PROGRAM KERJA

PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

I. PENDAHULUAN
Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah sistem komputerisasi yang
memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan
dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Sistim Informasi Manajemen
(SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting –
bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit
Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan telah
memiliki otonomi, sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan
pelayanan yang sebaik baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Hal ini
disebabkan oleh setiap pengambilan keputusan yang tidak tepat akan berakibat pada
inefisiensi dan penurunan kinerja rumah sakit.
Hal tersebut dapat menjadi kendala jika informasi yang tersedia tidak mampu
memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.
Kecanggihan teknologi bukan merupakan suatu jaminan akan terpenuhinya
informasi, melainkan sistem yang terstruktur, handal dan mampu
mengakodomodasi seluruh informasi yang dibutuhkan yang harus dapat menjawab
tantangan yang dihadapi.
Salah satu tantangan besar dalam bidang teknologi informasi kesehatan adalah
disepakatinya standar klasifikasi dan terminologi yang mencakup berbagai konsep
(kedokteran, keperawatan, laboratorium, obat, patient safety, images, pertukaran
data, demografis). Ini menguntungkan bagi sistem karena secara keseluruhan
akan terdokumentasi dengan software yang kompleks.
Penerapan teknologi informasi di bidang kesehatan merupakan suatu hal
yang diperlukan saat ini. Penerapan teknologi informasi menjadi sebuah harapan
bagi petugas administrasi kesehatan untuk memberikan kontribusi efektif dan
efisien dalam pencatatan dan pelaporan seluruhaktifitas pelayanan
kesehatan di rumah sakit.
II. LATAR BELAKANG
Pertumbuhan teknologi komunikasi dan informasi telah menyentuh banyak
lapisan kehidupan, termasuk dalam bidang kesehatan.Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIMRS) merupakan salah satu bagian penting dalam
penyelenggaraan rumah sakit terutama kaitannya dalam melakukan pencatatan dan
pelaporan. Bahkan kewajiban menyelenggarakan SIMRS ini telah tercantum dalam
UU Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan bahwa “Rumah Sakit
adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karateristik
tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan,
kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap
mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh
masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Begitupun
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 82 tahun 2013 tentang SIMRS. Setiap
Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS.
Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu meningkatkan
dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi: a)
kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi,
kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional; b) kecepatan mengambil
keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam
penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan c) budaya kerja,
transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya
administrasi dalam pelaksanaan organisasi. Rumah sakit WAJIB melaksanakan
pengelolaan dan pengembangan SIMRS sesuai dengan kebutuhan masing-masing
RS
Untuk mengatasi hambatan–hambatan dalam pelayanan kesehatan di Rumah
Sakit, keberadaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit sangat
dibutuhkan, sebagai salah satu langkah strategis dalam meningkatkan mutu
pelayanan kesehatan dan memenangkan persaingan bisnis.
Berbicara peningkatan mutu di rumah sakit yang berhubungan dengan Instalasi
SIMRS tentu saja terkait dengan system, dimana pengelolaan SIMRS harus
memiliki Sumber daya manusia (SDM) pelaksana yang mempunyai keahlian, dan
kreatifitas, ketelitian, ketertiban dan kedisiplinan, mengutamakan kualitas
pelayanan, kesempurnaan watak ( jujur dan penuh tanggungjawab), efektifitas dan
efisisensi serta mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna
dan daya hasil, serta mampu melakukan pengakhiran fungsi pemeliharaan serta
mengambil tindakan antisipatif.
Pembentukan instalasi SIMRS RSUD Kabupaten Sumedang telah ditetapkan
dalam Peraturan Bupati nomor 67 tahun 2014 tentang pembentukan instalasi,
satuan pengawas internal dan komite pada rumah sakit. Adapun tugas instalasi
SIMRS adalah melaksanakan kegiatan sistem informasi manajemen pada rumah
sakit umum.
Dalam melaksanakan tugasnya Instalasi SIMRS mempunyai fungsi
diantaranya:
1. Penyusunan rencana program kerja Instalasi SIMRS.
2. Pengelolaan administrasi dan ketatausahaan Instalasi SIMRS.
3. Pendataan, pengelolaan dan analisis data sistem informasi manajemen
pada RSU Malahayati.
4. Penyajian informasi system informasi manajemen .
5. Pengembangan tekhnologi penunjang sistem informasi manajemen RSU
Malahayati.
6. Pelaksanaan hubungan kerja dengan unit lain dilingkungan kerja RSU
Malahayati.
7. Pelaksanaan evaluasi hasil kerja Instalasi SIMRS
8. Pelaporan kegiatan secra bearkala kepada direktur
9. Pelaksanaan tugas lain sesusi dengan tugas dan fungsinya
Untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya tersebut Instalasi SIMRS harus
memiliki sumber daya yang berkualitas, baik dibidang teknis maupun administrasi
dengan demikian diharapkan pelayanan kesehatan dirumah sakit dapat terjamin
mutu/kualitasnya.
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu tentunya rumah sakit harus melakukan
pengukuran dan mempunyai suatu ukuran dengan memperhatikan atau memantau
dan menilai indikator, kriteria, dan standar yang diasumsikan relevan dan berlaku
sesuai dengan aspek-aspek struktur, proses, dan outcome dari Instalasi
Pemeliharaan SIMRS.
 Rangkaian kegiatan upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien di rumah
sakit laksana rantai tindakan yang kompleks dan terintegrasi yang diawali dari
pengalaman masyarakat sebagai pengguna layanan, proses pelayanan klinis dalam
tingkatan mikro, konteks organisasi sebagai fasilitator pelayanan klinis serta
lingkungan eksternal yang dapat mempengaruhinya. Pelaksanaan fungsi dan
kewajiban rumah sakit untuk menyediakan sarana dan prasarana yang dikelola
dengan baik melalui fungsi manajemen tersebut difokuskan pada upaya
peningkatan mutu dan keselamatan pasien.
Peningkatan mutu instalasi SIMRS merupakan bagian dari peningkatan mutu
di RSU Malahayati dan merupakan upaya untuk meningkatkan mutu secara
keseluruhan dengan terus menerus mengurangi risiko di rumah sakit.
Berdasarkan hal diatas, agar upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien
rumah sakit dapat terintegrasi dengan baik dan berjalan selaras, maka dirasa perlu
disusun program peningkatan mutu di Instalasi SIMRS RSU Malahayati, agar
terselenggara dan meningkatnya mutu yang terus menerus dan berkesinambungan
sehingga tercipta pelayanan prima yang berorientasi pada mutu paripurna (Total
Quality Management) dan peningkatan mutu berkelanjutan (Continous Quality
Improvement) di RSU Malahayati Bireuen.

III. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan kinerja Instalasi SIMRS di RSU Malahayati

2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan mutu pelayanan Instalasi SIMRS
b. Meningkatkan mutu manajemen Instalasi SIMRS
c. Meningkatkan Kinerja staf Instalasi SIMRS

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Penyusunan indikator mutu unit kerja
a. Pemilihan indikator mutu unit.
b. Pembuatan profil /kamus indikator.
 c. Menunjuk petugas di unit sebagai koordinator pelaksanaan,
pengawasan/ monitoring, pencatatan dan pelaporan
d. Penetapan indikator dan sasaran mutu unit

2. Sosialisasi profil /kamus indikator

a. Rapat Rutin
b. Rapat koordinasi
3. Pengumpulan data
a. Pengumpulan data indikator mutu
b. Perifikasi data
c. Analisis data
d. Tindak lanjut (penyebarluasan informasi kebijakan dan perbaikan)
4. Pencatatan dan pelaporan
Melakukan pencatatan dan pelaporan dari indikator yang telah ditetapkan diantaranya :
a. Indikator mutu unit kerja
b. Indikator Area Manajemen (IAM)
b. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (P P I)
c. K3 RS
d. Insiden kecelakaan kerja
5. Penilaian kinerja staf
a. Penyusunan panduan penilaian kinerja
b. Program penilaian kinerja
c. Monitoring program penilaian kinerja

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Peningkatan mutu pelayanan pada dasarnya adalah peningkatan kualitas kerja
dan proses kegiatan untuk menciptakan kepuasan pelanggan yang dilakukan oleh
setiap orang dari setiap bagian di rumah sakit. Cara melaksanakan kegiatan dalam
upaya peningkatan mutu di RSU Malahayati Bireuen dengan menggunakan
metode siklus “ Plan-Do-Check-Action” (P-D-C-A) = relaksasi, yaitu rencanakan
– laksanakan – periksa – aksi. Adapun cara melaksanakan kegiatannya adalah
sebagai berikut:
1. Pembentukan Tim Peningkatan Mutu Instalasi SIMRS
2. Mengadakan rapat rutin/rapat koordinasi tiap 1 bulan
3. Melakukan koordinasi dengan unit lain
4. Melaksanakan kegiatan pengukuran indikator mutu
5. Mengevaluasi hasil kegiatan mutu
6. Melaksanakan Analisa dan Evaluasi program yang telah ditetapkan
 7. Manajemen Resiko unit kerja
8. Melaporkan kegiatan mutu kepada unit PMKP RSU Malahayati Bireuen

VI. SASARAN
1. Standar Pelayanan Minimal (SPM)
2. Indikator lainnya
 Respon time terhadap penerimaan permintaan perbaikan fasilitas
SIMRS maximal 15 menit ≥ 80 %
 Lama waktu terganggunya proses kerja karyawan yang disebabkan
kerusakan unit PC maximal 3 jam untuk kategori kerusakan K2 (katagori
sedang) ≤ 3 jam
3. Indikator Area Manajemen (IAM)
 Tingkat kepuasan karyawan ≥ 95 %
4. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (P P I)
1) Ketaatan penggunaan Alat Pelindung Diri (APD) 100%
2) Angka kepatuhan cuci tangan bagi karyawan ≥70 %
5. Kesehatan dan keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3RS)
a. Pengelolaan bahan berbahaya dan beracun (B3)
1) Penanganan tumpahan B3 (spill kit)
2) Pencatatan, pelaporan dan investigasi dari tumpahan, paparan dan
insiden lainnya
b. Keselamatan dan keamanan
1) Identifikasi semua area yang beresiko keamanannya
2) Membuat perencanaan mengurangi resiko
c. Pengamanan kebakaranan
1) Cara menggunakan APAR
2) Pemeliharaan APAR
3) Pengajuan pengadaan dan pengisian ulang APAR
4) Pengajuan file Alarm, Smoke Detektor, Hydran dan APAR disetiap
ruangan dilingkungan rumah sakit yang belum terpasang Tehnik
evakuasi dan jalur evakuasi
d. Sistem Utilitas
 1) Pemeliharaan jaringan listrik (kabel-kabel, stop kontak, saklar, lampu)
2) Pengajuan Instalasi listrik
3) Pengajuan instalasi air bersih bila ada kebocoran
6. Penanggulangan Bencana
a. Pembentukan Team Penanggulangan Bencana Unit/Instalasi
1) Koordinator penyelamatam dokumen
2) Koordinator penyelamatam staf
b. Tehnik evakuasi dan jalur evakuasi
c. Pencatatan pelaporan dan investigasi penanggulangan bencana

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Tahun 2021
No Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Penyusunan indikator mutu unit
kerja :
a. Pemilihan indikator mutu unit. √
b. Pembuatan profil √
/kamus indikator.
c. Teknis Pencatatan √
dan pelaporan
d. Penetapan indikator dan √
sasaran mutu unit
 Indikator mutu unit √
2. Sosialisasi profil /kamus indikator √
3. Pengumpulan data √ √ √
a. Indikator mutu unit kerja √ √ √ √ √
- Respon time terhadap
penerimaan permintaan √ √ √ √
perbaikan alat SIMRS
- Lama waktu terganggunya
proses kerja karyawan yang √ √ √ √
disebabkan kerusakan unit
PC maximal 3 jam
untuk kategori kerusakan K2
b. indikator area manajemen √ √ √ √ √
 Tingkat kepuasan √
karyawan
c. Pencegahan dan pengendalian
infeksi (PPI) √ √ √ √ √
 Ketaatan penggunaan
Alat
Pelindung Diri (APD)
 Angka kepatuhan cuci
 tangan bagi karyawan
d. Kesehatan dan Keselamatan
Kerja Rumah Sakit (K 3 RS)
 Pengelolaan bahan
√ √ √ √
berbahaya dan beracun
(B3)
 Keselamatan dan √ √ √ √
keamanan
 Pengamanan kebakaranan √ √ √ √
 Sistem Utilitas √ √ √ √
e. Penanggulangan Bencana
4. Verifikasi data √ √ √ √ √
5. Analisis data √ √ √ √ √
6. Pencatatan dan pelaporan
a. Indikator mutu unit kerja √ √ √ √
b. indikator area manajemen
c. Pencegahan dan pengendalian
infeksi (PPI) √ √ √ √
d. Kesehatan dan Keselamatan
Kerja Rumah Sakit (K 3 RS) √ √ √ √
e. Bencana √ √ √ √
7. Penilaian kinerja staf
a. Penyusunan panduan √
penilaian √ √ √ √
kinerja
b. Program penilaian kinerja √ √ √ √
c. Monitoring program penilaian
kinerja √ √ √ √

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

A. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan

Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan Pelaporan dilakukan tiap tiga bulan yaitu
bulan Januari, April, Juli dan Oktober dilaksanakan oleh Kepala Instalasi

B. Pelaporan
Pelaporan hasil kegiatan merupakan hasil sensus harian dari data indikator
mutu unit, indikator area manajemen, PPI, kecelakaan kerja, Kejadian
Potensial Cedera (KPC), Bencana dilaksanakan tiap bulan

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

 1. Instalasi melakukan pencatatan penilaian indikator mutu yang telah
ditetapkan dan membuat laporan setiap bulan.
2. Pelaporan disampaikan kepada unit mutu
3. Evaluasi kegiatan dilaksanakan terhadap indikator yang telah
ditetapkan yang terdiri dari indikator mutu, Indikator area
manajemen, PPI, K3RS, Bencana, kinerja dan kinerja staf.
Demikian kerangka acuan PMKP Instalasi SIMRS Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Sumedang tahun 2015 disusun agar terselenggara dan meningkatnya mutu rumah sakit
yang akan terus menerus dan berkesinambungan digalakkan sehingga tercipta pelayanan
Kesehatan prima yang berorientasi pada mutu paripurna (Total Quality Management) dan
peningkatan mutu berkelanjutan (Continous Quality Improvement) di Rumah Sakit