BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu persoalan krusial di Indonesia adalah Manajemen Sumber Daya

Manusia (MSDM). MSDM disebut sebagai salah satu persoalan krusial mengingat
persoalan-persoalan yang berkaitan dengan hal ini tidak pernah tuntas. Sorotan terhadap
kinerja SDM aparatur yang rendah, hampir tidak pernah berhenti.

Pada tahun 2002, Feisal Tamin yang kala itu menjabat sebagai Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara, sempat mengatakan bahwa dari 4 juta PNS, hanya 40%
yang dikatakan bekerja secara produktif. Sedangkan sisanya, sebesar 60%, masih harus
dibenahi. Seperti diketahui, Pemerintah mengalokasikan anggaran untuk membayar gaji
dan tunjangan para PNS. Jika dikaitkan dengan angka yang disebut oleh Feisal Tamin,
tentu kondisi tersebut merupakan suatu hal yang menyedihkan karena merupakan
pemborosan anggaran. Pemerintah mengeluarkan angaran untuk sesuatu yang tidak
produktif.

Tentu banyak hal yang menyebabkan kondisi tersebut terjadi. Salah satu hal
mendasar yang perlu mendapat sorotan adalah kemampuan pemerintah dalam
memprediksi kebutuhan pegawai. Kebutuhan pegawai dalam konteks ini tentu tidak hanya
berkaitan dengan kuantitas, akan tetapi juga kualitas SDM yang diperlukan. Dalam hal ini,
seharusnya analisis jabatan memainkan peranan yang penting. Pengadaan pegawai yang
tidak didasari oleh analisis yang tepat, akan selalu menimbulkan persoalan yang sama.
Oleh karena itulah, artikel singkat ini, akan mencoba untuk mengetengahkan konsep
analisis jabatan.

Dalam suatu perusahaan /organsiasi yang besar untuk mendapatkan orang-orang

yang berkompeten di masing-masing bidangnya di serahkan ke bagian seksi penerimaan

Page 1
 pegawai dari bagian kepegawaian.  Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat
melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli
(bagian kepegawaian).

Ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan sebelum proses rekruitmen
dan seleksi tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan
untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya pegawai yang nantinya
akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama  dalam manejemen
kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  yanp tepat, baik mengenai kualitas
maupun mengenai kuantitasnya sesuai yang diharapkan suatu organisasi /perusahaan.

Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga
kerja yang diperlukan disebut analisa jabatan, sedangkan metode yang lazim dipergunakan
untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja disebut work-load analisis (analisis
beban kerja dan time studi (studi waktu). Adapun menajemen kepegawaian mempunyai
fungsi yang luas, sehingga pada makalah ini hanya dibatasi pada bagian analisis jabatan.

1.2 Rumusan Masalah

Seorang pemimpin dalam suatu perusahaan, harus mampu menempatkan orang 

sesuai dengan  dengan kemampuannya, sehingga berlaku istilah “ The raigh man on the
raigh place”. untuk itu seorang pemimpin harus mampu memahami beberapa hal yang
bersangkut paut dengan analisis jabatan, sehingga seorang pemimpin dalam menempatkan
orang tidak salah. Yang menjadi permasalahan adalah tidak semua orang mampu
melakukan analisa pekerjaan. oleh Karena itu pada makalah ini akan dicoba menjelaskan
beberapa hal yang berkaitan dengan analisa jabatan yaitu :

1. Pengertian dari analisis jabatan

2. Kegunaan analisis jabatan

3. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam analisis jabatan

4. Metodhe anasis jabatan dalam menentukan kebutuhan pegawai

1.3. Tujuan Penulisan

Page 2
 Tujuan penulisan Makalah ini adalah:
1)    Bagi penulis
Meningkatkan keterampilan mengolah nalar sebagai upaya mengupas gagasan ilmiah
serta mencari alternatif solusi masalah secara ilmiah, serta dapat menjadi referensi bagi
penulis lain yang berkonsentrasi pada bidang manajemen kepegawaian.
2)    Bagi Institusi

  BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Page 3
2. 1 Analisis Jabatan
  Job analisis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian
sedemikian rupa, sehingga dari uarian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan
yang perlu untuk menilai jabatan itu guna suatu kebutuhan. (Drs M. Manullang,
1981;28).
Menurut Prof.Dr. Komaruddin (1988;10) analisa jabatan adalah proses untuk
memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisa jabatan itu
mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
Menurut Drs.Moekijat (1974;68) analisis jabatan itu penting dalam manajemen
kepegawaian, karena hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program
kepegawaian

2. 2 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber daya manusia sering disebut juga dengan manajemen

personalia. Manajemen personalia merupakan proses manajemen yang diterapkan
terhadap personalia yang ada di organisasi. Menurut Flippo (1994:5), manajemen
personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas
pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan
pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran
perorangan, organisasi, dan masyarakat.

  BAB III
PEMBAHASAN

Page 4
3.1 Pengertian Analisis Jabatan

Untuk membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia

yang tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus
dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien. Definisi jabatan
menurut Wursanto (1991: 39) adalah sebagai berikut: ”Jabatan diartikan sebagai
kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seseorang
pegawai dalam susunan suatu organisasi.”

Jabatan berkaitan dengan serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan

persyaratan yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan di
mana pekerjaan tersebut dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi
tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human
ability), dan standar unjuk kerja (performance standard).

Istilah analisis adalah terjemahan dari kata to analyze yang berarti

”menguraikan”. Jadi analisis jabatan berarti menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa
tugas (task).

Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut:
”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang
berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan
menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis
mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu
perusahaan agar tujuan tercapai”.

Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut:

Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk
mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas,
pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan,

Page 5
 keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat
menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.

Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job
analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,… the purposes of a
job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed.’

Pynes (2004: 147) memberikan pendapat mengenai analisis jabatan sebagai

berikut: “A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the
knowledge, skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs) required to successfully
perform a job and to make judgements about the nature of a specific job”.

Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa

analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu jabatan
dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik.
Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan merupakan suatu
proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa
posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa yang
dibutuhkan oleh pemegang jabatan.

Pengertian analisa jabatan dapat dirumuskan sebagai suatu proses penentuan

melalui peninjauan dan penyelidikan serta pemberian laporan tentang informasi yang
berhubungan dengan hakekat dari pada jabatan tertentu. Analisa jabatan juga menyelidiki
tugas-tugas, proses-proses, tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat
perorangan yang berhubungan dengan jabatannya.

Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses
analisis jabatan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab
setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan
organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar
tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan,
bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini
penting untuk menghindari bias kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan,
kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.

Page 6
 Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah
kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur
organisasi.

Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak

organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan
diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan
jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah
untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab
antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung
jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya
jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat
sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat
menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke
organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini
diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya,
maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai
berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja,
dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan
juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan
struktur organisasi.

Kegunaan Analis Jabatan

Adapun kegunaan dari analisis jabatan sebagai berikut :

ü  Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan

ü  Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang (pegawai)

ü  Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

ü  Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam sistem organisasi atau perusahaan.

Beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam analisis jabatan

Page 7
 Dalam analisis di perlukan beberapa hal yang harus di perhatikan dalam suatu
organisasi /perusahaan yang diantaranya :

ü  Penetapan dan penelitian jabatan yang diselenggarakan dengan cermat.

ü  Tugas-tugas jabatan harus dijabarkan secara jelas dan lengkap.

ü  Penetapan persyaratan jabatan yang diperlukan.

3.2 Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil

Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu dilaksanakan

analisis jabatan. Melalui analisis jabatan akan diperoleh diperoleh data/informasi tentang
jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan, seleksi, penempatan,
pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam
penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis jabatan.

1). Formasi

a. Penetapan dan Tujuan Formasi

Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah
dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut,
Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk
mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara
mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung
jawab pada masing-masing satuan organisasi.

Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan
organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan
organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN,
setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat
Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat
pertimbangan Menteri Keuangan.

b. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi

Page 8
 1. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar
pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c) perkiraan
beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan pelaksanaan
pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g) peralatan yang
tersedia.
2. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua
sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak
memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem ruang lingkup, yaitu
suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat
dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.

3. Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan

dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat
digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan oleh
suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdaya guna dan
berhasil guna.

4. Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada
akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun
suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan
yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan
yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.

2). Analisis Jabatan

Dalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi, terlebih
dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja
organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis
jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi
tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan formasi
pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan.

Page 9
 Analisis jabatan bertujuan untuk mengetahui data/informasi guna menetapkan : (a)
kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi; (b)
pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan; (c) evaluasi
jabatan; (d) penilaian pelaksanaan pekerjaan; (e) promosi dan/atau pemindahan;
serta (f) pengembangan kinerja organisasi. Dengan diperolehnya data dan informasi
hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan
secara efektif.

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Page 10
 Efektif tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan SDM yang
ada di dalamnya. Dengan kata lain, kapasitas SDM yang ada dalam suatu organisasi lah
yang akan mampu mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan.

Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan
SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh
setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah
analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi
mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud dalam hal ini tidak janya berupa
inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas layanan yang diberikan.

.
4.2 Saran
Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan
yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses
pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja,
penyusunan kompetensi, pelatihan).

Daftar Pustaka

Hariandja, M.T.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan, Pengembangan,

Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.

Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Irawan, P. dkk. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: STIA – LAN Press.

Keputusan MENPAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 Tentang Pedoman Perhitungan

Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS.
Page 11
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah
Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.

Pynes, J.E. 2004. Human Resources Management for Public and Nonprofit Organizations
(Second Edition). San Francisco: Jossey Bass.

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.

Yuniarsih Tj dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Teori, Aplikasi dan Isu
Penelitian. Bandung: Alfabeta.

Sondang, P.Siagian , 1991. Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara.

Faustino, Cardoso, Gomes, 1995. Manajemen sumber Daya Manusia, Andi Yogyakarta.
Ike Kusdaya, Rachmawati, 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia , Andy Yogyakarta.

Page 12