MEMORANDUM

MEM/041/9980-D/XII/2020

TENTANG

PELAKSANAAN CUTI PADA PERIODE ANTISIPASI PENULARAN COVID-19

Menimbang : 1. Cuti tahunan diperlukan karyawan untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani
dan memiliki kehidupan yang seimbang.
2. Pandemi Covid-19 berdampak pada pengetatan dan peningkatan prosedur
kesehatan dalam pelaksanaan perjalanan.
3. Trend penularan Covid-19 belum menunjukkan perbaikan sampai dengan akhir
tahun 2020.
4. Adanya cuti tahunan karyawan yang belum dapat digunakan meskipun telah
diberikan perpanjangan periode masa berlaku sampai dengan 31 Desember 2020.

Mengingat : 1. Surat Keputusan Direksi No. SK/017/KEP/9980-A/VIII/2020 tentang Cuti Tahunan,

Cuti Besar dan Cuti Keadaan Darurat
2. Memorandum No. LUT/080/9980-A/III/2020 tentang Upaya Antisipasi Penularan
Corona Virus Disease-19 di Lingkup AHEMCE Terkait Kekaryawanan
3. Memorandum No. LUT/207/9980-A/VIII/2020 tentang Kebijakan Peningakatan
Kedisiplinan dan Kepatuhan dalam Penerapan Pedoman Pencegahan dan
Pengendalian Covid-19 di Lingkungan AHEMCE
4. Memorandum No. MEM/278/9971/VII/2020 tentang Protokoler Kesehatan Dalam
Pelaksanaan Cuti
5. Memorandum No. MEM/42/9972/XII/2020 tentang Himabuan Peralihan Metode Uji
Rapid Antibodi/Serologi Antisarcov-2 Menjadi Uji Rapid/Swab Antigen

Memutuskan:

Menetapkan : MEMORANDUM TENTANG PELAKSANAAN CUTI PADA PERIODE ANTISIPASI

PENULARAN COVID-19

Memorandum ini mengatur implementasi pelaksanaan cuti dengan variasi jenis cuti sebagai berikut:
a. Cuti lapangan
b. Cuti tahunan disertai hak perjalanan (flight fare)
c. Cuti tahunan pribadi (tidak mendapat fasilitas biaya perjalanan)
d. Cuti besar disertai hak perjalanan (flight fare)
e. Cuti besar pribadi (tidak mendapat fasilitas biaya perjalanan)

Adapun ketentuan yang ditetapkan adalah:

1. Periode masa berlaku cuti tahunan (poin b & c)
1.1. Bagi karyawan yang periode cuti tahunannya habis dalam periode antisipasi penularan Covid-19
(1 Maret 2020 sampai dengan 31 Desember 2020) namun belum dapat dilaksanakan sehubungan
kondisi yang belum kondusif, maka atas periode pelaksanaan cuti dan fasilitas biaya perjalanan
bagi yang berhak, diperpanjang sampai dengan 31 Maret 2021.
1.2. Perusahaan menghimbau karyawan untuk menghindari pengambilan cuti pada musim liburan
(peak season).

2. Izin melakukan perjalanan cuti keluar kota dengan jarak >60 km dari area kerja poin a, b,
c, d, e)
2.1. Pada dasarnya Perusahaan menghimbau kepada seluruh karyawan untuk tidak meninggalkan
daerah masing-masing terlebih dahulu dalam rangka antisipasi penanganan Covid-19.
 2.2. Karyawan yang mehendaki melakukan perjalanan keluar daerah, maka kepadanya wajib
mendapatkan izin dengan ketentuan sebagai berikut:
No. Posisi Jenjang Persetujuan
- Division Head
- Branch Operation Head - Director in Charge
2.2.1
- Site Operation Head - Human Capital Director
- Department Head HO & Cabang Site
- Division Head
2.2.2 Diluar posisi yang disebutkan dalam poin 2.2.1 - Director in Charge
- Human Capital Director
Tidak diperkenankan memberikan izin kepada karyawan dalam interval waktu 14 hari secara
berurutan, karena akan berdampak pada produktivitas kerja mengingat adanya protokol
kesehatan Covid-19 yang berlaku.
2.3. Pada saat pengajuan cuti, karyawan wajib menyampaikan surat permohonan dan rencana
perjalanan (itinerary) seperti contoh terlampir.

3. Protokol kesehatan sebelum dan saat kembali melaksanakan perjalanan cuti (poin a, b, c,
d, e)
3.1. Ketentuan sebelum perjalanan
3.1.1. Karyawan wajib mendapat izin sesuai dengan ketentuan di poin 2.
3.1.2. Rencana cuti wajib dilaporkan oleh ADH/HCBP kepada tim EHS (Environment, Health &
Safety) Head Office untuk kemudian dapat diatur alokasi alat rapid/swab antigen.
3.1.3. Karyawan dengan sifat pekerjaan lapangan atau tidak memungkinkan untuk melaksanakan
WFH (Work from Home) pada masa karantina/isolasi mandiri, maka atas rencana cuti
tersebut wajib dikomunikasikan kepada PIC People Development di Head Office guna
persiapan online learning.
3.1.4. Melakukan rapid/swab antigen di instansi yang ditunjuk Perusahaan pada H-1 perjalanan.
3.2. Ketentuan saat kembali ke kota area kerja
3.2.1. Melakukan karantina/isolasi di lokasi transit yang telah ditentukan masing-masing area
selama 1 hari. Untuk area JKT & Head Office lokasi transit ditetapkan di rumah masing-
masing.
3.2.2. Melakukan rapid/swab antigen tes di instansi yang ditunjuk Perusahaan pada H+2
perjalanan.
3.2.3. Kembali bekerja sesuai dengan pengaturan metode kerja yang berlaku.

4. Ketentuan selama pelaksanaan cuti (poin a, b, c, d, e)

Atas kewajiban karyawan, partisipasi atasan serta sanksi pelanggaran kewajiban karyawan diatur
sebagai berikut:
4.1. Kewajiban Karyawan
4.1.1. Mengisi form monitoring/check-in kesehatan setiap hari melalui UT-One.
4.1.2. Berada di rumah dan tidak berpergian kecuali dalam kondisi mendesak.
4.1.3. Melakukan upaya menjaga daya tahan tubuh melalui olahraga di rumah dan konsumsi
suplemen jika diperlukan.
4.1.4. Menghindari aktivitas berkerumun baik dengan kerabat ataupun bukan.
4.1.5. Tidak melakukan kunjungan orang sakit atau melayat orang meninggal.
4.1.6. Tidak melakukan kunjungan ke instalasi kesehatan jika tidak diperlukan.
4.1.7. Apabila terpaksa harus berpergian keluar rumah maka pastikan pelaksanaan hal-hal
berikut:
4.1.7.1. Menggunakan masker dengan tepat.
4.1.7.2. Rutin mencuci tangan dengan sabun atau menggunakan sanitizer pasca
menyentuh objek umum (seperti gagang pintu, uang, barang belanja, dst).
 4.1.7.3. Menghindari kerumuman dan menjaga jarak minimum 1 meter dengan orang
lain.
4.1.7.4. Menggunakan alat makan pribadi apabila terpaksa harus makan diluar rumah.
4.1.7.5. Segera mandi dan mencuci pakaian yang baru digunakan setelah sampai di
rumah.
4.1.7.6. Membersihkan barang bawaan, seperti handphone, dompet, uang, tas, dst.
4.2. Partisipasi Atasan Langsung
4.2.1. Melakukan random call pada karyawan cuti untuk memastikan kondisi kesehatan karyawan
dan mengingatkan pelaksanaan protokoler kesehatan antisipasi Covid-19.
4.2.2. Melakukan monitoring lokasi karyawan untuk memastikan karyawan meminimalisir akses
ke fasilitas umum atau ruang publik, seperti tempat wisata, perjalanan ke luar kota, dst.
Atasan dapat menggunakan berbagai metode, seperti membagikan live location melalui
WhatsApp, mengaktifkan location sharing pada Google Maps, membagikan lokasi pada
aplikasi FieldSense, dan metode lainnya yang dinilai paling efektif dan efisien.
4.3. Sanksi atas Pelanggaran
Bagi karyawan yang terbukti tidak mematuhi protokoler kesehatan antisipasi Covid-19, baik yang
tertuang dalam memorandum ini maupun surat keputusan, memorandum, standard operating
procedure (SOP) dan instruksi kerja (IK) terkait, maka:
4.3.1. Dikenakan sanksi yang mengacu pada Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
4.3.2. Apabila karyawan tertular Covid-19 dan diketahui serta terkonfirmasi bahwa proses
penularan merupakan dampak dari kelalaian pribadi dalam implementasi regulasi yang
berlaku, maka atas biaya pengobatan yang timbul akan menjadi beban pribadi.

5. Ketentuan selama karantina/isolasi mandiri (poin a, b, c, d, e)

5.1. Karyawan tidak diperkenankan berpergian selama masa ini.
5.2. Karyawan wajib menerapkan protokol kesehatan yang ketat serta menghindari kontak erat dengan
orang lain.
5.3. Karyawan diminta untuk tetap bekerja dengan menerapkan metode WFH. Bagi karyawan yang
karena sifat pekerjaannya tidak memungkinkan untuk bekerja, maka diarahkan untuk
melaksanakan online development.
5.4. Pada lokasi karantina yang disediakan oleh perusahaan (mess atau tempat tinggal sementara yang
disediakan khusus untuk karantina), maka Perusahaan menyediakan makan pagi, siang dan
malam bagi karyawan selama masa karantina.
5.5. Bagi karyawan yang berlokasi di site, maka selama masa karantina tidak memotong roster kerja.

6. Ketentuan pembebanan biaya

Beban biaya
Komponen Cuti Disertai Hak Perjalanan Cuti Pribadi
(a, b, d) (c, e)
Perusahaan, masing-masing cost
Pengeluaran selama karantina Biaya pribadi
center
Perusahaan, masing-masing cost
Biaya rapid/swab antigen Biaya pribadi
center
Biaya tes tambahan yang
dipersyaratkan jasa Perusahaan, masing-masing cost
Biaya pribadi
transportasi (pesawat, kapal, center
travel) atau customer
Biaya tes tambahan diluar
yang dipersyaratkan oleh
Perusahaan dan jasa Biaya pribadi Biaya pribadi
transportasi (e.g. pemerintah
daerah)
Memorandum ini berlaku sejak 16 Desember 2020 sampai dengan 31 Maret 2021. Apabila ternyata di
kemudian hari terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam memorandum ini, maka akan diadakan
pembetulan sebagaimana mestinya. Dengan berlakunya memorandum ini, maka atas memorandum
berikut:
- Keseluruhan memorandum No. MEM/265/9971/VI/2020 tentang Implementasi Biaya dan
Penyesuaian Masa Berlaku Cuti pada Masa pandemi Covid-19 dinyatakan tidak berlaku.
- Memorandum No. LUT/207/9980-A/VIII/2020 tentang Kebijakan Peningkatan Kedisiplinan dan
Kepatuhan Dalam Penerapan Pedoman Pencegahan dan Pengendalian Covid-19 di Lingkungan
AHEMCE poin 6 digantikan dengan poin 3.2 dan 4.2 dalam memorandum ini.

Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 16 Desember 2020

PT UNITED TRACTORS, TBK

EDHIE SARWONO
DIREKTUR