A.

MICROSOFT EXCEL

Semenjak di excel 2007 tidak ada lagi tombol menu tools, atau bahkan tab tools, hal
ini akan sedikit banyak membingungkan kita terutama bagi para pemula di excel
2007, selain itu kita juga tidak akan menemukan fitur fitur baru excel 2007. Microsoft
Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja
spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem
operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan
pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang
agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang
populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini
program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak
pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis
Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan
bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office
Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007 .

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis
meliputi perhitungan dasar,  penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan
manajemen data. Perangkat lunak  ini  sangat membantu untuk  menyelesaikan
permasalahan  administratif mulai  yang  paling  sedernaha  sampai  yang  lebih
kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan
barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.
Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word
karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan
dengan Microsoft Excel. Contoh  permasalahan yang lebih kompleks adalah
pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan,
manajemen  data dengan  menampilkan grafik data pivot tabel atau penggunaan

1
fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian
permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang
disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Fungsi Microsoft Excel

1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau

penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun
dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.
2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam
bentuk grafik yang komunikatif.
3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan
pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar
informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar
kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa
melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan
pula.
4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau
grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa
melakukanya dengan baik sekali.
5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data
yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung
melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali
mengalami perubahan.
6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap
pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

Menulis Rumus
1.Operasi Logika Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan

2
operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan
fungsinya sebagai berikut :
a. = : sama dengan
b. > : lebih besar dari
c. = : lebih besar atau sama dengan
e. <= : lebih kecil atau sama dengan
f. : tidak sama dengan .
Menggunakan Fungsi Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan
oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal
memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus
dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range.
Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). A.Fungsi Logika Fungsi
logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan
yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan
adalah :
1. Fungsi If : Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)
Contoh : =If(A530,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))
2. Fungsi String Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi
bilangan
a. Fungsi VALUE : digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,
penulisannya : =VALUE(text)
b. Fungsi FIND : digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string
atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)
c. Fungsi MID digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter,
penulisannya : =MID(text,posisi
awal,jumlah karakter)
d. Fungsi LEFT atau RIGHT : digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri
atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)
e. Fungsi REPLACE : digunakan untuk menggantikan substring dengan substring

3
lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter), penulisannya :
=REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)
f. Fungsi CONCATENATE : digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu
kalimat maksimal 30 string, penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

B. Fungsi Tabel : Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca

tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP), penulisanya :
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)
Fungsi yang sering digunakan
1. fungsi Sum : Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range,
penulisannya : =SUM(number1,number2,..)
2. Fungsi Average : Digunakan untuk mencari nilai rata-rata, penulisannya :
=average(number1,number2,…)
3. Fungsi Max : Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data,
penulisannya : =max(number1,number2,)
4. Fungsi Min: Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data,
penulisannya : =max(number1,number2,…) 5. fungsi Count : Digunakan untuk
menghitung jumlah data dari range yang kita pilih 6. Fungsi Stedev : Digunakan
untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya :
=stedev(number1,number2,…) 7. Fungsi Var : Digunakan untuk menentukan nilai
varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)

2.3  Kelebihan Microsoft Excel

Excel 2007 hadir dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna
dibandingkan dengan versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain
jendela (interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru,

4
penulisan formula lebih mudah. Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan
penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif,
PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya.  Perhatikan sebagian ilustrasi
berikut ini:

1. Jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari
kolom A hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom. 
Serta baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1
dan berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2. Pada Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel
mencapai 17 miliar.
3. Memori yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas
maksimal yang berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1
megabyte.
4. Jumlah warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar,
sebelumnya hanya 56.
5. Jumlah kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya
dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level,
bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai
10.000, sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai
8.000, sebelumnya hanya 1.000 karakter.
9. Jumlah maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan
sampai 255 argumen, sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2
Milyar, sebelumnya hanya 64.000.

5
 11. Jumlah baris yang diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini
mencapai 1 Juta baris lebih, sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah kolom yang tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom,
sebelumnya hanya 255 kolom.
13. Jumlah field pada PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
14. Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar
software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain
yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari
excel ke software statistik lainnya.
15. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa
mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar
tabel, antar sheet atau antar file excel.
16. Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel
summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum
masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh
sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini sangat berguna, kecuali kita jago
membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

2.4  Kekurangan Microsoft Excel

Kelemahan tentu Ada dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas
pengolahan data. Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:

1. Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel

berupa crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu
membuat tabel dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau
membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya
adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan
ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke

6
 samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain,
maka akan error.
2. Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap
editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses
Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram
komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa
dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi
Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save
file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file
tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data
kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation
Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving
3. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah
kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus
membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak
orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan
mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.
4. Fungsi Menu Toolbar pada Microsoft Excel 2007
5. A.  Fungsi tab Home
6. Menu Tab Home
7.             Clipboard 
Paste Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada
diclipboard
Cut Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard
Copy Menyalin ke clipboard
Format Painter Melakukan copy format
8.                 Font
Font Selection Mengganti jenis huruf
Font Size Mengatur ukuran huruf
Increase/Decrease Font Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat

7
Bold, Italic, Underline Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks
Border Membuat garis bingkai sel
Fill Mewarnai sel
Color Mewarnai huruf
9. Alignment
Vertical Alignment Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel.
Atas, tengan, dan bawah
Perataan teks Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan
Indent Menambah dan mengurangi inden teks
Teks Orientation Mengubah kemiringan teks
Merge Cell Menggabungkan sel
Page Break Mengatur pemisah halaman
10. Number
Format Cell Pengaturan jenis penulisan angka
Currency Format angka untuk mata uang
Persen Format angka persen
Comma Mengubah nilai koma ribuan
Increase/Decrease Decimal Menambah dan mengurangi nilai desimal
11.                 Style
Conditional Formatting Melakukan format terkondisi
Format as Table Membuat format tabel cepat
Cell Styles Membuat format sel secara cepat
12.                 Cells
Insert Memasukkan sel baru
Delete Menghapus sel
Format Melakukan format sel
13.                 Editing
Sum Melakukan penghitungan
Fill Membuat pola angka secara kontinu
Clear Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format
Sort & Filter Mengatur data agar mudah dianalisis
Find & Select Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja
14. B.  Fungsi Ikon tab Insert
15. Tables
Pivot Table Memasukkan tabel pivot

8
Table Memasukkan tabe
16.                 Ilustrations
Picture Menambahkan gambar pada worksheet
Clip Art Menambahkan gambar clipart pada worksheet
Shapes Menambahkan gambar bentuk tertentu
Smart Art Memasukkan objek smartart
17.                 Chart
Coloumn Memasukkan grafik kolom
Line Memasukkan grafik garis
Pie Memasukkan grafik pie
Bar Memasukkan grafik batang
Scatter Memasukkan grafik distribus
Other Chart Memasukkan grafik lainnya
18.                 Link
Hyperlink Memasukkan hyperlink pada worksheet
19. Text
Textbox Memasukkan kotak teks
Header & Footer Memasukkan header dan footer
WordArt Memasukkan teks dekoratif
Signature Line Memasukkan garis tanda tangan
Object Memasukkan objek
Symbol Memasukkan simbol
20. C.  Fungsi Ikon tab Page Layout
21.            
22.                 Themes
Theme Mengubah tema tampilan excel
Color Mengubah warna tema
Font Mengubah jenis font tema
Effect Mengubah efek tema
23.                 Page Setup
Margin Mengubah margin halaman
Orientation Mengubah orientasi halaman
Size Mengubah ukuran kertas
Print Area Menentukan area tertentu untuk proses cetak
Breaks Menentukan pemisah halaman

9
Background Menentukan gambar untuk latar
Print Title Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap
halaman
24.                 Scale to Fit
Width Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya
kertas
Height Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya
kertas
Scale Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai
persentase Ukuran
25.                 Sheet Option
Gridlines Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil
cetakan
Heading Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan
26. Arrange
Bring to Front Objek ke depan
Send to Back Objek ke belakang
Selection Pane Memperlihatkan panel seleksi objek
Align Meluruskan objek
Group Mengelompokkan objek
Rotate Melakukan rotasi objek
27. D.  Fungsi Ikon tab Formula
28.                        Function Library
Insert Function Memasukkan fungsi formula
Autosum Melakukan penghitungan cepat
Recently Used Memasukkan fungsi yang pernah digunakan
Financial Memasukkan fungsi keuangan
Logical Memasukkan fungsi logik
Text Memasukkan fungsi teks
Date & Time Memasukkan fungsi waktu
Lookup & Reference Memasukkan fungsi lookup dan referensi
More Function Memasukkan fungsi lainnya
29.                        Defined Name
Name Manager Membuat, mengubah, dan mencari nama yang

10
 digunakan
dalam workbook
Define Name Memberikan nama bagi sel
Use in Formula Memilih nama yang digunakan pada workbook  dan
menggunakannya pada formula
Create From Selection Membuat nama sel secara otomatis
30.                        Formula Auditing
Trace Precedent Memperlihatkan panah pada sel lain yang
memengaruhi nilaisel ini
Trace Dependent Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi
nilaisel ini
Remove Arrows Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer
Show Formulas Memperlihatkan formula setiap sel
Error Checking Memeriksa formula yang salah
Evaluate Formula Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula
Watch Window Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan
pada lembar kerja
31.                        Calculation
Calculation Menentukan kapan kalkulasi dilakukan
Calculate Now Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang
Calculate Sheet Melakukan kalkulasi sheet sekarang
32. E.  Fungsi Ikon tab Data
33.                        Get External Data
From Access Memasukkan data dariMS Access
From Web Memasukkan data dari web
From Text Memasukkan data dari teks
From Other Sources Memasukkan data dari sumber lain
Existing Connection Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan
34.                        Connections
Refresh All Menyegarkan kembali data yang diambil dari
sumber
Connection Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook
Properties Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook
Edit Link Mengatur koneksi data dari file  lain

11
 35.                        Sort & Filter
Sort A to Z Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar
Sort Z to A Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil
Sort Memunculkan kotak dialog pengurutan
Filter Melakukan penyaringan terhadap sel
Clear Menghapus penyaringan pada sel
Reapply Melakukan kembali penyaringan
Advanced Melakukan penyaringan spesifik
36.                        Data Tools
Text to Coloumn Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom
Remove Duplicates Menghilangkan baris terduplikasi
Data Validation Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel
Consolidation Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range
What-If Analysis Mencoba beberapa nilai pada formula
37.                        Outline
Group Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat
memendekdan memanjang
Ungroup Memisahkan sel yang mengelompok
Subtotal Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan
38. F. Fungsi Ikon tab Review
39.                       
40.                        Proofing
Spelling Memeriksa ejaan teks
Research Membuka panel penelitian referensi
Thesaurus Saran kata yang sepadan
Translate Menerjemahkan kata ke bahasa lain
41.                        Comments
Comment Memasukkan komentar baru
Delete Menghapus komentar
Previous Memperlihatkan komentar sebelumnya
Next Memperlihatkan komentar selanjutnya
Show/Hide Comment Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar
Show All Comments Perlihatkan semua komentar
Show Ink Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja
42.                        Changes

12
Protect Sheet Melindungi lembar kerja
Protect Workbook Melindungi buku kerja
Share Workbook Berbagi buku kerja
Protect and Share Melindungi dan berbagi buku kerja
Workbook
Allow Users to Edit Ranges Memperbolehkan pengguna mengubah data
Track Changes Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen
43.                        G. Fungsi Ikon tab View
44.                        Workbook Views
Normal Melihat dokumen secara normal
Page Layout Melihat dokumen sesuai hasil cetak
Page Break Preview Melihat tampilan dokumen beserta pemotongan
setiaphalaman
Custom Views Menyimpan seting tampilan dan hasil cetak
Full Screen Melihat dokumen dalam mode layar penuh
45.                        Show/Hide
Ruler, Gridlines, Message Memperlihatkan penggaris, garis kisi, batang
Bar, pesan,batang
Formula Bar, Heading formula, dan heading
46.                        Zoom
Zoom Memperbesar tampilan
100% Besar tampilan 100%
Zoom to Selection Memperbesar tampilan sesuai bidang seleksi
47.                        Window
New Window Membuka jendela baru yang memperlihatkan
dokumenTersebut
Arrange All Mengatur semua jendela program sejajar berdampingan
Freeze Pane Membuat sebagian lembar kerja terlihat dan
lainnyaMenggulung
Split Membagi jendela menjadi beberapa penel yang
memperlihatkanlembar kerja Anda
Hide Menyembunyikan jendela terseleksi
Unhide Memunculkan jendela tersembunyi

13
View Side by Side Memperlihatkan jendela berdampingan
Synchronous Scrolling Membuat dua jendela menggulung bersamaan
Reset Window Position Menset ulang posisi jendela berdampingan
Save Wokspace Menyimpan pengaturan tampilan jendela sehinggadapat
dibuka kembali dengan tampilan yang sama
Switch Windows Berganti jendela yang aktif
48.                        Macros
View Macros Memperlihatkan macro dokumen

B. MICROSOFT POWER POINT

Dasar-dasar Penggunaan “POWERPOINT“

Dasar-dasar penggunaan Microsoft PowerPoint 2007 sama dengan aplikasi program

office yang lain, baik secara penyimpanan maupun cara membuka filenya. Hanya
saja, dalam pembuatan sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang harus dilakukan.
Misalnya, mempersiapkan layout presentasi.

1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.

2. Membuat Presentasi

Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default, saat
program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara
otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik
kotak “Click to add title”, lalu ketikan judul presentasi, misalnya “COMPANY
PROFILE IMPROVE COMPUTER” (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku… he
hee…). Trus.., pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012,
Manyaran KM.02.

14
3. Membuat dan Mengedit Teks.

Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada

group Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang
dituliskan tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan
diedit.

4. Menggunakan Outline

Outline adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak di sisi
kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik
tab Outline yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan  ditampilkan objek
atau teks yang menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui
outline dengan cara seleksi teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.

5. Membuat catatan

Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area “Click to
Add Notes” di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan
ditambahkan.

6. Menyimpan File Presentasi

Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada
Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access
toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point
Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.

7. Mengatur Desain Presentasi

15
Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang menjadi
bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu
memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan
mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes pilih salah satu
desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih
akan ditampilkan pada halaman kanvas.

8. Mengatur Format teks

Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font,
warna teks dan sebagainya. Untuk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan
Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu
icon untuk mengatur format teks.

a. Menggunakan Kotak Dialog Font

Anda bisa juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih
Ribbon Home. Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di
sudut kanan bawah.

b. Menggunakan Bullet and Numbering

Bullet and Numbering seriing digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan dalam
presentasi. Untuk menambahkan Bullet atau Numbering, gunakan cara di bawah ini:

1. Seleksi bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.

2. Pilih Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.

3. Pilih bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.

16
 

9. Teknik Penggunaan Warna

Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa
disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara
mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna
dengan mengklik Color pada Group Themes.

10. Mengubah Warna Background

Jika kurang menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui
Ribbon Design dan memilih Background Style pada Group Background. Akan
muncul berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background
secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style.
Pada pilihan itu, anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang bisa dipilih juga
lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau bahkan gambar.

11. Menggunakan Master Presentasi

Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya teks,
objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi, pilih
Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu  ketik teks
yang diinginkan.

12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound

Dalam presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan memberikan

nilai plus tersendiri

a. Bekerja dengan Tabel

17
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai
dalam pembuatan laporan.

– Membuat tabel

Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih

Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan tentukan jumlah
baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.

– Mengatur Format Tabel

Untuk memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout. Lanjutkan dengan
mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk mengetahui lebih jauh fungsi tool dari
menu layout yang digunakan, baca keterangan berikut:

 Selecti: untuk menyeleksi bagian tabel yang diinginkan.

 View Gridlinesi: untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.
 Delete: untuk menghapus bagian tabel yang diseleksi.
 Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.
 Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.
 Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.
 Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.
 Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang diseleksi.
 Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.
 Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.
 Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.
 Distribute Rows Height: untuk menyamakan tinggi baris.
 Distribute Rows Widht: untuk menyamakan lebar kolom.
 Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.

18
  Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.
 Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.
 Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas sel.
 Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.
 Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.
 Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.
 Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri, kanan dan bawah teks pada sel.

– Mengatur desain tabel

Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi
tool dari Ribbon Design sebagai berikut:

 Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.

 Total Row: untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.
 Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris tabel.
 First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.
 Last Column:  untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.
 Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada kolom tabel.
 Tables styles: untuk mengubah style tabel.
 Shading: untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.
 Outside Border: untuk menambahkan garis border tabel.
 Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel tabel.
 Quick Style: untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.
 Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna teks.
 Text Outline: untuk menambahkan variasi garis luar teks.
 Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect teks.
 Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.

19
  Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.
 Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.
 Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.
 Eraser: untuk menghapus format tabel.

b. Menggunakan Gambar

Penambahan obyek gambar  merupakan salah satu komponen pendukung dalam

penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon Insert. Pada
group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image
yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.

*Menggunakan Grid dan Drawing Guides

Grid dan Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi sesuai
keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar kerja dan pilih
Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.

*Membuat album Photo

Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007
menggunakan langkah sebagai berikut:

1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Photo Album> menu New photo album.
3. Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan
klik File/Disk.
4. Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan 5 untuk
menambahkan file image atau foto lain)
5. Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.
6. Setelah selesai klik Create.

20
 7. Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.

c. Menggunakan Video dan Sound

Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang
disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.

*Menambahkan file video

Caranya: pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu
sumber file movie

  Movie from file: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.

 Movie from Clip Organizer: digunakan untuk memilih file video dari Clip
Organizer pada task panes  Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil
pada bidang kanvas.

*Menambahkan Sound

Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:

1. Pilih Ribbon Insert.

2. Pada group Illustration pilih Sound.

3. Pilih salah satu sumber file sound:

 Sound from file: untuk memilih file sound dari direktori lain.

 Sound from Clip Organizer: untuk memilih file sound dari Clip Organizer.
 Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.
 Record Sound: untuk memilih file sound yang merupakan hasil rekaman.

21
Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol
speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.

*Menggunakan Efek Dalam Presentasi

Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter

agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman. Salah satu sajian menarik
dalam presentasi adalah penambahan efek.

1. Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan dengan cara

berikut:

a. Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.

b. Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.

Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja.
Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview tool.

2. Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi diperlukan untuk

menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur setting animasi,
lakukan tahapan sebagai berikut:

a.Pilih Ribbon Animation.

b.Pada group Animation pilih Custom animation untuk menampilkan task panes

Custom animation di sisi kanan lembar kerja. Pada task panes Custom animation
terdapat menu sebagai berikut:

22
  Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan animasi pada objek
slide yang diseleksi.
 Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor animasi pada
presentasi lalu klik Remove.
 Start: untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik mouse. Ada 3
pilihan untuk menampilkan objek yaitu On Click (untuk menampilkan objek
dengan mengklik mouse), With Previous (untuk menampilkan objek yang
menjadi presentasi secara bersamaan) dan After Previous (untuk
menampilkan objek yang menjadi bagian presentasi satu persatu)
 Direction: untuk menampilkan objek dari arah tertentu.
 Speed: untuk mengatur kecepatan animasi setiap objek.

3. Menggunakan efek transisi

Efek transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to this

slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek transisi,
caranya sebagai berikut:

a. Pilih Ribbon Animation.

b. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada

group Transition to This Slide. c. Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada
lembar kerja.

d. Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.

e. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.

f. Klik Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide presentasi.

23
g. Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika anda ingin menampilkan efek
transisi tanpa harus melakukan klik.

h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.

4. Membuat Hyperlink

Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang lain.
Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file presentasi yang
lain. Cara menggunakannya sebagai berikut:

a. Seleksi bagian slide yang akan ditambah hyperlink

b. Pilih Ribbon Insert pada group Links pilih Hyperlink.

c. Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama file
yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.

Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi
yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan
link tujuan anda.

5. Menggunakan perintah action.

Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa digunakan
untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang lain, serta hubungan
antara file presentasi satu dengan file presentasi lain. Namun begitu, action di sini
bisa digunakan untuk menghubungkan file presentasi anda dengan file dari program

24
aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa objek tombol. Dengan begitu
anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian dapat membuat sebuah
action. Cara membuat tombol sebagai berikut.

a. Pilih Ribbon Insert, pada group Illustration> Shape.

b. Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.

c. Buat tombol pada lembar kerja.

d. Pilih action yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa

hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain). Run Program (untuk mengaktifkan
file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau Microsoft Word
2007.

Membuat Dan Menjalankan Slide Show

Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah satu

program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show, anda bisa
memanfaatkan Ribbon Slide Show.

a. Mempersiapkan Slide Show

Tahap pertama pembuatan Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan
disajikan dengan memilih From Beginning atau Current Slide Show pada
group Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, anda bisa
menggunakan langkah sebagai berikut:

25
1. Pilih Ribbon Slide Show.

2. Pada group Start Slide Show> Custom Slide Show> Custom Show, lalu

klik New.

3. Akan muncuil kotak dialog Define Custom Show. Kemudian ketikkan nama yang
anda inginkan pada “Slide Show Name”

4. Pada bagian Slides in presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.

5. Klik tobol Add.

6. Pilihan yang diklik akan berpindah ke kotak dialog Slide in custom show.

7. Setelah selesai mengurutkan klik OK.

8. Klok close untuk kembali ke lembar kerja presentasi. Atau klik show untuk

menampilkan pengaturan slide show.

Untuk menampilkan Custom show yang sudah dibuat, pilih Ribbon Slide Show,
pilih Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.

b. Merekam Narasi (Naration)

Sebelum narasi presentasi dibuat, pastikan PC sudah dilengkapi dengan perangkat

Headset. Setelah semua perangkat dilengkapi, anda bisa membuat narasi dengan
langkah sebagai berikut:

1. Pilih Ribbon Slide Show.

2. Pilih group Set Up> Record Naration.

26
3. Lakukan tes pada perangkat headset dengan mengklik tombol Set Microphone
level. lakukan tes suara pada jendela Record Naration dan klik OK untuk mulai
merekam suara.

4. Setelah selesai tekan Esc untuk mengakhiri.

5. Klik Save untuk menyimpan hasil rekaman.

6. Hasil rekaman yang dibuat akan langsung ditampilkan pada slide show.

c. Menyembunyikan Slide

Jika slide tidak digunakan, anda bisa menyembunyikanya dengan memilih

Ribbon Slide Show, kemudian aktifkan slide yang disembunyikan. Pada group Set
Up pilih hide Slide. Dengan begitu, slide yang disembunyikan akan diberi tanda
khusus.

d. Menyimpan CD Presentasi

Untuk menyimpan presentasi pada CD langkahnnya sebagai berikut:

1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik Publish.

2. Pilih Package for CD.

3. Ketikan nama CD pada kotak Name the CD.

4. Klik Add Files untuk memilih nama file presentasi yang akan dikopi ke dalam CD.

27
5. Tentukan direktori dan nama file presentasi yang diinginkan.

6. Klik Add.

7. Tahap selanjutnuya, klik Copy to CD dan lakukan burning file menggunakan

program aplikasi CD Burning, misal Ahead Nero.

e. Mencetak Slide, Note Page dan Handout

Sebagai tahap akhir dalam penyajian presentasi akan dilakukan pencetakan handout.
Cara mencetak Slide/Handout slide/Note page sebagai berikut:

1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik menu Print.

2. Pilih Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut:

 Name: digunakan untuk memilih nama printer.

 Print range: digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.
 Print What: digunakan untukmenentukan bentuk atau layout pencetakan.
Pilih Slide (untuk mencetak slide), pilih Note Pages (untuk mencetak notes),
atau pilih handout (untuk mencetak handout).
 Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handhout.

f. Membuat Presentasi Dalam Bentuk Halaman WEB

Apabila anda menginginkan agar presentasi bisa disajikan secara online dan bisa

dinikmati oleh siapapun di dunia maya, maka anda perlu menyimpan file presentasi
dalam bentuk halaman Web. Untuk lebih jelasnya sebagai berikut:

*Menyimpan file presentasi ke dalam format halaman web:

28
1. Klik Save As> pilih Other Format.

2. Tentukan direktori penyimpanan file pada Save In.

3. Ketikkan nama file pada baguian File Name.

4. Tentukan type format Web Page pada bagian Save as type.

5. Klik Publish.

6. Pilih Complete Presentation.

7. Klik Publish, selesai.

*Menampilkan presentasi dalam web browser.

Langkahnya sebagai berikut:

1. Buka Internet Explorer

2. Klik menu File> Open> Browse.

3. Pilih direktori dan nama file yang akan ditampilkan pada web browser.

4. Klik Open.

5. KlikPresentasi akan ditampilkan pada web browser Internet Explorer.

29