SOP 05 SOP Pengendalian Dokumen
SOP 05 SOP Pengendalian Dokumen
Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
1 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :
1. TUJUAN
1.1 Untuk memastikan semua dokumen yang digunakan di PT. ………. dikendalikan dengan benar
2. RUANG LINGKUP
3. DEFINISI
3.1 Dokumen adalah referensi yang digunakan dalam melakukan suatu proses atau kegiatan/aktifitas
4. REFERENSI
5. FLOW CHART
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
AHLI K3 MANAGER DIREKTUR
Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
2 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :
Mulai
Diperlukan
distribusi?
Untuk kepentingan
Ditandatangani informasi / kebutuhan
oleh Pemeriksa? legal lainnya?
Implementasi
Y Y
T
Simpan sesuai aturan
1 & beri stempel
Ditandatangani
oleh Penyetuju? KADALUWARSA
Terdapat
ketidaksesuaian saat
pelaksanaan? T
T
Y
Masa simpan
Y telah lewat?
Registrasi ke
dalam daftar induk
T dokumen dan Lakukan perubahan
tulis pada katalog sesuai IK Y
(Perubahan Dokumen dan
Form)
Musnahkan dan
catat ke dalam
bukti pemusnahan
Selesai
Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
3 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :
6. PROSEDUR
Dokumen /
PIC Deskripsi
Catatan
Pembuat 6.1 Menyusun draft dokumen dan memberi identitas Instruksi Kerja
dokumen, bila sesuai, dengan hal-hal di bawah: Penomoran
–Judul – Tanggal Efektif Dokumen
–No. Dokumen – Penanggung jawab
–No. Revisi terakhir
Untuk penomoran dokumen mengikuti sesuai dengan
Instruksi Kerja Penomoran Dokumen
Pemeriksa 6.2 Bubuhkan tanda tangan apabila telah dilakukan
pemeriksaan atas kebenaran dokumen atau memastikan
kebenaran revisi terakhir.
Staf PIC 6.4 Apabila dokumen disetujui oleh penyetuju maka lakukan Daftar Induk
regristrasi dokumen yang telah disahkan ke dalam Dokumen
master list dokumen.
Penerima 6.5 Untuk kepentingan distribusi di dalam PT. ………. dokumen Daftar Distribusi
digandakan sesuai jumlah bagian yang terkait. Setiap
lembar salinan dokumen yang didistribusikan harus
diberi identifikasi stempel TERKENDALI
Staf PIC 6.6 Untuk kepentingan di luar PT…….. salinan dokumen yang
didistribusikan, harus distempel TAK TERKENDALI
PIC terkait 6.7 Implementasikan dokumen yang telah didistribusikan dan Permintaan
Apabila terdapat ketidaksesuaian pada saat pelaksanaan, Perubahan
lakukan perubahan dokumen sesuai Intruksi Kerja Dokumen
Perubahan Dokumen dan Form.
7. KETERANGAN
7.1 Review dokumen sistim manajemen dilakukan oleh PIC terkait berdasarkan antara lain naum
tidak terbatas pada: Hasil audit sistim manajemen baik audit internal maupun eksternal yang
relevan.
7.2 Aturan penanda tanganan dokumen adalah sbb:
7.3 Instruksi Kerja dan Standar Proses yang ada dilapangan harus diletakkan / ditempatkan sedekat
mungkin dengan area kerja pemakai dan dipastikan tidak mengganggu kerja pemakai saat dia
membutuhkan.
7.4 Dokumen eksternal yang merupakan standar nasional/ internasional dan dipakai sebagai
referensi PT. INDONESIA harus dikendalikan oleh masing-masing departemen dengan
memasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal dan di-update sesuai terbitan terbaru dan
minimal dilakukan pengecekan tentang terbitan terbaru setiap awal tahun oleh masing-masing
PIC
8. RIWAYAT PERUBAHAN
00 All Baru