BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan menghasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibanding rumah sakit
lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf yang
mempunyai kompetensi mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas pengukuran dan
perbaikan sebagai dukungan yang penting.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang
didukung dengan teknologi informasi mulai dari perencanaan, pengumpulan, pelaporan,
validasi, analisis, publikasi, penyimpanan, penggandaan, pemusnahan dan kerahasiaan
data untuk internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit. Publikasi data harus
memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Data
yang dimaksud meliputi: Data kinerja rumah sakit; Data indikator mutu unit, Data mutu
prioritas rumah sakit; Data pelaporan insiden keselamatan pasien; Data hasil monitoring
kinerja staf dan Data hasil pengukuran budaya keselamatan. Rumah sakit seharusnya
mempunyai sistem manajemen data secara elektronik sehingga memudahkan dalam
mengelola data tersebut.
2. Tujuan
2.1 Tujuan Umum
Sebagai standar untuk mengukur kinerja program dan hasil dari tujuan umum ini,
muncul tujuan program yang lebih baik.
2.2 Tujuan Khusus
1.2.1 Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu
1.2.2 Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk
membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan
informasi Rumah Sakit.
1.2.3 Melindungi kepentingan informasi Rumah Sakit, mendisain dan mengontrol
standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan
manajemen data, peralatan dan prosedur.
1.2.4 Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif
untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 1

 BAB II
DEFINISI DAN RUANG LINGKUP

1. Definisi
1.1 Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih
memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar,
suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa
kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun
suatu konsep.
1.2 Input Data adalah semua data dan perintah yang dimasukan ke proses pengolahan
data.
1.3 Processing Data adalah diartikan memasukkan dalam memori komputer untuk
selanjutnya diproses lebih lanjut oleh prosesor. Processing merupakan
konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang
lebih berarti bagi manusia.
1.4 Output data adalah yang telah diproses menjadi bentuk yang dapat digunakan.
artinya komputer memproses data-data yang diinput menjadi sebuah informasi.
1.5 Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun
suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan
untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa
dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi
penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun
pemrosesan yang diberikan interpretasi data.
2. Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup Panduan Manajemen Data adalah sebagai berikut :
2.1 Perencanaan
2.2 Pengumpulan data
2.3 Pelaporan
2.4 Validasi
2.5 Analisis data, indikator dan benchmark
2.6 Publikasi
2.7 Penyimpanan dan penggandaan
2.8 Pemusnahan
2.9 Kerahasiaan

PANDUAN MANAJEMEN DATA 2

 BAB III
KEBIJAKAN

1. Kebijakan Umum:
Rumah sakit memiliki regulasi dan pengolahan data dengan demikian data dapat digunakan
dengan maksimal untuk meningkatkan kinerja dan mutu Rumah Sakit. Rumah Sakit
menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung sistem manajemen data
pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.

2. Kebijakan Khusus:
2.1. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program Peningkatan Mutu
dan Keselamatan Pasien yang terintegrasi meliputi data kinerja rumah sakit, indikator
mutu, indikator prioritas rumah sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan, data
hasil monitoring kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien;
2.2. Integrasi seluruh data yang meliputi perencanaan, pengumpulan, pelaporan, analisis,
validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem
manajemen data;
2.3. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem komputerisasi olah data
sederhana yaitu antara lain dan tidak terbatas pada program Microsoft Excel dan
SISMADAK
2.4. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet melalui website
Rumah Sakit Mandaya.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 3

 BAB IV
TATA LAKSANA

1. Perencanaan Data
Besama dengan disusunnya kegiatan, sasaran mutu, program atau proyek baru,
penyelenggara dan penanggungjawab proyek merencanakan pengukuran-pengukuran.
Berdasar pengukuran disusun data, karakteristik data, penanggungjawab, sumber, aliran,
disain kertas kerja dan periodesitas data. Dengan demikian data dapat dikumpulkan sejak
dini demi kelengkapan dan akurasi data.

2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul data. Data dimasukkan
ke dalam kertas kerja atau template data yang disediakan. Pengumpulan data harus disiplin
mengikuti periode pengumpulan. Sumber data yang benar menentukan validitas data.
Dalam penggunaan komputer, template data disediakan dalam komputer baik secara
mandiri maupun sentral. Adalah baik pengumpulan data dilengkapi dengan pembubuhan
nama atau initial pengumpul data. Pengumpulan dapat dilakukan secara harian; mingguan,
bulanan, tahunan atau sewaktu-waktu. Serta pemindahan data dari kertas kerja dilakukan
notasi pemindahan data dengan demikian tidak terjadi pengulangan pengisian data.

3. Pelaporan Data
Pelaporan data dilakukan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Pelaporan dilakukan sesuai
dengan jenjang dan alur pelaporan. Data yang dilaporkan harus sudah mendapatkan
persetujuan dari penanggungjawab data. Kepala unit atau departemen wajib mengetahui
setiap data yang dilaporkan sebagai bagian dari pertanggungjawaban.
Pelaporan data sasaran mutu dilakukan setiap tanggal 10 (sepuluh) tiap bulannya. Masing-
masing penanggungjawab sasaran mutu unit akan melaporkan pencapaian sasaran mutu
unit pada file sharing mutu di unitnya masing-masing. Tim mutu dan risiko akan mengecek
dan menganalisa pencapaian sasaran mutu masing-masing unit setelah mengubahnya
dalam format pdf. Pelaporan insiden dilaporkan sesuai dengan grading pada setiap insiden.
Insiden direkapitulasi menghasilkan laporan insiden bulanan Rumah Sakit.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 4

 4. Validasi Data
Validasi diartikan sebagai suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap
bahan, prosedur, proses, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan
salam produksi dalam pengawasan akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan.
4.1. Tujuan validasi data adalah:
4.1.1 Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
4.1.2 Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
4.1.3 Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul data atau
tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).
4.2. Validasi data dilakukan ketika :
4.2.1. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses
atau hasil klinis yang penting.
4.2.2 Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator : Cara pengumpulan data
diubah, Perubahan pengumpulan data dari manual ke elektronik, PIC (Person
In Charge)/Pengumpulan data diganti.
4.2.3 Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa
kertas maupun elektronik
4.2.4 Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui web site rumah sakit atau
media lain
4.2.5 Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya
4.2.6 Subjek pengumpulan data diubah, perubahan protokol riset, penerapan
pedoman praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru
pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
4.3 Prosedur validasi data :
4.3.1 Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
4.3.2 Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain. Sampel
100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya
sangat kecil jumlanya. Untuk pengambilan sample bisa menggunakan rumus
Gay dan Dehl, rumus solvi, atau menggunakan table krejcie. Perhitungan

PANDUAN MANAJEMEN DATA 5

 sederhana dapat dilakukan dengan besar minimal 10% dari populasi dengan
jumlah minimal 50 sampel.
4.3.3 Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
4.3.4 Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi adalah 95%.
4.3.5 Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan
alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan
koreksi.
4.4 Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.

5 Analisis Data
Analisis data merupakan proses membandingkan dengan suatu standar atau pembandingan
dengan data kronologis. Analisis juga dilakukan dengan menghubungkannya dengan data
lain yang mendukung pelaksanaan. Mengaitkan dengan faktor kontribusi dan catatan
pelaksanaan akan memperkaya analisis data.
Analisis merupakan proses mengubah data menjadi informasi dengan demikian analisis
data sangat penting melihat waktu, ruang lingkup, konteks pengkajian, faktor inklusi dan
eksklusi.
5.3 Data yang dianalisis yaitu:
5.3.1 Data Indikator Prioritas
5.3.1.1 Indikator 10 Area Klinis
5.3.1.2 Indikator 9 Area Manajemen
5.3.1.3 Indikator International Library
5.3.1.4 Indikator 6 Sasaran Keselamatan Pasien
5.3.1.5 Indikator Unit Kerja
5.3.2 Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
5.3.3 Data Surveilance PPI
5.3.4 Insiden Keselamatan Pasien : Sentinel, KTD, KNC
5.3.5 Data dari PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
5.4 Analisa data melalui grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan
apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat menggunakan
alat statistik:
5.4.1 Run Chart

PANDUAN MANAJEMEN DATA 6

 5.4.2 Bar Chart
5.4.3 Histogram
5.4.4 Pie Chart
5.5 Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit
melalui empat cara yaitu:
5.5.1 Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau dari
tahun ke tahun berikutnya.
5.5.2 Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base referensi
5.5.3 Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional,
atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau
peraturan.
5.5.4 Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek
yang lebih baik atau paling baik.
5.5.5 Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya
perbaikan.
Dalam menganalisis data, analisis dilengkapi dengan standar capaian dari luar
(benchmark). Data berasal dari rumah sakit sejenis, grup, data regional atau data rumah
sakit terbaik. Benchmarking adalah suatu proses yang biasa digunakan dalam manajemen
atau umumnya manajemen strategis, dimana suatu unit/bagian/organisasi mengukur dan
membandingkan kinerjanya terhadap aktivitas atau kegiatan serupa unit/bagian/organisasi
lain yang sejenis baik secara internal maupun eksternal.

6 Publikasi Data
Publikasi data merupakan suatu proses membuat dan menglola data hasil evaluasi dan
diperuntukkan ke publik atau umum. Publikasi data dengan penerbitan laporan melalui
media publikasi secara internal ataupun eksternal Rumah Sakit dilakukan setelah
mendapatkan persetujuan Direktur Rumah Sakit.
Publikasi dapat berupa pemaparan dalam majalah Rumah sakit, majalah dinding, leaflet
dan mengirimkan data kepada rumah sakit dengan atau tanpa permintaan. Publikasi data
disajikan melalui tabel, grafik, ilustrasi atau naratif disesuaikan dengan kebutuhan dan
sasaran publikasi data. Sesuai dengan peraturan, data yang dipublikasi wajib melewati uji
validitas.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 7

 7 Penyimpanan dan Penggandaan
Data merupakan bahan penting dalam peningkatan mutu dan penelitian. Beberapa
penelitian tidak dapat dijalankan karena tidak memiliki data retrospektif.
Penyimpanan data sangat diperlukan karena:
7.1 Kelengkapan data penelitian/kinerja
7.2 Kemudahan me-recall data
7.3 Penapisan dan seleksi data
Penyimpanan data dapat dilakukan dalam penyimpana fisik dalam bentuk kertas kerja.
Penyimpanan juga dapat dilakukan dengan cara digital. Penyimpanan digital lebih bebas
dalam kapasitas dan lokasi penyimpanan dibanding penyimpanan kertas kerja.
Penyimpanan yang sistematis dan pemberian kode atau identitas dokumen membuat
penyimpanan menjadi sistematis dan menghindari redundan data. Penyimpanan data digital
dalam keping digital sangat dianjurkan untuk mengurangi kepadatan data. Penyimpanan
terpusat perlu dipertimbangkan demi kemudahan akses dan penggunaan bersama,
Kompresi data patut dipikirkan sebagai cara penyimpanan data inaktif. Keamanan data
perlu dipertimbangkan baik dari pencurian serangan virus, kerusakan perangkat lunak dan
keras maupun akses. Penggandaan merupakan masalah lain dari penyimpanan data.
Penyimpanan data digital cenderung dilakukan penggandaan berulang-ulang baik data
numerik, maupun gambar.

8 Pemusnahan Data
Redundan data, penggandaan (copy) data merupakan salah satu masalah pengelolaan data.
Pemusnahan data, pengurangan dan peng-inaktifan data perlu diatur. Hal ini dibutuhkan
untuk data-data singkat atau draft. Pemusnahan dapat didahulukan dengan meng-inaktifkan
data. Pengelompokan data harian, bulanan dan tahunan mempermudah pemusnahan data.
Konfirmasi kepada pemilik dan pengguna data dapat dilakukan sebelum pemusnahan
dilakukan.

9 Kerahasiaan Data
Data merupakan bahan bakar. Kerahasiaan data sangat penting diatur di Rumah Sakit.
Kerahasiaan dapat diatur melalui dan tidak terbatas pada:
9.1 Pengaturan akses
9.2 Ijin membaca, mengedit dan ijin menggandakan
10 Ijin men-download dan Ijin men-sharing data

PANDUAN MANAJEMEN DATA 8

 Pengelompokan data berdasarkan pengelompokan tertentu membantu pengaturan hak
akses staf di Rumah Sakit. Pengelompokan disusun menjadi:
1. Data internal dan eksternal
2. Data publik dan data terbatas
3. Data medis dan umum
4. Data referensi dan data operasional
5. Data keuangan dan non-keuangan
Berdasarkan pengelompokan tersebut diatur hak akses terbatas.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 9

 BAB V
DOKUMENTASI DAN FORMULIR

Kontrol dokumen dan Formulir perlu disusun di Rumah Sakit. Dokumen diatur sedemikian
rupa agar dokumen digunakan dengan tepat. Dokumen “OBSOLETE” sangat mungkin
digunakan walau dokumen baru telah tersedia. Biasanya disebabkan karena dokumen lama
masih tersedia di unit-unit. Hal yang sama terjadi pada formulir. Kontrol dokumen akan
membantu Rumah Sakit untuk mendistribusikan dan menarik dokumen atau formulir yang
sudah “OBSOLETE”.
Pengelompokan dokumen di Rumah Sakit terdiri dari :
1. Keputusan
2. Kebijakan
3. Pedoman atau Panduan
4. Standar Prosedur Operasional
5. Program
6. Formulir
7. Kertas Kerja dan Lembar Check List

Semua dokumen legal dan official harus diberikan kode penomoran dokumen baik dokumen
medis maupun non medis. Penomoran dilakukan oleh Tim Mutu dan Risiko Rumah Sakit
Mandaya Karawang. Pemberian nomor Surat Keputusan dilakukan oleh Sekretaris Direktur.
Pada keadaan dan kebutuhan tertentu penggandaan dokuman dapat/diijinkan dilakukan. Untuk
membedakan dan mengontrol penggandaan dokumen, Salinan dokumen dibubuhi dengan
“CONTROLLED COPY” di setiap lembar pada sisi kakan atas dokumen. Pada dokumen
obsolete dilakukan penarikan dan dibubuhi dengan stempel “OBSOLETE” di setiap lembar
pada sisi kanan atas.

PANDUAN MANAJEMEN DATA 10

 Lampiran : Inventaris

Komputer
No Lokasi Jumlah Keterangan
1 Ruang Mutu dan Risiko 2 Dedicated
2 Ruang PPI 1 Dedicated
3 Ruang SKP 1 Digunakan bersama
4 Ruang Medis 1
5 Unit Pelayanan 15 Digunakan Bersama Link SKP, Sarmut, PPI
6 Non Medis/Back Office 6 Digunakan Bersama Link SKP, Sarmut, PPI
Total 26

PANDUAN MANAJEMEN DATA 11