MODUL PERKULIAHAN

AUDIT KOMUNIKASI

Pengertian audit, alasan dan tujuan

audit, manfaat audit, dan metode audit
komunikasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

14
Pascasarjana Magister Ilmu MK 52004 Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Komunikasi

Abstract
Modul ini menjelaskan tentang
pengertian audit, alasan dan tujuan
dilakukannya audit, manfaat
dilakukannya audit komunikasi bagi
suatu organisasi, serta metode audit
komunikasi.
Kompetensi
Melalui pokok bahasan ini dihar apkan
mahasiswa dapat mengerti dan
memahami tentang pengertian audit,
alasan dan tujuan dilakukannya audit,
kapan audit komunikasi boleh dilakukan,
manfaat dilakukannya audit komunikasi
bagi suatu organisasi serta teknik atau
metode untuk melakukan audit
komunikasi dalam organisasi
Pembahasan
Audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne dalam An Application of

Communication Audit yang diterbitkan dalam jurnal Personnel Psychology 7. Audit

dimaksudkan bahwa : Proses –proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa

dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan

catatan keuangan.

Kegiatan–kegitan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi

ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja

anggota seluruh organisasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki

sehingga efektivitas dan efisiensi komonikasi dapat meningkat

DEFINISI AUDIT

Menurut Hardjana (2000:!3), Audit komunikasi adalah : kajian mendalam dan

menyeluruh tentang pelaksanaan system komunikasi keorganisasian yang

mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.

Istilah tersebut mengacu pada Istilah kajian bukan riset atu penelitian sengaja

digunaan untuk menunjukkan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi

yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi kebijakan. Khususnya untuk

memperkokoh, memperbaiki dan mengganti kebijakan komunikasi dan terutama

pelaksanaan dari kebijakan tersebut.

Kajian mendalam dan menyeluruh yang dimaksudkan untu memperboleh

pemahaman tentang segala macam masalah.

Ungkapan sIstem komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian luas yang

juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus seperti kampanye untuk tujuan

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

2 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
pendidikan misalnya, PR dan program inovasi yang pada dasarnya merupakan satu

ksatuan yang merupakan satu system mandiri.

Ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang menunjukkan

audit dilakukan dengan tujuan jelas dan tegas yakni memperbaiki kinerja organisasi.

Tujuan untuk mempengaruhi kebijakan dalam definisi audit komunikasi sangat kritis

karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan dan pengujian secara seksama

dan menyeluruh tentang sysetm komunikasi itu hanya merupakan evaluasi system

komunikasi yang umumnya berupa profil komunikasi dalam praktek kerja organisasi.

ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI

 Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan

muatan informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan

saluran komunikasi tertentu.

 Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan atau kepada sumber-

sumber informasi.

 Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauhmana

kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepuasan kerja karyawan

secara keseluruhan dilaksanakan.

 Mengenali jaringan-jaringan yang aktif beroperasional untuk desas desus, pesan-

pesan sosial dan pesan-pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan

jaringan komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan

organisasi.

 Mengenai sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring

informasi dengan membandingkan peran peran komunikasi dalam praktek seperti

isolate, liaison, group member dengan peran-perang yang seharusnya.

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

3 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
 Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman dan

peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif atau negatif.

 Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi,

kelompok dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran,

frekuensi, jangka waktu dan kualitas interaksi.

 Memberikan rekomendasi-rekomendasi etntang perubahan ataupun berkaitan

dengan sikap, perilaku, praktek-praktek kebiasaan dan keterampilan yang

didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.

Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi

 Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik.

 Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi .

 Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek

komunikasi yang terjadi.

 Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional

lainnya.

 Ingin menyusun anggaran belanja.

 Ingin menetapkan sebuah patok banding.

 Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok

banding yang sudah ditetapkan.

 Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi

dalam organisasi.

 Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan

dan perencanaan komunikasi baru.

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

4 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
KAPAN AUDIT KOMUNIKASI BOLEH DILAKUKAN

Pada dasarnya audit komunikasi boleh dilakuan kapan saja, pada dan antara

sepanjang garis penghubung antara dimensi persolaan dan perencanaan. Di satu

pihak audit komunikasi dapat dilakukan bila muncul persoalan besar yang harus

dipecahkan, dilain pihak audit komunikasi juga dibutuhkan untuk memperoleh

gambaran pada saat kini yang dapat digunakan sebagai pangkal pengembangan

perencanaan komunikasi

MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI

 Audit komunikasi dapat membawa manfaat managerial keorganisasian dan

memberikan sumbangan ilmiah.

 Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan

sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program

komunikasi yang baru.

 Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang

berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik.

 Untuk membandingkan data antara sebelum survei dan sesudah survei

dilakukan guna menentukan dampak dari inovasi-inovasi keorganisasian

mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat dari suatu

organisasi yang sukses.

 Mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok kunci dalam kegiatan

komunikasi sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi.

 Mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting .

 Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna

mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi.

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

5 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi :

 Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan dan sikap maupun persepsi

penanggung jawab komunikasi tentang hal-hal tersebut.

 Memberikan data empiris yang akurat tentang sikap, persepsi dan perilaku

komunikasi.

 Menggunakan berbagai teknik pengukuran dan kemungkinan untuk penggunaan

suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dala pengumpulan

data.

 Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang.

 Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat dan dalam pengumpulan

data maupun analisis data.

 Memungkinkan penggunaan prosedur penerapan alat-alat dan teknik khusus

sebagai masukan bagi kebutuhan keorganisasian tanpa mengorbankan prosedur

baku untuk memperbandingkan sistem-sisetm organisasi.

 Menggunakan tenaga ahli yang dididik dan dilatih secara profesional.

 Menggunakan program komputer untuk membuat analisis dan laporan umpan

balik bagi organisasi klien.

 Melakukan perbandingan antara organisasi-organisasi yang sejenis berdasarkan

data dan analisis tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasinya.

PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI

 Pendekatan Konseptual

Yaitu berkaitan dengan pengertian tentang kinerja organisasi dibidang

komunikasi. Efektivitas sIstem komunikasi yang diawali dengan pemilihan

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

6 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
seperangat standar untuk mengukur kinerja organisasi. Standar yang paling umum

dalam audit komunikasi adalah efisiensi dan efektivitas.

Efisiensi

Adalah kegiatan dijalankan secara benar, berkaitan dengan cara kerja.

Aspek kriteria dari efisiensi antara lain :

- Biaya finansial

- Waktu

- Ketepatan pesan

- Kemudahan pemahaman pesan.

Efektivitas

Adalah kegiatan yang dilakukan adalah benar, berkaitan dengan

penyimpangan tujuan. Efektivitas berkaitan dengan kesesuaian antara penyampaian

informasi dan kebutuhan informasi.

Aspek kriteria efisiensi adalah :

- Receiver

- Isi pesan

- Ketepatan waktu

- Saluran (media)

- Format kemasan

- Sumber (source)

 Pendekatan Survei

masalah pokok dalam pendekatan survei sebagai alat tunggal adalah :

Mencari dan menentukan sebuah alat ukur yang keudian digunakan untuk

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

7 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
memeriksa organisasi. Yang membedakan antara audit komunikasi dan riset

evaluatif adalah pada makna data. Dalam audit komunikasi, data adalah alat yang

digunakan untuk memperbaiki organisasi. Jadi, data dianggap sebagai sarana yang

bermanfaat untuk mengubah, mempertahankan, melanjutkan atau mengganti

pelaksanaan sistem komunikasi.

 Pendekatan Prosedur

Merupakan pendekatan yang paling kompleks dibidang audit komunikasi ,

karena melibatkan sekelompok auditor dengan alat ukur ganda untuk seluruh

organisasi dalam suatu kurun waktu yang panjang.

Pendekatan ini dinyatakan sebagai pendekatan baku karena meliputi :

- Perencanaan audit

- Pengumpulan data

- Penyediaan umpan balik

- Laporan singkat tertulis

- Laporan akhir penulis

- Presentasi lisan pada pertemuan resmi

- Rekomendasi.

METODE DAN TEKNIK UNTUK AUDIT KOMUNIKASI

 Survei dengan kuesioner

Dalam survei yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar

panjang kuesioner yang dibutuhkan, terutama bila kuesioner tersebut harus diisi

sendiri oleh responden dan tidak dibicarakan oleh pewawancara.

 Wawancara tatap muka

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

8 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
 Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai tanya jawab dyadic atau tatap

muka perorangan-pertemuan satu pewawancara dengn satu responden. Tujuan

wawancara ini adalah untuk memeriksa , menguji, ataupun melengkapi data yang

diperoleh melalui alat-alat ukur lain.

 Teknik analisis jaringan

pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang

melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau

informal. Responden secara khusus diminta menunjukkan sejauh mana dan

dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan dalam

unit atau departemen tempat kerjanya dan beberapa orang kunci di luar atau

departemennya di dala jam kerjanya.

 Pengalaman komunikasi

Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden diminta menguraikan

peristiwa-peristiwa komunikasi yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari

peristiwa komunikasi yang sukses atau yang gagal.

 Catatan harian komunikasi

Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan

struktur yang komplek dan jelas. Dalam metode ini setiap responden diminta

membuat catatan dalam buku harian selama satu minggu tentang kegiatan

komunikasi yang dilakukan (percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon,

pertemuan, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang diterima maupun dikirim).

Metode in tidak lazim untuk responden kategori pekerja (tangan) kasar, karena

pekerja tangan umumnya tidak menghargai dokumen, sehingga tidak dapat

diharapkan membuat catatan harian yang cermat. Untuk kalangan pekerja

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

9 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
 perkantoran dan manajemen pada segenap jenjang manajerial, Metode ini

cukup efektif kaena tugas dan pekerjaannya berkaitan dengan komunikasi.

TEHNIK PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA

 Teknik Observasi

Pada dasarnya merupakan kegiatan-kegiatan mengamati dan mencatat

perilaku yang dapat dilakuan atas perilaku orang lain maupun perilakunya sendiri.

• Teknik Wawancara

Wawancara pada dasarnya meliputi dua teknik yang berbeda yaitu teknik

wawancara dengan kuesioner dan wawancara tatap muka.

 Teknik Analisis Data

Pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis dari pesan-pesan yang ada

dalam dokumen. Pada dasarnya teknik ini melibatkan pemilihan komunikasi-

komunikasi tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari, membuat kategori-

kategori pengukuran berdasarkan sampling atau keseluruhan dokumen.

Mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori menurut aturan-aturan coding

yang ditentukan, menggunakan uji statistik tertentu atas data-data dalam

penelitian dan menarik kesimpulan-kesimpulan dari data-data tersebut

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

10 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka

Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication – Balancing Creativity and
Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Goldhaber, Gerald (1993), Organizational Communication, Six Edition, McGraw Hill, USA
Hardjana, Andre (2002), Audit Komunikasi, Grasindo, Jakarta
Perusahaan – Penerjemah : Deddy Mulyana, PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Yenny dkk (2004), Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Jakarta

2016 Komunikasi Organisasi Pusat Bahan Ajar dan eLearning

11 Dr. Nur Kholisoh, M.Si http://www.mercubuana.ac.id