PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA

STAF INSTALASI REKAM MEDIS

TAHUN 2021
RS GUNUNG MARIA TOMOHON
1. Tabel perencanaan kebutuhan SDM instalasi rekam medis

NO UNIT KERJA NAMA JABATAN PENDIDIKAN JUMLAH

KEBUTUHAN
Distribusi dan
Penyimpanan
Pengolahan Data
1 REKAM MEDIS
Pelaporan,
Administrasi dan
urusan lain

TOTAL

Perhitungan kebutuhan SDM di instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Gunung Maria
Tomohon ditetapkan dengan metode WLSN (World Load Staf Need)/ kebutuhan SDM
kesehatan berdasarkan indikator beban kerja. Dengan mengacu pada surat kepetusan menteri
kesehatan RI nomor 81/menkes/SK/I/2004 tentang pedoman penyusunan perencanaan SDM
kesehatan di tingkat provinsi, kebupaten/kota serta rumah sakit.
Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja (WLSN) adalah suatu
metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata
yang dilaksanakan oleh setiap kategori SDM kesehatan tiap unit kerja di fasilitas pelayanan
kesehatan.
Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah
dtierapkan, komprehensif dan realistis. Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM
berdasarkan WLSN meliputi 5 langkah yaitu:
1. Menetapkan waktu kerja tersedia
2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
3. Menyusun standar beban kerja
4. Menyusun standar kelonggaran
5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja
A. Menetapkan Waktu Kerja yang Tersedia
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia
masing-masing kategori SDM yang bekerja di rumah sakit selama kurun waktu satu
tahun.
1. Hari Kerja = A
Sesuai ketentuan hari kerja di unit rekam medis rumah sakit hermina manado
adalah
1 minggu = 6 hari kerja
1 tahun = 52 x 6 = 312 hari
Jadi A = 312 hari
2. Cuti Tahunan = B
Setiap pegawai di instalasi rekam medis mempunyai jatah cuti 12 hari kerja setiap
tahun.
Jadi B = 12 hari
3. Pendidikan dan Pelatihan = C
Setiap pegawai di instalasi rekam medis mempunyai hak untuk mempertahankan
dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme dengan mengikuti seminar/ kursus/
lokakarya dalam 6 hari kerja dalam setahun.
Jadi C = 6 hari kerja
4. Hari Libur nasional = D
Berdasarkan keputusan bersama menteri terkait tentang hari libur nasional dan cuti
bersama tahun 2021 ditetapkan bahwa hari libur nasional 15 hari
Jadi D = 12 hari
5. Ketidakhadiran kerja = E
Rata-rata ketidakhadiran kerja selama kurun waktu 1 tahun karena alasan sakit,
tidak masuk, dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin. Ditetapkan untuk pegawai unit
RM adalah 3 hari.
Jadi E = 3 hari
6. Waktu kerja = F
Waktu kerja di instalasi rekam medis RS Hermina manado :
Senin - sabtu : 8 jam
Rata-rata sehari = (6x8) : 6
 = 48 : 6
= 8 jam
Jadi F = 8 jam/hari

Dari data yang didapat di atas dapat dihitung waktu kerja tersedia dengan rumus :

Waktu kerja tersedia = [A-(B+C+D+E)] X F

Jadi untuk pegawai instalasi rekam medis RS Gunung Maria,

Waktu kerja tersedia = [312-(12+6+12+3)] x 8
= [312-33] x 8
= 279 x 8
= 2.232 jam/tahun
= 133.920 menit/tahun
Jadi waktu kerja tersedia adlah 2.232 jam/tahun
B. Menetapkan kategori SDM di Instalasi Rekam Medis RS Gunung Maria
Kategori SDM di unit rekam medis Rs Gunung Maria adlah
1. Bagian pengambilan dan penyimpanan
2. Bagian pengolahan data
3. Bagian pelaporan administrasi
4. Tugas lain
C. Menyusun Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori
SDM> untuk menghitungnya diperlukan data-data yaitu:
1. Kegiatan pokok per kategori SDM
2. Rata-rata waktu yang di butuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok
3. Jumlah waktu yang tersedia
Kegiatan pokok SDM dan rata-rata waktu penyelesaian kegiatan di unit rekam
medis :
Tabel 1. kegiatan pokok tiap tenaga dan rata-rata waktu penyelesaian tiap kegiatan
tersebut
 No Kategori Tenaga Kegiatan Pokok Rata-rata waktu
Distrubusi dan Pengambilan berkas di rak 5 menit/berkas
1 Penyimpanan Penjajaran berkas di rak 5 menit/berkas
Distribusi berkas ke unit Poliklinik 5 menit/berkas
Assembling rawat inap 10 menit/berkas
Assembling rawat jalan 10 menit/berkas
Indeksing/ statistic 5 menit/berkas
2 Pengolahan Data Analisa kuantitatif 3 menit/berkas
Analisa kualitatif 3 menit/berkas
Daily sensus 60 menit
Daily report pasien 30 menit
Pembuatan laporan 60 menit
3 Pelaporan, Mengurus asuransi 30 menit
Administrasi dan Mengurus surat keterangan lainnya 10 menit

urusan lain

Untuk menghitung standar beban kerja digunakan rumus :

Standar beban kerja = waktu kerja tersedia

rata-rata waktu per kegiatan pokok

Dari perhitungan waktu setahun didapatlah waktu kerja yang tersedia = 2.232 jam/tahun
atau 133.920 menit/tahun. Dengan rata2 waktu per kegiatan seperti
tabel 1 maka rumus di atas bisa didapatkan standar beban kerja yaitu:
Tabel.2. Standar Beban Kerja Tiap Kegiatan Pokok Tiap Tenaga
Rata-rata Standar
No Kategori Tenaga Kegiatan Pokok waktu Beban Kera

Pengambilan berkas di rak 5 menit/berkas 44.64

Penjajaran berkas di rak 5 menit/berkas 44.64
1 Distrubusi dan
Distribusi berkas ke unit 5 menit/berks 44.64
Penyimpanan
pelayanan

Assembling rawat inap 10 menit/berkas 22.32

Assembling rawat jalan 10 menit/berkas 22.32
Indeksing/ statistic 5 menit/berkas 44.64
Pengolahan Data Analisa kuantitatif 3 menit/berkas 74.4
2 Analisa kualitatif 3 menit/berkas 74.4

Daily sensus 60 menit 2.232

 Pelaporan, Daily report pasien 30 menit 4.464
Pembuatan laporan 60 menit 2.232
3 Administrasi dan
Mengurus asuransi 30 menit 4.464
urusan lain Mengurus surat keterangan 10 menit 13.39
lainnya

D. Menyusun Standar kelonggaran

Standar kelonggaran adalah angka yang menunjukkan faktor kelonggaran dari rata-
rata waktu penyelesaian kegiatan, karena tersita untuk kegiatan tambahan selain kegiatan
pokok seperti rapat dan lain-lain. Untuk satf instalasi rekam medis faktor kelonggaran
antara lain adalah rapat rutin mingguan dengan waktu rata-rata 1 jam/minggu.

Standar kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kegiatan

Jumlah waktu yang tersedia

Standar kelonggaran = 52 jam/ tahun dibagi 2.232 jam/tahun

= 23.29
E. Perhitungan kebutuhan SDM
Untuk menghitung jumlah kebutuhan tenaga tiap jenis kategori SDM dibutuhkan data-
data yaitu :
1. Waktu kerja yang tersedia = 2.232 jam/tahun
2. Standar beban kerja = tabel 2
3. Standar kelonggaran = 23.29
4. Kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun

Berdasarkan kunjungan lewat pendaftaran rawat jalan/ poliklinik tahun 2020:

bahwa total kunjungan pasien lewat pendaftaran rawat jalan/ poliklinik adalah
= 4345/6 x 7 = 5.069 maka kuantitas kegiatan pokok untuk kategori yang berhubungan
dengan jumlah kunjungan rawat jalan adalah 5.069 kunjungan pasien dengan pasien
masuk keluar inap =286/7 x 7 = 286, maka kuantitas kegiatan pokok untuk kategori yang
berhubungan dengan jumlah pasien rawat inap adalah 286 untuk kegiatan pelaporan,
kuantitas kegiatannya mengacu pada jadwal pelaporan yang ditetapkan dalam BPPRM
yaitu :
Jenis Laporan Jumlah Laporan Jumlah Setahun
Mingguan 0 0
Bulanan 40 480
Triwulan 4 16
 Tahunan 31 31
Total dalam setahun minimal 527

Jadi kuantitas kegiatan pokok per tahun bagian pelaporan adalah seperti permintaan asuransi
sebanyak 3 kasus. Berdasarkan data tahun 2020 total setahun sebanyak 6 kasus. Jadi
kuantitas kegiatan pokok per tahun adalah = 3 untuk jumlah pasien rawat inap selama
setahun adalah 870 kunjungan. Jadi kuantitas kegiatan pokok yang berhubungan dengan
kunjungan rawat inap adalah 870
No Kategori Tenaga Kegiatan Pokok Kuantitas Kegiatan
pokok
Distrubusi dan Pengambilan berkas di rak 5.069
Penjajaran berkas di rak 5.069
1. Penyimpanan
Distribusi berkas ke unit pelayanan 5.069

Assembling rawat inap 870

Assembling rawat jalan 5.069
Indeksing/ statistik 870
Analisa kuantitatif 870
Analisa kualitatif 870

2 Pengolahan Data

Daily sensus 365

Daily report pasien 365
Pembuatan laporan 527
3 Pelaporan, Mengurus asuransi 3
Administrasi dan Mengurus surat keterangan lainnya 64

urusan lain

Tabel 3. Kuantitas Kegiatan Pokok tiap Kategori Tenaga

Berdasarkan data-data diatas dapat diketahui jumlah kebutuhan tenaga tiap kategori SDM
dengan rumus :

Kebutuhan SDM = Kuantitas kegiatan pokok + Standar kelonggaran

Standar beban kerja

1. Bagian distribusi dan penyimpanan berkas

Untuk bagian pengambilan dan penyimpanan didapatkan data berikut ini :
No Kategori Kegiatan Kuantitas Standar Standar
tenaga Pokok kegiatan Pokok beban kerja kelonggaran
Pengambilan 5.069 26.78
berkas d rak
Distribusi dan
1. penyimpanan Penjajaran 5.069 26.78 23.29
berkas berkas di rak
Distribusi 5.069 26.78
berkas ke unit
lain
Maka kebutuhan tenaga untuk bagian distribusi dan penyimpanan berkas =
1) Pengambilan berkas = 5.069/26.78 = 0,18
2) Penjajaran berkas = 5.069/26.78 = 0,18
3) Distribusi berkas ke unit pelayanan = 5.069/26.78 = 0,18
4) Standar kelonggaran = 23.29
Jumlah kebutuhan tenaga distribusi dan penyimpanan = 1
2. Bagian pengolahan data
Untuk bagian pengolahan data didapatkan data berikut :
No Kategori Kegiatan Kuantitas Standar Standar
tenaga Pokok kegiatan beban kelonggaran
Pokok kerja
Assembling rawat inap 870 13.39
Assembling rawat jalan 5.069 13.39
Indeksing/ statistik 870 26.78
Analisa kuantitatif 870 44.64
1. Pengolahan Analisa kualitatif 870 44.64 23.29
Data

Maka kebutuhan tenaga untuk bagian pengolahan data =

1) Assembling rawat inap 870/13.39 = 64.9
2) Assembling rawat jalan 5.069/26.78 = 0.18
3) Indeksing/statistik 870/13.39 = 64.9
4) Analisa kuantitatif 870/44.64 = 19.4
5) Analisa kualitatif 870/44.64 = 19.4
6) Standar kelonggaran = 23.29
Jumalah kebutuhan tenaga pengolahan data =-
3. Bagian pelaporan dan administrasi
 Untuk bagian pelpaoran dan administrasi didapatkan data berikut ini :
No Kategori Kegiatan Kuantitas Standar Standar
tenaga Pokok kegiatan beban kelonggaran
Pokok kerja
Daily sensus 360 4.464
Daily report pasien 360 4.464
Pembuatan laporan 579 2.232
Pelaporan, Mengurus asuransi 3 4.464
1. Administrasi Mengurus surat 64 13.39 23.29
keterangan lainnya

Maka kebutuhan tenaga untuk bagian pelaporan dan administrasi adalah =

1) Daily sensus = 360/4.464 = 0,08
2) Daily report pasien = 360/4.464 = 0,08
3) Pembuatan pelaporan = 579/2.232 = 0,25
4) Mengurus asuransi = 3/4.464 = 0.06
5) Mengurus surat keterangan lainnya = 64/13.39 = 0.047
6) Standar kelonggaran = 23.29
Jumlah kebutuhan tenaga pelaporan = 0.51 = 1

KESIMPULAN
Berdasarkan analisis jumlah tenaga di instalasi rekam medis RS Hermina Manado di bab
sebelumnya dapat di ambil kesimpulan bahwa kebutuhan tenaga tiap kategori SDM di instalasi
rekam medis RS Hermina Manado untuk tahu 2021 adalah :
Sebanyak 2 orang dengan rincian sebagai berikut :
No Kategori Tenaga Kebutuhan Tenaga Pembulatan
1 Distribusi dan penyimpanan 1 1
2 Pengolahan data - -
3 Pelaporan dan administrasi 0.51 1
Total 1.51 2

Demikianlah analisi pola ketenagaan di instalasi rekam medis RS Hermina Manado

analisis perhitungan kebutuhan jumlah tenaga di tiap-tiap kategori SDM di instalasi rekam
medis.
Berdasarkan analisis yang telah dibuat ini jumlah tenaga rekam medis saat ini hanya
2(dua) orang sesuai dengan analisis pola ketenagaan yang dibuat untuk tahun 2021 terdapat
kekurangan tenaga sebanyak 2 orang. Dengan dibuat suatu evaluasi terhadap jumlah tenaga
 yang ada saat ini di instalasi rekam medis di RS Hermina Manado dan dapat dijadikan dasar
untuk mengajukan permohonan penambahan tenaga.
Analisa pola ketenagaan ini sebaiknya terus diperbaiki setiap tahun dengan berubahnya
data-data yang ada seperti jumlah kunjungan, jumlah pasien rawat inap dan lain-lain
sehingga perlu penyesuaian perhitungan beban kerja.
Akhirnya semoga penyusun buku analisis pola ketenagaan di instalasi pola ketenagaan di
instalasi rekam medis RS Hermina manado tahun 2021 ini dapat bermanfaat bagi
peningkatan kualitas SDM pada khususnya dan kualitas pelayanan di instalasi rekam medis
di RS Hermina pada umumnya.

Manado, Mengetahui
Kains Rekam Medis Manajer Penunjang Medis

Riska Adelia Pratiwi dr. Febriane Adeleide Everdine