Manajemen Proyek

Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
Penulis: Maria Macapagal & John Macasio
United Nations Asian and Pacific Training Centre for Information and Communication Technology for Development (UN-APCICT)
Peringatan Hak Cipta
¾ Beberapa informasi, dokumen dan peranti

l
lunak k yang disebut
di b t dalam
d l presentasi
t i ini
i i
adalah milik pengarang atau perusahaannya
masing-masing
i i dan
d bisabi jadi
j di memiliki
iliki
perjanjian hak cipta dan lisensi. Presentasi
i i tidak
ini tid k mewakili
kili atau
t b berhubungan
h b dengan
d
sumber yang disebutkan. Mereka disebutkan
di i i hanya
disini h untuk
t k kepentingan
k ti pendidikan.
didik
Tujuan Pembelajaran
¾ Menjelaskan
j konsep,
p pprinsip,
p dan proses
p dalam
perencanaan dan manajemen proyek TIK;
¾ Mendiskusikan isu-isu dan tantangan dalam

perencanaan dan manajemen proyek TIK dalam
konteks negara berkembang; dan
¾ Menggambarkan pendekatan serta alat

manajemen proyek TIK.
PM e-Materials
¾Modul ini diperkaya dengan open

content resources dari ICT Project
Management Practitioner Network yang
ada di http://ictpmpractitioner.ning.com
http://ictpmpractitioner ning com
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
-SESI 1: MANAJEMEN PROYEK DAN TIKP
Berdasarkan pengetahuan dan pengalaman Anda:
¾ Apa itu Proyek? Proyek TIK?

¾ U t kA
Untuk Apa Ad
Ada P
Proyek?
k?
¾ Apa yang membuat proyek sukses?
¾ Apa yang membuat proyek gagal?
Proyek
¾ Diarahkan untuk memenuhi layanan dan kebutuhan

strategis pemerintahan
¾ Memiliki dukungan kepemilikan
¾ Memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir yang
spesifik
¾ Ruang lingkup yang terdefinisi dan terdokumentasi
¾ Memiliki anggaran yang terbatas
¾ Hasil akhir yang spesifik -- deliverable
¾ Batasan kualitas
¾ Dialokasikan sumber daya
Proyek TIK
¾ Diarahkan untuk memenuhi ¾ Menggunakan solusi berbasis

layanan dan kebutuhan strategis TIK yang memenuhi layanan
pemerintahan serta kebutuhan strategis
¾ Memiliki dukungan kepemilikan pemerintah yang telah
¾ Memiliki tanggal mulai dan ditetapkan
tanggal berakhir yang spesifik ¾ Menggunakan proses dan
¾ Ruang lingkup yang terdefinisi metodologi yang didukung
dan terdokumentas oleh TI
¾ Memiliki anggaran yang terbatas
¾ Hasil
H il akhir
khi yang spesifik
ifik --
deliverable
¾ Batasan kualitas
¾ Dialokasikan sumber daya
Proyek/Proyek TIK untuk?
¾ Alasan – respon atas kebutuhan mendesak

¾ Selaras
S l dengan tujuan,
d t j prioritas
i it dand tujuan
t j
pemerintah nasional
¾ Meningkatkan layanan
¾ G2G – Government to Government
¾ G2B – Government
Go ernment to B Business
siness
¾ G2C – Government to Citizens
¾ Memperbaiki
M b iki kualitas
k lit hidup
hid masyarakatk t
TIK untuk Pembangunan
(1) Tujuan dan prioritas nasional &internasional:

Contoh: MDG dan pengentasan kemiskinan
( ) Program
(2) g dan Strategi:
g (3) Proyek:
TIK untuk Pembangunan
(TIKP) Manajemen proyek
TIK yang baik
(4) Hasil:
Perubahan kualitas hidup masyarakat
Pelajaran yang Diambil dari Proyek TIKP
¾ Partisipasi
¾ K
Kepemilikan
ilik lokal
l k l dan
d pembangunan
b k
kapasitas
it
¾ Percampuran teknologi
¾ K i
Kemitraan multi-stakeholder
li k h ld
¾ Penyelarasan dengan strategi pengentasan
kemiskinan
¾ Keberlanjutan finansial dan sosial
¾ P ti b
Pertimbangan Ri ik
Risiko
¾ Lingkungan yang kompetitif
¾ K
Kepemilikan
ilik dan
d kepemimpinan
k i i institusional
i tit i l
¾ Perlunya investasi di penelitian
Apa itu Manajemen Proyek?
Sekumpulan prinsip, praktik, dan teknik yang

digunakan untuk
1memimpin tim proyek dan
2mengatur jadwal proyek, biaya, dan risiko
untuk memberikan kepuasan bagi konsumen.

(Chapman, 1997)
Apa yang Diatur?
lingkup
waktu i
isu
integrasi risiko
rencana kerja
k j biaya
pengadaan
kualitas
komunikasi
deliverable
stakeholder
Manajemen Proyek
¾ Ruang Lingkup – Mencakup semua pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk

menyukseskan
y proyek.
p y Sejumlah
j perangkat
p g dan teknik seperti
p definisi
kebutuhan proyek, identifikasi stakeholder utama, identifikasi pendorong proyek,
pengembangan konsep operasional, dan identifikasi external interfaces.
(Mathur)
¾ Waktu – adalah durasi proyek dan waktu perkiraan penyelesaian pekerjaan.

Perangkat untuk membantu pengaturan waktu diantaranya adalah Gantt charts
schedulers.
h d l
¾ Biaya – adalah dana yang dialokasikan dan yang akan dikeluarkan untuk
k i t
kegiatan, pekerjaan,
k j d
dan llayanan proyek.
k MManajer
j proyek
khharus mengatur
t ddana
dengan baik.
¾ Integrasi – adalah koordinasi rencana proyek untuk menyusun dokumen yang

konsisten dan koheren. Juga mencakup identifikasi trade-off diantara tujuan dan
alternatif yang ada untuk memenuhi atau melebihi kebutuhan dan harapan
stakeholder (PMI diambil dari Wikipedia)
stakeholder.
Manajemen Proyek
¾ Kualitas – adalah standar, bentuk, fokus pengguna dan kehandalan dari

kinerja
j pproyek
y y yangg direncanakan.
¾ Sumber Daya Manusia – adalah orang (individu, tim, profesional yang

dikontrak) yang akan terlibat dalam proyek.
¾ Komunikasi – adalah pesan yang perlu disampaikan untuk mengatur

perubahan dan harapan.
¾ Risiko – istilah kolektif untuk ketidakpastian yang berupa ancaman,

keterbatasan, dan halangan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek.
Risiko dapat bersifat internal atau eksternal. Manajer perlu memastikan
risiko diminimalisir, diredakan atau diangkat demi kemaslahatan proses
proyek.
¾ Pengadaan – adalah proses mendapatkan barang dan jasa, infrastruktur

dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh proyek untuk mencapai tujuan,
sasaran, dan deliverable.
Fase-Fase Manajemen Proyek
Siklus Proyek Siklus Hidup Sistem
Sumber: European Commission, PCM-LFA Guidelines Manual (2004) Sumber: Clarke, 2000
Vektor-Vektor Manajemen
Orang Proses
Kinerja
Optimum
Teknologi
Praktik Terbaik Manajemen Proyek (MP)
¾ Menentukan apa yang harus diselesaikan terkait dengan

waktu biaya,
waktu, biaya teknis,
teknis dan parameter kualitas kinerja;
¾ Membuat rencana, mengimplementasikan rencana dan
j
memastikan kemajuannya y tetap sesuai dengan
g tujuan;
j
¾ Menggunakan teknik-teknik dan perangkat manajemen
proyek yang tepat untuk merencanakan, mengawasi, dan
menjaga
j k
kemajuan;
j
¾ Merekrut tenaga ahli di manajemen proyek yang
bertanggung jawab untuk penyelesaian yang sukses
sukses.
¾ Memastikan kesesuaian antara tujuan dan prioritas
pembangunan nasional dengan tujuan proyek dan
stakeholder.
MP dan Penggunaan Teknologi
Menggunakan teknologi untuk

mendukung manajemen proyek
¾ ALAT BANTU UNTUK DOKUMENTASI

¾ ALAT BANTU UNTUK PERENCANAAN KERJA
¾ ALAT BANTU UNTUK KOMUNIKASI
¾ ALAT BANTU UNTUK KOLABORASI
¾ ALAT BANTU UNTUK PUBLIKASI
Latihan
¾ Sebutkan deskripsi pekerjaan manajer proyek
¾ Apakah
p kualitas dan kemampuan
p y
yang
g harus
dimiliki seorang manajer proyek?
¾ Sebutkan mandat Project Management Office

(PMO)
Manajer Proyek
¾ Tanggung Jawab Proses

¾ Tanggung Jawab Orang
¾ Karakteristik Perilaku
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
-SESI 2:
STAKEHOLDER MANAJEMEN PROYEK TIK
Tanggung Jawab Proses
¾ Mendefinisikan proyek dan menyusun rencana kerja

¾ Mengawasi pelaksanaan dari rencana kerja
keseluruhan, bahwa pekerjaan telah ditugaskan dan
diselesaikan tepat waktu, mengikuti spesifikasi
kualitas dan sesuai anggaran.
¾ Mengidentifikasi,
M id tifik i mengikuti,
ik ti dan
d memecahkanhk isui
proyek.
¾ Mengkomunikasikan informasi proyek secara
proaktif ke semua stakeholder.
¾ Mengidentifikasi,
Mengidentifikasi mengawasi
mengawasi, dan mengurangi
risiko proyek.
Tanggung Jawab Proses
¾ Memastikan solusi dan deliverable proyek di setiap

fase proyek,
proyek memenuhi kualitas yang dapat diterima.
diterima
¾ Mengatur ruang lingkup proyek secara proaktif

d
dengan memastikan
tik bahwa
b h hanya
h yang disetujui
di t j i
yang akan dihasilkan, dan perubahan akan disetujui
melalui manajemen ruang lingkup.
¾ Menentukan metrik dan mengumpulkan data yang

memberikan pandangan yang tepat akan kemajuan
proyek, dan apakah hasil produknya dapat diterima
berdasarkan spesifikasi, waktu, dan biaya yang
disetujui.
Tanggung Jawab Orang
¾ Memimpin identifikasi dan elaborasi proses proyek,

dan memastikan orang-orang mengikuti instruksi
pekerjaan.
¾ Memimpin tim untuk mau mengikuti instruksi Anda.

Kepemimpinan adalah tentang mengkomunikasikan
visi dan membuat tim mau menerimanya dan
berusaha keras untuk memenuhinya bersama
dengan anda.
¾ Tetapkan ekspektasi yang masuk akal, menantang,

dan jelas bagi anggota dan jaga tanggung jawab
mereka untuk memenuhi ekspektasi serta berikan
kesempatan mereka untuk mendapatkan peluang.
Tanggung Jawab Orang
¾ Memfasilitasi pembangunan tim,

tim sehingga anggota-
anggota
anggota dapat bekerja sama dengan baik,
termotivasi untuk bekerja keras demi proyek dan
anggota lainnya.
¾ Berkomunikasi secara pproaktif dan jelas,
j , baik secara
lisan maupun tulisan.
¾ Memiliki kemampuan mendengar yang baik dan aktif.
¾ Memberikan umpan balik kinerja berkualitas baik
untuk anggota tim
¾ Merayakan dengan tim untuk segala kesuksesan dan
mempelajari dengan tim untuk segala kegagalan.
Karakteristik Perilaku
¾ Sikap – Sikap terbuka dan positif “saya bisa” yang

mendorong komunikasi, motivasi, dan
menumbuhkan kerja samasama.
¾ Common Sense – Kemampuan untuk menemukan
solusi yang bijak,
bijak efektif
efektif, langsung
langsung, berisiko kecil
kecil,
paling tidak kompleks. Contoh: 90% tepat waktu
lebih baik daripada 100% tapi terlalu terlambat!
¾ Berpikiran terbuka – Terbuka pada ide-ide,

praktik dan metode baru, dan memberikan
bobot yang seimbang terhadap berbagai
disiplin ilmu yang terlibat di proyek.
¾ Integritas–
Integritas Komitmen terhadap dan
memperlihatkan praktik-praktik etis
¾ Adaptabilitas – Bersikap fleksibel ketika

dibutuhkan dan menghindari pola pikir yang
kaku. Perilaku untuk beradaptasi dengan
kebutuhan proyek, kebutuhan sponsor,
lingkungan, dan anggota-anggota yang
bekerja didalamnya – untuk memastikan
hasil yang sukses.
¾ Inventiveness – Kemampuan menemukan

strategi dan solusi inovatif dari dirinya atau
dengan menyemangati anggota tim proyek,
serta mengidentifikasi berbagai cara untuk
bekerja dengan sumber daya berbeda untuk
mencapai tujuan proyek.
¾ P
Pengambil
bil risiko
i ik yang bijak–
bij k Kemauan
K d
dan
kemampuan untuk mengidentifikasi dan
mengerti risiko
risiko, tetapi tidak mengambil
pendekatan berisiko secara tidak bijaksana
atau sembrono
sembrono.
¾ Fairness – Bersikap adil dan terbuka dengan
menghormati nilai
nilai-nilai
nilai kemanusiaan.
kemanusiaan
¾ Komitmen–Komitmen untuk kesuksesan
proyek kepuasan pengguna dan kerjasama
proyek,
tim. Sebuah orientasi yang kuat menuju
pencapaian
p p tujuan.
j
Project Management Office (PMO)
¾ Departemen atau kelompok yang menetapkan dan

menjaga standar proses, terkait dengan manajemen
proyek di dalam organisasi.
proyek, organisasi PMO berusaha
menstandarisasi dan mengenalkan ekonomi
pengulangan
p g g dalam p pelaksanaan p proyek.
y PMO
adalah sumber pedoman, dokumentasi dan metrik
dalam praktik manajemen dan pelaksanaan proyek.
Fungsi PMO
¾ Ad
Administrasi
i i t i sumber
b d daya bersama
b d
dan
terkoordinasi sepanjang proyek
¾ Identifikasi dan pengembangan metodologi,
metodologi praktik
terbaik, dan standar manajemen proyek
¾ Clearinghouse
g bagi
g manajemen
j kebijakan,
j
prosedur, template proyek dan dokumentasi
bersama lainnya
¾ Manajemen konfigurasi terpusat untuk semua
proyek yang dikelola
¾ Repositori dan manajemen terpusat terhadap risiko
bersama dan risiko unik untuk seluruh proyek
Fungsi PMO
¾ Kantor pusat untuk operasi dan manajemen perangkat

proyek, seperti perangkat lunak manajemen proyek di
seluruh organisasi
¾ Pusat koordinasi untuk manajemen komunikasi
seluruh proyek
¾ Sebagai
S b i platform
l tf pembimbingan
bi bi b i para manajer
bagi j
proyek
¾ Pusat pengawasan jadwal dan anggaran seluruh
proyek di level organisasi
¾ Koordinasi standar mutu proyek secara umum antara
manajer proyek dengan personel atau organisasi
standar kualitas internal dan eksternal.
Area Keahlian Tim Proyek
Manajemen
Proyek
Keterampilan Peraturan dan

Berhubungan Standar serta
dengan Pengetahuan
Manusia Area Aplikasi
Pengetahuan
Memahami
M h i
dan Keahlian
Lingkungan
Manajemen
Proyek
Umum
Diadaptasi dari: PMBoK Guide, PMI
Stakeholder Proyek
¾ Tim Manajemen Proyek – Anggota tim proyek yang

terlibat langsung dalam kegiatan manajemen proyek
proyek.
¾ Sponsor - orang atau kelompok yang menyediakan

sumber daya keuangan, baik berupa uang atau bukan,
untuk proyek.
¾ Influencer - orang atau kelompok yang, meski tidak

terkait langsung
g gp pada ppengadaan
g atau p
penggunaan
gg
keluaran proyek, namun dapat secara positif atau
negatif memengaruhi jalannya proyek karena posisi
mereka
k di organisasi
i i atau di masyarakat.
k
Stakeholder Proyek
¾ Project end-user - dalam konsep rekayasa perangkat

l
lunak
k adalah
d l h “abstraksi
“ b k i kkelompok
l k orang ((target
pengguna atau pengguna yang diharapkan) yang pada
akhirnya mengoperasikan sebuah perangkat lunaklunak.
Mereka dapat juga disebut ‘pembeli’ atau ‘pemilik’ dari
p
produk.
¾ Champion proyek – penasihat proyek atau orang

yang akan mendukung proyek sepanjang jalan.
Latihan
Skenario Kasus:
Proyek Pendirian Telecentre Masyarakat
Latihan
Stakeholder Peran Masalah/ Harapan/ Kelemahan/ Kontribusi Konsekuensi

potensial potensial kebutuhan g
keinginan batasan potensial terhadap
(influencer, (positif konsep
sponsor, maupun proyek
pengguna, negatif)
champion)
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
-SESI 3: PROSES-PROSES UTAMA MANAJEMEN
PROYEK DAN DELIVERABLE PENTING
Tahapan Manajemen Proyek
¾ INISIASI
¾ PERENCANAAN
¾ PELAKSANAAN/EKSEKUSI
¾ PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN
¾ PENUTUPAN DAN EVALUASI
Urutan Tahapan Manajemen Proyek
1
INISIASI 2 3 4
(Mulai) PERENCANAAN EKSEKUSI PENGENDALIAN
6 7
EKSEKUSI PENGENDALIAN
5
PERENCANAAN 8
ULANG PENUTUPAN
(Selesai)
Di d t i d
Diadaptasi darii www.projectmanagementcertification.org/managernotes/project_management_processes.html
j t t tifi ti / t / j t t ht l
Proses Manajemen Proyek menurut Fase
AREA PROSES MANAJEMEN PROYEK MENURUT FASE

PENGETAHUAN EKSEKUSI
INISIASI PERENCANAAN IMPLEMENTASI PENUTUPAN
Perencanaan Ruang Lingkup Verifikasi Ruang Lingkup
Ruang Lingkup Inisiasi Penentuan Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan
Ruang Lingkup
Waktu Penentuan Aktivitas Pengendalian Jadwal
Urutan Aktivitas
Estimasi Durasi Aktivitas
Pengembangan Jadwal
Perencanaan Sumber Daya
Biaya Perkiraan Biaya Pengendalian Biaya

Penganggaran Biaya
Eksekusi Rencana Proyek
Integrasi Perkembangan Rencana Proyek Pengendalian Perubahan
Keseluruhan
Kualitas Perencanaan Kualitas Penjaminan Kualitas
Pengendalian Kualitas
SDM Perencanaan Organisasi Akuisisi Staf

Pengembangan Tim
Komunikasi Perencanaan Komunikasi Penyebaran Informasi Penutupan Administratif
Pelaporan Kinerja
Risiko Identifikasi Risiko Pengendalian Respon Risiko

Kuantifikasi Risiko
Pengembangan Respon Risiko
Pengadaan Perencanaan Pengadaan Permintaan Penyelesaian Kontrak
Perencanaan Permintaan Pemilihan Sumber
Administrasi Kontrak
Source: http://www.wilsonmar.com/1projs.htm#ProjPhases
Standar Referensi MP
Martin Rational /
# Milestone Microsoft Burdman PRINCE2 Lainnya
Tate/ PMI UML
Memulai
Visi/Ruang Konsep-
Inception / Perencanaan Proyek dan
1 Lingkup Inisiasi Envisioning tualisasi,
Analisis dan Strategi Menginisiasi
Disetujui Penelitian
y
Proyek
Perencanaan
Rencana Prototipe
Peren- Peren- Elaborasi / dan
2 Proyek Desain dan Desain
canaan canaan Desain g
Pengarahan
Disetujui Spesifikasi
Proyek
Pengaturan
Ruang Lingkup Pemba
Pemba-
B t
Batas
Selesai/ Pengem- ngunan Pengem-
3 Eksekusi Produksi Tahapan dan
Penggunaan bangan dan bangan
Pengendalian
Awal Pengujian
Tahapan
Peluncuran Pengaturan
Stabilisasi
4 Rilis Produk Penutupan dan Pengujian Penyampaian Transisi
Penerapan
Penerapan Produk
Source: http://www.wilsonmar.com/1projs.htm#ProjPhases
Latihan
Stud Kasus:
Studi asus
Sistem Manajemen TIK
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
-SESI 4:
STANDAR REFERENSI PRAKTIK TERBAIK
Standar MP Internasional
- Logical Framework Approach (LFA)

- Prince2 (GOC UK)
- PMBoK Guide (PMI)
- Microsoft Framework (MSF)
- Rational UML
Logical Framework Approach
Logical Framework Approach (LFA) dikembangkan oleh

USAID dan digunakan oleh banyak organisasi donor
donor,
¾ Komite Bantuan Pembangunan OECD,
¾ Negara-negara Nordik
Nordik, seperti Departemen Luar
Negeri Norwegia dan NORAD,
¾ Kanada menggunakannya
gg y bukan hanya y dalam hal
bantuan pembangunan, tapi juga untuk investasi
publik domestik
¾ Organisasi PBB,
PBB
¾ Kerjasama teknis GTZ dan program-program AusAID,
serta Komisi Eropa.
LFA “adalah alat bantu analitikal, presentasional, dan

manajemen yang dapat membantu perencana dan manajer:
¾menganalisa situasi yang ada selama penyiapan kegiatan;
¾menyusun hirarki logis dari sarana untuk mencapai tujuan;
¾mengidentifikasi potensi risiko untuk mencapai tujuan dan
hasil berkelanjutan;
¾mengetahui bagaimana keluaran dan hasil dapat dipantau
dan dievaluasi dengan baik;
¾jika diinginkan, menampilkan rangkuman kegiatan dalam
format baku,, dan mengawasi
g serta meninjau
j kegiatan
g
selama implementasi”.
Fase Analisis Fase Perencanaan
Pengembangan matriks Logical

Analisis stakeholder – identifikasi dan Framework – Pendefinisian struktur
k kt i
karakterisasi
i stakeholder
t k h ld utama
t potensial;
t i l proyek, pengujian risiko dan logika
penilaian kapasitas mereka internal, penyusunan indikator kesuksesan
yang dapat diukur
Analisis masalah – identifikasi Penjadwalan kegiatan – penentuan
permasalahan inti, batasan dan peluang; urutan dan dependensi kegiatan;
menentukan hubungang sebab dan akibat. perkiraan durasi dan p
p pembagian
g tanggung
gg g
jawab
Analisis tujuan – pengembangan solusi Penjadwalan sumber daya – dari jadwal
dari masalah yang teridentifikasi; kegiatan, mengembangkan jadwal
identifikasi cara mengakhiri hubungan masukan dan anggaran
Analisis strategi – identifikasi berbagai
strategi untuk mencapai solusi; memilih
strategi yang paling tepat
Logframe Matrix
Logframe matrix memiliki empat kolom dan

biasanya empat sampai lima baris
Indikator
Obyektif Sumber
Rangkuman Narasi yang Dapat Verifikasi Asumsi Penting
Diverifikasi ((MOV))
(OVI)
Tujuan
Sasaran
Keluaran
Akti it
Aktivitas M
Masukan
k
Latihan
Level Logika Intervensi Indikator yang dapat Sumber Asumsi Penting

diverifikasi secara obyektif Verifikasi
Pemberdayaan masyarakat • Memperbaiki dan • Catatan dan studi Pemerintah pusat dan
1 Tujuan
untuk memfasilitasi transisi meningkatkan tingkat pemerintah pusat daerah terus
keselu- ke arah hidup yang lebih partisipasi dalam pengaturan dan daerah mendukung
ruhan makmur dan berkelanjutan dan pembangunan masyarakat • Surat kabar dan usaha telecentre
di masyarakat. • Partisipasi dalam formulasi situs web
kebijakan
• Dilakukan pengukuran
keberlanjutan telecentre
Perbaikan kondisi • Peningkatan signifikan pada • Laporan Dukungan yang

2 Sasaran
masyarakat: pendapatan pria dan wanita pendapatan konsisten
• Meningkatkan produktivitas • Laporan dari t h d
terhadap
Penghidupan • Pertumbuhan transaksi bisnis lembaga lapangan pengembangan,
Lapangan kerja • Mengurangi tingkat kematian kerja dan pemeliharaan,
Kesehatan ibu dan bayi pertanian dan operasi
Pendidikan • Mengurangi kasus penyakit • Arsip klinik, Telecentre
Sosial umum kesehatan dan
kesehatan,
• Meningkatkan kinerja nasional
pendidikan dan tingkat melek • Arsip sekolah dan
huruf pendidikan
• Peningkatan kepercayaan • Survei yang
akan kemampuan masyarakat dilakukan di
masyarakat
Latihan
Level Logika Intervensi Indikator yang dapat Sumber Asumsi Penting
diverifikasi secara obyektif Verifikasi
3 Hasil Meningkatkan akses ke informasi • Jumlah penduduk yang menggunakan • Catatan kehadiran dan • Ad
Adanya penerimaan
i d
dan
para penduduk desa di bidang: telecentre partisipasi serta buku kepercayaan sosial dalam
Penghidupan • Jumlah petani dan nelayan yang log penggunaan TIK
Lapangan kerja mendapat keahlian dan pengetahuan • Survei dan wawancara • Penduduk mau berpartisipasi
Kesehatan baru dalam memperbaiki metode • Arsip dari lembaga dalam kegiatan yang
Pendidikan bertani dan melaut pemerintah daerah diadakan
Sosial • Jumlah penduduk yang memperoleh • eRegistry program
• Informasi
I f i pemerintah
i t h dan
d
Layanan pemerintah pekerjaan telehealth
• Jumlah bisnis yang berkembang atau informasi daerah relevan dan
didirikan diperbaharui
• Jumlah penduduk yang mendapatkan • Champion lokal tetap
pengetahuan kesehatan konsisten mendukung
• Jumlah guru dan pelajar yang selama proyek
menggunakan telecentre
• Jumlah pria dan wanita menurut umur
4 Kegiatan 1.Melakukan studi dasar di masyarakat Masukan: •Biaya lump sum Pemerintah pusat dan daerah
2.Merancang dan melakukan proyek • Bantuan Teknis •Reimbursable
telecentre menjaga pendanaan tiap
• Perangkat – perangkat keras dan proyek
3.Mengelola dan mengembangkan
masyarakat
k t yang partisipatif
ti i tif piranti lunak
4.Layanan pemerintah terintegrasi dalam • Dana Pemerintah Staf yang memenuhi
masyarakat kualifikasi mau bekerja di
5.Memasang teknologi yang tepat di daerah terpencil
masyarakat
6.Mengembangkan konten untuk
masyarakat
7M
7.Merancang dan
d melakukan
l k k program
pelatihan TIK
8.Replikasi ke masyarakat lainnya
Standar Referensi MP
Martin Rational /
# Milestone Microsoft Burdman PRINCE2 Lainnya
Tate/ PMI UML
Memulai
M l i
Visi/Ruang Konsep-
Inception / Perencanaan Proyek dan
1 Lingkup Inisiasi Envisioning tualisasi,
Analisis dan Strategi Menginisiasi
Disetujui Penelitian
Proyek
Perencanaan
Rencana Prototipe
Peren- Peren- Elaborasi / dan
2 Proyek Desain dan Desain
canaan canaan Desain Pengarahan
Disetujui Spesifikasi
P
Proyek
k
Pengaturan
Ruang Lingkup Pemba-
Batas
Selesai/ Pengem- ngunan Pengem-
3 Eksekusi Produksi Tahapan dan
Penggunaan bangan dan bangan
Pengendalian
Awal Pengujian
Tahapan
Peluncuran Pengaturan
Stabilisasi
4 Rilis Produk Penutupan dan Pengujian Penyampaian Transisi
Penerapan
Penerapan Produk
Sumber: http://www.wilsonmar.com/1projs.htm#ProjPhases
Latihan
Diskusi Kelompok
¾ Konten dan proses manakah dalam praktik
manajemen proyek yang relevan dengan
lembaga atau organisasi anda?
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
-SESI 5: AREA DISIPLIN, ISU DAN PRAKTIK MP
Tahap Inisiasi Proyek
¾ Mulai dengan “ide proyek” berdasarkan kebutuhan

¾ Project Charter – hasil yang diharapkan, batasan,
sponsor proyek k
¾ Preliminary Scope Statement – deliverable yang
diharapkan dapat disiapkan oleh sponsor proyek
diharapkan,
sebelum penunjukan manajer proyek
¾ Berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas
dan petunjuk untuk memulai perencanaan
Tahap Perencanaan Proyek
¾ Mulai dengan “keluaran tahap inisiasi” –

menyiapkan project charter, pernyataan ruang
lingkup merekrut manajer proyek
lingkup,
¾ Apa yang akan dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya,
j k b
berapa biayanya,
bi b
bagaimana
i
urutannya – penyiapan rencana kerja dan work
breakdown structure
¾ Berakhir dengan formulasi akhir “rencana proyek”
Tinjauan Penyusunan Metrik Proyek
¾ Proyek:
¾ Tujuan:
¾ Sasaran:
S
¾ Critical Success Factors (CSF):
¾ Indikator Kinerja:
¾ Proses:
¾ Masukan:
¾ Deliverable:
¾ Indikator kualitas:
Tahap Implementasi Proyek
¾Mulai dengan sebuah “rencana proyek”

¾Eksekusi adalah menjalankan apa yang
tertulis dalam rencana.
¾B khi ketika
¾Berakhir k tik semua pekerjaan
k j t l h
telah
selesai.
Tahap Pengawasan dan Pengendalian Proyek
¾ Dimulai ketika keluaran pekerjaan dihasilkan dari

Ek k i
Eksekusi
¾ Mengawasi dan memastikan eksekusi memenuhi
rencana kerja,
kerja dan deliverable dapat diterima
berdasarkan metrik kualitas yang disetujui
bersama dengan konsumen
¾ Informasi umpan balik untuk ‘Eksekusi’ agar
melakukan langkah
g koreksi
¾ Berakhir ketika deliverable final memenuhi standar
kualitas y
yang
g ditetapkan,
p , dan diterima oleh
konsumen
Tahap Penutupan Proyek
¾ Penutupan dimulai ketika deliverable proyek diterima

oleh konsumen
¾ Dokumentasi
D k t id darii pengalaman
l yang di
dipelajari
l j i
¾ Penutupan kontrak
¾ Arsip
A i P Proyekk – Catatan
C t t proyek kd
dan pelajaran
l j yang
didapat
¾ Penutupan berakhir ketika semua kebutuhan
administratif telah terselesaikan
Fase Penutupan (Evaluasi) Proyek
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam Evaluasi

¾ Relevan – Proyek memenuhi kebutuhan yang
ditunjukkan dan diprioritaskan
¾ Layak – Proyek dirancang dengan baik dan
memberikan manfaat berkelanjutan untuk kelompok
yyangg ditargetkan
g
¾ Efektif dan dikelola dengan baik– Proyek
memberikan keuntungan yang diharapkan dan dikelola
dengan baik.
Sumber: European Commission LFA Guidelines Manual (2006)
Integrasi Sistem dan
Isu Kelanjutan
j Operasional
p
Sesudah berakhir – Apa langkah selanjutnya?

¾ Lingkungan
g g kebijakan
j
¾ Kemampuan merawat dan mengembangkan
¾ Advokasi yang kontinu
Modul 7
TEORI DAN PRAKTIK

MANAJEMEN PROYEK
SESI 6: MANAJEMEN PROYEK TIK DAN
MODEL KEMATANGAN
Penulis : Maria Macapagal & John Macasio
Model Kematangan Manajemen Proyek
Organisasi yang matang memiliki kemampuan mengelola program

dan p
proyek
y berdasarkan program
p g dan pproses manajemen
j p
proyek
y
yang telah ditetapkan dan distandarisasikan.
Proses manajemen dapat disesuaikan dengan kebutuhan
spesifik
p organisasi.
g
Pendekatan program dan proyek perlu dikomunikasikan ke
anggota tim dan stakeholder. Aktivitas dilakukan sesuai dengan
rencana dan p proses yyang
g telah didefinisikan.
Sebuah organisasi dinilai tidak matang dalam manajemen program

dan proyek jika melaksanakan program dan proyek individual
dengan hasil yang bagus sesekali.
Bagaimanapun,
Bagaimanapun manajer lebih cenderung bekerja reaktif,
reaktif
contoh: fokus memecahkan persoalan secepatnya.
Sumber: OGC, UK
Manajemen Model Kematangan
¾ Portfolio, Programme and Project

Management Maturity Model (P3M3)
¾ Membantu organisasi mengatasi aspek-aspek dasar

pengaturan
p g p
portofolio, p
program
g dan p
proyek
y
¾ Meningkatkan kemungkinan mendapatkan hasil yang
berkualitas dan sukses, serta mengurangi
kemungkinan munculnya risiko yang
membahayakan proyek.
Source: OGC, UK
Model Kematangan P3M3
P3M3 dapat digunakan sebagai dasar untuk

meningkatkan portofolio,
portofolio program,
program proses manajemen
proyek.
Terdiri dari lima level kematangan,
¾ Level
L l1- IInitial
iti l process
¾ Level 2 - Repeatable process
¾ Level 3 - Defined process
¾ Level 4 - Managed process
¾ Level 5 - Optimized
p process
p
Sumber: OGC, UK
Source: OGC, UK
Source: OGC, UK
Source: OGC, UK
Catatan untuk Instruktur
Lihat http://ictpmpractitioner.ning.com
Lihat Buku Teks Modul 7 untuk informasi lebih
lanjut
Gunakan kasus e-government dari negara anda
Tautan ke Sumber Online
¾ www.pmi.org
www pmi org
¾ www.ogc.gov.uk
¾ www.microsoft.com/technet/solutionaccelerators/msf/default.mspx
¾ www methodsandtools com
www.methodsandtools.com
¾ www.tenstep.com
¾ www.apm.org.uk
¾ www.gartner.com
t
¾ www.cvr-it.com
¾ www.projectconnections.com
¾ www.gantthead.com
¾ www.method123.com
¾ www.kuhnllc.com
TERIMA KASIH

Manajemen Proyek

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Proyek

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 7

TEORI DAN PRAKTIK

Penulis: Maria Macapagal & John Macasio

¾ Beberapa informasi, dokumen dan peranti

¾ Mendiskusikan isu-isu dan tantangan dalam

¾ Menggambarkan pendekatan serta alat

¾Modul ini diperkaya dengan open

TEORI DAN PRAKTIK

Penulis: Maria Macapagal & John Macasio

¾ Apa itu Proyek? Proyek TIK?

¾ Diarahkan untuk memenuhi layanan dan kebutuhan

¾ Diarahkan untuk memenuhi ¾ Menggunakan solusi berbasis

¾ Alasan – respon atas kebutuhan mendesak

(1) Tujuan dan prioritas nasional &internasional:

Sekumpulan prinsip, praktik, dan teknik yang

2mengatur jadwal proyek, biaya, dan risiko

untuk memberikan kepuasan bagi konsumen.

¾ Ruang Lingkup – Mencakup semua pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk

¾ Waktu – adalah durasi proyek dan waktu perkiraan penyelesaian pekerjaan.

¾ Integrasi – adalah koordinasi rencana proyek untuk menyusun dokumen yang

¾ Kualitas – adalah standar, bentuk, fokus pengguna dan kehandalan dari

¾ Sumber Daya Manusia – adalah orang (individu, tim, profesional yang

¾ Komunikasi – adalah pesan yang perlu disampaikan untuk mengatur

¾ Risiko – istilah kolektif untuk ketidakpastian yang berupa ancaman,

¾ Pengadaan – adalah proses mendapatkan barang dan jasa, infrastruktur

Siklus Proyek Siklus Hidup Sistem

¾ Menentukan apa yang harus diselesaikan terkait dengan

Menggunakan teknologi untuk

¾ ALAT BANTU UNTUK DOKUMENTASI

¾ Sebutkan deskripsi pekerjaan manajer proyek

¾ Sebutkan mandat Project Management Office

¾ Tanggung Jawab Proses

TEORI DAN PRAKTIK

Penulis: Maria Macapagal & John Macasio

¾ Mendefinisikan proyek dan menyusun rencana kerja

¾ Memastikan solusi dan deliverable proyek di setiap

¾ Mengatur ruang lingkup proyek secara proaktif

¾ Menentukan metrik dan mengumpulkan data yang

¾ Memimpin identifikasi dan elaborasi proses proyek,

¾ Memimpin tim untuk mau mengikuti instruksi Anda.

¾ Tetapkan ekspektasi yang masuk akal, menantang,

¾ Memfasilitasi pembangunan tim,

¾ Sikap – Sikap terbuka dan positif “saya bisa” yang

¾ Berpikiran terbuka – Terbuka pada ide-ide,

¾ Adaptabilitas – Bersikap fleksibel ketika

¾ Inventiveness – Kemampuan menemukan

¾ Departemen atau kelompok yang menetapkan dan

¾ Kantor pusat untuk operasi dan manajemen perangkat

Keterampilan Peraturan dan

Diadaptasi dari: PMBoK Guide, PMI

¾ Tim Manajemen Proyek – Anggota tim proyek yang

¾ Sponsor - orang atau kelompok yang menyediakan

¾ Influencer - orang atau kelompok yang, meski tidak

¾ Project end-user - dalam konsep rekayasa perangkat

¾ Champion proyek – penasihat proyek atau orang

Stakeholder Peran Masalah/ Harapan/ Kelemahan/ Kontribusi Konsekuensi

TEORI DAN PRAKTIK

Penulis: Maria Macapagal & John Macasio

AREA PROSES MANAJEMEN PROYEK MENURUT FASE

Biaya Perkiraan Biaya Pengendalian Biaya

SDM Perencanaan Organisasi Akuisisi Staf

Risiko Identifikasi Risiko Pengendalian Respon Risiko

TEORI DAN PRAKTIK

Organisasi yang matang memiliki kemampuan mengelola program

Sebuah organisasi dinilai tidak matang dalam manajemen program