Spesifikasi Kebutuhan dan Rancangan

Perangkat Lunak

Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Mencirim

Berbasis Website
 Daftar Isi

1. Pendahuluan.........................................................................................................................................3
1.1. Tujuan.........................................................................................................................................3
1.2 Ruang Lingkup...........................................................................................................................3
1.3 Definisi, Singkatan, dan atau Akronim......................................................................................3
1.4 Metodologi Pengerjaan...............................................................................................................3
1.5 Referensi.....................................................................................................................................3
2. Deskripsi Umum................................................................................................................................5
2.1. Perspektif....................................................................................................................................5
2.2. Karakteristik dan Klasifikasi Pengguna.....................................................................................6
2.3. Lingkungan Operasi...................................................................................................................6
2.4. Batasan Desain dan Implementasi..............................................................................................7
2.5. Dokumentasi Bagi Pengguna.....................................................................................................7
2.6. Asumsi dan Ketergantungan.......................................................................................................7
3. Kebutuhan Antarmuka Eksternal.......................................................................................................8
3.1. Antarmuka Pengguna.................................................................................................................8
3.2. Antarmuka Perangkat Keras.......................................................................................................9
4. Rancangan Sistem............................................................................................................................10
4.1. Detail Rancangan......................................................................................................................10
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan
Tujuan dari penulisan dokumen ini adalah untuk menjelaskan bagaimana alur dari aplikasi
pengajuan dokumen dan menjelaskan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang akan dikembangkan
secara umum.
Dan untuk Tujuan dengan dibuatnya Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim ini ialah :
1. Untuk memudahkan Warga dalam pengajuan dokumen kepada pihak desa
2. Menghasilkan aplikasi mengenai pelayanan dokumen yang dimana nantinya terdiri dari :
pengajuan membuat KTP, pengajuan membuat Kartu Keluarga, pengajuan legalisir dokumen,
pengajuan Surat Pindah, dan lain-lain.
3. Administrasi lebih mudah
4. Mengikuti perkembangan zaman khususnya dalam hal teknologi dan informasi.

1.2 Ruang Lingkup

Mengingat kendala yang terjadi di Desa Sei Menirim yaitu pada pelayanan dokumen, informasi
kepada pihak warga yang masih kurang, dan kemudian administrasi yang masih dikerjakan secara
manual. Maka dengan adanya Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim ini warga akan
dimudahkan dalam pelayanan dokumen seperti pengajuan Kartu Keluarga, pengajuan KTP, Legalisir
Dokumen,dan lain-lain.
Pemegang akses kendali penuh Administrator dalam Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei
Menirim adalah Pihak Desa. Administrator dapat mengetahui warga yang mengajukan dokumen,
menambahkan pelayanan maupum mengurangi layanan dokumen. Untuk setiap warga bisa login
dengan memasukkan NIK dan password yang diberi oleh pihak desa, warga kemudian bisa
mengajukan dokumen yang ia perlukan.
Masuk ke tahap verifikasi data oleh Administrator yang nantinya jika berhasil akan diproses
ketahap selanjutnya. Dan bila semua tahapan sudah selesai maka diperlukan laporan yang disajikan
otomatis jika layanan telah selesai.

1.3 Definisi, Singkatan, dan atau Akronim

KTP : Kartu Tanda Penduduk

KK : Kartu Keluarga

Waterfall : Metode Pengembangan perangkat lunak

Adalah Metode air terjun merupakan salah satu siklus hidup klasic (Classic life cycle)
dalam pengembangan perangkat lunak.
DBMS : Database Management System
Adalah Sistem penorganisasian dan sistem pengolahan Database pada
komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat lunak
(software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi.
NIK : Nomor Induk Kependudukan

1.4 Metodologi Pengerjaan

Berikut ini adalah suatu Metodologi yang saya gunakan untuk merealisasikan proyek perangkat
lunak “Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Mencirim Berbasis Website” yaitu Waterfall dengan
menempuh tahapan-tahapan sebagai berikut :
1) Requirement analysis and definition
 Layanan sistem, kendala, dan tujuan ditetapkan oleh hasil konsultasi dengan pengguna yang
kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi sebagai spefifikasi system.
2) System and software design
Tahapan perancangan sistem mengalokasikan kebutuhan-kebutuhan system baik perangkat
keras maupun perangkat lunak dengan membentuk arsitektur sistem secara keseluruhan.
Perancangan perangkat lunak melibatkan indentifikasi dan penggambaran abstraksi sistem
dasar perangkat lunak dan hubungannya.
3) Implementation and unit testing
Pada taha ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian program atau
unit program. Pengujian melibatkan verifikasi bahwa setiap unit memenuhi spesifikasinya.
4) Integration and system testing
Unit-unit individu program atau program digabung dan diuji sebagai sebuah sistem lengkap
untuk memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan perangkat lunak atau tidak. Setelah
pengujian, perangkat lunak dapat dikirimkan ke coustemer.
5) Operation and maintenance
Biasanya (walaupun tidak selalu), tahapan ini merupakan tahapan yang paling panjang. Sistem
dipasang dan digunakan secara nyata. Maintenance melibatkan pembetulan kesalahan yang
tidak ditemukan pada tahapan-tahapan sebelumnya, mengingatkan implementasi dari unit
system, dan meningkatkan layanan system sebagai kebutuhan baru.

Gambar : Metode Waterfall

1.5 Referensi
[1] L. Siomas, S. Informasi, O. Mahasiswa, S. Tinggi, M. Informatika, and S. Sumedang,
“Manajemen Proyek Perangkat Lunak ( MPPL ) Proposal Proyek Perangkat
Manajemen Proyek Perangkat Lunak ( MPPL ) Proposal Proyek Perangkat Lunak ‘
SIOMAS ( Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa ) STMIK Sumedang Berbasis Web

[2] M. Proyek, P. Lunak, M. Sistem, ansssssd P. Dokumen, “Manajemen Proyek Perangkat

Lunak ( MPPL ) ‘ Proposal Proyek Perangkat Lunak Sistem Pelayanan Dokumen
STMIK Sumedang

[3] “SKPLKELOMPOK10APSINewfixxxx.” .

[4] Penerapan Metode Waterfall pada Desain Sistem Informasi Geografis Industri
Kabupaten Tegal, Ginanjar Wiro Sasmito, Jurusan Teknik Informatika, Politeknik
Harapan Bersama, 2017.

[5] https://kbbi.kemdikbud.go.id/ diakses pada 28 Mei 2020

2. Deskripsi Umum
2.1. Perspektif
Sistem Dokumen Desa Sei Menirim adalah perangkat lunak yang memudahkan pihak desa
dalam hal melayani warga dalam hal pelayanan dokumen, memverifikasi dokumen dan pengiriman
dokumen jika diperlukan. Pada sistem ini, pihak desa dapat menginputkan dokumen seperti, pengajuan
KK, Pengajuan KTP, pengajuan legalisir, dll. Setiap user harus login terlebih dahulu untuk bisa upload
dan download dokumen yang diperlukan.
Kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem.
Sistem Pelayanan Desa Sei Menirim ini dapat memudahkan warga dan pihak desa dalam pengajuan
dan pelayanan dokumen di Desa Sei Menirim.

 Desain Fungsi (Design Function)

A. Context Diagram

Gambar : Context Diagram

B. Arsitektur Informasi

 User (Warga)

Input Proses Output

Registrasi Input Akun Sistem
NIK, Password Validasi Login Tampilan Awal User
Pengajuan Dokumen Input Bukti

 Administrator
Input Proses Output
Username, Password Validasi Login Tempilan Awal Admin
Akun Warga Verifikasi Daftar Hak Akses Warga
Permohonan Dokumen Input Daftar Permohonan Dokumen
Pengiriman Verifikasi Status Pembayaran
Pengiriman Input Status Pengiriman
2.2. Karakteristik dan Klasifikasi Pengguna
Pengguna sistem ini adalah warga yang ingin mengajukan dokumen dan pihak desa sebagai
bagian pelayanan.

Kategori Pengguna Tugas Hak Akses ke Aplikasi

Administrator  Log in Hak akses Admin terhadap
 Mengelola akun warga aplikasi adalah melakukan
 Melihat list login, mengelola akum warga,
pengajuan dokumen melihat list pengajuan
 Melihat status dokumen, melihat status
pengajuan pengajuan dokumen,
dokumen menginputkan berkas
 Meninputkan berkas pengajuan dokumen,
pengajuan dokumen memverifikasi dokumen,
 Memverifikasi dokumen meilhat status pembayaran
pengiriman dokumen, melihat
 Melihat status
status pengiriman dokumen,
pembayaran
dan melakukan logout.
pengiriman dokumen
 Melihat status
pengiriman dokumen
 Log out
User (Warga)  Log in Hak akses warga terhadap
 Melihat status aplikasi adalah melakukan
pengajuan login, melihat status pengajuan
dokumen dokumen, mengupload berkas
 Mengupload berkas pengajuan dokumen, melihat
pengajuan status pengiriman dokumen,
dokumen dan melakukan logout.
 Melihat status
pengiriman dokumen
 Log out

2.3. Lingkungan Operasi

Perangkat lunak pada sisi server yang saya gunakan untuk Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei
Menirim adalah :
 Operating System : Microsoft Windows 10
 Text Editor : Sublime Text 3.2.2
 Scripting Language : PHP, HTML
 DBMS : MySQL

Dan untuk perangkat keras pada sisi server yang saya gunakan untuk Sistem Pelayanan Dokumen
Desa Sei Menirim adalah :

Processor Type Intel Celeron N3050

Processor Intel® Celeron® Processor N3050 (2M Cache, 1.60GHz up to 2.16 GHz)
Memory 2GB DDR3
Hard Drive 1TB HDD
Graphics Intel® HD Graphics
Camera Acer Webcam
Operating System Microsoft Windows 10
Optical Drive SuperMulti DVD-RW
 Power Supply 45 W
Screen Size 15.6 Inch HD LED (1366 x 768) Active Matrix TFT Colour LCD
Ports HDMI, USB 2.0, USB 3.0, VGA, LAN, RJ-45
Primary Battery 3-cell Lithium Polymer (Li-Polymer) 3270 mAh
Wireless IEEE 802.11b/g/n
Dimensions 26.10 mm x 381.6 mm x 258 mm

Perangkat lunak yang pada sisi user yag dibutuhkan oleh Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei
Menirim adalah :
 Web browser : bisa berjalan pada web browser apapun

2.4. Batasan Desain dan Implementasi

Untuk desain dan implementasi, aplikasi ini akan menggunakan beberapa hal sebagai berikut :
 Database : MySQL
 Scripting Language : PHP, Javascript, CSS, HTML, Font
 Karena sistem ini bersifat online, maka dibutuhkan koneksi internet dalam mengakses
halaman website Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim.

2.5. Dokumentasi Bagi Pengguna

Dokumentasi dilakukan pada setiap tahapan- tahapan perancangan aplikasi, dengan
dokumentasi yang baik maka dapat memudahkan pengguna dalam menjalankan atau mengoperasikan
aplikasi Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim. Adapun tahapan dan pendokumentasiannya
sebagai berikut :

Tahapan Dokumentasi
Tahapan Requirement analysis and definition Dokumen analisis yang didalamnya terdapat
hasil wawancara dengan user

Tahapan System and software design
Tahapan Implementation and unit testing
dan Tahap Integration and system testing
Tahapan Operation and maintenance
Dokumen pemodelan atau perancangan dari
sistem yang akan dibuat
Dokumen hasil testing/pengujian dari website
yang sudah dibuat yang nantinya akan
diperlihatkan kepada user
Dokumen berupa manual book/manual user.

2.6. Asumsi dan Ketergantungan

Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim ini membutuhkan koneksi internet
dalam mengaksesnya, warga harus terdaftar didatabase supaya bisa mengakses aplikasi.
3. Kebutuhan Antarmuka Eksternal
3.1. Antarmuka Pengguna
 Mockup User Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim

Gambar : Rancangan Mockup User

 Mockup Login Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim

Gambar : Rancangan Mockup Login

  Mockup Admin Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim

Gambar : Rancangan Mockup Admin

3.2. Antarmuka Perangkat Keras

Kebutuhan minimum perangkat keras yang dapat digunakan oleh Sistem Pelayanan Dokumen
Desa Sei Menirim adalah :
 Laptop
 Keyboard
 Mouse
4. Rancangan Sistem
4.1. Detail Rancangan

Use Case Sistem Pelayanan Dokumen Desa Sei Menirim

Login
Login dilakukan agar user bisa melakukan berbagai aktivitas pengajuan dokumen
 Login dengan memasukkan NIK dan Password
 Tekan tombol submit
 Memiliki fungsi session, agar tidak bisa bypass

Kelola Akun Warga

Fungsi ini berguna untuk membuat user baru dan mengedit user yang sudah ada.

Pengajuan Dokumen
Melihat daftar pengajuan dokumen kemudian pilih salah satu
 Ada pilihan untuk pengajuan dokumen
 List pengajuan dokumen yang dipilih akan menampilkan persyaratan apa saja yang harus
dipenuhi dalam pembuatan dokumen yang dipilih
 Kemudian akan disediakan form biodata untuk pengajuan yang dipilih

Upload Berkas Pengajuan

Warga kemuadian akan mengunggah berkas pengajuan
 Terdapat pilihan “upload berkas” didalam form pengajuan yang diisi diatas.
  Form tersebut digunakan untuk mengunggah berkas-berkas yang dibutuhkan
 Terdapat tombol “Upload”. Tombol ini terletak disebelah nama berkas yang dibutuhkan.

Lihat List Pengajuan

Warga bisa melihat nama – nama yang mengajukan dokumen
 Ada pilihan list pengajuan dokumen
 List pengajuan berupa link yang jika diklik akan menampilkan berkas-berkas yang telah
diunggah

Status Pengajuan
Warga bisa melihat status pengajuan dokumen
 Admin akan menginputkan status pengajuan berupa “Disetujui” dan “Belum Disetujui”.
 Tersedia tombol “Lihat Status Pengajuan” yang terdapat pada seluruh akun

Status Pembayaran
Warga bisa melihat status pembayaran
 Setelah dokumen selesai, warga akan diberi form pilihan yaitu, “kirim via pos”, dan “ambil
sendiri”.
 Jika mengklik tombol “kirim via pos” maka warga diwajibkan melakukan pembayaran
 Jika mengklik tombol “ambil sendiri” maka warga sendiri yang akan mengambil kekantor desa
 Tersedia tombol “Status Pembayaran” yang terdapat setelah memilih “kirim via pos”.

Status Pengiriman
Warga bisa melihat status pengiriman
 Status pengiriman berupa “Dokumen sudah diambil” akan ada setelah dokumen telah sampai
kepada pemiliknya

Logout
Terdapat tombol Logout yang akan membawa kita kembali ke menu login.

Autentikasi
Fitur ini merupakan fitur untuk menentukan atau mengidentifikasi pengguna. Fitur ini
merupakan fitur yang penting dalam sistem karena akses terhadap fitur lain ditentukan oleh autentikasi
ini. Bila ingin mengakses halaman home maka user harus login terlebih dahulu.

Login

Nama Use Case Login

Aktor Admin(Pihak Desa), User(Warga)

Entry Condition Aktor membuka halaman login

Scenario Aktor Sistem

1. Menginputkan NIK 3.Menampilkan halaman utama

dan password

2. Mengklik tombol
login
 Exit Condition Sistem menampilkan halaman utama program

Scenario Alternatif Aktor Sistem

1. Menginputkan 3. Menampilkan notifikasi

username dan password gagal login

2. Mengklik tombol
login

Exit Condition Sistem menampilkan halaman login kembali dan pesan gagal login

Activity Login

Kelola Akun Warga

Nama Use Kelola Akun Warga

Case

Aktor Admin

Entry Aktor berada dalam halaman utama

Condition

Scenario Aktor Sistem

1. Memilih 2. Menampilkan list nama warga, dan NIK

menu
kelola
akun
warga
 2. Aktor
memilih
nama
warga atau
NIK yang
ingin
dikelola
akunnya

Exit Aktor berhasil mengelola akun warga atau NIK

Condition

Download Dokumen

Nama Use Case Download dokumen

Aktor User(Warga)

Entry Condition Aktor telah berada pada halaman lihat status pengajuan dari
pengajuan yang aktor pilih

Scenario Aktor Sistem

1. Mengklik tombol 2. Sistem mengunduh file

download pada
halaman status
pengajuan

Exit Condition Aktor telah mengunduh berkas

Activity download dokumen

Pengajuan Dokumen

Nama Use Case Pengajuan dokumen

Aktor User(Warga)

Entry Condition Aktor telah berada pada halaman pengajuan dokumen

Scenario Aktor Sistem

1. Mengklik tombol 3. Menampilkan halaman pilihan

pilihan pengajuan pengajuan

2. Pilih pengajuan 4. Menampilkan halaman yang

berisi syarat-syarat dan form
biodata

Exit Condition Aktor mengirim pengajuan dokumen

Activity pengajuan dokumen

Upload Berkas Pengajuan

Nama Use Case Upload berkas pengajuan

Aktor User(Warga)

Entry Condition Aktor telah melakukan login dan sistem menampilkan halaman
utama program

Scenario Aktor Sistem

1. Mengklik menu 2. menampilkan halaman form upload

 upload berkas berkas

3. mengisi form 4. menampilkan berkas yang telah di

upload berkas dan upload dan pesan berhasil
mengklik tombol upload

Exit Condition Sistem menampilkan berkas yang telah di upload dan pesan
berhasil

Scenario Alternatif Aktor Sistem

1. Mengklik menu 2. menampilkan pesan berkas tidak

upload berkas sesuai

3. mengisi form 4. menampilkan pesan gagal upload

upload berkas dan
mengklik tombol upload

Exit Condition Sistem menampilkan pesan gagal upload

Activity upload berkas pengajuan

Lihat List pengajuan

Nama Use Lihat List Pengajuan
Case

Aktor User(Warga)

Entry Aktor berada dalam halaman lihat list pengajuan

Condition

Scenario Aktor Sistem

 1. Aktor 2. Menampilkan list pengajuan warga
mengklik
tombol lihat
list
pengajuan

Exit Muncul nama-nama warga dan pengajuannya

Condition

Status pengajuan
Nama Use Status Pengajuan
Case

Aktor User(Warga)

Entry Aktor telah melakukan login dan sistem menampilkan halaman utama program
Condition

Scenario Aktor Sistem

1. Memilih 2. Menampilkan status pengajuan

tombol
status
pengajuan

Exit Status pengajuan telah terkonfirmasi

Condition

Status Pembayaran
Nama Use Case Status Pembayaran

Aktor User(Warga)

Entry Condition Aktor telah melakukan login dan sistem menampilkan halaman
utama program

Scenario Aktor Sistem

1. Mengklik menu 2. menampilkan menu pengambilan

pengambilan dokumen dokumen

3. memilih untuk 5. menampilkan status pembayaran

dikirimkan dokumen

4. melakukan
pembayaran
dokumen
Exit Condition Sistem menampilkan status pembayaran yang telah terkonfirmasi
 Scenario Alternatif Aktor Sistem

1. Mengklik menu 2. menampilkan menu pengambilan

pengambilan dokumen dokumen

3. memilih untuk 5. menampilkan status dokumen

disimpan

4. mengambil sendiri
dokumen

Exit Condition Sistem menampilkan status dokumen yang telah terkonfirmasi

Activity status pembayaran

Status Pengiriman
Nama Use Status Pengiriman
Case

Aktor User(Warga)

Entry Aktor telah melakukan login dan sistem menampilkan halaman utama program
Condition

Scenario Aktor Sistem

1. Memilih 2. Menampilkan status pengiriman

tombol
status
pengiriman

Exit Status pengiriman telah terkonfirmasi

Condition
Logout
Nama Use Logout
Case

Aktor Admin, User(Warga)

Entry Aktor telah berada pada halaman aplikasi

Condition

Scenario Aktor Sistem

1. Aktor 2.Sistem menampilkan halaman login

mengklik
tombol
logout

Exit Aktor telah logout dan sistem kembali menampilkan halaman login
Condition

Activity Logout
Deskripsi Umum

4.2. Perspektif