SOP ALUR PASIEN

Pasien + Admin ( CS)

1. CS : Salam Sapa : Selamat Pasi/Siang/Malam, meminta pasien

mengisi data aplikasi

2. Pasien : Mengisi data aplikasi dan menunggu untuk konsultasi

Pasien + Admin (CS)

3. CS: Mengantar pasien ke ruang konsultasi

Pasien + Admin (CS) + Dokter

4. CS: Memasukan data pasien ke komputer untuk dilakukan Magic

Mirror

5. Dokter: Melakukan Diagnosa untuk menentukan jenis treatment

atau skincare

Pasien

6. Selesai Konsul Pasien menunggu panggilan Admin

Pasien + Admin (CS)

7. CS: Memanggil pasien.

8. Pasien : Memilih jenis treatment dan atau skincare

Pasien + Admin (CS)

9. - Pasien : Melakukan Pembayaran

-CS: Mencetak nota konsultasi treatment dan atau skincare

10. Pasien : Menunggu untuk dilakukan treatment

 SOP ADMIN KONSUL

KONSULTASI

Belum Pernah Sudah Pernah

Mengisi data di aplikasi Pasien + CS Konsultasi Mengisi nomor telpon di

aplikasi

-Membuat status pasien baru Pasien + CS Konsultasi -Mencari Status Pasien

(Tulis nama dan no Rekam - Letakkan diruang
Medis di sudut Kanan Atas Konsultasi
-Letakkan diruang Konsultasi

Mengisi data magic mirror CS Konsul Mencari data magic mirror

Dokter + Pasien + CS
KonsultasiReady di ruang
konsultasi

Pasien + CS KonsultasiAntar
pasien keruang konsultasi

Pasien + CS KonsultasiFoto
Magic Mirror

Dokter + Pasien Konsultasi Berlangsung, CS

Konsultasi menunggu diluar

Pasien + CS KonsultasiSetelah pasien keluar ruangan

konsultasi, CS konsultasi mempersilahkan pasien duduk
menunggu untuk di panggil

Pasien + CS KonsultasiDi aplikasi

: Selesai konsultasi
 SOP ADMIN TREATMENT
Pasien Datang

Pasien Konsul Pasien

1. Pasien Datang langsung Treatment

Pasien + Admin Treatment (CS)

2.Cs : Langsung mempersilahkan masuk
dan duduk di depan meja admin

Belum Mengisi Data Sudah Mengisi Data

Pasien + Admin Treatment (CS) Pasien + Admin Treatment (CS)

3. CS : meminta Pasien mengisi data 3. Pasien : Konfirmasi treatment

Pasien + Admin Treatment (CS)

4. -Pasien :Melakukan pembayaran
-CS :Mencetak nota treatment,
memberikan penjelasan

Admin Treatment (CS)+ Apoteker

5.CS: Menelpon apoteker : Nama + Treatment

Apoteker
6. Apoteker : Menyiapkan Pack+ Obat +
Kertas Treatment

Apotek + Beautician
7. Apoteker Memberi ke Beautician :
Pack + Obat + Kertas Treatment

Beautician + Pasien
8. Beautician : Memanggil Pasien untuk
melakukan treatment , Selamat Pagi/ Siang/
Malam, Ibu/ Bapak......( nama + treatment)
Kegiatan Harian Admin 

Setiap pagi briefing admin dipimpin oleh supervisor admin dengan pembahasan :
1. Penjualan kemarin memenuhi target atau tidak
2. Target hari ini, bagaimana strategi menaikkan penjualan
3. Promo yang berlaku hari ini
4. Masalah yg terjadi kemarin dan solusi

Admin terdiri dri supervisor admin dan admin

Tugas umum semua org :
- Bagan pelayanan (SP) konsul :
- Bagan pelayanan (SP) treatment : Setiap pasien yang ingin melakukan treatment naikan 1
tingkat dari treatment tersebut, misal dari basic facial naikan tawaran ke prive facial. Menyusun
no Rekam Medis setiap hari
- Mencapai target harian masing2

Tugas Supervisor
- Mengawasi jalannya kegiatan administrasi admin biasa
- Chat pasien hari sebelummya ( ada format chat, untuk menilai kepuasan pasien), setelah dibalas
ucapkan terimakasih, lapor ke dokter penangggung jawab 30 menit sebelum pulang.
- Chat pasien untuk Broadcast Promo ( dalam group broadcast WA)
- Memasukkan pasien baru ke dalam broadcast group WA
- Setiap ada promo pindahkan file brosur ke Tab/TV
- Mempertanggungjawabkan Kas dan Pendapatan
- Memastikan admin mencapai target masing2 dan bulanan
-
 SOP BEAUTICIAN
1. Apoteker + Beautician Apoteker memberikan pack + obat dan kertas
treatment pasien

2. Beautician + Pasien (Jarak 2 meter)

a. Salam Sapa (Selamat Pagi/Siang/Malam)b. Bapak/Ibu (nama
pasien) +treatment yang dilakukan

3. Beautician + Pasien a. Mengantar pasien langsung ke ruang treatment, menyalakan lampu +

AC, mempersilahkan pasien meletakkan barang di keranjangb. Beauticial meletakkankeranjang
tas dibawah bed

4. Beautician + Pasiena. Beautician menggunting handuk dan kemben ( treatment facial wanita, BL+IPL ketiak/
Brazilian/Slimming master/Body Peeling lengan) didepan pasien.b. Mempersilahkan pasien menggunakan
kemben ( treatment facial wanita, BL+IPL ketiak/ Brazilian/Slimming master/Body Peeling lengan).c. Beautician
menyiapkan peralatan treatment : mangkuk, air, bengkok, dll

5. Beautician + Pasiena. Beautician membantu merapikan

baju pasienb. Mempersilahkan pasien berbaring

6. Beautician + Pasiena. Memulai Treatmentb. Treatment selain facial,

setalah siap treatment:
Meminta pasien untuk mengisi surat persetujuan medis
Foto before di program
Beautician memanggil dokter melalui program

7. Dokter + Beautician + Pasiena. Dokter

menandatangani surat persetujuan medisb. Dokter
melakukan tindakan medisc. Bautician menjadi asisten
d. Treatment selesai

8. Beautician + Pasiena. Foto after di programb.

Menyelesaikan ruangan di program

9. Beautician + Pasiena. Bapak/Ibu treatmentnya sudah

selesai ya. Terima kasih b. Mempersilahkan pasien
menggunakan pakaian

10. Beautician a. Beautician membersihkan alat dan trayb. Setelah pasien keluar ruangan: 2
handuk, 1 kemben, 1 keranjang tas dirapikan diatas bedc. Mematikan lampu dan AC
Notes:
- Pada treatment selain facial, ketika menggunakan milk cleanser boleh dilakukan
pemijatan agar pasien merasa rileks
- Pada saat massage (semua facial) tanyakan pada pasien “Bapak/ Ibu pijatannya sudah
pas? Mau ditambah atau dikurangi?”
- Memberitahukan setiap langkah yang akan dilakukan dan menjelaskan fungsinya.
 SOP APOTEKER

Treatmet Pertama ( 1-5 menit)

1. Mengangkat telpon CS : nama + treatment

2. Cek di program : nama pasien

3. Print kertas treatment

4. Menyiapkan : Pack + Obat ( kecuali infus

glowing )

5. Memberi ke Beautician : Pack + Obat + Kertas Treatment

 SOP APOTEKER

Penambahan Treatment (1-5 menit)

1. Mengangkat telpon CS : Nama + Tambahan Treatment

2. Cek di program : Nama pasien

3. Print Kertas treatment

4. Menyiapkan : Pack + Obat

5. Antar keruang treatment dan

memberikan langsung ke beautician :
Pack +obat + Kertas Treatment
 SOP APOTEKER

Skincare + Kosmetik (1-5menit)

1. Mengangkat telpon CS : Nama + Skincare

2. Cek di program : Nama pasien

3. Menyiapkan produk + cara pakai

4. Memberikan ke CS : Produk + Cara pakai

 SOP APOTEKER

Penambahan Barang Baru Urgent (1-5menit)

1. Mengangkat telpon CS : Nama + Urgent

2. Cek di program : Nama pasien

3. Menyiapkan barang urgent

4. Antar keruang treatment dan

memberikan langsung ke beautician
Tugas Apoteker
1. Packing online setiap hari (cek penjelasan online)
2. Tanggal 1 dan 15 : stock in obat + pack diserahkan oleh asisten dr. Tiffany
3. Tanggal 4 : cek stok jam 08.00-09.00 WIB pagi
4. Tanggal 5 : laporan kehilangan barang diserahkan kepada asisten dr. Tiffany
Cancel Treatment
1. Mengangkat telpon CS Konsul : Nama pasien + cancel
2. Apoteker konfirmasi di program
3. Apoteker mengambil :
o Obat infus glowing dari beautician
o Obat + Pack untuk treatment lain selain beautician

Penjualan Online
1. Kepala CS : Konfirmasi pembayaran dari Whatsapp group online
2. Apoteker : Memberi info kepada CS treatment ukuran Box (S, M, L)
3. CS treatment : - Print nota
- Kurangin Box
4. Apoteker : Packing : 1. Masukan Nota
2. Produck + Cara pakai
3. Pouch (jika ada)
5. CS Treatment : Menghubungi dan mengurus pengiriman J&T (0889-3960-835)
 SOP DOKTER

Dokter + Pasien
1. Dokter : Salam Sapa : Selamat Pagi/Siang/Malam,
Ibu/Bapak (nama pasien). Saya Dokter (nama dokter) ya...

2. Mengklik tanda proses konsul pada

aplikasi

3. Menanyakan riwayat Skincare dan

treatment pasien sebelumnya.

4. Menjelaskan hasil dari Magic Mirror

5. Menentukan diagnosa ,menyarankan

Skincare dan treatment

6. Menuliskan SOAP di Rekam Medis

pasien dan Aplikasi

7. Meminta pasien konfirmasi ke admin untuk

treatment dan skincare yang akan di pilih

8. Mengklik Selesai Konsul pada aplikasi

9. Menunggu panggilan dari beautician

untuk melakukan treatment

10. Beautician + dokter

- Beautician :Memanggil dokter di aplikasi-
Dokter : Mengklik tanda proses treatment pada

11. Dokter memberikan treatment yang

terbaik.
SOP OB
SOP SECURITY