PROGRAM KERJA SIM RS

I. PENDAHULUAN

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi

yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan
kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi
untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Sistem Informasi
Manajemen (SIM) berbasis computer merupakan sarana pendukung yang sangat
penting- bahkan bisa dikatakan mutlak- untuk operasional rumah sakit.
Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan
telah memiliki otonomi, sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan
pelayanan yang sebaik-baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Hal
ini disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak tepat akan berakibat
pada inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit.
Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak
mampu memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhnya
informasi, melainkan sistem yang terstruktur, handal dan mampu mengakomodasi
seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab tantangan yang
dihadapi.
Salah satu tantangan besar dalam bidang teknologi informasi kesehatan
adalah disepakatinya standar klasifikasi dan terminology yang mencakup berbagai
konsep (kedokteran, keperawatan, laboratorium, obat, patient safety, images,
pertukaran data, demografis). Ini menguntungkan bagi sistem karena secara
keseluruhan akan terdokumentasi dengan software yang kompleks.
Penerapan teknologi informasi di bidang kesehatan merupakan suatu hal
yang diperlukan saat ini. Penerapan teknologi informasi menjadi sebuah harapan
bagi petugas administrasi kesehatan untuk memberikan kontribusi efektif dan
efisien dalam pencatatan dan pelaporan seluruh aktivitas pelayanan kesehatan di
rumah sakit.

1
II. LATAR BELAKANG

Pertumbuhan teknologi komunikasi dan informasi telah menyentuh banyak

lapisan kehidupan, termasuk dalam bidang kesehatan. Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan salah satu bagian penting dalam
penyelenggaraan rumah sakit terutama kaitannya dalam melakukan pencatatan
dan pelaporan. Bahkan kewajiban dalam menyelenggarakan SIMRS ini telah
tercantum dalam UU Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan
bahwa “ Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan social ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya”. Begitupun Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 82 tahun 2013
tentang SIMRS. Setiap rumah sakit harus melaksanakan pengelolaan dan
pengembangan SIMRS. Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS
harus mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di
rumah sakit yang meliputi : a) kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan
pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan
operasional; b) kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan
identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam
pelaksanaan manajerial; dan c) budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit,
pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan
organisasi. Rumah sakit WAJIB melaksanakan pengelolaan dan pengembangan
SIMRS sesuai dengan kebutuhan masing-masing RS.
Untuk mengatasi hambatan-hambatan dalam pelayanan kesehatan di rumah
sakit, keberadaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit sangat
dibutuhkan, sebagai salah satu langkah strategis dalam meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan dan memenangkan persaingan bisnis.
Berbicara peningkatan mutu di rumah sakit yang berhubungan dengan
Instalasi SIMRS tentu saja terkait dengan sistem, dimana pengelolaan SIMRS
harus memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) pelaksana yang mempunyai

2
keahlian dan kreatifitas, ketelitian, ketertiban dan kedisiplinan, mengutamakan
kualitas pelayanan, kesempurnaan watak (jujur dan penuh tanggungjawab),
efektifitas dan efisiensi serta mampu menjaga dan mempertahankan kondisi
teknis, daya guna dan daya hasil, serta mampu melakukan pengakhiran fungsi
pemeliharaan serta mengambil tindakan antisipatif.
Pembentukan unit SIMRS RSUD dr. SADIKIN telah ditetapkan dalam SK
Kepala Rumah Sakit. Adapun tugas unit SIMRS adalah melaksanakan kegiatan
sistem informasi manajemen pada rumah sakit secara terintegrasi.
Dalam melaksanakan tugasnya, unit SIMRS mempunyai fungsi diantaranya:
1. Penyusunan rencana program kerja unit SIMRS.
2. Pengelolaan administrasi dan ketatausahaan unit SIMRS.
3. Pendataan, pengelolaan, dan analisis data sistem informasi manajemen
pada setiap unit kerja RS.
4. Penyajian informasi sistem informasi manajemen.
5. Pengembangan teknologi penunjang sistem informasi manajemen RS.
6. Pelaksanaan hubungan kerja dengan unit lain di lingkungan kerja RS.
7. Pelaksanaan evaluasi hasil kerja Instalasi SIMRS.
8. Pelaporan kegiatan secara berkala kepada kepala rumah sakit.
9. Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya tersebut, unit SIMRS harus
memiliki sumber daya yang brekualitas, baik di bidang teknis maupun
administrasi , dengan demikian diharapkan pelayanan kesehatan di rumah sakit
dapat terjamin mutu/ kualitasnya.
Untuk menjaga meningkatkan dan meningkatkan mutu tentunya rumah sakit
harus melakukan pengukuran dan mempunyai sustu ukuran dengan
memperhatikan atau memantau dan menilai indikator, kriteria, dan standar yang
diasumsikan relevan dan berlaku sesuai dengan aspek-aspek struktur, proses, dan
outcome dari Instalasi Pemeliharaan SIMRS.
Rangkaian kegiatan upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien di
rumah sakit laksana laksana rantai tindakan yang kompleks dan terintegrasi yang
diawali dari pengalaman masyarakat sebagai pengguna layanan, proses pelayanan

3
klinis dalam tingkatan mikro, konteks organisasi sebagai fasilitator pelayanan
klinis serta lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhinya. Pelaksanaan
fungsi dan kewajiban rumah sakit untuk menyediakan sarana dan prasarana yang
dikelola dengan baik melalui fungsi manajemen tersebut difokuskan pada upaya
peningkatan mutu dan keselamatan pasien.
Peningkatan mutu instalasi SIMRS merupakan bagian dari peningkatan
mutu di RSUD dr. SADIKIN dan merupakan upaya untuk meningkatkan mutu
secara keseluruhan dengan terus menerus mengurangi resiko di rumah sakit.
Berdasarkan hal di atas, agar upaya peningkatan mutu dan keselamatan
pasien rumah sakit dapat terintegrasi dengan baik dan berjalan selaras, maka
dirasa perlu disusun program penigkatan mutu di Instalasi SIM RSUD dr.
SADIKIN, agar terselenggara dan meningkatnya mutu yang terus menerus dan
berkesinambungan sehingga tercipta pelayanan prima yang berorientasi pada
mutu paripurna (Total Quality Management) dan peningkatan mutu berkelanjutan
(Continous Quality Improvement) di RSUD dr. SADIKIN.

III. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan kinerja unit SIMRS di RSUD dr. SADIKIN
2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan unit SIMRS
b. Meningkatkan mutu manajemen unit SIMRS
c. Meningkatkan kinerja staf unit SIMRS

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Penyusunan indikator mutu unit kerja
a. Pemilihan indikator mutu unit.
b. Pembuatan profil/ kamus indikator.
c. Menunjuk petugas di unit sebagai coordinator pelaksanaan,
pengawasan/ monitoring, pencatatan, dan pelaporan.
d. Penetapan indikator dan sasaran mutu unit.
2. Sosialisasi profil/ kamus indikator

4
 a. Rapat rutin
b. Rapat koordinasi
3. Pengumpulan data
a. Pengumpulan data indikator mutu
b. Perifikasi data
c. Analisis data
d. Tindak lanjut (penyebarluasan informasi kebijakan dan perbaikan)
4. Pencatatan dan pelaporan
Melakukan pencatatan dan pelaporan dari indikator yang telah
ditetapkan diantaranya :
a. Indikator mutu unit kerja
b. Indikator Area Manajemen (IAM)
c. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
d. K3 RS
e. Insiden kecelakan kerja
5. Penilaian kinerja staf
a. Penyusunan panduan penilaian kinerja
b. Program penilaian kinerja
c. Monitoring program penilaian kinerja

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Peningkatan mutu pelayanan pada dasarnya adalah peningkatan kualitas
kerja dan proses kegiatan untuk menciptakan kepuasan pelanggan yang
dilakukan oleh setiap orang dari setiap bagian di rumah sakit. Cara
melaksanakan kegiatan dalam upaya peningkatan mutu di RSUD dr.
SADIKIN dengan menggunakan metode siklus “ Plan-Do-Check-Action”
(P-D-C-A) = relaksasi, yaitu rencanakan – laksanakan – periksa – aksi.
Adapun cara melaksanakan kegiatannya adalah sebagai berikut :
1. Pembentukan Tim Manajemen Data SIMRS
2. Mengadakan rapat rutin/ rapat koordinasi tiap 3 bulan
3. Melakukan koordinasi dengan unit lain
4. Melaksanakan kegiatan pengukuran indikator mutu

5
 5. Mengevaluasi hasil kegiatan manajemen data
6. Melaksanakan Analisa dan Evaluasi program yang telah ditetapkan
7. Manajemen resiko unit kerja
8. Melakukan kolaborasi data dengan komite PMKP RSUD dr. SADIKIN

VI. SASARAN
1. Standar Pelayanan Minimal (SPM)
2. Indikator lainnya
1) Respon time terhadap penerimaan permintaan perbaikan fasilitas
SIMRS maksimal 15 menit 80%.
2) Lama waktu terganggunya proses kerja karyawan yang
disebabkan kerusakan unit PC maksimal 3 jam untuk kategori
kerusakan K2 (kategori sedang) 3 jam.
3. Indikator Area Manajemen (IAM)
1) Tingkat kepuasan karyawan 95%
4. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)
1) Ketaatan penggunaan Alat Pelindung Diri (APD) 100%
2) Angka kepatuhan cuci tangan bagi karyawan 70%
5. Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3RS)
a. Pengelolaan Bahan Berbahaya dan Beracun (B3)
1) Penanganan tumpahan B3 (spill kit)
2) Pencatatan, pelaporan dan investigasi dari tumpahan, paparan
dan insiden lainnya
b. Keselamatan dan keamanan
1) Identifikasi semua area yang beresiko keamanannya
2) Membuat perencanaan mengurangi resiko
c. Pengamanan kebakaran
1) Cara menggunakan APAR
2) Pemeliharaan APAR
3) Pengajuan pengadaan dan pengisian ulang APAR
4) Pengajuan file Alarm, Smoke Detector, Hydran, dan APAR
5) Teknik evakuasi dan jalur evakuasi

6
 d. Sistem Utilitas
1) Pemeliharaan jaringan listrik (kabel-kabel, stop kontak, saklar,
lampu)
2) Pengajuan instalasi listrik
3) Pengajuan instalasi air bersih bila ada kebocoran
6. Penanggulangan bencana
a. Pembentukan Tim Penanggulangan Bencana Unit/ Instalasi
1) Koordinator penyelamatan dokumen
2) Koordinator penyelamatan staf
b. Teknik evakuasi dan jalur evakuasi
c. Pencatatan, pelaporan, dan investigasi penanggulangan bencana

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Tahun 2019
No Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11
12
Penyusunan indikator
1.
mutu unit kerja :
a. Pemilihan indikator
mutu unit
b. Pembuatan profil/
kamus indikator
c. Teknis pencatatan
dan pelaporan
d. Penetapan indikator
dan sasaran mutu
unit
1) Indikator mutu
unit
Sosialisasi profil/
2.
kamus indikator

7
3. Pengumpulan data
a. Indikator mutu unit
kerja
 Respon time
terhadap
penerimaan
permintaan
perbaikan alat
SIMRS
 Lama waktu
terganggunya
proses kerja
karyawan yang
disebabkan
kerusakan unit PC
maksimal 3 jam
untuk kategori
kerusakan K2
b. Indikator area
manajemen
 Tingkat
kepuasan
karyawan
c. Pencegahan dan
Pengendalian
Infeksi (PPI)
 Ketaatan
penggunaan
Alat Pelindung
Diri (APD)
 Angka
kepatuhan cuci

8
 tangan bagi
karyawan
d. Kesehatan dan
Keselamatan Kerja
Rumah Sakit
(K3RS)
 Pengelolaan
Bahan
Berbahaya dan
Beracun (B3)
 Keselamatan
dan keamanan
 Pengamanan
kebakaran
 Sistem utilitas
e. Penanggulangan
Bencana
4. Verifikasi data
5. Analisis data
6. Pencatatan dan
pelaporan
a. Indikator mutu unit
kerja
b. Indikator area
manajemen
c. Pencegahan dan
Pengendalian
Infeksi (PPI)
d. Kesehatan dan
Keselamatan Kerja
Rumah Sakit

9
 (K3RS)
e. Bencana
7. Penilaian kinerja staf
a. Penyusunan
panduan penilaian
kerja
b. Program penilaian
kerja
c. Monitoring
program penilaian
kerja

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

A. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan

Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan dilakukan tiap tiga bulan,
yaitu bulan Januari, April, Juli, dan Oktober, dilaksanakan oleh Kepala
Instansi
B. Pelaporan
Pelaporan hasil kegiatan merupakan hasil sensus harian dari data
indikator mutu unit, indikator area manajemen, PPI, kecelakaan kerja,
Kejadian Potensial Cedera (KPC), Bencana, yang dilaksanakan tiap
bulan.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Instalasi melakukan pencatatan penilaian indikator mutu yang telah
ditetapkan dan membuat laporan setiap bulan.
2. Pelaporan disampaikan kepada unit mutu.
3. Evaluasi kegiatan dilaksanakan terhadap indikator yang telah ditetapkan
yang terdiri dari indikator mutu, indikator area manajemen, PPI, K3RS,
Bencana, kinerja dan kinerja staf.

10
Demikian kerangka acuan PMKP Instalasi SIMRS RSUD dr. SADIKIN
tahun 2019 disusun agar terselenggara dan meningkatnya mutu rumah sakit
yang akan terus menerus berkesinambungan sehingga tercipta pelayanan
kesehatan prima yang berorientasi pada mutu paripurna (Total Quality
Management) dan peningkatan mutu berkelanjutan (Continous Quality
Improvement) di RSUD dr. SADIKIN.

Ditetapkan di Pariaman
Pada tanggal
Kepala Rumah Sakit

11
 INDIKATOR MUTU SIMRS

1. Respon time terhadap penerimaan permintaan perbaikan alat SIMRS

maksimal 15 menit
1. Nama indikator Respon time terhadap penerimaan permintaan
perbaikan alat SIMRS maksimal 15 menit

2. Program Peningkatan mutu

3. Dimensi Ketetapan waktu
4. Tujuan Tergambarnya mutu pelayanan SIMRS
5. Dasar pemikiran/ Standar akreditasi rumah sakit
literatur
6. Definisi operasional Respon time terhadap penerimaan WO maksimal
30 menit pada jam kerja
7. kriteria Inklusi :
Ekslusi :
8. Tipe indikator Struktur Proses Outcome
Proses dan outcome
9. Jenis indikator Rate Based Persentase Lainnya
10. Numerator Jumlah WO yang direspon < 30 menit
11. Denumerator Jumlah WO yang masuk
12. Cara pengukuran Jumlah penerimaan permintaan perbaikan fasilitas
SIMRS

13. Target pengukuran Min

indikator
14. Sumber data data penerimaan permintaan perbaikan
15. Target sampel dan
ukuran sampel (n)
16. Tempat pengambilan Instalasi SIMRS di RSUD dr. SADIKIN
data

12
17. Metodologi
Pengumpulan data
18. Pengumpulan data
19. Frekuensi penilaian data
20. Periode waktu pelaporan
21. Rencana analisis
22. Penyebarluasan data
Retrospektif Concurrent
PIC Instalasi SIMRS
Bulanan
Triwulan
 Setelah data dikumpulkan selama satu bulan,
kepala instalasi akan melakukan analisa data
terhadap Respon time terhadap penerimaan
permintaan perbaikan maksimal 15 menit.
Untuk bulan berikutnya analisa akan dilakukan
pula terhadap kecenderungan kenaikan atau
penurunan angka capaian.
 Dalam 3 bulan dilakukan analisa terhadap hasil
kegiatan yang meliputi : kelengkapan,
pengisian, kecenderungan, dan merencanakan
tindak lanjut.
Data berupa grafik, dan rencana tindak lanjut akan
disebarluaskan/ diinformasikan ke seluruh staf oleh
PIC. Hasil kegiatan dilaporkan ke tim mutu dan
keselamatan pasien.

2. Lama waktu terganggunya proses kerja karyawan yang disebabkan

kerusakan unit PC maksimal 3 jam untuk kategori kerusakan K2
1. Nama Lama waktu terganggunya proses kerja karyawan yang
indikator disebabkan kerusakan unit PC maksimal 3 jam untuk
kategori kerusakan K2
2. Program Peningkatan mutu
3. Dimensi Efektifitas, Efisiensi, kesinambungan pelayanan
4. Tujuan Tergambarnya mutu pelayanan SIMRS
5. Dasar Standar akreditasi rumah sakit
pemikiran/
literatur

13
6. Definisi Lama waktu terganggunya proses kerja karyawan yang
operasional disebabkan kerusakan unit PC maksimal 3 jam untuk
kategori kerusakan K2
Adalah jenis kerusakan meliputi Operating System (OS)
atau kerusakan hardware yang mengharuskan melakukan
penginstalan ulang atau penggantian sparepart.
Termasuk K2 adalah :
- OS error - Program error karena virus
- DDR crash - Hard disk bad
- DDR mati - Power supply mati
- Cooling fan mati
- Printer error
- Monitor mati
- LCD rusak
7. kriteria Inklusi : Kerusakan Kategori 2
Ekslusi :
8. Tipe indikator Struktur Proses Outcome
Proses dan outcome
9. Jenis indikator Rate Based Persentase Lainnya
10 Numerator Jumlah terganggunya proses kerja karyawan yang
. disebabkan kerusakan unit PC maksimal 3 jam untuk
kategori K2
11 Denumerator Jumlah perbaikan yang masuk karena kerusakan PC
.
12 Cara
. pengukuran

13 Target Min
. pengukuran
indikator

14
14 Sumber data data penerimaan permintaan perbaikan
.
15 Target sampel
. dan ukuran
sampel (n)
16 Tempat Instalasi SIMRS di RSUD dr. SADIKIN
. pengambilan
data
17 Metodologi Retrospektif Concurrent
. Pengumpulan data
18 Pengumpulan PIC Instalasi SIMRS
. data
19 Frekuensi penilaian data Bulanan
.
20 Periode waktu pelaporan Bulanan Triwulan
. Kuartal Lainnya
21 Rencana  Setelah data dikumpulkan selama satu bulan, kepala
. analisis instalasi akan melakukan analisa data terhadap Lama
waktu terganggunya proses kerja karyawan yang
disebabkan kerusakan unit PC maksimal 3 jam
untuk kategori kerusakan K2. Untuk bulan
berikutnya analisa akan dilakukan pula terhadap
kecenderungan kenaikan atau penurunan angka
capaian.
 Dalam 1 bulan dilakukan analisa terhadap hasil
kegiatan yang meliputi : kelengkapan, pengisian,
kecenderungan, dan merencanakan tindak lanjut.
22 Penyebarluasa Data berupa grafik, dan rencana tindak lanjut akan
. n data disebarluaskan/ diinformasikan ke seluruh staf oleh PIC.
Hasil kegiatan dilaporkan ke tim mutu dan keselamatan
pasien.

15