Revisi

2013

PEDOMAN KERJA
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SULTAN SYARIF KASIM RIAU

Jl. HR. Soebrantas No. 155 KM. 15

Simpang Baru Panam Pekanbaru
Email: bppm_uinsuskariau@uin-suska.ac.idi
website: www.uin-suska.ac.id
 SAMBUTAN REKTOR

Universitas Islam Negeri (UIN) Sulthan Syarif Kasim Riau

merupakan salah satu perguruan tinggi negeri di Riau, yang
berupaya mengembangkaan secara aktif ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, iman dan teknologi, serta berupaya
mencerdaskan kehidupan bangsa, meningkatkan kesejahteraan
dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya.
UIN diharapkan oleh masyarakat Riau menjadi salah satu
institusi yang dapat memberikaan sumbangan pikiran dan
tindakan nyata dalam penyelesaian berbagai persoalan, baik
lokal nasional, regional, maupun internasional.
Aktifitas organisasi merupakan serangkaian proses yang
saling terkait. Seluruh pekerjaan merupakan bagian dari suatu
proses, yng merupakan sekelompok aktifitas dan tugas yang
berkaitan secara logis, melibatkan manusia dan prosedur,
dengan mengubah material atau informasi menjadi produk atau
output tertentu.
Buku ini, merupakan buku pedoman kerja pada Lembaga
Penjaminan Mutu UIN Suska Riau.

Pekanbaru, 21 Januari 2013

Rektor UIN Suska Riau

dto

Prof. Dr. H. M Nazir

NIP. 19531121198003100

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

i
 PENGANTAR LPM

Dinamika akademis Perguruan Tinggi, tidak terlepas dari

perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi serta tuntutan
masyarakat. Dengan adanya pendidikan tinggi, diharapkan
muncul sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan
akademis, profesional, etis dan kepemimpinan, serta tanggap
terhadap kebutuhan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Dalam konteks ini, untuk melaksanakan penjaminan mutu di
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau (UIN Suska Riau),
maka diperlukan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM yang memiliki
fungsi sebagai upaya perguruan tinggi memberikan jaminan mutu
proses dan hasil pendidikan kepada stakeholders baik internal
maupun eksternal perguruan tinggi.
Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN
Suska Riau ini disusun dengan harapan agar prosedur kerja yang
ada di LPM sesuai dengan standar mutu sesuai dengan visi, misi
dan tujuan lembaga.

Pekanbaru, 22 Januari 2013

Ketua,

dto

Prof. Dr. Muhmidayeli, M.Ag

NIP. 196207131989032001

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

ii
 DAFTAR ISI

Kata pengantar ....................................................................... i

Sambutan Rektor .................................................................... ii
Surat Keputusan Rektor ..........................................................
Daftar Isi .................................................................................
A. Visi LPM Uin Suska Riau .....................................................
B. Misi....................................................................................
C. Kebijakan mutu ..................................................................
D. Sasaran mutu .....................................................................
E. Nilai dasar ..........................................................................
F. Budaya mutu .....................................................................
G. Tugas pokok .......................................................................
H. Fungsi ................................................................................
I. Lingkup kerja LPM ..............................................................
J. Struktur Lembaga Penjaminan Mutu Uin Suska Riau ............
K. Deskripsi pekerjaan............................................................
L. Alur kerja Lembaga Penjaminan Mutu .....................................................

PENUTUP ................................................................................

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

iii
 PENDAHULUAN

Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Islam

Negeri Sultan Syarif Kasim Riau (UIN Suska Riau), maka diperlukan
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). LPM ini memiliki visi, misi, tugas
pokok, fungsi dan lingkup kerja yang diuraikan dibawah ini.

A. Visi LPM UIN SUSKA RIAU

Terwujudnya budaya mutu di Lingkungan UIN Suska Riau
guna Mendorong Tercapainya Visi UIN Suska Riau.

B. Misi
1. Mengembangkan dan melaksanakan sistem penjaminan
mutu akademik yang sesuai dengan keadaan sosial-budaya
kampus UIN Suska Riau;
2. Menyelenggarakan training, konsultasi, pendampingan dan
kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik;
3. Mengembangkan sistem informasi penjaminan mutu
akademik;
4. Mengembangkan dan melaksanakan audit internal mutu
akademik di UIN Suska Riau;
5. Mendorong Program-Program Studi di lingkungan
UIN Suska Riau untuk memperoleh sertifikasi bertaraf
nasional dan intemasional.

C. KEBIJAKAN MUTU
Sebagai perguruan tinggi utama, UIN Suska Riau bertekad
menghasilkan lulusan yang memiliki kedalaman ilmu
pengetahuan, kekokohan akidah, kemulian akhlak, keluasan
wawasan, kemapanan keterampilan, dan ketinggian daya juang.

D. SASARAN MUTU
1. Ketepatan Waktu Studi Minimal 70 %;
2. Skripsi Integrasi Ilmu Minimal 50 %;
3. Kode Etik Minimal 90 %;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

1
 4. Mata Kuliah Keahlian Jurusan minimal B 80 %;
5. Mata Kuliah Metodologi Studi Islam Minimal B 80 %;
6. TOEFL dan TOAFL minimal 400;
7. Lulus dengan IPK di atas 03,00 minimal 70 %;
8. Berkarya pada satu tahun pertama;
9. Indek Kinerja Dosen di atas 03,00 minimal 80%;

E. NILAI DASAR
1. Iman;
2. Istiqamah;
3. Ilmiah;
4. Mujahadah;
5. Ukhuwah;

F. BUDAYA MUTU
1. Bertawakkal kepada Allah SWT;
2. Berusaha keras mencapai tujuan;
3. Memperbaiki terus menerus;
4. Menggunakan tolak ukur;
5. Berbicara berdasarkan fakta;
6. Semua usaha selalu ada hasil;
7. Bersama-sama;

G. TUGAS POKOK
Menyelenggarakan pengembangan dan penjaminan
mutu kelembagaan dan akademik pada universitas dalam
berbagai aspek dan dimensinya.

H. FUNGSI
1. Penjabaran kebijakan di bidang pengembangan
dan penjaminan mutu Universitas;
2. Pelaksanaan pengembangan dan penjaminan standar
mutu universitas yang mencakup input, proses dan
output;
3. Pengembangan dan menjamin standar layanan dan
manajemen;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

2
 4. Pengembangan kualitas SDM dan iklim akademik;
5. Pelaksanaan studi dan penelitian tentang relevansi
dan kelayakan (relevancy and feasibilty) program studi
dengan users atau stokeholders;
6. Pelaksanaan pengawasan, evaluasi dan akreditasi;
7. Perumusan kebijakan perencanan pengembangan
kualitas serta tindak lanjut dari feedback evaluasi dan
akreditasi;
8. Pelaksanaan tugas administrasi Lembaga Penjaminan
Mutu (LPM).

I. Lingkup Kerja LPM

1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu
akademik secara berkelanjutan di UIN SUSKA RIAU;
2. Membuat perangkat terpadu dalam rangka
pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik;
3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu
akademik;
4. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem
penjaminan mutu akademik;
5. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem
penjaminan mutu akademik di UIN SUSKA RIAU.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

3
J. Struktur Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau

REKTOR

WAKIL REKTOR

KETUA TIM AHLI

SEKRETARIS
SUBBAGIAN
TU

STAF

PUSAT MANUAL PUSAT

DAN STANDAR PENGEMBANGAN
MUTU SUMBERDAYA

FUNGSIONAL

K. DESKRIPSI PEKERJAAN

1. Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

a. Ringkasan Pekerjaan
Membuat perencanaan strategik pelaksanaan (implementation)
Organisasi LPM UIN SUSKA RIAU.

b. Tugas-Tugas :
1. Memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu
di lingkungan UIN SUSKA Riau;
2. Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan
proses penjaminan mutu;
3. Mengorganisir pekerjaan yang ada di lingkungan LPM;
4. Mengontrol proses penjaminan mutu di lingkungan UIN
SUSKA RIAU dan kinerja anggota LPM;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

4
 5. Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk
perbaikan terus menerus (continous improvement);
6. Mengkoordinir semua kegiatan LPM;
7. Memimpin rapat pleno atas semua draf proses
penjaminan mutu;
8. Mengesahkan kegiatan yang dilaksanakan oleh anggota
LPM;
9. Melaksanakan kerjasama dengan institusi lain dan
stakeholders.

c. Hubungan Kerja :
1. Bertanggung jawab kepada Rektor,
2. Bekerjasama dengan anggota LPM;
3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu
di lingkungan UIN SUSKA RIAU kepada Rektor.

2. Sekretaris Lembaga Penjaminan Mutu

a. Ringkasan Pekerjaan
1. Merancang, mengadministrasikan dan mengagendakan
kegiatan di Lembaga Penjaminan Mutu (LPM);
2. Membuat perencanaan kegiatan dan anggaran bersama
Ketua LPM;
3. Memferifikasi keuangan dilingkungan LPM;
4. Membantu semua kegiatan Ketua LPM.

b. Tugas-Tugas :
1. Membantu Ketua dalam melaksanakan semua
kegiatan administrasi di LPM;
2. Menjamin kerahasiaan data LPM;
3. Merencanakan dan menyediakan peralatan dan
bahan-bahan yang dibutuhkan oleh LPM;
4. Merancang jadwal kegiatan proses penjaminan mutu;
5. Menggandakan draf dan peralatan serta
bahan penjaminan mutu;
6. Mengadministrasikan dan mengagendakan surat-
surat dan data LPM;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

5
 7. Mendokumentasikan dokumen-dokumen penjaminan
mutu;
8. Membantu memfasilitasi kegiatan di semua bidang
LPM;
9. Merencanakan dan melaksanakan publikasi kegiatan
LPM.

c. Hubungan Kerja :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM;
2. Bekerjasama dengan Kepala Pusat di LPM;
3. Melaporkan kegiatan proses penjaminan mutu kepada
Ketua LPM.

3. Sub Bagian Tata Usaha Lembaga Penjaminan Mutu

a. Ringkasan Pekerjaan
1. Mengendalikan proses persuratan di lingkungan
LPM baik itu surat masuk, keluar dan disposisi,
memo dan nota dinas
2. Mengagendakan dan mengklasifikasi surat-surat;
3. Menginventaris barang-barang milik LPM;

b. Tugas-Tugas :
1. Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan
Mutu;
2. Mengonsep surat, memeriksan dan memaraf surat
keluar;
3. Mensortir surat yang masuk;
4. Membuat disposisi dan tindak lanjut dari disposisi surat,
memo dan nota dinas;
5. Mengarsipkan surat masuk, keluar, disposisi, memo dan
nota dinas;
6. Menindaklanjuti dan meneruskan surat ke Kepala
Pusat, Sekretaris, Ketua LPM dan pejabat yang terkait;
7. Mendata dan inventaris barang-barang milik LPM;
8. Merekap data informasi yang berkenaan dengan
kemajuan prestasi kerja pegawai dan dosen;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

6
 9. Membantu lembaga dalam pelaksanaan tugas;
10. Memimpin dan mengkoordinasi pelaksanaan tugas
pada Subbag Tata Usaha;
11. Membantu Ketua dan Sekretaris menyiapkan
bahan penyusunan rencana kegiatan dan program
kerja;
12. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan,
membimbing dan mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas staf administrasi;
13. Mengkoordinasikan dan melakukan urusan
administrasi perencanaan, kepegawaian,
perlengkapan dan IKN;
14. Mempelajari dan menilai laporan prestasi Daftar
Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) hasil kerja
staf;
15. Mengkoordinasikan dan memproses
penyelenggaraan kegiatan serta penyusunan
laporan kepada sekretaris dan ketua LPM;
16. Memberikan usulan atau saran kepada ketua
lembaga;
17. Melaksanakan tugas lain yang di berikan atasan.

d. Hubungan Kerja :
1. Bertanggung jawab kepada Ketua LPM;
2. Bekerjasama dengan Ketua, Sekretaris dan Kepala Pusat
Bagian LPM.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau memiliki 2 (dua) pusat

bagian, antara lain:

1. Pusat Pengembangan Mutu Akademik

a. Ringkasan Pekerjaan
1) Merencanakan dan membuat serta merevisi draf
dokumen yang terkait dengan proses penjaminan
mutu akademik;

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

7
 2) Mengendalikan komponen-komponen sistem
penjaminan mutu akademik.

b. Tugas-Tugas:
1) Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan
Mutu;
2) Membuat semua draf penjaminan mutu akademik;
3) Merencanakan dan membuat draf kebijakan mutu
akademik;
4) Merencanakan dan membuat draf manual mutu
akademik;
5) Merencanakan dan membuat draf standar mutu
akademik;
6) Merencanakan dan membuat draf prosedur mutu
akademik;
7) Merencanakan dan membuat draf instrumen dan
format penjaminan mutu akademik;
8) Merencanakan dan membuat draf peraturan
akademik universitas;
9) Merencanakan dan membuat draf pedoman mutu
akademik sebagai dasar pengendalian mutu;
10) Memberikan bimbingan teknis standarisasi dan
pengembangan mutu akademik;
11) Melakukan diskusi tentang rancangan/draf mutu
akademik dengan pihak-pihak terkait, seperti
jurusan, prodi dan unsur-unsur lain bersama
anggota Lembaga Penjaminan Mutu;
12) Memberikan laporan dan rekomendasi kepada
pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan
Mutu.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

8
 c. Hubungan Keja:
1) Bertanggung jawab kepada Ketua LPM;
2) Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengawasan dan
Pengendalian Mutu Akademik, Sekretaris, Ketua dan
semua staf LPM;
3) Melaporkan kegiatan proses pengembangan mutu
akademik kepada Ketua LPM.

2. Pusat Pengawasan dan Pengendalian Mutu Akademik

a. Ringkasan Pekerjaan
1). Merencanakan dan membuat serta merevisi draf
dokumen yang terkait dengan proses pengawasan
dan pengendalian mutu akademik;
2). Mengendalikan komponen-komponen sistem
pengawasan dan pengendalian mutu akademik.

b. Tugas-Tugas :
1) Menjaga kerahasiaan data Lembaga Penjaminan
Mutu;
2) Mengelola pengawasan penyelenggaraan tridharma
perguruan tinggi di universitas melalui kegiatan
sistem penjaminan mutu internal melalui Audit
Mutu Akademik Internal (AMAI) sebagai masukan
untuk perencanaan program kebijakan mutu
akademik universitas;
3) Melakukan audit mutu eksternal, seperti akreditasi
dan ISO;
4) Melakukan monitoring dan evaluasi Standar
Operasional Prosedur (SOP) akademik sebagai
bahan masukan rancangan standar akademik
universitas selanjutnya;
5) Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
program studi dengan memberikan masukan untuk

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

9
 pengambilan keputusan tentang kelanjutan,
perluasan atau penghentian program studi di
universitas;
6) Melaksanakan dokumentasi terkait dengan proses
dan bahan atau materi penjaminan mutu yang
berkelanjutan di Universitas;
7) Mengembangkan sistem dan pola pengawasan dan
pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan;
8) Memberikan laporan dan rekomendasi kepada
pimpinan Universitas melalui Ketua Penjaminan
Mutu;

c. Hubungan Kerja :
1) Bertanggung jawab kepada Ketua LPM;
2) Bekerjasama dengan Kepala Pusat Pengembangan Mutu
Akademik, Sekretaris, Ketua dan semua staf LPM;
3) Melaporkan kegiatan proses pengawasan dan
pengendalian mutu akademik kepada Ketua LPM.

Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau memiliki TIM Ahli dan
Tenaga Fungsional dalam melaksanakan penjaminan mutu
universitas sesuai dengan fungsinya masing-masing.

a. Tim Ahli, fungsi:

 Membantu pengembangan konsep dan manual Sistem
Penjaminan Mutu;
 Melakukan bimbingan, konsultasi, dan pelatihan
berkenaan dengan mutu;
 Melaksanakan tugas-tugas khusus berkaitan dengan
pengembangan Sistem Penjaminan Mutu sesuai dengan
penugasan yang diberikan.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

10
b. Fungsional, fungsi:
 Dosen yang ditugaskan untuk membantu dalam
pelaksanaan tugas-tugas yang ada di LPM.

L. ALUR KERJA LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS LEMBAGA PENJAMINAN MUTU FAKULTAS

REKTOR KETUA DEKAN

WAKIL REKTOR WAKIL DEKAN I

SEKRETARIS

KOMITE PENJAMINAN MUTU

SUB BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS
LAPORAN/
REKOMENDASI/
PERMINTAAN TINDAKAN/
KOREKSI STAF

F
PUSAT PENGEMBANGAN U KEGIATAN
MUTU AKADEMIK AKADEMIK
N
G
S
I
O
PUSAT PENGAWASAN DAN N
PENGENDALIAN MUTU A
AKADEMIK L

Alur Keja Lembaga Penjaminan Mutu UIN Suska Riau

1. Dalam melaksanakan penjaminan mutu akademik, UIN Suska Riau

membentuk Lembaga Penjaminan Mutu yang bertanggung jawab
kepada Rektor dan Wakil Rektor 1 bidang Akademik.
2. Lembaga Penjaminan Mutu melaksanakan proses
penjaminan mutu akademik, mulai dari perencanaan
sistem, pembuatan dokumen, implementasi dan
pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal di lingkungan UIN
Suska Riau.
3. Fakultas membentuk Komite Penjaminan Mutu Fakultas,
yang bertanggung jawab kepada Wakil Dekan 1.
4. Fakultas menindak lanjuti dengan menyusun rencana mutu
d e n g a n difasilitatori oleh Komite Penjaminan Mutu
Fakultas.
5. Komite Penjaminan Mutu Fakultas melakukan pemeriksaan
te r h a d a p ketercapaian rencana mutu dan melaporkannya
kepada Dekan melalui Wakil Dekan 1 dan Ketua Lembaga
Penjaminan Mutu.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

11
6. Proses pemeriksaan utamanya dilakukan terhadap
proses pembelajaran, sebagai kegiatan utama dalam bidang
akademik yang terjadi di semua Fakultas/Jurusan/Prodi.
7. Bagian Pusat Pengembangan Mutu Akademik merupakan
penyedia peralatan dan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk
peningkatan mutu. Bagian ini menjamin kerahasiaan data dan
mendokumentasikan standar dan manual mutu LPM.
8. Minimal 1 (satu) kali dalan setahun, LPM melakukan kegiatan
Audit Mutu Internal Akademik. Audit Mutu Internal Akademik di
UIN Suska Riau dilakukan untuk menjamin:
a. Kepatuhan terhadap kebijakan mutu akademik,
peraturan akademik, manual mutu akademik, dan manual
prosedur akademik.
b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai
dengan yang ditetapkan di setiap prgram studi.
c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman
belajar sesuai dengan spesifikasi program studi relevansi
program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan
m a s y a r a k a t d a n stakeholders lainnya.
9. Hasil Audit Mutu Internal Akademik akan diolah oleh Pusat
Pengawasan dan Pengendalian Mutu untuk di laporkan kepada
Ketua LPM. Ketua LPM akan memberikan laporan dan
rekomendasi kepada Wakil Rektor 1 dan Rektor.
Mendasarkan pada temuan audit mutu internal akademik,
Ketua LPM juga dapat mengajukan Permintaan Tindakan
Koreksi Kepada Rektor/Wakil Rektor 1.
10. Rektor melalui Wakil Rektor 1 akan memerintahkan kepad a
Deka n da n Ketua Ju ru san/Program Studi untuk
melakukan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan
yang berkai ta n de ngan keti dak cu kupa n
infrastrukur dan sumber daya harus difasilitasi oleh
Fakultas, sedangkan ketidak cukupan yang berkaitan
dengan kompetensi personal harus ditindak lanjuti oleh
LPM melalui Pusa t Mu tu Akademik.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

12
11. Pengembangan Mu tu Akademik bekerjasama dengan
Komite Penjamin Mutu Fakultas melakukan analisis
terhadap hasil audit dan melakukan tindakan perbaikan
dan pengembangan.
12. Hasil Audit, laporan pemeriksaan dari Komite
Penjaminan Mutu Fakultas akan dibahas dalam Rapat
Mutu Fakultas. Rapat Mutu Fakultas diselenggarakan
bersama antara Fakultas dengan LPM.
13. Hasil Rapat Mutu Fakultas akan dilaporkan kepada Rektor dan
Wakil Rektor 1 dan akan digunakan sebagai salah satu dasar
dalam memodifikasi atau mengembangkan standar mutu.

Buku Pedoman Kerja Lembaga Penjaminan Mutu

13