Makalah Penulisan Humas

KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah Swt, karena dengan limpahan rahmat dan
ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah dengan judul “Jenis-Jenis Penulisan
Humas” yang merupakan tugas dari mata kuliah Penulisan Humas.
Tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada Bapak Yoki Yusanto, S.Sos, M.Si
sebagai dosen pengajar serta semua pihak yang mendukung suksesnya pembuatan makalah
ini. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya, untuk itu penulis meminta kritik serta saran yang dari semua pihak agar tugas
selanjutnya dapat lebih baik. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.

Serang, Oktober 2013

Tim Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2. Rumusan Masalah8
1.3. Tujuan Penulisan
1.4. Metode Penulisan

BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Penulisan Humas
2.2. Jenis-Jenis Penulisan Humas
2.2.1 Press Release
2.2.2 Feature
2.2.3 Backgrounders
2.2.4 Factsheet
2.2.5 Whitepaper
2.2.6 Brosur
2.2.7 Web Organisasi
2.2.8 Newsletter
2.2.9 Surat Pembaca
2.2.10 Advertorial
2.2.11 Press Conference/Media Kit
2.2.12 Laporan Tahunan8
 2.2.13 Menulis Siaran Pers9
2.2.14 Evaluasi Penulisan Naskah9

BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
DAFTAR PUSTAKA

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang
PARADIGMA BARU HUMAS
Di era penguatan kelembagaan, maka peran hubungan masyarakat (humas) menjadi
sangat vital. Hal itu disebabkan betapa pentingnya membangun imaje bagi lembaga dalam
kaitannya dengan paradigma baru pelayanan berbasis pelanggan. Humas yang di dalam
konsep semula adalah public relation, maka sesungguhnya perannya adalah untuk
mengkomunikasikan lembaga dimaksud dengan publik atau masyarakat. Sehingga humas
menjadi garda depan bagi lembaga untuk mengintrodusir apa dan bagaimana lembaga
tersebut terkait dalam relasinya dengan masyarakat.
Dewasa ini peran humas sungguh sangat sentral. Dikenal atau tidaknya sebuah
lembaga sangat tergantung kepada berperan atau tidaknya humas. Dalam kaitan ini maka
ada humas yang berperan internal dan eksternal. Humas internal terkait dengan bagaimana
humas menguatkan identitas dan rasa memiliki terhadap lembaga, membangun kesadaran
dan dedikasi internal dan eksternal tentang pentingnya lembaga bagi para karyawan.
Sedangkan humas eksternal berfungsi untuk menggaet relasi dengan dunia di luar lembaga
dan juga masyarakat luas. Humas eksternal berfungsi untuk mengekpose berbagai hal yang
terkait dengan eksistensi, fungsi dan produk lembaga bagi masyarakat secara luas.
Menurut teoretikus ilmu sosial, George Lukacs, bahwa dunia dibangun di atas imaje.
Itu berarti bahwa siapa yang berhasl membangun imaje maka dialah yang akan menguasai
dunia. Makanya di dalam dunia bisnis, lalu ada survey pelanggan, survey produk, survey
kepuasan pelanggan, survey kebutuhan pelanggan dan sebagainya. Di dunia politik ada
survey pemilih, survey akseptabilitas calon pejabat politik, survey parpol dan sebagainya.
Semua ini dilakukan untuk memahami respon sosial terhadap kepentingan lembaga.
Humas masih sering diartikan secara secara sempit. Yaitu sekelompok kecil orang
dari suatu lembaga yang ditugaskan oleh pimpinan untuk menghandle arus informasi baik
ke dalam maupun keluar. Kelompok ini dipimpin oleh public opinion officer yang tugasnya
terkait dengan kehumasan. Yang semacam ini disebut sebagai humas tradisional-statis.
Dewasa ini, humas lebih bercorak modern-dinamis. Yaitu humas yang tidak dibatasi
oleh sekat-sekat perkantoran dan terdiri dari sekelompok orang. Setiap orang yang berada
di dalam lembaga hakikatnya adalah humas lembaga. Sehingga seseorang di dalam forum
dan kapasitas apapun yang bersangkutan akan menjalankan fungsi kehumasan. Oleh
karena itu, semua elemen, pimpinan dan staf, adalah orang yang memiliki fungsi untuk
mengkomunikasikan lembaganya kepada khalayak luas.
Bagi insitusi pendidikan tinggi, maka dosen, mahasiswa, karyawan dan pimpinan
institusi pendidikan hakikatnya adalah humas lembaga. Maka ketika yang bersangkutan
menulis di media, berbicara di forum dan kegiatan apapun harus berada dalam koridor
kelembagaan. Artinya yang bersangkutan harus mengatasnamakan lembaganya sebagai
bagian dari menjalankan fungsi humas kelembagaan. Dengan menggunakan paradigma
baru kehumasan seperti ini, maka setiap orang yang terlibat di dalam lembaga akan memiliki
tanggungjawab untuk membesarkan lembaganya melalui bangunan imaje yang dibuatnya.
Di tengah arus informasi seperti ini, maka tidak ada orang yang berpendidikan
akademis tinggi yang tidak dapat menyalurkan gagasannya melalui media. Apapun
medianya. Bisa surat kabar, majalah, jurnal, blog, email, facebook dan sebagainya. Maka
media ini akan dapat dijadikan sebagai sarana untuk menumbuhkan imaje bagi institusinya.
Dewasa ini orang dimanjakan dengan arus informasi yang luar biasa. Oleh karena itu, tentu
tidak boleh ada dosen atau karyawan yang tidak melek teknologi informasi. Jika itu terjadi
maka dia termasuk kelompok new illiterate atau buta huruf baru.
Dalam konteks ini pihak manajemen perlu mengimplementasikan peran Publik
Relations dalan organisasi. Secara singkat Publik Relations bisa dipahami sebagai fungsi
menajemen yang mengelola komunikasi dalam rangka menjembatani kepentingan organisasi
dengan kepentingan beragam publik agar mencapai tujuan pengertian bersama (Mutual
Understanding). Meningkatkan pemahaman, membangun ketertarikan, dan
menumbuhkan simpati publik.
Masih rendahnya kemampuan menulis pada sebagian praktisi Publik Relations satu-
satunya disebabkan oleh latar belakang pendidikan praktisi yang bukan berasal dari jurusan
komunikasi. Banyak praktisi yang memiliki latar belakang pendidikan manajemen, pemasaran,
dan akuntasi yang kurang mengutamakan menulis sebagai suatu kompetensi. Oleh karena itu,
penyampaian pesan tertulis tidak bisa optimal dan terkadang diserahkan pada pihak luar yang
tidak begitu mendalami seluk beluk organisasi. Konsultan Publik Relations Senior Indonesia,
Wicaksono Noeradi, dalam cara musyawarah
besar Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (Perhumas Indonesia) di Yogyakarta
pada akhir 2004, menyatakan bahwa 70% aktifitis Publik Relations adalah menulis.
Praktisi harus menguasai teknik menulis dan mengetahui bentuk-bentuk naskah yang
sangat membantu dalam aktifitas keseharian Publik Relations, seperti menulis feature untuk
media publikasi internal, menyusun newsletter, membuat laporan kemajuan perusahaan, dan
sebagainya.

Mengapa Humas harus bisa menulis?

 Tugas Humas menjaga hubungan baik dengan publik internal maupun publik
eksternal. Hubungan tersebut berlangsung terus menerus secara dinamis, sehingga tidak
mungkin bisa dijalin hanya dengan komunikasi lisan, apalagi hanya mengandalkan face to
face communication. Maka perlu bagi Humas bisa menulis, karena:
1. Hubungan dengan publik internal kadang harus dijalin melalui media kehumasan,
misalnya: newsletter, inhouse magazine, maupun website perusahaan. Maka penting bagi
Humas menguasai cara penyajian semua bentuk tulisan untuk media internal. Minimal
menguasi cara penulisan berita (khususnya berita lempang) dan feature (terutama feature
profil, human interest, dan how to do it).
2. Hubungan dengan publik eksternal harus dilakukan melalui media massa yang dikelola oleh
jurnalis, sehingga pesan (tulisan) yang disampaikan harus mengikuti kaidah penulisan
jurnalistik. Misalnya, ketika Humas menyampaikan press release (siaran pers), harus ditulis
dalam bentuk berita sebagaimana berita yang ditulis oleh wartawan media tersebut. Press
release yang tidak layak berita akan mengisi kotak sampah wartawan.
3. Humas juga harus mampu menulis Advertorial (singkatan dari Advertensi dan Editorial), yaitu
iklan terselubung yang dikemas dalam karya jurnalistik. Iklan tersebut bisa ditulis dalam
bentuk berita, feature, artikel, atau kolom agar menarik layaknya sebuah karya jurnalistik,
bukan iklan. Untuk itu, Humas harus pula mampu mengemas tulisan yang memenuhi syarat
seperti karya jurnalistik.
4. Saat perusahaan menjadi pusat pemberitaan media, Humas akan menjadi salah satu sumber
yang dicari banyak wartawan. Dalam situasi seperti itu, akan sangat riskan kalau hanya
mengandalkan komunikasi lisan. Biasanya kasus salah kutip maupun salah tafsir oleh
wartawan terjadi karena penyampaian informasi secara lisan. Maka memberi keterangan
tertulis akan lebih baik, karena informasinya akan diterima sama oleh semua wartawan,
sehingga tidak perlu menyampaikan informasi sama berulang-ulang. Juga Humas akan
memiliki alat kontrol jika ada salah kutip oleh wartawan.

1.2.Rumusan Masalah
 Adapun yang ingin kami bahas dalam makalah ini adalah:
1. Apa itu pengertian Penulisan Humas?
2. Apa saja jenis-jenis penulisan dalam humas?
3. Bagaimana memahami teknis penulisan press realese, feature, dan media humas lainnya?
1.3.Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dalam penulisan makalah ini:
1. Untuk memenuhi tugas UTS Penulisan Humas
2. Untuk mengetahui definisi penulisan humas
3. Untuk mengetahui jenis-jenis penulisan humas
4. Untuk memperdalam teknis dan strategi penulisan langkah PR
1.4. Metode Penulisan
Untuk menjawab rumusan masalah yang ada, penulis melakukan dari kajian pustaka
dari berbagai sumber. Data tersebut dikumpulkan dan disusun sehingga membentuk
kesatuan isi yang utuh sesuai dengan masalah yang dibahas.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PENULISAN HUMAS

Pengertian penulisan humas (public relation writing) adalah: suatu keterampilan
menulis (writing skills) PR dalam menghasilkan naskah naskah yang diperlukan untuk
kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan atau organisasi.
Tipe-tipe atau penulisan naskah PR dapat dibagi menjadi 2 bagian:
1. Berkaitan dengan media relation atau press relations, seperti naskah press release (siaran pers),
advertorial, dan press conference (press kit, atau media kit).
2. Berkaitan dengan media promosi, informasi dan komunikasi perusahaan atau organisasi,
seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine atau komponen
magazine, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur
dan sebagainya.

2.2 JENIS- JENIS PENULISAN HUMAS

2.2.1 PRESS RELEASE

Pada dasarnya, press release merupakan sebuah naskah sederhana yang bertujuan
menyebarkan informasi kepada publik melalui media massa. Perkembangan terbaru dalam
penulisan press release adalah penulisan release yang selain berbentuk berita, bisa juga
 berbentuk feature press release. Format penulisan berita bisa mngikuti gaya konvensional
surat kabar yang memasukan komponen 5 W 1 H dan diringkas dalam paragraph pertama atau
lead. Sementara itu, pembuatan feature press release dilakukan menggunakan tekhnik
penulisan artikel majalah dan ditulis dengan cara yang lebih menghibur. Feature seringkali
diawali dengan pendahuluan sebelum masuk ke topik utama.
2.2.1.1. Format Press Release
1. Gunakan kertas putih berukuran 8,5 x 11 inci
2. Contact Person di pojok kiri atas
3. Cantumkan kata ‘ SEGERA’
4. Margin minimal 1 inci di semua sisi
5. Beri ruang 2 spasi sebelum dan 4 spasi setelah headline
6. Gunakan lead
7. Gunakan nomor halaman dan tambahkan kata ‘ Bersambung” jika terdiri lebih dari 1
halaman
8. Jumlah maksimal press release adalah 2 halaman
9. Boilerplate di akhir press release
10. Akhiri dengan tanda ‘ ### ‘

2.2.1.2. Tips Penulisan Press Release

1. Kirim release kepada editor atau jurnalis yang tepat
2. Gunakan sarana pengiriman yang disenangi editor
3. Buatlah materi release yang mengandung nilai berita
4. Hindari propaganda atau kata yang berlebihan
5. Hindari kata atau frase yang tidak bermakna dan jargon industri
6. Gunakan gaya jurnalistik standar
7. Buatlah release yang singkat

2.2.1.3. Jenis-Jenis Press Release

a. Basic Publicity Release : Topiknya adalah segala informasi yang dinilai mengandung nilai
berita bagi media massa
b. Product Release : Berisi informasi tentang produk perusahaan, misalnya peluncuran produk
baru, perubahan nama produk, dan lainnya
c. Financial Release : Informasi yang berisi informasi keuangan perusahaan

2.2.2 FEATURE
Feature bukanlah press release yang panjang, melainkan suatu bentuk tulisan yang
sangat berbeda dengan manfaat, nilai, dan karakteristik tersendiri. Walaupun dalam
perkembangannya mulai dikenal juga istilah feature press release. Namun, pada akhir-akhir ini
perhatian lebih difokuskan pada artikel feature yang ditulis untuk media publikasi perusahaan,
seperti majalah atau tabloid.
Feature merupakan artikel tentang sebuah cerita yang menganalisis berita, menghibur,
atau menceritakan manusia , tempat, atau benda di dalam atau di luar berita. Feature tidak
dimaksudkan untuk menyampaikan berita untuk pertama kalinya atau segera. Feature memang
mengandung elemen-elemen berita seperti lead dengan prinsip 5W1H sebagaimana lead berita,
tetapi fungsinya lebih untuk memanusiakan, menghibur, mendidik, dan memperjelas.
2.2.2.1 Jenis Feature
1. Profil tentang kepribadian seseorang
2. Human interest
3. Cerita trend
4. In-Depth Stories
5. Backgrounder

2.2.2.2 Panduan Menyusun Tulisan Feature

1. Menentukan tema
2. Menulis lead yang mengajak pembaca ke dalam cerita
3. Menulis kalimat yang jelas dan ringkas
4. Memberikan informasi latar belakang yang penting
5. Gunakan jalinan
6. Gunakan transisi
7. Gunakan dialog jika memungkinkan
8. Menulislah dengan gaya yang menunjukan kepribadian
9. Akhiri dengan kutipan atau bagian lain dari jalinan

2.2.3 BACKGROUNDERS
Backgrounders digunakan untuk membantu kebutuhan informasi pihak media massa
dan pihak lain yang memiliki kepentingan terhadap organisasi. Secara umum, backgrounders
berisi informasi yang lengkap dan detail mengenai produk, jasa, atau kebijakan perusahaan.
seringkali backgrounders dimasukkan ke dalam press kit dan menjadi informasi latar belakang
pendukung dari press release yang dikeluarkan oleh praktisi PR. Backgrounders yang
dimasukkan bisa berisi infornasi tentang proyek yang dijalankan oleh organisasi, aktivitas
utama perusahaan, dan pencapaian prestasi.

2.2.3.1.Hal-hal Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan Backgrounders

1. Gunakan huruf yang jelas dan beri ruang putih yang cukup luas
2. Susunlah dalam bentuk poin-poin dan format ‘ Question and Answer ‘
3. Identifikasi organisasi anda dengan jelas pada backgrounders dan cantumkan informasi
contact
4. Masukkan referensi dan alamat website dimana pembaca dapat menemukan lebih banyak
informasi
5. Cantumkan tanggal sehingga pembaca tahu kapan backgrounders tidak perlu digunakan lagi
atau bukan lagi menjadi informasi yang akurat

2.2.4. FACTSHEET
Factsheet merupakan gambaran dari sebuah perusahaan, produk, atau jasa. Meskipun
factsheet didistribusikan oleh praktisi PR pada media yang sama dengan media tempat
disebarkannya press release, bahkan terkadang disatukan secara fisik dalam press kit, tetapi
factsheet tampil dalam bentuk outline dan bukan dalam format cerita berita sebagai mana
halnya press release.

Factsheet pada intinya merupakan alat referensi bagi jurnalis. Factsheet meringkas
poin-poin inti mengenai peristiwa, produk, atau perusahaan untuk membantu jurnalis
mendapatkan gambaran ringkas dari suatu isu dengan cepat. Factsheet dapat ‘menemani’ press
release atau surat yang menyarankan ide cerita kepada jurnalis dan editor.

2.2.5.WHITEPAPER
Whitepaper merupakan sebuah dokumen teknis yang menjelaskan produk atau jasa
kepada orang-orang yang belum familier dengan produk atau jasa tersebut. Salah satu rahasia
whitepaper adalah menyadari bahwa public mencari informasi yang cepat, akurat, dan bukan
berupa tulisan ilmiah. Menulis whitepaper tidak memerlukan waktu yang lama dan dapat
digunakan kembali bila diinginkan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses penulisan whitepaper adalah kepentingan
untuk me-review ulang isi whitepaper dengan bagian atau departemen pengembangan untuk
memastikan bahwa isi teknis whitepaper suadah benar. Hal itu untuk mencegah salah kutip
atau salah paham oleh pihak media massa atau publik perusahaan lainnya.

2.2.6. BROSUR
Brosur dirancang sebagai display publik dan diusahakan agar konsumen terekpos oleh
pesan sebanyak mungkin. Gaya penulisan brosur biasanya merupakan kombinasi gambar dan
tulisan singkat, yang langsung menuju ke inti informasi. Tujuan pesan adalah membangkitkan
“ tindakan “ atau perilaku konsumen yang bisa dalam bentuk menelepon, berkirim surat,
browsing internet , mendatangi stand, dan bentuk tindakan lainnya sebagai upaya mencari
informasi lebih lanjut atas informasi yang ditulis dalam brosur.

Fungsi brosur adalah sebagai teknik komunikasi, membangkitkan tindakan dan

mengedukasi konsumen secara lebih detail melalui informasi. Brosur harus bisa membuat
konsumen melakukan kontak dengan perusahaan. Namun, disaat yang sama , praktisi harus
bisa memberikan pemahaman agar pelanggan bersedia melakukan hal sesuai tujuan pembuatan
brosur.

2.2.6.1 Pedoman Penyusunan Brosur

1. Gunakan huruf ukuran 8-10 poin. Pembaca sering mengabaikan teks yang terlalu kecil untuk
dibaca.
2. Beri banyak ruang kosong, margin yang lebar, indent, dan halaman yang pendek untuk
menghindari terlihat ramainya brosur dan kesulitan pembacaan.
3. Gunakan margin rata kanan daripada justified. Hal tersebut member efek yang santai serta
kesan kontemporer.
4. Gunakan kalimat pendek 1 baris, panjang baris optimal untuk kebanyakan teks antara 50
sampai 70 karakter.
5. Gunakan huruf tebal sebagai penekanan. Hal itu lebih baik daripada membaca kata dengan
huruf besar semua.

2.2.7. WEB ORGANISASI

Web organisasi ini atau biasa kita sebut internet merupakan sebuah perkembangan yang
telah memberikan lebih banyak pilihan dan kontrol atas isi bagi pengguna, juga menawarkan
kesempatan kepada individu, perusahaan, dan organisasi public serta swasta untuk
memproduksi dan menyebarkan informasi.
Internet telah menciptakan sebuah pintu gerbang baru bagi organisasi yang dapat
diakses secara global dari berbagai penjuru dunia. Karakteristik interaktif dari Web dapat
menjadi sarana yang efektif untuk membangun dan memelihara hubungan yang saling
menguntungkan jika Web digunakan dengan benar. Internet memberikan peluang tambahan
untuk memperbaiki citra dan reputasi perusahaan. Sebagai konsekuensinya, perkembangan
internet juga menuntut pihak manajemen organisasi agar lebih bertanggung jawab serta
responsif terhadap kebutuhan publik.
2.2.7.1. Faktor- Faktor Pertimbangan Penulisan di Internet
1. Gaya penulisan
Gaya penulisan harus menggunakan pesan dalam bahasa dan gaya pengguna web agar
informasi yang disampaikan akan selalu dipedulikan oleh pengguna web dan supaya pengguna
Web bersedia mengakses informasi yang ingin disampaikan Web.
2. Kuantitas Pesan
Pengguna web biasanya tidak membaca situs web secara berurutan dan cenderung tidak
dapat diduga. Praktisi PR tidak bisa memaksa pengguna web untuk mengikuti semua link yang
sudah tersedia. Usahakan link dibuat untuk memudahkan akses seorang pengguna web dalam
mencari informasi yang diinginkan.
3. Panjang Halaman
 Salah satu alasan penggunaan referensi dokumen atau link adalah untuk membatasi
panjang halaman. Indicator utama dari panjang halaman web adalah isi pesan itu sendiri.
Lakukan pembagian informasi secara logis berdasarkan struktur informasi.
4. Mencetak Versus Membaca Online
Kebanyakan pengguna web memilih untuk membaca dokumen teks yang panjang dan
kompleks secara offline. Akan lebih baik jika informasi yang tersedia yang dipresentasikan
dalam sebuah web dapat dipecah kedalam beberapa bagian dan dilengkapi dengan link versi
cetak.
5. Link
Link merupakan keunggulan untuk menyampaikan informasi via web maka dari itu
gunakan link secara efektif. Link bisa menjadi pengganti narasi dengan menyediakan informasi
latar belakang, memperkuat konsep, dan menambah detail.

2.2.8 NEWSLETTER
Newsletter merupakan alat komunikasi PR yang murah dan paling efektif untuk
menarik perhatian publik terhadap perusahaan. Newsletter dapat digunakan sebagai media
internal yang didistribusikan untuk karyawan sebuah perusahaan atau sebagai media
komunikasi eksternal yang dikirmkan kepada public spesifik seperti klien, rekan kerja, atau
prospek perusahaan. Newsletter juga dapat digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan
mengirimkan kopi newsletter kapada pedagang, supplier, dan rekan kerja strategis. Mereka
akan menghargai hal itu sebagai upaya untuk membangun dan menjaga hubungan yang
dilakukan oleh perusahaan. Pengiriman yang teratur menyebabkan public bersikap familier
terhadap organisasi dan selalu ingin mengetahui aktivitas yang dilakukan perusahaan. Selain
itu, praktisi akan terlihat sebagai sumber informasi yang dapat dipercaya.

2.2.8.1. Penyusunan dan Penulisan Newsletter

1. Menentukan format
2. Menentukan public sasaran
3. Menjaga periodisasu penerbitan
4. Mengembangkan tulisan dengan data dan informasi
5. Utamakan isi, baru penampilan
6. Menulis lead yang mengundang daya tarik
7. Bedakan informasi dengan cerita
8. Gunakan sumber terpercaya
9. Pertimbangkan respons pembaca

2.2.8.2 Fungsi Newsletter :

- Memberikan dorongan untuk memperkuat komitmen memberikan yang terbaik bagi
perusahaan serta perbaikan moral kerja karyawan-karyawannya.
- Sebagai media komunikasi yang menjembatani pihak manajemen dan karyawan, sehingga
terjadi komunikasi dua arah.
 - Sebagai media publikasi melalui penyampaian informasi tentang kegiatan atau apa saja yang
berkaitan dengan perusahaan kepada pihak lain.
- Sebagai wahana penjalin hubungan dengan publik internal dan eksternal.
- Sebagai representatif citra korporat di mata publik, baik-buruknya kualitas newsletter akan
menunjukkan citra siapa pembuatnya.

2.2.9. SURAT PEMBACA

Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan
dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat
pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab
dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan. Surat pembaca berupa
tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya
sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.

2.2.10. ADVERTORIAL (adv)

Advertorial = advertising dan editorial. Gabungan antara promosi dan opini atau
pemberitaan tentang hal yang dipromosikan – produk, jasa, perusahaan, organisasi, aktivitas,
atau program pemerintah. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, atau artikel.
Advertorial sering disebut iklan dalam bentuk pemberitaan atau tulisan panjang.
Jenis advertorial yakni adv produk, adv jasa, adv perusahaan, dan adv pemerintahan.
Sifatnya bisa informatif, eksplanatif, interpretatif, persuasif, argumentatif, dan eksploratif.

2.2.11 PRESS CONFERENCE/MEDIA KIT

Konferensi Pers (Press Conference) – undang media untuk menyampaikan
informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun
sesudah kegiatan.
Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat
dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara,
makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan tujuan,
jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb dan dimasukkan dalam sebuah map atau
amplop besar.

2.2.12 LAPORAN TAHUNAN

Laporan tahunan bisa menjadi daya tarik dan mampu mengkomunisasikan intisari
perusahaan melalui intergritas desain dan tulisan. Oleh karena itu perlu menggunakan teknik
penulisan yang menggabungkan kemampuan menulis, menganalisis, dan mengintrepertasikan
data angka dan grafik kedalam bentuk tulisan yang bisa dengan mudah dipahami oleh publik
awam. Setiap halamannya menjadi penjabaran visi dan misi perusahaan yang terwujud dalam
pencapaian dan prestasi melalui aktivitas yang telah dijalankan selama satu tahun sebelumnya.
 Laporan tahunan juga bisa menjadi alat pemasaran yang efektif bagi perusahaan.
Banyak investor yang mempelajari laporan tahunan perusahaan sebelum melakukan investasi
dalam suatu perusahaan.

2.2.12.1 Panduan penulisan Laporan Tahunan

1. Tentukan tujuan penulisan laporan

2. Identifikasi publik sasaran
3. Tentukan tema laporan
4. Kombinasikan kata-kata, angka, grafik dan foto
5. Klasifikasikan laporan dalam beberapa bagian
6. Masukkan komentar dari pimpinan perusahaan
7. Susunlah beberapa artikel mengenai aktivitas dan perkembangan signifikan perusahaan
8. Persingkatlah : edit captions, hindari penjelasan foto yang berlebihan, ubahlah data financial
kedalam grafik
9. Permudahlah : tambahkan sub judul, atau spasi lebar untuk memecah paragraf panjang
10. Perjelaslah : jangan menggunakan jargon atau istilah asing

2.2.13 MENULIS SIARAN PERS

Kegiatan lain yang sering dilakukan dalam media relations adalah membuat siaran
pers. Menulis siaran pers itu merupakan bentuk utama kegiatan media relations. Siaran pers
pada dasarnya merupakan kegiatan komunikasi yang dilakukan organisasi dengan publik-
publiknya melalui media massa.
Tujuan dibuatnya siaran pers tersebut tak lepas dari tujuan PR secara umum dan
organisasi secara keseluruhan. Tampilnya informasi dari organisasi itu di media massa
membawa dampak positif lain. Secara eksternal, munculnya berita tentang organisasi akan
turut mendorong peningkatan citra positif dan reputasi organisasi.
2.2.13.1 Gaya Penulisan Siaran Pers
 Padat, artinya tidak bertele-tele, hanya pokok-pokok hal saja yang disampaikan dan
penyampaiannya langsung pada pokok masalah. Dengan demikian, khalayak bisa langsung
dapat menangkap pokok masalah yang disampaikan.
 Sederhana, artinya kata yang digunakan adalah kata yang sedapat mungkin dipahami
banyak orang. Ada kalanya memang tidak bisa menghindarkan pemakaian istilah teknis atau
jargon, namun sedapat-dapatnya diberi penjelasan secara ringkas. Tapi secara keseluruhan
dibuat dengan bahasa yang biasa dipakai kebanyakan orang. Dengan demikian, khalayak bisa
dengan mudah memahami maksud dan isinya.
 Jelas, artinya rangkaian kalimatnya disusun dengan mudah, agar bisa ditangkap
maknanya oleh khalayak. Tidak perlu mengernyitkan dahi untuk memahami maksud kalimat
yang disampaikan.
2.2.14. EVALUASI PENULISAN NASKAH
Evaluasi diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh pesan yang ditulis bisa
dikomunikasikan dan diterima dengan baik oleh publik sasaran. Praktisi harus memiliki
kemampuan riset , baik kuantitatif maupun kualitatif untuk menunjang prefesionalisme PR.
Evaluasi dapat dilakukan diawal, ditengah, dan diakhir setelah program dijalankan. Ketiga
tahapan proses evaluasi tersebut penting untuk memastikan bahwa naskah yang ditulis sesuai
dengan visi dan misi serta objektif perusahaan.
2.2.14.1 Jenis-Jenis Evaluasi
1. Data Sekunder
Data sekunder mengacu ke informasi yang diperoleh dari sumber selain dari penelitian
primer. Hal itu termasuk penelitian sosial yang dipublikasikan dimedia atau dikeluarkan oleh
lembaga penelitian dan laporan penelitian yang tersedia secara online melalui situs web.
2. Studi Kasus
Studi kasus digunakan sebagai perbandingan pada model yang dapat diikuti dan dapat
digunakan pula untuk merencanakan komunikasi krisis.
3. Tes Kemampuan Membaca
Tes kemampuan membaca biasanya memperkirakan jumlah tahun pendidikan yang
dibutuhkan oleh pembaca untuk memahami teks dengan mudah.
4. Media Monitoring
Sebuah evaluasi dengan media berbentuk kliping Koran, transkrip, atau rekaman siaran
media elektronik. Data tersebut menunjukan seberapa banyak peliputan berhasil dicapai.
5. Analisis Isi Media
Analisis isi bisa memberikan pandangan berharga mengenai apa yang menjadi
kecenderungan dari agenda publik dimasa depan. Evaluasi media memiliki peran yang sangat
positif.
6. Advertising Value Equivalents (AVE)
Peliputan editorial dimedia biasanya dievaluasi dengan menghitung kesamaan nilai
iklan berdasarkan ruang dan waktu. Itu akan menghasilkan data kuantitatif yang menjadikan
salah satu bentuk evaluasi program PR.

7. Focus Group Discussion

Metode pengumpulan data menerapkan diskusi dalam format tidak baku dan
pengamatan sebagai sumbernya. Hal ini diperuntukan untuk mendapatkan informasi dalam
periode singkat mengenai beragam opini dan mengmbangkan mekanisme perumusan opini.
8. Audience coverage
Hal pertama yang harus didokumentasikan adalah apakah public yang ditargetkan
berhasil diraih. Pertanyaan lainnya mencakup sejauh mana public sasaran terekspos dengan
beragam pesan yang disampaikan dan public mana yang tidak ditargetkan, tetapi juga
menerima pesan.
9. Audience Response
Upaya mengukur respons dapat dilakukan di awal sebelum program dikomunikasikan
melalui teknik sampling. Data yang dihasilkan dapat membantu memprediksi apakah pesan
akan menghasilkan reaksi yang diinginkan atau tidak.

BAB III
PENUTUP

3.1.Kesimpulan
Keahlian menulis menjadi skill yang harus dikuasai oleh para profesionalis yang bergulat
di bidang Public Relations. Karena untuk membangun hubungan yang baik dan menjaga citra
perusahaan agar tetap baik, dibutuhkan tidak hanya kemampuan berbicara atau lisan, tetapi
juga kemampuan menulis di berbagai media.
Dalam proses penulisan, seorang PR harus senantiasa memperhatikan berbagai hal, mulai
dari tata bahasa, tanda baca, penyusunan kata, dll. Dan jika tulisan yang dibuat itu baik, maka
citra yang terbangun pun akan baik pula

DAFTAR PUSTAKA
 Public Relation Writing: Pendekatan Teoritis dan Ptaktis. Penulis: Dr. Yosal Irianto & A. Yani
Surachman, S.Sos. Penerbit Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2006
 Press Relation: Kiat Berhubungan dengan Media Massa. Penulis: Drs. Aceng Abdullah.
Penerbit Rosdakarya, Bandung, 2000
 Penulisan Naskah Public Relation: Prayudi, SIP, MA. Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007.
 Public Relation Writing (Pendekatan Teoretis dan Praktis) : Dr. Iriantara Yosal &Surachman
A. Yani, S.Sos,Bandung, 2006
 Media Relations : Yosal Intiantara, Penerbit PT Remaja Rosdakarya Offset – Bandung, 2005