Metode Ampuh Pengelolaan Kas

Kecil, Terbukti Berikan Hasil Optimal

Bagi Kas Perusahaan
https://manajemenkeuangan.net/2-metode-kas-kecil/ Oleh Wadiyo, SE

Kas termasuk kas kecil adalah laksana aliran darah pada manusia.
Tersumbatnya aliran darah akan mengganggu semua proses dalam tubuh. Mulai
dari gejala ringan sampai super berat, bahkan kematian. Demikian juga dengan
perusahaan, agar semua aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar,
perlu di-support oleh kas. Dan agar kas sehat maka perlu dikelola secara apik
dan baik serta accountable.

 Bagaimana prosedur pengelolaan kas yang baik?

Mari ikuti pembahasan makalah kas kecil ini berikut ini:

 Pengertian dan konsep kas

 Pengertian kas kecil
 Metode pencatatan, serta contoh aplikasi-nya di perusahaan.

1. Pengertian Kas
Definisi Kas adalah alat tukar yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi.
Sifat dan karakteristik kas yang sangat lancar dan nilainya bisa dengan cepat
berubah-ubah maka perlu ada manajemen kas yang bisa menjaga agar jumlah
tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, “sedang-sedang saja”. Sedangkan
pengertian kas menurut akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima
untuk:

 Pelunasan utang
  Dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar
nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat
diambil sewaktu-waktu.
Peran kas dalam siklus bisnis perusahaan dan sistem informasi akuntansi sangat
penting. Batasan utama sesuatu dikategorikan sebagai kas adalah “Diterima
sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal”. Berdasarkan batasan
tersebut, maka check mundur, wesel tagih, saham dan obligasi tidak
dikelompokkan sebagai kas. Perhatikan penjelasannya, mengapa mereka tidak
dimasukkan sebagai kas:
 Wesel Tagih

Wesel tagih akan tetap dimasukkan sebagai piutang wesel sampai dilunasi
oleh yang membuat wesel.

 Cek Mundur (post dated checks)

Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek
tersebut diuangkan. Cek mundur yang diterima untuk membayar pada pihak
lain, maka cek mundur dicatat dalam rekening cek mundur yang termasuk
dalam kelompok piutang.

 Saham dan Obligasi

Saham dan obligasi relatif mudah dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum
dijual saham dan obligasi tersebut tidak termasuk kas.

 Uang kas yang dibatasi penggunaannya.

Biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan
terpisah sebagai dana. Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun,
maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar,
Tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu
satu tahun. Maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar. Sedangkan
petty cash simpanan dalam bentuk giro, traveller’s check dikategorikan sebagai
kas, karena memenuhi batasan-batasan sebagai kas.

2. Pengertian Kas Kecil

Definisi Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan check.
Dana ini diserahkan ke kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap
pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika
jumlah kas tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.
Penambahan kas biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu dengan
jumlah tertentu. Penentuan jumlah penambahan dana didasarkan pada
pengalaman lalu, misalnya dalam satu minggu jumlah penambahan dana Rp 15
juta.

3. Pengelolaan Kas Kecil – Sistem Imprest

A: Pengertian Sistem Imprest
Pengelolaan kas kecil sistem imprest adalah manajemen kas yang dijalankan
dengan menentukan jumlah dalam rekening Kas Kecil selalu tetap, yaitu
sebesar check yang diserahkan kepada kasir petty cash untuk dana kas kecil.
Oleh kasir kas ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan
untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan
pembayaran, kasir kas ini harus membuat bukti pengeluaran. Apabila jumlah kas
kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode.

Kasir petty cash akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang
sudah dibayar dari kas kecil. “Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil
kembali lagi seperti semula.” Pengisian kembali pada akhir periode perlu
dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari petty cash bisa dicatat.
Karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat
pada saat pengisian kembali. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas
kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima check sebesar
pengeluaran yang sudah dibayar. Untuk pencatatan jurnal akuntansiny, silahkan

baca kembali di artijel tentang Bagaimana Cara Mencatat Jurnal

Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Sedangkan pengisian kembali kas ini dicatat dengan mendebit rekening yang
sesuai untuk masing-masing pengeluaran.

- Apa yang dijadikan dasar pengeluaran-pengeluaran tersebut?

Dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.

Perhatikan contoh format jurnal kas kecil ini:

Biaya pengiriman surat-surat   xxx  ……  [Debit]
           Kas                                     xxx …. [Kredit]
Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang
membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

Kasir kas ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya.

Apabila sebagian dari kas ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran.

Maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada
dalam peti kas (cash box).
Untuk menjaga agar dana kas ini bisa memenuhi tujuannya.
Maka kas ini tidak diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat
penukaran check-check dari pegawai.
Apabila diperbolehkan maka kas akan berubah fungsinya sebagai tempat
meminjam uang.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa
membuat catatan kas.

Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash  tadi bukannya buku jurnal
tetapi merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Sistem Imprest

Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan
petty cash.

Mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal kas kecil.

Perhatikan contoh soal kas kecil sistem imprest berikut ini:

Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan

dana petty cash sebesar Rp 10.000.000.

Pengeluaran kas sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000

dengan rincian sebagai berikut :

 Biaya angkut Rp. 1.500.000

 Listrik Rp. 1.700.000
 Telpon Rp. 2.800.000
 Supplies kantor Rp. 3.000.000
Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp
9.000.000.
Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015.

Pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut
:

 Biaya pengiriman penjualan  Rp. 2.540.000

 Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
 Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
 Biaya pencetakan form, dll  Rp. 1.900.000
♣ Bagaimana cara melakukan pencatatan jurnal transaksi-transaksi yang
terjadi bulan Desember 2015 di atas?

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:

Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali.

Maka petty cash jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah
dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya. Karena tidak dilakukan pengisian
kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp 8.000.000 tersebut belum tercatat. Oleh
karena itu ada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian kas kecil
sebagai berikut:

Pada hari kerja pertama  tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat
jurnal penyesuaian kas kecil kembali. Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar
saldo rekening kas kembali seperti semula. Dan pengisian kembali petty cash
berikutnya bisa dicatat dengan cara yang sama seperti jurnal  pengisian kembali
di atas. Kalau anda tidak ingin ribet dalam menangani prosedur pencatatan jurnal
ini, saran saya, buat saja SOP dengan Accounting tools yang powerful.
Sehingga anda bisa jalan-jalan liburan dan tidak khawatir lagi dengan aktivitas
bisnis.

♣ Jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah

sebagai berikut:

Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015

mengakibatkan saldo rekening petty cash berubah. Tetapi perubahan ini
dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari 2016 dengan pembuatan jurnal
penyesuaian kembali. Perubahan saldo rekening kas dapat juga terjadi jika ada
penambahan atau atau pengurangan jumlah petty cash.

Misalnya kas kecil Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar maka diputuskan untuk
menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.

Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti

berikut ini:

[Debit]  Kas            Rp. 2.100.000

[Kredit)] Kas kecil            Rp. 2.100.000
Sebaliknya jika jumlah kas  Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan
untuk menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-

Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas dibukukan
ke dalam rekening petty cash. Maka rekening petty cash akan menunjukkan
saldonya yang baru. Untuk melengkapi pembahasan tentang pengertian petty
cash, saya sajikan penjelasan singkatnya melalui video pendek berikut:

4. Pengelolaan Kas Kecil – Metode Fluktuatif

A: Pengertian Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif
Pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif adalah manajemen petty cash
yang dilakukan dengan menentukan saldo dana kas kecil tidak tetap. Jadi
perbedaaa antara sistem imprest dengan sistem fluktuatif adalah dalam hal
penentuan saldo rekening petty cash. Di mana saldo petty cash pada sistem
imprest adalah tetap. Sedangkan pada sistem fluktuatif saldo rekening petty cash
tidak tetap alias berubah-ubah.

Bagaimana cara pengisian kembali saldo petty cash pada sistem fluktuatif?
Pengisian saldo dana petty cash berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian
kembali dan pengeluaran-pengeluaraan dari petty cash. Kalau dalam
sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran petty cash baru
dilakukan pada saat pengisian kembali. Dalam metode fluktuasi setiap terjadi
pengeluaran uang dari petty cash langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran petty
cash mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk
pembukuan ke rekening-rekening buku besar. Karena pencatatan dilakukan
setiap terjadi pengeluaran maka rekening petty cash akan diredit sebesar jumlah
yang dikeluarkan. Pada saat pengisian kembali rekening petty cash di-debet
sebesar uang yang diterima.

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif

Untuk memudahkan pemahaman dan memperluas wawasan kita mengenai
metode fluktuatif ini. Saya sajikan contoh-contoh penerapan sistem fluktuatif dan
pencatatan jurnal transaksinya.

Perhatikan soal kas kecil beserta jawabannya berikut ini dan perhatikan

bedanya dengan sistem imprest:
Misalnya MyCom Computer menetapkan dana petty cash sebesar Rp.
10.000.000 pada tanggal 1  Desember 2015 .

Transaksi-transaksi contoh pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

 
Dengan menggunakan metode fluktuasi transaksi-transaksi di atas dicatat
dengan jurnal-jurnal sebagai berikut:

 
Jurnal-jurnal di atas bila dibukukan ke dalam rekening petty cash akan
nampak sebagai berikut:

Dari rekening petty cash di atas dapat dilihat bahwa saldonya berfluktuasi sesuai
dengan penerimaan dan pengeluaran kas. Pada tanggal 31 Desember 2015
tidak diperlukan pembuatan jurnal penyesuaian karena setiap terjadi
pengeluaran kas sudah dicatat.

5. Kesimpulan
Kas adalah sangat penting bagi perusahaan dan entitas bisnis. Kondisi kas yang
baik sangat berperan bagi aktivitas dan keberlangsungan perusahaan.Selagi
kondisi kas masih bisa menopang operasi perusahaan, maka perusahaan masih
bisa jalan dan terus berupaya untuk tumbuh dan berkembang. Namun, jika
kondisi kas buruk, maka kondisi buruk pun bisa menimpa perusahaan.

Tidak ingin kan kondisinya seperti itu?

So, sebelum kejadian yang tidak diinginkan terjadi, maka segera lakukan
pengelolaan kas yang baik dan benar. Pilih dan gunakan yang paling sesuai
dengan karakteristik bisnis Anda,  sehingga hasilnya akan optimal.
Sekali lagi, sebelum kejadian buruk atau kebangkrutan menghampiri usaha
anda, segera kelola kas dengan baik. Hanya kas yang sehat yang bisa
memberikan manfaat dan kegunaan yang optimal dalam mendukung semua
aktivitas bisnis. Sehingga laba perusahaan melesat dan kesejahteraan karyawan
terjamin. Melengkapi pembahasaan ini, saya sajikan video singkat mengenai
cara membuat pembukuan petty cash dengan Excel:

http://youtube.com/watch?v=YMwS-CdDfzA&feature=youtu.be

http://youtube.com/watch?v=BFAryNnSx5E&feature=youtu.be

1. Berikut adalah soal kas kecil beserta jurnalnya.

Tanggal Transaksi

4 Des Diserahkan selembar cek sebesar Rp. 2.000.000,00 untuk

2018 membentuk kas kecil

7 Des Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00

2018

18 Des Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 275.000,00

2018

19 Des Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp.
2018 150.000,00

22 Des Dibeli tunai peralatan kantor secara tunai Rp. 70.000,00

2018

28 Des Dilakukan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran

2018 menggunakan kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.

Apa itu kas kecil imprest dan fluktuasi? yakni orang yang bertanggung jawab
terhadap penggunaan dana kas kecil.
Jika saldo dari dana kas kecil tinggal sedikt maka kasir akan meminta untuk
ditambah dengan memakai kas utama perusahaan.

2. PT Pandan Hijau membuat dana kas kecil guna keperluan kas yang sifatnya 
rutin dikeluarkan, namun dengan jumlah yang tidak besar. Disetiap akhir bulanya
dana kas kecil di isi kembali.

Dibawah ini catatan terkait pemakaian kas kecil selama 3 bulan yang lalu:

Bulan Oktober 2018 :

Diawal bulan pemakaian dana kas kecil sebanyak Rp 200.000,00.

Selama bulan Oktober PT Pandan Hijau sudah menggunakan dana kas kecil
membiayai pengeluaran yakni: Biaya Listrik dan Air Minum Rp 46.500,00 Materai
Rp 26.000,00 serta Biaya Administrasi Rp 40.000,00.

Bulan November 2018 :

Rincian penggunaan dana kas kecil selama bulan November yakni: Biaya Listrik
dan Air Minum Rp 50.500,00 Biaya Pengobatan Karyawan Rp 27.800,00 dan
Biaya Administrasi Rp 28.500,00.

Dibulan ini juga dana kas kecil akan ditambah sebesar Rp 285.000,00.

Bulan Desember 2018 :

Dibulan terakhir pemakaian dana kas kecil untuk Biaya Listrik dan Air Minum Rp
68.700,00 Biaya Supllies Kantor Rp 35.400,00 dan selanjutnya untuk Perjalanan
Dinas Rp 110.000,00.

Pertanyaanya:
Buatlah Jurnal Kas Kecil dengan Metode Imprest dan Fluktuasi.