PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

PRODUK AKTUALISASI
PENYUSUNAN BUKU PEDOMAN
PENGGUNAAN APLIKASI SIPROMO
DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
V.2 T.A 2019

DISUSUN OLEH :

NAMA : DONNY JUDHA HASIHOLAN SIBUEA

NIP : 199006082019031003

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
2019
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

BUKU PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI SIPROMO

DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI
V.2 T.A 2019

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

A. LATAR BELAKANG

1. Tujuan Pembuatan Buku

Buku pedoman penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Project Management Office (SIPROMO)

dibuat dengan tujuan untuk memperkenalkan fitur-fitur, fungsi-fungsi menu dan alur sistem kerja pada

aplikasi SIPROMO, sehingga diharapkan akan dapat menjadi referensi yang dapat membantu pengguna

dalam menjalankan aplikasi SIPROMO.

2. Deskripsi Umum Aplikasi

Tujuan dari kegiatan pengembangan aplikasi SIPROMO sesuai dengan kerangka kerja kegiatan

dijabarkan sebagai berikut:

a. Mengembangkan sistem informasi yang dapat mengelola keseluruhan program atau proyek agar dapat

mencapai tujuan organisasi di Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

b. Membantu kegiatan para pegawai Direktorat Jenderal Bina Konstruksi untuk dapat melakukan

pengendalian dan pemantauan kinerja terhadap proyek-proyek yang pada setiap unit-unit kerja di

Direktorat Jenderal Bina Konstruksi.

3. Ruang Lingkup Aplikasi

a. Platform

Platform yang dikembangkan untuk SIPROMO adalah aplikasi versi web dan mobile. Aplikasi

SIPROMO yang berjalan di platform web merupakan aplikasi SIPROMO versi lengkap dengan fitur

operasi dan inputting yang lebih lengkap, sedangkan aplikasi SIPROMO versi mobile adalah versi yang

lebih sederhana yang berfungsi untuk melakukan pengawasan dan pengendalian kegiatan-kegiatan yang

berada di Direktorat Jenderal Bina Konstruksi (DJBK) baik yang bersifat kontraktual maupun swakelola.

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
b. Pengelolaan dan pengawasan kegiatan

Pengelolaan dan pengawasan seluruh kegiatan di dalam DJBK merupakan inti dari aplikasi

SIPROMO yang menjamin bahwa sistem melakukan pengelolaan dan pengawasan keseluruhan kegiatan

yang dikelola di DJBK. Di dalam sistem ini, setiap kegiatan akan memiliki serangkaian langkah-langkah

dari awal hingga penyelesaiannya yang dikelola oleh satuan kerja. Setiap langkah yang ada akan diawasi

melalui lembar kendali yang sudah ditentukan. Manajemen tingkat atas memiliki kemampuan untuk

melihat pencapaian dari setiap kegiatan sesuai dengan langkah-langkah pengendalian tersebut. Selain itu,

parameter terkait dengan tenaga ahli yang digunakan juga dapat dikelola pada sistem ini, agar penggunaan

tenaga ahli sesuai dengan regulasi yang ada.

c. Manajemen Resiko

Fitur manajemen resiko merupakan bagian dari pengendalian dan pengawasan dari seluruh kegiatan

yang terdapat di DJBK. Fitur ini akan memberikan masukan kepada manajemen atas apabila terdapat

kegiatan yang tidak sesuai dengan jadwal dan langkah-langkah pengelolaan kegiatan. Dengan demikian

fitur ini akan menjadi semacam early warning system bagi manajemen atas untuk memperbaiki kegiatan-

kegiatan yang telah lewat dari jadwal yang sudah ditetapkan.

d. Forum diskusi

Manajemen tingkat atas dapat memberikan masukan dan arahan pada tiap manajemen di bawahnya

dan satuan kerja yang mengelola sebuah kegiatan, jika kegiatan tersebut memiliki atau mengalami resiko.

Oleh sebab itu disediakan sebuah fitur berupa forum diskusi yang melekat pada setiap kegiatan yang

dilaksanakan.

e. Sistem pengaturan pengguna berjenjang

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
Fitur ini memungkinkan pengendalian dan pengawasan kegiatan sesuai dengan organ-organ dari

DJBK. Setiap manajemen tingkat atas hanya melihat seluruh kegiatan yang ada di bawahnya saja.

Tingkatan Dirjen memiliki kemampuan untuk melakukan pengawasan untuk seluruh kegiatan di DJBK,

sedangkan Direktur hanya dapat melakukan pengawasan kegiatan di direktoratnya saja, demikian

seterusnya.

f. Bersinergi dan berintegrasi dengan sistem terkait yang sudah ada

Persyaratan sistem ini menjamin tidak adanya duplikasi data di dalam SIPROMO. Metode yang

digunakan adalah dengan mengintegrasikan data dari sistem yang terkait dengan SIPROMO.

DEFINISI DAN FUNGSI FITUR

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
1. Login Page

Halaman awal untuk melakukan login ke dalam website SIPROMO. Setiap Satker akan diberikan

username dan password yang berbeda.

Gambar 1.1 Login Page

2. Dashboard

Dashboard merupakan halaman awal yang akan ditampilkan setelah melakukan login. Halaman

dashboard menampilkan status paket pekerjaan di masing-masing jenis paket kontraktual dan paket

swakelola. Informasi mengenai status dan progress pelaksanaan paket pekerjaan terpapar di halaman

dashboard dalam bentuk tabel dan diagram.

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 2.1 Tampilan Dashboard Paket Kontraktual

Gambar 2.1 Tabel dan diagram pada Dashboard Paket Swakelola

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 2.3 Tampilan Dashboard Paket Swakelola

Gambar 2.4 Tabel dan diagram pada Dashboard Paket Swakelola

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

3. Menu Utama

Terdapat 5 menu antara lain Master Data, Daftar Paket Kegiatan, Manajemen Resiko, Kalender, dan

Statistik.

Gambar 3.1 Menu Utama

4. Master Data

Merupakan menu yang digunakan untuk menginput dan menyimpan informasi terkait manajemen

program yang ada di DJBK.

a. Tenaga Ahli

Satker dapat melakukan input data dan update informasi terkait tenaga ahli yang akan digunakan

dalam melaksanakan salah satu paket pekerjaan. Input data tenaga ahli nantinya akan digunakan

sebagai informasi khusus untuk paket kontraktual (1).

Master data tenaga ahli terdapat fitur untuk menambahkan data tenaga ahli. Satker diharuskan

untuk mengisi informasi tenaga ahli yangg akan digunakan melalui fitur

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

tersebut. Informasi yang diisikan antara lain nama, pendidikan terakhir, jurusan, keahlian, lama

pengalaman (2).

Satker juga dapat melakukan edit data dan menghapus data tenaga ahli yang sudah di input (3).

Satker dapat melakukan input data melalui form input data tenaga ahli (4)

2 3

Gambar 4.1.1. Tampilan Master Data

Gambar 4.1.2. Form Tambah Data Tenaga Ahli

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
b. Menu PPK

(1) Satker dapat melakukan input data dan informasi terkait PPK yang bertanggung jawab dalam

pelaksanaan anggaran salah satu paket pekerjaan.

(2) Master data PPK terdapat fitur untuk menambahkan data PPK. Satker diharuskan untuk

mengisi informasi PPK yg akan bertanggungjawab melalui fitur tersebut. Informasi yang

diisikan antara lain kode ppk, nama ppk, nama satker.

(3) Satker juga dapat melakukan edit data dan menghapus data PPK yang sudah di input.

(4) Tampilan input data PPK.

1 2

Gambar 4.2.1 Menu PPK

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.2.2 Form Tambah Data Tenaga Ahli

c. Satker

(1) Admin dapat melakukan input data dan informasi terkait Satker yang bertanggung jawab

dalam pelaksanaan anggaran.

(2) Pada Master data Satker terdapat fitur untuk menambahkan data Satker. Satker diharuskan

untuk mengisi informasi Satker yg akan bertanggungjawab melalui fitur tersebut. Informasi

yang diisikan antara lain kode satker, nama satker.

(3) Admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data satker yang sudah diinput.

(4) Tampilan input data PPK.

1 2

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.3.1 Menu Satker

Gambar 4.3.2 Menu Form Tambah Data Satker

d. Tim Teknis

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
[1] Admin dapat melakukan input data dan informasi terkait tim teknis yang bertanggung

jawab dalam pelaksanaan anggaran.

[2] Master data tim teknis terdapat fitur untuk menambahkan data tim teknis. Satker

diharuskan untuk mengisi informasi tim teknis yg akan bertanggungjawab minimal satu

eselon 4 melalui fitur tersebut. Informasi yang diisikan antara lain nama, SK tim teknis

dan posisi /jabatan.

[3] Admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data tim teknis yang sudah di

input.

[4] Tampilan input data tim teknis pada Gambar 4.5

Gambar 4.4.1 Menu Tim Teknis

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.4.2 Form Tambah Data Tim Teknis

e. Jenis Kegiatan

[1] Hanya Super admin yang dapat melakukan input data dan informasi terkait jenis kegiatan

yang dilaksanakan dalam pelaksanaan anggaran.

[2] Master data jenis kegiatan terdapat fitur untuk menambahkan data jenis kegiatan yang

hanya terdiri dari data nama jenis kegiatan.

[3] Super admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data jenis kegiatan yang

sudah di input

[4] Tampilan input data jenis kegiatan

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.1.1 Menu Jenis Kegiatan

Gambar 4.1.2 Form Tambah Data Jenis Kegiatan

f. Jenis Tahapan

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
[1] Admin dapat melakukan input data dan informasi terkait jenis tahapan dalam satu

kegiatan yang dilaksanakan dalam pelaksanaan anggaran.

[2] Master data jenis tahapan terdapat fitur untuk menambahkan data jenis tahapan yang

sesuai dengan jenis kegiatan yang sudah disediakan oleh super admin.

[3] Admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data jenis tahapan yang sudah di

input

[4] Tampilan input data jenis tahapan

Gambar 4.6.1 Menu Jenis Tahapan

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.6.2 Form Tambah Data Jenis Tahapan

g. Resiko Kegiatan

[1] Admin dapat melakukan input data dan informasi terkait resiko kegiatan dalam satu

kegiatan yang dilaksanakan dalam pelaksanaan anggaran.

[2] Master data resiko kegiatan terdapat fitur untuk menambahkan data bobot resiko yang

sesuai dengan kenyataan yang ada.

[3] Admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data resiko yang sudah di input.

[4] Tampilan input data jenis tahapan.

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.7.1 Menu Resiko Kegiatan

4
4

Gambar 4.7.2 Form Tambah Data Resiko Kegiatan

h. Mitigasi Resiko

[1] Admin dapat melakukan input data dan informasi terkait mitigasi resiko dalam satu

kegiatan yang sudah di input bobot resikonya.

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
[2] Master data mitigasi resiko terdapat fitur untuk menambahkan data mitigasi apa yang

akan dilaksanakan terkait resiko yang sudah di input.

[3] Admin juga dapat melakukan edit data dan menghapus data mitigasi resiko yang sudah di

input

[4] Tampilan input data jenis tahapan.

Gambar 4.8.1 Menu Mitigasi Kegiatan

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 4.8.2 Form Tambah Data Mitigasi Kegiatan

5. Daftar Paket Pekerjaan

Merupakan menu yang memuat data paket pekerjaan yg dilaksanakan oleh setiap Satker Direktorat

yang ada di DJBK. Data paket pekerjaan diambil secara langsung melalui web service yang
4
diintegrasikan dengan aplikasi e-budgeting yang ada di Biro PAKLN. Menu ini adalah menu yang

paling pokok dalam SIPROMO karena input data untuk melaksanakan manajemen program DJBK

dimulai dari menu tersebut.

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

Gambar 5.1 Daftar Paket Pekerjaan

6. Manajemen Resiko

Merupakan menu yang memuat rekap data manajemen resiko di setiap paket pekerjaan yang ada di

DJBK

Gambar 6.1 Manajemen Resiko

7. Kalender

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
Merupakan menu yang memuat jadwal kegiatan yang ada di DJBK dan dapat di filter sesuai dengan

jenisnya. Menu ini dapat dijadikan sebagai alat pantau pimpinan terkait pelaksanaan paket pekerjaan

yang ada di DJBK dan melihat bagaimana pengendalian resikonya.

Gambar 7.1 Menu Kalender Kegiatan

8. Statistik

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
Merupakan menu yang memuat data dan informasi yang ditampilkan dalam desain yang menarik dan

mudah dipahami seperti (diagram, tabel, dan grafik) yang akan digunakan sebagai alat pantau pimpinan

dan bahan dalam pembuatan laporan. Statistik yang ditampilkan dapat dipilih berdasarkan jenis

paketnya, jumlah paket, jumlah nilai paket, dan paket paket mana saja yang memiliki resiko tinggi.

Gambar 8.1 Menu Statistik Kegiatan

BISNIS PROSES

1. Satker melakukan login

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019
2. Satker mengisi beberapa master data yang ada di menu utama (Tenaga Ahli, PPK, Satker, Tim Teknis,

Jenis Tahapan, Resiko Kegiatan, dan Mitigasi Resiko) sesuai dengan data Satker masing-masing.

3. Satker masuk ke dalam menu Daftar Paket Pekerjaan

[a] Memilih jenis paket

[b] Memilih salah satu paket pekerjaan

[c] Mengisikan info dasar, personil, dan tahapan & jadwal

4. Simpan data dan lakukan pengisian kembali untuk paket yang belum terisi atributnya.

3.a

3.b

Gambar 9.1 Bisnis Proses Langkah 3.a dan 3.b

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

3.c

Gambar 9.2 Mengisikan info dasar

3.c

Gambar 9.3 Mengisikan Info Personil

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

3.c

Gambar 9.4 Mengisikan Info Tahapan & Jadwal

Gambar 9.5 Proses Simpan Data

2
 P EDOMAN APLIKASI SIPROMO DJBK

2019

~ SEKIAN DAN TERIMA KASIH ~