MAKALAH

APLIKASI PENGOLAHAN DATA DAFTAR PEGAWAI BADAN

KEPEGAWAIAN DAERAH (BKD) SMK MANANGGA
PRATAMA KOTA TASIKMALAYA
Makalah ini disusun untuk memenuhi salah satu tugas Ujian
Kompetensi di SMK Manangga Pratama Kota Tasikmalaya

Disusun Oleh :

Ali Mukti

NIS. 101314332

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

MANANGGA PRATAMA KOTA TASIKMALAYA
Jln. Bojong Tengah No. 2D Tel/Faks. (0265) 338194 340565 Tasikmalaya
2015

KATA PENGANTAR
Dengan Hormat, Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan yang Maha
Esa. Karena lindungan dan hidayah-Nya kita bisa melakukan berbagai inovasi
teknologi dalam pengembangan sebuah sistem.Ucapan terima kasih kepada Guru,
Teman dan Keluarga yang telah memberikan dukungan dalam proses pembuatan
makalah sistem informasi yang ada di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dalam
rangka memenuhi tugas akhir setelah dilaksanakannya Praktek Kerja.
Makalah ini berjudul Aplikasi Pengolahan Data Daftar Hadir Pegawai Di
Kota Tasikmalaya. Dalam makalah ini dijabarkan bagaimana rancangan sebuah
sistem pengolahan data daftar hadir pegawai khususnya di Kota Tasikmalaya.
Dengan adanya sistem yang kami ajukan diharapkan dapat membantu
meningkatkan kinerja dan mempermudah dalam pengelolaan data buku di Badan
Kepegawaia Daerah.
Kami sadari sepenuhnya dalam penyusunan makalah ini masih terdapat
kekurangan. Untuk itu, kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat kami.
Demikian Makalah pengembangan sistem informasi yang kami susun.
Semoga makalah ini mempunyai manfaat untuk kami khususnya, umumnya untuk
Tasikmalaya, Oktober 2015
Hormat Saya,

Ali Mukti

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..............................................................................................
DAFTAR ISI ............................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...................................................................................................
1.2. Identifikasi Masalah ...........................................................................................
1.4. Ruang Lingkup Proyek Sistem ...........................................................................
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Sistem yang Sedang Berjalan .............................................................................
2.1.1. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan...........................................................
2.1.2. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan ........................................................
2.1.3. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan .....................................................
2.2. Sistem yang Diajukan ........................................................................................
2.2.1. Flowmap Sistem yang Diajukan .....................................................................
2.2.2. DFD Sistem yang Diajukan ...........................................................................
2.2.3. ERD Sistem yang Diajukan ............................................................................
2.2.4. Antar Muka Program .......................................................................................
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan ........................................................................................................
3.2. Saran ...................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Perkembangan dunia informasi dari waktu ke waktu terus mengalami
peningkatan dan perkembangan. Hal tersebut didukung dengan berkembangnya
teknologi yang semakin maju dan memadai. Sehingga informasi dapat diakses
secara cepat, tepat, terkini, serta akurat.
Badan Kepegawaian Daerah (BKD) adalah sebuah kantor dengan jumlah
pegawai yang banyak dan aktif di setiap bidang. Keaktifan pegawai tersebut
ditunjang dengan ribuan data pegawai yang terdapat di setiap bidang. Jumlah yang
ada setiap tahun ajaran akan terus bertambah. Seiring dengan bertambahnya
pegawai tersebut, Kantor Badan Kepegawaian Daerah (BKD) sering mengalami
kesulitan dalam hal pendataan Pegawai yang masih bersifat konvensional dan
kesulitan pencarian pegawai pada saat dicari.
Bedasarkan dari hasil observasi di tempat PRAKERIN tersebut, kami akan
mengembangan sebuah aplikasi pengeolahan data daftar hadir pegawai di Badan
Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Tasikmalaya. Untuk membuat sebuah aplikasi
pengolahan pegawai tersebut kami menggunakan bahasa pemograman Visual
Basic 2008 dengan database MySql.

1.2. IDENTIFIKASI MASALAH

Berdasarkan obeservasi langsung di tempat PRAKERIN yaitu di Badan
Kepegawaian Daerah maka didapat beberapa masalah diantaranya :
1. Kendala dalam kecepatan dan keakuratan pencatatan data pegawai, karena data
pegawai masih dicatat dengan hanya cara konvensional di buku catatan.
2. Kesulitan dalam hal pencarian data pegawai karena pegawai kantor harus
mengecek satu persatu data yang ada di buku catatan.
3. Proses pembuatan laporan yang lambat dikarenakan proses rekapitulasi data
harus dilakukan dengan cara mengecek data satu persatu di buku catatan.

1.3. TUJUAN
Adapun tujuan dari dibuatnya perancangan program pengolahan data
pegawai di Kantor BKD ini antara lain :
1. Meningkatkan kinerja dan keakuratan dalam mengolah data pegawai dengan
membuat program khusus berbasis Desktop.
2. Mempercepat dalam hal pencarian data pegawai dengan menyediakan form
khusus pencarian pegawai.
3. Mempercepat proses pembuatan laporan dengan membuat form program untuk
mencetak laporan semua data atau berdasarkan kriteria tertentu.
2. RUANG LINGKUP
Pada perancangan aplikasi ini kami membatasi program dalam hal
pengolahan data pegawai dimulai dari pendataan pegawai baru sampai penetapan
kerja pegawai di kantor tersebut.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1. SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
2.1.1. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan
Berikut adalah gambaran sistem yang sedang berjalan yang digambarkan
dalam sebuah diagram flowmap :
Sistem Pengolahan Data Daftar Hadir yang Sedang Berjalan
UPTD
Mulai

Daftar kehadiran
perunit kerja

BKD
Catat
pegawai
Penyesuaian
data simpeg

Daftar kehadiran
pegawai

Rekap daftar
pegawai

Laporan
kehadiran
pegawai

Laporan
kehadiran
pegawai

Arsip
Selesai

Gambar 2.1. Flowmap sistem yang sedang berjalan

Pada sistem pengolahan data buku yang sedang berjalan, terdapat

beberapaproses yaitu:
a. Pertama-tama UPTD memberikan data daftar hadir pegawai ke Badan
Kepegawaian Daerah (BKD)
b. Badan kepegawaian Daerah mecatat data daftar hadir pegawai yang diberikan
oleh UPTD di dalam buku absensi.
c. Badan kepegawaian Daerah melakukan rekap data buku, dari seluruh data buku
yang ada. Kemudian dibuatkan menjadi laporan kehadiran pegawai.
d. Laporan kehadiran pegawai kemudian diserahkan kembali kepada UPTD.

2.1.2. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan

Kelebihan dari sistem yang sedang berjalan antara lain adanya laporan hadir
pegawai berdasarkan periode bulanan. Laporan bulanan yaitu laporan yang
disampaikan setiap satu bulan sekali.

2.1.3. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam sistem yang sedang berjalan masih terdapat kekurangan yaitu proses
pencatatan yang lama dan tingkat keakuratan data yang masih perlu diperbaiki.
Pencatatan dengan menggunakan sistem konvensional di buku catatan
membutuhkan waktu yang lama, proses yang dapat menjenuhkan pegawai
sehingga dapat mengakibatkan berkurangnya tingkat akurasi data yang dibuat.

2.2. SISTEM YANG DIAJUKAN

2.2.1. Flowmap Sistem yang Diajukan
Sistem Pengolahan Data Daftar Hadir Pegawai yang
Diajukan
UPTD

Mulai

BKD

Penyesuaian
data simpeg
ai

Daftar kehadiran
perunit kerja

Proses input daftar

kehadiran

Database
kehadiran

Proses rekap daftar

kehadiran

Laporan
kehadiran
pegawai

Selesai

Laporan
kehadiran
pegawai

Arsip

Gambar 2.2 Flowmap sistem pengolahan data daftar pegawai yang diajukan.

Pada sistem yang diajukan terdapat perbedaan dengan sistem yang

sedangberjalan. Dimana proses input buku tidak dilakukan dengan cara manual,
tapi sudah menggunakan program komputerisasi. Begitu juga dengan proses
pmbuatan laporan buku perpustakaan sudah menggunakan proses komputerisasi
dengan data disimpan di database.

2.2.2. DFD Sistem yang Diajukan

a. Diagram Kontek

Data kehadiran

Sistem
pengolahan
kehadiran
pegawai

UPTD
Laporan kehadiran

Data kehadiran
BKD
Laporan kehadiran

Gambar 2.3. Diagram Konteks

b. DFD Diagram Nol (Level -1)

Data kehadiran
BKD

Data kehadiran

2.0

1.0
Laporan kehadian

Pengolah sata
kehadiran

Pembuat Laporan

Laporan kehadiran

Data kehadiran
UPTD

Gambar 2.4. DFD Diagram Nol (Level -1)

c. DFD Diagram Rinci

UPTD
Data kehadiran
1.1
Input kehadiran
pegawai

1.2
Data kehadiran

Data kehadiran

DB Kehadiran

BKD

Penyesuaian
Data Simpeg

Data kehadiran

Gambar 2.5. DFD Diagram rinci proses 1.0

BD Kehadiran
Data kehadiran

Data kehadiran

2.1

2.2

Rekap Data

Cetak Laporan

Laporan kehadiran
UPTD

Data kehadiran
BKD
Laporan kehadiran

Laporan Kehadiran

Gambar 2.6. DFD Diagram rinci proses 2.0

2.2.3. ERD Sistem yang Diajukan

Nama_uptd

Alamat

Kode_uptd

Nama_pegawai

No_telp

Kode_BKD

UPTD

No_telp

BKD

1
Menye
rehkan

Alamat

1
M

Daftar hadir

NIP

Kehadiran
Esselon

Nama_peg
Jabatan

Pangkat
Golongan

Gambar 2.7. ERD Sistem Pengolahan Data Buku

Diperik
sa

2.2.4. Antar Muka Program

Berikut adalah desain antarmuka program yang kami ajukan untuk sistem
pengolahan data daftar hadir pegawai di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Kota
Tasikmalaya :
a. Form data master Ha;aman Utama

FORM Halaman Utaman

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

KOTA TASIKMALAYA
Komplek Perkantoran Pemerinah Kota Tasikmalaya. Jln. Letnan Harun No.01
Tasikmalaya. Fax/Telp (0265) 333579

Input UPTD
Daftar Kehadiran
Data BKD

Gambar 2.8 Form Data Halaman Utama

b. Form data master UPTD

Form Data UPTD
Kode UPTD

Nama UPTD

Alamat

Telp

:
Baru

Simpan

Kode UPTD

Hapus

Nama UPTD

Edit
Alamat UPTD

Telp

Gambar 2.9 Form Data Master UPTD

c. Form master data BKD

Form Data BKD

Kode BKD

Nama Pegawai

Alamat

Telp

:
Baru
Kode BKD

Simpan

Hapus

Nama Pegawai

Edit

Alamat

Gambar 2.10 Form Data Master UPTD

Telp

d. Form Input data Daftar Kehadiran

Form Data Daftar Kehadiran
NIP

Nama Pegawai

Pangkat

Jabatan

Golongan

Esselon

Kehadiran

Baru

NIP

Simpan

Nama Pegawai

Pangkat

Hapus

Jabatan

Edit

Golongan

Gambar 2.11. Form Data Daftar Kehadiran

Esselon

Kehadiran

BAB III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Dari penjelasan yang kami buat di bab sebelumnya maka dapat
kamisimpulkan bahwa sistem yang semula terdapat kekurangan diantaranya
kendala dalam kecepatan dan keakuratan pencatatan data buku, kesulitan dalam
hal pendaaan data daftar hadir pegawai, dan proses pembuatan laporan yang
lambat. Kemudian setelah dilakukan observasi, kami mengajukan sistem untuk
memperbaiki
kekurangan tersebut, sehingga dengan adanya sistem yang diajukan diharapkan
dapat meningkatkan kinerja dan keakuratan dalam mengolah data dafar hadir
pegawai, mempercepat dalam hal pencarian data pegawai, dan mempercepat
proses pembuatan laporan. Solusi tersebut dibuat dalam sebuah program dengan
menggngunakan bahasa pemrograman desktop salah satunya bisa menggunakan
bahasa basic (Visual Basic) dengan database mysql.

3.2. SARAN
Penulis sadari bahwa sistem yang kami ajukan masih terdapat kekurangan,
sehingga kami berharap sistem yang kami buat dapat dikembangkan di masa yang
akan datang. Serta kami menyarankan agar dilakukan pelatihan-pelatihan dalam
penerapan sistem komputerisasi lembaga, sehingga kemampun SDM dan
pemahamannya terhadap sistem komputerisasi dapat ditingkatkan.