Konsideran:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun2009 tentang Rumah Sakit
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
6. Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/ Menkes / SK /X/2004 tentang Standar Pelayanan
Farmasi Rumah Sakit
7. Surat Keputusan tentang Standar Pelayanan Minimal
8. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
9. Pedoman Akreditasi Rumah Sakit 16 bidang pelayanan
10. Standar Kompetensi Farmasis Indonesia 2003
11. Kebijakan Mutu RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
12. Rencana Strategis RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta th 2009-2014
13. Struktur organisasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
14. Penunjukan tim-tim dan uraian tugas Komite Medik RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
A. RENCANA STRATEGIS
FILOSOFI
Pelayanan farmasi adalah wujud amal shalih yang dilandasi iman dan taqwa kepada Allah SWT, melalui
penyediaan obat bermutu dan pelayanan asuhan kefarmasian yang tidak terpisahkan dari sistem
kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi pada peningkatan kualitas hidup pasien.
VISI
Terwujudnya pelayanan farmasi yang terpecaya dengan kualitas pelayanan dan pendidikan kefarmasian
yang Islami, aman, profesional, cepat, nyaman dan bermutu.
MISI
1. Mewujudkan pelayanan farmasi yang berkualitas melalui penerapan asuhan kefarmasian dan dengan
dukungan manajemen yang efektif dan efisien
2. Meningkatkan mutu tenaga kefarmasian melalui penyelenggaraan pelatihan dan pendidikan
keprofesian yang didasari nilai-nilai ajaran agama Islam
3. Mewujudkan dakwah amar makruf nahi mungkar di bidang farmasi.
TUJUAN
1. Melangsungkan dan mengembangkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan biasa
maupun keadaan gawat darurat sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang ada.
2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian, sumpah,
peraturan perundang-undangan dan etika profesi.
3. Melaksanakan KIE mengenai obat dan penggunaannya serta ajaran-ajaran Islam yang berhubungan
dengan pelayanan kefarmasian.
4. Menyediakan perbekalan farmasi yang bermutu untuk kepentingan pelayanan kesehatan di rumah
sakit, mengelola dan mengawasi penggunaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
5. Melakukan dan memberikan pelayanan bermutu melalui analisa, telaah, dan evaluasi pelayanan.
6. Mendorong karyawan dan lingkungan untuk belajar seumur hidup (life-long learner).
7. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metoda.
8. Memberikan konsultasi dan sebagai rujukan tentang pelayanan farmasi di lingkup amal usaha
Muhammadiyah
STRATEGI
1. Menginternalisasi budaya Islami dalam organisasi dan mengimplementasikan ajaran agama Islam
dalam memberikan pelayanan kefarmasian
2. Pemenuhan terhadap standar input berbasis standar MUTU, baik kualitas maupun kuantitas sesuai
pelayanan kesehatan yang dilakukan.
3. Melakukan pelayanan yang memenuhi standar MUTU.
4. Melaksanakan kegiatan berbasis Balance Score Card: .
Perspektif keuangan:
a. meningkatkan produktivitas melalui perbaikan struktur biaya (efisiensi belanja dan meminimalisasi
kerugian karena perbekalan farmasi rusak dan kadaluarsa) dan pemaksimalan utilisasi aset (mengelola
aset dengan efisien dan melakukan investasi utk memperlancar proses produksi)
b. pertumbuhan melalui peningkatan pendapatan dan peningkatan nilai bagi pelanggan.
Perspektif pelanggan:
c. Memberikan perbekalan farmasi yang berkualitas dengan harga yang seekonomis mungkin
d. memberikan pelayanan dengan salam, sapa, senyum, sopan, santun (5S) dalam rangka dakwah Islam
Perspektif proses bisnis internal:
e. mengupayakan pengelolaan perbekalan farmasi mulai dari proses seleksi, perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, distribusi sampai dengan penggunaan berjalan efisien, efektif dan optimal
f. menciptakan nilai tambah bagi pelanggan melalui kecepatan pelayanan, kenyamanan dan penerapan
asuhan kefarmasian yang berorientasi pada keselamatan pasien
g. Memberikan layanan purna jual berupa kemudahan retur dan layanan konsultasi dalam penggunaan
obat.
h. Melakukan proses kerja yang Rapi, Resik, Rawat, Rajin dan Ringkes (5R), aman dan ramah lingkungan.
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan:
i. meningkatkan kompetensi Sumber Daya Insani melalui pendidikan dan pelatihan yang
berkesinambungan
j. menciptakan budaya Islami organisasi
k. menciptakan sistem reward dan disreward yang membangun motivasi
l. pemanfaatan teknologi untuk mendukung proses pelayanan
5. Memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan berdasar pada ketentuan yang sudah ditetapkan
6. Mengukur kinerja baik individual maupun organisasi instalasi FRS, baik dengan menggunakan Balance
Score Card maupun dengan indikator mutu yang berlaku di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Yogyakarta
B. KEBIJAKAN UMUM
PELAYANAN FARMASI
Pelayanan farmasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan kesehatan di rumah sakit
dan diberikan dalam 24 jam setiap hari, kepada pasien rawat jalan, pasien rawat inap dan unit-unit lain
di lingkungan rumah sakit.
Instalasi farmasi juga mendistribusikan obat kepada institusi lain di luar rumah sakit melalui unit Dana
Sehat Muhammadiyah, serta ikut serta dalam pelayanan sosial rumah sakit (CSR).
Pelayanan farmasi meliputi penyediaan, pengadaan dan pendistribusian seluruh perbekalan farmasi
yang digunakan di rumah sakit, serta bertanggung jawab menyajikan informasi semua kegiatan
pelayanan dan pekerjaan kefarmasian yang dilakukan di rumah sakit (sistem farmasi satu pintu).
Pelayanan farmasi di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta diselenggarakan oleh bagian
setingkat Instalasi yang dikepalai oleh Apoteker yang sudah memiliki Surat Izin Kerja atau VISUM yang
dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kepala Instalasi bertanggung jawab
terhadap terselenggaranya pelayanan farmasi yang sesuai dengan Undang-Undang, peraturan dan
pedoman yang berlaku.
ORGANISASI
1. Bagan Organisasi
Bagan organisasi menggambarkan pembagian tugas, koordinasi dan kewenangan serta fungsi. Bagan
Organisasi Instalasi Farmasi ditetapkan oleh Badan Pengurus Harian RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
melalui proses evaluasi, analisa dan telaah dengan mempertimbangkan peningkatan mutu pelayanan
dan mengantisipasi perubahan standar pelayanan kefarmasian baik nasional maupun internasional.
Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang Apoteker dan dibantu oleh beberapa Kepala Urusan dengan
kualifikasi pendidikan dan kompetensi yang ditetapkan oleh Rumah Sakit.
2. Administrasi dan Pelaporan
Administrasi dilakukan oleh tenaga administrasi, meliputi administrasi kegiatan pelayanan, administrasi
perbekalan farmasi, administrasi keuangan dan administrasi penghapusan.
Pelaporan adalah pendataan kegiatan dan evaluasi mutu yang dilakukan setiap bulan oleh kepala urusan
dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi untuk diadministrasi, diolah dan dianalisa. Hasil analisa berupa
informasi manajemen yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan dan sebagai umpan balik untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
Laporan rutin yang harus dibuat setiap bulannya meliputi:
a. Laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika
b. Laporan jumlah lembar resep, dan lembar resep generik
c. Kejadian tidak dikehendaki (KTD) dan kejadian nyaris cidera (KNC)
d. Mutu pelayanan sesuai dengan sasaran mutu yang ditetapkan.
KEUANGAN
1. Penyusunan Anggaran
Anggaran disusun oleh Kepala Instalasi berdasarkan masukan dari kepala urusan dan diajukan kepada
team anggaran sesuai dengan kebijakan Rumah Sakit. Anggaran disusun dengan memperhatikan
anggaran tahun sebelumnya, strategi organisasi, aktivitas yang dilakukan serta asumsi-asumsi yang
rasional. Anggaran yang diajukan meliputi rencana anggaran belanja perbekalan farmasi, anggaran
pendapatan, dan anggaran lain yang dibutuhkan untuk operasional kegiatan dan pengembangan mutu
pelayanan.
2. Pemanfaatan dan Pengendalian Anggaran
Pemanfaatan anggaran diupayakan seoptimal mungkin. Evaluasi anggaran dilakukan setiap 3 bulan
untuk melihat tingkat realisasi pencapaian.
3. Semua penerimaan dan pengeluaran dana sepenuhnya dikelola oleh rumah sakit melalui unit
keuangan dan pelaporannya dilaksanakan oleh unit akutansi.
4. Pembelian seluruh perbekalan farmasi yang diperlukan oleh rumah sakit harus melalui Instalasi
Farmasi, dilaporkan kepada bagian keuangan dan pembayarannya dilakukan oleh bagian keuangan tiga
kali dalam sebulan, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pembelian tanggal 1 s/d 10, dibayar pada tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Pembelian tanggal 11 s/d 20, dibayar pada tanggal 15 bulan berikutnya.
c. Pembelian tanggal 21 s/d 31, dibayar pada tanggal 25 bulan berikutnya.
d. Pembayaran dilakukan atas faktur penjualan yang resmi dikeluarkan oleh pemasok, dilengkapi dengan
Surat Pesanan dan kuitansi pembayaran.
e. Faktur penjualan yang dibayar adalah faktur yang sudah melalui proses penitipan faktur di Instalasi
Farmasi.
5. Tarif pelayanan ditentukan berdasarkan kebijakan Direksi atas usulan dan pertimbangan dari Instalasi
Farmasi dan Tim Tarif.
6. Nilai uang perbekalan farmasi yang rusak atau kadaluarsa dilaporkan ke bagian akuntasi untuk
dilakukan proses penghapusan kekayaan.
7. Laporan Keuangan.
Laporan keuangan dibuat oleh Kepala Instalasi setiap bulannya, meliputi:
a. Laporan pembelian perbekalan farmasi
b. Laporan pendapatan dan biaya
c. Laporan stock opname tiap tiga bulan
d. Laporan nilai obat kadaluarsa dan rusak setiap tiga bulan
e. Laporan nilai obat death stock setiap tiga bulan
3. Distribusi (penerimaan, penyimpanan, sistem delivery ke unit, dan dispensing kepada pasien)
a. Perbekalan farmasi yang didistribusikan oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai dengan formularium
dan suplemen formularium, alat kesehatan habis pakai serta perbekalan farmasi lain yang dibutuhkan
dalam pelayanan kesehatan rumah sakit.
b. Penerimaan perbekalan farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dilakukan oleh bagian logistik
farmasi setiap hari kerja dengan berpedoman:
1) Spesifikasi barang harus sesuai dengan Surat Pesanan
2) Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
3) Expire date minimal 2 tahun kecuali dengan kesepakatan khusus
4) Disertai dengan faktur/invoice atau tanda terima atau surat jalan yang dikeluarkan oleh pemasok.
c. Distribusi/delivery perbekalan farmasi dari gudang farmasi dilakukan ke:
1) Depo farmasi rawat inap
2) Depo farmasi rawat jalan
3) Depo distribusi khusus dan produksi
d. Penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi dibedakan menurut bentuk sediaan dan suhu
yang menjamin mutu obat/alkes, dikelompokkan berdasarkan kelas terapi, disertai dengan sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Obat-obat narkotika
dan psikotropika harus disimpan dalam lemari tersendiri dan selalu terkunci. Hanya Apoteker atau
Asisten Apoteker yang sudah memiliki Surat Izin Kerja yang berhak untuk mengambil obat-obat
narkotika dan psikotropika. Bahan yang mudah terbakar, korosif, eksplosif dan iritatif disimpan di
tempat tersendiri terpisah dari obat lain.
e. Perbekalan farmasi disimpan dengan prinsip FIFO (First In First Out), dimana barang yang datang lebih
dahulu harus dikeluarkan lebih dahulu, dan FEFO First Expired First Out), dimana barang yang memiliki
waktu kadaluarsa lebih dekat harus dikeluarkan lebih dahulu.
f. Monitoring penyimpanan dilakukan setiap hari meliputi monitoring suhu dan kelembaban.
g. Sistem distribusi/dispensing kepada pasien rawat inap (In-patient) adalah sistem kombinasi antara
ward floor stock (persediaan obat di ruangan) dengan Individual Prescription (peresepan individu).
Resep dikaji dan divalidasi terlebih dahulu sebelum disiapkan dan diserahkan kepada perawat. Sistem
Unit Dose Dispensing merupakan sistem distribusi/dispensing obat yang dipertimbangkan untuk
dilaksanakan.
h. Distribusi/dispensing obat kepada pasien rawat jalan (Out-patient) menggunakan sistem Individual
Prescription (peresepan individu). Resep dikaji dan divalidasi terlebih dahulu sebelum disiapkan dan
diserahkan kepada pasien disertai informasi mengenai aturan pakai, cara penyimpanan, dan informasi
lain mengenai penggunaan obat. Apabila diperlukan dapat dilakukan proses konseling oleh Apoteker
kepada pasien/keluarga pasien.
i. Apabila terjadi kesalahan dalam proses dispensing (dispensing error), harus segera dilaporkan kepada
komite keselamatan pasien, untuk kemudian dilakukan tindak lanjut.
j. Evaluasi proses penyimpanan dilakukan setiap 3 bulan meliputi:
1) Persentase kesusaian kartu stok dengan computer dan barang (sample/cyclic counting)
2) Persentase keseauaian penyimpanan barang dengan metode yang ditetapkan (FIFO/FEFO/suhu dan
kelembaban)
3) TOR = Turn Over Ratio
4) Persentase obat yang rusak dan kadaluwarsa
5) Persentase obat mati (death stock: obat yang tidak digunakan dalam waktu 3 bulan)
6) Tingkat ketersediaan obat (obat tidak terlayani karena stock out)
k. Monitoring dan evaluasi proses dispensing dilakukan setiap bulan meliputi:
1) Average consultation time: rata-rata waktu yang digunakan dalam konsultasi/pemberian informasi
obat
2) Average dispensing time: rata-rata waktu yang digunakan untuk memberikan pelayanan sejak resep
diterima sampai obat diberikan kepada pasien disertai informasi
3) Persentase jumlah resep/obat yang dilayani bandingkan dengan keseluruhan resep/obat yang
seharusnya dilayani
4) Kepuasan pelanggan (internal: tenaga kesehatn lain, eksternal: pasien)
5) Tingkat kevalidan resep yang dilayani
6) Kejadian salah menyerahkan obat
7) Kejadian near miss pelayanan resep
8) Laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika
4. Asuhan kefarmasian dalam penggunaan obat dan alat kesehatan adalah pendekatan professional
yang bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif,
aman dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan perilaku
apoteker serta bekerjasama dengan pasien dan profesi kesehatan lain.
Meliputi:
a. Pengkajian resep
b. Pemantauan dan pelaporan efek samping obat
c. Pelayanan informasi obat
d. Konseling
e. Pengkajian penggunaan obat
f. Pengkajian penggunaan alat kesehatan
Pelaksana pelayanan asuhan kefarmasian adalah seluruh apoteker yang sudah memiliki VISUM dan atau
SURAT IZIN KERJA, dan tergabung dalam Satuan Apoteker Fungsional RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta. Apoteker yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan asuhan kefarmasian disebut sebagai
Apoteker Jaga, dibagi dalam 3 shift selama 24 jam, dan kepadanya diberikan Jasa Profesi Apoteker.
Apabila diperlukan, Apoteker diperkenankan melakukan dispensing obat-obat bebas, obat bebas
terbatas dan Obat Wajib Apotek (OWA) untuk kepentingan karyawan rumah sakit dan keluarganya,
serta pasien rumah sakit lainnya.
5. Keselamatan pasien dalam proses penyerahan dan penggunaan obat harus diperhatikan dan upaya-
upaya pencegahan kejadian nyaris cedera (KNC) dan kejadian tidak dikehendaki (KTD) harus terus
dilakukan dan dikembangkan. Apabila terjadi kesalahan dalam proses penyerahan obat (dispensing
error) atau penggunaan obat (medication error), Instalasi Farmasi harus mengambil langkah-langkah
guna meminimalisir cedera dan melaporkan kejadian tersebut kepada Komite Keselamatan Pasien RS
PKU Muhammadiyah Yogyakarta.
Pendidikan dan pelatihan merupakan kegiatan pengembangan sumber daya manusia Instalasi Farmasi
RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta untuk meningkatkan potensi dan produktifitasnya secara optimal.
Pendidikan dan pelatihan yang wajib diikuti oleh seluruh SDI yang ada di Instalasi Farmasi meliputi aspek
manajemen praktis kefarmasian, farmasi klinik, informasi obat, serta pelayanan farmasi paripurna.
Seluruh staf Instalasi Farmasi juga diharuskan mengikuti kegiatan pembinaan karyawan yang
diselenggarakan oleh Rumah Sakit.
Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah juga menyelenggarakan program pendidikan dan pelatihan
bagi calon tenaga farmasi yang berasal dari Universitas/Akademi yang diikat dalam Memorandum of
Understanding, untuk mendapatkan wawasan, pengetahuan dan ketrampilan di bidang Farmasi Rumah
Sakit yang sesuai dengan nilai-nilai agama Islam. Program penelitian yang menunjang mutu pelayanan
kefarmasian dan penggunaan obat di Rumah Sakit terus dilakukan bekerjasama dengan Lembaga
Penelitian atau Lembaga Pendidikan.
Merupakan kegiatan pengawasan, pemeliharaan dan audit terhadap pengelolaan perbekalan farmasi
untuk menjamin mutu, mencegah kehilangan, kadaluarsa, rusak serta keamanannya sesuai dengan
Kesehatan, Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3).
Pengendalian mutu juga dilakukan terhadap proses pelayanan untuk mencapai pelayanan farmasi yang
cepat, bermutu, aman, ringan dan Islami.
Penerapan Quality Assurance di Instalasi Farmasi bertujuan untuk memberikan kepastian mutu produk
dan mutu pelayanan farmasi yang diberikan kepada pasien. Quality Assurance juga ditujukan untuk
menjamin bahwa obat yang diberikan kepada pasien aman, efektif, rasional serta cost-effective.
Standar mutu yang diacu adalah Standar Mutu yang telah ditetapkan oleh Undang-Undang atau standar
lain yang sudah diakui baik regional, nasional maupun internasional.
Untuk memenuhi standar mutu, perlu diperhatikan aspek-aspek dibawah ini:
1. Aspek input:
a. Tersedia pedoman pelayanan farmasi, standard operating procedure serta instruksi kerja yang
mencakup semua aspek pelayanan farmasi yang dilakukan.
b. Tersedia dana, sarana, dan prasarana yang memadai yang meliputi perbekalan farmasi, gedung dan
perlengkapannya, tempat dan saranan penyimpanan, peralatan pelayanan resep dan peracikan obat,
system informasi yang valid dan reliable serta perlengkapan administrasi lainnya.
c. Adanya tenaga kefarmasian dan non kefarmasian dalam jumlah cukup, sesuai dengan kualifikasi dan
kompetensi yang dipersyaratkan, serta job description untuk masing-masing staf yang didahului dengan
analisa jabatan.
d. Adanya rencana dan program kerja.
e. Adanya program pengembangan dan pelatihan serta pendidikan berkelanjutan.
f. Adanya sasaran mutu yang ingin dicapai beserta tahap-tahap dan monitoring pencapaiannya.
2. Aspek proses
a. Dilaksanakannnya program dan kegiatan pelayanan sesuai pedoman, prosedur tetap, dan instruksi
kerja yang sudah ditetapkan.
b. Dilaksanakannya peningkatan mutu pelayanan secara berkesinambungan
c. Dilaksanakannya evaluasi terhadap input, proses dan output yang disertai dengan analisis dan tindak
lanjutnya.
3. Aspek output
a. Terselenggaranya pelayanan farmasi yang bermutu dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum,
etika dan moral keIslaman.
b. Tersedianya perbekalan farmasi yang aman, bermutu baik dan dikelola sesuai dengan Undang-undang
dan peraturan yang berlaku.
c. Terselenggaranya pelayanan farmasi yang berorientasi pada keselamatan pasien dengan Zero deffect.