I N S TAL A S I FAR M A S I R S P K U J O G J A

SABTU, 23 JANUARI 2010

PEDOMAN PELAYANAN FARMASI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH

YOGYAKARTA TH 2010
Konsideran:
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun2009 tentang Rumah Sakit
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian
6. Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1197/ Menkes / SK /X/2004 tentang Standar Pelayanan
Farmasi Rumah Sakit
7. Surat Keputusan tentang Standar Pelayanan Minimal
8. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008
9. Pedoman Akreditasi Rumah Sakit 16 bidang pelayanan
10. Standar Kompetensi Farmasis Indonesia 2003
11. Kebijakan Mutu RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
12. Rencana Strategis RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta th 2009-2014
13. Struktur organisasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
14. Penunjukan tim-tim dan uraian tugas Komite Medik RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta

A. RENCANA STRATEGIS

FILOSOFI
Pelayanan farmasi adalah wujud amal shalih yang dilandasi iman dan taqwa kepada Allah SWT, melalui
penyediaan obat bermutu dan pelayanan asuhan kefarmasian yang tidak terpisahkan dari sistem
kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi pada peningkatan kualitas hidup pasien.

VISI
Terwujudnya pelayanan farmasi yang terpecaya dengan kualitas pelayanan dan pendidikan kefarmasian
yang Islami, aman, profesional, cepat, nyaman dan bermutu.

MISI
1. Mewujudkan pelayanan farmasi yang berkualitas melalui penerapan asuhan kefarmasian dan dengan
dukungan manajemen yang efektif dan efisien
2. Meningkatkan mutu tenaga kefarmasian melalui penyelenggaraan pelatihan dan pendidikan
keprofesian yang didasari nilai-nilai ajaran agama Islam
3. Mewujudkan dakwah amar makruf nahi mungkar di bidang farmasi.

TUJUAN
1. Melangsungkan dan mengembangkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam keadaan biasa
maupun keadaan gawat darurat sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang ada.
2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional berdasarkan prosedur kefarmasian, sumpah,
peraturan perundang-undangan dan etika profesi.
3. Melaksanakan KIE mengenai obat dan penggunaannya serta ajaran-ajaran Islam yang berhubungan
dengan pelayanan kefarmasian.
4. Menyediakan perbekalan farmasi yang bermutu untuk kepentingan pelayanan kesehatan di rumah
sakit, mengelola dan mengawasi penggunaannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
5. Melakukan dan memberikan pelayanan bermutu melalui analisa, telaah, dan evaluasi pelayanan.
6. Mendorong karyawan dan lingkungan untuk belajar seumur hidup (life-long learner).
7. Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan metoda.
8. Memberikan konsultasi dan sebagai rujukan tentang pelayanan farmasi di lingkup amal usaha
Muhammadiyah

STRATEGI
1. Menginternalisasi budaya Islami dalam organisasi dan mengimplementasikan ajaran agama Islam
dalam memberikan pelayanan kefarmasian
2. Pemenuhan terhadap standar input berbasis standar MUTU, baik kualitas maupun kuantitas sesuai
pelayanan kesehatan yang dilakukan.

3. Melakukan pelayanan yang memenuhi standar MUTU.

4. Melaksanakan kegiatan berbasis Balance Score Card: .
Perspektif keuangan:
a. meningkatkan produktivitas melalui perbaikan struktur biaya (efisiensi belanja dan meminimalisasi
kerugian karena perbekalan farmasi rusak dan kadaluarsa) dan pemaksimalan utilisasi aset (mengelola
aset dengan efisien dan melakukan investasi utk memperlancar proses produksi)
b. pertumbuhan melalui peningkatan pendapatan dan peningkatan nilai bagi pelanggan.
Perspektif pelanggan:
c. Memberikan perbekalan farmasi yang berkualitas dengan harga yang seekonomis mungkin
d. memberikan pelayanan dengan salam, sapa, senyum, sopan, santun (5S) dalam rangka dakwah Islam
Perspektif proses bisnis internal:
e. mengupayakan pengelolaan perbekalan farmasi mulai dari proses seleksi, perencanaan, pengadaan,
penyimpanan, distribusi sampai dengan penggunaan berjalan efisien, efektif dan optimal
f. menciptakan nilai tambah bagi pelanggan melalui kecepatan pelayanan, kenyamanan dan penerapan
asuhan kefarmasian yang berorientasi pada keselamatan pasien
g. Memberikan layanan purna jual berupa kemudahan retur dan layanan konsultasi dalam penggunaan
obat.
h. Melakukan proses kerja yang Rapi, Resik, Rawat, Rajin dan Ringkes (5R), aman dan ramah
lingkungan.
Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan:
i. meningkatkan kompetensi Sumber Daya Insani melalui pendidikan dan pelatihan yang
berkesinambungan
j. menciptakan budaya Islami organisasi
k. menciptakan sistem reward dan disreward yang membangun motivasi
l. pemanfaatan teknologi untuk mendukung proses pelayanan
5. Memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan berdasar pada ketentuan yang sudah ditetapkan
6. Mengukur kinerja baik individual maupun organisasi instalasi FRS, baik dengan menggunakan Balance
Score Card maupun dengan indikator mutu yang berlaku di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta

B. KEBIJAKAN UMUM

PELAYANAN FARMASI
Pelayanan farmasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan kesehatan di rumah sakit

dan diberikan dalam 24 jam setiap hari, kepada pasien rawat jalan, pasien rawat inap dan unit-unit
lain di lingkungan rumah sakit.
Instalasi farmasi juga mendistribusikan obat kepada institusi lain di luar rumah sakit melalui unit Dana
Sehat Muhammadiyah, serta ikut serta dalam pelayanan sosial rumah sakit (CSR).
Pelayanan farmasi meliputi penyediaan, pengadaan dan pendistribusian seluruh perbekalan farmasi
yang digunakan di rumah sakit, serta bertanggung jawab menyajikan informasi semua kegiatan
pelayanan dan pekerjaan kefarmasian yang dilakukan di rumah sakit (sistem farmasi satu pintu).
Pelayanan farmasi di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta diselenggarakan oleh bagian
setingkat Instalasi yang dikepalai oleh Apoteker yang sudah memiliki Surat Izin Kerja atau VISUM yang
dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kepala Instalasi bertanggung jawab
terhadap terselenggaranya pelayanan farmasi yang sesuai dengan Undang-Undang, peraturan dan
pedoman yang berlaku.

ORGANISASI
1. Bagan Organisasi
Bagan organisasi menggambarkan pembagian tugas, koordinasi dan kewenangan serta fungsi. Bagan
Organisasi Instalasi Farmasi ditetapkan oleh Badan Pengurus Harian RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta
melalui proses evaluasi, analisa dan telaah dengan mempertimbangkan peningkatan mutu pelayanan
dan mengantisipasi perubahan standar pelayanan kefarmasian baik nasional maupun internasional.
Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang Apoteker dan dibantu oleh beberapa Kepala Urusan dengan
kualifikasi pendidikan dan kompetensi yang ditetapkan oleh Rumah Sakit.
2. Administrasi dan Pelaporan
Administrasi dilakukan oleh tenaga administrasi, meliputi administrasi kegiatan pelayanan, administrasi
perbekalan farmasi, administrasi keuangan dan administrasi penghapusan.
Pelaporan adalah pendataan kegiatan dan evaluasi mutu yang dilakukan setiap bulan oleh kepala
urusan dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi untuk diadministrasi, diolah dan dianalisa. Hasil analisa
berupa informasi manajemen yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan dan sebagai umpan
balik untuk meningkatkan mutu pelayanan.
Laporan rutin yang harus dibuat setiap bulannya meliputi:
a. Laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika
b. Laporan jumlah lembar resep, dan lembar resep generik
c. Kejadian tidak dikehendaki (KTD) dan kejadian nyaris cidera (KNC)
d. Mutu pelayanan sesuai dengan sasaran mutu yang ditetapkan.

SUMBER DAYA INSANI (SDI)

1. Kualifikasi dan Standar Kompetensi
SDI yang ada di Instalasi Farmasi meliputi:
a. Untuk pekerjaan kefarmasian meliputi: Apoteker dan Asisten Apoteker (AMF, SMF), yang sudah
teregistrasi
b. Untuk pekerjaan administrasi, meliputi: operator/teknisi komputer, akuntansi keuangan dan tenaga
administrasi, yang memahami kefarmasian
c. Untuk pekerjaan teknis pengelolaan perbekalan farmasi meliputi Asisten Apoteker dan tenaga umum
non farmasi (pekarya)
Kompetensi yang dipersyaratkan:
a. Apoteker: sesuai dengan Standar Kompetensi Apoteker tahun 2003
b. Asisten Apoteker:
1) Mampu melakukan pekerjaan teknis kefarmasian termasuk menyiapkan, meracik dan memberikan
informasi dasar penggunaan obat.
2) Mampu mengelola perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Tenaga non kefarmasian: mampu mendukung terlaksananya pelayanan kefarmasian yang bermutu,
efektif dan efisien
2. Perencanaan dan analisa SDI
Analisa SDI memperhatikan:
a. Kapasitas tempat tidur dan BOR
b. Jumlah resep
c. Volume perbekalan farmasi
3. Pengadaan SDI
Pengadaan SDI dilakukan oleh Bagian SDI Rumah Sakit melalui proses evaluasi, analisa dan telaah yang
melibatkan Kepala Instalasi Farmasi menggunakan metode proporsional dgn kombinasi Full Time
Ekivalen dan mengacu pada standar pelayanan farmasi yang berlaku.
4. Orientasi dan Penempatan
Program orientasi untuk karyawan baru dilakukan selama 1 minggu di setiap jenis pelayanan (rawat
jalan dan rawat inap) dan waktu pelayanan pagi (shift pagi). Setelah menjalani masa orientasi,
karyawan baru ditempatkan sesuai dengan kebutuhan. Orientasi juga diberlakukan untuk karyawan
dimutasi dan dievaluasi kinerjanya.
5. Mutasi SDI

Secara berkala dilakukan mutasi SDI dengan mempertimbangkan:

a. Efektifitas pelayanan
b. Pengayaan pengalaman kerja karyawan
6. Pengukuran Kinerja
Kinerja karyawan diukur dengan standar yang telah ditetapkan oleh Rumah Sakit. Pemberian reward
dan disreward mengikuti kebijakan Rumah Sakit. Kepala Instalasi Farmasi wajib memberikan masukan
baik diminta maupun tidak dalam menetapkan standar kinerja karyawan Instalasi Farmasi.
7. Pendidikan dan Pelatihan
Setiap karyawan harus mengikuti pendidikan dan pelatihan berkelanjutan baik yang diselenggarakan
internal Rumah Sakit maupun external sesuai dengan kompetensi yang diharapkan, sedikitnya 1 kali
dalam setahun. Bersama dengan bagian Pendidikan dan Pelatihan Rumah Sakit, Kepala Instalasi Farmasi
merencanakan program pengembangan SDI.
8. Evaluasi
Evaluasi terhadap manajemen SDI dilakukan setiap tahun untuk menilai efektifitas kebijakan.

FASILITAS DAN PERALATAN

1. Bangunan
Fasilitas bangunan, ruangan dan peralatan harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Lokasi harus menyatu dengan sistem pelayanan rumah sakit.
b. Terpenuhinya luas yang cukup untuk penyelenggaraan asuhan kefarmasian di rumah sakit.
c. Dipisahkan antara fasilitas untuk penyelenggaraan manajemen, pelayanan langsung pada pasien,
dispensing serta ada penanganan limbah.
d. Memenuhi persyaratan ruang tentang suhu, pencahayaan, kelembaban, tekanan dan keamanan baik
dari pencuri maupun binatang pengerat.
e. Ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi sanitasi, temperatur, sinar/cahaya, kelembaban,
ventilasi dan sistem pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas.
f. Ruang pelayanan harus cukup untuk seluruh kegiatan pelayanan farmasi rumah sakit dan terpisah
antara ruang pelayanan pasien rawat jalan, pelayanan pasien rawat inap dan pelayanan kebutuhan
ruangan.
g. Sebaiknya ada ruang khusus untuk apoteker yang akan memberikan konsultasi kepada pasien dalam
rangka meningkatkan pengetahuan dan kepatuhan pasien.
h. Sebaiknya tersedia ruangan untuk menyimpan sumber informasi yang dilengkapi dengan teknologi
komunikasi dan sistem penanganan informasi yang memadai untuk mempermudah pelayanan informasi

obat.
i. Harus ada ruangan khusus yang memadai dan aman untuk memelihara dan menyimpan dokumen
dalam rangka menjamin agar penyimpanan sesuai hukum, aturan, persyaratan dan teknik manajemen
yang baik.
2. Peralatan
Fasilitas peralatan memenuhi persyaratan yang ditetapkan terutama untuk perlengkapan dispensing
baik untuk sediaan steril, non steril, maupun cair untuk obat luar dan dalam.
Fasilitas peralatan harus dijamin sensitif pada pengukuran dan memenuhi persyaratan, peneraan dan
kalibrasi untuk peralatan tertentu setiap tahun.
Peralatan minimal yang harus tersedia:
a. Peralatan untuk penyimpanan, peracikan dan pembuatan obat baik nonsteril maupun aseptik.
b. Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip.
c. Kepustakaan yang memadai untuk melaksanakan pelayanan informasi obat.
d. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan psikotropika
e. Lemari pendingin dan AC untuk perbekalan farmasi yang termolabil.
f. Penerangan, sarana air, ventilasi dan sistem pembuangan limbah yang baik.
g. Pemadam Kebakaran.
h. Peralatan untuk penyimpanan obat sitostatika dan bahan berbahaya harus dibuat secara khusus
untuk menjamin keamanan petugas dan pasien.

KEUANGAN
1. Penyusunan Anggaran
Anggaran disusun oleh Kepala Instalasi berdasarkan masukan dari kepala urusan dan diajukan kepada
team anggaran sesuai dengan kebijakan Rumah Sakit. Anggaran disusun dengan memperhatikan
anggaran tahun sebelumnya, strategi organisasi, aktivitas yang dilakukan serta asumsi-asumsi yang
rasional. Anggaran yang diajukan meliputi rencana anggaran belanja perbekalan farmasi, anggaran
pendapatan, dan anggaran lain yang dibutuhkan untuk operasional kegiatan dan pengembangan mutu
pelayanan.
2. Pemanfaatan dan Pengendalian Anggaran
Pemanfaatan anggaran diupayakan seoptimal mungkin. Evaluasi anggaran dilakukan setiap 3 bulan
untuk melihat tingkat realisasi pencapaian.
3. Semua penerimaan dan pengeluaran dana sepenuhnya dikelola oleh rumah sakit melalui unit
keuangan dan pelaporannya dilaksanakan oleh unit akutansi.

4. Pembelian seluruh perbekalan farmasi yang diperlukan oleh rumah sakit harus melalui Instalasi
Farmasi, dilaporkan kepada bagian keuangan dan pembayarannya dilakukan oleh bagian keuangan tiga
kali dalam sebulan, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Pembelian tanggal 1 s/d 10, dibayar pada tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Pembelian tanggal 11 s/d 20, dibayar pada tanggal 15 bulan berikutnya.
c. Pembelian tanggal 21 s/d 31, dibayar pada tanggal 25 bulan berikutnya.
d. Pembayaran dilakukan atas faktur penjualan yang resmi dikeluarkan oleh pemasok, dilengkapi
dengan Surat Pesanan dan kuitansi pembayaran.
e. Faktur penjualan yang dibayar adalah faktur yang sudah melalui proses penitipan faktur di Instalasi
Farmasi.
5. Tarif pelayanan ditentukan berdasarkan kebijakan Direksi atas usulan dan pertimbangan dari Instalasi
Farmasi dan Tim Tarif.
6. Nilai uang perbekalan farmasi yang rusak atau kadaluarsa dilaporkan ke bagian akuntasi untuk
dilakukan proses penghapusan kekayaan.
7. Laporan Keuangan.
Laporan keuangan dibuat oleh Kepala Instalasi setiap bulannya, meliputi:
a. Laporan pembelian perbekalan farmasi
b. Laporan pendapatan dan biaya
c. Laporan stock opname tiap tiga bulan
d. Laporan nilai obat kadaluarsa dan rusak setiap tiga bulan
e. Laporan nilai obat death stock setiap tiga bulan

SISTEM DOKUMENTASI DAN INFORMASI MANAJEMEN

1. Penyimpanan dokumen (resep, faktur, surat pesanan, laporan, surat-surat).
Resep dan faktur disimpan selama 3 tahun dan setelah itu dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
Surat-surat, laporan-laporan, evaluasi kinerja dan administrasi lainnya harus dikelola dengan baik,
disimpan minimal 3 tahun atau selama masih berlaku.
2. Manajemen data
Kepala Instalasi bertanggung jawab terhadap manajemen data, melakukan analisa, telaah dan
menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Sistem informasi
Sistem informasi di Instalasi Farmasi merupakan bagian integral dari sistem informasi manajemen (SIM)

rumah sakit melalui jaringan area lokal (LAN-Local Area Network) dan dapat digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan manajemen. Pengelolaan sistem informasi baik perangkat keras,
perangkat lunak dan fasilitas penunjang lainnya merupakan tanggung jawab unit Elektronic Data
Processing (EDP). Panduan teknis pemanfaatan SIM dikeluarkan oleh unit EDP disertai tingkatan
password untuk menjamin keamanannya.
4. Pemanfaatan informasi.
Informasi diberikan kepada pihak manajemen dan untuk kepentingan penelitian dapat diberikan dengan
mempertimbangkan kebijakan dan kode etik organisasi.

MANAJEMEN PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Seluruh perbekalan farmasi yang digunakan di Rumah Sakit harus melalui Instalasi Farmasi (Kebijakan
Satu Pintu) dan dikelola secara efisien sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen operasi.
Perbekalan farmasi yang dikelola oleh Instalasi Farmasi meliputi obat, bahan baku obat, alat kesehatan
habis pakai, reagensia, film dan kontras radiologi, gas medik, cairan antiseptik dan desinfektan, nutrisi
enteral dan parenteral, alat bantu fisioterapi, kosmetika, bahan konservasi dan dekoratif gigi, serta
indikator sterilisasi.
Pengelolaan perbekalan farmasi dimulai dari proses seleksi (pemilihan obat), perencanaan, pengadaan,
penyimpanan dan distribusi serta penggunaan.

1. Seleksi (Pemilihan obat yang digunakan di RS)

a. Pengertian
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di Rumah Sakit,
identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
b. Tujuan
Proses seleksi bertujuan menjamin penggunaan obat yang rasional, pengelolaan perbekalan farmasi
yang efektif dan kualitas perbekalan farmasi yang digunakan di Rumah Sakit.
c. Pelaksana seleksi adalah Panitia Farmasi dan Terapi dengan melibatkan peran aktif apoteker sebagai
sekretaris.
d. Mekanisme seleksi
Seleksi dilakukan dengan mempertimbangkan kriteria seleksi sbb:
1) Relevan dengan pola penyakit,
2) Terbukti aman dan efektif,

3) Performance baik dalam berbagai setting,

4) Kualitas memadai termasuk bioavailabilitas, bioekivalensi dan stabilitas, serta memiliki Certificate
of Analysis (CoA)
5) Memiliki rasio cost-benefit yang tinggi dihitung dari total biaya perawatan
6) Diutamakan obat yang sudah dikenal baik dengan profil farmakokinetik yang baik dan dibuat di
dalam negeri.
7) Diproduksi oleh perusahaan farmasi yang sudah memiliki sertifikat mutu CPOB/GMP
8) Diutamakan obat esensial dan senyawa tunggal
e. Sistem Formularium:
Formularium Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta adalah daftar obat yang diterima/disetujui
oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) untuk digunakan di RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dan dapat
dievaluasi, direvisi dan disuplementasi pada setiap batas waktu yang ditentukan. Proses evaluasi, revisi
dan suplementasi dilakukan oleh PFT secara reguler berdasarkan usulan dari dokter/SMF dan masukan
dari Instalasi Farmasi. Penggunaan obat diluar formularium diperkenankan apabila diperlukan dan
mendapat persetujuan dari Komite Medik.
f. Monitoring dan Evaluasi kepatuhan formularium.
Monitoring terhadap pelaksanaan formularium dilakukan oleh Kepala Instalasi secara berkala meliputi
kesesuaian penulisan resep dengan formularium dan penulisan obat di luar formularium.
g. Evaluasi terhadap proses seleksi dilakukan setiap 1 tahun sekali meliputi:
1) Persentase obat DOEN dalam formularium
2) Persentase usulan kebijakan obat yang diterima PFT
3) Persentase kepatuhan terhadap formularium
4) Persentase kepatuhan terhadap SOP form pengusulan obat baru

2. Procurement (Perencanaan, pengadaan)

a. Perbekalan farmasi yang direncanakan pengadaannya oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai
dengan formularium dan suplemen formularium serta perbekalan farmasi lainnya.
b. Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan oleh Kepala Instalasi dibantu oleh kepala urusan logistik
menggunakan metode konsumsi dengan penyesuaian. Unit-unit di Instalasi Farmasi dan di luar Instalasi
Farmasi mengusulkan perencanaan di unitnya masing-masing kepada kepala urusan logistik farmasi,
untuk kemudian dilakukan crosscheck dengan data distribusi, dan apabila ada ketidak sesuaian jenis
dan jumlah, dilakukan pembicaraan dan penyesuaian.
c. Perhitungan perencanaan tahunan dilakukan pada bulan Oktober tahun sebelumnya menggunakan

data penggunaan/distribusi obat rata-rata setiap bulannya (Januari-September), dengan

mempertimbangkan:
1) Sisa stok
2) Kejadian stock out
3) Trend penggunaan
4) Usulan perencanaan dari unit
5) Analisis Pareto ABC dan VEN
6) Anggaran tahun sebelumnya
d. Pengadaan dilakukan oleh Kepala Instalasi, dan apabila berhalangan dapat didelegasikan kepada
Kepala Urusan Logistik dengan tanggung jawab sepenuhnya berada di tangan Kepala Instalasi.
e. Pengadaan perbekalan farmasi di RS PKU Muhammadiyah meliputi:
1) Pembelian
2) Produksi
3) Donasi
f. Sistem pengadaan dengan pembelian adalah pembelian langsung (direct procurement) dan pembelian
dengan negosiasi (negotiation procurement), dilakukan setiap hari kerja, menggunakan analisa ROP
(Re-order point), EOQ (Economic Order Quantities), EOI (Economic Order Interval), trend pemakaian
dan kapasitas penyimpanan. Dalam kondisi tertentu seperti adanya penawaran khusus, penyesuaian
harga atau program Rumah Sakit, pembelian dapat dilakukan dalam jumlah besar dengan
memperhatikan anggaran dan kondisi keuangan Rumah Sakit.
Pembelian dengan nilai di bawah 50 juta rupiah menggunakan Surat Pesanan (PO) yang ditandatangani
oleh Kepala Instalasi Farmasi, dan pembelian diatas 50 juta rupiah harus menggunakan Surat Pesanan
(PO) yang ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit.
g. Pemasok yang dipilih harus memenuhi standar mutu dan diutamakan sole distributor atau distributor
yang ditunjuk oleh pabrik/produsen/importir obat dan alat kesehatan serta harus memenuhi
persyaratan pemasok sebagai berikut:
1) Memiliki Surat Izin Usaha Pedagang Besar Farmasi dari Badan POM RI
2) Memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
3) Memiliki Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak beserta Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
4) Memiliki Surat Tanda Daftar Perusahaan
5) Lebih diutamakan pemasok yang memiliki Sertifikat Mutu
6) Memberikan jaminan pelayanan, meliputi:
Jaminan sustainibilitas dan kontinuitas produk

 Pemberian informasi yang jelas mengenai produk, termasuk informasi perubahan harga, informasi
stock out, informasi discontinue serta penarikan produk
Memiliki kebijakan yang jelas mengenai retur obat kadaluwarsa dan penarikan obat, lebih
diutamakan pemasok yang memiliki kebijakan retur obat pada bulan kadaluarsa dan kemasan jual
terkecil.
Pengiriman tepat waktu, diutamakan pemasok dengan lead time tidak lebih dari 6 jam
Memberikan waktu jatuh tempo pembayaran yang fleksibel
Ketepatan packing dan labeling, serta bersedia menerima retur apabila packing dan labeling tidak
sesuai
h. Pengadaan obat /alkes diluar formularium atau apabila terjadi keterlambatan suplai dari pemasok
resmi dapat dilakukan ke apotek rekanan atau apotek/rumah sakit lain yang memiliki izin resmi.
Instalasi Farmasi tidak diperkenankan membeli perbekalan farmasi di jalur nonformal
i. Evaluasi proses perencanaan dilakukan setiap tahun meliputi:
1) Persentase dana yang tersedia dibandingkan dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan
2) Penyimpangan perencanaan
3) Kecukupan obat
4) Kesesuaian SOP dalam pembuatan perencanaan dengan kenyataan
j. Monitoring dan evaluasi proses pengadaan dilakukan setiap bulan, meliputi:
1) Tingkat kesesuaian SOP pengadaan dengan kenyataan
2) Kesesuaian Lead time yang ditargetkan
3) Persentase obat yang tidak dapat dilayani sesuai surat pesanan
4) Persentase kesalahan surat pesanan
k. Monitoring dan Evaluasi pemasok dilakukan secara berkala dan menjadi acuan dalam proses
pengadaan perbekalan farmasi.
l. Produksi
Produksi perbekalan farmasi berupa kegiatan membuat, merubah bentuk dan pengemasan kembali
sediaan farmasi non steril, dan dilakukan oleh Asisten Apoteker berpengalaman.
Kriteria obat yang diproduksi:
1) Sediaan farmasi dengan formulasi khusus
2) Sediaan farmasi dengan harga murah
3) Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
4) Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
m. Evaluasi terhadap proses produksi dilakukan setiap 6 bulan meliputi evaluasi harga jual dan biaya

produksi serta kesesuaian proses produksi dengan prosedur yang sudah ditetapkan
n. Obat-obat donasi atau bantuan baik dari lembaga pemerintah maupun swasta dikelola sesuai dengan
peraturan yang berlaku.

3. Distribusi (penerimaan, penyimpanan, sistem delivery ke unit, dan dispensing kepada pasien)
a. Perbekalan farmasi yang didistribusikan oleh Instalasi Farmasi adalah obat sesuai dengan
formularium dan suplemen formularium, alat kesehatan habis pakai serta perbekalan farmasi lain yang
dibutuhkan dalam pelayanan kesehatan rumah sakit.
b. Penerimaan perbekalan farmasi RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta dilakukan oleh bagian logistik
farmasi setiap hari kerja dengan berpedoman:
1) Spesifikasi barang harus sesuai dengan Surat Pesanan
2) Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
3) Expire date minimal 2 tahun kecuali dengan kesepakatan khusus
4) Disertai dengan faktur/invoice atau tanda terima atau surat jalan yang dikeluarkan oleh pemasok.
c. Distribusi/delivery perbekalan farmasi dari gudang farmasi dilakukan ke:
1) Depo farmasi rawat inap
2) Depo farmasi rawat jalan
3) Depo distribusi khusus dan produksi
d. Penyimpanan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi dibedakan menurut bentuk sediaan dan suhu
yang menjamin mutu obat/alkes, dikelompokkan berdasarkan kelas terapi, disertai dengan sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Obat-obat
narkotika dan psikotropika harus disimpan dalam lemari tersendiri dan selalu terkunci. Hanya Apoteker
atau Asisten Apoteker yang sudah memiliki Surat Izin Kerja yang berhak untuk mengambil obat-obat
narkotika dan psikotropika. Bahan yang mudah terbakar, korosif, eksplosif dan iritatif disimpan di
tempat tersendiri terpisah dari obat lain.
e. Perbekalan farmasi disimpan dengan prinsip FIFO (First In First Out), dimana barang yang datang
lebih dahulu harus dikeluarkan lebih dahulu, dan FEFO First Expired First Out), dimana barang yang
memiliki waktu kadaluarsa lebih dekat harus dikeluarkan lebih dahulu.
f. Monitoring penyimpanan dilakukan setiap hari meliputi monitoring suhu dan kelembaban.
g. Sistem distribusi/dispensing kepada pasien rawat inap (In-patient) adalah sistem kombinasi antara
ward floor stock (persediaan obat di ruangan) dengan Individual Prescription (peresepan individu).
Resep dikaji dan divalidasi terlebih dahulu sebelum disiapkan dan diserahkan kepada perawat. Sistem
Unit Dose Dispensing merupakan sistem distribusi/dispensing obat yang dipertimbangkan untuk

dilaksanakan.
h. Distribusi/dispensing obat kepada pasien rawat jalan (Out-patient) menggunakan sistem Individual
Prescription (peresepan individu). Resep dikaji dan divalidasi terlebih dahulu sebelum disiapkan dan
diserahkan kepada pasien disertai informasi mengenai aturan pakai, cara penyimpanan, dan informasi
lain mengenai penggunaan obat. Apabila diperlukan dapat dilakukan proses konseling oleh Apoteker
kepada pasien/keluarga pasien.
i. Apabila terjadi kesalahan dalam proses dispensing (dispensing error), harus segera dilaporkan kepada
komite keselamatan pasien, untuk kemudian dilakukan tindak lanjut.
j. Evaluasi proses penyimpanan dilakukan setiap 3 bulan meliputi:
1) Persentase kesusaian kartu stok dengan computer dan barang (sample/cyclic counting)
2) Persentase keseauaian penyimpanan barang dengan metode yang ditetapkan (FIFO/FEFO/suhu dan
kelembaban)
3) TOR = Turn Over Ratio
4) Persentase obat yang rusak dan kadaluwarsa
5) Persentase obat mati (death stock: obat yang tidak digunakan dalam waktu 3 bulan)
6) Tingkat ketersediaan obat (obat tidak terlayani karena stock out)
k. Monitoring dan evaluasi proses dispensing dilakukan setiap bulan meliputi:
1) Average consultation time: rata-rata waktu yang digunakan dalam konsultasi/pemberian informasi
obat
2) Average dispensing time: rata-rata waktu yang digunakan untuk memberikan pelayanan sejak resep
diterima sampai obat diberikan kepada pasien disertai informasi
3) Persentase jumlah resep/obat yang dilayani bandingkan dengan keseluruhan resep/obat yang
seharusnya dilayani
4) Kepuasan pelanggan (internal: tenaga kesehatn lain, eksternal: pasien)
5) Tingkat kevalidan resep yang dilayani
6) Kejadian salah menyerahkan obat
7) Kejadian near miss pelayanan resep
8) Laporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika
4. Asuhan kefarmasian dalam penggunaan obat dan alat kesehatan adalah pendekatan professional yang
bertanggung jawab dalam menjamin penggunaan obat dan alat kesehatan sesuai indikasi, efektif, aman
dan terjangkau oleh pasien melalui penerapan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan perilaku
apoteker serta bekerjasama dengan pasien dan profesi kesehatan lain.
Meliputi:

a. Pengkajian resep
b. Pemantauan dan pelaporan efek samping obat
c. Pelayanan informasi obat
d. Konseling
e. Pengkajian penggunaan obat
f. Pengkajian penggunaan alat kesehatan
Pelaksana pelayanan asuhan kefarmasian adalah seluruh apoteker yang sudah memiliki VISUM dan atau
SURAT IZIN KERJA, dan tergabung dalam Satuan Apoteker Fungsional RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta. Apoteker yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan asuhan kefarmasian disebut sebagai
Apoteker Jaga, dibagi dalam 3 shift selama 24 jam, dan kepadanya diberikan Jasa Profesi Apoteker.
Apabila diperlukan, Apoteker diperkenankan melakukan dispensing obat-obat bebas, obat bebas
terbatas dan Obat Wajib Apotek (OWA) untuk kepentingan karyawan rumah sakit dan keluarganya, serta
pasien rumah sakit lainnya.
5. Keselamatan pasien dalam proses penyerahan dan penggunaan obat harus diperhatikan dan upayaupaya pencegahan kejadian nyaris cedera (KNC) dan kejadian tidak dikehendaki (KTD) harus terus
dilakukan dan dikembangkan. Apabila terjadi kesalahan dalam proses penyerahan obat (dispensing
error) atau penggunaan obat (medication error), Instalasi Farmasi harus mengambil langkah-langkah
guna meminimalisir cedera dan melaporkan kejadian tersebut kepada Komite Keselamatan Pasien RS
PKU Muhammadiyah Yogyakarta.

B. PROGRAM PENDIDIKAN, PELATIHAN DAN PENELITIAN

Pendidikan dan pelatihan merupakan kegiatan pengembangan sumber daya manusia Instalasi Farmasi
RS PKU Muhammadiyah Yogyakarta untuk meningkatkan potensi dan produktifitasnya secara optimal.
Pendidikan dan pelatihan yang wajib diikuti oleh seluruh SDI yang ada di Instalasi Farmasi meliputi
aspek manajemen praktis kefarmasian, farmasi klinik, informasi obat, serta pelayanan farmasi
paripurna. Seluruh staf Instalasi Farmasi juga diharuskan mengikuti kegiatan pembinaan karyawan yang
diselenggarakan oleh Rumah Sakit.
Instalasi Farmasi RS PKU Muhammadiyah juga menyelenggarakan program pendidikan dan pelatihan
bagi calon tenaga farmasi yang berasal dari Universitas/Akademi yang diikat dalam Memorandum of
Understanding, untuk mendapatkan wawasan, pengetahuan dan ketrampilan di bidang Farmasi Rumah
Sakit yang sesuai dengan nilai-nilai agama Islam. Program penelitian yang menunjang mutu pelayanan

kefarmasian dan penggunaan obat di Rumah Sakit terus dilakukan bekerjasama dengan Lembaga
Penelitian atau Lembaga Pendidikan.

C. PENGENDALIAN MUTU (QUALITY ASSURANCE)

Merupakan kegiatan pengawasan, pemeliharaan dan audit terhadap pengelolaan perbekalan farmasi
untuk menjamin mutu, mencegah kehilangan, kadaluarsa, rusak serta keamanannya sesuai dengan
Kesehatan, Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3).
Pengendalian mutu juga dilakukan terhadap proses pelayanan untuk mencapai pelayanan farmasi yang
cepat, bermutu, aman, ringan dan Islami.
Penerapan Quality Assurance di Instalasi Farmasi bertujuan untuk memberikan kepastian mutu produk
dan mutu pelayanan farmasi yang diberikan kepada pasien. Quality Assurance juga ditujukan untuk
menjamin bahwa obat yang diberikan kepada pasien aman, efektif, rasional serta cost-effective.
Standar mutu yang diacu adalah Standar Mutu yang telah ditetapkan oleh Undang-Undang atau standar
lain yang sudah diakui baik regional, nasional maupun internasional.
Untuk memenuhi standar mutu, perlu diperhatikan aspek-aspek dibawah ini:
1. Aspek input:
a. Tersedia pedoman pelayanan farmasi, standard operating procedure serta instruksi kerja yang
mencakup semua aspek pelayanan farmasi yang dilakukan.
b. Tersedia dana, sarana, dan prasarana yang memadai yang meliputi perbekalan farmasi, gedung dan
perlengkapannya, tempat dan saranan penyimpanan, peralatan pelayanan resep dan peracikan obat,
system informasi yang valid dan reliable serta perlengkapan administrasi lainnya.
c. Adanya tenaga kefarmasian dan non kefarmasian dalam jumlah cukup, sesuai dengan kualifikasi dan
kompetensi yang dipersyaratkan, serta job description untuk masing-masing staf yang didahului dengan
analisa jabatan.
d. Adanya rencana dan program kerja.
e. Adanya program pengembangan dan pelatihan serta pendidikan berkelanjutan.
f. Adanya sasaran mutu yang ingin dicapai beserta tahap-tahap dan monitoring pencapaiannya.
2. Aspek proses
a. Dilaksanakannnya program dan kegiatan pelayanan sesuai pedoman, prosedur tetap, dan instruksi
kerja yang sudah ditetapkan.
b. Dilaksanakannya peningkatan mutu pelayanan secara berkesinambungan
c. Dilaksanakannya evaluasi terhadap input, proses dan output yang disertai dengan analisis dan tindak

lanjutnya.
3. Aspek output
a. Terselenggaranya pelayanan farmasi yang bermutu dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum,
etika dan moral keIslaman.
b. Tersedianya perbekalan farmasi yang aman, bermutu baik dan dikelola sesuai dengan Undang-undang
dan peraturan yang berlaku.
c. Terselenggaranya pelayanan farmasi yang berorientasi pada keselamatan pasien dengan Zero
deffect.
D I P O S K A N O L E H FAR D A K S D I 0 7 . 2 0
L A B E L : P E D O M A N P E L A YA N A N R S P K U

Posting LamaBeranda

Langganan: Entri (Atom)

LABEL

PANITIA FARMASI DAN TERAPI

PEDOMAN PELAYANAN R S PKU

M E N G E N A I S AYA

FARDA KS
L I H AT P R O F I L L E N G K A P K U