MATERI KE 3

METODE PENCATATAN KAS KECIL

2 Metode Ampuh Pengelolaan Kas Kecil, Terbukti Berikan Hasil Optimal Bagi Kas
Perusahaan
Kas, termasuk kas kecil adalah laksana aliran darah pada manusia.
Tersumbatnya aliran darah akan mengganggu semua proses dalam tubuh.
Mulai dari gejala ringan sampai super berat, bahkan kematian,
Demikian juga dengan perusahaan, agar semua aktivitas perusahaan dapat
berjalan dengan lancar, perlu di-support oleh kas.
Dan agar kas sehat maka perlu dikelola secara apik dan baik serta accountable.
Bagaimana prosedur pengelolaan kas yang baik?
Mari ikuti pembahasan makalah kas kecil ini berikut ini:
 Pengertian dan konsep kas
 Pengertian kas kecil
 Metode pencatatan, serta contoh aplikasi-nya di perusahaan.

01. Pengertian Kas

Definisi Kas adalah alat tukar yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi.
Sifat dan karakteristik kas yang sangat lancar dan nilainya bisa dengan cepat
berubah-ubah
Maka perlu ada manajemen kas yang bisa menjaga agar jumlah tidak terlalu
besar dan tidak terlalu kecil, “sedang-sedang saja”.
Sedangkan pengertian kas menurut akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat
diterima untuk:
 Pelunasan utang
 Dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar
nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat
diambil sewaktu-waktu.
Peran kas dalam siklus bisnis perusahaan dan sistem informasi akuntansi sangat
penting.
Batasan utama sesuatu dikategorikan sebagai kas adalah “Diterima sebagai
setoran oleh bank dengan nilai nominal”
Berdasarkan batasan tersebut, maka check mundur, wesel tagih, saham dan
obligasi tidak dikelompokkan sebagai kas.
Perhatikan penjelasannya, mengapa mereka tidak dimasukkan sebagai
kas:
 Wesel Tagih
Wesel tagih akan tetap dimasukkan sebagai piutang wesel sampai dilunasi oleh
yang membuat wesel.
 Cek Mundur (post dated checks)
Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tersebut
diuangkan. Cek mundur yang diterima untuk membayar pada pihak lain, maka
cek mundur dicatat dalam rekening cek mundur yang termasuk dalam kelompok
piutang.
 Saham dan Obligasi
Saham dan obligasi relatif mudah dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum
dijual saham dan obligasi tersebut tidak termasuk kas.

METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 1

  Uang kas yang dibatasi penggunaannya.
Biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan
terpisah sebagai dana.
Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun, maka termasuk dalam
kelompok aktiva lancar,
Tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu
satu tahun.
Maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar.
Sedangkan petty cash simpanan dalam bentuk giro, traveller’s
check dikategorikan sebagai kas, karena memenuhi batasan-batasan sebagai
kas.

02. Pengertian Kas Kecil

Definisi Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila
dibayar dengan check.
Dana ini diserahkan ke kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap
pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil.
Jika jumlah kas tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya
ditambah.
Penambahan kas biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu dengan
jumlah tertentu.
Penentuan jumlah penambahan dana didasarkan pada pengalaman lalu,
misalnya dalam satu minggu jumlah penambahan dana Rp 15 juta.
Bila anda ingin meningkatan keakuratan dana kas ini, caranya sudah dibahas
di: Bagaimana Cara Rekonsiliasi Kas

03. Pengelolaan Kas Kecil – Sistem Imprest

A: Pengertian Sistem Imprest
Pengelolaan kas kecil sistem imprest adalah manajemen kas yang dijalankan
dengan menentukan jumlah dalam rekening Kas Kecil selalu tetap, yaitu
sebesar check yang diserahkan kepada kasir petty cash untuk dana kas kecil.
Oleh kasir kas ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan
untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil.
Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas ini harus membuat bukti
pengeluaran.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode.
Kasir petty cash akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang
sudah dibayar dari kas kecil.
“Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.”
Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang
sudah dibayar dari petty cash bisa dicatat.
Karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat
pada saat pengisian kembali.
Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-
bukti pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah
dibayar.
METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 2
Untuk pencatatan jurnal akuntansiny, silahkan baca kembali di artijel
tentang Bagaimana Cara Mencatat Jurnal Penerimaan dan
Pengeluaran Kas
Sedangkan pengisian kembali kas ini dicatat dengan mendebit rekening yang
sesuai untuk masing-masing pengeluaran.
Apa yang dijadikan dasar pengeluaran-pengeluaran tersebut?
Dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.

Perhatikan contoh format jurnal kas kecil ini:

Biaya pengiriman surat-surat xxx …… [Debit]
Kas xxx …. [Kredit]

Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang
membuat jurnal adalah bagian akuntansi.
Kasir kas ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya.
Apabila sebagian dari kas ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran.
Maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada
dalam peti kas (cash box).
Untuk menjaga agar dana kas ini bisa memenuhi tujuannya.
Maka kas ini tidak diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat
penukaran check-check dari pegawai.
Apabila diperbolehkan maka kas akan berubah fungsinya sebagai tempat
meminjam uang.
Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa
membuat catatan kas.
Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash tadi bukannya buku jurnal
tetapi merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Sistem Imprest

Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan
petty cash.
Mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal kas kecil.
Perhatikan contoh soal kas kecil sistem imprest berikut ini:
Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan
dana petty cash sebesar Rp 10.000.000.
Pengeluaran kas sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000
dengan rincian sebagai berikut :
 Biaya angkut Rp. 1.500.000
 Listrik Rp. 1.700.000
 Telpon Rp. 2.800.000
 Supplies kantor Rp. 3.000.000
Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp
9.000.000.
Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015.
Pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut
:
METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 3
  Biaya pengiriman penjualan Rp. 2.540.000
 Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
 Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
 Biaya pencetakan form, dll Rp. 1.900.000

Bagaimana cara melakukan pencatatan jurnal transaksi-transaksi yang terjadi

bulan Desember 2015 di atas?
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:

Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali.

Maka petty cash jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah
dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya.
Karena tidak dilakukan pengisian kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp
8.000.000 tersebut belum tercatat.
Oleh karena itu ada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian kas
kecil sebagai berikut:

Pada hari kerja pertama tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat
jurnal penyesuaian kas kecil kembali.

METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 4

Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar saldo rekening kas kembali seperti
semula.
Dan pengisian kembali petty cash berikutnya bisa dicatat dengan cara yang
sama seperti jurnal pengisian kembali di atas.

Jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah sebagai
berikut:

Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015

mengakibatkan saldo rekening petty cash berubah.
Tetapi perubahan ini dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari 2016 dengan
pembuatan jurnal penyesuaian kembali.
Perubahan saldo rekening kas dapat juga terjadi jika ada penambahan atau atau
pengurangan jumlah petty cash.
Misalnya kas kecil Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar maka diputuskan untuk
menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.

Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti

berikut ini:
[Debit] Kas Rp. 2.100.000
[Kredit)] Kas kecil Rp. 2.100.000

Sebaliknya jika jumlah kas Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan
untuk menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-
Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas
dibukukan ke dalam rekening petty cash.
Maka rekening petty cash akan menunjukkan saldonya yang baru.
Untuk melengkapi pembahasan tentang pengertian petty cash, saya sajikan
penjelasan singkatnya melalui video pendek berikut:

04. Pengelolaan Kas Kecil – Metode Fluktuatif

A: Pengertian Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif
Pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif adalah manajemen petty cash
yang dilakukan dengan menentukan saldo dana kas kecil tidak tetap.
Jadi perbedaaa antara sistem imprest dengan sistem fluktuatif adalah dalam hal
penentuan saldo rekening petty cash.
Di mana saldo petty cash pada sistem imprest adalah tetap. Sedangkan pada
sistem fluktuatif saldo rekening petty cash tidak tetap alias berubah-ubah.
Bagaimana cara pengisian kembali saldo petty cash pada sistem fluktuatif?
Pengisian saldo dana petty cash berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian
kembali dan pengeluaran-pengeluaraan dari petty cash.
METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 5
Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran petty
cash baru dilakukan pada saat pengisian kembali.
Dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari petty cash langsung
dicatat.
Jadi buku pengeluaran petty cash mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan
menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.
Karena pencatatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran maka rekening petty
cash akan diredit sebesar jumlah yang dikeluarkan.
Pada saat pengisian kembali rekening petty cash di-debet sebesar uang yang
diterima.

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif

Untuk memudahkan pemahaman dan memperluas wawasan kita mengenai
metode fluktuatif ini.
Saya sajikan contoh-contoh penerapan sistem fluktuatif dan pencatatan jurnal
transaksinya.
Perhatikan soal kas kecil beserta jawabannya berikut ini dan perhatikan
bedanya dengan sistem imprest:
Misalnya MyCom Computer menetapkan dana petty cash sebesar Rp.
10.000.000 pada tanggal 1 Desember 2015 .
Transaksi-transaksi contoh pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

Dengan menggunakan metode fluktuasi transaksi-transaksi di atas dicatat

dengan jurnal-jurnal sebagai berikut:

METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 6

Jurnal-jurnal di atas bila dibukukan ke dalam rekening petty cash akan
nampak sebagai berikut:

Dari rekening petty cash di atas dapat dilihat bahwa saldonya berfluktuasi sesuai
dengan penerimaan dan pengeluaran kas.
Pada tanggal 31 Desember 2015 tidak diperlukan pembuatan jurnal penyesuaian
karena setiap terjadi pengeluaran kas sudah dicatat.

05. Kesimpulan
Kas adalah sangat penting bagi perusahaan dan entitas bisnis.
Kondisi kas yang baik sangat berperan bagi aktivitas dan keberlangsungan
perusahaan.

METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 7

Selagi kondisi kas masih bisa menopang operasi perusahaan, maka perusahaan
masih bisa jalan dan terus berupaya untuk tumbuh dan berkembang.
Namun, jika kondisi kas buruk, maka kondisi buruk pun bisa menimpa
perusahaan.

METODE PENCATATAN KAS KECIL Page 8