yang tinggi yang dapat mendukung model pembelajaran berkelompok yang
membutuhkan kolaborasi di antara para siswa.

Gambar 1 OneDrive for Business

3
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Berikut adalah tabel perbandingan cloud storage antara OneDrive, OneDrive for Business, Google
Drive dan Dropbox:

Kategori OneDrive OneDrive for Business Google Drive Dropbox

Menyunting dokumen di
Ya Ya Ya Ya
browser
Menyunting dokumen
dengan aplikasi Office di Ya Ya Tidak Tidak
komputer
Kolaborasi real-time
Ya Ya Ya Ya
bersama dengan teman
Tersedia di platform
Ya Ya Ya Ya
komputer dan mobile
Ukuran storage yang
5 GB 1 TB 15 GB 4 GB
disediakan
Instalasi Client untuk
sinkronisasi antara file di Tidak Ya Ya Ya
komputer dan online
Rekam jejak riwayat
Ya Ya Ya Ya
dokumen
Membatasi pengguna Ya
Ya
untuk tidak dapat Ya Ya (DropBox
(Premium)
mengunduh file Professional)
Fitur Embed untuk di
Ya Tidak Tidak Tidak
web
Gratis Gratis Gratis
Harga Gratis
(Office 365 for Education)

Berikut adalah perbedaan penggunaan OneDrive for Business dan SharePoint Online di Office 365.

Kategori OneDrive for Business SharePoint Online

Fitur Lock untuk mengunci
dokumen agar tidak dapat Tidak Ya
diedit
Menambahkan notifikasi alert
Tidak Ya
ketika ada file baru ke email
Sinkronisasi data di komputer
Ya Ya
dan online
Rekam jejak riwayat dokumen Ya Ya
Fitur pemission untuk
perizinan akses folder dan Tidak Ya
dokumen
Ketika tidak ingin Ketika ingin membagikan dokumen
membagikan dokumen secara untuk proyek bersama dengan tim.
Penggunaan utama massal atau hanya dalam Bisa juga untuk mengatur perizinan
ruang lingkup kecil. Bisa juga akses folder dan dokumen di
untuk penggunaan pribadi dalamnya.

4
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

1 OneDrive for Business sebagai Online Storage

OneDrive for Business merupakan bagian terpadu dari Office 365 yang mempunyai fungsi layanan
untuk mengelola dokumen dan berkas di cloud yang memiliki tingkat keamanan yang tinggi.
OneDrive for Business dikelola oleh institusi sekolah Anda dan memungkinkan Anda berbagi dan
berkolaborasi dalam dokumen pekerjaan dengan rekan guru lainnya atau siswa. Dengan OneDrive
for Business, Anda dapat mengelola berkas dan dokumen layaknya di Windows Explorer.

1.1 Mengenal Menu OneDrive for Business

Bagian ini akan menjelaskan tampilan menu yang ada di OneDrive for Business mulai dari
membuat file atau folder baru, melihat dokumen yang dibagikan dan lainnya.

Gambar Keterangan

Buka aplikasi OneDrive for Business dari

portal Office 365 di https://portal.office.com/
atau ketikkan https://onedrive.live.com/ dan
masuk menggunakan akun Office 365 yang
dimiliki.

Biasanya, jika baru pertama kali digunakan,

tampilan OneDrive for Business masih
kosong. Berikut beberapa keterangan dari
masing-masing menu yang ada di bagian
atas dan di panel kiri:

Menu atas
• New: membuat file atau folder baru.
• Upload: mengunggah file atau folder
dari komputer.
• Flow: membuat otomasi alur kerja seperti
approval, reminder, dan lainnya.
• Sync: melakukan sinkronisasi data yang
ada di online dengan di komputer.

Panel kiri

5
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
• Files: menampilkan isi OneDrive for
Business milik Anda.
• Recent: menampilkan file atau folder
yang terakhir diakses.
• Shared: menampilkan file atau folder
yang dibagikan oleh Anda atau rekan
kerja.
• Discover: menampilan konten yang
paling relevan berdasarkan pada siapa
Anda bekerja dan apa yang dikerjakan.
• Recycle bin: menampilkan file atau folder
yang telah dihapus dan dapat di-restore
kembali.

1.2 Membuat File atau Folder Baru

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah membuat file atau folder baru di OneDrive for
Business yang nantinya dapat dibagikan kepada rekan guru lainnya untuk berkolaborasi. Anda
dapat menyimpan media pembelajaran seperti audio, video, teks, gambar, dan lainnya. Bahkan
dokumen seperti kurikulum dan laporan juga dapat dimasukkan.

Gambar Keterangan

Klik menu New di kiri atas untuk membuat

file atau folder baru. Beberapa file Office
yang dapat dibuat adalah dokumen Word,
buku kerja Excel, presentasi PowerPoint,
catatan OneNote, dan formulir Forms.

Sebagai contoh, pilih folder untuk membuat

folder baru yang nantinya akan diisi dengan
materi pembelajaran sesuai dengan topik
yang Anda ampu.

Berikan nama folder, misal isikan dengan

nama sekolah atau nama topik pelajaran
Anda.

Jika ingin masuk ke dalam folder di

OneDrive for Business untuk melihat file apa

6
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
saja yang ada di dalamnya. Klik nama
dokumen yang baru saja dibuat.

Sebenarnya membuat file atau folder baru

ada dua cara. Cara pertama seperti contoh
sebelumnya. Cara kedua adalah klik kanan
pada aplikasi OneDrive for Business, pilih
New, dan pilih jenis file baru yang akan
dibuat.

Sebagai contoh, pilih dokumen Word untuk

membuat file baru dalam bentuk Word.
Anda akan diarahkan langsung ke tampilan
Office Online.

Tampilan Office Online untuk Word sama

seperti aplikasi Word yang terinstal di
komputer Anda. Versi yang dijalankan juga
yang terbaru dan disimpan secara online.

Misal, dokumen Word ini akan Anda isikan

dengan draft soal matematika untuk ujian

7
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
minggu depan. Ketikkan konten di halaman
Word.

Ubah nama dokumen di bagian tengah atas.

Jika Anda ingin kembali ke folder tadi, klik
nama folder di bagian kiri atas.

Dokumen Word akan disimpan secara

otomatis. Pilih file yang ada di dalam folder
atau OneDrive for Business, Anda dapat
melakukan kustomisasi file dari menu di
atasnya seperti mengganti nama,
menghapus, menyalin, dll.

8
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

1.3 Mengunggah File atau Folder dari Komputer

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah mengunggah file atau folder dari komputer Anda
Jadi, Anda bisa menambahkan langsung file dan folder yang sebelumnya sudah disiapkan ke
dalam OneDrive for Business. Misal, Anda memiliki folder yang berisi kumpulan soal-soal ujian di
komputer, Anda dapat menyimpannya secara online dengan OneDrive for Business untuk
mencegah kehilangan data.

Gambar Keterangan

Jika Anda telah memiliki file seperti

kurikulum atau contoh soal atau materi kelas
lainnya, Anda dapat mengunggahnya ke
OneDrive for Business. Pilih menu Upload di
bagian atas dan pilih apakah hanya file saja
atau satu folder langsung yang akan
diunggah.

Pilih file atau folder dari komputer Anda

untuk dimasukkan ke dalam OneDrive for
Business.

Anda juga dapat langsung memasukkan file

atau folder dari komputer langsung ke
OneDrive for Business dengan memilih file
yang ada di File Explorer, klik dan tahan, lalu
seret file atau folder tersebut ke arah
OneDrive for Business.

9
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

1.4 Menyunting Dokumen dengan Office Online dan Aplikasi Office

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah menyunting dokumen di OneDrive for Business
dengan fitur Office Online atau aplikasi Office yang sudah terinstal di komputer masing-masing.
Jadi, ketika Anda mengunggah file Office di OneDrive for Business, Anda dapat menyuntingnya
baik secara online menggunakan Office Online atau offline menggunakan aplikasi Office.

Gambar Keterangan

Dengan OneDrive for Business, Anda dapat

melakukan penyuntingan dokumen dengan
dua cara, Office Online atau menggunakan
aplikasi Office yang terinstal di komputer.

Pilih file yang ingin disunting, klik menu Open

di kiri atas. Pilih Open in Word Online untuk
menyunting menggunakan Office Online di
browser.

Catatan: pilih Open in Word untuk

menyunting menggunakan aplikasi Office
yang terinstal di komputer.

Anda akan diarahkan ke tampilan Office

Online. Penyuntingan akan dilakukan secara
online menggunakan browser yang sedang
Anda buka.

Selain sunting, dokumen yang Anda kerjakan

di Office Online nantinya juga dapat diunduh
menjadi file Word atau file PDF dengan
memilih menu File > Save As.

10
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

Lalu, bagaimana jika Anda ingin menyunting

dokumen Word yang baru saja dibuka
dengan Office Online ini menggunakan
aplikasi Office yang terinstal di komputer?

Klik menu Edit in Word yang ada di tengah.

Office 365 akan mendeteksi apakah Anda
memiliki aplikasi Office. Jika ada maka akan
dibuka secara otomatis.

Aplikasi Office Word di komputer dapat

dibuka dan menampilkan isi dokumen yang
sama dengan Office Online. Selama Anda
terhubung dengan internet, maka isi
dokumen di aplikasi Office ini juga akan
disinkronkan di Office Online.

1.5 Mengenal Batasan di OneDrive for Business

Berikut beberapa batasan yang perlu diperhatikan saat menggunakan OneDrive for Business:

• Karakter yang tidak boleh diketikkan ketika membuat file atau folder adalah " * : < > ? / \ |.
• Maksimum ukuran file yang dapat diunggah adalah sebesar 15 GB.
• Batasan panjang nama untuk file sepanjang 400 karakter.

11
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

1.6 Melakukan Sinkronisasi File di Komputer

Bagian ini menjelaskan langkah untuk melakukan sinkronisasi file di OneDrive for Business dengan
di komputer Anda sehingga Anda dapat langsung mengunggah atau menyunting dan membuka
file langsung dari File Explorer masing-masing.

Gambar Keterangan

Klik tombol Sync di menu atas untuk

melakukan sinkronisasi file dan folder di
komputer.

Kotak dialog pop-up akan muncul. Klik

pilihan Sync now untuk melakukan
sinkronisasi.

Klik pilihan Open Microsoft OneDrive untuk

membuka aplikasi OneDrive yang telah
terinstal di komputer Anda.

Pastikan akun Office 365 Anda sudah sesuai.

Klik tombol Sign in untuk masuk.

12
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

Klik tombol Next untuk melanjutkan proses

sinkronisasi. Status sinkronisasi terbagi atas
tiga tipe:
1. Online-only: file muncul di File Explorer
sebagai preview tetapi tidak mengambil
space di komputer. Bisa diunduh jika ingin
dibuka.
2. Available on this device: file sudah
diunduh dan tersedia di komputer. Dapat
disunting secara offline.
3. Mark your important files: file diunduh
dan disimpan di komputer.

Klik tombol Open my OneDrive folder untuk

melanjutkan proses sinkronisasi.

Buka File Explorer Anda dengan menekan

tombol Windows + E di keyboard. Lihat di
bagian panel kiri terdapat menu OneDrive –
GuruInnovatif dan konten folder dan file yang
ada sama seperti yang diunggah di online.

13
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

Klik kanan pada folder atau file, pilih Always

keep on this device untuk membuat folder
atau file tersebut selalu dapat diakses secara
offline di komputer.

1.7 Melakukan Sinkronisasi File di Mobile

Bagian ini menjelaskan langkah untuk melakukan sinkronisasi file di OneDrive for Business dengan
di smartphone Anda sehingga Anda dapat membuka dan menyunting langsung dari File Explorer
masing-masing.

Gambar Keterangan

Unduh aplikasi OneDrive di Android dan iOS.

Contoh gambar di samping adalah untuk
platform Android. Instal dan buka aplikasi
OneDrive.

Login menggunakan akun Office 365 yang

Anda miliki dan masukkan kata sandi.

14
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

Aplikasi OneDrive di mobile Android secara

otomatis akan mensinkronkan konten folder
dan file sesuai dengan akun yang dimasukkan
dengan versi online web yang sebelumnya
sudah dilakukan praktik.

Buka folder dan Anda dapat melihat file

Contoh Dokumen yang sama seperti di
langkah-langkah sebelumnya.

File Word akan ditampilkan. Klik tombol

aplikasi Word di bagian kanan bawah untuk
melakukan sunting file.

15
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

File akan langsung membuka aplikasi Word

yang terinstal di Android. Jika Anda belum
memiliki aplikasi Word, Anda dapat
menginstalnya dengan meng-klik tombol Get
the app.

Selain menyunting file, Anda jug dapat

melakukan pengaturan sama seperti langkah
sebelumnya seperti berbgai, memindahkan,
menghapus, mengganti nama, atau
mengunduhnya ke aplikasi mobile.

16
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

2 Berbagi dan Kolaborasi Dokumen

OneDrive for Business memiliki keunggulan yang jauh jika dibandingkan dengan media
penyimpanan konvensional, ia memiliki tingkat keamanan dan fleksibilitas yang tinggi yang dapat
mendukung model pembelajaran berkelompok yang membutuhkan kolaborasi di antara para
guru atau siswa. Di dalam Office 365, Anda dapat memilih opsi untuk menyimpan file mulai dari
OneDrive for Business personal, OneDrive for Business di Microsoft Teams, dan SharePoint. Berikut
perbedaannya.

OneDrive for Business OneDrive for Business

SharePoint Online
Personal di Microsoft Teams
Ketika ingin membagikan
Ketika tidak ingin Ketika ingin membagikan dokumen
dokumen bersama dengan
membagikan dokumen secara untuk proyek bersama dengan tim.
rekan satu tim atau dalam
massal atau hanya dalam Bisa juga untuk mengatur perizinan
skenario kelas antara guru
ruang lingkup kecil. Bisa juga akses folder dan dokumen di
dan siswa sebagai sumber
untuk penggunaan pribadi dalamnya
daya belajar tambahan

2.1 Membagikan Dokumen atau Folder

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah membagikan dokumen atau folder di OneDrive for
Business melalui fitur Share yang memungkinkan pengguna mengatur perizinan siapa saja yang
dapat mengakses, dan mengedit dokumen, sehingga proses kolaborasi dapat berlangsung sesuai
dengan yang diinginkan.

Gambar Keterangan

pilih file atau folder yang ingin dibagikan,

kemudian klik menu Share.

Anda dapat mengatur siapa saja yang Anda

kehendaki untuk bisa melihat dan mengedit
dokumen yang Anda bagikan, serta
memberikan ketentuan tanggal masa berlaku

17
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
dari link yang dibagikan. Berikut penjelasan
dari masing-masing perizinan yang diberikan:
• Anyone, memberikan hak akses kepada
siapa saja, termasuk orang yang berada di
luar organisasi kita, baik yang
memperoleh tautan langsung dari
pembuat atau pun merupakan hasil
terusan dari orang lain.
• People in <Your Organization>,
memberikan hak akses kepada semua
orang yang berada si dalam satu
organisasi Anda, dalam contoh diatas
adalah Guruinovatif.
• People with existing access,
memberikan hak akses kepada pengguna
yang sebelumnya pernah mengakses
dokumen tersebut.
• Specific people, memberikan hak akses
kepada orang tertentu sesuai yang
dikehendaki.

Setelah memilih siapa saja yang akan bisa

mengakses dan mengedit dokumen yang
akan Anda bagikan, selanjutnya klik Apply.

Kemudian setelah selesai, ketikkan alamat

email orang yang ingin diundang untuk

18
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
dibagikan. Klik Send untuk mengirimkan
dokumen tersebut kepada orang Anda
kehendaki.

Notifikasi ceklist hijau berarti dokumen Anda

berhasil dibagikan kepada rekan kerja Anda.

Buka file yang baru saja Anda bagikan untuk

melihat kolaborasi dengan rekan kerja Anda.

Minta rekan Anda untuk mengecek dokumen

yang telah dibagikan dengan memilih tab
Shared di samping kiri dan lihat nama file
atau folder di bagian kanan. Buka file
tersebut.

19
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan
Anda dapat melihat tanda di bagian kanan
atas bahwa terdapat rekan kerja Anda yang
sedang ikut berkolaborasi menyunting
dokumen yang sama.

20
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

2.2 Melihat Status Share Dokumen

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah melihat status share dokumen yang sudah
dibagikan kepada orang lain sehingga Anda dapat menentukan siapa saja yang dapat mengedit
dan siapa saja yang hanya bisa melihat dokumen tersebut.

Gambar Keterangan

Pilih file atau folder yang baru saja Anda

bagikan untuk melihat status Share kepada
siapa saja file atau folder tersebut dibagikan.

Klik ikon tanda Details di bagian kanan atas

OneDrive for Business untuk menampilkan
status Share.

Anda dapat melihat nama-nama rekan kerja

yang mendapatkan Share dokumen. Klik
Manage access untuk melihat pengaturan
tambahan.

Di Manage access, kamu dapat melihat siapa

pemilik dari file atau folder yang telah
dibagikan. Klik tanda titik tiga More options
untuk melihat pengaturan lebih lanjut.

21
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

Di sini, Anda dapat memilih ikon X di

samping link Share yang ada untuk
menghentikan akses perizinan mengakses file
atau folder yang telah dibagikan.

Pilih Delete link untuk menghentikan semua

akses Share file atau folder yang telah
diberikan sebelumnya.

22
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

2.3 Menggunakan Version History untuk Riwayat Versi Dokumen

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah menggunakan fitur History untuk memungkinkan
Anda melihat riwayat dari pertama kali dokumen dibuat hingga pada dokumen versi terakhir.

Gambar Keterangan

Pilih file untuk melihat riwayat versi dokumen

yang ada di OneDrive for Business. Pilih menu
Version history di bagian kanan atas.

Setiap kali Anda membuka dan melakukan

penyuntingan, lalu menutup file tersebut,
OneDrive for Business akan memberikan
riwayat versi dokumen mulai dari awal file
tersebut dibuat hingga perubahan terakhir
yang dilakukan.

Jika Anda ingin melakukan restore terhadap

versi file yang sudah lama disunting
sebelumnya, Anda dapat memilih tombol
opsi titik tiga dan pilih Restore.

23
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

File versi 1.0 akan di-restore dan dinaikkan

menjadi versi 3.0 (yang paling baru). Tenang,
versi 2.0 yang sebelumnya Anda sunting juga
tidak akan hilang.

24
Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

3 Migrasi dari Online Storage Lain

Jika sebelumnya Anda menggunakan online storage seperti Google Drive, Anda dapat beralih
atau memindahkan semua file dan foldernya ke OneDrive for Business. Dengan OneDrive for
Business, Anda dapat memaksimalkan pengerjaan dokumen mulai dari pengeditan dan penulisan
bersama secara mudah dan cepat. Terlebih karena semuanya berada dalam satu lingkungan Office
365.

3.1 Melakukan Migrasi dari Google Drive ke OneDrive for Business

Bagian ini akan menjelaskan langkah-langkah apa saja yang harus Anda lakukan untuk
memindahakan semua file dan folder yang Anda miliki di online storage lain seperti Google Drive
ke OneDrive for Business.

Gambar Keterangan

Masuk ke akun Google Drive Anda melalui

drive.google.com. Masukkan email dan kata
sandi. Akses file yang Anda simpan di Google
Drive melalui menu My Drive di bagian paling
kiri.

Untuk memindahkan file dari Google Drive ke

OneDrive for Business, Anda perlu
mengunduh semua file yang ada dan
mengunggahnya ke aplikasi OneDrive yang
sebelumnya telah diinstal di laptop atau
komputer masing-masing.

Pilih file yang ingin dipindahkan. Klik kanan

dan pilih Download.

25
 Kolaborasi Dokumen dengan OneDrive for Business

Gambar Keterangan

File akan diunduh secara otomatis yang

ditandakan dengan notifikasi di bagian kanan
bawah layar.

Cari hasil unduhan file dari akun Google Drive

Anda, masukkan ke OneDrive for Business
yang telah disinkronisasikan dengan
OneDrive di portal Office 365 yang
sebelumnya telah dilakukan.

26