MANUAL BOOK

E-RKBMD

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA
 Sub sistem e-RKBMD

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi
yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah

satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e- RKBMD ini dapat
bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-
government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, November 2019

Kepala Badan Pengelola Aset Daerah
Provinsi DKI Jakarta

Pujiono
NIP. 196412301991121001

i
 Sub sistem e-RKBMD

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii
PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD .......................................................... 1
A. DASHBOARD ................................................................................................................. 3
B. SETUP........................................................................................................................... 3
1. Menu Bidang……………………………………………………………………………….…..… 3
2. Menu Subbidang….………………………………………………………………………….…..4
3. Menu Program Kegiatan………………………………………………………………………..4
4. Menu Gedung dan Ruang………………………………………………………………………5
C. RKBMD PENGADAAN………………………………………………………………………………..5
1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)……………………………….…………….5
2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)…………………………….10
3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)……………………………………………………..11
4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)………………………………………………………….12

ii
 Sub sistem e-RKBMD

PETUNJUK PENGGUNAAN
SUB SISTEM E-RKBMD
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan

kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah
dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD
(Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri
adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan
barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan
tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:

- Perencanaan Pengadaan BMD

- Perencanaan Pemeliharaan BMD
- Perencanaan Pemanfaatan BMD
- Perencanaan Penghapusan BMD

Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:

- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)
- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang
- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)
- Pengelola Barang
- Pejabat Penatausahaan Barang
- Pengurus Barang Pengelola

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:

1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan
oleh Pengguna Barang.
2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,
standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).
3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:
- Rusak berat;
- Sedang dalam status penggunaan sementara;
- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;
- dan/atau Sedang menjadi objek pemanfaatan

1
 Sub sistem e-RKBMD

Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/rkbmd. Berikut adalah

tampilan awal dari website:

Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti
pada gambar dibawah ini:

2
 Sub sistem e-RKBMD

Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list
username yang akan digunakan pada manual book ini:
Staff UKPD Sekretaris SKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Kepala UKPD Kepala SKPD
Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Untuk Login yang pertama kali, user akan diarahkan kehalaman edit profile seperti pada
gambar dibawah ini untuk merubah username menjadi lebih simple dan mendefinisikan
password baru:

A. DASHBOARD
Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang berfungsi untuk menampilkan seluruh
rekapitulasi usulan barang dan stasus dari usulan tersebut.
B. SETUP
Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang,
subbidang, program Kegiatan, Gedung dan Ruang serta Template.
1. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan bidang-bidang yang ada pada SKPD/UKPD
Klik Button Setup Bidang Baru
untuk menambahkan bidang

Klik button edit untuk

melakukan perubahan data

3
 Sub sistem e-RKBMD

Input nama bidang pada SKPD, input NIP Kepala

bidang, dan Nama Kepala bidang lalu klik Submit

2. Menu Subbidang – digunakan untuk mendaftarkan subbidang yang ada pada SKPD/UKPD
Klik Button Setup subbidang Baru
untuk menambahkan subbidang

Klik button edit untuk

melakukan perubahan data

Klik button Delete untuk

menghapus data

Pilih Nama bidang yang sudah di input

ditahapan selanjtunya dari drop down list

Input Nama sub bidang, NIP dan Nama

Kepala subbidang, dilanjutkan dengan
jumlah pegawai pada subbid tersebut
(Jumlah pegawai tanpa menikutsertakan
kepala subbidang)

3. Menu Program Kegiatan – untuk menambahkan program-program kegiatan yang ada

pada SKPD/UKPD

Klik Button Setup Program/Kegiatan

Baru untuk menambahkan

Klik button edit untuk

melakukan perubahan data

Klik button Delete untuk

menghapus data

4
 Sub sistem e-RKBMD

4. Menu Gedung dan Ruang – untuk melakukan pendefinisian jumlah gedung dan ruangan
pada SKPD/UKPD

Input jumlah Gedung dan jumlah ruang Klik button edit untuk
yang ada pada SKPD/UKPD melakukan perubahan data

5. RKBMD PENGADAAN
1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)
Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan
barang dengan cara pilih menu Usulan Barang – klik button +Tambah Barang Usulan Baru

Klik tombol untuk membuat

usulan barang baru

5
 Sub sistem e-RKBMD

Setelah tombol tambah usulan barang baru di klik maka akan muncul tampilan form
Tambah Detail Barang seperti pada gambar dibawah.

Pada form detail barang ditunjukkan bahwa terdapat 3 tahapan dalam

proses pengajuan usulan barang yaitu:
- Usulan Kebutuhan barang BMD
- Standar barang dan Standar Kebutuhan
- Review

Tahapan selanjutnya adalah pengisian Form detail barang. Staff UKPD dapat mengisi form
detail barang dimulai pada bagian A. Barang yang diusulkan dengan melakukan pemilihan
Jenis Kategori Barang yang ada pada Drop down list

Pilih jenis Kategori

Barang yang tersedia
dengan melakukan klik
pada kolom yang
tersedia

Setelah Jenis Kategori Barang dipilih

maka list pilihan pada kolom kategori
barang terupdate sesuai jenis kategori
barang dan dapat dipilih

Lakukan pemilihan Kategori Barang yang tersedia di drop down list dengan melakukan klik
pada kolom Kategori barang

Pilih salah satu kategori

barang pada drop down
list

6
 Sub sistem e-RKBMD

Degan cara yang sama seperti pemilihan Jenis Kategori barang dan Kategori barang, isikan
kolom sub Kategori barang, Nama barang, dan spesifikasi secara berurutan menggunakan
list yang tersedia pada drop down list. Sehingga semua kolom terisi seperti gambar dibawah
ini:

Isikan kolom Jumlah barang yang ingin diusulkan dengan cara menginput secara manual,
sedangkan Kolom Satuan default bernilai ‘UNIT’. (Nilai dari kolom jumlah harus > 0)

Bagian B Informasi Barang existing, hanya berfungsi untuk menampilkan informasi

terkait kondisi barang sejenis yang sudah ada di SKPD/UKPD terkait dan tidak dapat
dilakukan perubahan data oleh user. Yang ditampilkan pada bagian ini adalah jumlah berikut
dengan status kondisinya (Baik, Rusak Berat, Rusak Ringan, Usul Hapus, dan idle).
Informasi ini ditujukan untuk mejadi bahan pertimbangan saat menentukan jumlah
kebutuhan pengadaan barang dan pada tahap telaah oleh Kepala UKPD/SKPD

Bagian C Informasi Pendukung, Berfungsi untuk melakukan inputan Dasar usulan,

melakukan upload dokumen dasar usulan berikut Keterangannya sebagai bahan
pertimbangan pengusulan pengadaan barang.

7
 Sub sistem e-RKBMD

Input dasar usulan dan

keterangan pada kolom ini
Upload Dokumen
Dasar usulan

Tahapan Selanjutnya yaitu Standar Barang Standar Kebutuhan. Pada tahapan ini ditampilkan
rekap jumlah barang sejenis dan satuannya dan juga ditambahkan dengan informasi lainnya
seperi jumlah pegawai, Jumlah gedung, dan jumlah ruang yang ada pada SKPD/UKPD
tersebut.

Jumlah barang sejenis pada SKPD/UKPD

Jumlah ini merupakan akumulasi dari:
Jumlah barang yang diajukan + Jumlah barang Existing

Informasi lainnya yang berisikan

jumlah pegawai, Gedung serta
Ruang yang ada di SKPD/UKPD

Tahapan selanjutnya adalah melakukan review terhadap detail barang yang diusukan
sebelum melakukan submit pengajuan. Pada halaman ini akan ditampilkan ringkasan dari
detail barang seperti nama barang, spesifikasi, total barang yang diusulkan, jumlah gedung,
ruang dan pegawai

Klik Submit untuk menyelesaikan

proses usulan pengadaan barang
Klik Kembali jika ingin melakukan
perubahan data

Setelah pengisian Detail Barang di Submit maka akan muncul tampilan list usulan barang
yang telah dibuat. Untuk melakukan perubahan data dapat men-klik tombol edit pada
kolom opsi dan untuk menghapus usulan barang klik tombol delete

Usulan barang hanya dapat diedit/dihapus selama usulan belum diajukan.

8
 Sub sistem e-RKBMD

Klik button ‘Ajukan Barang’

untuk mengajukan barang untuk
ditelaah oleh Kepala UKPD/SKPD

Klik pada checkbox untuk

menampilkan button
‘Ajukan Barang’

Setelah barang diajukan maka barang tersebut akan hilang dari list dan barang sejenis tidak
dapat diajukan kembali

**Notes:
• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang
sama. Jika SKPD/UKPD mengajukan usulan yang sama, Pada tahap akhir menginput
Usulan barang dan di klik tombol submit akan muncul error:

• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut

sudah diajukan maka staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke
pihak yang melakukan telaah terhadap usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala
UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)
• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD dan lalu di
telaah oleh Kepala UKPD dan Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di
Telaah kembali oleh BPAD
• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas –
Approval oleh Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD

Untuk melihat status usulan pengadaan barang pilih menu Daftar Pengadaan:

Klik button Lihat detail

Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan

Klik button Lihat File

Terupload untuk melihat
dokumen dasar usulan
yang diupload

9
 Sub sistem e-RKBMD

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul
tampilan awal seperti pada gambar dibawah. Untuk Kepala SKPD/UKP tidak dapat
melakukan penambahan usulan baru sehigga tampilan pada menu usulan Barang
Pengadaan BMD kosong

Tahap selanjutnya adalah melakukan proses telaah. Pilih menu Daftar Pengadaan untuk
menampilkan list usulan pengadaan barang yang telah diajukan oleh staff UKPD seperti pada
gambar dibawah ini
Klik button Lihat Detail Barang
untuk membuka detail usulan
dan melakukan proses telaah

Halaman Detail usulan pengadaan BMD

Berfungsi untuk melihat file

dasar usulan yang di upload
Klik button Telaah
untuk membuka
halaman telaah dan
melakukan telaah

Isikan jumlah barang yang

sesuai, jika usulan barang
yang diajukan sudah sesuai
maka isikan dengan jumlah
yang sama seperti usulan

Berikan keterangan terkait

hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah
selesai melakukan telaah

10
 Sub sistem e-RKBMD

Klik bagian ini untuk menampilkan status telaah

Detail spesifikasi barang dan status

telaah yang telah dilakukan

Setelah telaah sudah dilakukan kembali ke menu Daftar Pengadaan – checklist usulan
yang telah ditelaah – lalu kli button Ajukan usulan untuk melanjutkan proses ke
Sekretaris SKPD

Jika button ‘Ajukan Usulan’ Telah di

klik maka status usulan barang akan
berubah menjadi ‘Proses Rekap’

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)

Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD. Sekretaris SKPD dapat
melakukan pengajuan usulan barang baru seperti yang dilakukan Staf UKPD,
karena sekretaris dinas bertanggung jawab untuk melakukan input RKBMD di
level SKPD

Sekretaris SKPD juga bertugas untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan
pengadaan BMD yang diajukan oleh staf UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya,
pilih menu Daftar Barang dan pilih usulan barang yang akan di telaah

11
 Sub sistem e-RKBMD

Klik button Lihat detail

Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan

Klik button Telaah untuk

membuka halaman telaah
dan melakukan telaah

Menunjukkan bahwa usulan sudah

di telaah oleh Kepala UKPD

Isikan jumlah barang yang

sesuai, jika usulan barang
yang diajukan sudah sesuai
maka isikan dengan jumlah
yang sama seperti usulan

Berikan keterangan terkait

hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah
selesai melakukan telaah

Menunjukkan bahwa proses telaah

sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD

4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)

Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala
SKPD. Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu Daftar Barang dan Pilih usulan
barang yang akan di telaah

Klik button Lihat detail

Barang untuk membuka
halaman detail usula
pengadaan

12
 Sub sistem e-RKBMD

Isikan jumlah barang yang

sesuai, jika usulan barang
yang diajukan sudah sesuai
maka isikan dengan jumlah
yang sama seperti usulan

Berikan keterangan terkait

hasil telaah
Klik kirim telaah jika sudah
selesai melakukan telaah

Menunjukkan bahwa proses telaah

sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD

Setelah Kepala SKPD selesai menelaah pengajuan usulan barang tahap selanjutnya adalah
menunggu Hasil Telaah dari BPAD. Jika di Approve maka proses pengajuan usulan
pengadaan barang selesai. Jika di tolak maka akan dikembalikan kepada Kepala SKPD untuk
di telaah kembali.

...::: Selesai :::...

13