Modul Ke 8 Sim Ptik
Modul Ke 8 Sim Ptik
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajet unit jasa informasi,
dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun
kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi
dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup
sistem, yaitu :
A. Tanggung Jawab Eksekutif
Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi,
direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk
mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan
folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang
oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama,
direktur bagian administrasi, dan CIO.
Modul ke-8 / Hal.2
B. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite
eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem.
Jika tujuan komiter tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan
pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber
daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite
Pengarah SIM.
C. Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan,
tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua
orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer.
Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang
memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite
pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan
ketika penerapan sistem telah selesai.
Langkah-langkahnya
1. Menyadari masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer
perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan
perusahaan.
2. Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya
dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan
identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan
berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan
mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan
manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan
sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu,
manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama
dengan manajer.
Modul ke-8 / Hal.4
3. Menentukan tujuan sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem
yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga
tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih
spesifik.
4. Mengidentifikasi kendala sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala.
Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti
laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran
yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan
menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan
menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut
penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai
dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan
proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.
5. Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama
yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan
yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan
pemrosesan yang diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai
secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai
berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur
dengan uang?
d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam
batasan hokum dan etika ?
e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-
orang yang akan menggunakannya ?
f. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang
ditetapkan ?
1
Menyadari
masalah
2
Mendefinisikan
masalah
3
Menentukan Konsultasi
tujuan sistem
4
Mengidentifikasi
kendala sistem
5
Membuat
studi kelayakan
6
Usulan
penelitian sistem
3. TAHAP ANALISIS
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim
proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian
atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :
1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang
mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu
dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan
pegawai.
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.3. sedangkan contoh
format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :
1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Definisi masalah
4. Tujuan dan kendala sistem
5. Kriteria kinerja
6. Berbagai alternatif sistem yang mungkin
7. Rancangan proyek yang disarankan
7.1. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2. Kebutuhan sumber daya manusia
7.3. Jadual kerja
7.4. Perkiraan biaya
8. Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9. Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan
penerapan)
10. Ikhtisar
1
Mengumumkan penelitian sistem
2
Mengorganisasikan tim proyek
3
Mendefinisikan kebutuhan informasi
4
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
5
Menyiapkan
usulan
rancangan
6
Menerima / menolak proyek penelitian
Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.4. sedangkan contoh format
untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :
1. Ikhtisar eksekutif
2. Pendahuluan
3. Definisi masalah
4. Tujuan dan kendala sistem
5. Kriteria kinerja
6. Rancangan sistem
6.1. Deskripsi ringkasan
6.2. Konfigurasi peralatan
7. Proyek penerapan yang disarankan
7.1. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2. Kebutuhan sumber daya manusia
7.3. Jadual kerja
7.4. Perkiraan biaya
8. Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9. Rencana penerapan umum
10. Ikhtisar
Menyiapkan rancangan
sistem terinci
2. Mengidentifikasi alternatif
konfigurasi sistem
Mengatur
3. Mengevaluasi alternatif
konfigurasi sistem
4. Memilih konfigurasi
terbaik
5. Menyiapkan usulan
penerapan
6. Menyetujui / menolak
penerapan sistem
2. Mengumumkan penerapan;
Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama
pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada
para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta
kerjasama mereka.
5. Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab
untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup
persiapan database. Hal tersebut memerlukan pengumpulan data baru atau data
yang telah ada perlu dibentuk kembali sehingga sesuai dengan rancangan
sistem baru dan menggunakan sistem manajemen basis data (database
management sistem – DBMS).
Secara diagram tahapan penerapan dari siklus hidup sistem tersebut dapat dilihat
pada Gambar 8.5.
1. Merencanakan Penerapan
2. Mengumumkan Penerapan
3. Mendapatkan SD -
Hardware
4. Mendapatkan SD -
Software
Mengontrol
5. Menyiapkan
Mengontrol
database
6. Menyiapkan
Fasilitas Fisik
8. Menyiapkan Usulan
Ganti Sistem
9. Menyetujui atau Menolak
Penggantian Sistem Baru
2. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan
seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut
dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation
review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses
tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem
berlanjut.
3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga
sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut
pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan
untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem
1. 2. Pengaudit
Mengatur Menggunakan Sistem
Sistem
3. Memelihara
Sistem
4.
Mempersiapkan
Usulan Rekayasa
Ulang
5. Menyetujui / menolak
rekayasa ulang sistem
Prototipe (Prototyping).
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem
berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype
(prototyping).
Mengidentifikasi
Kebutuhan Pemakai
Mengembangkan
Prototipe
Prototipe Tidak
dapat
diterima ?
Ya
Menggunakan
Prototipe
Mengidentifikasi
Kebutuhan Pemakai
Mengembangkan
Prototipe
Prototipe Tidak
dapat
diterima ?
Ya
Mengkodekan Sistem
Operasional
Menguji Sistem
Operasional
Sistem Tidak
dapat
diterima ?
Ya
Menggunakan Sistem
operasional
7. IKHTISAR
Evolusi sistem berbasis komputer mengikuti suatu pola yang disebut siklus hidup
sistem, yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan serta
penggunaan. Manajer dari area pemakai terlibat dalam perencanaan dengan maksud
agar proyek akan memperoleh manfaat. Analis sistem membantu manajer dalam
pendefinisian masalah, menetapkan tujuan dan mengenai kendala-kendala serta studi
kelayakan.
Tahap analisis dimulai dengan pengumuman kepada para pegawai dan dibentuknya
tim proyek. Kegiatan yang dilakukan yaitu pemakai mendefinisikan kebutuhan
informasi, menentukan kriteria kinerja, menyiapkan usulan rancangan untuk
merancang sistem baru.
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat dalam rancangan sistem yang terinci,
dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan terstruktur yang
mendokumentasikan proses dan data. Dilakukan pula identifikasi konfigurasi sistem
alternatif dan dievaluasi, dan yang terbaik dipilih. Diajukan usulan penerapan yang
akan memberi dasar untuk menciptakan suatu sistem kerja dari dokumentasi
rancangan.
Setelah tahap penggunaan dimulai, analis sistem dan auditor internal melaksanakan
penelaahan pasca penerapan, yang diulang secara berkala sepanjang umur hidup
sistem. Spesialis informasi juga melakukan pemeliharaan sistem.
Meskipun siklus hidup sistem mewakili bentuk dasar dari kerja sistem, siklus hidup
sistem terpengaruh perubahan metodologi lain yang menekankan penggunaan
peralatan pengembangan berbasis komputer. Salah satunya yaitu rapid application
development – RAD yang menyatukan baik CASE maupun prototyping.
8. PERTANYAAN / DISKUSI :
1. Apakah perbedaan antara SLC dan SDLC ?
2. Sebutkan fungsi dari SC MIS ?
3. Apakah perbedaan antara studi kelayakan dan penelitian sistem ?
4. Bagaimana cara yang paling efektif bagi analis sistem untuk menentukan
kebutuhan pemakai informasi ?
5. Apakah hubungan antara rancangan terstruktur dengan tingkatan sistem ?
6. Apa yang dimaksud dengan cutover dalam penerapan sistem ?
7. Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis cutover !
8. Apakah hubungan antara SPIR dan IE ?
9. Pada tahap SLC mana yang menyertakan kegiatan pengumuman kepada
karyawan ? Apa tujuan kegiatan tersebut ?
10. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur inti dari RAD !
9. DAFTAR ACUAN :
[1]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice
Hall, New Jersey, 1998.
[2]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
-----o0o-----
Modul ke-8 / Hal.25