PANDUAN

SISTEM MANAJEMEN DATA

KOMITE PMKP RUMAH SAKIT UMUM BUNDA

KOTA GORONTALO
TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan hidayahNya,
sehingga penyusunan Panduan Manajemen Data Terintegrasi Rumah Sakit Umum Bunda dapat
diselesaikan dengan baik.
Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan mengahasilkan
akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik kemampuan rumah sakit
bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang terkumpul dibandingkan dengan rumah sakit
lain. Panduan Manajemen Data Terintegrasi Rumah Sakit Umum Bunda ini disusun dalam rangka
memberikan acuan bagi rumah sakit untuk dapat meningkatkan mutu terhadap pemberi pelayanan
kepada pasien di Rumah Sakit Umum Bunda Dengan tersusunnya Panduan Manajemen Data
Terintegrasi Rumah Sakit Umum Bunda ini, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang telah memberikan kontribusi dalam penyusunan panduan ini.
Kami sadari pedoman ini belum sempurna, oleh karenanya masukan dan saran perbaikan
sangat kami harapkan guna penyempurnaannya. Semoga AllahSWT memberikan rahmat dan
hidayahNya kepada kita semua.
 BAB I
PENDAHULUAN
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti
dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan cara
yang berarti dan berguna. Data merupakan fakta atau gambaran mentah (businessfacts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan
melalui serangkaian prosedur.
Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program PMKP untuk medukung
asuhan pasien dan menjamin rumah sakit lebih baik. Keamanan dan kerahasiaan data serta
informasi data harus dijaga kerahasiannya. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Rumah sakit
harus mempunyai:
1. System manajemen data yang meliputi pengumpulan data, pelaporan, analisa, feedback dan
publikasi data.
2. Menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan rumah sakit lain, atau menggunakan
database eksternal.
3. Menjamin keamanan dan kerahasiaan data dalam berkontribusi dengan data base eksternal.
A. Manajemen data meliputi;
1. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk
diproses dalam suatu system ekonomi.
2. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input
3. Mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagimanusia. Output merupakan distribusi informasi yang
sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
B. Sistem InformasiManajemen data:
1. Sistem Informasi Manajemen Menurut George M.Scott yang diterjemahkan oleh Budiman
(2001:100), Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional. Terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

3
 Sifat Sistem Informasi Manajemen data dapat digaris bawahi sebagai berikut:
a. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Menyeluruh
b. Sistem Informasi Manajemen (SIM )Adalah Terkoordinasi
c. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem Informasi
d. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara Rasional
e. Sistem Informasi Manajemen(SIM) Mentransformasikan Data kedalam Informasi dengan
berbagai Cara
f. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan Produktivitas
g. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan GayaManajer
h. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria Mutu yang Telah Ditetapkan
2. Sistem InformasiManajemenMenurut Raymond Colemanyangditerjemahkan oleh
Moekijat(1991:40): Sistem Informasi Manajemen yang efektif adalah jika system tersebut dapat
memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis,
dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.

4
 BAB II
RUANGLINGKUP
A. Proses Sistem Informasi Manajemen Data
 Perencanaan
 Pengendalian
 Pengambilan Keputusan
B. Sumber Daya Sistem Informasi Manajemen
 Komponen perangkat keras (hardware) berada pada pondasi dan menyediakan infrastruktur
untuk mendukung SIM.
 Komponen perangkat lunak(software) merupakan suatu komponen untuk Mempercepat proses
penyampaian.
 Dipuncak piramida terdapat SDM (brainware), merupakan hal paling akhir disiapkan tetapi
merupakan hal yang paling penting, karena jika SDM tidak siap,maka sebuah SIM tidak akan
dapat berjalan.
C. Fungsi Sistem Informasi Manajemen Data
1) Mempermudah dalam perencanaan, pembagian tugas, dan pengawasan.
2) Pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien karena data yang ditampilkan lebih akurat dan cepat
3) Produktifitas meningkat
4) Menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan
5) Kualitas SDM meningkat, karena pekerjaan utama dengan dibantu oleh system sehingga SDM
akan berpikir lebih kreatif kearah positif.
D. Sistem Manajemen Data
1) Rumah sakit mempunyai system manajemen data yang didukung dengan teknologi
informasi,mulai dari pengumpulan,pelaporan,analisis,validasi, serta publikasi data internal
rumah sakit dan eksternal RS publikasi data tetap Harus memperhatikan kerahasiaan pasien
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2) Data yang dimaksud meliputi data dari indikator mutu unit dan indikator mutu prioritas rumah
sakit
3) Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien
4) Data hasil monitoring kinerja stafklinis

5
5) Data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien
6) Integrasi seluruh data diatas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja meliputi:
a) Pengumpulan data indikator
b) Pelaporan
c) Analisisdata indikator
d) Validasi
e) Publikasi

6
 BAB III
TATA LAKSANA
A. Pengumpulan Data Indikator
Pengumpulan data indicator dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul data ke dalam sensus harian
atau menginput nya ke dalam sistem IT
1. Pelaporan
a. Lakukan survei harian indicator mutu disemua unit kerja.
b. Pastikan jumlah sampel sesuai teknik yang telah ditentukan dan diverifikasi.
c. Input data indikator mutu sesuai dengan waktu yang ditentukan pada sistem elektronik
PMKP(modul PMKP yang dilengkapi dengan analisis, evaluasi,dan grafik) oleh petugas yang
ditunjuk.
d. Bandingkan data secara internal,dengan rumah sakit lain, dengan standar keilmuan,dan dengan
praktik yang baik bila ada.
e. Analisis dan evaluasi data pada unit kerja masing-masing.
f. Laporkan hasil analisis dan evaluasi data unit kerja ke Tim PMKP 2 hari setelah pengumpulan
data selama 15 hari sampel.
g. Analisis dan evaluasi ulang data harian yang didapat dari unit kerja oleh tim PMKP.
h. Sampaikan hasil analisis dan evaluasi kepada Direktur.
i. Buat rekomendasi dan tindak lanjut (PDSA) laporan yang telah didiskusikan dengan unit kerja,
Direktur dan pemilik setiap 3 bulan.
j. Sampaikan hasil analisis, evaluasi, dan rencana tindak lanjut oleh Direktur ke pemilik dan unit
kerja untuk feedback.
k. Sampaikan data indicator mutu yang dipilih kemasyarakat melalui papan pengumuman dan
website rumah sakit.
2. Validasi Data
Tujuan validasi data adalah:
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
d. Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul data atau tidak
terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua)
3. Validasi data dilakukan ketika:
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk membantu rumah
sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator:
  Cara pengumpulan data diubah
 Proses pengambilan data
 PIC (Person In Charge)/ Pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah,seperti kalau sebagian dari rekammedis pasien digantikan dengan
format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator,denumerator,definisi operasional dimodifikasi
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien, komorbiditas,
perubahan protokol riset, penerpan pedoman praktek yang baru,atau teknologi baru dan
metodologi baru pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
4. Prosedur validasi data
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam pengumpulan data
sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistic sahih dari catatan, kasus dan data lain.
c. Sampel100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data lainnya sangat kecil
jumlanya.
d. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
e. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah
data elemen dikalikan 100.Tingkat akurasi 90% adalah patokan yang baik.
f. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan alasannya (misalnya data
tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan koreksi
 g. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk memastikan tindakan
menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
4. Analisis Data IndikatorData yang dianalisis yaitu:
a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
 Indikator area klinis
 Indikator area manajemen
 Indikator sasaran keselamatan
 Indikator unit kerja
b. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
c. Data Surveilance PPI
d. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
e. Data dari bab PKPO (KNC,KTD dan sentinel)
Analisa data melalui grafik sangat membantu dalam memperlihatkan perubahan apakah menuju
perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data dapat menggunakan alat statistik:
 Run Chart
 BarChart
 Control Chart
 Histogram
 Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah sakit melalui empat
cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan kebulan atau dari tahun ke tahun
berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data basereferensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan profesional, atau menggunakan
ketentuan yang ditetapkan dalam undang- undang atau peraturan.
d. Dengan praktek-praktek yang diakui dikepustakaan sebagai pedoman praktek yang lebih baik
atau paling baik.
 e. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat perubahan yang tidak
dikehendaki serta membantu focus pada upaya perbaikan.
5. Publikasi Data
Agar diketahui publik,maka data dimuat di website rumah sakit atau dengan cara lain.
 BAB IV
DOKUMENTASI
Dokumentasi dalam pelaksanaan manajemen data unit adalah sebagai bukti adanya pelaksanaan
dan tindak lanjut sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan pada setiap unit RS.
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) manajemen data terintegrasi
2. Kebijakan Direktur tentang system manajemen data rumah sakit
3. Rumah sakit mempunyai regulasi system manajemen data program PMKP yang terintegrasi meliputi
data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit,data dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil
monitoring kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien;
4. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi tidak terlepas dari
fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen data;
5. Untuk pengolahan data indicator mutu menggunakan system olah data sederhana yaitu dengan
program Microsoft Excel dan atau program SPSS;
6. Publikasi informasi indicator mutu menggunakan teknologi internet melalui Website rumah sakit.