ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI

RUMAH SAKIT MULYA TANGERANG TAHUN 2014

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh :

RETNO PALUPININGTYAS
NIM. 1110101000084

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1435 H / 2014 M
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Skripsi, Juli 2014

Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang Tahun 2014

xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran

ABSTRAK

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue

center utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi
bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari
kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di
gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS
Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat
yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis
mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya.
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang
digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer
diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen.
Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang
Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang.
Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya
masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1)
input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan
penyimpanan obat, pengeluaran obat, stock opname obat) dan 3) kriteria efisiensi
sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat
kadaluarsa/rusak, death stock & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum
sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010.
Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan
obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun
kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada
konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi
diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit.

Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit.

Daftar Bacaan: 41 (1990-2013)

iii
FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE
PROGRAM STUDY OF PUBLIC HEALTH
SPECIALIZATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT

Thesis, July 2014

Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085

Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya

Tangerang Hospital 2014

xix + 149 Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix

ABSTRAK

Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy,

specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available,
avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten
drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one
of many indications that shows a problem in drugs management method which
has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the
hospital drugs management method.
This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary
data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document
review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical
Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya
Hospital.
The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still
ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan 2010 that aren’t followed yet, which is 1) Input (human
resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs
distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system
criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock
and compatibility of drugs output system).
In near future, the hospital management is expected to put more attention
in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical
warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost
much loss to the hospital if the system is not well managed.

Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital.

Bibliography : 41 (1990-2013)

iv
 RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Retno Palupiningtyas

Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 10 April 1992
: Taman Pinang Indah Blok O No. 2
Cipondoh – Tangerang 15145
Agama : Islam
No. Telp : 085691271110
E-mail : ennopalupiningtyass@hotmail.com

Riwayat Pendidikan

2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan

Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif
Hidayatullah Jakarta
2007 - 2010 : SMA Negeri 2 Tangerang
2004 - 2007 : SMP Negeri 4 Tangerang
1998 - 2004 : SD Negeri Cipondoh 08
1996 - 1998 : TK Bina Putra Cipondoh

Riwayat Organisasi

2008 – 2009 : Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang

2011 - 2012 : Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga,
Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
2013 - sekarang : Public Relation, Health Care Management Student Association
(HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

v
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang
atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan
skripsi dengan judul “Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi
Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014”. Shalawat dan salam tidak lupa
penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa
umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak

bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my number one super hero in
the world) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my super Mom) juga Bimo (hello my
little brother) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar
biasa yang diberikan kepada penulis.
2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat.
3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku penanggung jawab peminatan
Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat
4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Fase Badriah Ph.D selaku
Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan
sangat baik.
5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt.
dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi
yang dibutuhkan selama penelitian.
6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff
di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya.

vi
 7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin
keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat
terpuruk apapun. Hahai Love you guys !
8. Permana Eka Satria, thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh
hasil jungkir balik selama ini. Finally.. wisuda bareng yeaay wuhuuu !
9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 :
Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup,
Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga
pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat
kerjasama, doa dan motivasinya selama ini.
10. Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya.
Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian.

Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu
persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan doa kepada
Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat
balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini
bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang
membangun.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Tangerang, Juli 2014

Penulis

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

LEMBAR PERNYATAAN ........................................................................... ii

ABSTRAK ...................................................................................................... iii

ABSTRACT .................................................................................................... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN ............................................................... v

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... vi

RIWAYAT HIDUP PENULIS...................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................... viii

DAFTAR ISI................................................................................................... x

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xvii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xviii

DAFTAR SINGKATAN ................................................................................ xix

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 4

1.3 Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 5

1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................... 6

1.4.1 Tujuan Umum ....................................................................... 6

x
 1.4.2 Tujuan Khusus ...................................................................... 6

1.5 Manfaat .......................................................................................... 6

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti............................................................ 6

1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ....................................................... 7

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ........................................ 7

1.6 Ruang Lingkup ............................................................................... 7

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 8

2.1 Manajemen Logistik ...................................................................... 8

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ................................................. 9

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik.................................................. 9

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit .................................................. 13

2.2 Penyimpanan Obat ......................................................................... 13

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat .................................................... 13

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan

Obat ....................................................................................... 15

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat ................................................. 21

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 24

2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ....................................... 35

2.3 Gudang Obat .................................................................................. 37

2.3.1 Jenis Gudang ........................................................................ 37

xi
 2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat .................................. 37

2.3.3 Keamanan Gudang ................................................................ 41

2.4 Rumah Sakit ................................................................................... 42

2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ..................... 42

2.5 Kerangka Teori .............................................................................. 43

BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ............... 44

3.1 Kerangka Berpikir ............................................................................. 44

3.2 Definisi Istilah ................................................................................... 47

BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ................................................... 53

4.1 Desain Penelitian .............................................................................. 53

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 53

4.3 Informan Penelitian ........................................................................... 54

4.4 Instrumen Penelitian ......................................................................... 55

4.5 Sumber Data ...................................................................................... 55

4.6 Pengumpulan Data ............................................................................ 56

4.7 Triangulasi Data ................................................................................ 58

4.8 Pengolahan Data ............................................................................... 59

4.9 Analisis Data ..................................................................................... 60

4.10 Penyajian Data ................................................................................ 61

BAB V. HASIL PENELITIAN ..................................................................... 62

5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya ......................................................... 62

xii
 5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya .............................................. 62

5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya ...................................... 63

5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya ........................................... 64

5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya ...................................... 65

5.3 Input Penyimpanan Obat .................................................................. 67

5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................ 67

5.3.2 Anggaran ............................................................................... 74

5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 75

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ............................................... 76

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ............................. 85

5.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................ 88

5.4.1 Penerimaan Obat ................................................................... 88

5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan

Penyimpanan Obat ................................................................ 92

5.4.3 Pengeluaran Obat .................................................................. 95

5.4.4 Stock Opname ...................................................................... 98

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ....................................... 101

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 103

5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 105

5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 106

5.8 Kesesuaian Pengeluaran .................................................................... 107

xiii
BAB VI. PEMBAHASAN ............................................................................. 109

6.1 Keterbatasan Penelitian ..................................................................... 109

6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ........................... 110

6.3 Input Penyimpanan Obat ................................................................... 111

6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................. 112

6.3.2 Anggaran ................................................................................ 116

6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat .................................................. 117

6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ................................................. 119

6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat .............................. 121

6.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................. 126

6.4.1 Penerimaan Obat .................................................................... 126

6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan

Penyimpanan Obat................................................................... 128

6.4.3 Pengeluaran Obat.................................................................... 133

6.4.4 Stock Opname ....................................................................... 135

6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan......................................... 136

6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 139

6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 140

6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 141

6.8 Kesesuaian Pengeluaran (FIFO/FEFO) ............................................ 142

xiv
BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan ....................................................................................... 144

7.2 Saran ................................................................................................. 147

7.2.1 Bagi Petugas Gudang ............................................................. 147

7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ............................................... 148

7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ....................................................... 149

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xv
 DAFTAR TABEL

Nomor Tabel Halaman

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input ................................................... 47

Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses ................................................. 50

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output ................................................. 52

Tabel 4.1 Triangulasi Data ......................................................................... 60

Tabel 5.1 SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ...................................... 68

Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ............................................ 102

Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlahnya ................................ 104

xvi
 DAFTAR BAGAN

Nomor Bagan Halaman

Bagan 2.1 Fungsi Logistik .................................................................... 10

Bagan 2.2 Kerangka Teori ..................................................................... 43

Bagan 3.1 Kerangka Berpikir ................................................................ 46

Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RS Mulya ............... 65

xvii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Telaah Dokumen

Lampiran 2 Lembar Observasi

Lampiran 3 Matriks Wawancara

Lampiran 4 Matriks Triangulasi Data

Lampiran 5 Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa

Lampiran 6 Daftar Jenis Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya

Lampiran 7 Daftar Jenis Obat Death Stock

Lampiran 8 Foto-Foto

xviii
 DAFTAR SINGKATAN

APAR : Alat Pemadam Api Ringan

Depkes : Departemen Kesehatan

Dirjend : Direktorat Jendral

ED : Expired Date

FEFO : First Expired First Out

FIFO : First In First Out

KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit

Kemenkes : Kementerian Kesehatan

Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan

RI : Republik Indonesia

RS : Rumah Sakit

SMA : Sekolah Menengah Atas

SMF : Sekolah Menengah Farmasi

S1 : Strata 1

SDM : Sumber Daya Manusia

SOP : Standard Operational Procedure

UU : Undang-undang

WHO : World Health Organization

xix
 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat

memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan

masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan

derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan

kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat

serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi

tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini.

William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009)

menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang

dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu

pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider).

Sehingga untuk memenuhi hal tersebut rumah sakit harus mampu

meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah

satunya adalah pelayanan farmasi.

Dalam Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah

Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah

sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di

bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan

kesehatan.

1
 2

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi

revenue center utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan

kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan

kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik)

dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan

perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006).

Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di

beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan

barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai

dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan,

seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan,

pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak

diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di

gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obat-

obat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat yang

masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan

di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang

belum memadai.

Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006)

diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan

rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak

menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem

FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam

penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui

bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah

 3

ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas

(Prihatiningsih, 2012).

Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya

dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir

40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama

obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan

dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit

tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan

obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat

kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar

Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan

yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan

untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu

kriteria dalam penilaian akreditasi RS.

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang

memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang

dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan

Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang

bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang

mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi

farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat

kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian

dan penghapusan obat dan alat kesehatan.

Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya

dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi

 4

Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di

distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di

gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat

yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak

jarang obat yang baru datang dari suplier dibiarkan berada di dalam kardus dan

menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang

dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang

dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan

selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan

obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama.

Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan

kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar

CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien

dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas

pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan

bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya

dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari

2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat

dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obat-

obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan

obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan

obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini
 5

dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan

yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya

membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi

namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit

tersebut.

Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan)

memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik

obat. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari

kekosongan obat (out of stock). Selain itu juga membantu dalam menghemat

biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk

mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan

logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit.

Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih

lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana

dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang

Tahun 2014 ?

2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,

stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah

Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari

sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

 6

1.4. Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum

Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Mulya Tangerang pada tahun 2014.

1.4.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta

sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit

Mulya Tangerang Tahun 2014

2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran

obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan

di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014.

3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan

efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang

Tahun 2014.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti

Dapat memperoleh pengetahuan, wawasan, pengalaman, serta

keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang

terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit.

1.5.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil

keputusan sebagai masukan untuk menyempurnakan sistem

 7

penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar

pengelolaan logistik farmasi menjadi lebih efektif, sehingga

meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan

obat di rumah sakit.

b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya

terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di

Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian

ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan

Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode

penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian

adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi

langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam

penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan

Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Logistik

Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di

inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen

adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni

untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu

Plainning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating

(pengarahan) dan Controling.

Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang artinya

pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,

penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama,

2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah

menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional

instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai

kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum

mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan

keamanan.

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi

dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu

yang dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.

8
 9

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan

tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan

logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu :

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam

jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya

yang rendah

c. Tujuan keutuhan adalah tercapainya persediaan yang tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,

pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai

persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik

Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan

operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi

tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana

setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan

sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi

tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut :

 10

Perencanaan dan
Penentuan Kebutuhan

Penghapusan

Penganggaran

Pemeliharaan Pengendalian/
Pengawasan

Pengadaan

Penyaluran

Penyimpanan

Bagan 2.1 Fungsi Logistik

Sumber : H. Subgya (1995)

Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan

yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan

keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada

salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka

pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah

penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas.

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas

dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan

bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat

 11

Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan

dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode

konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi.

2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgeting) adalah semua jenis kegiatan dan

usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam

suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah

biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang

berlaku baginya.

3. Fungsi Pengadaan

Menurut Kepmenkes No 1197/MENKES/X/2004 tentang

Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan

kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan

dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah.

4. Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk

melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi

untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-

fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan

biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah:

a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c. Menjaga ketersediaan
 12

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Adapun kegiatan penyimpanan meliputi :

a. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang

penyimpanan (storage space)

b. Penyelenggaraan tata laksanan penyimpanan (storage

procedure)

c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat

pembantu pengaturan barang (material handling equipment)

d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan

5. Penyaluran

Penyaluran adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai

permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi

(Subagya, 1995)

6. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan

untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil

barang inventaris (Aditama, 2007).

7. Fungsi Penghapusan

Fungsi penghapusan yaitu berupa kegiatan dan usaha

pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau

perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005).

8. Fungsi Pengendalian

Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas

dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin

kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan

 13

farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya

secara efektif dan efisien (Seto, 2004).

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit

Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3

klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan

dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film

rongent dll), logistik nonn medis dan logistik dapur.

2.2. Penyimpanan Obat

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2004)

penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang

diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia

dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan merupakan fungsi dalam

managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran

pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi

dalam mencapai tujuannya.

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk

melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk

menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi

sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya

 14

serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan

antara lain :

a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan

yang tidak baik

b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan

c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya

d. Mempermudah stock opname dan pengawasan

Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa

tujuan penyimpanan antara lain :

1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari

kehilangan dan kerusakan.

a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri,

dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap)

b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu

merusak lingkungan (polusi)

2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya,

sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain.

3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau

menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya.

4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan

memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan

harganya.

5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

6. Mudah, yaitu:
 15

a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di

tempatnya dan menemukan dan mengambilnya.

b. Mudah mengetahui jumlah persediaan

c. Mudah dalam pengawasan barang

d. Murah, yaitu biaya yang dikeluarkan sedikit untuk

menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan,

pengamanan dan pengawasannya.

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam

kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006)

terdiri dari :

1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat

Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat

beberapa personil, yang terdiri dari :

a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:

- Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk

menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat

- Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia

Pencacahan Obat, Panitia Pemeriksaan Obat untuk

dihapuskan, serta Panitia Penghapusan

- Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau

bencana alam

- Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada

atasannya.
 16

b. Kepala Gudang, tugasnya:

- Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan pengeluaran obat.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat

- Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara

berkala

- Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal

yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll).

c. Pengurus Barang, tugasnya:

- Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi

pergudangan.

- Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan.

- Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan

mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat

Perintah Mengeluarkan Barang.

- Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam

gudang penyimpanan.

- Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan

dan pembukuan obat persediaan.

d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan

obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau

merawat obat, dan lain-lain. Adapun persyaratan personil

gudang farmasi, minimal :

1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S.Far)

 17

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF)

1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF)

1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF)

2. Sarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang

penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa

jenis diantaranya :

a. Gudang Terbuka

- Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu

lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa

perkerasan.

- Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah

diratakan dan diperkeras atau dipersiapkan dengan

melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan

pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material

handling) dengan efisien.

b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung

Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan

penyimpanan dalam gudang.

c. Gudang Tertutup

Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam

suatu bangunan yang beratap dan berdinding.

 18

3. Prasarana (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat

Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan

obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain :

a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan

besarnya gudang, gunanya untuk menyimpan obat.

b. Ganjal/pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar

barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang

karena pengaruh kelembaban lantai.

c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan

barang/obat dalam gudang.

d. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong.

e. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau

berat yang tidak mungkin untuk diangkut oleh tenaga manusia.

f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas.

g. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas.

h. Kendaraan roda empat (box), untuk mengangkut dan

mendistribusikan barang/obat.

4. Dokumen Penyimpanan Obat

a. Buku Harian Penerimaan Obat

Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan

obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan

diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus

barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang.

b. Buku Harian Pengeluaran Obat

 19

Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai

obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan

dikeluarkan.

c. Kartu Induk Persediaan Obat

Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan

pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau

dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh

Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk

persediaan obat merupakan :

- Pencerminan obat yang ada di gudang

- Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa

Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran

barang/obat.

- Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana

kebutuhan berikutnya.

- Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa

Barang/obat.

d. Kartu Persediaan Obat

Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran

obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat.

Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang

berguna untuk:

- Pertanggung jawaban Kepala Gudang.

- Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang.

 20

- Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan

menentukan kebutuhan berikutnya.

e. Kartu Obat

Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat

sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat

diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu

obat antara lain:

- Mengetahui dengan cepat jumlah obat.

- Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat.

f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang

telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan

oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala

Gudang.

g. Surat Bukti Barang/obat Keluar

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang

telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan

oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala

Gudang.

h. Surat Kiriman Obat

Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan

obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus

Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.

i. Daftar Isi Kemasan/Packing List

 21

Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah

obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus

Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat.

j. Berita Acara Penerimaan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber

obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia

Pemeriksaan Penerimaan Obat.

k. Berita Acara Penyerahan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan

diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini

diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang.

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari :

1. Kegiatan Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat dari supplier dilakukan oleh petugas

gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam

kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan

yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak

antara barang yang datang dengan yang dipesan.

Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat

diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas

gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal

 22

kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan

penerimaan obat.

2. Kegiatan Penyusunan Obat

Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat

dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang

sudah ditetapkan oleh Depkes dan Pedoman Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan.

3. Kegiatan Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan

saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan.

Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari

pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang

membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat

dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke

unit/bagian yang membutuhkan.

Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan

mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan

terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya

kepada unit yang membutuhkan.

4. Kegiatan Stock Opname

Stock opname merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat

atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui

jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk

kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah

obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan.

 23

5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian

kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang

diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya

data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,

pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh

rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan

meliputi :

a. Pencatatan Penerimaan Obat

- Formulir rencana penerimaan

Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya

obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian.

- Buku harian penerimaan barang

Dokumen yang memuat catatan mengenai data

obat/dokumen obat biasanya harian.

b. Pencatatan Penyimpanan

- Kartu persediaan obat/barang

c. Pencatatan Kartu Stok Induk

Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik.

d. Pencatatan Pengeluaran

- Buku harian pengeluaran barang

Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik

tentang data obat, maupun dokumen catatan obat.

- Buku laporan mutasi

Buku pengeluaran barang dari gudang ke unit/user.

 24

e. Pelaporan

- Laporan mutasi barang

Laporan berkala menganai mutasi barang dilakukan

triwulan, persemester ataupun pertahun.

- Monitoring dinamika inventory

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat

2.2.4.1 Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI

Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain

mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem

penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

1. Prosedur Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang

layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan

memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa

ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain:

a. Gudang atau tempat penyimpanan

Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4

m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad

gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan

tidak lembab/panas dan harus terdapat cahaya.

Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang

mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk

 25

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis.

Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan

bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya

diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat

licin.

Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan

dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk

penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu

yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci

khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu

terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan.

b. Kondisi Penyimpanan

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa

faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan

temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obat-

obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan.

Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu

dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :

- terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka

- simpan obat ditempat yang kering

- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka

- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC.

Karena makin panas udara di dalam ruangan maka

udara semakin lembab

 26

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul

- kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak

karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi

Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah

warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa.

Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif

terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu

hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk,

beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari

pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera

dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika

yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin.

2. Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka

diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Tata Ruang Penyimpanan Obat

a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat-

obatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis

lurus, arus U, arus L.

 27

b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut

bentuk sediaan dan bentuk abjad. Apabila tidak

memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi

satu.

c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan

langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut :

- Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau

diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

- Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak

dengan rapi.

Penyusunan Obat

a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun.

b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam.

c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan.

d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya

- Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang

memungkinkan pengangkatannya dilakukan dengan

mudah.

- Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian

rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak

mengganggu barang yang lain.

- Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam

kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan

 28

sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan

apabila diperlukan.

e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas

dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun

harus diberi keterangan obat.

f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar

dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil.

g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat

tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun

dalam dus bersama obat lainnya

h. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain

dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci.

i. Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur,

udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang

sesuai.

j. Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan

obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap

udara dan diletakkan di rak bagian atas.

l. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah.

m. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu

dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di

belakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa.

n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam

kulkas.
 29

o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang

masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan

khusus penyimpanan obat kadaluarsa.

p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.

Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi

3. Prosedur Sistem Penyimpanan

a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor.

b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan:

- FIFO (First In First Out), yang berarti obat yang datang

lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama

diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan

paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama

diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya

obat yang datang pertama biasanya akan kadaluarsa

lebih awal juga.

- FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang

lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu.

c. Obat disusun berdasarkan volume

- Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian

rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan

dan penanganannya.

- Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda

khusus agar mudah ditemukan kembali.

 30

4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat

a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)

b. Kartu Stok

c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat

d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa

e. Laporan mutasi obat

2.2.4.2 Prosedur Penyimpanan Menurut WHO

Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO

dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan

(2003) antara lain :

1. Sistem penyusunan obat

a. Sesuai urutan abjad generic name

Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil.

b. Therapeutic atau Pharmacologic

Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan

apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan

dalam pharmacology

c. Dosage form

Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan

bentuknya.

d. System level

Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan

yang berbeda disimpan bersamaan.

 31

e. Frequency of Use

Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan

cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di

ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area

penggunaan.

f. Random bin

Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang

menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan.

Sistem ini membutuhkan komputerisasi

g. Commodity Coding

Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff

penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk

tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan

karakteristik item tersebut.

2. Penyimpanan flammable liquids

Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan

yang disimpan. Lokasi harus terpisah dengan ruang

penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak

kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus

selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai

lemari dengan tanda flammable. Sebagai tambahan, lemari harus

didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan

flammables dalam container aslinya.

 32

3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator

Harus dipisah dengan flammable dan untuk kontak

dengan bahan memerlukan protective gloves dan protective eye-

glasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item

termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi

masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per

kemasan.

4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi

Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.

Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang

paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja

karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan

tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat

sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga.

5. Proteksi Kebakaran

Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran

yang ada. Buat aturan larangan merokok, lakukan

pelatihan/simulasi kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda

emergency exit dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda

mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila

tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat

pintu penyimpanan.

6. Proteksi dari hama

Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain

tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan

 33

area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat

ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau

minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering

sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan

penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan

inspeksi berkala untuk mencegah hama.

7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur.

a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila

perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk

kedalam tempat penyimpanan.

b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan

penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar

matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya,

jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari,

gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang

membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk

mencegah sinar matahari masuk.

c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur

ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring secara berkala.

d. Bila menggunakan kulkas atau freezer, maka perlu

memperthatikan hal berikut :

- Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien

dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu

dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara

dingin terjatuh.
 34

- Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport

item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam

cold boxes.

8. Perlindungan dari tindak kriminal

a. Di fasilitas penyimpanan

- Batasi akses hanya untuk staff

- Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas

- Amankan semua kunci dan pintu

- Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang

- Perhitungan inventory control yang independen

b. Di pusat kesehatan

- Kunci ruang penyimpanan/lemari

- Buat inventory control card untuk tiap produk

- Batasi penggunaan hanya untuk staff

Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu

dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat :

- Cek inventory record untuk stock on hand. Kemudian lakukan

physical inventory, lalu bandingkan hasilnya

- Cek inventory records untuk mengetahui konsumsi selama

beberapa periode, lalu cek medical charts dan hitung berapa

tindakan yang dilakukan selama periode tersebut.

- Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan

investigasi secepatnya.
 35

2.2.5 Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat

Indikator efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari :

1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan

barang yang ada dalam pencatatan.

Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di

gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera

dalam komputer. Pemeriksaannya dilakukan dengan cara

mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian

dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan

dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih

berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat fast moving

atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat

yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus

sebesar 100%.

2. Stock Mati

Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di

gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3

bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah

sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

𝐽𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑚𝑒𝑛𝑔𝑎𝑙𝑎𝑚𝑖 𝑡𝑟𝑎𝑛𝑠𝑎𝑘𝑠𝑖

x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑘𝑒𝑠𝑒𝑙𝑢𝑟𝑢ℎ𝑎𝑛 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡
 36

3. TOR (Turn Over Ratio)

Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun.

Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.

Rumusnya adalah

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan

HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.

4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak

Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan

dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan

penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman

penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu

gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih

dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya :

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑘𝑎𝑑𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎 / 𝑟𝑢𝑠𝑎𝑘

x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡

5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO)

Kesesuaian sistem pengeluaran obat FIFO dan FEFO

maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal

kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga

dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat

rusak dan kadaluarsa.

 37

2.3. Gudang Obat

Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum

dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin

kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga,

1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan

lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan

pengadaan) ditetapkan secara tepat.

2.3.1 Jenis Gudang

Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari :

a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi

b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang

c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu

kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar

beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius.

d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah

meledak/terbakar.

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang

dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip

utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah

adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks

efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah

 38

obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada

pembuatan desain gudang antara lain :

1. Jenis layout gudang

Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas

gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang

dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan

ketidak efisienan pengaturan.

Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai

dengan arus masuk barang, apakah tergolong fast moving atau slow

moving. Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat

beberapa bentuk layout gudang, diantaranya :

a. Arus garis lurus sederhana

Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong

atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan

pengambilan barang relative cepat.

b. Arus U

Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang

berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih

lama.

c. Arus L

Dimana proses keluar masuk barang melalui lorong/ruangan

yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L

sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif

cepat.
 39

2. Pertimbangan design gudang

a. Kemudahan mobilitas

Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak

menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan

ruang. Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat

membantu dalam kenyamanan kerja petugas.

b. Sirkulasi udara

Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan

cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan

persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama

karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain

menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya.

c. Suhu gudang

Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan

obat dan perbekalan obat.

d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk

Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui

jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak

berlebih. Namun, jangan biarkan gudang terlalu gelap.

e. Kelembaban/kebocoran

Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah

merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat

menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi

media pertumbuhan jamur dan kapang.

f. Pencegahan dari hama.

 40

3. Pengaturan gudang

Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam

menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam pengaturan gudang antara lain :

a. Kebersihan gudang

b. Simpan persediaan pada rak dan pallet

- Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

- Peningkatan efisiensi penanganan stok

- Dapat menampung obat lebih banyak

- Pallet lebih murah dari rak

Aturan pallet :

- Tinggi atas pallet dari lantai minimal 10 cm

- Jarak antar pallet atau jarak antara pallet dengan dinding

tidak kurang dari 30 cm

- Tinggi tumpukan barang di pallet maksimal 2,5 m

c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus

- Vaksin memerlukan ”Cold Chain” khususnya dan harus

dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

- Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dan selalu terkunci

- Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus

disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk

- Peralatan untuk menyimpan obat, penanganan dan

pembuangan limba sitotatika dan obat berbahaya lainnya

 41

yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan

petugas

- Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi

yang harus disimpan ditempat yang kering.

d. Pencegahan Kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang

mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam

kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau

dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran

harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi.

2.3.3 Keamanan Gudang

Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan

terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan

untuk menjaga keamanan gudang antara lain :

a. Pencegahan pencurian

Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan :

- Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis

dan menghindari pembuatan kunci ganda

- Pemasangan kamera remote control (CCTV)

- Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur

b. Pencegahan kebakaran

Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara :

- Buat tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar

 42

- Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh

gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila

terjadi kebakaran dan alarm/detektor

- Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR.

2.4. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna

adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan

rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang

ekstra efektif dan efisien.

Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah

Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil

guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang

dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan

pencegahan serta melaksanakan rujukan.

2.4.1 Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi

tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana

yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah

Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang
 43

bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur

dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan

teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang

dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan,

administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan

Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi).

Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan

yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan

penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang

memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa

disebut gudang farmasi atau gudang obat.

2.5. Kerangka Teori

Bagan 2.2
Kerangka Teori

Penyimpanan Obat

Unsur dan Sarana Sistem Penyusunan Prosedur Penyimpanan Obat

Penyimpanan Obat Penyimpanan Obat
Prosedur Sarana Penyimpanan
Personil/SDM Fix Location
Prosedur Pengaturan Tata Ruang
Sarana Fluid Location dan Penyusunan Obat
Peralatan/Fasilitas Semi Fluid Location Prosedur sistem penyimpanan
Dokumen
Dokumen Penyimpanan

( Sumber : Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010), Depkes RI (1996) )

 44

BAB III

KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

3.1 Kerangka Berpikir

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,

penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat

penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir 90% pelayanan kesehatan

di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia,

bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50%

dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi

(Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik

farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat

keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk

mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik,

mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan,

mempermudah stock opname dan pengawasan dan mencegah bahaya

penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam

menghindari kekosongan obat (out of stock). Jika terjadi kesalahan dalam

pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang

cukup besar bagi rumah sakit.

Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS

(Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu

persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi

rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang
 45

dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih

lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam

pedoman penyimpanan obat.

Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian

yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi

suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat

dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang

digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang

Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan

mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir

dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan

sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu

program atau penilaian terhadap suatu sistem.

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang

dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa

input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber

daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana.

Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat,

penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat

serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah

tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien.

Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat

kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan

tidak dapat tercapai dengan baik.

 46

Bagan 3.1

Kerangka Berpikir

INPUT PROSES OUTPUT

SDM Penerimaan Obat

Anggaran Penyusunan Obat Tersimpannya

obat di Gudang
Prosedur Pengeluaran Obat Farmasi RS
Mulya
Dokumen Stock Opname

Sarana & Pelaporan Dokumen

Prasarana

( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010)

 47

3.2 Definisi Istilah

1. Variabel Input

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Input

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Input
Informasi tentang :
1. Observasi 1. Pedoman
1. Kesesuaian, yang meliputi:
2. Wawancara observasi - Kesesuaian jumlah
mendalam 2. Pedoman petugas gudang
3. Telaah wawancara - Kesesuaian pengetahuan
Dokumen 3. Daftar tilik dan keterampilan
- Kesesuaian tugas yang
diberikan dengan
pendidikan dan
kemampuan petugas
gudang

SDM minimal menurut

Dirjen Bina Kefarmasian
dan Alat Kesehatan terdiri
dari :
Tenaga/personil di RS
1 orang Atasan Kepala
Mulya yang terlibat
Gudang (minimal S1 atau
dalam kegiatan
SDM S1 Farmasi)
menyimpan obat.
1 orang Kepala Gudang
(minimal lulus SMA/SMK
Farmasi)
1 orang Pengurus Barang
(minimal lulus SMA/SMK
Farmasi)
1 orang Staf Pelaksana
Barang (minimal lulus
SMA/SMK Far)

2. Kedisiplinan
Merupakan ketaatan
menjalankan tugasnya
sesuai deskripsi kerja,
datang dan pulang tepat
waktu serta bekerja sesuai
dengan standar
operational prosedur yang
 48

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Input
berlaku di unit gudang
farmasi RS Mulya

Dana yang Informasi tentang kesesuaian

disediakan oleh pihak Wawancara Pedoman penyediaan dana untuk
rumah sakit Mulya Mendalam Wawancara penyimpanan di RS Mulya
untuk menunjang dengan ketetapan Dirjen Bina
Anggaran
kegiatan Kefarmasian dan Alat
penyimpanan obat di Kesehatan
gudang farmasi
rumah sakit.
Pedoman/instruksi
kerja yang 1. Wawancara 1. Pedoman Informasi tentang
digunakan dalam mendalam wawancara kesesuaian prosedur
pelaksanaan 2. Telaah 2. Daftar tilik penyimpanan obat di RS
kegiatan dokumen 3. Pedoman Mulya dengan ketetapan
Prosedur
penyimpanan obat di 3. Observasi Observasi Dirjen Bina Kefarmasian dan
RS Mulya, seperti Alat Kesehatan
SOP penyimpanan
obat di gudang
farmasi RS Mulya.

1. Wawancara 1. Pedoman Informasi tentang kesesuaian

mendalam wawancara dokumen penyimpanan obat
2. Telaah 2. Daftar tilik yang tersedia di gudang
dokumen farmasi RS Mulya dengan
ketetapan Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat
Berkas-berkas yang Kesehatan, diantaranya :
digunakan untuk - Buku harian penerimaan
membantu proses obat
Dokumen penyimpanan yang - Buku harian pengeluaran
dijadikan sebagai obat
dokumen pencatatan - Kartu induk persediaan
dan pelaporan. - Kartu persediaan obat
- Surat perintah
mengeluarkan barang
- Surat bukti pengeluaran
obat
- Berita acara pengeluaran
obat / laporan mutasi
 49

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Input
Ketersediaan serta 1. Observasi 1. Pedoman Informasi mengenai
kondisi sarana dan 2. Wawancara observasi kesesuaian sarana &
prasarana mendalam 2. Pedoman prasarana penyimpanan obat
penyimpanan sesuai 3. Telaah Wawancara di RS Mulya dengan
yang dijabarkan Dokumen 3. Daftar Tilik ketetapan Dirjen Bina
dalam pedoman Kefarmasian dan Alat
Sarana
penyimpanan obat Kesehatan
dan
yang dibuat oleh
Prasarana
Dirjend Bina
Kefarmasian dan Alat
Kesehatan yang
menunjang kegiatan
penyimpanan obat di
gudang RS Mulya.
 50

2. Variabel Proses

Tabel 3.2

Definisi Istilah Variabel Proses

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Proses
Informasi tentang
1. Observasi 1. Pedoman kesesuaian proses
2. Wawancara Observasi penerimaan obat dari
mendalam 2. Pedoman supplier ke gudang farmasi
3. Telaah Wawancara RS Mulya dengan ketetapan
Dokumen 3. Daftar Tilik Dirjen Bina Kefarmasian dan
Alat Kesehatan, terdiri dari :
Kegiatan - Memeriksa kesesuaian
menerima obat (jenis, jumlah dan harga)
dari supplier atau obat yang datang dengan
distribusi obat spesifikasi yang ada di
Penerimaan faktur dari supplier.
yang dilakukan
Obat - Memeriksa kesesuaian
oleh petugas
gudang di (jenis, jumlah dan harga)
gudang farmasi obat yang datang dengan
RS Mulya. spesifikasi yang ada di
surat pemesanan RS.
- Memeriksa tanggal
kadaluarsa obat
- Memeriksa kemasan obat
yang datang
- Membuat laporan
penerimaan

Kegiatan Informasi tentang

menyusun dan 1. Observasi 1. Pedoman kesesuaian proses
mengatur stok 2. Wawancara Observasi penyusunan obat di RS
obat di gudang Mendalam 2. Pedoman Mulya dengan ketetapan
farmasi rumah Wawancara Dirjen Bina Kefarmasian dan
sakit Mulya Alat Kesehatan 2010
Penyusunan
sesuai dengan
Obat
pedoman
penyimpanan
yang dibuat oleh
Dirjen Bina
Kefarmasian dan
Alat Kesehatan.
 51

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Proses
Kegiatan 1. Observasi 1. Pedoman Informasi tentang kesesuaian
mengeluarkan 2. Wawancara Observasi proses pengeluaran obat
obat dari gudang Mendalam 2. Pedoman yang dilakukan oleh petugas
Pengeluaran 3. Telaah wawancara gudang farmasi RS Mulya
farmasi RS ke
Obat Dokumen 3. Daftar Tilik dengan ketetapan Dirjen
unit-unit yang
ada di RS Mulya Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan 2010

Kegiatan 1. Observasi 1. Pedoman Informasi tentang

memeriksa 2. Wawancara Observasi Kesesuaian proses stok
kesesuaian stok Mendalam 2. Pedoman opname obat dengan
fisik obat-obat 3. Telaah wawancara ketetapan Dirjen Bina
yang ada di Dokumen 3. Daftar tilik Kefarmasian dan Alat
Stock gudang farmasi Kesehatan 2010
Opname RS Mulya
Obat dengan stok obat-
obatan yang
tertera pada data
komputer milik
petugas gudang
RS Mulya.
Kegiatan
mencatata dan 1. Observasi 1. Pedoman Informasi tentang kesesuaian
melaporkan 2. Wawancara observasi proses pencatatan dan
informasi atau mendalam 2. Pedoman pelaporan obat yang
data-data terkait 3. Telaah Wawancara dilakukan oleh petugas
obat-obatan yang Dokumen 3. Daftar Tilik gudang farmasi RS Mulya
ada di rumah dengan ketetapan Dirjen
sakit Mulya Bina Kefarmasian dan Alat
mulai dari obat Kesehatan 2010
diterima,
Pencatatan
disimpan hingga
dan
didistribusikan
Pelaporan
kepada bagian
yang
bertanggung
jawab terhadap
kegiatan
penyimpanan
obat di gudang
farmasi RS
Mulya.
 52

3. Variabel Output

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Output

Variabel Hasil Ukur

Definisi Istilah Cara Alat
Output

1. Observasi 1. Pedoman Hasil penyimpanan sesuai

Obat-obatan 2. Wawancara Observasi indikator efisiensi
yang ada di mendalam 2. Pedoman penyimpanan obat yang
gudang 3. Telaah Wawancara ditetepkan Depkes dan
farmasi RS Dokumen 3. Daftar Tilik Dirjen Bina Kefarmasian
Sistem Mulya dapat dan Alat Kesehatan 2010,
Penyimpanan memenuhi terdiri dari :
Obat seluruh kriteria
(Tersimpannya efisiensi - Kesesuaian jumlah
obat di gudang penyimpanan stock obat (Pencatatan
farmasi Rumah yang dengan stock fisik)
Sakit Mulya) ditetapkan oleh - TOR (Turn Over Ratio)
Dirjen Bina - Obat kadaluarsa dan
Kefarmasian rusak
dan Alat - Stok Mati/Death Stock
Kesehatan. - Kesesuaian pengeluaran
obat (FIFO/FEFO)
 BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

4.1 Desain Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan

desain deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2000),

penelitian kualitatif merupakan posedur penelitian yang menghasilkan data

deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku

yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan

kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih

mendalam tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit

Mulya Tangerang. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini

merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai

wawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan

penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya.

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang yang terletak di jalan KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara,

Pinang Kota Tangerang. Penelitian dilaksanakan pada bulan April hingga

Mei 2014.

53
 54

4.3 Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan

metode purposive sampling, dimana informan penelitian secara langsung

ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu :

a. Kesesuaian (appropriatness)

Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan

dengan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

b. Kecukupan (adequacy)

Hingga peneliti mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan

lengkap dan jelas.

Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya diperoleh melalui beberapa informan yaitu :

1. Informan Kunci

Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Petugas gudang farmasi

RS Mulya yang merupakan pelaksana harian dari kegiatan

penyimpanan di gudang farmasi RS Mulya.

2. Informan Pendukung

Informan pendukung pada penelitian ini terdiri dari :

a. Kepala Instalasi Farmasi

b. Petugas bagian keuangan RS Mulya

 55

4.4 Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara

langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi

langsung pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen

yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara,

pedoman telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan

alat perekam. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen

mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat

kesehatan yang disusun oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan

tahun 2010 dan beberapa referensi terkait manajemen farmasi dan logistik

obat di rumah sakit.

4.5 Sumber Data

a. Data Primer

Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan

penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang, serta wawancara mendalam

dengan para pelaksana kegiatan yang terkait penyimpanan obat dengan

menggunakan pedoman wawancara mendalam dan lembar observasi

(check list). Selain itu, data primer juga didapat melalui telaah dokumen

dengan menggunakan pedoman telaah dokumen yang berhubungan

dengan kegiatan penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang.

Adapun dokumen yang dimaksud tersebut antara lain :

- Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2

 56

- Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi

- Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
- Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
- Buku Harian Penerimaan Obat
- Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta
- Surat Bukti Barang Keluar/Laporan Mutasi
- Dokumen Stock Opname

b. Data Sekunder

Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari dokumen-dokumen

yang berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan,

penyimpanan dan pengeluaran obat, standar operational prosedur (SOP),

daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder

lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen

penyimpanan logistik farmasi di RS Mulya Tangerang. Adapun data

skunder lain yang diperlukan antara lain :

- Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

- Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

4.6 Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara

diantaraya :

a. Wawancara mendalam (indepth interview)

Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Petugas

Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang untuk

memperoleh data primer mengenai sistem penyimpanan obat di Gudang

 57

Farmasi RS Mulya Tangerang dengan menggunakan pedoman

wawancara.

b. Observasi

Dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat yang dilakukan

di Gudang Farmasi RS Mulya Tangerang. Observasi terhadap input

yaitu berupa pengamatan terhadap kecukupan jumlah petugas pelaksana

penyimpanan di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan kesesuaian

tugas yang dilaksanakan sehari-hari dengan yang tertera pada dokumen

instruksi kerja, disiplin petugas (apakah petugas mengerjakan

pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku serta jam datang dan jam

pulang petugas), ketersediaan formulir/dokumen pencatatan dan

pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan obat, serta pengamatan

terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses

penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu

berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan

obat di gudang obat, kegiatan pengeluaran obat, stock opname, serta

pencatatan dan pelaporan.

c. Telaah dokumen

Dilakukan terhadap pedoman atau prosedur penyimpanan obat atau

SOP pengelolaan obat di gudang farmasi RS Mulya untuk mengetahui

kesesuaian pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Buku

penerimaan obat, buku pengeluaran obat, laporan stock opname dan

surat bukti barang keluar/surat mutasi barang.

 58

4.7 Triangulasi Data

Triangulasi data yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari :

A. Triangulasi Sumber

Melakukan pemeriksaan terhadap beberapa hasil wawancara mendalam

dengan beberapa informan yang berbeda yaitu Kepala Instalasi Farmasi,

Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang

terkait topik penelitian yang diangkat yaitu sistem penyimpanan obat.

Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan antara informasi yang

didapat dari satu informan kepada informan yang lainnya.

B. Triangulasi Metode

Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara

mendalam, juga dilakukan dengan metode observasi dan telaah

dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan untuk mendukung

hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur organisasi, uraian

tugas dan Standard Operational Procedure (SOP).

Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini diharapkan

peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan terpercaya.

Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya.

Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.1.
 59

Tabel 4.1
Triangulasi Data
Triangulasi Data

Triangulasi Sumber Triangulasi Metode

Variabel Penelitian Kepala Petugas
Petugas Wawancara Telaah
Instalasi Gudang Observasi
Keuangan Mendalam Dokumen
Farmasi Farmasi
Sumber Daya Manusia √ √ - √ √ √
Anggaran √ √ √ √ - -
Dokumen √ √ √ √ √ √
Prosedur √ √ √ √ √ √
Sarana dan Prasarana √ √ - √ √ -
Penerimaan Obat √ √ - √ √ √
Penyusunan Obat √ √ - √ √ -
Pengeluaran Obat √ √ - √ √ √
Stock Opname √ √ √ √ √ √
Pelaporan √ √ √ √ √ √

Sistem Penyimpanan Obat √ √ √ √ √ √

4.8 Pengolahan Data

Pada penelitian ini variabel penelitian dikelompokkan menjadi 3

yaitu variabel input (SDM, anggaran, dokumen, prosedur dan sarana

prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran

obat, stock opname dan pelaporan) dan variabel output (obat tersimpan di

gudang farmai Rumah Sakit Mulya secara efektif).

Data-data yang didapat dari hasil observasi, wawancara dan telaah

dokumen kemudian diolah dengan cara membandingkan dan

menyesuaikannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

 60

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Kemudian hasilnya akan

dibuat kedalam bentuk uraian singkat dan tabel, dan dilakukan analisis data.

4.9 Analisis Data

Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan

pendekatan analisis kualitatif seperti yang diungkapkan oleh oleh Milles and

Huberman dalam Tjetjep (1992) terdiri dari :

1) Reduksi Data

Data-data pada variabel input (data SDM, anggaran, prosedur, dokumen

serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat,

penyusunan obat, pngeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan

pelaporan) dan variabel output kemudian dipilih sesuai dengan

kebutuhan penelitian. Data-data yang tidak penting dan tidak berkaitan

dengan kebutuhan penelitian kemudian dihilangkan dan tidak dilakukan

analisis lebih lanjut. Sementara data-data yang penting kemudian diolah

dan dianalisis lebih lanjut.

2) Penyajian Data

Data-data pada variabel input ( SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta

sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan

obat, pengeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan pelaporan)

dan variabel output yang sudah direduksi kemudian dibuat dalam bentuk

uraian singkat.
 61

3) Analisis Data

Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis. Dengan

teknik analisis ini peneliti mendeskripsikan berbagai unsur pada variabel

penyimpanan (mulai dari input, proses hingga output) secara umum

kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat. Pemaknaan hasil

penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman yang dibuat

oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tentang penyimpanan

obat tahun 2010.

4) Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti melakukan

analisis data. Yaitu dengan mengaitkan antara hasil yang didapat dari

penelitian yang dilakukan peneliti dengan teori atau pedoman yang

dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan.

4.10 Penyajian Data

Hasil analisa data disajikan dalam bentuk kutipan wawancara, tabel

hasil observasi dan dalam bentuk narasi tentang sistem penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya. Hasil analisis input (SDM, anggaran, prosedur,

sarana & prasaran), proses (penerimaan, penyusunan, pengeluaran, stock

opname dan pelaporan) hingga output digabungkan untuk menggambarkan

sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

 BAB V

HASIL PENELITIAN

5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C

yang ada di wilayah Kota Tangerang. Rumah Sakit Mulya beralamat di Jl. KH.

Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Sebelumnya RS

Mulya berstatus sebagai Rumah Bersalin yang beroperasi sejak 2 Juli 1997

kemudian berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang No.

455.1483.DINKES.07.RSU.03.VII tanggal 30 Mei 2005 rumah sakit ini

berubah menjadi Rumah Sakit Mulya (Rumah Sakit Umum). Dengan motto

“We Care (Cepat, Andal, Ramah, Empati)“ Rumah Sakit Mulya berkomitmen

untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan berkualitas dengan

harga yang relatif terjangkau oleh masyarakat.

5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya

Visi Rumah Sakit Mulya

Menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal

selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan

Empati).

Misi Rumah Sakit Mulya

a) Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman

dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah

dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya.

62
 63

b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan

dan pelatihan.

c) Mengelola Rumah Sakit Mulya dengan manajemen profesional yang

inovatif, efektif dan efisien.

d) Menjadikan Rumah Sakit Mulya sebagai tempat kerja pilihan bagi

karyawan dan tenaga medis.

e) Membangun budaya kerja dan lingkungan kerja yang sehat dan

harmonis.

5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya

a. CARE

Seluruh elemen RS Mulya mengutamakan Cepat-Andal-Ramah-

Empati dalam memberikan pelayanan serta dalam kehidupan

berorganisasi terhadap seluruh pihak yang berkepentingan.

b. Communication

Seluruh elemen RS Mulya membangun pola komunikasi dan

‘information sharing’ yang efektif dan jelas di semua tingkat jabatan

dan selalu terbuka untuk ide, saran dan feedback untuk perbaikan

dan inovasi.

c. Commitment

Seluruh elemen RS Mulya memahami dan memiliki visi, misi yang

sama dan berkomitmen memberikan yang terbaik bagi RS Mulya,

pasien, masyarakat sekitar, mitra usaha, pemerintah dan pihak-pihak

berkepentingan lainnya.
 64

d. Collaboration

Seluruh elemen RS Mulya harus menjunjung semangat kebersamaan

dan kerjasama berdasarkan rasa saling percaya dan saling

menghargai untuk mencapai tujuan bersama.

e. Competence

Seluruh elemen RS Mulya memiliki kompetensi di bidangnya

masing-masing dan akan selalu berusaha mempertahankan dan

meningkatkan kualitas kerja dan kemampuannya dengan senantiasa

belajar, berbagi ilmu, mengadopsi inovasi dan perubahan.

5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya

Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Mulya terdiri dari :

1. Rawat Jalan

- UGD - Poli Bedah Orthopedi

- Poli Anak - Poli Kulit dan Kelamin
- Poli Penyakit Dalam - Poli Paru
- Poli Kebidanan Kandungan - Poli Syaraf
- Poli Bedah Umum - Poli Gigi dan Mulut
- Poli THT
2. Rawat Inap

- Perawatan Umum
- Maternitas

3. Rawat Inap Khusus

- Perinatologi

- Kamar Operasi

- ICU
 65

4. Penunjang Medik

- Farmasi

- Radiologi

- Laboratorium

- Fisioterapi

5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat yang dilakukan di rumah sakit Mulya dilakukan oleh

unit gudang farmasi rumah sakit Mulya. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan

yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas

gudang farmasi rumah sakit Mulya. Gudang farmasi rumah sakit Mulya berada

di bawah tanggung jawab Apoteker Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya.

Meskipun berapa dibawah tanggung jawab Apoteker, namun letak gudang

farmasi rumah sakit Mulya terpisah dengan Apotek rumah sakit Mulya. Adapun

letak gudang farmasi dalam struktur organisasi rumah sakit Mulya adalah

sebagai berikut.

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur Rumah Sakit Mulya

Unit Instalasi Farmasi

Gudang Farmasi Apotik

(Sumber : Profil RS Mulya Tahun 2012)

 66

Gudang farmasi RS Mulya bersama apotek RS Mulya berada dibawah

unit instalasi farmasi RS Mulya. oleh karena itu, gudang farmasi RS Mulya

masih merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi RS Mulya. Kegiatan

manajemen logistik barang farmasi di Rumah Sakit Mulya dilakukan oleh unit

Instalasi Farmasi dan Gudang Farmasi. Dalam pelaksanaannya unit instalasi

farmasi dan gudang farmasi juga berkoordinasi dengan unit keuangan.

Barang-barang farmasi yang ada di rumah sakit Mulya terdiri dari obat,

peralatan laboratorium dan alat-alat kesehatan. Obat-obatan dan alat kesehatan

yang terdapat disana digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :

a. Kelompok Fast Moving

Kelompok fast moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan

yang penggunaannya sering atau perputarannya cepat. Sehingga selalu

disediakan dalam jumlah yang lebih banyak dan pemesanannya sering

dilakukan.

b. Kelompok Slow Moving

Kelompok slow moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan

yang penggunaannya jarang atau perputarannya lambat. Sehingga

persediaan akan obat-obatan ini tidak terlalu banyak dan pemesanannya pun

dilakukan berkala.

c. Kelompok Barang Habis Pakai (BHP)

Kelompok barang habis pakai (BHP) adalah kelompok barang yang

termasuk dalam obat/alat kesehatan yang sering digunakan oleh unit-unit

yang ada di rumah sakit yang tidak dapat digunakan berulang dan

digunakan setiap saat. Seperti betadin, alkohol, handscoon, masker, Gel

USG, kapas dan kassa.

 67

Gudang Farmasi merupakan salah satu unit yang terdapat di Rumah

Sakit Mulya. Bentuk gudang farmasi rumah sakit Mulya merupakan bentuk

gudang tertutup yang terdiri dari satu ruangan yang memiliki atap dan dinding.

Gudang farmasi Rumah Sakit Mulya berfungsi sebagai tempat penyimpanan

sementara obat-obatan dan alat kesehatan sebelum didistribusikan ke unit-unit

lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. oleh karena itu, gudang

farmasi rumah sakit Mulya disebut sebagai gudang transit, karena penyimpanan

yang dilakukan digudang tersebut bersifat sementara.

5.3 Input Penyimpanan Obat

Input dari sistem penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia,

anggaran, prosedur penyimpanan obat, dokumen penyimpanan obat dan sarana

dan prasarana penyimpanan obat.

5.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil

Sumber daya manusia merupakan salah satu input terpenting

dalam suatu manajemen. Kelancaran penyimpanan obat digudang

farmasi akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan

sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kapasitas yang

memadai. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang farmasi rumah

sakit Mulya hanya berjumlah satu orang yang biasa disebut sebagai

petugas gudang farmasi. Adapun penanggung jawab gudang farmasi di

rumah sakit Mulya dipegang oleh Apoteker yang juga merupakan

kepala instalasi di rumah sakit Mulya.

 68

Tabel 5.1

Sumber Daya Manusia di Gudang Farmasi RS Mulya

Kode
SDM Gudang Farmasi Pendidikan
Informan
GF-1 Kepala Instalasi Farmasi Apoteker
SMF
GF-2 Petugas Gudang Farmasi
(Sekolah Menengah Farmasi)

GF-3 Petugas Bagian Keuangan Sarjana Ekonomi (SE)

( Sumber : Observasi dan Wawancara Peneliti )

Berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur

RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar

operasional prosedur pelayanan unit farmasi, seorang Kepala Instalasi

selain bertanggung jawab terhadap pelayanan di Instalasi Farmasi RS

Mulya juga bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di gudang

farmasi, adapaun tugas seorang Kepala Instalasi Farmasi yaitu membuat

usulan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan, melaksanakan

penyediaan obat berdasarkan ketentuan, mengajukan permintaan

pembelian, memeriksa kebenaran laporan pemasukan, pendistribusian

dan pemakaian obat dan alat kesehatan di setiap unit terkait,

mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes

serta bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian rencana dan

kebutuhan obat di Instalasi Farmasi.

Sementara itu petugas bagian keuangan hanya bertanggung

jawab melakukan stock opname gudang farmasi secara berkala.

Sedangkan petugas gudang farmasi berdasarkan standar prosedur

 69

operasional yang berlaku di RS Mulya memiliki tugas dan wewenang

antara lain sebagai berikut :

a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata barang di

gudang farmasi

b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di gudang

c. Menginput data obat yang ada di gudang

d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi

e. Membuat laporan mutasi barang

f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa

g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan obat.

Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti

menunjukkan bahwa dengan jumlah SDM gudang farmasi RS Mulya

yang ada saat ini belum dapat mencukupi untuk pelaksanaan kegiatan

penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Ini terlihat dari kurang

idealnya jam kerja petugas gudang yang bekerja hanya 1 shift kerja dan

hampir 11 jam setiap harinya. Ditambah lagi saat petugas gudang

sedang libur, tidak ada petugas lain yang menggantikan tugasnya

digudang farmasi. Sehingga jika ada permintaan obat atau obat yang

datang tidak ada yang bertanggung jawab atas obat tersebut. Penjelasan

ini sesuai dengan pernyataan di bawah ini :

“ Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan
idealnya mereka 2 shift yang digudang itu pagi sama sore.“ (GF-2)
 70

Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga

Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja

tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan

pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal

ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang

melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan

waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena

menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2

shift, yaitu shift pagi (07.00-14.00) dan shift siang (14.00-08.00).

Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut.

“ Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam

kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita
menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam
middle.” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas

gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini

biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan

dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau

biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan

pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas

gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala

Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas

pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut.

 71

“ ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betul-

betul bisa bekerja untuk tidak double job..” (GF-2)

Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa

diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat

dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas

gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang

diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara

tepat waktu.

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas

gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup

sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi

farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan

pernyataan berikut.

“Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi
pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja
masih belajar sambil berjalannya pekerjaan” (GF-2)

Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki

pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang

pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua

informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan

kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur

penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di

gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

 72

“ Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan
kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya,
harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan
kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan ” (GF-1)

“Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sistem
penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo
digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat
yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk
diterangin” (GF-2).

Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM

gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat

ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi

yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) jumlahnya masih belum

sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman

penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010

SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri

dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu

orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya

manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan

penyimpanan di gudang farmasi.

Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga

masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan

obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan

 73

tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam

pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap

kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun

demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang

sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman

penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas

gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi.

5.3.2 Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan

dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun,

berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum

ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan

penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh

karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan

dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui

wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait

anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung

dengan pernyataan informan sebagai berikut.

“Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan
atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu
buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini.” (GF-3)
 74

Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC

yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari

penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan

buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan

permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum

sudah tersedia sehingga penganggarannya masuk kedalam

penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“… ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia

di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran

gudang farmasi ” (GF-3)

Dari pernyataan tersebut diketahui bahwa anggaran

penyimpananan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai

dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa

dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk

disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau

prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di

gudang farmasi menjadi lebih tahan lama.

5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat

Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh

peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat

 75

di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di

dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional

pelayanan instalasi farmasi RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan

Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya

No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional

prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional

prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang

dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan

informan sebagai berikut.

“Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur
operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan
sama penyimpanannya gitu. ...sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap
bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi
termasuk petugas gudang. “ (GF-2)

Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit

Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas

persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya.

Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain :

a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi

b. Prosedur pendistribusian/pengeluaran obat-obatan gudang farmasi

c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang

farmasi

d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi

 76

Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional

prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point

yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas gudang farmasi,

hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang

terdapat didalam stadar operasional prosedur. Meskipun

pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur

ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah

sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend

Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh

pernyataan informan sebagai berikut.

“ Udah mulai aku lakuin sih tapi yang aku inget aja hahaha ” (GF-1)

Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui

bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah

sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak

menghafal semua poin dalam SOP.

“ Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya
itu karena dianya (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja
yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle
kerjaan sendiri.” (GF-2)

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang

mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.

 77

Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam

meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang

terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi,

wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.

1. Buku harian penerimaan obat

Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen

rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan

dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabel-

tabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama

distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun

pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh

petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan

tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian

penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus

membuat laporan pembelian obat setiap harinya.

Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out

data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut.

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa

dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya.

Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya

setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang

datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi :

a. Tanggal obat di pesan

b. Tanggal obat datang

 78

c. Penerima obat

d. Nama distributor obat

e. Nama obat

f. Jumlah obat

g. Harga satuan obat

h. Total harga obat (per-jenis)

i. Total keseluruhan harga obat

Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat

mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat.

Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku

penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan

dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan

informan berikut.

“ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya
hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin,
..ngga sempet kalo bikin dua-duanya” (GF-1)

“ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya

buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke
keuangan jadi gudang ngga megang” (GF-2)

2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta

Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya

disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku

pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang

 79

akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan

melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang

diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta

melampirkan SP atau surat permintaan unit.

Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang

akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang

farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan

jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi.

Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah

persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana

pernyataan informan berikut.

“ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa
lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus
diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga
sama ” (GF-1)

3. Kartu induk persediaan

Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS

Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil

observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk

persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan

input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan

diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap

satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock

opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.

 80

“ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan
langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek ”
(GF-1)

4. Kartu stok obat

Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi

RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun,

berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak

pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya

disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen data-

data yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi,

nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang,

no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat

masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan.

Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang

merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk

mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut.

“ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku
ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya ”
(GF-1)

5. Surat bukti barang keluar

Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya

biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang

farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh
 81

petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang

membutuhkan obat.

“surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang
dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal
input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya
mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi
Farmasi” (GF-1)

Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan

sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem

induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi

surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut.

a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar

b. Mengisi kolom gudang tujuan

c. Mengisi nama petugas gudang

d. Mengisi kolom penerima barang

e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID

f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity

g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit

price dan total harga pada kolom harga

h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar

rangkap2

i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar

berwarna merah untuk unit tujuan.

 82

j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang

dan penerima barang di tiap unit

6. Dokumen hasil stock opname

Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock

opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data

obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname

hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat

stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu

lampiran hasil stock opname (terdiri dari nama obat, total inventory,

jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat,

jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa)

dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total

harga obat yang mengalami selisih). Dokumen tersebut

ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini

didukung oleh pernyataan berikut.

“ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname
yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja
yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik
ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga
obat dilampirin jadi satu” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui

bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat

yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok
 83

opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi

dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku

harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar

tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan

informan sebagai berikut.

“…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku
cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk
persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti
setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera
(Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga.” (GF-1)

Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini

dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam

menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya.

Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan

menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya

jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas

menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan

dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu,

informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini

sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut.

“ udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih
keteteran yah mungkin hahaha ” (GF-1)
 84

“ ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena
biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap
harinya” (GF-2)

Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat

ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas

terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal

ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan

tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan

harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang

diungkapkan informan berikut.

“ Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan

karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga
kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku
suka lama ngerjain dokumennya ” (GF-1)

Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat

yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan

pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi

dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini

masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi.

Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan

dokumen lainnya dengan baik dan benar.

 85

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu

input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di

gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh

manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan

gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m2 dengan kelengkapan sebagai

berikut.

a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada

gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi

dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik.

Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup.

b. Pintu yang memiliki kunci ganda

c. Meja kerja petugas disertai kursinya (diatasnya terdapat

komputer, telpon, printer dan ATK)

d. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun

demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam

keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga

mengenai obat-obatannya.

e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan

ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering

memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu

udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat.

sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan

informan berikut.
 86

“ Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum

ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. …udah ada
AC nya juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga
pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah” (GF-1)

Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana

penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang

kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana

keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya.

Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang

farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu

dua buah lemari kayu dan dua buah lemari/rak besi serta lemari

penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain rak/lemari

penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok

obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana

tambahan seperti pallet, alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya

tinggi, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum

tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu

informan pallet sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi

pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan pallet.

Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan

prasarana penyimpanan obat.

“..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada

pallet ya kan itu harus punya buat dilantai” (GF-2)

 87

Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang

disediakan oleh RS Mulya dianggap masih belum mencukupi kebutuhan

penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim

sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini

sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut.

“ Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya
per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku
pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi “ (GF-1)

Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan

pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang

disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan

mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana

pernyataan informan sebagai berikut.

“ Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang
hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga
bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya
hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian
keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat
barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak ” (GF-2)

Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum

sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik

Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan

prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas

 88

mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti

sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFO/FEFO dan sulitnya

melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.

5.4 Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa

tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,

stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.

5.4.1 Penerimaan Obat

Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat

yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS

Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari

distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas

gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka

penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS

Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang

menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini

sesuai dengan pernyataan berikut.

“ Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga
ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang
tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang. “ (GF-2)
 89

Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas

gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut.

1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan

melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh

diterima oleh petugas gudang farmasi.

2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya

dengan membawa faktur pembelian atau Purchase Order.

3. Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan

terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan

antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang.

4. Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang,

faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan.

Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan (kuantiti)

dan jenis obat yang dipesan.

5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan

memberikan cap pada faktur.

6. Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih

kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan

copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas

gudang.

7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer

yang bernama purcahse order. Data yang diinput antara lain :

a. Nama distributor obat

b. Nama penerima obat di gudang farmasi

c. Tanggal pemesanan obat (tercantum pada surat pemesanan)

 90

d. Tanggal penerimaan obat

e. Nama obat yang datang

f. Jumlah obat yang datang

g. Harga obat yang datang

h. Discount/potongan harga (jika ada)

i. Total harga per obat

j. Total harga keseluruhan obat

8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui

data obat yang datang pada kartu induk persediaan (inventory stok)

pada sistem komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak

add inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di

kartu induk persediaan.

9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam

bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur

pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik

petugas gudang farmasi.

Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas

melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku

penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi

karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk

melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya

pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas.

 91

“ harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal
datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya
ga sempet hehe ” (GF-1)

Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan

petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang

terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas

gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa

yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan

salah satu informan sebagai berikut.

“ Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung

siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya
aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang
aku nyari taunya.” (GF-1)

Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan

oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut

disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat

menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera

melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari

kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh

petugas gudang.
 92

5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

Rak-rak dan lemari penyimpanan di gudang farmasi rumah sakit

Mulya disusun membentuk satu garis lurus dan tidak terdapat banyak

sekat di ruangan tersebut. Namun, di lorong antara satu rak dengan rak

lainnya terdapat banyak obat-obatan dan alat kesehatan yang diletakkan

didalam kardus dan bertumpuk dilantai. Suhu udara di dalam gudang

farmasi pun sudah selalu diatur meskipun terkadang tidak stabil, akibat

AC yang rusak. Pada saat observasi peneliti menemukan serangga yang

berasal dari selokan yang berada tepat dibawah lantai gudang farmasi.

Obat-obatan yang disusun di dalam lemari penyimpanan obat

pun belum diberikan label nama dan di susun berdasarkan alfabetis.

Selain belum dilakukan penyusunan secara alfabetis penyusunan obat

yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum

menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Pemisahan jenis sediaan

obatnya pun belum dilakukan. Namun ini bertolak belakang dengan

pernyataan informan yang menyebutkan bahwa petugas sudanh

melakukan penyimpanan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“ semua aku yang lakuin.. …kaya yang biasanya aja palingan FIFO
sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu
bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama injeksi juga sih hahaha
terus yang sirup di lemari itu khusus sirup sama infusan deh. Kalo yang
kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja. “ (GF-1)
 93

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti

diketahui bahwa proses penyusunan obat yang dilakukan oleh petugas

obat adalah sebagai berikut.

a. Setelah obat datang petugas gudang farmasi tidak langsung

menyusun obat-obat tersebut di rak penyimpanan. Terkadang

penyusunan tertunda hingga petugas menyelesaikan pekerjaannya.

b. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun obat-

obat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada

penamaan pada rak-rak obatnya. Jika masih ada obat yang tersisa

sebelumnya, petugas meletakan obat tersebut bersamaan dengan

obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan didepan obat

yang sudah ada sebelumnya.

c. Obat-obatan jenis sirup dan infus diletakkan bersamaan pada satu

rak yang berisi sirup dan botol infus.

d. Obat-obatan tablet dan injeksi diletakkan bersamaan dalam satu rak

penyimpanan

e. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak, obat

berbentuk supp diletakkan dalam satu lemari yang sama

Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika

penyimpanan dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus obat

narkotik dan psikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan

narkotik dan psikotropik yang baru datang diletakkan didepan obat yang

sudah ada kemudian dicatatan jumlah obat yang masuk di kartu stok.
 94

Pada lemari penyimpanannya juga belum dilengkapi dengan penamaan

dan pemisahan sesuai dengan jenis obatnya.

“…kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan

untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang
karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih
mudah” (GF-2)

Namun untuk obat-obatan selain jenis psikotropika dan

narkotika petugas tidak melakukan pencatatan pada kartu stok,

meskipun ternyata kartu stok sudah disediakan oleh pihak rumah sakit

Mulya. Kartu stok yang sudah disediakan tersebut hanya disimpan

dalam satu map oleh petugas gudang dan belum diisi sama sekali. Hal

ini terjadi karena petugas gudang farmasi merasa kesulitan jika harus

mengisi kartu stok obat. Ini didukung oleh pernyataan sebagai berikut.

“ kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi
ngga berjalan karena memang petugasnya juga tidak terbiasa untuk
mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu
stok narkotika dan psikotropika saja ” (GF-2)

Minimnya jumlah lemari dan rak penyimpanan yang disediakan

di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga menjadi hambatan bagi

petugas gudang dalam penyusunan obat-obatan di gudang farmasi. Ini

sebagaimana pendapat yang diungkapkan oleh informan berikut.

 95

“ Masalahnya lemarinya juga cuma segitu aja jadinya ya susah kalo

mau disusun dipisahin gitu. Ya jadi aku susun semuatnya aja deh ”
(GF-1)

Pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit ini

juga masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang

ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010 yang menyebutkan bahwa pengaturan penyimpanan obat di

gudang farmasi harus menggunakan sistem FIFO/FEFO, dipisahkan

berdasarkan jenis sediaan dan disusun berdasarkan abjad. Tujuannya

adalah menjaga mutu dari obat-obatan yang disimpan di gudang dan

menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa.

5.4.3 Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang farmasi akan dilakukan oleh

petugas gudang farmasi apabila ada permintaan dari unit-unit lain yang

membutuhkan obat tersebut. Seperti pernyataan berikut.

“ yang keluarin tetep petugas gudang karena semua harus melalui

pendataan petugas gudang “ (GF-2)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya berdasarkan hasil observasi dan wawancara

adalah sebagai berikut.

1. Unit mengajukan permintaan obat ke Gudang Farmasi dengan mengisi

Surat Pemesanan (SP) Unit atau buku defecta (bagi unit Apotek)
 96

2. Surat pesanan dari unit akan diterima dan diperiksa oleh petugas gudang

farmasi. Petugas gudang akan memeriksa nama petugas yang melakukan

permintaan, unit yang melakukan permintaan, jenis/nama obat yang

diminta dan jumlah permintaannya kemudian petugas gudang mencatat

permintaan tersebut pada buku permintaan unit. Namun, untuk unit Apotik

karena permintaannya tidak menggunakan surat pesanan unit maka

petugas tidak lagi melakukan pencatatan pada buku permintaan, hanya

memeriksa jenis obat yang diminta dan jumlah obat yang diminta saja.

3. Setelah memeriksa permintaan unit, petugas gudang farmasi akan

memeriksa jumlah stok obat di komputer dan stok fisik di gudang farmasi.

4. Jika jumlah stok fisik obat mencukupi permintaan, petugas gudang

akan mempersiapkan obat yang diminta oleh unit. Kemudian

mengemasnya dalam kardus atau plastik. Namun, jika stok obat

tidak ada atau tidak mencukupi, petugas gudang akan melakukan

konfirmasi kepada unit yang meminta barang.

5. Petugas akan menginput permintaan unit tersebut ke dalam laporan

mutasi obat pada sistem komputer. Adapun data yang diisi pada

laporan mutasi antara lain :

a. Tanggal permintaan

b. Unit yang melakukan permintaan

c. Nama petugas gudang

d. Nama obat yang diminta

e. Jumlah obat yang diminta

6. Petugas mencetak laporan mutasi tersebut sebanyak 2 rangkap

(kertas putih untuk petugas dan merah untuk unit) kemudian di

tanda tangani oleh petugas gudang.

 97

7. Petugas akan menghubungi unit yang melakukan permintaan untuk

mengambil barang. Pada saat pengambilan petugas unit harus tanda

tangan pada laporan mutasi dan surat permintaan. Kemudian

petugas gudang menyerahkan surat permintaan berwarna merah dan

laporan mutasi berwana merah ke unit tersebut.

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya

seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami tersebut

misalnya adalah ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja

atau tidak diruangan sementara ada unit yang sangat membutuhkan obat

dari gudang farmasi. Biasanya petugas unit akan masuk ke gudang

farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang

farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan

konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas

gudang kebingungan ketika mengetahui stok di komputer tidak sama

dengan stok fisik obat di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana

pernyataan informan sebagai berikut.

“ Hambatannya waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya
ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotek
jadi petugas apotek suka ada yang ambil obat langsung ke gudang
tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat apapun jadi aku bingung pas
pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu” (GF-1)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat
 98

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Selain itu,

pencatatan saat pengeluaran juga harus dilakukan dengan baik untuk

menghindari terjadinya kerugian dan kehilangan akibat orang yang

tidak bertanggung jawab.

5.4.4 Stock Opname

Stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan jumlah obat

yang ada di gudang (fisik) dengan pendataan di komputer dilakukan

untuk menjamin kualitas, kuantitas dan terhindar dari kerusakan dan

kadaluarsa. Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa stock

opname yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dibagi

menjadi 2 yaitu Stock opname random dan stock opname secara

keseluruhan. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai

berikut.

“ Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik
obat nih yang ada digudang tu berapa jumlahnya sama yang ada di
sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau
enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu
sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama
dong” (GF-3)

Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan

hasil observasi dan wawancara serta telaah dokumen terdiri dari :

 99

1. Pencetakan data jumlah persediaan obat dari sistem komputer

menjadi bentuk print out. Print out terdiri dari beberapa kolom

antara lain :

a. Kolom nama obat

b. Kolom jumlah obat

c. Kolom jumlah fisik (diisi oleh bagian keuangan saat

pemeriksaan)

d. Kolom selisih

e. Kolom harga satuan

f. Kolom total harga ( jumlah selisih x harga satuan obat )

2. Print out jumlah persediaan obat tersebut kemudian diserahkan

ke petugas bagian keuangan yang bertugas melakukan stock

opname pada saat itu.

3. Petugas keuangan akan melakukan pengecekan pada setiap item

obat yang tertera pada print out data dan mencocokan jumlah

fisiknya. Petugas keuangan akan didampingi oleh Kepala

Instalasi Farmasi dan Petugas Gudang Farmasi RS Mulya.

4. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis (√).

Bila tidak sesuai maka pada kolom jumlah fisik di print out data

akan ditulis jumlah fisik yang ada saat itu di gudang.

5. Setelah selesai mencocokkan seluruh jenis obat yang ada,

petugas keuangan akan memberikan kertas print out data tadi ke

petugas gudang farmasi.

 100

6. Selanjutnya, petugas gudang akan menghitung selisih obat yang

tidak sesuai jumlahnya dan menuliskannya pada kolom selisih

obat.

7. Setelah itu, petugas gudang mengisi harga masing-masing obat

yang mengalami selisih tersebut dan menjumlahkan total

kerugian akibat selisih.

8. Kemudian petugas gudang bersama dengan Kepala Instalasi

Farmasi melakukan analisis penyebab selisihnya.

9. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan

membuat laporan stock opname tersebut dan menyerahkan

kepada Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya untuk diperiksa dan

di tanda tangani.

10. Laporan stok opname dibuat rangkap 2. Satu rangkap untuk

arsip instalasi farmasi dan satu rangkap untuk diberikan kepada

bagian keuangan.

Kegiatan stock opname random dilakukan secara berkala oleh

petugas keuangan, di dampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan

petugas gudang farmasi. Stock opname random biasanya dilakukan

setiap satu bulan sekali. Sedangkan stock opname keseluruhan

dijadwalkan setiap 2 bulan sekali. Namun, pada pelaksanaannya

seringkali lebih dari 2 bulan atau menunggu surat edaran dari direktur

RS Mulya. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

 101

“ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang
harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi
farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk
keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali ”
(GF-3)

Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat

yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan

untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap

3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu

menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh

penanggung jawab stock opname gudang farmasi.

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk

mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan

di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan

secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada

tabel berikut.
 102

Tabel 5.2

Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya

NO. Dokumen Dibuat oleh Pelaporan Dilaporkan Kepada

Dokumen Harian Petugas
1. Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi
Penerimaan Obat Gudang
Buku Harian
Petugas
2. Pengeluaran Obat / Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi
Gudang
Buku Defecta
Kartu Induk Petugas
3. Setiap Minggu Kepala Instalasi Farmasi
Persediaan Gudang
Surat Bukti Barang
Petugas
4. Keluar / Laporan Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi
Gudang
Mutasi
Kepala Setelah Kepala Divisi Pelayanan RS
Laporan Hasil Stock
5. Instalasi Pelaksanaan Bagian Keuangan
( Opnam
Farmasi Stock Opname Direktur RS Mulya
Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti )

Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen

tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini

disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu

yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan

pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen

menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang

disebutkan informan berikut.

“ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama

buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang)
harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu
stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama
 103

laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok

opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa,
yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan ” (GF-1)

“ yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok
opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname
dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke
direktur RS ” (GF-2)

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh

petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara

berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan

dokumen yang tidak tepat waktu.

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat

fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23% yang tidak sesuai jumlah

fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat

dilihat pada tabel 5.3 berikut.

 104

Tabel 5.3

Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan

Jumlah Stok Jumlah Stok

No. Nama Obat
Gudang Komputer
1. Benutrion Ev. Infus 12 Botol 16 Botol
2. Sanmol Infus 28 Botol 29 Botol
3. Sanmol Tablet 0 Botol 100 Botol
4. Imboost Force Tablet 30 Tablet 0 Tablet
5. Omeprazole 0 Tablet 150 Tablet
6. Lansoprazole 0 Tablet -150 Tablet
7. Provital 0 Tablet -50 Tablet
8. Acran 300 Tablet 60 Tablet 90 Tablet
9. Lameson 8 Tablet 0 Tablet 100 Tablet
10. Lameson 16 Tablet 0 Tablet 100 Tablet
11. Ondansetron Injeksi 90 Ampul 0 Ampul
12. L-Zinc Sirup 0 Botol -1 Botol
(Sumber : Observasi Peneliti)

Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan

jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat

pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat

penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada

sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau

digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan

pernyataan berikut.

“ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja
yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi
lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang
 105

barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang

gudang ya jadi rancu pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti
dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasil nya
pasti.” (GF-3)

Hasil kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan obat fast

moving masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes dan

pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan,

yang menyebutkan bahwa standar kesesuaian obat haruslah berjumlah 100 %.

Sementara itu, di rumah sakit Mulya nilai kesesuaian antara stok fisik obat

dengan pencatatan hanya berjumlah 77% karena 23% obat fast moving

masih belum sesuai antara pencatatan dan stok fisiknya.

5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Pendataan pada obat-obatan yang sudah kadaluarsa dan rusak belum

dilakukan dengan baik oleh petugas gudang. Obat-obatan yang kadaluarsa

hanya akan didata setelah kegiatan stock opname gudang berlangsung.

Pendataan akan dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya dan akan

dilaporkan bersama laporan stock opname gudang farmasi. Sebagaimana

pernyataan informan berikut.

“…aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga
beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama” (GF-1)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa total keseluruhan obat yang

terdapat di gudang farmasi adalah sebanyak 1032 jenis obat. Dari 1032 jenis

obat tersebut ditemukan sebanyak 23 jenis obat-obatan yang sudah kadaluarsa

 106

digudang farmasi dan 2 obat dalam keadaan rusak. Atau sebanyak 2,2 % obat

dalam keadaan kadaluarsa dan rusak. Kerugian yang diterima rumah sakit

Mulya akibat obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut adalah sebesar

5.651.633 rupiah.

Jumlah ini masih belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Depkes

RI dan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa jumlah obat

kadaluarsa dan rusak di gudang penyimpanan haruslah berjumlah 0% atau tidak

ada sama sekali. Hal ini dikarenakan bahwa adanya obat kadaluarsa dan rusak

di suatu tempat penyimpanan merupakan indikasi dari permasalahan

penyimpanan obat dan kerugian akibat penyimpanan obat yang salah.

5.7 Stock Mati (Death Stock) Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa stock mati

atau persediaan obat yang tidak mengalami transaksi selama 3 bulan atau lebih

yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya terdiri dari 14 jenis obat dari

1032 jenis obat yang ada di gudang farmasi rumah sakit tersebut. Persentase

death stock adalah sebesar 1,36 %. Jenis obat yang mengalami death stock

kebanyakan adalah jenis obat infus.

Death stock atau persediaan obat mati terjadi di gudang farmaasi rumah

sakit Mulya biasanya disebabkan oleh trend penyakit yang sedang terjadi pada

saat itu yang menyebabkan pemakaian terhadap obat tersebut menjadi

menurun. Atau disebabkan oleh dokter yang sudah tidak menggunakan obat

tersebut lagi karena kontrak dengan perusahaan obat sudah habis atau dokter
 107

sudah mengganti jenis obat yang digunakan. Ini didukung oleh pernyataan

informan sebagai berikut.

“ biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau
perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga
diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum
dipake-pake lagi” (GF-1)

Angka obat death stock yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit

Mulya juga masih belum sesuai dengan standar death stock yang diperbolehkan

oleh Depkes RI dalam pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa standar obat death

stock yang diperbolehkan adalah 0% atau 1% saja. Namun di gudang farmasi

rumah sakit ini jumlah obat death stock mencapai 1,36%.

5.8 Kesesuaian Pengeluaran Obat ( FIFO dan FEFO)

Pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah

sakit Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO (First In First Out) dan

juga FEFO (First Expierd First Out). Penyusunan obatnya pun belum

menggunaan sistem FIFO ataupun FEFO. Berdasarkan hasil observasi

diketahui bahwa setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang tidak

memperhatikan obat mana yang mendekati tanggal kadaluarsa dan obat yang

lebih dulu disimpan. Petugas gudang hanya langsung mengambil obat yang

paling atas atau paling depan.

Meskipun dalam standar prosedur operasional sudah dijelaskan bahwa

sistem penyimpanan obat harus memperhatikan sistem FIFO dan FEFO namun
 108

petugas tidak melaksanakannya. Hal ini dikarenakan petugas menganggap

semua obat yang datang dari distributor memiliki tanggal kadaluarsa yang sama

karena jarak pemesanan obat dan obat yang datang tidak terlalu lama. Ini

didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

“…semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya.
Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi
mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja ” (GF-1)

Sistem pengeluaran ini masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa dalam proses pengeluaran

obat dari gudang farmasi atau gudang obat harus memperhatikan sistem

FIFO/FEFO. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya obat kadaluarsa dan

rusak serta menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.

 BAB VI

PEMBAHASAN

6.1 Keterbatasan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif

deskriptif. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan

wawancara, observasi dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam

penelitian yang dilakukan tentang sistem penyimpanan di rumah sakit Mulya

tahun 2014 antara lain :

1. Pada kegiatan observasi terhadap stock opname obat di gudang farmasi,

peneliti hanya melakukan observasi pada kegiatan stock opname obat secara

random di gudang farmasi bukan stock opname obat secara keseluruhan di

ruang gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mundurnya jadwal stock opname

di gudang farmasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit Mulya tersebut.

Ini menyebabkan peneliti tidak dapat melihat secara mendetil bagaimana

kegiatan stock opname obat di gudang farmasi secara keseluruhan.

2. Perhitungan nilai TOR (turn over ratio) atau perputaran modal selama satu

tahun sebagai salah satu cara menilai sistem penyimpanan obat tidak dapat

dilakukan oleh peneliti. Hal ini dikarenakan peneliti tidak mendapatkan izin

untuk mengakses data dari manajemen rumah sakit Mulya. Sehingga

penilaian efisiensi dan mutu dari sistem penyimpanan dilakukan hanya

dengan melihat kesesuaian jumlah stock obat, stock mati, jumlah barang

kadaluarsa dan rusak dan kesesuaian sistem pengeluaran (FIFO dan FEFO).

109
 110

6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan yang terdapat dalam siklus

manajemen logistik. Penyimpanan dianggap sebagai jantung dari siklus

manajemen logistik, hal ini dikarenakan penyimpanan yang menentukan

keberhasilan dan kelancaran distribusi atau penyaluran barang dari satu unit ke

unit lainnya (Istinganah, 2006). Di rumah sakit, penyimpanan obat merupakan

salah satu bagian dari siklus manajemen farmasi. Kegiatan penyimpanan obat di

rumah sakit menjadi tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit (Kepmenkes,

2004).

Di rumah sakit Mulya penyimpanan obat dilakukan di gudang farmasi

rumah sakit Mulya, yang merupakan sub-unit dari Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Mulya. Kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi

rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya.

Penanggung jawab gudang farmasi rumah sakit Mulya adalah Kepala Instalasi

Farmasi rumah sakit Mulya.

Penyimpanan obat merupakan suatu usaha pengamanan terhadap obat-

obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik

dan kimia serta menjaga agar mutunya tetap terjamin (Depkes, 1996). Dalam

standar operasional prosedur penyimpanan obat yang dibuat oleh RS Mulya,

diketahui bahwa tujuan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi

adalah untuk menjaga kualitas obat yang terdapat di gudang farmasi dan

mempermudah pendistribusian obatnya.

Penyimpanan obat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gudang.

Penyimpanan yang baik tentunya memerlukan pengelolaan gudang yang baik

pula. Namun tidak hanya pengelolaan gudang yang perlu diperhatikan, faktor-
 111

faktor input penyimpanan dan proses penyimpanan obatnya juga harus

diperhatikan. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang

dibuat oleh Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) bahwa untuk

melihat efektifitas dari penyimpanan obat di gudang obat perlu memperhatikan

faktor-faktor input dan proses penyimpanan itu sendiri. Faktor input terdiri dari

sumber daya manusia/personil, ketersediaan anggaran, standar operasional

prosedur, sarana dan prasarana serta kelengkapan dokumen penyimpanan.

Sementara, itu proses penyimpanan yang perlu diperhatikan mulai dari

penerimaan obat, pengaturan tata ruang dan penyusunan obat, pengeluaran obat

dan stock opname obat. Sehingga bisa melihat sejauh mana sistem

penyimpanan obat yang dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit

(Kepmenkes, 2004).

6.3 Input Penyimpanan Obat

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia

untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang

penting dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat

menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem. Bahkan

tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai

tujuannya.

Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam kegiatan penyimpanan obat,

suatu rumah sakit harus dapat menyediakan input sesuai dengan pedoman yang

sudah ada, salah satunya adalah pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Menurut pedoman tersebut,

terdapat beberapa hal yang perlu tersedia untuk mencapai suatu sistem
 112

penyimpanan obat yang efektif, diantaranya adalah sumber daya manusia,

anggaran, dokumen, prosedur serta sarana dan prasarana. Hal-hal yang harus

tersedia itulah yang disebut sebagai input. Apabila input tidak dipenuhi dengan

baik, maka akan sangat mungkin timbul hambatan dalam proses penyimpanan

obat dan bahkan bisa menyebabkan sistem penyimpanan yang dilakukan

terganggu. Adapun input penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS

Mulya adalah sebagai berikut.

6.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil Gudang

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang

berperan dalam pelaksanaan penyimpanan obat. Berdasarkan hasil

observasi, wawancara dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah

sumber daya manusia yang berada di gudang farmasi yang berkaitan

dengan kegiatan penyimpanan hanya satu orang. Satu orang petugas

gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan

obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga

pelaporan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan.

Apalagi, menurut pedoman pengelolaan gudang farmasi yang

dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) diketahui bahwa sumber

daya manusia minimal yang harus tersedia di gudang farmasi terdiri dari

satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang

pengurus barang dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan

pedoman Departemen Kesehatan tersebut memang sumber daya

manusia yang berperan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang

farmasi masih kurang mencukupi. Hal ini juga seperti yang dirasakan
 113

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya

manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan

penyimpanan di gudang farmasi.

Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang penyimpanan

menyebabkan petugas farmasi sering merasa kelelahan dan merasa

pusing untuk menyelesaikan pekerjaannya. Beban kerja yang

dimilikinya menjadi lebih banyak dan itu harus ia tanggung sendiri.

Selain tugas yang diemban pun menjadi sangat banyak, waktu

kerja petugasnya pun menjadi kurang ideal. Pada pelaksanaannya,

pembagian deskripsi kerja petugas gudang farmasi juga masih simpang

siur. Meskipun sudah dituliskan dalam standar operasional prosedur

namun seringkali petugas gudang farmasi mendapatkan tugas tambahan

diluar tugas yang tertera dalam SPO Instalasi Farmasi RS Mulya.

Mathis dan Jackson (2002) menyebutkan bahwa

deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (baik tugas dan

tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh

karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Setiap karyawan

harus mengetahui deskripsi kerjanya seperti apa sehingga ia dapat

bertanggung jawab terhadap tugasnya dan tidak melakukan kesalahan

yang dapat merugikan institusi.

Selain itu, minimnya jumlah petugas gudang farmasi RS Mulya

juga menyebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di

gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit RS

dan petugas farmasi sedang libur kerja atau berganti jadwal kerja

sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka

 114

petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang

farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang

diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga,

menyebabkan data obat tidak sesuai jumlahnya. Padahal, menurut

standar prosedur operasional yang sudah dibuat oleh RS Mulya

disebutkan bahwa seluruh obat yang keluar dari gudang farmasi harus

dengan sepengetahuan dan pencatatan petugas gudang farmasi.

Sejauh ini kedisiplinan SDM gudang farmasi dalam pelaksanaan

tugasnya diliniai masih kurang. Meskipun petugas gudang selalu datang

tepat waktu namun petugas gudang masih suka menunda pekerjaannya,

sehingga pada beberapa tugas ada yang tidak terselesaikan tepat waktu.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara hal ini terjadi karena

pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas gudang sangat banyak

sementara waktu kerja petugas tidak cukup jika harus mengerjakan

semua tugas-tugas tersebut. Sehingga tidak jarang petugas harus pulang

melewati jam pulang yang seharusnya atau bahkan petugas gudang

melakukan jam kerja tambahan/lembur.

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki

petugas gudang farmasi dengan pelaksanaan tugas penyimpanan yang

dilakukannya dinilai sudah cukup sesuai, meskipun memang masih

perlu diberikan pelatihan terkait alur penyimpanan dan cara

penyimpanan obat yang baik. Dalam pelaksanannya pun petugas gudang

tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya digudang farmasi

dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk belajar mengenai

pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi karena memang dasar

 115

pendidikannya adalah sekolah farmasi. Sebagaimana disebutkan dalam

pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Depkes (1996)

bahwa petugas gudang farmasi harus memiliki pendidikan minimal

SMF (Sekolah Menengah Farmasi) atau sederajat.

Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang

perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul

disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja

memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja

seorang pegawai.

Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang

terdapat digudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan

penyimpanan obat yang dilakukan. Minimnya sumber daya manusia

yang tersedia di gudang farmasi dapat membuat kegiatan dalam proses

penyimpanan tidak dapat berjalan dengan baik. Ditambah lagi jika tugas

yang dibebankan kepada petugas sangat banyak dan melebihi deskripsi

kerjanya, tentunya ini dapat membuat petugas mengalami stress kerja.

Sebagaimana yang disebutkan oleh Hurrel dalam Dian (2008)

bahwa beban kerja petugas yang terlalu berat dapat menimbulkan stress

kerja pada petugas. Apabila petugas mengalami stress kerja tentunya

petugas tidak dapat melaksanakan kegiatan penyimpanan obat dengan

baik sehingga tujuan penyimpanan obat yang diharapkan pun tidak

dapat tercapai.
 116

6.3.2 Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang

pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa tidak terdapat anggaran yang khusus

disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan penyimpanan obat.

Rumah sakit hanya menyediakan anggaran rutin untuk pengadaan obat-

obatan saja. Karena sejauh ini rumah sakit belum merasa perlu untuk

menyediakan anggaran terkait penyimpanan.

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina

Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) disebutkan bahwa salah satu input

yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat adalah

anggaran. Anggaran rutin penyimpanan yang perlu disediakan antara

lain anggaran untuk pemeliharan gudang dan prasarana lainnya yang

terdapat digudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer.

Selain itu, anggaran untuk penyediaan ATK, penyediaan kartu stock dan

buku-buku untuk pencatatan dan pelaporan.

Dalam pelaksanaannya AC, printer dan komputer memang

belum dilakukan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan gudang pun

belum dilakukan dengan baik. Ini terlihat dari adanya noda di dinding

akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang

dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu

untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya

tinggal mengajukan permintaan kepada bagian umum dan di bagian

umum semua kebutuhan ATK sudah tersedia sehingga

 117

penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke

anggaran penyimpanan obat.

Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan

baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak

manajemen rumah sakit. Paling tidak manajemen perlu menyisihkan

biaya untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada.

Kurang baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan

yang terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa

pakai peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan

biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20% - 40%

(Damanik, 2003). Jika hal ini terjadi, tentunya ini menjadi sangat

bertentangan dengan tujuan penyimpanan obat yang diharapkan,

sebagaimana yang disebutkan dalam Depkes (1996) yaitu penyimpanan

obat dilakukan dengan tujuan agar murah (biaya yang dikeluarkan tidak

besar).

Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi

dalam proses penyimpanan obat. Jika terdapat barang gudang yang

rusak, dapat menghambat pekerjaan petugas dan petugas menjadi tidak

bisa menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus

memperbaiki barang yang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup

besar. Ini tentunya akan menimbulkan kerugian ganda bagi rumah sakit.

6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan obat sudah dibuat

dan sudah disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi RS Mulya

 118

meskipun petugas gudang tidak mengingat seluruh prosedurnya secara

mendetail. Pembuatan prosedur penyimpanan obat di Rumah Sakit

Mulya sudah disesuaikan dengan aturan yang ditetapkan oleh KARS

tahun 2009 dan dengan mempertimbangkan aturan yang ada pada UU

No. 23 tahun 1992 dan UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009.

Prosedur penyimpanan obat terdiri dari prosedur penerimaan

obat, prosedur penyusunan obat, prosedur pengeluaran obat dan

prosedur pelaksanaan stock opname obat. Prosedur penyimpanan yang

dibuat tersebut sudah cukup baik namun masih kurang lengkap. Karena

dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyusunan obat hanya

disebutkan bahwa penyusunan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Tapi tidak dijelaskan tentang bagaimana pengklasifikasian penyimpanan

obatnya serta bagaimana pengaturan suhu dan kelembaban ruangan.

Sehingga petugas gudang juga mengabaikan hal tersebut.

Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah mulai

dijalankan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya, meskipun masih ada

point yang terlewat dan tidak untuk dilaksanakan. Tidak

dilaksanakannya point dalam SOP menyebabkan kegiatan penyimpanan

menjadi terganggu. Standar operasional prosedur merupakan tatacara

atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk

menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000).

SOP dapat dijadikan sebagai panduan yang digunakan dalam

proses pelaksanaan penyimpanan obat, sehingga tujuan penyimpanan

dapat tercapai. Dengan adanya SOP setiap petugas dapat mengetahui

tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan,

 119

sehingga petugas dapat terhindar dari kesalahan, keraguan, duplikasi

atau pemborosan dalam pelaksanaan kerjanya dan membuat

pekerjaannya menjadi lebih efisien (Depkes, 1996). Dengan

dilaksanakannya SOP setiap kegiatan dapat berjalan secara teratur

sesuai dengan alur yang sudah direncanakan.

6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat dibutuhkan dalam kegiatan

penyimpanan obat guna menghindari terjadinya kesalahan dalam

kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan. Dokumen juga berfungsi

sebagai alat bukti dan sebagai laporan pertanggung jawaban tugas

seorang pegawai (Prihatiningsih, 2012). Dokumen penyimpanan obat

yang tersedia di RS Mulya terdiri dari kartu induk persediaan obat, kartu

stok obat, buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat,

laporan pengeluaran obat dan laporan stock opname.

Ini sesuai dengan yang terdapat dalam pedoman pengelolaan

obat milik Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) bahwa

terdapat beberapa dokumen yang perlu disediakan dalam kegiatan

penyimpanan obat di rumah sakit antara lain adalah kartu induk

persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, surat izin

pengeluaran obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran

obat, laporan stock opname dan data obat kadaluarsa.

Pada pelaksanaannya ternyata tidak semua dokumen yang

tersedia diisi secara teratur oleh petugas gudang farmasi. Seperti kartu

stok obat dan buku harian penerimaan barang. Berdasarkan hasil

 120

wawancara diketahui bahwa kartu stok obat dan buku harian

penerimaan barang jarang sekali diisi oleh petugas gudang, hal ini

dikarenakan petugas gudang merasa keberatan dan merasa tidak

memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian dokumen tersebut.

Tidak diisinya kartu stok menyebabkan terkadang petugas

merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada

kartu persediaan induk dengan jumlah fisik obat di gudang. Petugas pun

menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal

ini karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartu

stock obat sangat bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat,

sebagai alan pengendali persediaan, sebagai sumber masukkan untuk

pembuatan rencana pengadaan dan sebagai alat kontrol instalasi farmasi

(Febriawati, 2013).

Tidak terisinya buku harian penerimaan obat juga terkadang

menghambat pekerjaan petugas, hal ini terjadi saat ada obat datang yang

bermasalah, untuk melakukan pengecekan petugas harus mencari faktur

dan surat penerimaan yang sudah diserahkan kepada Kepala Instalasi

Farmasi dan ini sangat memakan waktu lama. Pengisian buku

penerimaan obat yang baik dapat menampilkan data tentang tanggal

kedatangan obat, nama dan jumlah obat serta total pembelian dalam satu

hari. Ini tentunya sangat membantu petugas gudang dalam pendataan

(Febriawati, 2013).

Kelengkapan dokumen penyimpanan ini akan memudahkan

petugas dalam memantau kegiatan penyimpanan dan mendeteksi

kesalahan serta kerugian dalam kegiatan penyimpanan obat (Depkes,

 121

1996). Tujuan dibuatnya dokumen penyimpanan yaitu agar tersedia data

yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat,

arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat

data atau laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan dan

agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan

farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif (Pudjaningsih,

1996). Sehingga, kelengkapan dokumen sangat membantu dalam proses

penyimpanan obat.

6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimpanan obat yang tersedia di rumah sakit Mulya

berupa gudang penyimpanan yang memiliki luas 3,49 x 2,47 m2,

sedangkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang (1996)

menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x

4 m2. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa luas

gudang penyimpanan ini dinilai masih kurang mencukupi untuk

kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya. Gudang penyimpanan ini

tidak hanya dibuat untuk menyimpan persediaan obat-obatan, namun

juga digunakan untuk menyimpan persediaan alat kesehatan dan sebagai

ruang kantor petugas gudang farmasi. Tidak ada pemisah antara gudang

penyimpanan dengan ruangan gudang farmasi rumah sakit Mulya.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat

menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat

di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada

saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya

 122

gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus

menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya.

Ini tentunya akan sangat menyulitkan petugas saat akan melakukan

pengambilan obat.

Selain luas gudang yang masih kurang memadai, keadaan

gudang farmasi juga dinilai masih sangat kurang, kelembaban udara dan

temperatur udara di ruangan terkadang tidak stabil, adanya bau selokan

yang menyengat dan adanya serangga di gudang juga dapat

mengganggu mutu dari obat-obatan yang disimpan diruangan tersebut.

Padahal menurut pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh

Depkes RI (1996) diketahui bahwa gudang farmasi harus memiliki suhu

ruangan yang stabil, terbebas dari hama dan terjamin keamanannya.

Pengaturan suhu ruangan dan pencegahan terhadap hama

tentunya sangat penting dilakukan. Suhu udara yang sesuai dapat

menjaga mutu obat yang disimpan di gudag tersebut. Jika mutu obat

tidak dapat terjaga dengan baik, maka obat akan menjadi cepat rusak

dan kadaluarsa. Padahal adanya obat rusak dan kadaluarsa menjadi

indikasi bahwa adanya permasalahan dalam sistem penyimpanan di

suatu gudang farmasi dan menjadi indikator penilaian efisiensi

penyimpanan obat.

Menurut Seto (2004) persyaratan ruang penyimpanan obat-obat

minimal terdiri dari :

1. Utilities, ruang penyimpanan memiliki listrik, air dan AC.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah dilengkapi dengan

sumber listrik, air dan AC untuk mengatur suhu ruangan.

 123

2. Communication, ruang penyimpanan harus memiliki alat

komunikasi misalnya telepon.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga sudah dilengakapi

dengan alat komunikasi berupa telepon.

3. Security, ruang penyimpanan harus aman dari resiko pencurian

dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah cukup aman dari

pencurian dan penyalahgunaan hal ini dikarenakan kunci

ruangan gudang farmasi hanya dipegang oleh petugas gudang

farmasi dan Kepala Instalasi Farmasi dan yang diperbolehkan

masuk ke gudang farmasi untuk mengambil obat hanyalah

petugas gudang, Kepala Instalasi Farmasi dan petugas Instalasi

Farmasi RS Mulya.

Namun, di ruangan gudang farmasi belum sepenuhnya terbebas

dari serangga pengganggu. Di gudang farmasi rumah sakit Mulya

tidak jarang ditemui kecoa. Hal ini terjadi karena letak gudang

farmasi rumah sakit Mulya yang letaknya tepat diatas selokan

pembuangan RS Mulya. Kecoa ini dikhawatirkan dapat merusak

obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi tersebut dan

menimbulkan kerugian.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilengkapi

dengan sistem keamanan kebakaran. Di ruangan gudang tersebut

belum terdapat alat detektor panas atau api dan alat pemadam

ringan. Padahal, dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat

oleh Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010)

 124

disebutkan bahwa sarana penyimpanan obat harus dilengkapi juga

dengan sarana pengamanan gudang seperti kunci ganda, pintu

berlapis, jendela berteralis, tersedia alat pemadam ringan (APAR),

alat detektor panas/api serta terbebas dari hama/serangga.

Ketersediaan prasarana yang menunjang penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya juga dinilai masih kurang memadai. Dari

hasil penelitian diketahui bahwa dengan ketersediaan prasarana

penyimpanan yang ada saat ini petugas masih kebingungan untuk

mengatur persediaan obat-obatan yang ada, karena lemari dan rak-

rak penyimpanan masih sangat kurang. Sehingga tidak jarang

petugas gudang hanya menumpuk obat-obatan yang baru datang di

dalam kardus dan tidak ditata di lemari atau rak penyimpanan

gudang farmasi.

Beberapa tumpukan kardus bahkan ada yang hampir menyentuh

atap gudang. Ini tidak hanya menghambat petugas untuk bergerak,

namun juga dapat membahayakan petugas jika tumpukkan kardus

tersebut ada yang jatuh dan mengenai petugas. Padahal dalam

Febriawati (2013) disebutkan bahwa salah satu hal yang perlu

diperhatikan dalam persiapan gudang penyimpanan obat haruslah

memperhatikan kemudahan mobilitas, yaitu bagaimana agar petugas

gudang memiliki kemudahan dalam bergerak, sehingga memberikan

kenyaman petugas dalam bekerja.

Obat-obatan dalam kardus pun tidak diletakkan diatas pallet

terlebih dahulu dan hanya tergeletak langsung dilantai. Penggunaan

pallet dapat memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah

 125

untuk melindungi obat dari genangan air/banjir dan membantu

mengatur sirkulasi udara dari bawah/lantai (Febriawati, 2013).

Selain itu, ini juga dapat membantu petugas dalam menemukan obat

yang disimpan saat akan melakukan pengeluaran obat.

Dalam pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes

RI (1996) disebutkan bahwa prasarana yang terdapat digudang

farmasi minimal terdiri dari rak-rak atau lemari yang jumlahnya

harus disesuaikan dengan banyaknya obat yang terdapat di rumah

sakit, lemari pendingin untuk obat-obatan yang memerlukan suhu

penyimpanan dingin dan alat bantu penyimpanan (seperti tangga dan

trolley). Sementara itu di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum

melakukan penyesuaian antara banyaknya obat yang terdapat

dirumah sakit tersebut dengan sarana dan prasarana penyimpanan

yang akan disediakan. Sehingga dikhawatirkan keadaan ini dapat

menghambat proses penyimpanan obat yang dilakukan dan tidak

dapat mencapai tujuan penyimpanan obat.

Keterbatasan input yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit Mulya

tersebut, dikhawatirkan dapat memberikan hambatan bagi kegiatan

penyimpanan obat yang dilakukan di gudang tersebut. Proses penyimpanan

obat menjadi tidak dapat berjalan dengan lancar apaila input yang tersedia

tidak sesuai dengan kebutuhan penyimpanan obat yang diperlukan rumah sakit

tersebut.
 126

6.4 Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan menyimpan

obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah disediakan.

6.4.1 Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat merupakan tahapan awal dari

rangkaian proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Kegiatan

penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya

masih kurang sesuai dengan standar prosedur operasional yang dibuat

oleh RS Mulya. Dalam standar operasional prosedur penerimaan obat

yang dibuat RS Mulya disebutkan bahwa dalam kegiatan penerimaan

obat petugas gudang tidak hanya memeriksa kesesuaian jumlah dan

jenis obat yang dipesan dengan yang datang saja, namun juga harus

memeriksa tanggal kadaluarsa obat yang datang.

Sementara itu, pada pelaksanaannya petugas gudang tidak

melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Hal ini

menyebabkan seringkali obat yang kadaluarsa terlambat terdeteksi oleh

petugas gudang, sehingga tidak dapat dilakukan pereturan dan

menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Padahal seharusnya dengan

tersedianya SOP petugas lebih bisa menjalankan tugasnya dengan baik

dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang merugikan.

Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dimaksudkan agar

apabila ada obat yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa obat tersebut

dapat segera terdeteksi dan bisa dilakukan pereturan atau pengembalian

kepada distributor secepatnya (Prihatiningsih, 2012). Selain itu,

 127

pemeriksaan terhadap kesesuaian obat dan tanggal kadaluarsa obat pada

saat penerimaan obat juga dapat menghindari terjadinya kesalahan yang

menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Istinganah, 2006). Obat yang

kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi menjadi indikasi bahwa

penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi tidak cukup efisien

(Depkes, 1996).

Berdasarkan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh

Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) diketahui bahwa hal-hal

yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat terdiri dari

pemeriksaan terhadap kesesuaian obat yang datang (jumlah dan jenis)

dengan barang yang dipesan, pemeriksaan faktur, pemeriksaan surat

jalan dan pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat. Semua kegiatan tersebut

harus dilakukan oleh satu orang yang sama. kegiatan penerimaan obat

yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai

dengan apa yang disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang

dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tersebut. Hanya

pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat yang tidak dilakukan.

Selain kegiatan yang disebutkan diatas, pada saat penerimaan

obat petugas gudang juga harus melakukan pencatatan. Berdasarkan

pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan

(2010) pencatatan yang harus dilakukan pada saat penerimaan obat

adalah pencatatan pada buku harian penerimaan obat. Namun, pada

pelaksanaan penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya, petugas gudang farmasi tidak melakukan pencatatan pada buku

tersebut. Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh

 128

manajemen RS Mulya hanya saja petugas gudang tidak mengisi buku

tersebut.

Hal ini dikarenakan petugas gudang merasa tidak memiliki

waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan pada buku tersebut.

Sehingga terkadang petugas merasa kebingungan jika ada obat yang

tidak sesuai jumlahnya. Padahal, buku harian penerimaan obat dapat

memudahkan petugas untuk melakukan pemeriksaan apakah obat yang

dipesan semua sudah datang dan membantu dalam pembuatan laporan

faktur (Febriawati, 2013). Dari sini dapat terlihat dengan terbatasnya

input sumber daya yang dimiliki gudang dapat mengganggu proses

penyimpanan obat yang seharusnya berjalan dengan baik dan sesuai

prosedur.

6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

a. Pengaturan Tata Letak Ruang

Rak penyimpanan dan lemari penyimpanan yang terdapat di

gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis

lurus, tidak terdapat lorong-lorong di gudang farmasi rumah sakit

Mulya. Meskipun rak dan lemari penyimpanan disusun secara

sederhana namun, petugas gudang terkadang masih merasa kesulitan

dalam bergerak pada saat akan mengambil obat. Hal ini dikarenakan

luas gudang farmasi yang kurang memadai dan banyaknya

tumpukan barang yang terdapat di lantai

Rak dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi

tidak diletakkan menyentuh dinding dan tidak langsung menempel

 129

pada lantai. Pemberian jarak antara rak/lemari dengan dinding dan

dengan lantai penyimpanan yang seperti ini dapat menghidari obat

dari kerusakan akibat suhu dinding/lantai (Depkes, 1996). Selain itu,

jarak yang dibuat antara lantai dengan lemari dapat membatu

menghindari kerusakan obat jika terjadi genangan air pada lantai

(Yahmin, 2012).

Letak ruang kerja petugas juga menyatu dengan ruang

penyimpanan obat. Tidak jarang tumpukkan obat yang tidak muat

diletakkan dilemari/rak mengganggu pekerjaan petugas gudang.

Sebaiknya ruang kerja petugas gudang juga diperhatikan untuk

menjaga agar petugas gudang merasa nyaman dalam melaksanakan

tugasnya (Baby, 2010). Karena kenyamanan kerja petugas sangat

berpengaruh terhadap hasil kerja petugas (Febriawati, 2013).

Gudang farmasi sudah dilengkapi dengan jendela, namun

jendela yang ada tidak pernah dibuka sekalipun. Suhu ruangan

gudang farmasi RS Mulya selalu diatur setiap harinya, pengaturan

suhu berdasarkan pertimbangan jenis dan cara penyimpanan obat

yang terdapat digudang farmasi tersebut. Meskipun demikian suhu

dan kelembaban udara ruangan pun terkadang tidak stabil, terkadang

penyebabnya adalah dari AC yang rusak atau bocor. Kebocoran AC

juga membuat beberapa jenis obat menjadi basah kemasannya rusak.

Pencegahan terhadap hama juga masih minim dilakukan di gudang

farmasi, padahal gudang farmasi rumah sakit Mulya terletak tepat

dibawah saluran pembuangan air rumah sakit.

 130

Sebagaimana diungkapkan oleh Febriawati (2013) bahwa

pengaturan tata letak barang di gudang atau disebut sebagai layout

gudang yang baik dapat memudahkan petugas gudang dalam

melakukan tugasnya digudang dan dapat membantu menjaga mutu

obat yang disimpan digudang farmasi tersebut. Sementara itu, hal-

hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tata letak tersebut

antara lain kemudahan bergerak, sirkulasi udara, suhu ruangan,

kelembaban udara, pengaturan rak dan pencegahan hama (Dirjend

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

b. Pengaturan Penyimpanan Obat

Obat-obatan yang disimpan pada rak dan lemari penyimpanan

digudang farmasi juga belum disusun berdasarkan nama, jenis atau

volumenya. Penyusunan obat-obatan di gudang farmasi hanya baru

dipisahkan berdasarkan jenis sediaan obatnya (tablet, sirup, infus dan

injeksi). Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan

dengan sediaan jenis yang lainnya. Hal ini terjadi karena jumlah lemari

dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim dan belum

mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan obat-

obatan. Pengaturan penyusunan obat berdasarkan alfabet, jenis ataupun

ukuran tujuannya adalah untuk memudahkan petugas dalam melakukan

pendataan obat digudang dan pencarian obat saat dibutuhkan (Dirjend

Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, 2010).

Selain itu kartu stok penyimpanan pun belum digunakan

meskipun sudah disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami

 131

kesulitan dalam pencarian obat saat dibutuhkan dan saat terjadi selisih

jumlah obat petugas mengalami kesulitan dalam mendeteksi selisih

tersebut. Padahal, penggunaan kartu stok dapat memudahkan petugas

dalam melakukan pencatatan terhadap obat-obatan yang masuk dan

keluar. Penggunaan kartu stok juga dapat meminimalisir kesalahan

dalam pencatatan stok obat gudang (Depkes, 1996).

Obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika sudah disimpan

dan diletakkan di tempat terpisah dengan jenis obat lainnya.

Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dilakukan di lemari khusus

penyimpanan obat. Seharusnya, lemari penyimpanan narkotik dan

psikotropika dikunci setiap saat, meskipun sudah dilakukan di lemari

penyimpanan khusus. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya

penyalah gunaan penerimaan obat dan pelaporan ke dinas kesehatan

kota Tangerang (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010).

Untuk obat-obatan yang tidak muat diletakkan di rak atau lemari

penyimpanan, petugas gudang membiarkan obat disimpan didalam

kardus tanpa dilengkapi dengan keterangan obat (nama, jenis, jumlah

dan tanggal kadaluarsa) dan diletakkan langsung pada lantai. Padahal

dalam pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010, disebutkan bahwa penggunaaan pallet sangat

dianjurkan sebelum barang diletakkan pada lantai, tujuannya adalah

agar obat terhindar dari kerusakan.

Sistem penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi

berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di RS Mulya

menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Namun, pada saat

 132

pelaksanaannya petugas gudang farmasi belum menerapkan sistem

penyimpanan FIFO dan FEFO. Petugas gudang menyusun obat yang

baru datang ditempat yang mereka sukai. Hal ini terjadi karena petugas

gudang farmasi menganggap bahwa antara barang yang baru datang

dengan barang yang masih tersisa digudang farmasi tanggal

kadaluarsanya sama jadi tidak perlu lagi disusun berdasarkan FIFO atau

FEFO. Dan ini juga yang menyebabkan obat kadaluarsa terlambat

dideteksi sehingga tidak dapat dialakukan pereturan ke distributor dan

akhirnya menyebabkan kerugian. Padahal jika penyimpanan obat

menerapkan sistem FIFO dan FEFO obat-obatan yang disimpan dapat

terhidar dari kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit

(Wirdah, 2013).

Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari

penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum

dilakukan pemberian nama dan kode. Semua obat disusun dengan

melihat jarak lemari yang tersisa. Namun, untuk obat-obatan yang

memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin sudah

diletakkan di lemari es/kulkas dengan suhu yang sudah diatur

sebelumnya. Pengaturan obat yang dilakukan di rak/lemari

penyimpanan dapat memberikan kemudahan bagi petugas gudang dalam

mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat penyimpanan

menjadi lebih efisien (Dina, 2012).

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh dirjen bina

farmasi dan alat kesehatan (2010) pun sudah diatur tentang bagaimana

cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar.

 133

Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari

kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat.

Dari penjelasan-penjelasan diatas diketahui bahwa minimnya

input penyimpanan obat seperti sarana dan prasarana serta prosedur

penyimpanan obat yang disediakan oleh rumah sakit Mulya

menyebabkan proses penyusunan obat dan pengaturan tata letak tidak

dapat berjalan dengan baik. Sehingga menyebabkan terhambatnya

sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang tersebut. Sistem

penyusunan obat FIFO/FEFO tidak dapat dilaksanakan karena tidak

semua obat dapat disusun dirak penyimpanan obat, pemisahan terhadap

jenis dan penyusunan berdasarkan abjad pun tidak dapat dilakukan

karena sarana dan prasarana serta prosedur terkait tata caranya yang

tersedia pun sangat terbatas.

6.4.3 Pengeluaran Obat

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi rumah sakit

Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Pengeluaran obat dari

gudang farmasi dilakukaan setelah adanya permintaan dari unit yang

membutuhkan obat. Berdasarkan standar prosedur operasional

pengeluaran obat yang berlaku di RS Mulya disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus dilakukan melalui gudang farmasi sebelum

digunakan ke unit-unit yang membutuhkan.

Sistem pengeluaran seperti ini merupakan jenis sistem

pengeluaraan satu pintu. Sistem satu pintu yaitu suatu sistem

pengeluaran barang yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu
 134

sistem dan satu pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan

sistem ini yaitu memudahkan petugas dalam melakukan monitoring obat

dan menjamin mutu obat yang dikeluarkan. Namun, seringkali pada

pelaksanaannya untuk obat-obatan yang dibeli terutama oleh unit apotik

secara cito biasanya obat akan langsung dikeluarkan kembali tanpa

melalui pendataan gudang farmasi terlebih dulu. Ini membuat

pencatatan terkadang mencadi kacau.

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan juga tidak

memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Pengeluaran dengan

memperhatikan sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agar setiap persediaan

obat yang terdapat digudang farmasi terhindar dari kadaluarsa.

Sebagaimana tujuan dari penyimpanan obat yang dilakukan yaitu

menjaga mutu persediaan obat dan meminimalisir terjadinya kerugian

akibat obat rusak/kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran obat juga

menjadi salah satu indikator penilaian efisiensi atau output yang

diharapkan dari sistem penyimpanan obat. Semakin diperhatikannya

sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat, maka semakin efisien juga

sistem penyimpanan yang dilakukan (Depkes, 1996).

Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dimulai

dari pencatatan pada buku pengeluaran obat/buku defecta oleh unit yang

membutuhkan. Pada buku itu pula petugas gudang akan menuliskan

jumlah obat yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, petugas membuat surat

bukti barang keluar atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat

menampilkan data mengenai tanggal pengeluaran, unit penerima, nama

 135

dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga bisa mendeteksi jika terjadi

ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013).

Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa

pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang

harus dibuat antara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti

pengeluaran obat.

6.4.4 Stock Opname Obat

Stock opname gudang farmasi minimal dilakukan setiap 6 bulan

sekali (Kemenkes, 2010). Di Rumah Sakit Mulya berdasarkan SOP

yang ditetapkan kegiatan stock opname dilakukan setiap 2 bulan sekali.

Namun, berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa stock opname

digudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan sekali. Ternyata pada

pelaksanaannya kegiatan stock opname dilakukan setelah adanya surat

edaran dari direktur untuk melakukan stock opname gudang.

Tidak pastinya kegiatan stock opname membuat kegiatan

perencanaan obat yang dilakukan instalasi farmasi pun menjadi

terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi, selain

itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat diketahui.

Karena melalui kegiatan stock opname tersebut bisa diketahui obat-

obatan yang sudah mendekati kadaluarsa sehingga obat-obatan tersebut

bisa segera ditukar atau dikembalikan ke distributor dan tidak

merugikan rumah sakit.

 136

Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan

Kemenkes RI (2010), stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit

dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut

Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010)

tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang

tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan

pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan

penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes (1996) yaitu agar obat

terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah

menemukannya saat dibutuhkan.

Stock opname merupakan salah satu cara menilai kelancaran

kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil stock

opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik

digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan

analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013). Tentunya ini

dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat

yang dilakukan oleh rumah sakit.

6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat

Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan

penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat

secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan hingga

didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan

jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data

 137

mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat (Dirjen

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk

dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran

obat dan laporan hasil stock opname obat. laporan penerimaan obat

dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu

rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali

(Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Sedangkan laporan

mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah

penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal

setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu laporan hasil

stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan

yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi

(Kemenkes RI, 2007). Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini

suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan

penyimpanan obat (Sarmini, 2008).

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara

rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi

Farmasi. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dokumen terkait

penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun

terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya.

Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan

oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan

oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan

tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan

 138

dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen

seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat

diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi.

Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan

oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan

faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil stock opname

obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan

penerimaan obat yang dibuat oleh kepala instalasi farmasi dan kemudian

akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi

pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan stock opname obat.

Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan

pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya.

Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari

pihak manajemen rumah sakit Mulya yang berkaitan dengan

penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada

informan.

Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan

evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan

penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran surat

dan laporan, mendapat data atau laporan yang lengkap untuk

membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia untuk

pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien

dan efektif (Pudjaningsih, 1996).

 139

6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Salah satu cara untuk menilai efisiensi penyimpanan obat yang

dilakukan digudang farmasi adalah dengan cara melihat kesesuaian antara

jumlah obat yang terdapat pada pencatatan obat (pada kartu stock/ kartu induk

persediaan) dengan jumlah obat yang terdapat di gudang farmasi tersebut

(Depkes, 1996). Kecocokan antara stok gudang dengan kondisi fisik haruslah

100% karena ini menandakan bahwa administrasi penyimpanan di gudang

farmasi sudah dikerjakan dengan baik dan optimal (WHO, 1993).

Sementara itu hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di gudang

farmasi rumah sakit Mulya menunjukkan bahwa kesesuaian jumlah stock obat

fast moving yang terdapat di gudang farmasi tersebut adalah sebesar 76,9%.

Artinya masih terdapat ketidaksesuian pencatatan yang dilakukan petugas

gudang farmasi sebesar 23,1%. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa

terkadang ada kegiatan pencatatan yang terlewat oleh petugas gudang farmasi

RS Mulya. Ketidaksesuaian ini menyebabkan petugas gudang kebingungan

dalam pelaporan untuk perencanaan pembelian dan untuk mempertanggung

jawabkan selisihnya tersebut. Sehingga bila terjadi selisih jumlah tidak jarang

petugas langsung mengganti jumlahnya dan menyesuaikan saja dengan stok

fisik yang ada tanpa mencari tahu penyebab selisih tersebut.

Padahal, kesesuaian jumlah merupakan indikator yang digunakan untuk

mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan

obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat-batan di rumah sakit

sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan (Baby,

2010). Dari sini juga terlihat bahwa proses pencatatan yang tidak baik akan
 140

menyebabkan hasil atau output yang didapat menjadi tidak maksimal dan

menimbulkan permasalahan atau kerugian bagi rumah sakit.

6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak

Jumlah obat kadaluarsa dan rusak juga merupakan salah satu indikator

utama efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi. Jumlah obat yang

kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan pula besarnya

kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Kemenkes RI, 2007). Sehingga

seharusnya persentase obat kadaluarsa dan rusak di suatu gudang farmasi

adalah 0%, namun ada batas toleransi yang masih diperbolehkan untuk

persentase obat rusak dan kadaluarsa yaitu 1% (Pudjaningsih, 1996).

Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa

persentase obat kadaluarsa dan rusak yang ada di gudang farmasi rumah sakit

Mulya pada bulan Mei tahun 2014 adalah sebesar 2,2%. Dengan persentase

obat kadaluarsa dan rusak yang sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian rumah

sakit mencapai 5.651.633 rupiah dalam periode tersebut.

Dari hasil penelitian diketahui bahwa banyaknya obat kadaluarsa dan

rusak terjadi akibat belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang

mendekati kadaluarsa secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi.

Selain itu, obat kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan

oleh dokter sehingga obat menumpuk dan kadaluarsa. Padahal jika hal ini

dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi dari pihak manajemen, rumah sakit

akan terus mengalami kerugian. Semakin banyak obat yang mengalami

kadaluarsa dan rusak di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula
 141

kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit

tersebut (Pudjaningsih, 1996).

Adanya obat kadaluarsa dan rusak ini menjadi indikasi bahwa terdapat

permasalahan dalam sistem penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi.

terdapatnya obat kadaluarsa dan rusak menunjukkan bahwa sistem

penyimpanan yang dilakukan belum efisien, karena masih ada nilai kerugian

yang didapat oleh rumah sakit. Seharusnya, hal ini dapat dihindari dengan

memperbaiki dan mengevaluasi setiap proses penyimpanan yang dilakukan.

Sehingga output sistem penyimpanan yang efisien dapat tercapai.

6.7 Stock Mati / Death Stock

Cara menilai efisiensi penyimpanan obat yang selanjutnya adalah

dengan melihat persediaan stock mati atau death stock. Stock mati atau death

stock adalah jumlah obat yang belum atau tidak digunakan selama 3 bulan

terakhir atau lebih (Kemenkes, 2007). Stock mati atau death stock bisa terjadi

karena beberapa hal misalnya karena pola penyakit tertentu pada satu periode

yang menyebabkan obat tidak terpakai.

Standar persentase stock mati obat menurut Pudjaningsih (1996) yaitu

0%. Sementara itu, digudang farmasi rumah sakit Mulya persentase stock mati

nya yaitu 1,36%. Stock mati ini menyebabkan gangguan tersendiri bagi rumah

sakit. Stok mati menyebabkan obat menumpuk digudang farmasi dalam waktu

yang lama dan dikhawatirkan akan menjadi kadaluarsa, terlebih di gudang

farmasi rumah sakit ini belum ada pemeriksaan obat kadaluarsa secara berkala.

Selain itu kerugian yang disebabkan akibat stok mati adalah perputaran uang

yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga dapat
 142

menyebabkan obat tersebut kadaluarsa (Pudjaningsih, 1996). Jika dibiarkan

terus terjadi rumah sakit akan mengalami kerugian secara terus menerus.

Keadaan stok mati ini menunjukkan bahwa terdapat kesalahan dalam

proses penyimpanan yang dilakukan. Seperti pada proses pengeluaran

misalnya, seharusnya pengeluaran obat dilakukan terhadap obat yang lebih

dahulu masuk bukan obat yang terakhir masuk. Sehingga obat-obat yang lebih

dulu masuk akan habis lebih dahulu juga dan tidak menimbulkan death stock.

Tentunya ini harus dihindari agar kerugian tidak semakin besar dan

penyimpanan obat yang dilakukan semakin efisien.

6.8 Kesesuaian Sistem Pengeluaran Obat (FIFO dan FEFO)

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi

RS Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO dan FEFO. Petugas

gudang tidak menggunakan sistem tersebut karena petugas menganggap bahwa

semua obat memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Padahal, meskipun obat

yang diterima oleh petugas gudang berasal dari distribuor yang sama dan

dengan jarang yang tidak terlalu lama, namun tidak menutup kemungkinan

bahwa obat memiliki tanggal kadaluarsa yang berbeda. Oleh karena itu, petugas

harus tetap melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dan tetap

memperhatikan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO.

Dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang

masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan

lebih awal, sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal

biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa

kadaluarsanya lebih awal (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).
 143

Tujuan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan FEFO adalah untuk

menghindari kerugian akibat obat yang kadaluarsa karena disimpan terlalu lama

dan tidak terdeteksi (Pudjaningsih, 1996). Sehingga tujuan dari penyimpanan

obat pun dapat tercapai dengan baik dan sistem penyimpanan obat yang efisien

dapat tercapai.
 BAB VII

KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan

1. Input Penyimpanan Obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya

a) Sumber daya manusia gudang yang tersedia di gudang farmasi masih

belum sesuai dengan ketentuan minimal yang dibuat dalam pedoman

penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena hanya terdiri dari petugas gudang dan penanggung jawab

gudang yang merangkap sebagai kepala Instalasi Farmasi. Sementara

itu, kesesuaian antara keterampilan dan pengetahuan petugas gudang

farmasi dengan kegiatan penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai

dengan pedoman Penyimpanan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010 namun masih dibutuhkan pelatihan.

b) Anggaran penyimpanan obat masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena seharusnya rumah sakit menyediakan anggaran perbaikan

dan perawatan gudang serta perlatan yang ada di gudang minimal 1%

dari biaya peralatan yang ada.

c) Prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai

dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010 meskipun prosedur penerimaan, penyusunan obat

dan stock opname ada yang belum dilaksanakan oleh petugas.

d) Dokumen Penyimpanan Obat masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

144
 145

Kesehatan tahun 2010 karena dokumennya hanya terdiri dari buku

harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat/buku defecta,

laporan pengeluaran obat, laporan stock opname, kartu induk persediaan

obat dan kartu stock obat.

e) Sarana dan prasarana penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi

rumah sakit masih belum sesuai luas dan jumlahnya berdasarkan

ketentuan minimal yang dibuat oleh pedoman penyimpanan obat yang

di buat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010.

2. Proses Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

a) Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi

masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang

ditetapkan oleh Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena pada saat penerimaan belum memperhatikan tanggal

kadaluarsa obat.

b) Pengaturan tata letak ruang penyimpanan obat dan sistem penyimpanan

obat belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Karena belum

menggunakan sistem FIFO/FEFO, belum diurutkan sesuai abjad,

peletakkannya masih belum dipisahkan antara satu jenis obat dengan

jenis obat lainnya dan belum memberikan label nama/keterangan obat

termasuk kartu stok obat.

c) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan belum sesuai dengan

pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian

 146

dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena belum memperhatikan FIFO

dan FEFO.

d) Kegiatan stock opname gudang farmasi belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya dilakukan setiap minimal 3

bulan sekali secara rutin.

e) Pelaporan dokumen penyimpanan obat sudah sesuai dengan pedoman

yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010.

3. Output Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat di gudang farmasi masih belum efisien, hal ini

dikarenakan banyaknya komponen penyimpanan yang belum sesuai dengan

pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan tahun 2010, dan berdasarkan indikator efisiensi

penyimpanan berikut :

a) Kesesuaian jumlah stok obat fast moving antara pencatatan dengan stok

fisik di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 76,9%, ini masih

belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman

penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010 yang seharusnya kesesuaian sebesar 100%.

b) Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada bulan Mei

2014 sebesar 2,2%. masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan

dalam pedoman penyimpanan obat obat milik Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya sebesar 0%.

 147

c) Stock Mati (Death Stock) obat yang ada di gudang farmasi pada bulan

Mei 2014 sebesar 1,36%, ini masih belum sesuai dengan standar yang

ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya 0% atau

dibawah 1%.

d) Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO dan FEFO) juga masih belum

sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan

obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010

yang seharusnya memperhatikan FIFO/FEFO.

7.2 Saran

7.2.1 Bagi Petuga Gudang Farmasi

1. Petugas gudang farmasi diharapkan bisa mulai memanfaatkan kartu

stock obat yang sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit,

untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan jumlah obat.

2. Petugas gudang diharapkan mulai melakukan pengaturan obat di

rak-rak penyimpanan yang disediakan. Dengan cara memisahkan

obat berdasarkan jenis sediaan obat. Kemudian mengurutkan obat-

obat tersebut berdasarkan abjad untuk memudahkan penyimpanan.

Jika obat tidak muat untuk diletakkan di rak penyimpanan, maka

obat bisa dimasukkan ke dalam satu kardus dan diberi keterangan

(nama obat, jumlah dan tanggal kadaluarsa).

3. Diharapkan petugas gudang bisa memulai menyusun persediaan

obat dan melakukan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan

 148

FEFO untuk mencegah terjadinya kerugian akibat barang yang

kadaluarsa atau rusak.

4. Dalam proses penerimaan sebaiknya petugas gudang melakukan

pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa obat.

5. Petugas gudang diharapkan dapat melakukan pemeriksaan terhaadap

obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi secara berkala untuk

membantu mendeteksi adanya obat kadaluarsa dan obat rusak.

6. Diharapkan petugas gudang melakukan perbaikan terhadap

pencatatan dokumen-dokumen penyimpanan, untuk menghindari

terjadinya kerugian akibat kesalahan atau ketidak lengkapan

pencatatan.

7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit

1. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat melakukan pelatihan bagi

petugas gudang mengenai alur dan sistem penyimpanan obat di

gudang farmasi.

2. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan perhitungan terhadap

beban kerja petugas gudang farmasi, sebagai pertimbangan dalam

membuat deskripsi kerja petugas gudang dan pertimbangan

penambahan jumlah petugas gudang.

3. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan pengendalian,

pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan

obat (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran dan stock

opname) di gudang farmasi, selanjutnya manajemen melakukan

tindak lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan.

 149

4. Diharapkan manajemen atau Kepala Instalasi Farmasi dapat

menunjuk minimal 1 orang petugas dari Apotek untuk menjadi

penanggung jawab atau PIC obat-obatan yang masuk ke Apotek

dari gudang farmasi, terutama saat petugas gudang sedang tidak ada.

Untuk menghindari ketidakcocokkan jumlah obat dan sebagai cara

untuk mengontrol distribusi obat.

5. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat membuat flow chart atau

alur dari kegiatan penyimpanan obat sebagai pedoman pelaksanaan

penyimpanan obat bagi petugas gudang farmasi.

7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya

1. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap

beban kerja petugas gudang farmasi, sehingga bisa diketahui sejauh

mana beban kerja yang dimiliki petugas gudang farmasi.

2. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap

TOR (turn over ratio) untuk mengetahui perputaran obat di rumah

sakit.
 Daftar Pustaka

_____, 1996. Buku Petunjuk dan Pedoman Pengelolaan Gudang Penyimpanan :

Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat. Jakarta

Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2.

Jakarta: UI-Press.

Bowersox, D.J. 1996. Manajemen Logistik ; Integrasi sisem-sisem manajemen

distribusi fisik dan material. Jakarta : Bumi Aksara

Bowersox, D.J. 2002. Manajemen Logistik. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Damanik. C, 2003. Tesis : Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit

Umum di Propinsi Bali. Yogyakarta: Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada
diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014

Dedik, Oskar. 2005. Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan

terhadap Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten
Gresik Tahun 2005. diakses dari www.subscribe.com pada 2 Mei 2014

Depkes RI. 1999. Standar Pelayanan Rumah Sakit, edisi Ke-2. Jakarta

Depkes RI. 2004. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan.
Jakarta: Departemen Kesehatan RI

Dian Prihatini, Lilis. 2008. Tesis : Analisis Hubungan Beban Kerja Dengan Stress
Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidkalang. diakses dari
www.respiratory.usu.ac.id pada 10 Juli 2014

Direktorat Bina Marga Departemen Pekerjaan Umum RI. 1993. Pedoman

Manajemen Gudang.

Dirjen POM, 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Jakarta:

Depkes RI
Dwiantara, L dan Sumarto. 2005. Manajemen Logistik: Pedoman Praktis bagi
Sekretis dan Staff Administrasi. Jakarta: Grasindo

Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta:

Gosyen Publishing

Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi
Aksara

Istinganah, dkk. 2006. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana APBD
Tahun 2001-2003 Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat: Jurnal
Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006. diakses dari
www.jmpk-online.net pada 4 April 2010

Kementrian Kesehatan RI, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik - Komite

Akreditasi Rumah Sakit. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta

Kepmenkes RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan

Farmasi di Rumah Sakit

Kepmenkes RI Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan

Rumah Sakit

Lukmana. 2006. Penyimpanan Obat-Obatan di Rumah Sakit, Studi Kasus :

Rumah Sakit Daerah Jabodetabek. Jakarta

Mathis, Robert dan John. H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta : Salemba Empat

Moleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT Remaja

Rosdakarya.

Miles, Mathew B., and huberman A. Maichel. 1992. Analisis Data Kualitatif ;
Buku Sumber Tentang Metode-metode Baru (Penerjemah Tjetjep Rohendi
Rohidi), Jakarta: UI-Press.
Muharomah, Septi. 2008. Skripsi : Manajemen penyimpanan obat di puskesmas
Jagakarsa Tahun 2008. FKM UI.

Pudjaningsih. 1996. Tesis : Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat

di Farmasi Rumah Sakit, Yogyakarta: Magister Manjemen RS UGM
daiakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014.

Puslitbang Biomedis. 2006. Evaluasi Manajemen Sistem Penyimpanan Obat di

Puskesmas dan Rumah Sakit Daerah Jabodetabek

Prihatiningsih, Dina. 2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di

Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI

Rismayanti, 2009 : Skripsi: Analisis Perencanaan Obat dan Alat Kesehatan di RS

X Jakarta Tahun 2009. Jakarta: UI

Sabarguna, BS. 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi Cetakan 1.
Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng – DIY.

Sabarguna, BS. 2009. Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid
2. Jakarta: Sagung Seto.

Sarmini. 2008. Tesis: Analisis Terhadap Faktor Keberhasilan Manajemen Obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pandan Arang Boyolali. Yogyakarta: Pasca
Sarjana UGM diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com April 2014

Sheina, Baby. Jurnal : Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU

Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Vol.4, No.1 Januari 2010 diakses dari
www.academia.edu pada 6 Februari 2014

Setiawan, Yahmin. 2012. Modul Kuliah Penyimpanan Logistik di Rumah Sakit.

Seto, S., Nita. Yunita., Triana, Lily. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya:
Airlangga University Press.

Siagian, Y.M. 2005. Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis.
Jakarta: Grasindo
Subagya M S. 1995. Manajemen Logistik : Cetakan Keempat. Jakarta : PT
Gunung Agung.

Suci Suciati, Wiku B, B. Adisasmito. 2006. Jurnal Manajemen Pelayanan

Kesehatan, Vol 9, No. 01 Maret 2006 diakses dari www.jmpk-online.net
pada 3 November 2013

Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

Warman, J. 2004. Manajemen Pergudangan, Terj. Begdjomujo. Jakarta: Pustaka

Sinar Harapan

WHO, 2003. Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan

Wati, Wirdah. dkk. 2012. Jurnal ISSN 2339-2529 Prosiding Seminar Nasional
Perkembangan Terkini Sains Farmasi dan Klinik III 2013 Tentang :
Evaluasi Pengelolaan Obat dan Starategi Perbaikan Dengan Metode
Hanlon di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Karel Sadsuitubun
Kabupaten Maluku Tenggara Tahun 2012. diakses dari
http://semnasffua.com/ pada 21 Mei 2014

Winardi. J, 1999. Pengantar Teori Sistem dan Pendekatan Sistem. Cetakan ke-4.
Bandung: Mandar Maju
Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang Tahun 2014

1. Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

2. Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012
3. Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2
4. Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi
5. Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
6. Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya
7. Buku Harian Penerimaan Obat
8. Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta
9. Laporan Mutasi/Surat Bukti Barang Keluar
10. Dokumen Hasil Stock Opname
Lampiran 2

Lembar Observasi

Instrumen Penelitian Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Mulya Tangerang Tahun 2014

Hari / Tanggal Observasi :

Senin, 12-14 Mei 2014

Bagian I
Komponen Input Penyimpanan

1. Sumber Daya Manusia

Ketersediaan SDM
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Terdapat Atasan Kepala Gudang Farmasi √
Tanggung jawab
2. Terdapat Kepala Gudang √
gudang dipegang oleh
3. Terdapat Pengurus Barang √
Apoteker RS Mulya
4. Terdapat Staf Pelaksana Gudang √

Lama
SDM Gudang Farmasi Umur Pendidikan
Kerja

Kepala Instalasi Farmasi 28 Tahun Apoteker 4 Tahun

SMF
Petugas Gudang Farmasi 22 Tahun 4 Tahun
(Sekolah Menengah Farmasi)

Petugas Bagian Keuangan RS

45 Tahun Sarjana Ekonomi (SE) 6 Tahun
Mulya
 a. Kedisiplinan Petugas Gudang Farmasi

Pelaksanaan
Kegiatan SDM
Ya
Petugas gudang farmasi datang tepat waktu
Petugas gudang farmasi memulai pekerjaannya
sesuai dengan jam yang sudah ditentukan yaitu jam
09.00 WIB
Petugas gudang farmasi melaksanakan kegiatannya
sesuai denga SPO yang berlaku
Petugas gudang farmasi tidak menunda
pekerjaannya
Petugas gudang farmasi pulang tepat waktu yaitu
jam 18.00 WIB
Keterangan
Tidak
Biasa petugas datang 10 atau 5
√
menit sebelum jam kerjanya.
√
Ada beberapa poin dalam SPO
penerimaan obat dan
√ penyusunan obat yang tidak
dilakukan sesuai dengan SPO
yang ada.
Ada beberapa tugas seperti
penyusunan obat ke rak
√
penyimpanan setelah diterima
yang terkadang ditunda-tunda.
Kecuali petugas melakukan
√ lembur kerja

2. Dokumen

Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Buku Harian Penerimaan Obat √
2. Buku Harian Pengeluaran Obat √
3. Kartu Induk Persediaan Obat √
4. Kartu Stok Obat √
5. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) √
6. Surat Bukti Barang/obat Keluar √
7. Surat Kiriman Obat √
8. Daftar Isi Kemasan/Packing List √
9. Berita Acara Penerimaan Obat √
10. Dokumen Obat Kadaluarsa √
11. Dokumen hasil Stok Opnam Obat √
12. Dokumen Laporan Faktur Pembelian Obat √
 3. Standar Operasional Prosedur
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Deskripsi Kerja Petugas Gudang √
2. Deskripsi Kerja Penanggung Jawab Gudang √
3. Prosedur Penerimaan Obat √
4. Prosedur Penyusunan dan penyimpanan Obat √
5. Prosedur Pengeluaran Obat √
6. Prosedur Permintaan Obat √
7. Prosedur Stock Opname Obat √

4. Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang
pelayanan atau apotek RS
√
2. Luas gudang cukup luas (minimal 3 x 4 m2) √ L = 3,49 x 2,47 m2
3. Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan
manajemen dengan pelayanan langsung pada pasien
√
4. Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan
manajemen dengan tempat pembuangan limbah
√
5. Terdapat ruang kantor petugas gudang √
6. Terdapat ruang penyimpanan obat yang terpisah
dengan alat kesehatan
√
7. Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor √
8. Lantai dibuat dari segel/semen √
9. Dinding gudang dibuat licin √
10. Gudang memilki ventilasi √
11. Gudang memiliki jendela yang berteralis √
12. Jendela dilengkapi dengan gorden √
13. Penerangan gudang yang cukup √
14. Adanya pengaturan suhu ruangan √ Suhu : 16o C
15. Adanya pengaturan sinar/cahaya ruangan √
16. Adanya pengaturan kelembaban
17. Terdapat ruang/lemari terpisah untuk obat mudah
terbakar
√
18. Terdapat ruang/lemari untuk obat berbahaya √
19. Terdapat ruang/lemari arsip dokumen √
20. Gudang mempunyai kunci pengaman √
21. Gudang dilengkapi dengan kunci ganda √
 Peralatan Penyimpanan Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
2 lemari kayu
1. Tersedia rak/lemari penyimpanan obat √ 2 lemari besi
Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk
2.
penyimpanan Narkotik dan Psikotropik
√
Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan
3. jenis obat tertentu yang memerlukan suhu √
dingin
Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat
4.
rusak dan kadaluarsa
√
Rak/lemari penyimpanan tidak langsung menempel
5.
dengan lantai
√ Jarak dari lantai 10 cm
Rak/lemari penyimpanan tidak menempel pada dinding Jarak dengan dinding
6.
gudang
√ 3,5 cm
Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam
7.
Gudang
√
8. Tersedia kartu stok obat untuk memberi keterangan di
rak/lemari penyimpanan
√
9. Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat
penyimpanan obat selain petugas
√
10. Tersedia Pallet/papan alas untuk barang √
11. Jarak Pallet dengan lantai (min. 10 cm) √
12. Jarak Pallet dengan dinding (max. 30 cm) √
13. Tersedia pendingin ruangan/AC √
14. Tersedia keterangan untuk obat berbahaya √
15. Tersedia keterangan untuk obat yang mudah terbakar √

Sarana dan Prasarana Keamanan Gudang

Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Pintu ruangan dibuat berlapis (tidak hanya 1 pintu) √
2. Tersedia kunci ruangan dibuat ganda √
3. Tersedia teralis pada jendela √
Tersedia kunci pada lemari obat narkotika dan
4. √
psikotropika
5. Tersedia termometer ruangan √
6. Tersedia alat pemadam kebakaran ringan √
7. Tersedia detektor panas/api √
8. Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang √
9. Gudang bebas dari tikus, kecoa dan hama lain √ Terdapat Kecoa
 Bagian II
Komponen Proses Penyimpanan Obat

1. Pengaturan Penyimpanan Obat

Pengaturan Penyimpanan Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
Obat disimpan dalam gudang/ruangan khusus untuk
1.
obat, tidak dicampur dengan peralatan lain.
√
2. Obat diletakkan di atas rak/lemari penyimpanan √
3. Obat tidak diletakkan langsung dilantai √
4. Obat tidak diletakkan menempel pada dinding √
5. Obat di letakkan sesuai dengan metode FIFO √
6. Obat di letakkan sesuai dengan metode FEFO √
7. Penggolongan obat berdasarkan jenis √
8. Penggolongan obat berdasarkan sediaan √
9. Penggolongan obat berdasarkan abjad √
Penggolongan obat berdasarkan kelas terapi atau
10.
khasiat
√
Tablet, kapsul dan obat kering lainnya disimpan
11.
dalam wadah kedap udara di rak bagian atas.
√
Obat dengan sediaan cair dan padat (tablet)
12.
diletakkan terpisah
√
Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak
13.
bagian tengah.
√
Obat yang rusak diletakkan di lemari terpisah
14.
dengan obat yang masih baik
√
Obat yang kadaluarsa diletakkan di lemari terpisah
15.
dengan obat yang masih baik
√
Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan
16.
dalam kulkas.
√
Obat-obatan narkotika dan psikotropika diletakkan
17.
di lemari terpisah
√
Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika
18.
selalu dikunci
√
Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat tidak
19.
diletakkan ditempat yang tinggi
√
Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak diletakkan
20.
ditempat yang tersembunyi
√
Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak
21.
penyimpanan
√
22. Tinggi tumpukkan barang max. 2,5 m √
 Pengaturan Tata Letak Ruang Penyimpanan
Pelaksanaan Penyimpanan Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Rak/Lemari disusun membetuk garis lurus √
2. Rak/Lemari disusun membetuk huruf U √
3. Terdapat banyak lorong di ruang penyimpanan √
Terdapat tumpukan barang disepanjang lorong ruang
4.
penyimpanan
√

2. Pelaksanaan Penyimpanan
Pelaksanaan Penyimpanan Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
Petugas menyusun obat dengan memperhatikan
1.
metode FIFO
√
Petugas menyusun obat dengan memperhatikan
2.
metode FEFO
√
Petugas melakukan pencatatan secara teratur terhadap
3.
obat yang masuk pada kartu stok barang
√
Petugas melakukan pencatatan secara teratur
4.
terhadap obat yang keluar pada kartu stok
√
Pengecekan terhadap mutu obat dilakukan secara
5.
periodik.
√
Pencatatan terhadap mutu obat dilakukan secara
6.
periodik.
√
7. Melakukan kegiatan pengelompokkan obat √
8. Pengaturan suhu udara di gudang penyimpanan √
9. Menjaga kebersihan gudang penyimpanan √
10. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat √

3. Penerimaan Obat
Penerimaan Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Pemeriksaan terhadap surat jalan obat √
2. Pemeriksaan terhadap faktur pembelian √
3. Pemeriksaan terhadap surat pemesanan √
4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √
5. Pemeriksaan terhadap kondisi obat √
6. Pembuatan laporan penerimaan obat √
7. Mencatat pada buku penerimaan obat harian √
 Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Pemeriksaan terhadap surat jalan obat √
2. Pemeriksaan terhadap faktur pembelian √
3. Pemeriksaan terhadap surat pemesanan √
Tanggal kadaluarsa tidak
4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √ diperiksa
5. Pemeriksaan terhadap kondisi obat √ Kondisi obat tidak diperiksa
Mencatat jumlah obat yang masuk pada kartu Tidak terdapat kartu stok
6.
stok
√ obat
Pencatatan dilakukan pada
Mencatat jumlah obat yang masuk kartu induk
7.
persediaan obat
√ kartu induk persediaan obat
pada sistem komputer
8. Pembuatan laporan penerimaan obat √
Tidak dilakukan meskipun
9. Mencatat pada buku penerimaan obat harian √ tersedia buku penerimaan
obat

4. Pengeluaran Obat
Pengeluaran Obat
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
1. Pemeriksaan terhadap surat permintaan √
2. Mencatat pada buku pengeluaran Obat √
3. Pemeriksaan terhadap jumlah obat √
4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √
5. Pencatatan pada kartu stok obat √
6. Pembuatan laporan pengeluaran obat √

5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan
Hasil
No. Variabel Observasi Keterangan
Ya Tidak
Melakukan pencatatan pada saat penerimaan obat
1.
pada buku harian penerimaan
√
Melakukan pencatatan kartu stok pada kegiatan
2.
penyimpanan
√
3. Melakukan pencatatan pada kartu induk persediaan √
Melakukan pencatatatan barang keluar pada buku
4.
harian pengeluaran barang
√
5. Membuat laporan mutasi √
6. Melaporkan dokumen penerimaan obat √
7. Melaporkan dokumen mutasi/pengeluaran obat √
 Bagian III
Data untuk Penilaian Mutu dan Efisiensi Penyimpanan

Mutu dan Efektifitas Penyimpanan Obat

No. Variabel Observasi Hasil Keterangan

1. Panjang gudang farmasi (m) 3,49 m
2. Lebar gudang farmasi (m) 2,47 m
3. Luas gudang farmasi (m2) 8,6203 m2
2 lemari besi
(2,02m x 0,5m x 1,945m)
4. Jumlah wadah/lemari penyimpanan 4 buah
2 lemari kayu
(1,22m x 0,4 m x 2m)
5. Jumlah wadah/lemari penyimpanan yang digunakan 4 buah
6. Total jenis obat 1032 jenis Formularium Obat
Jenis obat yang tidak mengalami transaksi
7. 14 jenis (data terlampir)
(3bulan terakhir) / death stock
8. Jumlah obat kadaluarsa dan rusak 23 jenis (data terlampir)
 Lampiran 3

Matriks Wawancara

Jawaban
No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
Apakah posisi atau jabatan anda saat
1. Petugas Gudang Farmasi Kepala Insalasi Farmasi Keuangan dan Purchasing
ini?
2. Berapa usia anda saat ini? 22 Tahun 28 Tahun 45 Tahun
Sudah berapa lama anda bekerja di
3. 4 Tahun 4 Tahun 6 Tahun
bagian anda ini?
SMF Sarjana Farmasi (S.Far)
4. Apakah pendidikan terakhir anda? Sajana Ekonomi (S.E)
(Sekolah Menengah Farmasi) dan Apoteker
Kalo dari segi jumlah emang yang
sekarang masih kurang ya, kan
idealnya mereka 2 shift ya yang
digudang itu pagi sama sore.
Heemm.. masih setengah kacau,
Bagaimanakah menurut pendapat ibu
kalau aku sih maunya ditambah Karena harusnya 2 shift dijadiin
5. mengenai jumlah SDM gudang
gitu, ya satu aja sih kalau untuk satu shift ya jadi sebenernya jam
farmasi ?
saat ini mah kerjanya juga kurang idel ya dari
jam 9 sampai jam 6 tapikan kita
menyesuaikan sama kebutuhan
pelayanannya jadi dia dimasukan
dijam middle
Kalau aku agak susah ya kalo Ini yang masih masalah, karena
Bagaimana disiplin kerja SDM dalam
6. harus ngikutin jam kerja yang uda diakan juga masih kuliah ya itu
melaksanakan tugasnya?
ditetapin karena aku juga kan ngga sesuai sama jadwal yg

No. Pertanyaan
Bagaimanakah kesesuaian antara
pengetahuan dan keterampilan yang
7.
dimiliki oleh SDM di gudang farmasi
dengan pekerjaannya ?
Bagaimana pendapat Ibu/Bapak
mengenai sumber daya manusia pada
8.
pelaksana penyimpanan obat di
gudang farmasi ?
Apakah pernah diadakan pelatihan
9.
tentang penyimpanan obat di RS ini ?
Informan 1 (GF-1)
masih kuliah. Jadi sejauh ini jam
kerja aku fleksible gitu
dibikinnya.
….udah cukup sih, aku ngga
terlalu sulit buat ngelakuin
kerjaan aku karena udah lumayan
ngerti harus gimana
Ya gimana ya sudah cukup bisa
ngejalanin tugas-tugasnya sih,
tapi kadang keteteran gitu
akunya.
Belum pernah sih ya,
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
ditetapkan
..memang kebutuhannya dan
memang belum ada personil yang
betul-betul bisa bekerja untuk tidak
double job jadi sekarang kita coba
ngertiin kalo terkadang ada
pekerjaan dia yang ngga selesai
tepat waktu
Emm… udah standart sih
sebenernya karena dia lulusan
farmasi jadi pengetahuan sama
keterampilannya lumayan tapi ya
gitu tetep aja masih belajar sambil
berjalannya pekerjaan
Kalo yang sekarang, menurut aku
sih udah sesuai ya, emm kayak
sistem penyimpanan gitu kan ada
FIFO sama FEFO, ya tapi kadang
ada yang terlewat. Karna tergolong
slow moving jadi ngga dicek kalo
untuk yang fast moving dia udh
mulai pake sistem FIFO sama
FEFO.
Belum ada

No. Pertanyaan
Jika belum, menurut Ibu/Bapak
bagaimana jika diadakan pelatihan
10. mengenai penyimpanan obat dan
materi apa yang diperlukan untuk
SDM yang ada saat ini ?
Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa sendiri ditambah harus ngerjain
11. yang paling sering terjadi dalam
kegiatan penyimpanan obat?
Bagaimanakah anggaran yang
12.
disediakan untuk penyimpanan obat ?
Informan 1 (GF-1)
Iya harusnya sih iya, soalnya
belum pernah juga diadain
pelatihan kaya gitu. …kaya
pelatihan tentang alur digudang
gitu kali ya, harusnya gimana dan
seperti apa. Terus tentang job
deskripsinya tu juga yah kan kalo
aku yah sekarang masih simpang
siur juga gitu kan
Pertama karena jumlah
petugasnya cuma satu, jadi aku
harus handle semua tugas gudang
tugas farmasi lainnya. Kedua
karena waktunya aku ga bisa
nungguin distributor dateng
sampe malem gitu karena jam
kerja aku yang cuma sampe jam 6
Kalo itu sih aku ngga tau soalnya
kan keuangan yang nyediain atau
ngga nya, paling kalo aku mah
kalo butuh apa-apa gitu aku
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
Ya saya sih maunya juga gitu ya,
diadakan pelatihan. …tentang
sistem penyimpanan itu yang paling
dibutuhin bangetemm sama terus
kalo digudang tuh pengecekan
expired gitu ya sama cara
penyimpanan obat yang baik itu
seperti apa. Kalo ada cara itu lebih
bagus ya perlu untuk diterangin
Palingan terkendala itu tadi saat ini
pengurus gudang tugasnya tidak
hanya mengurusi gudang dia masih
juga mengurusi stok obat yang ada
ditempat lain juga karena
seharusnya memang ada orang
yang khusus mengurusi gudang dan
fokus digudang serta mengatur
gudang termasuk mengenai
penyimpanan obat itu kan jadinya
dia ngga fokus ya sama
pekerjaannya.
Ngga ada sih ya, kalo anggaran Anggaran sih ngga ya, kita
kan memang lebih banyakan ngga kasih itu anggaran rutin
mengarah ke pengadaan obatnya tiap bulan atau pertahunnya
yah, nah paling kalo buat ya karena memang menurut

No. Pertanyaan
Bagaimanakah prosedur kerja untuk
13. proses penyimpanan obat di gudang
farmasi RS Mulya ?
Bagaimanakah pendokumentasian
14.
prosedur tersebut?
Siapa sajakah yang menetapkan
15.
prosedur kerja tersebut ?
Bagaimana sosialisasi prosedur
16. penyimpanan obat kepada SDM
terkait?
Jawaban
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
bilang aja ke Kepala Instalasi penyimpanan penganggarannya tu kami belum perlu itu buat
Farmasinya untuk kaya penyediaan fasilitas diberikan anggaran jadi tidak
sama tempat penyimpanan yang ada sejauh ini
layak aja sih. Kalo untuk anggaran
secara rutin tiap bulan nya gitu
kayanya sih ngga deh
Iya, itu udah ada tentang
Kalau prosedur kita sudah buat
penyimpanan obatnya harus
bukunya itu buku standar prosedur
gimana aja. Terima obat,
operasional ya ada bukunya juga
nyimpennya, pas keluarin sampe
sih ya, udah ada mulai penerimaan
stock opname juga ada sih. Ada
sama penyimpanannya gitu.
bukunya gitu.
Kita sudah buat bukunya juga ko
Ada bukunya gitu ko SPO
untuk prosedur semuanya
yang buat kan dokter Annisa
(Kepala Divisi Pelayanan) sama
Kalau yang buat memang saya ya
Bu Vera (Kepala Instalasi
standar operasional prosedurnya,
Farmasi) yah tapi mereka juga
tetapi kan atas persetujuan dan
nanya juga ke aku gimana
setelah diperiksa sama direktur dan
pelaksanaannya gitu jadi di
kadiv pelayanan itu dokter Annisa
sesuaiin biar aku gamapang juga
kali ya
….sosialisasi prosedur kita ada
Udah dikasih tau juga kok ke kita
rapat setiap bulannya nah disitu kita
seperti apa
sosialisasiin ke semua petugas

No. Pertanyaan
Menurut Ibu/Bapak bagaimana
17. pelaksanaan prosedur penyimpanan
obat tersebut?
Dokumen apa saja yang tersedia yang
18.
berkaitan dengan penyimpanan obat?
Bagaimana kecukupan dokumen
19.
tersebut menurut anda?
Sarana dan prasarana apa saja yang
20. tersedia untuk pelaksanaan
penyimpanan obat ?
Informan 1 (GF-1)
Udah mulai aku lakuin sih yang
aku inget hahaha
Ada buku permintaan dan
pengeluaran, laporan mutasi,
laporan penerimaan, laporan
stock opname, kartu induk
persediaan
udah cukup sih yang ini aja, kalo tetep perlu kartu stock lah karena
lebih dari ini aku bisa lebih
keteteran yah mungkin hahaha
Sarana penyimpanan paling
hanya ada gudang farmasi, tapi ya gudang yang minimalis ini aja haha
belum ada ruangan petugas
gudangnya semuanya masih
menyatu. …udah ada AC nya
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
farmasi termasuk petugas gudang
Kalau sejauh ini dan setau saya sih
ya sudah sesuai dengan prosedur
yang ditetapkan itu yah
pelaksanaan penyimpanannya tapi
kendalanya itu karena dianya
(petugas gudang) hanya sendiri jadi
kadang ada aja yang ga dilakuin
sesuai SPO karena dia juga ribet ya
harus handle kerjaan sendiri
Buku pengeluaran atau defcta
biasanya sebutnya, buku
penerimaan harian, kartu induk
persediaan, surat keluar obat atau
mutasi, lapran stock opname
ya belum cukup ya menurut aku
biar bisa lebih ketahuan berapa
yang masuk sama yang keluar
setiap harinya
sarananya juga paling ya cuma
..terdiri dari lemari sama kulkas
yang hanya segitu yah tapi kita ada

No. Pertanyaan
Bagaimanakah keadaan dan
kecukupan sarana dan prasarana
21.
tersebut dalam menunjang pelaksanaan
penyimpanan obat?
Apakah ada permasalahan berkaitan
dengan sarana dan prasarana yang
22.
menghambat kegiatan penyimpanan
obat di gudang farmasi RS Mulya ?
Informan 1 (GF-1)
juga dilengkapi sama kunci. Tapi
buat jendela emang kita ngga
pernah buka dan ga bisa dibuka
juga yah
cuma ada lemari aja yah sama
rak-rak. tu lemari kayunya aja 2
biji sama rak begitu 2 biji udah
sih
Kurang yah ya meskipun masih
bagus lemarinya, kalo aku sih
maunya per-lemari gitu. Kalo di
sini kan yah meskipun aku udah
urutin udah aku pisahin gitu ya
tetep aja ujung-ujungnya jadi satu
lagi
Ya gitu, obatnya jadi numpuk kan
naro nya ini dimana itu dimana
jadi ya kadang kalo mau ngambil
mau nyari juga susah kan akunya.
Mesti liatin satu-satu kan kadang
juga kita naro suka lupa dimana
dimananya kalo raknya banyak
obat-obatnya rapih teraturnya kan
nyarinya mah jadi gampang
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
pallet ya kan itu harus punya buat
dilantai
Keadaan dan kecukupannya saat ini
sih menurut aku ya belum ideal ya,
karena kan idealnya memang sudah
ada aturannya apa saja yang harus
disediakan
Karena sarana dan prasarananya
yang hanya terdiri dari lemari yang
hanya segitu yah jadi penyimpanan
dan pengaturan obatnya itu loh jadi
ga bisa diatur dan dipisahkan
jenisnya, jangankan jenis dinamain
aja susah ya hahaha ya jadi satu
lemari buat berbagai macam item
deh. kemudian keadaan gudangnya

No. Pertanyaan
Siapa sajakah pelaksana harian dalam
kegiatan penerimaan dan pemeriksaan
23.
obat di gudang farmasi RS Mulya
tahun 2014?
Bagaimana proses penerimaan dan
pemeriksaan obat (dari supplier obat)
24.
yang dilaksanakan di gudang farmasi
RS Mulya tahun 2014?
Bagaimana jika obat yang datang tidak
25. sesuai dengan spesifikasi yang dipesan
rumah sakit ?
Bagaimana proses pencatatan dan
26.
pelaporan buku penerimaan obat dan
Informan 1 (GF-1)
Cuma aku aja sih petugas gudang. Itu petugas gudang farmasinya aja
Kalo aku ngga ada harusnya yang yah, kalo petugas gudang ngga ada
nerima bagian itu aset aset gitu
tapi kalo sekarang mah ya
petugas di instalasi farmasi aja
yang ada.
Paling kalo abangnya dateng aku
nyari SP (surat pesanan) dulu,
terus aku liat faktur abangnya,
samain gitu, ceklis yang ada terus
input datanya kalo udah diprint.
harusnya setelah itu isi buku
penerimaan obat gitu, nyatet
tanggal datang obat, distributor,
nomor faktur sama total fakturnya
tapi akunya ga sempet hehe
Biasanya diretur, dituker ke
abangnya sama barang yang
sesuai kita pesen
aku ngga pernah ngisi buku
penerimaan obat soalnya kan
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
juga yang sangat minimalis sekali
juga membuat barang yang
disimpan itu jadi tidak bisa banyak
harusnya sih bagian purchasing
yang terima karena mereka yang
tau obat apa aja yang mereka pesen
dan yang datang
Pertama dicatet kesesuaiannya
sama faktor kemudian dicek lagi
kualitas barangnya itu seperti apa,
lebih keisi, kesesuaian faktor
dengan SP, kalo udh sesuai semua
ya diterima
Kalo belum sesuai kita ada proses
retur yaitu barangnya dikembalikan
kepada distributor obat itu
Udah lama ngga di isi yah, …kalo
manajemen maunya buku
 Jawaban
No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
pelaporannya? isinya hampir sama kaya laporan penerimaan itu tetep kita isi ya buat
pembelian obat yang tiap hari aku arsip gudang, karena laporan ini
bikin, ..ngga sempet kalo bikin kan nantinya dikasih ke keuangan
dua-duanya jadi gudang ngga megang

Aku sih palingan nyatetnya cuma Diinput gitu di sistem nomer faktur,
nama obat jumlah sama harganya tanggal faktur, item obatnya, sama
aja di komputer udah nanti abis nominalnya.
itu ak print terus dikasih ke bu
vera. Nanti kalo dokumen ini dikasih ke
aku sama ke bagian keuangan
karena nanti dibuat laporan faktur.
dokumen pembelian itu biasanya oh kalo itu sih tiap hari ya dilaporin
sih aku inputnya dari sistem gitu ke aku yang dari sistem ini bisa
udah ada sistemnya nanti aku kamu liat, jadi petugas gudang
tinggal input nama obatnya, bikin print out data obat masuk itu
tanggal, distributor, jumlah sama dulu kan uda ada tu di komputernya
Bagaimana pembuatan laporan
27. harga obat. nanti tinggal print. tinggal input aja pertabel kaya
pembelian?
Dari hasil print tersebut kemudian nama obat, harganya berapa banyak
disatukan dengan faktur dibelinya sama harga keseluruhan
pembelian dan itu disatuin gitu itu itu di input terus di print nanti sama
nanti dilaporin ke kepala instalasi faktur fakturnya dikasih ke saya
farmasi tiap hari
Apa sajakah hambatan selama proses Hambatannya ya paling sih kalo
28. sejauh ini sih setau aku ngga ada ya
penerimaan obat ? akunya ngga ada, suka bingung
 Jawaban
No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
siapa yang harus nerima
barangnya, aku kan maunya jelas
misalnya aku ngga ada siapa gitu
yang nerima jadi kalo ada apa-apa
gampang aku nyari taunya.”
Siapakah petugas yang
bertanggungjawab mengatur tata ruang semua aku (petugas gudang) yang penyusunannya oleh petugas
29.
dan menyusun stok obat di gudang lakuin gudang farmasi ya
farmasi RS Mulya setiap harinya ?
kaya yang biasanya aja palingan
FIFO sama FEFO aja sih.
penyusunannya oleh petugas
…terus yang tablet ya ditaruh
gudang farmasi ya. ….sistem
dilemari yang itu bareng sama
penyusunannya kita pake FIFO
tablet yang lain, ya bareng sama
sama FEFO, untuk FIFO yang
Bagaimana sistem penyusunan obat injeksi juga sih hahaha terus yang
masuk duluan dikeluarin duluan,
30. yang dilakukan di gudang farmasi RS sirup di lemari itu khusus sirup
kalo FEFO diliatnya dari yang
Mulya? sama infusan deh. Kalo yang kaya
expired
salep, obat mata gitu-gitu aku
taruhnya didepan sini aja.
untuk ruangan ya kita terima gitu
aja ga ada pengaturan apa-apa
Ruangan sih gini aja ya, emang
harus gimana? Haha
oh iya ya emang ada ya aku lupa kita juga sebenernya udah ada kartu
Bagaimana dengan penggunaan kartu
31. haha. Yaa ngga keburu lah stok obat buat gudang ya tapi ngga
stock pada saat penataan obat?
akunya kalo disuruh ngisi kartu berjalan karena memang
 Jawaban
No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
stok gitu juga ini aja uda numpuk petugasnya juga tidak terbiasa
untuk mengisi kartu stok seperti itu
narkotik sama psikotropik yang jadi yang sejauh ini berjalan hanya
ada kartu stocknya jadi habis kartu stok narkotika dan
masuk obatnya aku catet berapa psikotropika saja
yang masuk, tanggal masuk sama
nama distributornya di kartu stock …kalau untuk psikotropika dan
narkotika sudah mulai dibiasakan
untuk ditulis dikartu stock karena
kita banyak kecolongan dan
memang karena tidak terlalu
banyak jenisnya dan lemarinya
terpisah jadi lebih mudah
Karena pengorderannya setiap hari
Masalahnya lemarinya juga cuma dan ordernya juga sedikit2,
Bagaimana hambatan yang terjadi
segitu aja jadinya ya susah kalo hambatannya itu, barang baru
32. selama proses penyusunan obat di
mau disusun dipisahin gitu. Ya disusun sudah harus dikeluarkan
gudang farmasi RS Mulya ?
jadi aku susun semuatnya aja deh lagi atau bahkan barang yang belum
disusun sudah harus keluar lagi.”
Pengeluaran juga tugas aku
(petugas gudang farmasi) tapi
Siapa yang bertugas melakukan yang keluarin tetep petugas gudang
abis ada permintaan dari unit
33. pengeluaran obat dari gudang farmasi karena semua harus melalui
biasanya permintaan pake surat
RS Mulya? pendataan petugas gudang
permintaan gitu atau di buku
defecta

No. Pertanyaan
Bagaimana alur distribusi/pengeluaran
34. obat dari gudang obat sampai ke unit-
unit lain di RS Mulya ?
Bagaimana hambatan yang terjadi saat
35.
proses pengeluaran obat?
Jawaban
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
Mutasi itu paling sih pertamanya
Pengeluaran obat itu memang
tuh semua unit termasuk apotik
seharusnya melalui gudang ya
bikin permintaan ke aku. Kalo
karena memang kita menggunakan
dari unit palingan tu mintanya
sistem satu pintu, maupun itu obat
pake surat permintaan unit tapi
langsung kepasien, pengeluarannya
kalo dari apotik karena banyak
juga harus melalui gudang, terus
kan pasti permintaannya makanya
baru itu dimutasi kesini atau ke unit
pake buku defecta namanya. Nah
lain. Jadi digudang ada pencatatan
nanti permintaan mereka tu ak liat
barang masuk. Meskipun pada saat
apa aja, terus aku bikin dulu
itu orang gudangnya tidak ada, kalo
daftarnya buat laporan juga sih
ada barang masuk dan keluar harus
semacam print out gitu print out
tetap melalui gudang terlebih
mutasi abis itu baru deh siapin
dahulu jadi nanti rita (petugas
barangnya terus dikasih ke apotik
gudang) mencatatnya setelah
atau ke unit itu. Eh mereka sih
barang datang atau keluar itu tadi
yang aku suruh ambil soalnya
atau kepending pencatatannya
agak ribet kalo aku yang ngater
Hambatannya tu kalo waktu aku
libur atau aku udah pulang kan
suka tuh ya ada permintaan obat. Hambatan sih sepertinya ada di
karena ada kunci ganda yang pencatatan pengeluaran ya jadi suka
ditinggal di apotik jadi petugas pengaruh ke jumlah stok gitu aja
apotik suka ada yang ambil obat sih
langsung ke gudang tanpa laporan
ke aku dan tanpa mencatat

No. Pertanyaan
Bagaimana proses pencatatan buku
pengeluaran obat dan pelaporan dalam
36.
pelaksanaan distribusi/pengeluaran
obat?
Bagaimana proses pencatatan surat
bukti pengeluaran obat dan pelaporan
37.
dalam pelaksanaan
distribusi/pengeluaran obat?
Jawaban
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
apapun jadi aku bingung pas
pendataannya suka ada yang lebih
atau kurang gitu
defecta mungkin di buku defecta
juga tercantum tu obat yang
dikeluarin sama aku apa aja tapi
ada juga permintaan unitnya
gimana dan biasa kita minta …buku itu kita bilangnya defecta
lampirin surat permintaan dari jadi emang sih seharusnya ada itu
situ juga kan buat data obat buku pengeluaran lagi tapi sama aja
keluarnya jadi gampang input kaya buku defecta isinya. Disitu
dikomputer. .nanti inputnya liat nanti ada nama obat, jumlah yang
ditabel jumlah keluar. diminta, jumlah yang dikeluarkan
sama orang gudang sama ada nama
Kadang obat yang dikeluarin unit yang dituju. Buku itu setiap
ngga sesuai sama yang diminta. hari diisi sama yang minta dan
Bisa lebih banyak atau malah sama petugas gudangnya
kurang, liat persediaannya dulu
kan harus diimbangin. Tapi tetep
ditulis berapa yang dikeluarin
kalo ngga sama.
surat bukti barang keluar biasanya Kita nyebutnya mutasi, jadi itu
isinya nama obat, jumlah yang tinggal print aja dari sistem
dikeluarin sama harga. Itu kan komputer enak tinggal input
uda ada sistemnya jadi aku datanya aja. Data obat nya, yang
 Jawaban
No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
tinggal input terus diprint rangkap mau dikeluarin nanti harga muncul
2. Satu buat aku satu buat unit, otomatis itu diprint buat laporan ke
namanya mutasi. Diperiksanya aku sama arsip unit
harian kalo mutasi gitu sama
Kepala Instalasi Farmasi

harusnya satu dipegang unit buat

Siapa yang bertanggung jawab
38. melaksanakan stock opname di gudang aku, kepala instalasi farmasi sama (Kepala Instalasi Farmasi) sama
farmasi RS Mulya?
Kapan pelaksanaan stock opname di
39.
gudang farmasi dilakukan?
Bagaimana proses stock opname obat
40. yang dilakukan di gudang farmasi RS
Mulya?
arsip kalau ada missing tapi
sepertinya unit masih
mengabaikan ituhaha
…..biasanya bagian
keuangan tapi nanti kita juga
…bareng-bareng sih mulai dari Bagian keuangan didampingi saya rolling siapa yang harus
stock opname disana terus
bagian keuangan. petugas gudang juga harus ada kepala instalsi
farmasinya sama petugas
gudangnya itu.
Kalo kita 3 bulan sekali
Biasanya sih 3 bulan sekali, tapi 3 bulan sekali atau sesuai edaran untuk keseluruhan gudang
ngga tentu juga sih direktur RS tapi untuk yang sampel
random itu sebulan sekali
Stock opname tu kaya nyamain Stok opname itu sebenernya kita Kalau stock opname itu kan
barang gitu sih, yang fisiknya ada kaya diaudit ya. Orang keuangan kita mencocokkan ya antara
digudang sama yang ada di data akan memeriksa kecocokan jumlah fisik obat nih yang
komputer nah biasanya bisa dikomputer jumlahnya ada berapa ada digudang tu berapa

No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1)
seharian kalo stock opname
soalnya kan obatnya banyak
banget yah. Disamain deh tu ya
satu-satu sama si orang yang
stock opnamenya, biasanya
keuangan tu
Untuk dokumen penerimaan yang
sama faktur, laporan mutasi sama
buku defecta atau buku-buku
permintaan itu aku (petugas
gudang) harus laporin setiap hari
ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi
Bagaimana untuk pelaporan dokumen kalo kartu stok induk
41. yang berkaitan dengan penyimpanan diperiksanya per minggu aja. Nah
obat? kalo stock opname sama laporan
faktur yang buat kepala instalasi
farmasi. Laporan stok opnamenya
itu dilaporin abis stok opname
Cuma aku ngga tau ke siapa, yang
faktur sebulan sekali pas akhir
bulan
42. Menurut anda, mengapa ada perbedaan ada aja ya pasti yang beda kadang
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
dan stok obat fisiknya ada berapa jumlahnya sama yang ada di
dan harus sesuai jumlahnya kalo sistem atau datanya petugas
sampe ada selisih dicari tau gudang itu. Kita lihat tu yah
selisihnya itu kemana sampe sesuai atau enggak. Kalo
ketemu jawabannya nanti kita lihat sampai ada yang ngga sama
berapa persen selisihnya apakah ya kita suruh analisis tu sama
masih bisa ditoleransi dari berapa mereka kenapa bisa ngga
item yang kita cek selisihnya sama begitu kan seharusnya
berapa sama dong
yang aku buat kan laporan stok
opname itu setiap abis kegiatan stok
opname biasanya seminggu sampai
sebulan setelah stok opname
dilaporin ke kadiv pelayanan sama
untuk laporan mutasi ya itu
ke bagian keuangan terus ke
dilaporin pasti ke direktur
direktur RS. Buat laporan faktur
setelah laporan saya terima
cuma dilaporin ke bagian keuangan
habis stock opname itu
setiap akhir bulan. Terus aku
ngecek persediaan tiap seminggu
sekali sisanya setiap hari aku minta
laporannya buat permintaan sama
mutasi
….biasanya suka beda hasilnya tu itu biasanya kalo ngga sama

No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1)
antara jumlah stock obat di pencatatan karena ada yang ga kecatet kaya
dengan stock fisik obat di gudang yang tadi aku bilang misalnya
farmasi? ngambil ga ada aku suka pada
seenaknya aja nyatet dimana
dimana malah kadang ga nyatet
jadi aku juga ribet
Yang mencatat itu bagian
Bagaimana pencatatan hasil stock
keuangan kita cuma ditanya tanya
43. opname yang dilakukan di gudang
aja sama ngasih print out data dari
farmasi RS Mulya ?
sistem komputer
Jawaban
Informan 2 (GF-2)
suka pada saat obat keluar gitu
misalnya ada yang kelupaan dicatet
jadi gitu missing datanya
Itu ditulis jumlah fisiknya sama
selisihnya sama bagian keuangan
nanti abis itu kita analisis
Informan 3 (GF-3)
tu ya apa si petugas tu ngga
nyatetin tu apa aja yang
keluar obatnya, atau pas ada
obat dateng nih si petugas
kesibukan jadi lupa inputin
datanya atau bisa juga
adabarang yang bukan milik
gudang barang contoh
misalnya eh masuk di taruh
dilemari bareng sama barang
gudang ya jadi rancu
pencatatannya. Harusnya
petugasnya kan bisa lebih
teliti dan tidak ceroboh kalau
bekerja seperti itu jadi kita
juga bisa dapet hasli nya
pasti
Stok opname kita yang
nulisin tu jumlahnya ya.
Nanti kita ngisi jumlah fisik
nya berapa karena kan yang
kartu stock itu uda keisi
otomatis ya pas di print.
Sama bagian selisih

No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1)
Laporannya nanti kayanya sih
Bagaimana pelaporan hasil stock dilaporinnya ke dokter anisa kan
44. opname yang dilakukan di gudang dia kadiv pelayanannya kayanya
farmasi RS Mulya ? sih gitu hahaha soalnya aku ngga
tau no kalo laporannya gimana.
…aku juga males meriksa obat
Menurut anda, mengapa ditemukan
yang ED gitu karena letak
45. banyak obat kadaluarsa di gudang
obatnya ga beraturan kan kalo
farmasi RS Mulya?
ngecek satu-satu lama
biasanya kalo ngga dipake lagi itu
Mengapa bisa terjadi death stock atau karena bermasalah, ya sama
46. stock mati di gudang farmasi RS dokter atau perusahaan obat.
Mulya? misalnya kontrak dokter sama
perusahaannya udah ngga
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
barangnya itu kita isi nanti
kalau harganya itu setelah
kita selesai kita kasih form
ini ke petugas gudangnya
nanti dia sama kepala
instalsinya itu bu vera yang
mengisi tu ini harga
harganya buat nanti laporin
lagi ke kitanya.
Dilaporin ke kita yah
Laporannya nanti abis aku buat
nantinya itu tu dari
dikasih ke dr. anisa, terus ke bagian
apotekernya terus nanti kita
keuangan sama ke direktur
kasih ke direktur.
hanya kalau ditemukan
disingkirkan saja nanti setealah
stock opname baru kita data. Ya
memang belum ada pendataan yang
rutinnya jadi kamu tadi kan data
sendiri haha
…itu kebiasaan dokter jadi diliat
juga kan dari penyakitnya gimana
yang lagi sering sakit apa ya
obatnya yang keluar nyesuain aja

No. Pertanyaan
Informan 1 (GF-1)
diperpanjang. Atau ya karena
trend penyakitnya aja jadi
obatnya belum dipake-pake lagi
…semuanya kan sama aja, kita
mesen obatnya juga ga lama
Mengapa dalam kegiatan pengeluaran
jaraknya. Datengnya juga ga beda
47. obat petugas tidak menggunakan
lama sih jadi pasti tanggal ED nya
sistem FIFO atau FEFO?
sama aja. Jadi mau pake FIFO
FEFO atau ngga ya sama aja
ini kartu induk persediaan adanya
Bagaimana pengisian kartu induk obat disistem aja sih paling dan
48.
gudang farmasi? langsung connect ke komputer bu
vera jadi bisa langsung dicek
iya ya ada sih tapi tuh di map aja
ngga pernah diisi soalnya aku ga
49. Bagaimana pengisian kartu stok obat? ada waktu buat ngisinya
ketumpuk kerjaan yang lain
soalnya
Jawaban
Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)
ya mungkin karena petugas
gudangnya merasa tanggal ED nya
sama ya karena tiap obat dateng
waktu nya juga paling selang 3 hari
kan, ya harusnya sih tetep dilakuin
FIFO sama FEFO ya
ada di komputer kalo stock opname
nanti kita print oh sama pas laporan
ke aku diprint nanti di satuin dalam
map gitu datanya itu. Isinya nama
obat jumlah obat harga satuan sama
harga total
kita juga ada kartu stock obat tapi
ga berjalan sih ya pencatatannya.
Di kartu stock tu ada data nama
obat, jumlah obat masuk, keluar
sama sisanya dan harusnya itu diisi
semua ya kalo ada obat masuk atau
keluar
Lampiran 4

MATRIKS TRIANGULASI DATA

Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
1. Sumber Daya Manusia
Jumlah SDM gudang farmasi :
- 1 orang petugas gudang
- 1 orang penanggung
Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi
1 orang petugas gudang jawab gudang yang
Hanya terdapat 1 orang disebutkan bahwa petugas gudang
yang mengurusi semua merangkap sebagai Kepala
petugas gudang farmasi farmasi terdiri dari 1 orang petugas
kegiatan penyimpanan Instalasi Farmasi
a. Jumlah SDM dan seorang apoteker gudang yang harus bertanggung jawab
dan ini dirasa informan
yang bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Farmasi sebagai
masih kurang cukup dan Jumlah ini dirasa masih
terhadap gudang farmasi pemegang tanggung jawab gudang
kurang ideal. kurang cukup ideal untuk
farmasi
melaksanakan seluruh
kegiatan penyimpanandi
gudang farmasi RS Mulya.
- Biasa petugas datang - Petugasgudang Dilihat dari jam kedatangan
10 atau 5 menit merasa tidak sanggup petugas, petugas gudang sudah
sebelum jam jika harus bekerja datang selalu tepat waktu,
kerjanya. mengikuti jam yang namun jam kerja petugas tidak
Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi
- Ada beberapa poin ditetapkan pihak bisa mengikuti aturan yang
Bagian Pelaksana Tugas Gudang Farmasi
dalam SOP manajemen RS karena sudah ditetapkan pihak
RS Mulya disebutkan bahwa:
penerimaan obat dan petugas gudang masih manajemen RS Mulya.
b. Kedisiplinan SDM - Petugas gudang farmasi bekerja mulai
penyusunan obat melanjutkan
dari pukul 09.00-18.00
yang tidak dilakukan pendidikannya, Deskripsi kerja petugas hingga
- Petugas gudang harus bekerja sesuai
sesuai dengan SOP sehingga jadwal kerja saat ini masih simpang siur
dengan SOP yang berlaku
yang ada. disesuaikan dengan dan petugas sering mendapat
- Ada beberapa tugas jadwal petugas. tugas tambahan diluar tugas
seperti penyusunan - Terkadang petugas yang tertera dalam deskripsi
obat ke rak lupa poin dalam SOP kerjanya sehingga petugas
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
penyimpanan setelah yang sudah ditetapkan sering menunda pekerjaannya
diterima yang sehingga petugas tidak untuk mengerjakan tugas lain
terkadang ditunda- melaksanakan poin yang diberikan padanya.
tunda dalam SOP tersebut.
- Banyaknya pekerjaan
yang tertunda
diakibatkan deskripsi
kerja yang simpang
siur dan banyaknya
tugas yang harus di
handle oleh petugas.

- Pendidikan terakhir
petugas gudang adalah
SMF (Sekolah
Menengah Farmasi)
- Petugas tidak merasa
kesulitan dalam Petugas gudang farmasi sudah
melaksanakan tugas memiliki keterampilan dan
c. Kesesuaian - Petugas tidak yang diberikan pengetahuan yang cukup
Keterampilan dan mengalami kesulitan padanya berkaitan dengan kegiatan
-
Pengetahuan SDM dalam melaksanakan - Keterampilan dan penyimpanan obat, meskipun
terkait pekerjaannya tugasnya. pengetahuan petugas masih membutuhkan pelatihan
masih dinilai standar terkait cara penyimpanan obat
sehingga masih yang baik.
dibutuhkan pelatihan
tentang cara
penyimpanan obat
yang baik bagi
petugas.
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
Tidak ada anggaran khusus
Tidak tersedia anggaran Tidak terdapat dokumen berkaitan yang disediakan pihak
2. Anggaran Tidak dapat diobservasi
untuk penyimpanan obat dengan anggaran penyimpanan obat manajemen RS Mulya untuk
penyimpanan obat.
Dokumen SOP sudah
tersedia dan disimpan di
unit Instalasi Farmasi
RS Mulya, SOP
penyimpanan menyatu
dengan SOP Pelayanan SOP sudah dibuat dan
SOP yang berkaitan dengan penyimpanan
Instalasi Farmasi. disosialisasikan kepada
di gudang farmasi berdasarkan Surat
Namun, belum petugas gudang farmasi
Keputusan Direktur RS Mulya tentang
sepenuhnya dan seluruh petugas di Sudah terdapat SOP yang
Pelayanan Instalasi Farmasi
dilaksanakan oleh unit instalasi farmasi saat berkaitan dengan
No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012
petugas gudang farmasi. rapat bulanan. penyimpanan obat di gudang
3. Prosedur terdiri dari :
SOP terdiri dari : Pembuatan SOP farmasi namun belum
- SOP tugas petugas gudang farmasi
- SOP tugas petugas berkaitan dengan sepenuhnya dilaksanakan oleh
- SOP Penerimaan Obat
gudang farmasi penyimpanan gudang petugas gudang farmasi.
- SOP Pengaturan Penyusunan Obat
- SOP Penerimaan sudah disesuaikan
- SOP Pengeluaran Obat
Obat dengan keadaan
- SOP Stock Opname Obat
- SOP Pengaturan digudang farmasi.
Penyusunan Obat
- SOP Pengeluaran
Obat
- SOP Stock Opname
Obat
Dokumen penyimpanan Dokumen yang tersedia - Buku Harian Penerimaan Obat
Dokumen yang tersedia masih
yang tersedia di gudang terdiri dari : Berisi: nomor faktur, nama
ada yang belum diisi secara
4. Dokumen farmasi terdiri dari : - Buku Harian distributor, hari/tanggal barang
rutin oleh petugas gudang
- Buku Harian Penerimaan Obat diterima dan total pembelian.
farmasi RS Mulya.
Penerimaan Obat - Buku Harian - Buku Harian Pengeluaran Obat/
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
- Buku Harian Pengeluaran Obat/ Buku Defecta, berisi :
Pengeluaran Obat/ Buku Defecta Nomor, nama obat yang diminta oleh
Buku Defecta - Kartu Induk unit, jumlah yang tersisa di unit,
- Kartu Induk Persediaan jumlah yang diminta dan ttd petugas
Persediaan - Kartu Stock Obat yang meminta serta petugas gudang.
- Kartu Stock Obat - Surat Bukti Barang - Kartu Induk Persediaan
- Surat Bukti Barang Keluar Berisi : nama obat, distributor dan
Keluar - Dokumen Hasil jumlah persediaan obat di gudang
- Dokumen Hasil Stock Opname - Kartu Stock Obat
Stock Opname Berisi : tanggal keluar obat, tanggal
Semua dokumen masuk obat, jumlah obat masuk,
Namun untuk buku penyimpan yang tersedia jumlah obat keluar.
harian penerimaan dan sudah mencukupi untuk - Surat Bukti Barang Keluar
kartu stok obat kegiatan penyimpanan, Berisi : unit yang dituju, tanggal obat
seringkali tidak diisi namun masih tetap keluar, nama petugas, nama obat,
oleh petugas. membutuhkan kartu stok jumlah obat yang dikeluarkan, harga
untuk melengkapi obat dan total harga obat yang keluar.
pencatatan. - Dokumen Hasil Stock Opname
Berisi : tanggal stock opname, jumlah
obat kadaluarsa/rusak, jumlah dan
nama obat yang tidak sesuai
jumlahnya serta tanda tangan kepala
instalasi farmasi
Sarana dan prasana yang Sarana dan prasarana Sarana dan prasarana
terdapat digudang penyimpanan masih penyimpanan masih kurang
farmasi masih belum dinilai informan kurang memadai dan kurang sesuai
cukup dan belum sesuai cukup, dengan sarana dan dengan pedoman
5. Sarana dan Prasarana dengan pedoman prasarana penyimpanan - penyimpanan obat yang dibuat
penyimpanan obat yang yang ada sekarang oleh Dirjend Bina Farmasi dan
dibuat oleh Dirjend Bina petugas masih merasa Alat Kesehatan tahun 2010.
Farmasi dan Alat kesulitan dalam Keterbatasan ini menghambat
Kesehatan tahun 2010. melakukan penyimpanan kegiatan penyimpanan di
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
obat di gudang farmasi. gudang farmasi.
Pada kegiatan peneriaan
obat petugas hanya Kegiatan penerimaan
memeriksa kesesuaian yang dilakukan terdiri
Penerimaan obat yang
jumlah obat yang dari :
dilakukan di gudang farmasi
datang, pada faktur dan - Pemeriksaan
belum sesuai dengan SOP
jumlah obat yang kesesuaian jumlah
yang ditetapkan RS Mulya,
dipesan saja petugas barang yang datang
Tidak ada pengisian terhadap buku harian petugas tidak melakukan
tidak melakukan dengan faktur
penerimaan obat. pemeriksaan terhadap tanggal
6. Penerimaan Obat pemeriksaan terhadap - Pemeriksaan
Hanya melakukan input pada sistem kartu kadaluarsa dan keadaan obat
tanggal kadaluarsa dan kesesuaian jumlah
induk persediaan obat. yang baru datang. Seharusnya
keadaan obat yang baru barang yang datang
petugas juga melakukan
datang. Seharusnya dengan surat
pencatatan pada buku
petugas juga melakukan pemesanan
penerimaan obat namun
pencatatan pada buku - Kemudian diinput ke
petugas tidak melakukannya.
penerimaan obat namun sistem kartu stok
petugas tidak induk
melakukannya.
Kegiatan penyusunan
obat yang dilakukan di
Obat-obatan belum
gudang farmasi belum
disusun berdaskan abjad
memperhatikan urutan
ataupun jenis
abjad obat dan belum
dikarenakan jumlah Penyusunan obat belum sesuai
memperhatikan jenis.
lemari obat yang belum dengan sistem yang dibuat
Penyusunannya hanya
7. Penyusunan Obat mencukupi. Selain itu - oleh pedoman dirjend Bina
dipisahkan berdasarkan
dikarenakan petugas Kefarmasian dan Alat
sediaan obat (sirup,
tidak memiliki banyak Kesehatan tahun 2010.
tablet dan injeksi)
waktu untuk melakukan
namun peletakknya
penyusunan obat di
masih belum terpisah.
lemari.
Obat yang diletakkan di
lantai belum
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
menggunakan pallet.
Lemarinya disusun
membentuk satu garis
lurus tanpa sekat dan
berlorong.
Pengeluaran obat
dilakukan oleh petugas
Kegiatan pengeluaran gudang farmasi atas
obat yang dilakukan permintaan dari unit yang Meskipun kegiatan
oleh petugas gudang membutuhkan dengan pengeluaran obat yang
yaitu pemeriksaan menggunakan sistem 1 dilakukan di gudang farmasi
jumlah obat yang pintu. kegiatan Dokumen pengeluaran terdiri dari buku menggunakan sistem 1 pintu
diminta pada buku pengeluaran terdiri dari : harian pengeluaran obat dan surat dan pencatatannya dilakukan
defecta/pengeluaran, yaitu pemeriksaan jumlah pengeluaran obat yang biasa disebut secara ruti, namun terkadang
8. Pengeluaran Obat
memeriksa jumlah stok obat yang diminta pada mutasi obat. kedua dokumen ini selalu masih ada pencatatan yang
obat di gudang, buku defecta/ diisi secara rutin setiap kali obat salah terutama pada obat-
menyiapkan obat yang pengeluaran, memeriksa dikeluarkan. obatan yang dibeli secara cito
diminta, menghubungi jumlah stok obat di sehingga menyebabkan
petugas gudang dan gudang, menyiapkan obat terkadang jumlah obat tidak
mencetak surat yang diminta, sesuai.
pengeluaran obat. menghubungi petugas
gudang dan mencetak
surat pengeluaran obat.
Kegiatan stock opname Merupakan audit Berdasarkan SOP stock opname gudang
merupakan kegiatan terhadap kesesuaian seharusnya dilakukan setiap 2 bulan
Pelaksanaan stock opname
pemeriksaan kesesuaian jumlah obat di gudang. sekali tanpa harus menunggu perintah
belum sesuai dengan SOP
jumlah obat dengan dilakukan setiap 3 bulan dari Direktur RS. Kegiatannya terdiri
yang sudah ditetapkan dan
9. Stock Opname Obat pencatatan yang ada. sekali atau berdasarkan dari:
pembuatan laporan stock
Dilakukan oleh bagian keputusan direktur RS. - Menyamakan jumlah stok di
opname pun terkadang
keuangan RS. Kegiatannya terdiri dari : gudang dengan data
terlambat.
Kegiatannya terdiri dari: - Mengecek dan mencatat obat
- Mencetak data - Mencetak data rusak/kadaluarsa
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
jumlah obat dari jumlah obat dari
kartu persediaan kartu persediaan
induk induk
- Menyamakan - Menyamakan jumlah
jumlah stok di stok di gudang
gudang dengan data dengan data yang
yang dicetak dicetak
- Mengecek dan - Mengecek dan
mencatat obat mencatat obat
rusak/kadaluarsa rusak/kadaluarsa
- Memberikan hasil - Membuat laporan
tersebut ke kepala stok opname.
instalasi farmasi
untuk selanjutnya
dibuat laporan.
Pelaporan dokumen
yang berkaitan dengan
Pelaporan-pelaporan Pelaporan dokumen yang
penyimpanan dilakukan
tersebut dilakukan secara berkaitan dengan
secara berkala meskipun
Pelaporan Dokumen berkala dan selalu penyimpanan dilakukan secara
10. pada pelaksanaanya -
Obat dilakukan secara rutin berkala dan pada
masih belum tepat waktu
oleh petugas gudang pelaksanaanya masih belum
(dapat dilihat pada
farmasi. dilakukan secara tepat waktu.
lampiran tabel
observasi)
Jumlah obat kadaluarsa Terdapat obat yang
yang ditemukan di kadaluarsa dan rusak di Jumlah obat kadaluarsa dan
gudang farmasi selama gudang farmasi namun Belum ada data obat kadaluarsa dan rusak adalah sebanyak 25 jenis
bulan Mei 2014 adalah untuk jumlahnya tidak rusak untuk periode bulan Mei 2014. obat dari 1032 obat yang
11. Obat Kadaluarsa/Rusak
23 jenis dan 2 jenis obat diketahui karena belum Total obat di gudang farmasi berdasarkan terdapat digudang farmasi RS
yang dalam keadaan ada stock opname formularium obat adalah 1032 jenis obat. Mulya dan besarnya kerugian
rusak. Sementara itu gudang farmasi di bulan mencapai 5.651.633 rupiah.
total jenis obat ini. obat kadaluarsa
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
seluruhnya yang terdapatmenurut informan terjadi
di gudang farmasi karena tidak pernah
adalah 1032 jenis obat. dilakukan pemeriksaan
oleh petugas gudang
secara berkala sehingga
jika ada obat kadaluarsa/
rusak baru dapat
diketahui saat stok
opname obat.
Tidak pernah ada
pemeriksaan terhadap
Jumlah obat death stock yang
Jumlah obat death stock obat death stock dan
ditemukan di gudang farmasi
yang ditemukan di tidak pernah ada
selama bulan Mei 2014 adalah
gudang farmasi selama penyelidikan terhadap Dari resep yang dikeluarkan selama 3
14 jenis obat atau sebesar
bulan Mei 2014 adalah obat death stock. Namun bulan terakhir diketahui sebanyak 14
1,36%. Hal ini dikarenakan
12. Obat Death Stock 14 jenis obat. Sementara biasanya death stok jenis obat tidak mengalami transaksi.
dokter/unit menghentikan
itu total jenis obat terjadi karena dokter/unit Total obat di gudang farmasi berdasarkan
pemakaian obat tersebut dan
seluruhnya yang terdapat menghentikan pemakaian formularium obat adalah 1032 jenis obat.
menggantinya dengan obat
di gudang farmasi obat tersebut dan
jenis lain atau karena trend
adalah 1032 jenis obat. menggantinya dengan
penyakit
obat jenis lain atau
karena trend penyakit.
Jumlah obat fast moving Pemeriksaan kesesuaian Jumlah obat fast moving yang
yang tidak sesuai jumlah hanya dilakukan Berdasarkan hasil telaah pada surat tidak sesuai pencatatan dengan
pencatatan dengan saat stok opname. pemesanan obat instalasi farmasi terdapat jumlahnya di gudang farmasi
jumlahnya adalah 12 Menurut informan 52 jenis obat yang sering dipesan dan adalah sebanyak 12 jenis obat
Kesesuaian Jumlah Stok
jenis obat. Sementara itu biasanya ketidak sesuaian masuk dalam kategori obat fast moving. atau nilai ketidaksesuaiannya
13. Obat (Catatan dan
total jenis obat fast ini terjadi karena petugas Dari hasil telaah dokumen kartu stock sebesar 23,1%. Hal ini
Fisik)
moving seluruhnya yang gudang lupa melakukan induk diketahui terdapat 12 jenis obat dikarenakan terkadang karena
terdapat di gudang pencatatan saat obat yang tidak sesuai jumlahnya antara petugas gudang lupa
farmasi adalah 52 jenis keluar atau ada obat pencatatan dengan stock fisik di gudang. melakukan pencatatan saat
obat. sampel yang masuk obat keluar atau ada obat
 Sumber Data
No. Data Hasil
Observasi Wawancara Telaah Dokumen
kedalam pencatatan dan sampel yang masuk kedalam
karena tidak pencatatan dan karena tidak
diberlakukannya sistem diberlakukannya sistem kartu
kartu stock obat. stock obat.
Belum menerapkan Pengeluaran obat
sistem FIFO/FEFO saat dilakukan berdasarkan
melakukaan pengeluaran urutan obatnya saja yang
Belum menggunakan sistem
obat. petugas hanya paling depan keluarin
FIFO/FEFO hal ini
mengambil obat yang duluan atau sesukanya
Sistem Pengeluaran dikarenakan petugas
14. berdasarkan urutan yang saja. Hal ini dilakukan -
FIFO/FEFO menganggap tanggal
paling depan. Sementara karena menurut informan
kadaluuarsa obat semuanya
itu, penyusunan obat di tanggal kadaluarsa obat
sama saja.
lemari penyimpanan sama saja karena tanggal
juga belum berdasarkan pemesanannya tidak
sistem FIFO/FEFO berbeda jauh.
 Lampiran 5

Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa

di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

Tanggal
No. Nama Obat Jumlah Harga Beli Total
Expired
1 Lanmer Meropenem Juni 2013 2 box Rp 506,000 Rp 1,012,000
Injeksi 1 gr
2 Ceftizoxime Injeksi Februari 2013 2 box Rp 275,000 Rp 550,000
3 Danocrine 200 mg Maret 2013 100 Caps Rp 11,447 Rp 1,144,700
4 Cholespar 20 mg tab Maret 2013 1 box Rp 632,500 Rp 632,500
5 Thrumbo Aspilets April 2013 1 box Rp 86,625 Rp 86,625
6 Ceteron 4 Injeksi Februari 2013 1 box Rp 121,733 Rp 121,733
7 Dumin 250 mg/4ml Juli 2013 1 tube Rp 18,700 Rp 18,700
8 Mikaject 500 Injeksi Mei 2013 1 vial Rp 178,750 Rp 178,750
9 Adona (AC-17) Injeksi Juli 2013 1 vial Rp 26,732 Rp 26,732
10 Catapres 150 mcg/ml Juli 2013 1 vial Rp 48,146 Rp 48,146
11 Fargoxin Digoxin September 2013 1 vial Rp 41,100 Rp 41,100
12 Morfina Injeksi September 2013 1 vial Rp 10,498 Rp 10,498
13 Epinehrine Injeksi Januari 2013 9 vial Rp 3,022 Rp 27,198
14 Herbesser Powder Januari 2013 1 vial Rp 297,000 Rp 297,000
Injeksi
15 Kalmetasone Juni 2013 1 vial Rp 5,830 Rp 5,830
16 Pectocil Februari 2014 1 Stripe Rp 32,083 Rp 32,083
17 Ewmoa Mei 2014 10 Caps Rp 39,800 Rp 398,000
18 Medi-Klin TR Sacet Maret 2014 1 box Rp 38,700 Rp 38,700
19 Buscotica Injeksi Juli 2013 1 box Rp 165,000 Rp 165,000
20 Vomerin Domperidon Juli 2013 2 box Rp 132,000 Rp 264,000
21 Novosta 20 Januari 2014 1 box Rp 316,250 Rp 316,250
22 Prenamia Juni 2013 1 box Rp 112,063 Rp 112,063
22 Ostelox 7,5 Tablet April 2014 1 box Rp 124,025 Rp 124,025

Total Rp 5,651,633

Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑘𝑎𝑑𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎 / 𝑟𝑢𝑠𝑎𝑘

x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡
22
x 100 % = 2,2 %
1032
Lampiran 6

Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya

di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

Stok Fisik di Data Stok di

No. Nama Obat Selisih
Gudang Komputer
1 Imunos Plus 4 botol 4 botol 0
2 Imunos 2 botol 2 botol 0
3 Orezinc sirup 0 0 0
4 Elkana 2 botol 2 botol 0
5 L-Zinc 0 -1 botol -1
6 Zamel 4 botol 4 botol 0
7 Apialys sirup 0 0 0
8 Benutrion Ev. Infus 12 botol 16 botol -4
9 Sanmol Infus 28 botol 29 botol -1
10 Dehidralyte 36 botol 36 botol 0
11 Sanmol drop 0 0 0
12 Lapicef 250 0 0 0
13 Lapicef 125 0 0 0
14 Amoxan forte 0 0 0
15 Amoxan sirup 0 0 0
16 Sanmol tablet 0 tablet 100 tablet -100
17 Cefila drop 0 0 0
18 Promavit 120 Capsul 120 Capsul 0
19 Imunos tablet 0 0 0
20 Imunos Plus tablet 0 0 0
21 Provital tablet 0 0 0
22 Imboost Force tablet 30 tablet 0 tablet 30
23 Elkana CL sirup 2 botol 2 botol 0
24 Amoxan sirup 0 botol 0 0
25 Amoxan forte 0 0 0
26 Asam Mefenamat 0 0 0
27 Mefinal 250 mg tablet 0 0 0
28 Mefinal 500 mg tablet 0 0 0
29 Omeprazole tablet 0 150 tablet -150
30 Lansoprazole tablet 0 -150 tablet -150
31 Trilac 0 0 0
32 Ataroc 200 tablet 200 tablet 0
33 Alegi tablet 0 0 0
34 Tramenza tablet 0 0 0
35 Provital plus 0 -50 -50
36 Sumagesic tablet 200 tablet 200 tablet 0
37 Lameson 4mg Injeksi 0 0 0
38 Metvell tablet 90 tablet 90 tablet 0
39 Acran 300 tablet 60 tablet 90 tablet -30
40 Gastrolan tablet 40 tablet 40 tablet 0
41 Clindamycin 300 tablet 0 0 0
42 Cefixime 100 0 0 0
43 Cefixime 200 0 0 0
44 Vomistop FT 30 tablet 30 tablet 0
45 L-Bio 30 tablet 30 tablet 0
46 Lameson 8 tablet 0 tablet 100 tablet -100
47 Lameson 16 tablet 0 tablet 100 tablet -100
48 Ondansetron 8 ml Injeksi 90 ampul 0 ampul 90
49 Ketopain injeksi 25 ampul 25 ampul 0
50 Gracef Injeksi 10 box 10 box 0
51 Topazol Injeksi 4 ampul 4 ampul 0
52 Oxyla Injeksi 40 ampul 40 ampul 0
53 Pantoprazole Injeksi 0 ampul 28 ampul -28

Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖

x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔
12
x 100 % = 23,1 %
52

Perhitungan Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖
x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔
40
x 100 % = 76,9 %
52
Lampiran 7

Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

Jumlah
No Nama Obat
Stock
1 Meropenom Injeksi 4 Vial
2 Fluconazole 6 Dus
3 Cabiven 6 Vial
4 Manitol Infus 20 Botol
5 Albuman Infus 100 Botol
6 Triofusin 5 Vial
7 Kidmin 7,2 Infus 3 Vial
8 Nimotop Infus 1 Vial
9 Pan-Amin Infus 6 Vial
10 Becomzer Capsule 3 Box
11 Nutrimama 1 2 Box
12 Nutrimama 2 3 Box
13 Nutrimama 3 2 Box
14 Vitamin A 6000 SI 2 Botol

Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑑𝑒𝑎𝑡ℎ 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘

x 100 %
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡
14
x 100 % = 1,36 %
1032
Lampiran 8

Ruang Gudang Farmasi RS Mulya Pintu Ruang Gudang Farmasi Rak Penyimpanan Obat Gudang

Meja Kerja Petugas Gudang Farmasi Ventilasi/Jendela Ruang Gudang Pengatur Suhu Ruangan

Lemari Penyimpanan Obat & Kondisi Pendingin Ruangan Gudang Dokumen Penyimpanan Obat
Dokumen Farmasi
Kartu Stok Obat Gudang Farmasi Laporan Stok Opname Buku Harian Penerimaan Obat

Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat Kartu Stok Induk Gudang Farmasi

Obat Rusak/Kadaluarsa
Buku Pengeluaran Obat