Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

 
Metode pencataan dana kas kecil berkaitan dengan pembentukan awal serta proses menjurnal
mutasi kas kecil yang digunakan. Metode pencatatan dana kas kecil tergantung dari kebijakan
perusahaan ( bagian keuangan perusahaan) yang telah disepakati, dapat menggunakan metode
dana tetap (imprest fund method) atau metode dana tidak tetap (fluctuation fund method).

Metode Dana Tetap

Dalam metode dana tetap, dana kas kecil ditentukan dalam jumlah yang relative tetap. Jika
jumlah dana yang ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode
tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan. Dalam metode ini pun pemegang
kas kecil tidak mencatat pemakaian kas kecil dalam jurnal. Buku kas kecil dijadikan sebagai
catatan intern pemegang kas kecil dan tidak dapat dijadikan sebagai dasar dalam pencatatan di
buku besar.

Metode Dana Tidak Tetap

Dalam metode dana tidak tetap, pemakaian kas kecil oleh pemegang kas kecil dicatat dalam
bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam
buku besar. Dana kas kecil tidak ditentukan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengganti dana
kas kecil (pengisian kembali) tidak harus sama dengan yang telah dikeluarkan.

Contoh :
Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan
pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009       Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009       Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009       Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009     Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009     Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dengan demikian, pencatatan dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat pada jurnal
umum berikut.

Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak
terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana
tetap/imprest fund. Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai
berikut :

Keterangan : Dalam kolom Ref. Terdapat simbol JPK (Jurnal Pengeluaran Kas) artinya bahwa
data pengisian kas kecil itu berasal dari Jurnal Pengeluaran Kas dan JU (Jurnal Umum) berarti
berasal dari Jurnal Umum (Penyesuaian). Apabila sampai pada akhir periode seluruh bukti
pengeluaran kas kecil belum ditukar (diganti) maka saldo kas kecil yang ada dibuku besar tidak
sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Oleh karena itu, maka perlu dibuatkan jurnal
penyesuaian. Dari contoh diatas dapat diketahui bahwa :
Akun kas kecil dalam buku besar menunjukan Rp 2.500.000,00
Keadaan kas kecil yang sebenarnya
- uang tunai Rp 800.000,00
- bukti/kuitansi pembayaran yang menggunakan kas kecil Rp 1.700.000,00 +
Rp 2.500.000,00

Dari contoh diatas, diketahui bahwa saldo kas kecil Rp 2.500.000,00 tidak sesuai dengan saldo
kas kecil yang sebenarnya yaitu Rp 800.000,00 itu dikarenakan pengeluaran-pengeluaran pada
kas kecil belum ditukar. Oleh karena itu perlu adanya jurnal penyesuaian yaitu :

Nilai Rp 1.700.000,00 akan diposting ke buku besar kas kecil (pengaruhnya bisa lihat di buku
besar kas kecil).

Pada akhir periode saldo kas kecil menjadi Rp 800.000,00 padahal sudah ditetapkan bahwa kas
kecil perusahaan ditetapkan sebesar Rp 2.500.000,00. Sehingga perlu dilakukan jurnal pembalik
(reversing entries) agar saldo kas kecil kembali seimbang (balance). Jurnal pembaliknya adalah :

Dari jurnal tersebut rekening kas kecil akan diposting ke buku besar kas kecil sehingga kas kecil
menjadi senilai Rp 2.500.000,00 kembali (pengaruhnya bisa dilihat di buku besar kas kecil).
Buku Besar Kas Kecil

Saldo Kas Kecil tidak berubah yaitu tetap sejumlah Rp 2.500.000,00. Saldo Kas Kecil tidak
terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana
tetap/imprest fund method.

Keterangan :
Saldo Kas Kecil berubah seiring dengan terjadinya transaksi yang terjadi. Saldo Kas Kecil
terpengaruh oleh transaksi yang terjadi, oleh karena itu, maka disebut sebagai metode dana tidak
tetap. Setelah dilakukan pengisian kembali dana kas kecil (tanggal 20 April) maka saldo kas
kecil berjumlah Rp 2.500.000,00

Jurnal tersebut akan berpengaruh terhadap buku besar kas kecil sebagai berikut :
Buku Besar Kas Kecil

Keterangan : Dalam kolom Ref. (referensi) terdapat simbol PC (Petty Cash) artinya data tersebut
berasal dari buku kas kecil.
Pencatatan kas kecil oleh perusahaan yang menggunakan metode dana tetap ataupun metode
tidak tetap akan membuat buku kas kecil, yaitu buku yang berisi perincian mengenai penggunaan
kas kecil. Berikut ini adalah contoh buku kas kecil :
Buku Jurnal Kas Kecil

Berikut ini adalah transaksi yang terjadi dengan pembentukan, penggunaan dana kas kecil dan
pengisian kembali dana kas kecil pada perusahaan Maju Makmur :
1 April 2009 Dibentuk dana kas kecil untuk itu ditarik cek sebesar Rp 2.500.000,00
5 April 2009 Dibeli perlengkapan kantor senilai Rp 500.000,00
7 April 2009 Dibayar biaya listrik dan telepon sebesar Rp 700.000,00
14 April 2009 Dibayar biaya iklan sebesar Rp 500.000,00
20 April 2009 Ditarik cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Dari transaksi tersebut, dapat dimasukkan ke dalam buku kas kecil sebagai berikut.
Buku Kas Kecil

Seperti halnya dalam perhitungan kas yang bisa menyebabkan terjadinya selisih kas, perhitungan
kas kecil juga bisa menyebabkan terjadinya selisih kas kecil.