Makalah Anjab
Makalah Anjab
PENDAHULUAN
Pada tahun 2002, Feisal Tamin yang kala itu menjabat sebagai Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara, sempat mengatakan bahwa dari 4 juta PNS, hanya 40%
yang dikatakan bekerja secara produktif. Sedangkan sisanya, sebesar 60%, masih harus
dibenahi. Seperti diketahui, Pemerintah mengalokasikan anggaran untuk membayar gaji
dan tunjangan para PNS. Jika dikaitkan dengan angka yang disebut oleh Feisal Tamin,
tentu kondisi tersebut merupakan suatu hal yang menyedihkan karena merupakan
pemborosan anggaran. Pemerintah mengeluarkan angaran untuk sesuatu yang tidak
produktif.
Tentu banyak hal yang menyebabkan kondisi tersebut terjadi. Salah satu hal
mendasar yang perlu mendapat sorotan adalah kemampuan pemerintah dalam
memprediksi kebutuhan pegawai. Kebutuhan pegawai dalam konteks ini tentu tidak hanya
berkaitan dengan kuantitas, akan tetapi juga kualitas SDM yang diperlukan. Dalam hal ini,
seharusnya analisis jabatan memainkan peranan yang penting. Pengadaan pegawai yang
tidak didasari oleh analisis yang tepat, akan selalu menimbulkan persoalan yang sama.
Oleh karena itulah, artikel singkat ini, akan mencoba untuk mengetengahkan konsep
analisis jabatan.
Page 1
pegawai dari bagian kepegawaian. Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat
melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli
(bagian kepegawaian).
Ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan sebelum proses rekruitmen
dan seleksi tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan
untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya pegawai yang nantinya
akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama dalam manejemen
kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang yanp tepat, baik mengenai kualitas
maupun mengenai kuantitasnya sesuai yang diharapkan suatu organisasi /perusahaan.
Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga
kerja yang diperlukan disebut analisa jabatan, sedangkan metode yang lazim dipergunakan
untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja disebut work-load analisis (analisis
beban kerja dan time studi (studi waktu). Adapun menajemen kepegawaian mempunyai
fungsi yang luas, sehingga pada makalah ini hanya dibatasi pada bagian analisis jabatan.
BAB II
Page 3
TINJAUAN PUSTAKA
2. 1 Analisis Jabatan
Job analisis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian
sedemikian rupa, sehingga dari uarian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan
yang perlu untuk menilai jabatan itu guna suatu kebutuhan. (Drs M. Manullang,
1981;28).
Menurut Prof.Dr. Komaruddin (1988;10) analisa jabatan adalah proses untuk
memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisa jabatan itu
mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
Menurut Drs.Moekijat (1974;68) analisis jabatan itu penting dalam manajemen
kepegawaian, karena hasil-hasilnya dapat dipergunakan untuk hampir semua program
kepegawaian
BAB III
PEMBAHASAN
Page 4
3.1 Pengertian Analisis Jabatan
Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut:
”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang
berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan
menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis
mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu
perusahaan agar tujuan tercapai”.
Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut:
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk
mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas,
pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan,
Page 5
keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat
menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.
Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job
analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,… the purposes of a
job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed.’
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses
analisis jabatan. Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab
setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan
organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar
tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan,
bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini
penting untuk menghindari bias kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan,
kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis
adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini.
Page 6
Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah
kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur
organisasi.
Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke
organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini
diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya,
maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai
berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja,
dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan
juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan
struktur organisasi.
ü Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
Page 7
Dalam analisis di perlukan beberapa hal yang harus di perhatikan dalam suatu
organisasi /perusahaan yang diantaranya :
1). Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah
dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut,
Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan untuk
mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi Pemerintah/Negara
mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung
jawab pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan
organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan
organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN,
setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat
Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat
pertimbangan Menteri Keuangan.
Page 8
1. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi dasar
pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c) perkiraan
beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan pelaksanaan
pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g) peralatan yang
tersedia.
2. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua
sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak
memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem ruang lingkup, yaitu
suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat
dan beban kerja yang dipikulkan pada unit organisasi itu.
4. Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada
akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun
suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan
yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi pertimbangan
yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran yang tersedia.
Dalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi, terlebih
dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan beban kerja
organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui hasil analisis
jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan informasi
tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan penyusunan formasi
pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan.
Page 9
Analisis jabatan bertujuan untuk mengetahui data/informasi guna menetapkan : (a)
kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi; (b)
pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan; (c) evaluasi
jabatan; (d) penilaian pelaksanaan pekerjaan; (e) promosi dan/atau pemindahan;
serta (f) pengembangan kinerja organisasi. Dengan diperolehnya data dan informasi
hasil analisis jabatan diharapkan perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan
secara efektif.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Page 10
Efektif tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan SDM yang
ada di dalamnya. Dengan kata lain, kapasitas SDM yang ada dalam suatu organisasi lah
yang akan mampu mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk mendapatkan
SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang harus dilakukan oleh
setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah
analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat organisasi
mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud dalam hal ini tidak janya berupa
inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas layanan yang diberikan.
.
4.2 Saran
Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan
yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses
pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja,
penyusunan kompetensi, pelatihan).
Daftar Pustaka
Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Irawan, P. dkk. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: STIA – LAN Press.
Pynes, J.E. 2004. Human Resources Management for Public and Nonprofit Organizations
(Second Edition). San Francisco: Jossey Bass.
Yuniarsih Tj dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Teori, Aplikasi dan Isu
Penelitian. Bandung: Alfabeta.
Page 12