PANDUAN MANAJEMEN DATA

PENINGKATAN MUTU DAN

KESELAMATAN PASIEN
TERINTEGRASI

RUMAH SAKIT UMUMAL-FATAH

Jln. Sultan Baabullah Ambon.
 YAYASAN WAKAF AL-FATAH AMBON
RSU AL-FATAH AMBON
Jln. Sultan Babullah Ambon 97126
Telp. (0911) 343848 (Direktur)
354407 (UGD) 342959 (Kebidanan) Fax. (0911) 343428
_______
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM AL-FATAH
NOMOR :
TENTANG
PEMBERLAKUAN PADUAN MANAJEMEN DATA PENINGKATAN MUTU DAN
KESELAMATAN PASIEN TERINTEGRASI
DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM AL-FATAH
Menimbang :

a. Bahwa untuk mengevaluasi program peningkatan mutu tiap unit kerja Rumah Sakit
Umum Al-Fatah Ambon, dilakukan melalui pelaporan data mutu unit kerja dan
pengelolaan data mutu oleh PMKP;
b. Bahwa dalam melakukan pelaporan dan pengelolaan data mutu diperlukan manajemen data
mutu yang terintegrasi melalui panduan yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaannya;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam a da b, perlu ditetapkan
dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Al-Fatah Ambon.
Mengingat :

1. Undang-Undang Republik Indonesia No.29 tahun 2014 tentang Praktik Kedokteran;

2. Undang-Undang Republik Indonesia No 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Undang-Undang Republik Indonesia No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
4. Peraturan Menkes RI No. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Penerapan Standar
Pelayanan Rumah Sakit;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomer 129 tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 11/MENKES/Per/II/2017 tentang
Keselamatan Pasien;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 012 tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit;
8. Keputusan Yayasan Wakaf Al-Fatah No. 7 tahun 2015 tentang pengangkatan Direktur dan
Wakil Direktur Rumah Sakit Umum Al-Fatah;
9. Keputusan Yayasan Wakaf Al-Fatah No 2 Tahun 2016 tentang Struktur Organisasi Rumah
Sakit Umum Al-Fatah;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RSU AL-FATAH TENTANG
PEBERLAKUAN PANDUAN MANAJEMEN DATA
PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
TERINTEGRASI.

Pertama : Panduan Manajemen Data Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien

Terintegrasi sebagaimana dimaksud diktum pertama dipergunakan oleh
Komite Mutu Rumah Sakit Sebagai Panduan dalam mengukur mutu dan
memilih indikator mutu di Rumah Sakit Umum Al-Fatah Ambon.

Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan akan dievaluasi setiap
tahun dan apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan Di : Ambon

Pada Tanggal :

NIK : 04015001

Tebusan disampaikan kepada YTH :

1. Pengurus Yayasan Wakaf Al-Fatah di Ambon

2. Tertinggal
 BAB I
DEFINISI

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai
arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan
dengan cara yang berarti dan berguna. Data merupakan fakta atau gambaran mentah
(business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan
fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Pengumpulan data merupakan salah
satu kegiatan program PMKP untuk medukung asuhan pasien dan menjamin rumah sakit
lebih baik. Keamanan dan kerahasiaan data serta informasi data harus dijaga
kerahasiannya. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka RS Umum Al-Fatah Ambon harus
mempunyai:
1. System manajemen data yang meliputi pengumpulan data, pelaporan, analisa,
feedback dan publikasi data
2. Menetapkan data-data yang akan dibandingkan dengan ruma sakit lain, atau
menggunakan database eksternal
3. Menjamin kamanan dan kerahasiaan data dalam berkontribusi dengan data base
eksternal

A. Manajemen data meliputi:

1. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar
organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
2. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input
mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
3. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia.Informasi merupakan interpretasi
data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang
menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang
dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.

B. Sistem Informasi Manajemn Data:

1. Sistem Informasi Manajemen Menurut George M. Scott yang diterjemahkan oleh
Budiman (2001:100):
Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu yang telah ditetapkan.
2. Sifat Sistem Informasi Manajemen data dapat digaris bawahi sebagai berikut:
a. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Menyeluruh
b. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Adalah Terkoordinasi
 c. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Memiliki Sub-sistem Informasi
d. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Terintegrasi Secara Rasional
e. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Mentransformasikan Data kedalam
Informasi dengan berbagai Cara
f. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Meningkatkan Produktivitas
g. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesuai dengan Sifat dan Gaya Manajer
h. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menggunakan Kriteria Mutu yang Telah
Ditetapkan
3. Sistem Informasi Manajemen Menurut Raymond Coleman yang diterjemahkan
oleh Moekijat (1991:40):
Sistem Informasi Manajemen yang efektif adalah jika sistem tersebut dapat
memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi
perencanaan, analisis, dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan
pertumbuhan organisasi.
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. Proses Sistem Informasi Manajemen Data

1. Perencanaan
2. Pengendalian
3. Pengambilan Keputusan

B. Sumber Daya Sistem Informasi Manajemen

1. Komponen perangkat keras (hardware) berada pada pondasi dan
menyediakan infrastruktur untuk mendukung SIM.
2. Komponen perangkat lunak ( software) merupakan suatu komponen untuk
mempercepat proses penyampaian.
3. Di puncak piramida terdapat SDM (brainware), merupakan hal paling akhir
disiapkan tetapi merupakan hal yang paling penting, karena jika SDM tidak
siap, maka sebuah SIM tidak akan dapat berjalan

C. Fungsi Sistem Informasi Manajemen Data

1. Mempermudah dalam perencanaan, pembagian tugas, dan pengawasan.
2. Pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien karena data yang ditampilkan
lebih akurat dan cepat
3. Produktifitas meningkat
4. Menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan
5. Kualitas SDM meningkat, karena pekerjaan utama dengan dibantu oleh
sistem sehingga SDM akan berpikir lebih kreatif ke arah positif.

D. Sistem Manajemen Data

1. Rumah sakit mempunyaisistem manajemen data yang didukung dengan
teknologi informasi, mulai dari pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi,
serta publikasi data internal rumah sakit dan eksternal RS publikasi data
tetap harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai dengan peraturan
erundang- undangan.
2. Data yang dimaksud meliputi data dari indikator mutu unit dan indikator
mutu  prioritas rumah sakit.
3. Data dari pelaporan insiden keselamatan pasien
4. Data hasil monitoring kinerja staf klinis
5. Data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien.
6. Integrasi seluruh data diatas baik di tingkat rumah sakit dan unit kerja
meliputi:
a.Pengumpulan data indikator
b. Pelaporan
c.Analisis data indikator
d. Validasi
e.Publikasi
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul data ke
dalam sensus harian atau menginputnya ke dalam sistem IT
1. Pelaporan
a. Lakukan survei harian indikator mutu di semua unit kerja.
b. Pastikan jumlah sampel sesuai teknik yang telah ditentukan dan
diverifikasi.
c. Input data indikator mutu sesuai dengan waktu yang ditentukan pada sistem
elektronik PMKP (modul PMKP yang dilengkapi dengan analisis, evaluasi,
dan grafik) oleh petugas yang ditunjuk.
d. Bandingkan data secara internal, dengan rumah sakit lain, dengan standar
keilmuan, dan dengan praktik yang baik bila ada.
e. Analisis dan evaluasi data pada unit kerja masing-masing.
f. Laporkan hasil analisis dan evaluasi data unit kerja ke Tim PMKP 2 hari
setelah pengumpulan data selama 15 hari sampel.
g. Analisis dan evaluasi ulang data harian yang didapat dari unit kerja oleh
tim PMKP.
h. Sampaikan hasil analisis dan evaluasi kepada Direktur.
i. Buat rekomendasi dan tindak lanjut (PDSA) laporan yang telah
didiskusikan dengan unit kerja, Direktur dan pemilik setiap 3 bulan.
j. Sampaikan hasil analisis, evaluasi, dan rencana tindak lanjut oleh Direktur
ke pemilik dan unit kerja untuk feedback.
k. Sampaikan data indikator mutu yang dipilih ke masyarakat melalui papan
pengumuman dan website rumah sakit.

2. Validasi Data
a. Validasi adalah
b. Tujuan validasi data adalah:
a) Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b) Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan
reproducible
c) Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
d) Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan
pengumpul data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data
(orang kedua).
c. Validasi data dilakukan ketika :
a) Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang
dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan
meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting
b) Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
  Cara pengumpulan data diubah
 Proses pengambilan data
 PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti
c) Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis
pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data
sekarang berupa kertas maupun elektronik
d) Numerator, denumerator, definisi operasional
e) Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata
pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman
praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru
pengobatan diperkenalkan/dilaksanakan.
d. Prosedur validasi data
a) Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
b) Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain.
Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau
data lainnya sangat kecil jumlanya.
c) Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d) Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang
ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat
akurasi 90% adalah patokan yang baik.
e) Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan
alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan
tindakan koreksi.
f) Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.

3. Analisis Data Indikator

a. Data yang dianalisis yaitu:
a) Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
a. Indikator 11 area klinis
b. Indikator International Library
c. Indikator 9 area manajemen
d. Indikator 6 sasaran keselamatan
e. Indikator unit kerja
b) Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
c) Data Surveilance PPI
d) Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
e) Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
b. Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan
perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis
data dapat menggunakan alat statistik:
 Run Chart
  Bar Chart
 Control Chart
 Histogram
 Pareto Chart

Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan

bagi rumah sakit melalui empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan
atau dari tahun ke tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base
referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan
profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam
undang-undang atau peraturan.
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai
pedoman praktek yang lebih baik atau paling baik.
e. Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan
sifat perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada
upaya perbaikan.

4. Publikasi Data
Agar diketahui publik, maka data dimuat di website rumah sakit atau dengan
cara lain
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam pelaksanaan manajemen data unit adalah sebagai bukti adanya
pelaksanaan dan tindaklanjut sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan pada setiap unit
RS.
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) manajemen data terintergarasi
2. Kebijakan direktur tentang sistem manajemen data rumah sakit
3. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP yang
terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah sakit, data
dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring kinerja staf klinis, data
hasil pengukuran budaya keselamatan pasien
4. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis, validasi
tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem manajemen
data;
5. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data sederhana
yaitu dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS
6. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet melalui
website atau blog Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Bima