PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN

MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI

Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi

PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA

UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM

Rina Shahriyani Shahrullah *

*Universitas Internasional Batam, Ketua Program Studi Magister Ilmu Hukum

Abstract

PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA

UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM
Rina Shahriyani Shahrullah

Pendahuluan

Universitas Internasional Batam (UIB) didirikan pada tahun 2000 berdasarkan Keputusan
Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 160/D/O/2000, sebagai pengejawantahan
kepedulian Yayasan Marga Tionghoa Indonesia (YMTI - Batam) di Kota Batam terhadap pendidikan
masyarakat di Pulau Batam dan sekitarnya. UIB menetapkan visinya to be a university with
International Quality Standard that produces graduates that can meet global dynamic changes.
Untuk mencapai visi tersebut, UIB mengemban misi to continuously implement comprehensive
education, analytical research and humane society services according to international quality
standard.

UIB mempunyai 5 fakultas dan 12 program studi (prodi). Lima fakultas, yaitu: Fakultas
Teknik Industri, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi
dan Fakultas Hukum. Sampai dengan awal 2007, dari keduabelas prodi yang telah disetujui pada
saat pendirian, UIB masih memfokuskan pada penyelenggaraan tujuh prodi, yaitu 6 Program Studi
Sarjana (Prodi Teknik Elektro, Teknik Sipil, Sistem Informasi, Manajemen, Akuntansi, Ilmu Hukum)
dan Manajemen Perhotelan (Diploma). Pada tahun 2008, UIB membuka Program Studi Magister
Manajemen dan Program Studi Magister Ilmu Hukum. Pada tahun 2016, ijin operasional diberikan
kepada 2 program studi baru (Sarjana) yaitu Program Studi Bahasa Inggris dan Program Studi
Pariwisata.

Unit Penjaminan Mutu UIB dikenal dengan nama Quality Assurance Center (QAC) dibentuk
pada tahun 2006 berdasarkan SK Rektor No. 022/R/KEP-UIB/IV/2006. QAC bertugas untuk
menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan meningkatkan standar mutu di
bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pelayanan.

Perjalanan QAC Dalam Menerapkan SPMI

Pada tahun 2009 UIB memperoleh Program Hibah Kompetisi Institusi (PHK-I) 2009-2011
dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. UIBmengajukan Tema A
yaitu Peningkatan Kapasitas Institusi tahun 2009. Melalui hibah tersebut dilakukan Policy Study
yang bertujuan untuk restrukturisasi Organisasi QAC, penataan Job Description dan ruang lingkup
QAC, pembuatan daftar dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan penjaminan mutu yaitu
Kebijakan dan Sasaran Mutu UIB, Manual Mutu, Pedoman Implementasi Budaya Mutu, Buku
Pedoman Audit Mutu Internal. Berdasarkan Policy Study tersebut ditetapkan bahwa sejumlah
dokumen yang harus disusun antara lain:

Tabel 1. Daftar Dokumen QAC

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/36KodTLnX7LVdXh

Pada tahun 2009, QAC telah menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) yaitu Dengan
menerapkan standar kualitas internasional dalam keseluruhan proses dan kegiatan, Universitas
Internasional Batam berkomitmen untuk menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif yang
memiliki hardskills, softskills, jiwa kepemimpinan dan keahlian kewirausahaan yang berkualitas.
Selain itu QAC juga merumuskan Standar Mutu yang dijabarkan dari Kebijakan Mutu bersifat
strategis, spesifik, dapat diukur, realistik, dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Standar
Mutu sebagai berikut:

1. 70% program studi terakreditasi A oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.
2. 100% lulusan memiliki TOEIC Score minimal 700.
3. 90% lulus tepat waktu (waktu kelulusan maksimal 4 tahun).
4. 80% IPK lulusan minimal 3.00.
5. 80% mahasiswa memiliki Indeks Kepuasaan Mahasiswa terhadap mutu pelayanan dan fasilitas
minimal 4.00 dari skala 5.00.
6. 80% dosen memiliki Indeks Kinerja Dosen minimal 3.00 dari skala 4.00.
7. 50% lulusan bekerja di perusahaan asing/multi national corporations atau berwirausaha.

Standar mutu ini merupakan standar yang harus dicapai oleh setiap Program Studi (Prodi) dan
Biro/unit layanan terkait yang dijabarkan dalam Program Kerjanya. Standar mutu akan direview
setiap tahun, dan akan ditingkatkan apabila Prodi dan unit layanan telah mencapai standar yang
telah ditetapkan. Quality Assurance Center (QAC) akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap
mekanisme dan metode pencapaian standar tersebut. Apabila Prodi dan unit layanan belum
mencapai standar yang ditetapkan, maka akan dilakukan pendampingan oleh Quality Assurance
Center (QAC) terhadap Prodi dan unit layanan tersebut.

Pada tahun 2009, QAC juga membuat sejumlah dokumen mutu, diantaranya SOP bidang
akademik. QAC dalam mendesain SOP merujuk pada ISO 9001:2008. SOP disusun berdasarkan atas
Bisnis Proses Sistem Manajemen Mutu Universitas Internasional Batam sebagaimana yang
tergambar di bawah ini:

Gambar 1. Bisnis Proses Sistem Manajemen Mutu UIB

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/laY32FgJxbt325G
 Jenis dokumen mutu yang digunakan dalam penyelenggaraan aktivitas di Universitas
Internasional Batam berdasarkan Sistem Manjemen Mutu ISO 9001: 2008 adalah:
a. Manual Mutu;
b. Prosedur Mutu;
c. Instruksi Kerja;
d. Formulir.

Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu secara khusus disusun untuk mengatur penerbitan
seluruh dokumen mutu mulai dari Manual Mutu sampai dengan formulir, termasuk pendistribusian
dokumen serta penarikan dokumen yang tidak berlaku. Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Mutu
yang diterapkan di lingkungan UIB mulai berlaku pada tahun 2009.

Dari PDCA Ke PPEPP

Seiring dengan berkembangknya internasionalisasi UIB dengan didirikannya Badan

Koordinator Kerjasama Kantor Urusan Internasional (BKKUI) yang dikenal dengan nama
International Relation Office (IRO) pada tahun 2013, QAC mengalami perubahan struktur organisasi
dengan memasukkan BKKUI. Struktur Organisasi QAC sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi QAC

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/4FpgY6kh7z7WGOE

Berdasarkan Bagan di atas tugas dan fungsi terkait SPMI sebagai berikut:

A.Tingkat Universitas

1. Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas
Komisi Pendidikan dan organisasi penjaminan mutu di tingkat universitas (QAC).
2. Tugas Senat Komisi Pendidikan antara lain:

a. menyusun Kebijakan Akademik Universitas;

b. menyusun kebijakan penilaian prestasi dan etik akademik, kecakapan, serta
integritas kepribadian sivitas akademika;
c. merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan universitas;
d. merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik,
dan otonomi keilmuan;
e. memberi masukan kepada Pimpinan Universitas dalam penyusunan rencana strategis serta
rencana kerja;
f. melaksanakan pengawasan mutu akademik dalam penyelenggaraan universitas.
3. Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor. Pimpinan
Universitas bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat. Rektor menetapkan peraturan, kaidah, dan tolok ukur penyelenggaraan
kegiatan akademik secara umum.
4. QAC membantu pimpinan universitas dalam menyusun kebijakan yang berhubungan dengan
pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
5.Lingkup kerja QAC universitas mencakup semua program studi, strata pendidikan (diploma,
sarjana dan pascasarjana), serta pengelola program studi (jurusan/bagian). QAC bertugas untuk:
a. merencanakan dan melaksanakan SPMI secara keseluruhan di UIB;
b. membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan SPMI;
c. memonitor pelaksanaan SPMI;
d. melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik;
e. melaporkan secara berkala SPMI.
6. QAC melaksanakan fungsi pelayanan dalam bidang:
a. training, konsultasi, pendampingan dan kerjasama di bidang SPMI;
b. pengembangan sistem informasi SPMI;
c. pengembangan dan pelaksanaan SPMI yang sesuai dengan keadaan sosial budaya kampus
UIB;
d. pengembangan dan pelaksanaan audit internal.
7.QAC menunjuk Koordinator Audit Internal yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.
8.QAC bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun dokumen SPMI yang selaras dengan
keadaan sosial budaya kampus UIB
9. Koordinator Audit Internal bertanggung jawab atas terlaksananya audit internal

B.Tingkat Fakultas

1. Organisasi jaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas Dekan.

2. Tugas Dekan adalah:

a. Menyesuaikan rencana dan kebijakan akademik sesuai dengan kebijakan universitas;

b. melakukan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan, serta integritas kepribadian
dosen di lingkungan fakultas;
c. memberikan pendapat dan saran untuk kelancaran pengelolaan fakultas.
3. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa.
4.Dekan bertanggung jawab atas selarasnya dokumen SPMI Prodi dengan dokumen SPMI di
tingkat universitas.
5.Dekan bersama dengan QAC bertugas untuk melaksanakan kegiatan penjaminan mutu di
tingkat fakultas. Dalam melaksanakan tugasnya QAC dibantu oleh pejabat struktural Jurusan/
Bagian/Program Studi
6.Dekan dibantu dengan QAC bertugas untuk:
a. Sosialisasi SPMI ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan; b. Pelatihan
dan konsultasi kepada sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan SPMI;
c. Membahas dan menindaklanjuti laporan dari Program Studi;
d. Mengkoordinasi penyusunan evaluasi diri jurusan/bagian/program studi;
e. Mengirim hasil evaluasi diri program studi ke QAC.
f. Dalam melaksanakan tugasnya Dekan melakukan konsultasi dan koordinasi dengan QAC dan
jurusan/bagian/program studi.
7.Dekan menerima laporan audit internal (termasuk permintaan tindakan koreksi/PTK) dari
auditor internal melalui QAC. Dekan melakukan koordinasi tindak lanjut atas PTK, membuat
keputusan dalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk
melaksanakan keputusan tersebut

C.Tingkat Program Studi

1. SPMI tingkat Program Studi dilakukan dibawah koordinasi Ketua/ Sekretaris Program
Studi.
2. Koordinator Bidang Ilmu (KBI) ditunjuk Program Studi dalam membantu melaksanakan SPMI
di tingkat Jurusan/Bagian/Program Studi.
3. Ketua Program Studi bersama KBI pada tingkat tersebut bertanggung jawab atas
tersusunnya.

a. Spesifikasi Program Studi (SP);

b. Kompetensi Lulusan (KL);
c. Manual Prosedur (MP); dan
d. Instruksi Kerja (IK).
yang sesuai dengan dokumen SPMI di tingkat Fakultas dan Universitas.
4.Ketua Program Studi bersama KBI bertanggung jawab atas terlaksananya:
a. Proses akademik yang bermutu;
b. Evaluasi pelaksanaan akademik;
c. Tindakan perbaikan proses akademik;
d. Penyempurnaan dokumen SPMI Prodi secara berkelanjutan;
e. Menyusun laporan hasil evaluasi akademik; Hasil evaluasi akademik dilaporkan kepada
Dekan.

Penjaminan mutu di bidang non akademik yang melingkupi Biro Layanan akan dilakukan
secara langsung Kepala dan Wakil Kepala (Waka) Biro dengan mengacu kepada kebijakan sistem
penjaminan mutu non akademik. Pelaksanaan kebijakan sistem penjaminan mutu non akademik
dimonev langsung oleh Sistem Pengawasan Internal (SPI) yang kemudian dilaporkan kepada pihak
Rektorat (WR II).

SPMI UIB menerapkan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) berdasarkan Renstra UIB
2011-2015 dengan ruang lingkup kegiatan akademik yang meliputi Tridharma Perguruan Tinggi.
Dengan diberlakukannya Permendikbud No. 50 Tahun 2014 Tentang Sistem Penjaminan Mutu
Pendidikan Tinggi disertai dengan diterbitkannya Renstra UIB 2016-2020, manajemen SPMI UIB
menerapkan metode PPEPP (Perencanaan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan)
untuk menghasilkan kaizen atau continuous quality improvement. Ruang lingkup SPMI UIB
meliputi kegiatan akademik (Tridharma Perguruan Tinggi). Sedangkan bidang non akademik
dimonitor dan dievaluasi oleh Sistem Pengawasan Internal. Gambar 3 memperlihatkan perubahan
dari metode PDCA ke PPEPP dalam pelaksanaan SPMI di UIB.

Gambar 3. Perubahan Metode PDCA ke PPEPP

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/7thMe0g8hBdWiXe

Gambar 4 Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal UIB

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/hJXtSHKwqBLjQv4

Saat ini QAC dan SPI sedang melakukan harmonisasi dokumen dimana dokumen berbasis
ISO diselaraskan dengan dokumen SPMI dengan merujuk pada SN Dikti dan standar yang
ditetapkan oleh UIB khususnya untuk non akademik dan kerjasama internasional.

Penerapan SPMI Terhadap Hasil Akreditasi Program Studi

QAC sebagai unit SPMI di tingkat universitas berkontribusi penting dalam proses persiapan
akreditasi BAN-PT. Kontribusi QAC dalam proses akreditasi meliputi:

a. Bimbingan Teknis penyusunan dan pengumpulan data untuk Borang Akreditasi Prodi. Bimtek
ini diikuti oleh Dekan, Ka/Sekprodi dan task force dari tiap Prodi;
b. Bimbingan Teknis penyusunan dan pengumpulan data untuk Evaluasi Diri (EDI). Bimtek ini
diikuti oleh Dekan, Ka/Sekprodi dan task force dari tiap Prodi;
c. Monitoring proses pembuatan dan penyelesaian dokumen akreditasi;
d. Simulasi dan evaluasi dokumen akreditasi Prodi;
e. Pengurusan pengiriman dokumen akreditasi Prodi ke BAN-PT.
f. Pendampingan selama visitasi.

Berkat kontribusi dari QAC, maka pada tahun 2013 tujuh Prodi UIB telah melakukan re-
akreditasi dengan hasil berikut:

Tabel 2. Hasil Reakreditasi Program Studi Sarjana dan Diploma

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/FYmCOCIlIXRJuIL

Berdasarkan data yang diperoleh dari Kopertis Wilayah X dalam Angka Tahun 2015,
menunjukkan bahwa untuk Provinsi Kepulauan Riau hanya ada 2 (dua) Prodi yang mendapatkan
akreditasi A dan kedua Prodi tersebut yang diselenggarakan oleh UIB. Prodi Magister Manajemen
dan Prodi Magister Ilmu Hukum mendapatkan akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional Pendidikan
Tinggi (BAN-PT) untuk pertama kalinya pada tahun 2014. Hasil akreditasi program magister yang
diselenggarakan oleh UIB disajikan pada Tabel 3 berikut.

Tabel 3. Hasil Reakreditasi Program Studi Magister

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/1XDBWnURpe3yTSs

Penutup

Komitmen UIB untuk meningkatkan mutu akademik dan non akademik secara konsisten dan
berkelanjutan (continuous quality improvement) diwujudkan melalui pembentukan Pusat
Penjaminan Mutu (Quality Assurance Center/QAC). QAC menerapkan manajemen SPMI dengan
mengembangkan nilai-nilai kepedulian, integritas, partisipasi aktif, inovasi dan apresiasi yang
humanis demi meningkatkan standar mutu akademik dan non akademik UIB secara konsisten dan
berkelanjutan.

Proses penjaminan mutu merupakan kegiatan atas inisiatif UIB sendiri (internally driven)
yang disesuaikan dengan visi dan misi, sumber daya, sistem manajemen dan kepemimpinan serta
struktur organisasi UIB. SPMI secara terus-menerus dilaksanakan/diselenggarakan pada tingkat
institusi, fakultas, program studi, dan unit/biro di UIB demi membangun budaya mutu secara
komprehensif di segala aspek/bidang (akademik dan non akademik).