SINOPSIS TUGAS AKHIR

Nama : Monita Surya Putri NIM : 1608107010060

A. Judul

Rancang Bangun Aplikasi Memo dan Persuratan UPT Laboratorium Terpadu Universitas
Syiah Kuala
B. Latar Belakang

Surat-menyurat merupakan sebuah kegiatan komunikasi untuk menyampaikan

informasi, pesan, dan pernyataan secara tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain yang
mempunyai keperluan kegiatan maupun menyampaikan berita (Meilinda, 2016).
Sedangkan memorandum (memo) merupakan surat-menyurat yang digunakan di kalangan
internal suatu instansi. Memo berisi pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat
(Suryani dkk., 2014). Sehingga memo ini bisa dikatakan seperti surat ringkas di dalam
suatu instansi. Surat-menyurat merupakan kegiatan rutin harian di perkantoran maka
apabila tidak ditangani secara khusus, dapat menimbulkan kendala dan kekacauan pada
arus komunikasi dan informasi suatu instansi (Windea & Sarmidi, 2018).
UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala merupakan sebuah unit
pelaksana teknis untuk pengkajian dan penerapan hasil riset, pelayanan pengujian dan
kalibrasi serta survei dan analisis. UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala
saat ini menerapkan proses administrasi surat berbasis kertas. Berdasarkan hasil
wawancara dengan staf UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala, proses
korespondensi yang dilakukan pada saat ini hanya memisahkan proses surat-menyurat
menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Proses ini dilakukan oleh staf bagian
administrasi. Surat masuk pada UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala akan
dibaca dan diperiksa apakah surat tersebut membutuhkan tindak-lanjut atau tidak. Surat
masuk pada UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala aka dibaca dan diperiksa
apakah surat tersebut membutuhkan tindak-lanjut atau tidak. Surat yang harus ditindak-
lanjuti akan diberikan memo dan diberikan kepada staff terkait. Dalam proses pembuatan
surat keluar, draf surat harus dikoordinasikan dengan Koordinator Divisi Umum sebelum
surat tersebut dikirimkan.
Sehingga dalam pelaksanaannya, proses surat-menyurat membutuhkan waktu dan
usaha yang lebih dalam proses disposisi. Hal ini memungkinkan terjadinya prosedur
pengiriman atau pendistribusian dan pembuatan surat menjadi tidak efektif, serta kesalahan
dalam penomoran surat yang tidak sesuai dengan hierarki instansi. Masalah-masalah
tersebut dapat menyebabkan penggunaan kertas berlebih, sehingga memungkinkan
terjadinya penumpukan arsip dan menyulitkan dalam pencarian serta penyediaan ruang
penyimpanan.
Hal diatas kemudian melatarbelakangi penelitian ini. Penelitian ini akan
mengembangkan aplikasi berbasis web untuk membantu memudahkan proses surat-
menyurat yang terjadi di UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala. Dengan
adanya aplikasi memo dan persuratan, surat masuk dan surat keluar akan dapat
diinformasikan dengan cepat dan tepat sasaran serta sangat membantu dalam pengelolaan
arsip surat.
Pengembangan aplikasi menggunakan framework Flask dengan model
pengembangan Agile Software Development dengan pendekatan Scrum dan User Centered
Design (UCD). UCD memiliki metode yang lebih spesifik dalam pengembangan aplikasi
yaitu Goal Directed Design (GDD) yang merupakan sebuah metode perancangan desain
yang berfokus pada tujuan pengguna. Penyimpanan data akan memanfaatkan layanan
Datastore yang disediakan oleh Google Cloud Platform.
C. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, permasalahan dalam penelitian ini dapat

dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana kebutuhan terkait aplikasi surat-menyurat, memo serta hasil follow-up
di UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala.
2. Bagaimana rancangan aplikasi memo dan persuratan di UPT Laboratorium Terpadu
Universitas Syiah Kuala.
3. Bagaimana mengimplementasikan hasil perancangan aplikasi memo dan persuratan
UPT Laboratorium Terpadu Universitas Syiah Kuala?
4. Bagaimana kelayakan aplikasi yang sudah dibangun?
D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang telah disebutkan sebelumnya, maka dapat

dipaparkan tujuan dari tugas akhir ini, yaitu:
1. Menganalisis kebutuhan terkait aplikasi dari berbagai user yang terlibat.
2. Merancang aplikasi yang didasarkan pada kebutuhan dan tujuan pengguna.
3. Mengimplementasikan hasil perancangan dalam bentuk aplikasi berbasis web
menggunakan framework Flask.
4. Menguji Kelayakan aplikasi yang sudah dibangun menggunakan Black Box Testing,
White Box Testing, dan Usability Testing.

E. Prosedur Penelitian

Penelitian ini diawali dengan mengidentifikasi masalah yang terjadi kemudian

mempelajari dan mengkaji berbagai konsep sebagai landasan teori, mencari landasan teori
dalam jurnal, buku, dan riset yang terkait dengan penelitian ini. Selanjutnya pengembangan
aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode Goal Directed Design yang merupakan
bagian dari metode User Centered Design yang terdiri dari analisis kebutuhan,
pengumpulan data, perancangan sistem, implementasi sistem dan pengujian sistem. Tahap
akhir yaitu penulisan hasil dari penelitian yang telah dikerjakan sesuai dengan kebutuhan
pengguna.
F. Referensi

Meilinda, E. (2016). Perancangan Aplikasi Kearsipan Surat Menyurat Pada Badan

Pemerintahan (Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak
Dan Keluarga Berencana Pontianak). Jurnal Khatulistiwa Informatika, 4(2).

Suryani, N., Kuswantoro, A., & Mulyono, S. (2014). Korespondensi Bahasa Indonesia.
Graha Ilmu.

Windea, T., & Sarmidi. (2018). Aplikasi Pengolahan Surat Menyurat Berbasis Web (Studi
Kasus Di Madrasah Tsanawiyah BPI Baturompe Kota Tasikmalaya). 2(1), 10.

Menyetujui, Darussalam, 03 September 2021

Ketua Bidang Minat Rekayasa Perangkat Lunak Diajukan oleh,

Nazaruddin S.Si., M.Eng.Sc. Monita Surya Putri

NIP. 197202061997021001 NPM. 1608107010060