BAB I

RUANG LINGKUP KEHUMASAN

3.1. Memahami Ruang Lingkup Kehumasan

4.1. Melakukan Pengelompokkan Ruang Lingkup Kehumasan

1. SEJARAH HUMAS
Dilihat dari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi
cara pandang dan perilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Pada
perkembangannya konsep dasar Public Relations mulai diperkenalkan di Amerika
yang dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang pada tahun 1906,
Ivy berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat akibat
pemogokan kaum buruh. Pemogokan kaum buruh ini memunculkan ide atau
gagasan dari Lee untuk menengahi dengan bagi keuntungan antara kedua belah
pihak yakni pihak indutriawan dan pihak pekerja.
Pemikiran Ivy dalam melakukan pekerjaannya dinamakan "The Declaration
of Principles" (Deklarasi azas-azas) yang pada hakikatnya menyatakan bahwa
keberadaan public tidakbisa dianggap enteng oleh indutri dan dianggap tidak bisa
apa-apa oleh pers. Atas upayanya ini Ivy Ledbetter Lee dianggap sebagai "The father
of Public Relations"
Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950,
seiring perkembangan politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah
Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala
perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh Belanda.
Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan
dengan nama Hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan, lebih banyak
untuk ke luar organisasi.
Hubungan masyarakat atau dikenal juga dengan istilah Public
Relations digunakan oleh pihak swasta di Indonesia pertama kali oleh Pertamina,
sebuah perusahaan minyak. Public Relations di Indonesia memang sudah banyak
digunakan baik itu di pihak pemerintah maupun swasta di berbagai sektor. Konsep
Public Relations dipahami dan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan
berbagai macam pemahaman dan berbagai macam bentuk implementasinya.
Perkembangan humas di Indonesia terus bergulir seiring dengan
perkembangan humas yang ada di Asia, bahkan dunia. Sebagai contoh, humas
digunakan untuk kepentingan usaha dalam ajang seperti Olimpiade, suatu event
international yang sampai saat ini masih menjadi pusat perhatian dunia sebagai
ajang membuka pasar dunia untuk memasarakan produk-produknya.
A. PENGERTIAN HUMAS
Pengertian humas (hubungan masyarakat) adalah usaha untuk membangun
dan mempertahankan reputasi, citra dan komunikasi yang baik dan
bermanfaat antara organisasi dan masyarakat.
Kesuksesan atau kegagalan dari sebuah organisasi dapat dipengaruhi oleh
kegiatan humas atau Public Relations (PR). Keberadaan humas sangat
dibutuhkan dan penting untuk membangun dan menjaga adanya saling
pengertian antar organisasi dengan stakeholder dan masyarakat umum, dengan
tujuan menyangkut tiga hal yaitu reputasi, citra dan komunikasi mutual benefit
relationship.
Di era keterbukaan informasi seperti saat ini, dimana masyarakat atau publik
sudah semakin kritis terhadap pemberitaan, maka peran humas sangat penting
sebagai layanan publik untuk memberikan informasi yang jelas dan sesuai fakta
yang ada di perusahaan, pemerintahan maupun organisasi lainnya, dengan cara
yang baik dan benar agar dapat diterima publik. Untuk berkomunikasi dengan
publik, Humas juga mendekatkan diri melalui media, baik melalui iklan, media
sosial ataupun dengan menyediakan informasi mengenai perkembangan
organisasi terkini. Tidak hanya itu, Humas perlu juga menyediakan layanan
informasi berupa Contact Center yang diperuntukkan bagi stakeholder ataupun
masyarakat umum yang ingin menyampaikan keluhan dan pertanyaannya di
bidang layanan organisasi.

Humas berfungsi untuk mengetahui dan mengevaluasi opini-opini publik yang

berkaitan dengan organisasi, serta memanfaatkan komunikasi sebagai media
untuk memberikan informasi yang sesuai dengan fakta, disampaikan dengan
cara-cara yang baik dan benar untuk mengarahkan opini publik ke arah yang
diharapkan.
Tidak itu saja, HUMAS bisa berfungsi sebagai marketing yang harus “jualan” apa
yang dipunyai organisasi. Fungsi marketing sangat kental di humas sebagai
komunikasi massa. Produk-produk yang dimiliki disampaikan ke masyarakat,
melalui strategi komunikasi tujuannya supaya masyarakat tahu ada produk yang
dikerjakan sehingga masyarakat tahu kinerja organisasi tersebut.

Menurut Edward L. Bernays, Humas memiliki tiga pengertian :

1) Memberi penerangan kepada masyarakat.
2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna
mengubah sikap dan tindakan.
3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan
dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya

Jadi Humas adalah aktivitas komuniksi dua arah antara

organisasi/lembaga dengan publik, yang bertujuan untuk menumbuhkan saling
pengertian, saling percaya, saling membantu/kerjasama, menghindari
kesalahpahaman dan membangun citra positif lembaga/organisasi.
 Jadi upaya-upaya yang dilakukan humas ada dua, yaitu menjaring opini publik
dan marketing.

Mengapa Ruang Lingkup HUMAS di perlukan?

Humas dalam pelaksanaannya memiliki ruang lingkup yang wajib diketahui oleh
para praktisi humas saat ini. Ruang lingkup humas diperlukan agar dalam
menjalankan kewajibannya sebagai humas, seorang humas menyadari kedudukannya
serta apa saja yang menjadi wewenangnya. Karena tidak semua hal menjadi
wewenang humas. Tapi, ada pihak lain juga yang terlibat. Jangan sampai ada pihak
yang merasa terlangkahi oleh langkah seorang humas dalam menjalaniruang lingkup
humas.
selanjutnya saya masuk ke pertanyaan

Siapa saja yang termasuk dalam relasi Ruang Lingkup Humas? sebelumnya saya akan
beritahu bahwa Ruang Lingkup Humas meliputi hubungan publik internal (internal
public relations) dan hubungan publik eksternal(external public relations).

Ruang Lingkup Humas – Internal Public

Relations Ruang lingkup humas internal adalah orang-orang yang merupakan bagian
dari suatu instansi atau perusahaan tertentu. Dalam hal ini, seorang humas menjadi
PR untuk orang-orang dalam instansi atau perusahaan tersebut, tentunya sesuai
dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing. Hal ini disesuaikan dengan sifat,
jenis, atau karakteristik dari organisasi itu sendiri.
Ruang lingkup humas internal meliputi:
1. Employee Relations(Hubungan dengan para pekerja)
Para pekerja di sini merupakan bagian yang berperan penting untuk mencapai
tujuan perusahaan atau suatu instansi. Oleh karena itu, mereka harus dirangkul
dengan membuat dan mempertahankan hubungan baik agar para pekerja juga
dapat memberikan potensi terbaik mereka untuk kemajuan perusahaan.
Caranya dengan berkomunikasi dengan mereka secara pribadi untuk
mengetahui apa yang mereka inginkan atau bahkan yang mereka keluhan dalam
pekerjaannya yang dapat menghambat kemajuan perusahaan.Menjaga
hubungan baik ini dapat dilakukan dengan perlakuan yang adil, adanya
ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja, adanya perasaan diakui oleh
perusahaan, adanya reward, ada pula sarana untukmenyalurkan perasaan mereka
atau tempat tempat mereka berekspresi seperti majalan intern, dan lain
sebagainya.
2. Stockholder Relations (Hubungan dengan para pemegang saham)
Ruang lingkup humas dalam hal ini hubungan baik harus dibina dengan para
pemegang saham. Mereka yang membantu perusahaan atau suatu instansi tetap
bertahan. Hubungan yang terjadi haruslah hubungan yang sangat baik. Tidak
peduli besar atau kecilnya saham mereka.
Untuk menjaga hubungan dengan para pemegang saham,kita bisa melakukan
hal-hal sebagai berikut.
o Memberikan selamat kepada para pemegang saham yang baru agar
mereka merasa dianggap dan dihargai oleh perusahaan atau instansi kita.
 o Selalu memberikan laporan perkembangan perusahan secara berkala agar
mereka mendapatkan informasi perkembangan sahamnya dengan baik.
o Mengirimkan majalah perusahaan agar mereka mengetahui informasi-
informasi terbaru dalam perusahaan atau juga majalah ektern yang juga
memberitakan tentang perkembangan perusahaan atauinstansi.
o Mengadakan pertemuan-petemuan agar tercipta hubungan yang harmonis,
adanya saling pengertian dan peningkatan kepercayaan para pemegah
saham.

3. Labour relations (Hubungan dengan para buruh)

Ruang lingkup humas dalam hal ini seorang PR bertugas untuk menjaga
hubungan baik antara pimpinan dengan para buruh. Pelaksanaan ruang lingkup
humas ini untuk menjaga terjadinya kesalahpahaman dan hubungan yang buruk
antara atasan dan bawahan.
4. Manager relations (Hubungan dengan para manajer)
Manajer adalah orang-orang terpilih yang berandil besar dalam menentukan
kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, hubungan baik harus dijaga. Di sinilah
ruang lingkup humas berperan. Caranya bisa dengan memberikan tunjangan
jabatan, adanyacoffe morning, mobil dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya.

5. Human relations (Hubungan sesama manusia)

Ruang lingkup humas ini menyangkut hubungan yang baik yang harus dibina
oleh perusahaan dengan seluruh wargaperusahaan sebagai manusia agar timbul
rasa persaudaraan, kesetiakawanan, dan nantinya akan memunculkanteam
workyang baik untuk mencapai tujuan instansi atau perusahaan.

Ruang Lingkup Humas – External Public Relations

Ruang lingkup humas ini mencakup tugas seorang humas dalam menjaga hubungan
baik dengan pihak luar. Hal ini untuk menciptakan nama baik yang sangat penting
untuk perusahaan atau instansi.
Bentuk-bentuk hubungannya yaitu sebagai berikut:
1. Press relations
Kegiatannya meliputipress release, press conference, press interview, press
room, press reception,dan adanyapress tour.
2. Government relations
Ruang lingkup humas ini adalah menjaga hubungan baik dengan pemerintah
diperlukan karena akan banyak sekali kepentingan-kepentingan yang di
dalamnya terdapat peran pemerintah. Salah satu caranya dengan
mensponsori kegiatan-kegiatan pemerintahan.
3. Community relations
Menjaga hubungan baik dengan warga setempat agar tidak ada pihak yang
merasa dirugikan. Salah satu caranya dengan memberikan beasiswa. Inilah
ruang lingkup humas yang berhubungan dengancommunity relations.
4. Customer relations
 Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan karena mereka adalah aset
terbesar yang menguntungkan perusahan. Caranya dengan memberikan
kalender,merchandise, dan sebagainya.
5. Consumer relations
Menjaga hubungan baik dengan para konsumen agar apayang kita pasarkan
dapat diterima baik oleh konsumen. Caranya dengan memberikan info yan
lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
sudah banyak saya jelaskan diatas tentang gambaran dan ruang lingkup
HUMAS. Sekarang Bagaimana HUMAS dapat bermanfaat ?

2. DEFINISI HUMAS
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja
dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling
pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat.
Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations merupakan sebuah seni
berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari
kesalah pahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif
lembaga.Humas merupakan seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa
kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada
pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan kegiatan humas secara terencana
yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun
masyarakat yang terkait.
Public Relations (HUMAS) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai
target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan
rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-
hasil apa yang telah dicapainya.
Sebagai sebuah profesi seorang petugas Humas bertanggung jawab untuk
memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan
ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan
menerima sebuah situasi.
Menurut Majalah Public Relations News, Humas adalah: fungsi manajemen yang
menilai sikap masyarakat,mengidentifikasi karsa dan perilaku individu ataupun suatu
organisasi terhadap kepentingan umum, untuk kemudian merencanakan dan
melaksanakanprogram humas aksi untuk mendapatkan pengertian dari masyarakat
dengan tujuan agar diterima masyarakat
Menurut “ The International Public Relations Assosiation” (IPRA), Humas
adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui
organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian,
simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya
dengan penelitian opini diantara mereka.
Menurut The British Institute of Public Relations, Humas adalah: suatu usaha
yang sengaja dilakukan, direncanakan secara terus-menerus untuk menciptakan dan
memelihara saling pengertian antara suatu organisasi dengan masyarakatnya
 Menurut Frank Jeffkins, Humas adalah sesuatu yang terdiri dari semua bentuk
komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan
publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama.
Menurut Edward L. Bernays, Humas memiliki tiga pengertian :
1) Memberi penerangan kepada masyarakat.
2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna
mengubah sikap dan tindakan.
3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan
dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.
Jadi Humas adalah aktivitas komuniksi dua arah antara
organisasi/lembaga dengan publik, yang bertujuan untuk menumbuhkan saling
pengertian, saling percaya, saling membantu/kerjasama, menghindari
kesalahpahaman dan membangun citra positif lembaga/organisasi.

3. KARAKTERISITIK HUMAS
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa ada 4 (empat) ciri utama Humas
yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu:
a. Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah
Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan
humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah
yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.
b. Sifatnya yang Terencana
Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas
humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode
terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana
dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam
kompetisi tertinggi program humas HUMAS internasional, yakni GWA
(Golden World Award For Excellence in HUMAS).
c. Berorientasi pada Organisasi/Lembaga
Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas
adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya
organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang
menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan
mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.
d. Sasarannya adalah Publik
Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik
kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu
disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan HUMAS
sebagai personal Relation.
4. MACAM-MACAM HUMAS

A. Humas Pemerintahan
Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di
pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau menginformasikan kebijakan-
kebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan,
rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada
masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap
kehidupan masyarakat.
Selain memberikan informasi keluar, humas pemerintahan dan politik juga
harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang
segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat
akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun
yang sedang diusulkan.
Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi
terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini
memang tidak lepas pula dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap program
humas pemerintah antara lain sebagai berikut :
1. Program humas pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan
berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.
2. Seringkali hasilnya abstrak, sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang
sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.
3.
[ Program humas pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai
kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan
dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.

B. Humas Industri dan bisnis

Dunia bisnis dan industri sekarang ini menyadari pentingnya
keterlibatan masyarakat dalam dunianya. Sehingga ada hubungan timbal balik
yang merupakan ciri dan konsep humas. Dari sisi industry, mereka memiliki tugas
untuk menyampaikan kepentingan bisnisnya, sebaliknya, masyarakat harus
mengetahuai dampak yang berpengaruh dari industri dan bisnis.
Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas
industri dan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi
: hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada
akhirnya melahirkan marketing HUMAS hubungan dengan pemegang saham,
hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan
komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan
pemerintahan.

1. Humas penegak hukum

Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena
kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap
kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan,
ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak
hokum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan
merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para
 media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap
terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat
dengan baik.

2. Humas Profesi
Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan publikasi
tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Bentuk yang
bias ditemukan melalui Kampanye kesehatan, sadar hukum, mass information,
pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan hasil
penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita dan pemutaran film-film.
Contoh penerapan bentuk humas Profesi tersebut adalah dokter, pengacara,
waatawan, artis dan sebagainya.

3. Humas Organisasi Sukarela

Peranannya untuk merancang suatu program humas humas
yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.

4. Humas Organisasi Internasional

Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat
cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata,
komunikasi, pertukaran siswa di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu
memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan
demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan
Negara yang lain humas memegang peranan penting.
Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan
antar negara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak
negara.

5. FUNGSI HUMAS

Fungsi humas menurut IHUMASA Penelitian yang diadakan oleh

International Public Relations Association (IHUMASA) pada tahun 1981
menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi HUMAS/humas masa kini meliputi
15 pokok yaitu:
1) Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah humasilaku
manusia.
2) Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya
bagi institusi.
3) Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap
institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi
untuk mengatasinya.
4) Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran
dan informasi yang utuh
5) Mencegah konflik dan salah pengertian
6) Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
7) Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial.
8) Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan
konsumen
 9) Memperbaiki hubungan industrial
10) Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan
umum
11) Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi
keinginan anggota untuk keluar dari institusi.· Memasyarakatkan
humasoduk atau layanan
12) Mengusahakan perolehan laba yang maksimal
13) Menciptakan jadi diri institusi
14) Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun
ternasional
15) Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi

Pekerjaan petugas Humas

Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah:
1) Membuat kesan (image), yaitu gambaran yang diperoleh seseorang
tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian
mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi).
2) Pengetahuan dan pengertian. Humas memiliki peran penting dalam
membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan
publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat
dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan
suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan
dan pengertian.
3) Menciptakan ketertarikan. Humas juga harus dapat menciptakan
ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi
berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.
4) Penerimaan. Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi
karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal
tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk
menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya
sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi
atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan
penerimaan.
5) Simpati. Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias,
umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.

6. ASPEK-ASPEK HUMAS

a. Aspek Layanan
Aspek layanan dalam kegiatan Humas untuk mengatur, mengotomatisasi,
dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga
orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Tujuan
keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru,
memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki,
 menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan
pelayanan klien.
Contoh : Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien
tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut

b. Aspek Komunikasi
Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah
(two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian
memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan
between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung
pengertian aksi timbal balik (interaktif).
Contoh: Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan
gaji, public relations harus melibatkan semua staff perusahaan yang
bersangkutan untuk mencegah aksi dan umpan balik. Public relations
menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi
dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian
melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan
perusahaan.

c. Aspek Kesetiaan
Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling
berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi
,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan
dimana dia berada.
Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi
kelancaran jalannya perusahaan

d. Aspek Produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban
manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya
(effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan
disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu
memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan
setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual
atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal
mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan
efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep
produktivitas. Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983,
dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental
(attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari
ini harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.” Secara
umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara
hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang
digunakan (input). (Sedarmayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja
sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas
akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang
pegawai ,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau
produktivitasnya semakin meningkat.
 Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain
sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan
produktivitas di perusahaan.

e. Aspek Etika Moral

Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik.
Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation
atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas
(Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan
mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah
otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era
globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan
pendapat ,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk
berkompetitif dalam persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa
teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas
wilayah suatu negara ,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain
sebagai target sasarannya .
Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien
dalam proses berjalannya perusahaan.

7. PERSYARATAN PETUGAS HUMAS

1. Persyaratan Pengetahuan Petugas Hubungan masyarakat

Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh humas petugas humas
hendaknya memiliki pengethuan ,ketrampilan dan sikap yang menunjang
kegiatan tersebut yaitu:
a. Kontak Pribadi, setiap petugas humas haruslahmenyadari pentingnya
tindakan, tingkah laku, tutur kata agar tidak menyinggung perasaan
sehingga mempermudah tercapainya tujuan.
b. Kunjungan tamu, petugas humas harus dapat mengatur ruangan tamu
dan menempatkan diri menjadi tuan rumah yang baik
c. Berbicara dimuka umum, ucapan petugas humas dimuka umum harus
terdengar jelas, menarik dan berkesan.
d. Penampilan petugas humas juga perlu dipeerhatikan
e. Hubungan telepon, suara petugas humas ditelepon diusahakan
jelas, terang, simpatik dan tidak terkesan tergesa-gesa.
f. Publitas, petugas humas harus mengetahui tata kerja penerbitan, seperti
bentuk, ukuran, teknik penyebarluasan dan waktu yang tepat untuk
diterbitkan.

Disamping persyaratan diatas ada juga pedomen bagi petugas humas dalam
melakukan dan mengembangkan hubungan masyarakat antara lain :
a. Penampilan
b. Tingka laku
c. Keterbukaan
d. Kemampuan daya tangkap dan pemehaman
e. Kemampuan memahami orang lain
f. Keterusterangan
 g. Etika
h. Kegembiraan
i. Kecakapan untuk berkomunikasi
j. Kemampuan untuk memberi perhatian
2. Sikap Humas dalam Melaksanakan Tugas
Seorang humas dituntut mempunyai ketrampilan dasar yang harus
berkembang sesuai dengan pengalamannya ,ketrampilan dasar tersebut
meliputi hal-hal berikut :
a. Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasi dan
public
b. Membantu terjalinnya hubungan yang naik antara individu dalam
orgnisasi
c. Berusaha memhumasomosikan organisasi
d. Mengawasi kebutuhan public serta membuat rancangan untuk
memenuhi kebutuhan tersebut.
e. Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan
melaluipertukaran informasi
f. Mengantisipasi perubahan sikap dan tingka laku publik terhadap
organisasi.
g. Mengambil tindakan utnuk memperbaiki kritik-kritik yang dilancarkan
terhadap organisasi
h. Membantu pelaksanaan program humas organisasi dengan
rasa tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama.
i. Mengetahui metode-metode baru dalam bidang riset dan ilmu
pengetahuan.

3. Penampilan Seorang Petugas Humas

Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan yang
dimaksud disini adalah penampilan kedinasan.Dalam menjalankan tugas
seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh baik secara
fisik maupun mental.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai

berikut:
1. Kondisi Fisik
2. Perawatan Badan
a. Perawatan rambut
b. Perawatan wajah/muka
c. Perawatan tangan dan kaki
d. Perawatan Tubuh
3. Sikap
a. Sikap
b. Sikap Berjalan
c. Sikap berbicara
d. Sikap pada waktu makan dan minum
4. Busana atau pakaian
 4. Keahlian yang harus dimiliki Seorang Petugas Humas
Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas
dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, humasaktisi public relations
harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain :
1. Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam
karakter dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami dan
bersikap toleran kepada orang yang dihadapinya.
2. Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala
sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis,
bahkan secara visual.
3. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu
merencanakan segala seuatu dengan humasima.
4. Memiliki integritas personal, baik dalam humasofesi maupun didalam
kehidupan humasibadinya.
5. Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan
mampu menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah.
6. Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi
seluas-luasnya.
7. Mampu melaukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu
kegiatan/program humas.

Keahlian-keahlian tersebut sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai

tugas dan pekerjaan public relations.

8. PROSES HUMAS

Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses.

Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga
cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.
Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam
lingkungan kerja, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam
melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses
tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun
berkesinambungan.
Keempat proses tersebut adalah:
1. Research (penelitian)
Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab
permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya
dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan
membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang
berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “ What’s
happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang
praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut
 pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus
diperoleh selengkap mungkin.
Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus
mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan,
melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat
diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat.
Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga
harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan
penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan
masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan
dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion,
wawancara mendalam, dan walking around research.

2. Planning (perencanaan)
Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah
tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan
penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan
menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya.
Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara
matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara
keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh,
bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah,
dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat
program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan
dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should
we do and why?”

3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi
berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang
membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada
citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan
jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”.
Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi
dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu
mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat
mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk
mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus
melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya.
Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi
kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.

4. Evaluation (evaluasi)
Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai
atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang
telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur
keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti
dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu,
 setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk
mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai
acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?”
menjadi acuan dalam tahap ini.
Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial dan
peran teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni
expert pereciber communication, prooblem solving process facilitator dan
communicatoin facilitator.
Keempat peran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. expert pereciber communication
Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati
pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti
hubungan dokter dan pasien.

2. Poblem solving process facilitator

Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap
manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak
memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.
3. Communicatoin facilitator
Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik
dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada
misscommunication.

4. Technician Communication
Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang
menyediaka layanan di bidang humas.

Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan
dan fungsi humas yakni :
1. Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan
perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk
merumuskan kebijakan organisasi.
2. Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan
publik.
3. Mengevaluasi program humas-program humas
organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.

9. MANFAAT dan TUJUAN HUMAS

Ada beberapa manfaat dari adanya humas dalam organisasi/lembaga yang

berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Manfaat tersebut adalah
sebagai berikut :
a. Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik.
Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi
empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka
dan memusuhi.
 Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu
menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi
menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati.
b. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan
publik
Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan
publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah
mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami,
dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas
dapat bertugas untuk menghubungkannya.

c. Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang

berkaitan dengan publik.
Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas,
karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk
memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau
dihentikan.

Humas pada hakekatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat
dianalogikan dengan tujuan komunikasi. Berdasarkan hal tersebut, maka
tujuan humas adalah :

a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian

Hubungan humas pada akhirnya membuat publik dan organisasi/lembaga
saling mengenal, baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun
budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah
menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan
mengerti. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja.
b. Menjaga dan membentuk saling percaya
Sikap saling percaya yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “
kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga pada keyakinan
organisasi/lembaga akan “ kebaikan/ketulusan” publiknya. Bila humas
memberi informasi dua kepetingan (organisasi dan pers), maka berikutnya
humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan
menghormati kepentingan masing-masing.
c. Memelihara dan menciptakan kerja sama
Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkapn akan terbentuk
bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah
dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.
 BAB II
KODE ETIK HUMAS

Public Relations (HUMAS) bukanlah kegiatan yang sembarangan, kegiatan ini

membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk memberikan keuntungan dan
perkembangan instansi/lembaga maupun perusahaan. Hal ini didasari oleh
keyakinan bahwa kehidupan perkembangan instansi/lembaga maupun perusahaan
bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan HUMAS harus dilakukan
untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut.
HUMAS adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi
akibat, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program humas
untuk melayani organisasi dan publik.
Hubungan HUMAS merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya
adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi
lainnya, kegiatan HUMAS mampu melahirkan informasi mengenai apa yang
diharapkan oleh publik.

A. Prosedur kerja kehumasan

Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses.

Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara
yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.
Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam
lingkungan, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan
kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses tersebut bersifat
dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan.
Keempat proses tersebut adalah:
1. Research (penelitian)
 Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab
permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam
penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang
pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan
terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan
kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam
melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan
digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin.
Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus
mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan
pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan
dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak
sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan
pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa
sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian
data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus
group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.

2. Planning (perencanaan)
Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah
tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan
masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan
orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh
diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan
suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data
dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan
HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan
pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan
kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci
dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”

3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)

Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi
berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang
membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra
perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban
pertanyaan, “How do we do it and say it”.
Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan
komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu
mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi
sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung
pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan
melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya.
Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi
kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.

4. Evaluation (evaluasi)
 Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau
belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah
diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses
secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi
keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu
permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru
lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa
mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.

B. Peran dan Tugas Kehumasan

Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial dan peran
teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni expert
pereciber communication, prooblem solving process facilitator dan communicatoin
facilitator.

Keempat peran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. expert pereciber communication
Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan
perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan
dokter dan pasien.
2. Poblem solving process facilitator
Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap
manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan
menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen.
3. Communicatoin facilitator
Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik
dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada
misscommunication.
4. Technician Communication
Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang
menyediaka layanan di bidang humas.

Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan
fungsi humas yakni :

1. Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan

perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk
merumuskan kebijakan organisasi.
2. Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan
publik.
3. Mengevaluasi program humas-program humas
organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.

C. Kode Etik Profesi Humas

1. Pengertian Etik, Etika dan kode Etik

 a. Pengertian Etik
Prilaku manusia yang baik yaitu tindakan yang tepat, yang harus
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan moral pada umumnya.

b. Pengertian Etika
Etika disebut juga filsafat moral adalah cabang filsafat yang berbicara
tentang humasaxis (tindakan) manusia, Etika tidak mempersoalkan
keadaan manusia, melainkan mempersoalkan bagaimana manusia harus
bertindak berdasarkan norma yang berlaku.

c. Pengertian Kode Etik

Kode etik adalah aturan susila, sikap baik/pantas yang ditetapkan bersama
dalam suatu kelompok orang dan ditaati bersama oleh orang-orang yang
bergabung dalam organisasi profesi tersebut.

d. Fungsi Kode Etik

Fungsi kode etik yaitu sebagai berikut :
1. Sebagai nilai bagi para pelaku bisnis agar tercipta iklim yang
kondusif, produktif, saling percaya hubungan yang saling dilandasi
oleh kasih dan kondisi yang saling menguntungkan (win-win
solution).
2. Rambu-rambu yang memagari sikap prilaku para proofesional agar
mempunyai pola tindakan yang etis
3. Menciptakan rasa aman, menjamin kejujuran (transparansi) dalam
batas-batas tertentu yang berkaitan dengan rahasia perusahaan

e. Tujuan Kode Etik

Tujuan Kode Etik yaitu sebagai berikut :
1. Agar para profesional dapat bekerja dengan baik sesuai dengan
disiplin ilmunya dan dapat memberikan jasa sebaik-baiknya kepada
masyarakat yang membutuhkan.
2. Agar para profesional selalu taat terhadap profesinya.
3. Agar para profesional selalu menjaga nama baik dan citra dirinya
sebagai seseorang yang profesional.

2. Kode Etik Humas

Pemahaman tetang pengertian kode etik, etik profesi dan etika kehumasan
serta aspek-aspek hukum dalam aktivitas komunikasi, penting bagi praktisi atau
professional HUMAS/Humas dalam melaksanakan peran dan fungsinya untuk
menciptakan citra baik bagi dirinya (good performance image) sebagai penyandang
professional HUMAS/Humas dan citra baik bagi suatu lembaga atau organisasi (good
corporate image) yang diwakilinya.
Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang ditetapkan bersama dan
ditaati bersama oleh seluruh anggota yang bergabung dalam suatu profesi yang
merupakan persetujuan bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para
anggota.
 Menurut G.Sach dalam bukunya The Exent and Intention of HUMAS and
Information Activities terdapat tiga konsep penting dalam etika kehumasan sebagai
berikut:
1. The Image, the knowledge about us and the attitudes toward us the our
different interest groups have.
(Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadapat kita yang
mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda).
2. The Humasofile, the knowledge about an attitude towards, we want our various
interest group to have.
(Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikap terhadap yang kita
inginkan untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam).
3. The Ethiccs is branch of philoshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical
thinking about morality. Often used as equivalentti right or good.
(Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral atau
pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengan nilai-nilai
kebenaran dan kebaikan).

Secara garis besar kode etik IHUMASA mencakup butir-butir pokok

sebagai Standard Moral of Public Relationssebagai berikut:
1. Kode perilaku;
2. Kode moral;
3. Menjunjung tinggi standar moral;
4. Memiliki kejujuran yang tinggi;
5. Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh
Humasofesional HUMAS/Humas.

Landasan patokan utama dari etika profesi dan Kode etik IHUMASA adalah
berdasarkan prinsip-prinsip dasar PBB sebagai berikut:
1. The Universal Declaration of Human Right
(Menghormati dalam pelaksanaan tugas humasofesinya dengan memperhatikan
humasinsip-humasinsip moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasi
manusia).
2. Human Dignity
(Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusia serta mengakui hak setiap
humasibadi untuk menilai).

3. Kode Etik Kehumasan Indonesia – Perhumas

Kode Etik ini telah terdaftar sejak tahun 1977 di Departemen Dalam Negeri
dan telah tercatat serta diakui oleh organisasi profesi Humas Internasional;
International Public Relations Associations / IHUMASA.
1. Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang-Undang Dasar 1945 sebagai landasan tata
kehidupan nasional.
2. Diilhami oleh Piagam Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai landasan tata
kehidupan internasional.
3. Dilandasi Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa
Asia Tenggara.
4. Dan dipedomani oleh cita-cita, keinginan, dan tekad untuk mengamalkan sikap
dan perilaku kehumasan secara humasofessional.
 D. Jabatan Humas

1. Pengertian Jabatan
Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di
berbagai tempat.
Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam
lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS.

Jabatan karier dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:

a) Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi.
Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon
IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat
adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan
contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala
dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris
camat, lurah, dan sekretaris lurah.
b) Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur
organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam
pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional
Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana,
humasanata komputer, statistisi, humasanata laboratorium pendidikan, dan penguji
kendaraan bermotor.

2. Jabatan Fungsional Pranata Humas

Jabatan fungsional pranata humas adalah kedudukan yang menunjukkan
tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pranata humas dalam satuan
organisasi.
Pranata humas adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang
dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan
informasi dan kehumasan. Pelayanan Informasi dan Kehumasan adalah kegiatan
yang dilakukan pranata Humas mulai dari perencanaan pelayanan informasi dan
kehumasan, penyediaan dan penyebarluasan informasi, pelaksanaan hubungan
kelembagaan, pelaksanaan hubungan personil dan pengembangan pelayanan
informasi dan kehumasan. Humasanata Humas juga melakukan hubungan
kelembagaan untuk meningkatkan hubungan yang harmonis antara lembaga yang
ada dalam masyarakat, antara pimpinan lembaga dengan personil dan antar sesama
personil.

Tingkatan pranata Humas adalah:

a) Tingkat trampil, yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi teknis atau
penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan
penguasaan pengetahuan teknis dibidang kehumasan (IIa – IIId) – SLTA/D-III,
b) tingkat ahli yaitu humasanata humas yang mempunyai kualifikasi humasofesional
yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi dibidang kehumasan (III/a – IV/c) – S1 keatas.
 Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan
kehumasan yang meliputi:
1. Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan
2. Pelayanan informasi
3. Melaksanakan hubungan kelembagaan
4. Melaksanakan hubungan personil
5. Mengembangkan pelayanan informasi dan kehumasan.

E. Organisasi Profesi Humas

1. PERHUMAS
Pada tanggal 15 Desember 1972 para praktisi humas di Indonesia mendirikan
Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS) di Jakarta. Berikut
tujuan-tujuan PERHUMAS adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan perkembangan dan keterampilan humasofesional
hubungabmasyarakat di Indonesia.
2. Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai hubungan masyarakat.
3. Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman diantara para anggotanya.
4. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan
bidang hubungan masyarakat, di dalam maupun diluar negeri.

Tahun 1977 Perhumas memprakarsai berdirinya organisasi humas di Asia

Tenggara yaitu FAHUMASO (Federation of ASEAN Public Relations
Organization) di Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan
rumah konferensi FAHUMASO di Jakarta.

2. APHUMASI
Di Indonesia juga terdapat organisasi yanng menghimpun perusahaan humas,
yakni APHUMASI (Asosiasi Perusahaan Public Relations). AHUMASI didirikan pada 10
April 1987 di Jakarta bersifat independen.

Tujuan APHUMASI Adalah sebagai berikut:

1. Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi perusahaan public relations
nasional, agar secara aktif, positif, dan kreatif, turut serta dalam usaha mewujudkan
masyarakat yang adil dan makmur, berlandaskan pancasila dan UUD 1945.
2. Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur dan bertanggung jawab,
sesuai dengan kode humasaktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional
dan internasional.
3. Mengembangan dan mewujudkan kepentingan asosiasi dengan memberikan
kesempatan kepada para anggota dengan konsultasi dan kerjasama serta
memberikan saran bagi pemerintah.
4. Memberi informasi kepada klien bahwa anggota APHUMASI memenuhi syarat
untuk memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk
klien menurut kemampuan profesionalnya.
5. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal kepentingan usaha dan
profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik publik relations.
6. Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai
pengalaman dan kualifikasi para anggotanya.
7. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations.

3. Organisasi Profesi Humasi di Luar Negeri

Berikut beberapa profil organisasi profesi dari negara-negara di Dunia, antara
lain yaitu:
1. HUMASSA (Public Relations Sociaty of American)
Berkantor pusat di New York, HUMASSA berdiri tahun 1947. HUMASSA memiliki
tujuan sebagai berikut:
a. Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas.
b. Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidang kehumasan.
c. Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan tujuan, fungsi humas dan
seterusnya kepada kelompok-kelompok usaha.
d. Untuk memperbaiki hubungan pelaksanaan humas dengan para majikan dan
klien.
e. Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan
umum dan tingkah laku.
f. Untuk bertukar pikiran dan pengalaman. Serta untuk menerbitkan pamflet, buku,
monografi, majalah dan sebagainya.
g. Untuk menggiatkan, menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset serta
memberikan, menghibahkan, dan menseponsori pemberian beasiswa.

2. Institute Public Relations of British (IHUMAS)

IHUMAS merupakan organisasi humas di Inggris didirikan secara resmi dan
mendapat pengakuan pada tahun 1964, tujuan HUMAS adalah sebagai berikut:
a. Untuk memajukan perkembangan humas.
b. Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada standar profesional yang tinggi
untuk para anggotanya.
c. Untuk mengatur diskusi, konferusik, pertemuan, dan lain-lain mengenai masalah
yanag menjadi pertimbangan bersama dan secara umun bertindak sebagai wadah
bagi pertukayan gagasan mengenai humasaktek kehumasan.

3. Netherlands Society of Public Relations

Beberapa tokoh pers terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan humasofesi
humas yang pada tahun 1952 telah mendapat izin dari kerajaan, dengan nama
Netherlands Society of Public Relations dan pada tahun 1979 namanya diganti
menjadi NGHUMAS (Vereniging voor Public Relations en Voorlichting/Asosiasi
HUMAS dan informasi).

4. Organisasi Profesi Humas Internasional

Organisasi humas tingkat internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu
pertemuan di Stratfort-Upon-Avon, dengan tujuan sebagai berikut:
1. Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman profesional antara
mereka yang berurusan dalam kegiatan humas mengenai kepentingan internasional.
2. Mengadakan suatu rotasi apabila anggotanya setiap saat memerlukan
pemberitahuan dan bimbingan.
 3. Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan umumnya di
seluruh negara dan terutama di bidang internasional.
4. Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidang kegiatan di dunia dan
memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya melalui promosi ilmu pengetahuan.
5. Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi
praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai negara termasuk masalah-masalah
seperti status profesi sebagai kode etik humasofesi.
6. Menebitkan berbagai buletin, majalah atau terbitan-terbitan lain, seperti “Who’s
Who” dibidang humas internasional.
7. Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin menguntungkan para
anggotanya.

Keanggotaan IHUMASA terbuka bagi semua orang yang bertanggung jawab

penuh bagi rencana dan pelaksanaan suatu bagian penting dan berkaitan dengan
semua kegiatan dari suatu badan hukum, perusahaan,perserikatan, pemerintah atau
organisasi lain yang membina hubungan baik dan humasoduktif dengan publik atan
khalayak ramai.

5. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang humas adalah:

1. Menyalahgunakan kepercayaan, ini dapat berupa membocorkan rahasia, korupsi
dll
2. Memberikan informasi-informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, yang
sumbernya tidak jelas dan tidak dapat dicek.
3. Mengadakan kerja sama dengan individu atau kelompok yang dapat merugikan
individu-individu lainnya, baik dari segi moral maupun segi lainnya.
4. Menggunakan metode-metode, cara-cara, teknik-teknik manipulasi yang dapat
mengakibatkan seseorang kehilangan kebebasannya untuk bertindak sebagai
respons terhadap tindakan-tindakan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.

F. Kegiatan Kerja Kehumasan

Berikut contoh kegiatan-kegiatan kehumasan yang harus dilakukan oleh
manajer public relations dan para stafnya, yaitu :
1. Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan
berbagai artikel bagi kalangan media massa
2. Mengorganisasikan konferensi pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan
media massa ke organisasi/perusahaan
3. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama.
4. Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi
dengan pihak manajemen.
5. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan
mengelola sebuah perpustakaan foto.
6. Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal seperti kaset rekaman
video, slide presentasi, dan sebagainya.
7. Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi para
distributor, pemakai jasa/produk perusahaan, konsumen langsung, dan sebagainya.
8. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan, sejarah
perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru.
9. Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti menyusun
lembaran slide dan kaset rekaman video.
10. Mempersiapkan dan mengatur acara pameran dan menjalankan eksibisi public
relations.
11. Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan seperti logo
perusahaan. Pengaturan jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan
sebagainya.
12. Menangani berbagai acara sponsor yang berhubungan dengan kegiatan public
relationss.
13. Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan seperti fasilitas
penerbangan/pelayaran, pengurusan tiket, akomodasi, dan lain-lain.
14. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan
pimpinan perusahaan.
15. Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, dan terlibat
dalam pertemuan-pertemuan para agen.
16. Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang/bisnis.
17. Berhubungan dengan konsultan public relationss eksternal jika
perusahaan/organisasi merekrut mereka.
18. Melatih segenap staf public relationss.
19. Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.
20. Mengawasi tugas-tugas periklanan (berhubungan dengan biro iklan) bila fungsi
periklanan memang dibebankan kepada departemen HUMAS.
21. Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.
22. Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi.
23. Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat penting dan tamu kehormatan.
24. Mengadakan perayaan perusahaan, pemberian penghargaan pemerintah kepada
perusahaan.
25. Mengorganisasikan berbagai umpan balik dari berbagai sumber informasi mulai
dari kliping koran/majalah, berita-berita radio dan televisi serta memantau berbagai
laporan dari luar.
26. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai
tujuan.

PROFIL DAN ETIKA PROFESI HUMAS

Posted on November 12, 2015 by Rif'atus Solikhah

DAFTAR ISI

1. Daftar Isi 1
2. Pengertian profil HUMAS 2
3. Pengertian Kode Etik 2
4. Kode Etik Profesi HUMAS 2
5. Contoh Kode Etik ( XL ) 4
6. Sanksi Pelanggaran Kode Etika 4
7. Faktor yang Mempengaruhi Pelanggran Etika 5
8. Macam-macam Jabatan humas 5
9. Pengertian Jabatan 5
10. Jabatan Fungsional Pranata Humas 6
 Profil Petugas Humas 6
7. Organisasi Profesi 7
8. Ciri-ciri Organisasi Profesi 7
9. Peran Organisasi Profesi 7
 Fungsi Organisasi profesi 7
1. Manfaat Organisasi Profesi Menurut Breckon 8
2. Profil Humas 8
3. Contoh Profil humas 8
4. Daftar Pustaka 10
PROFIL HUMAS

1. PENGERTIAN PROFIL
Identitas dari individu atau organisasi yang memberikan informasi kepada yang
membutuhkan, dengan maksud untuk mengenali, memahami, dan mempelajari individu atau
organisasi tersebut.

1. PENGERTIAN KODE ETIK

Berten K. (1994) mengatakan bahwa kode etik profesi merupakan norma yang telah
ditetapkan dan diterima oleh kelompok profesi dan untuk mengarah atau memberikan
petunjuk kepada para anggotanya, yaitu bagaimana “seharusnya” (das sollen) berbuat dan
sekaligus menjamin kualitas moral profesi yang bersangkutan di mata masyarakat untuk
memperoleh tanggapan yang positif. Apabila dalam pelaksanaanya (das sein) salah satu
anggota profesi tersebut telah melakukan perbuatan yang menyimpang dari kode etiknya
kelompok profesi itu akan tercemar citra dan nama baiknya di mata masyarakat.
Pada prinsipnya, kode etik profesi merupakan pedoman untuk pengaturan dirinya sendiri (self
imposeb) bagi yang bersangkutan. Hal ini adalah perwujudan dari nilai etika yang hakiki serta
tidak dapat dipaksakan dari pihak luar (Abdulkadir Muhammad, 1997 ;77). Kode etik profesi
dapat berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-citadan nilai-nilai luhur yang hidup dalam
lingkungan profesi tersebut. Kode etik merupakan perumusan norma moral yang menjadi
tolak ukur atau acuan bagi kode perilaku (code of conduct) kelompok profesi bersangkutan.
Arti secara umum tentang “etika Profesi” menurut Cutlip, Center, dan Broom tersebut di atas
adalah perilaku yang dianjurkan secara tepat dalam bertindak sesuai dengan nilai-nilai moral
yang pada umumnya dapat diterima oleh masyarakat atau kebudayaan.

Jadi, Pengertian kode etik menurut para pakar etika moral professional tersebut diatas dapat
disimpulkan sebagai kumpulan asas atau nilai moral yang menjadi norma perilaku.
Sedangkan arti kode etik profesi, adalah kode perilaku yang ditetapkan dan dapat diterima
oleh kelompok profesi yang menjadi pedoman “bagaimana seharusnya” (das
sollen) berperilaku dalam menjalankan (das sein) profesi tersebut secara etis. (A.
Muhammad, 1997;143)
1. KODE ETIK PROFESI HUMAS
Howard Stepheson dalam bukunya Hand Book of Public Relation (1971) mengatakan bahwa
definisi profesi humas adalah kegiatan humas atau public relation merupakan profesi secara
praktis memiliki seni keterampilan atau pelayanan tertentu yang berlandaskan latihan,
kemampuan, dan pengetahuan serta diakui sesuai dengan standar etikanya.
Pemahaman tetang pengertian kode etik, etik profesi dan etika kehumasan serta aspek-aspek
hukum dalam aktivitas komunikasi penting bagi praktisi atau professional PR/Humas dalam
 melaksanakan peran dan fungsinya untuk menciptakan citra baik bagi dirinya (good
performance image) sebagai penyandang professional PR/Humas dan citra baik bagi suatu
lembaga atau organisasi (good corporate image) yang diwakilinya.
Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang ditetapkan bersama dan ditaati bersama oleh
seluruh anggota yang bergabung dalam suatu profesi. Kode etik merupakan persetujuan
bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para anggota. Kode etik merupakan
serangkaian peraturan yang di sepakati bersama guna menyatakan sikap atau perilaku
anggota profesi. Kode etik lebih mengingatkan pembinaan para anggota sehingga mampu
memberikan pelayanan kepada masyarakat (Bambang Herimanto, 2007:253-254). Kode etik
profesi dilaksanakan oleh pribadi-pribadi yang memiliki profesi terkait karena hal tersebut
melekat pada jabatannya dan bersifat normatif.

Menurut G.Sach dalam bukunya The Exent and Intention of PR and Information
Activities terdapat tiga konsep penting dalam etika kehumasan sebagai berikut:
1. The Image, the knowledge about us and the attitudes toward us the our different interest
groups have.(Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadapat kita yang
mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda).
2. The Profile, the knowledge about an attitude towards, we want our various interest group to
have.(Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikap terhadap yang kita inginkan
untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam).
3. The Ethiccs is branch of philoshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical thinking
about morality. Often used as equivalentti right or good.(Etika merupakan cabang dari ilmu
filsafat, merupakan filsafat moral atau pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu
berkaitan dengan nilai-nilai kebenaran dan kebaikan).
Dari penjelasan diatas dapat ditarik suatu pengertian secara umum bahwa citra adalah cara
masyarakat memberikan kesan baik atau buruk terhadap diri kita. Penampilan selalu
berorientasi ke depan mengenai bagaimana sebenarnya harapan tentang keadaan diri kita,
sedangkan bahasan etika merupakan acuan bagi kode perilaku moral yang baik dan tepat
dalam menjalankan profesi kehumasan.

Kode Etik IPRA (International Public Relation Association) yang telah diperbaharui di
Teheran, Iran pada tanggal 17 April 1968, secara normatif dan etis memuat butir-butir terdiri
dari satu mukadimah dan berisikan 13 pasal.
Secara garis besar kode etik IPRA mencakup butir-butir pokok sebagai Standard Moral of
Public Relations sebagai berikut:
 Kode perilaku;
 Kode moral;
 Menjunjung tinggi standar moral;
 Memiliki kejujuran yang tinggi;
 Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh Profesional
PR/Humas.
Point nomor 1, 2, dan 3 mengatur kode perilaku dan moral seseorang sebagai penyandang
professional PR/Humas. Point nomor 4 menunjukan adanya integritas kepercayaan dan
tanggung jawab peribadi professional PR/Humas yang tinggi. Sementara itu, point nomor 5
berkaitan dengan suatu kebolehan (mogen) dan larangan (verbod) yang dilakukan oleh
profesi kehumasan berdasarkan pertimbangan moral, baik dilihat secara etis, etika profesi dan
moral, maupun peraturan normatif yang harus dipatuhi dan ditaati oleh yang bersangkutan.
Organisasi Profesi Humas Internasional (IPRA) didirikan di London, Inggris pada tahun 1955
dan bermarkas di Jenewa, Swiss. Organisasi tersebut telah memperoleh pengakuan atau
 berada di bawah naungan PBB (Persrikatan Bangsa-bangsa) yang kini memiliki keanggotaan
sedikitnya 77 negara didunia.

Landasan patokan utama dari etika profesi dan Kode etik IPRA adalah berdasarkan prinsip-
prinsip dasar PBB sebagai berikut:

1. The Universal Declaration of Human Right

(Menghormati dalam pelaksanaan tugas profesinya dengan memperhatikan prinsip-prinsip
moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasi manusia).

2. Human Dignity
(Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusia serta mengakui hak setiap pribadi
untuk menilai).

1. CONTOH KODE ETIK

Saya mengambil contoh kode etik dari perusahaan XL, yaitu kode etik antara perusahaan
denga pelanggan berikut penjelasaya :

1. Komitmen Terhadap Pelanggan

Setiap Direksi dan Karyawan wajib bersikap :

 Proaktif terhadap segala kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk memenuhi harapan
pelanggan
 Sensitif terhadap kabutuhan dan permintaan pelanggan, dan
 Responsif dan melayani pelanggan secara tulus dan profesional.
1. Produk dan Kualitas layanan
Untuk menjaga nama baik XL, kualitas produk, proses layanan dan dalam rangka upaya
membangun hubungan yang harmonis dan jangka panjang dengan pelanggan maka
diperlukan kejujuran dan integritas dari masing-masing Direksi dan Karyawan.

1. Data dan informasi pelanggan

Seluruh dan segala data dan informasi mengenai pelanggan pada dasarnya adalah rahasia dan
bersifat sensitif. Oleh karenanya XL berkewajiban menjaga seluruh dan segala kerahasiaan
data dan/atau informasi mengenai pelanggan sesuai dengan ketentuan perundangan yang
berlaku. XL akan membatasi pemberian data dan informasi mengenai pelanggan kepada
pihak-pihak yang berkepentingan sebatas apabila pemberian data dan informasi tersebut
adalah untuk kepentingan negara ssesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Artikel diatas merupakan sedikit contoh kode etik di perusahan XL.

1. SANKSI PELANGGARAN KODE ETIK

Berikut adalah kemungkinan sanksi yang akan dijatuhkan kepada pelaku pelanggaran kode
etik :

1. Mendapat peringatan
Pada tahap ini, si pelaku akan mendapatkan peringatan halus, misal jika seseorang
menyebutkan suatu instansi terkait (namun belum parah tingkatannya) bisa saja ia akan
 menerima email yang berisi peringatan, jika tidak diklarifikasi kemungkinan untuk berlanjut
ke tingkat selanjutnya, seperti peringatan keras ataupun lainnya

2. Pemblokiran
Mengupdate status yang berisi SARA, mengupload data yang mengandung unsur pornografi
baik berupa image maupun .gif, seorang programmer yang mendistribusikan malware. Hal
tersebut adalah contoh pelanggaran dalam kasus yang sangat berbeda-beda, kemungkinan
untuk kasus tersebut adalah pemblokiran akun di mana si pelaku melakukan aksinya. Misal,
sebuah akun pribadi sosial yang dengan sengaja membentuk grup yang melecehkan agama,
dan ada pihak lain yang merasa tersinggung karenanya, ada kemungkinan akun tersebut akan
dideactivated oleh server. Atau dalam web/blog yang terdapat konten porno yang
mengakibatkan pemblokiran web/blog tersebut
3. Hukum Pidana/Perdata
“Setiap penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, atau masyarakat yang dirugikan karena
penggunaan Nama Domain secara tanpa hak oleh Orang lain, berhak mengajukan gugatan
pembatalan Nama Domain dimaksud” (Pasal 23 ayat 3)

“Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum melakukan tindakan apa
pun yang berakibat terganggunya Sistem Elektronik dan/atau mengakibatkan Sistem
Elektronik menjadi tidak bekerja sebagaimana mestinya” (Pasal 33)

“Gugatan perdata dilakukan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan” (Pasal

39)

Adalah sebagian dari UUD RI No.11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik
(UU ITE) yang terdiri dari 54 pasal. Sudah sangat jelas adanya hukum yang mengatur tentang
informasi dan transaksi yang terjadi di dunia maya, sama halnya jika kita mengendarai motor
lalu melakukan pelanggaran misal dengan tidak memiliki SIM jelas akan mendapat
sanksinya, begitu pun pelanggaran yang terjadi dalam dunia maya yang telah dijelaskan
dimulai dari ketentuan umum, perbuatan yang dilarang, penyelesaian sengketa, hingga ke
penyidikan dan ketentuan pidananya telah diatur dalam UU ITE ini
 Faktor Yang Mempengaruhi Pelanggaran Etika :
 Alasan ekonomiàkebutuhan individu, misalnya :Korupsi
 Tidak ada pedoman Area “abu-abu”, sehingga tak ada panduan
 Perilaku dan kebiasaan individu (kebiasaan yang terakumulasi tak dikoreksi)
 lingkungan tidak etis (pengaruh komunitas)
 Perilaku orang yang ditiru (efek primodialisme yang kebablasan)
 Sanksi Pelanggaran Etika
 Sanksi social skala relative kecil, dipahami sebagai kesalahan yang dapat “dimaafkan”.
 Sanksi hokum skala besar, merugikan hak pihak lain. Hukum pidana menempati prioritas
utama dan hiikuti hokum perdata.
1. MACAM-MACAM JABATAN HUMAS
 Pengertian Jabatan
Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan
yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan
kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam lingkungan birokrasi
yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan
jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang
tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal,
Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS
Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang,
kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah.
2. Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi,
tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok
organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter,
perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata
laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.
 Jabatan Fungsional Pranata Humas
Jabatan Fungsional Pranata Humas adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung
jawab, wewenang dan hak seorang Pranata Humas dalam satuan organisasi Menkominfo
yang dalam melaksanakan tugasnya didasarkan kepada keahlian dan/atau ketrampilan
Penerangan dan Seni Budaya dan bersifat mandiri.

Pranata Humas adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara
penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan informasi dan kehumasan.
Pelayanan Informasi dan Kehumasan adalah kegiatan yang dilakukan Pranata Humas mulai
dari perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, penyediaan dan penyebarluasan
informasi, pelaksanaan hubungan kelembagaan, pelaksanaan hubungan personil dan
pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan. Pranata Humas juga melakukan
hubungan kelembagaan untuk meningkatkan hubungan yang harmonis antara lembaga yang
ada dalam masyarakat antara pimpinan lembaga dengan personil dan antar sesama personil.

Tingkatan Pranata Humas adalah (1) tingkat trampil, yaitu pranata humas yang mempunyai
kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya
mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis dibidang kehumasan (IIa – IIId) – SLTA/D-III,
(2) tingkat ahli yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi profesional yang
pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
dibidang kehumasan (III/a – IV/c) – S1 keatas.

Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan
yang meliputi:

 Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan

 Pelayanan informasi
 Melaksanakan hubungan kelembagaan
 Melaksanakan hubungan personil
 Mengembangkan pelayanan informasi dan kehumasan.
 PROFIL PETUGAS HUMAS
Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa buku
disebutkan enam kriteria yang merangkum kualitas seseorang praktisi humas yang baik,
meliputi hal-hal berikut ini :

1. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik.
2. Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas da lugas, baik
lisan maupun tertulis,atau bahkan secara visual.
3. Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan prima.
4. Memiliki integritas personal,baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi.
5. Mempunyai imajinasi.
6. Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya.
7. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan kriteria ideal adalah kemampuan dalam hal manajemen,
keterampilan, dan kepribadian. Gambaran umum tentang profil petugas humas dan kualifikasi
yang dimilikinya sebagai berikut. Petugas humas haruslah orang cukup terampil, khususnya
di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat
komunikasi lainnya.
8. PR harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang berbagai macam media dan
memahami proses manajeman. PR harus memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu
masalah, dala mengambil keputusan, mengelola opini public, mengefaluasi kecenderungan
perilaku dan respo public. PR juga harus memiliki selera dan perilaku yang baik tentang
etika, simpati, dan empati, kepemimpinan, semangat, kreativitas dan imajiasi,
kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi.
9. ORGANISASI PROFESI
Organisasi profesi merupakan organisasi yang anggotanya adalah para praktisi yang
menetapkan diri mereka sebagai profesi dan bergabung bersama untuk melaksanakan fungsi-
fungsi sosial yang tidak dapat mereka laksanakan dalam kapasitas mereka seagai individu.

 Ciri-ciri organisasi profes

Ada 3 ciri organisasi sebagai berikut :

1. Umumnya untuk satu profesi hanya terdapat satu organisasi profesi yang para anggotanya
berasal dari satu profesi, dalam arti telah menyelesaikan pendidikan dengan dasar ilmu yang
sama
2. Misi utama organisasi profesi adalah untuk merumuskan kode etik dan kompetensi profesi
serta memperjuangkan otonomi profesi
3. Kegiatan pokok organisasi profesi adalah menetapkan serta meurmuskan standar pelayanan
profesi, standar pendidikan dan pelatihan profesi serta menetapkan kebijakan profesi
 Peran organisasi profesi
1. Pembina, pengembang dan pengawas terhadap mutu pendidikan keperawatan
2. Pembina, pengembang dan pengawas terhadap pelayanan keperawatan
3. Pembina serta pengembang ilmu pengetahuan dan teknologi keperawatan
4. Pembina, pengembang dan pengawas kehidupan profesi.
 Fungsi organisasi profesi
1. Bidang pendidikan keperawatan
2. Menetapkan standar pendidikan keperawatan
3. Mengembangkan pendidikan keperawatan berjenjang lanjut
4. Bidang pelayanan keperawatan
5. Menetapkan standar profesi keperawatan
6. Memberikan izin praktik
7. Memberikan regsitrasi tenaga keperawatan
8. Menyusun dan memberlakukan kode etik keperawatan
9. Bidang IPTEK
10. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasai riset keperawatan
11. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi perkembangan IPTEK dalam keperawatan
12. Bidang kehidupan profesi
13. Membina, mengawasi organisasi profesi
14. Membina kerjasama dengan pemerintah, masyarakat, profesi lain dan antar anggota
15. Membina kerjasama dengan organisasi profei sejenis dengan negara lain
16. Membina, mengupayakan dan mengawasi kesejahteraan anggota
 Manfaat organisasi profesI
Menurut Breckon (1989) manfat organisasi profesi mencakup 4 hal yaitu :
1. Mengembangkan dan memajukan profesi
2. Menertibkan dan memperluas ruang gerak profesi
3. Menghimpun dan menyatukan pendapat warga profesi
4. Memberikan kesempatan pada semua anggota untuk berkarya dan berperan aktif dalam
mengembangkan dan memajukan profesi
5. Organisasi Keperawatan Se Dunia
ICNMerupakan organisasi profesional wanita pertama didunia yang didirikan tanggal 1 Juli
1899 yang dimotori oleh Mrs. Bedford Fenwick.
6. ICN merupakan federasi perhimpunan perawat nasional diseluruh dunia.
 Tujuan pendirian ICN
1. memperkokoh silaturahmi para perawat diseluruh dunia,
2. memberi kesempatan bertemu bagi perawat diseluruh dunia untuk membicarakan berbagai
maslah tentang keperawatan,
3. menjunjung tinggi peraturan dalam ICN agar dapat mencapai kemajuan dalam pelayanan,
pendidikan keperawatan berdasarkan dan kode eik profesi keperawatan
4. PROFIL HUMAS
 CONTOH PROFIL HUMAS
Kantor Humas dan Kerjasama merupakan lembaga fungsional dipimpin oleh seorang
Kepala yang bertanggungjawab kepada Rektor dan pelaksanaan tugas sehari-hari
dibawah pembinaan Pembantu Rektor IV.
Kantor Humas dan Kerjasama dibentuk tahun 2004 berdasarkansurat keputusan Rektor
Unverstas Sebelas Maret No 649/J7/KL/2004 tentang pembentukan Kantor Humas dan
Kerjasama Unverstas Sebelas Maret. Pada awalnya, Kantor Humas dan Kerjasama terdiri atas
3 taskforce yaitu Humas dan Sistem Informasi, Kerjasama Dalam Negeri serta Kerjasama
Luar Negeri. Selanjutnya berdasarkan SK No 3A/ H27/OT/ 2008 dibentuk satu
lagi taskforceyaitu International Service. Keempat taskforce tersebut bekerja sesuai dengan
bidang garap yang telah ditetapkan. Dan mampu memberikan kontribusi yang cukup besar
dalam pengembangan kerjasama UNS.
Untuk lebih memfokuskan kegiatan dan mendorong peningkatan hasil kerjasama secara
keseluruhan, maka pada tahun 2009 UNS melalui SK Rektor No 81A/ H27/ 0T/
2009dilakukan perombakan struktur organisasi Kantor Humas dan kerjasama dengan
memisahkan taskforce luar negeri dan International Service menjadi International
Office, sementara taskforce dalam negeri dengan Humas dan Sistem Informasi masih berada
dalam Kantor Humas dan Kerjasama.
VISI, MISI DAN TUJUAN KANTOR HUMAS DAN KERJASAMA

VISI:
Agar bisa memberikan pelayanan yang baik bagi seluruh stakeholder maka Kantor Humas
dan Kerjasama mempunyai visi:

”Terwujudnya Citra dan Reputasi UNS yang unggulditingkat nasional

daninternasional”.
 Untuk mencapai visi tersebut maka dikembangkan misi dan tujuan Kantor Humas dan
Kerjasamasebagai berikut:

MISI:
1. Membangun citra dan reputasi UNS yangunggul dalam rangka mewujudkan World Class
University
2. Meningkatkankuantitas dan kualitas kerjasama dalam negeri,
TUJUAN:
1. Meningkatkan pencitraan UNS dengan komunikasi pencitraan secara terpadu kepada seluruh
stakeholder
2. Meningkatkan pelayanan prima pada stakeholderinternal dan eksternal
3. Meningkatkankuantitas kerjasama dalam negeri dengan berbagai pihak
4. Meningkatkankualitas kerjasama dalam negeri dengan berbagai pihak
DAFTAR PUSTAKA

http://www.scribd.com/doc/95964158/Definisi-Profil#scribd
http://www.pengertianku.net/2015/02/pengertian-kode-etik-dan-tujuannya-lengkap.html
http://etikaprofesidanprotokoler.blogspot.co.id/2008/03/tujuan-kode-etik-profesi.html
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/05/etikamoral-pelanggaran-dan-sanksi-
pelanggaran/
http://aatmandai.blogspot.com/2012/05/1.html, 15/08/2014.
http://catatankomunikasi.blogspot.com/2013/07/4-tahapan-dalam-proses-public-
relations.html, 15/08/2014.
http://dinarjamaudin07.wordpress.com/2014/01/28/kode-etik-public-relations-di-indonesia/,
12/08/20114.
http://jurusankomunikasi.wordpress.com/skom-4103-hubungan-masyarakat/inisiasi-3-
kedudukan-dan-peran-humas-dalam-organisasi/, 15/08/2014.
http://noorsiasih.blogspot.com/2012/12/resume-bab-5-hubungan-internal-dan.html,
12/08/20114.
http://sseituko.wordpress.com/2011/06/17/konsep-humas/, 15/08/2014.
Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Galia Indonesia.
Nesia, Andin. 2014. Dasar-Dasar Humas. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Ruslan, Rosady. 2008. Etika Kehumasan, Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: Rajawali Pers.
http://aniatih.blogspot.co.id/2014/09/humas-dan-keprotokolan.html
http://andriblogg99.blogspot.co.id/p/organisasi-profesi-organisasi-profesi.html
Buku Materi Pokok SKOM4103 Hubungan Masyarakat, Liestianingsih Dwi Dayanti, dkk,
Jakarta: Universitas Terbuka,2007
http://jakafilyamma.blogspot.co.id/2013/10/profesionalisme-dan-etika-humas.html
http://humas.staff.uns.ac.id/profiil/home/

PERJALANAN DINAS

A. Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

 Dinas : Melakukan tugas, kewajiban

Perjalanan Dinas : Suatu kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke
suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.

B. Macam-Macam Perjalanan Dinas

1. Berdasarkan wiayah

a. Perjalanan dinas domestic

Perjalanan dinas pimpinan hanya lingkup dalam negeri

a. Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi

b. Perjalanan bisnis antarprovinsi

b. Perjalanan dinas internasional

Perjalanan dinas pimpinan ke luar negeri

2. Berdasarkan transportasi yang digunakan

a. Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil

perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan
menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan
tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro
perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan
relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

b. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila
tersedia waktu yang panjang atau tidak mendesak.

c. Perjalanan dinas lewat udara

 Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas
pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas
dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang
diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan
perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan
penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu
yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan
tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas
perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja
karena relative lebih ekonomis.

C. Peran Sekretaris Dalan Perjalanan Dinas

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :

1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.

2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3. Mengatur tanggal keberangkatan.

4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).

5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.

6. Mempersiapkan keperluan keuangan.

D. Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang

dilakukan pimpinan selama perjalanan.Sekretaris dapat bekerja sendiri,
tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu
yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan
memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan
perjalanan dinasnya. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap
daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil
 pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris
befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut
sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang
tembusan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4. Jenis transportasi yang digunakan.

5. Tujuan perjalanan bisnis.

6. Kapan selesai atau tiba kembali

Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris.
Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

1. Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

2. Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

3. Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan
selama pimpina tidak di tempat.

Contoh 1

ITINERARY

Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York

June 22-26, 2006

Tuesday, June 22

6:10 p.m. Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12,Lower 9. Your
 Ticktes are in your letter case.

Wednesday, June 23

7:40 a.m Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.

10:00 a.m. Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth

Street. Contract in your portfolio.

12:30 p.m. Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower

Contoh 2:

DAFTAR PERJALANAN

Selasa, 25 Pebruari 2006

08.00 Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)

12.00 Tiba di bandara Sepinggan

12.15 Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta

13.00 Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta

14.00 Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan

mobil Perusahaan)

Rabu, 26 Pebruari 2006

09.00 Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel

11.00 Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha

13.00 Rapat komisaris

Kamis, 27 Pebruari 2006

09.00 Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics

11.00 Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi

13.30 Tiba di bandara Soekarno Hatta

14.15 Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda

E. Dokumen - Dokumen Untuk Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan - keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis atau
perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

Jenis Dokumen Untuk Perjalanan Dinas

1. Dokumen Internal

Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kakntor tempat

seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.

a. Surat Tugas

Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan
kepada seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

b. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang
lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.

2. Dokumen Eksternal

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk
perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan
dalam perjalanan bisnis.

a. Paspor (Passport)

Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat
digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan
kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

1. Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa
berlakunya adalah lima tahun.

2. Paspor dinas
 Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau
pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri.
Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis
dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3. Paspor diplomatic

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat
diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan
oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4. Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor
khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk
staf PBB.

1) Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor antara lain :

a) Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

b) Kartu Keluarga ( KK )

c) Ijazah pendidikan terakhir

d) Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

e) Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

f) Akta kelahiran

g) Surat tugas dari instansi terkait

2) Pasppor berisi data antara lain :

b) Nomor paspor

c) Nama pemegang paspor

d) Jenis kelamin

e) Kewarganegaaan

f) Tempat dan tanggal lahir

g) Tanggal dikeluarkannya paspor

h) Tanggal masa berlaku paspor

i) Kantor yang mengeluarkan paspor

j) Foto diri pemegang paspor

k) Alamat

l) Lembar untuk exit permit atau visa

3) Cara mendapatkan paspor

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan
diatas ke kantor imigrasi setempat. Untuk wilayah Kabupaten Purbalingga untuk bisa membuat
pasport bisa datang ke kantor imigrasi di Kabupaten Cilacap maupun Wonosobo.

b. Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara
tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataannegara yang
bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel
dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor
telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang
tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-
negara ASEAN.
Macam-macam visa :

1) Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

2) Visa untuk para pelajar (student authorization)

3) Visa untuk pegawai (employment authorization)

c. Yellow Card
 Yellow Card yaitu surat keterangan kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas
kessehatan yang menerangkan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan
bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan sehat / tidak mengidap jenis
penyakit apapun.

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen

Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini
menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air,
kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit
harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis
imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar
(smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan,
tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan
untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari
Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation)
yang dikeluarkan oleh WHO.

d. KTP

Identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh
Instansi Pelaksana yang berlaku diseluruh Negara Kesatuan Republik
Indonesia. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah berusia 17
tahun keatas, atau telah kawin/pernah kawin.

e. Tiket

Adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat
digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa
berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan
kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

f. Paspor
 Adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang
memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara.

Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat
dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain
mengenai identifikasi individual. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau
masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan
untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk
umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

g. Fiskal

Merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat
keluar negeri. Fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat
Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang
yang dibiayai oleh pemerintah.

MATERI XI TENTANG PERTEMUAN/RAPAT

A. Pengertian pertemuan/rapat
Rapat adalah kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan
dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.

Pengertian rapat menurut para ahli...

 Menurut Cut Rozanna
Dalam surat menyurat dan komunikasi, rapat adalah pertemuan antara para anggota di
lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.

 Menurut Samsir Rambe

Dalam bukunya etika komunikasi mengatakan.
Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu
masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu
persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang di
sepakati, di setujui bersama.

Kesimpulan saya :
pertemuan merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan
dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dala situasi formal
maupun informal yang brtujuan untuk membicarakan, merundingkan, dan
memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Fungsi pertemuan/rapat
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan
perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi

C. Jenis-jenis pertemuan/rapat
Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.

1. Berdasarkan Tujuan
Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Rapat penjelasan ( information conforence )
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselengarakan untuk memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat dari pimpinan.
b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conforence )
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang di hadapi .
c) Rapat perundingan ( negotiation conference )
Rapat perundingan adalah rapat yang diselengarakan dengan tujuan menghindarkan
timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak .

2. Berdasarkan sifat
Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a) Rapat resmi ( formal meeting )
Rapat resmi adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu,
sesuai dengan aturan yang berlaku.
b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )
Rapat tidak resmi adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat
resmi.
c) Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang
dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.
d) Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan
masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.

3. Berdasarkan jangka waktunya

Menurut jangka waktunya, rapat dapat di bedakab menjadi empat jenis, yaitu :
a) Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin .
b) Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu .
c) Rapat semester
Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan sekali yang membahas
masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya
untuk enam bulan kedepan.
d) Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali .

4. Berdasarkan frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya ( mingguan, bulanan, tahunan ).
b) Rapat insedentil
Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak
terjadwal.

5. Berdasarkan nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat dinas
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan ( biasanya
dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah ).
c) Musyawarah kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.

6. Berdasarkan urgensinya
Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat biasa
Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk masalah-masalah yang sudah di anggap
biasa.
b) Rapat penting
Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang
dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota
organisasi/perusahaan itu sendiri.

7. Berdasarkan pesertanya
Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat vertikal
Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah
atasan dan bawahan.
b) Rapat horizontal
Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan atara penjabat suatu organisasi/ perusahaan
yang sederajat.

D. Tujuan pertemuan
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
a) Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
b) Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
c) Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstrn
d) Agar peserta rapat dapar berpartisipasi kepada masalah-masalah yang seddang terjadi
e) Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
f) Menampung semua permasalahan dari arus bawah
g) Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis terlebih dahulu bagaimana tingkat kecapaian dari
tujuan tersebut

E. Syarat-syarat pertemuan yang baik

a) Suasana terbuka
Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap
saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesama peserta rapat.
b) Tidak ada monopoli
Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya, tidak ada tindak menindas atau ingin
menguasai sendiri.
c) Partisipasi aktif dari peserta rapat
Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat, yaitu harus menjadi
pendengar atau pembicara yang baik.
d) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari
ketua/pemimpin rapat.
e) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling
menjatuhkan antara peserta rapat.
f) Pernyataan singkat dan jelas
pernyataan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran,
dan tidak bertele-tele, serta jelas sehinggan mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
g) Disiplin waktu
membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan
membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
h) Selalu ada kesimpulan
rapat yang baik adalah yang mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama.

F. Tipe peserta dan pemimpin

Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe peserta dan pimpinan rapat.

Adapun tipe-tipe peserta rapat :

a) Tipe pemberi informasi
Yaitu, peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan
wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering
dijuuki kamus berjalan.
b) Tipe pemberi semangat
Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi
sehingga orang nya cukup beribawa dan disegani.
c) Tipe inisiatif
Yaitu, peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul saat menemui kemacetan
karna kurangnya kemacetan atau tidaknya data-data yang jelas untuk menyesaikan masalah
yang dibahas.
d) Tipe pemersatu
Yaitu, peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat pengertian,
sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.
e) Tipe penyerang
Yaitu, peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain,
sehingga memancing timbulnya perdepatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan
dalam kelompok.
f) Tipe perantara
Yaitu, peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau
menjabatani antara orang/kelompok yang berbeda.
g) Tipe pendengar
Yaitu, peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan
informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lain nya.
Adapun tipe-tipe pemimpin rapat :
a) Tipe otorior
adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan
merasa paling mengetahui segala ha, sehingga kurang memberikan kesempatan untuk
mengemukakan pendapatnya.
b) Tipe demokratis
adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat,
memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengmukakan pendapatnya, berperan
sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan teribat langsung daalam interaksi
kelompok.
c) Tipe laizess-faire
adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat.

G. Teknik pengendaian rapat

Tiga teknik pengendalian rapat :
a) Pengendalian rapat bebas
adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta
rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.
b) Pengendalian rapat secara ketat
adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau
mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya.
c) Pengendalian gabungan bebas terbatas
adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para
peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang
terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga
keadaan normal kembai.

H. Perencanaan rapat
Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam merencanakan rapat
yang sifatnya resmi adalah :
a) Persiapan ruangan dan tata ruang rapat
ruangan untuk menyelengarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
b) Persiapan administrasi
 Membuat surat undangan rapat
 Menyusun acara/agenda rapat
 Menyusun daftar hadir
 Mempersiapkan bahan rapat
c) Persiapan peralatan rapat
sekretaris perlu mengiventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan pertemuan
seperti:
 Papan dan alat tulis
 Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan lengkap dengan markernya
 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint
 Sound system, tape recorde
 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
 Bock note, ball point
 Tustel handycame untuk mengabadikan rapat
 Membuat catatan hasil rapat (notulis )

I. Pelaksanaan rapat
Pelaksanaan rapat, yaitu :
a) Suasana rapat berangsung terbuka
b) Para peserta rapat berpartisipasi aktif
c) Adanya kendali dari ketua rapat
d) Hindarkan debat kusir
e) Bahasa harus komunikatif
f) Hindarkan monopoli ketika berbicara
g) Terdapat keputusan dari kesimpulan rapat
h) Adanya notulen
i) Acara rapat
j) Media rapat
k) Waktu

J. Media rapat
Media rapat adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam
suatu rapat baik rapat dengan peserta yang sedikit ataupun banyak, baik rapat
formal maupun rapat informal

Contoh media rapat

1. Harus ada ruangan rapat
2. Meja rapat
3. Kursi rapat
4. Lampu penerangan
5. Papan tulis / white board
6. File chard / media pembantu rapat
7. Shound system / pengeras suara
8. Alat tulis, buku, dan aneka kertas
9. Infokus
10. Leptop / komputer

K. Persyaratan untuk menjadi seorang notulis yang handal

1. Mampu mendengar dan menulis
2. Mampu memilah dan memilah hal yang penting dan yang tidak penting
3. Mampu konsentrasi yang tinggi
4. Mampu menulis cepat atau stenografis
5. Mampu bersikap objektif dan jujur
6. Mampu menguasai bahasa baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula
8. Mampu mampu mengemukakan hasil menndengarkan dengan cepat, ringkas dan tepat
9. Mampu menguasai metode pencatatan sistematis
10. Mampu menguasai metode pengolahan data
11. Mampu menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
12. Mampu menyimpulkan hasil rapat
L. Teknik bertanya di dalam rapat
Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta rapat
mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang baru didapat,
atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang dibahas namun tetap
terkait.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang
benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa teknik
bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.

1. Pertanyaan Langsung (direct question)

Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat,
dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan motivasi
dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang yang ditanya
secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah akan membuat
kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko,
bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"
2. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta
lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh
forum rapat.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open
management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?
3. Pertanyaan Umum (overhead question)

Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan
menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat agar
sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta rapat.
Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan yang baru?

4. Pertanyaan Terbuka (open question)

Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan
terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan jawaban
yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan apa,
bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?

5. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)

Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada orang
yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan
ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga semua orang aktif
memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.

6. Pertanyaan Faktual (fact Question)

Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain.
Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?
 7. Pertanyaan Retoris
Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang lain
sudah tahu jawabannya.
Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?.

8. Pertanyaan Penghargaan
Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang
memberikan ide atau masukan yang berguna.
Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di
Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?.

9. Leading question
Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah
ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?

M. Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula
adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus
ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
I. Bentuk catatan pertemuan

a) Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata
seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari
notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali
hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b) Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu,
notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat
memilah dan memilih setiap pembicaraan.
II. Fungsi catatan pertemuan

a) Sebagai Alat Bukti

Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan.
Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan
suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas
tersebut.
b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi
rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
 Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat
mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid
secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f) Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat
fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
III. Teknik menyusun notula
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan
dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
IV. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran
yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar
tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi,
materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

V. Jenis-jenis notula

Notula ada dua jenis, yaitu :

 Notula Harafiah
Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap
peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau tidak boleh
meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk catatan stenografi atau
penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula harafiah
adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II.
 Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu pembicaraan dalam
rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus pandai/mahir apa yang dikatakan
oelh setiap peserta rapat.

1. Contoh notula
Contoh Notula
NOTULA RAPAT
PENGURUS PUSAT SP-PGN
Hari / Tanggal : Selasa, 3 Maret 2009
Waktu : 14.00 – 17.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat OPB, Gedung B Lantai VIII
Peserta : Pengurus SP-PGN (terlampir
Agenda : – Pembahasan Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan

Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN
- Mekanisme pembuatan lambang SP-PGN
- Mekanisme keanggotaan SP-PGN
- Mekanisme iuran anggota
- Pembahasan masalah lainnya

Catatan Rapat :
1. Terkait Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan Keputusan Direksi tentang Pengisian
Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN, akan dikirim surat ke Depnaker dan Menneg
BUMN (tembusan ke Direksi PGN) untuk mengadukan masalah tersebut dan minta
pertimbangan / saran dari institusi tersebut. (Deadline tanggal 6 Maret 2009, PIC : Ketua
Umum, Kabid. Advokasi & Hub. Industrial serta Sekretaris)
2. Lambang PGN akan disayembarakan ke pekerja PGN dengan anggaran hadiah sebesar
Rp. 5.000.000,- (untuk hadih uang dan trophy atau piagam). Pengumuman melalui email atau
portal PGN. (deadline 31 Maret 2009, PIC : Sekretaris)
3. Akan dibuat formulir keanggotaan SP-PGN yang didalamnya berisi kesediaan menjadi
anggota dan membayar iuran bulanan sebesar Rp. 20.000,- per bulan. Formulir akan
disampaikan melalui email maupun pengurus SP-PGN di tiap unit / satuan kerja masing-
masing. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)
4. Iuran anggota akan dilaksanakan dengan pemotongan gaji bulan April, dan menunggu
hasil konfirmasi pendaftaran anggota SP-PGN. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan,
deadline : 31 Maret 2009)
5. Masalah ketenagakerjaan hasil dari RAKERNAS SP-PGN 2009 yang akan ditangani
langsung oleh Ketua Umum SP-PGN adalah sebagai berikut :
 Adanya Keputusan Direksi tentang Penerimaan pekerja setingkat manajemen puncak
(sebagai pegawai tetap) yang kurang sesuai dengan Peraturan Perusahaan
 Belum adanya komunikasi internal yang kondusif, baik dari sisi ketersediaan fasilitas
(media komunikasi) maupun komitmen. Hal ini ditandai dengan tidak adanya bukti hasil
komunikasi dari manajemen mengenai visi, misi dan tujuan yang akan dicapai kepada seluruh
pekerja
 Belum adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan yang dimonitor dan dievaluasi secara berkala sehingga tidak ada kesan bahwa
pencapaian kinerja perusahaan by accident atau terjadi dengan sendirinya
 Perubahan organisasi yang arah dan tujuannya tidak jelas, yang mengakibatkan
ketidakjelasan pekerjaan dan menimbulkan kekhawatiran di seluruh tingkat jabatan dan staf
 Percepatan pelaksanaan perubahan struktur organisasi agar tidak mengganggu proses
kerja yang sedang berlangsung
  Terkait Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang baru, perlu dilakukan pembandingan
dengan BUMN yang lain mengingat besarnya pemberian kewenangan dari Direksi kepada
Kepala Satuan/Unit Kerja
 Usulan adanya TOA (Table of Authority) untuk struktur organisasi yang baru TOA
yang baru diberikan sepenuhnya ke GM sehingga GM harus membuat TOA kepada Distrik.
Seharusnya TOA disusun terpusat.
 Penjelasan mengenai status nilai Take Or Pay di neraca yang mana selama ini telah
terakumulasi cukup besar dan batasan waktu sampai kapan Take Or Pay tersebut dapat
diambil dan dipergunakan
 Kelangsungan bisnis perusahaan terkait pasokan gas di Medan dan Surabaya yang
semakin menurun dan belum ada tambahan pasok, bahkan kontrak pembelian gas eksisting
untuk Medan akan berakhir tahun 2011. Hal ini menimbulkan demotivasi & keresahan
pekerja
 Pelaksanaan mandat hasil kongres 2007 agar dilaksanakan dengan penuh tanggung
jawab sesuai dengan janji-janji pada waktu Kongres SP Oktober 2007
 Belum adanya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara SP dengan Manajemen
 Konsolidasi anggota SP untuk bersatu dan untuk memiliki kesamaan pemahaman
sebagai pekerja yang senasib dan sepenanggungan di dalam keluarga besar PGN
6. Adapun masalah ketenagakerjaan lainnya yang diinventarisir di RAKERNAS,
tindaklanjutnya akan diserahkan tugas dan kewenangan kepada masing-masing bidang.

A. PENGERTIAN, FUNGSI, SYARAT DAN JENIS LAPORAN

1. PENGERTIAN ATAU DEFINISI LAPORAN
Laporan adalah :
Penyampaian informasi dari seseorang petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem
administrasi.
Suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi
mengenai suatu hal tertentu.
Sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur
yang dijalankan untuk mengungkapkan suatu informasi.
Keterangan atau informasi yang dihimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis.
Merupakan bentuk pertanggung jawaban secara tertulis yang bersifat factual.
 Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan
informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, sebagai hasil dari suatu
penelitian atau riset Terhadap suatu masalah yang bisa dipertanggung jawabkan.
Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman atau
kegiatan lain. Laporan juga dapat berisi gagasan atau pendapat. Yang terpenting,
unsur pokok yang harus dijadikan bahan laporan adalah data-data jelas yang
diperoleh dari kejadian nyata (fakta).
Laporan berbeda dengan naskah tulisan biasa, yang membedakan antara
laporan dan naskah tulisan biasa adalah ciri-ciri khusus yang melekat pada laporan.
Ciri-ciri khusus tersebut adalah :
 Mengandung semua fakta yang bertalian.
 Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan
fakta-fakta yang diungkapkan.
 Mempunyai suatu bentuk tertentu.
 Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta.
 Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan
penuh kesungguhan

2. FUNGSI DAN TUJUAN LAPORAN

Laporan merupakan sumber informasi bagi pimpinan atau pejabat dalam
melaksanakan tugas-tugasnya, terutama dalam rangka pengendalian dan
pengambilan keputusan. Disamping itu laporan juga merupakan pertanggung
jawaban pelapora kepada atasannya sesuai dengan tugas yang dibebankan.
Dengan demikian fungsi laporan dapat diuraikan sebagai berikut :
 Sebagai alat penyampaian informasi,
 Sebagai bahan pengambilan keputusan,
 Sebagai bahan pertanggung jawaban,
 Sebagai alat pengawasan.
 Sedangkan Tujuan Laporan untuk :
 Mengetahui sebab-sebab terjadinya suatu masalah,
 Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah atau tujuan perusahaan
secara umum,
 Bahan penentu kebijakan
 Menjadi sumber outentik bagi pengendalian dan perbaikan,
 Menemukan teknik-teknik baru dalam memperluas ide utnuk mengembangkan
sesuatu.

3. SYARAT LAPORAN
Laporan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan mudah dimengerti
apabila laporan memenuhi syarat-syarat tertentu. Penilaian suatu laporan
berdasarkan pada keberhasilan pencapaian sasaran yang diinginkan. Adapun syarat-
syarat laporan adalah sebagai berikut :
 Laporan Harus Jelas dan Cermat
Laporan harus didasarkan pada kecermatan dan kejelasan data. Ini berarti erat
hubungannya dengan kemampuan dan ketelitian pembuatan laporan dalam
menentukan data untuk membuat bahan laporan.
 Laporan Harus Benar dan Objektif
Laporan yang dibuat harus didasarkan pada informasi yang benar dan obyektif. Ini
berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus sesuai dengan
masalah yang akan dikemukakan.
 Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Laporan harus dibuat singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai
sasaran
 Laporan Harus Lengkap
Laporan yang disajikan harus lengkap sehingga dapat dipergunakan oleh para
pemakai dalam mengambil suatu keputusan.
 Laporan yang lengkap harus mencakup uraian :
Segala segi dari masalah yang dikemukakan
 Uraian yang tidak memberikan berbagai penafsiran yang dapat menimbulkan
masalah baru
 Memuat data-data penunjang seperti statistic dan table.
Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo, secara teknik, laporan harus
mempunyai kelengkapan berikut :
 Mempunyai judul.
 Ada perincian.
 Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan, tujuan penilaian,
tujuan studi, penelaahan, dsb.
 Mempunyai batang tubuh yang memuat semua data, fakta, pandangan, serta
merupakan alas an dari kesimpulan dan saran
 Memberikan kesimpulan dan saran
 Menyebut sumber-sumber dasarnya dan memberikan pujian dan penghargaan
kepada yang berjasa dalam masalah ini secara jujur
 Lampiran-lampiran secukupnya

4. JENIS LAPORAN
Ditinjau dari segi isi dan maksudnya, laporan dibedakan menjadi :
 Laporan Informatif
Laporan yang bersifat memberikan informasi kepada pimpinan, agar pimpinan
mempunyai gambaran tentang suatu kegiatan, keadaan, atau masalah. Dengan
demikian pimpinan dapat mengikuti perubahan-perubahan atau perkembangan
dengan baik.
 Laporan Rekomendasi
Laporan ini, selain penyampaian informasi disertai pula dengan pendapat, misalnya
dengan mengemukakan alasan atau sebab-sebab terjadinya informasi yang
dilaporkan. Laporan rekomendasi bertujuan pokok memberikan rekomendasi
mengenai suatu masalah.
 Laporan Analistis
Disamping memberikan informasi kepada pimpinan, laporan yang sifatnya analistis
juga dimaksudkan untuk memberikan sumbangan pikiran yang menyangkut
informasi yang dilaporkan. Sumbangan pikiran itu berupa pendapat dan saran. Akan
tetapi, pendapat dan saran itu diberikan oleh penyusun laporan sesudah
mengadakan analisis yang matang dan mendalam.
 Laporan Pertanggungjawaban
Laporan untuk memberikan pertanggungjawaban atas wewenang yang telah
dilimpahkan atasan. Laporan pertanggungjawaban memberi gambaran tentang
pekerjaan yang telah diselesaikan, pekerjaan yang masih perlu diselesaikan dan
evaluasi pekerjaan yang telah diselesaikan.
 Laporan Kelayakan
Laporan yang menganalisis suatu masalah secara mendalam untuk menilai apakah
suatu proyek fisibel atau tidak. Di dalam laporan tersebut berbagai alternatif
dianalisis, kemudian ditentukan mana yang terbaik.
Ditinjau dari segi bentuknya, laporan dibedakan menjadi :
 Laporan Berbentuk Memo
Bentuk tersebut digunakan apabila isi laporan pendek. Laporan yang pendek
biasanya memuat hal-hal yang pokok saja. Laporan berbentuk memo hanya
digunakan untuk keperluan intern organisasi.
 Laporan Berbentuk Surat
Laporan tersebut dibuat dalam bentuk surat biasa. Isinya lebih panjang dari memo,
kira-kira satu sampai tiga atau paling banyak lima halaman kuarto atau folio.
 Laporan Berbentuk Naskah
Laporan dalam bentuk naskah dapat pendek atau panjang. Laporan yang panjang
apabila dapat dibuat dalam buku. Untuk penyampaiannya mutlak diperlukan memo
atau surat pengantar.
Ditinjau dari segi sifatnya, laporan dpat dibedakan menjadi :
 Laporan Biasa
 Laporan Penting (Rahasia)
Ditinjau dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan menjadi :
 Laporan lisan
 Laporan Tulisan
 Laporan Visual
Ditinjau dari segi waktu dan periodisasinya, laporan dapat dibedakan
menjadi :
 Laporan Rutin
 Laporan Berkala

B. PENGUMPULAN DATA
 Bahan penyusun laporan adalah data dan fakta. Dalam proses pengumpulan
data dan fakta, penulis laporan harus melakukan penyelidikan secara seksama.
Penulis harus memperhatikan dan mencatat dengan hati-hati semua hal dan semua
kejadian yang ditemui dan diamatinya, sehingga ia mengetahui permasalahan secara
menyeluruh.
Pengumpulan data dapat menggunakan berbagai macam cara, Misalnya
observasi dan wawancara. Pengumpulan data dan observasi dapat diperoleh dengan
mengadakan kegiatan penelitian kelapangan yang memiliki data terkait dengan
masalah yang diinginkan.
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan wawancara secara langsung atau
kuisioner yang dikirim ke alamat responden. Dalam hal tersebut penulis harus
merencanakan pertanyaan dan membuat daftar lampiran. Bentuk pertanyaan dan
daftar lampiran yang efisien harus memiliki beberapa ciri sebagai berikut :
 Pertanyaan dan daftar lampiran harus jelas.
 Pertanyaan yang bersifat sensituf harus dihindari.
 Jawaban yang diperoleh harus objektif dan dapat disusun secara berlajur-lajur dan
harus objektif.
 Instruksi dan perumusan istilah harus singkat dan jelas.
 Susunan pertanyaan harus direncanakan secara cermat.

Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Observasi
Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan
penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan.
2. Angket
Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan
pertanyaan/quisioner kepada responden.
3. Wawancara
Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan
wawancara atau interview

4. Literatur/Dokumenter
Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan, dari
majalah, buku-buku,surat kabar, arsip, foto-foto dan lain-lain.
Setelah data terkumpul, selanjutnya mengolah data kuantitatif (hasil
wawancara atau observasi) menjadi informasi. Informasi tersebut akan disusun
berdasarkan prinsip-prinsip komposisi, Yaitu menetapkan topik, merumuskan tema
atau tujuan, membuat kerangka atau outline kemudian menulis laporan yang
dimaksud.
 C. PENYUSUNAN KERANGKA LAPORAN
Laporan yang dibuat dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa
(What), dimana (where), kapan (when), mengapa (why) dan siapa (who) yang
bertanggung jawab terhadap suatu masalah. Pada garis besarnya, sebuah laporan
akan mencakup tentang hal-hal seperti dibawah ini :

1. Diskripsi Keadaan Secara Aktual

 Tujuan Laporan,
 Latar Belakang Laporan Dari Sebuah Informasi,
 Landasan Yuridis.
2. Analisis Laporan
 Pendekatan Yang Diperlukan.
 Asas Yang Diperlukan.
 Teknik Dan Model Matematika Yang Dipergunakan.
 Inventarisasi, Klasifikasi, Tabulasi, Dan Evaluasi Data.
 Penemuan Sebab.
 Pengarahan Macam-Macam Jalan Keluar.
3. Saran-Saran
 Penentuan Pemecahan.
 Kesimpulan.
 Penutup.
4. Lampiran dan Kepustakaan
Berisi lampiran dan sumber-sumber informasi lain yang dapat menunjang isi
laporan itu.

1. Contoh Urutan Laporan

Berikut ini akan diuraikan secara terperinci contoh urutan laporan
formal.
2. Halaman Judul
Berisi :
- Judul Laporan (Harus relevan, provokatif dan singkat)
- Nama, Kelas, dan Nama Sekolah
- Tahun Penyusunan
3. Halaman Pengesahan
Berisi nama dan tanda tangan dari penulis laporan diketahui oleh pembimbing dan
disetujui oleh Pembina/Penanggung Jawab.
4. Kata Pengantar
Berfungsi mengantarkan dan menyajikan permasalahan secara umum atau berisi inti
permasalahan dan tujuan penulisan laporan serta ucapan syukur dan terima kasih
kepada pihak yang telah membantu.
5. Daftar Isi
Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.
6. Ihktisar atau Abstrak
Merupakan bagian tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari
sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat
7. Pendahuluan
Bermaksud mengantarkan pembaca pada laporan. Dalam pendahuluan menguraikan
format latar belakang laporan, apa sebab-sebab laporan dibuat, apa maksud laporan
dan memuat pokok-pokok persoalan dalam urutan yang sistematis
8. Isi Laporan
 Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan
persoalan tersebut.
Isi Laporan meliputi :
 Hasil pengamatan mengenai factor yang dilaporkan
 Pencocokan fakta dengan data yang telah ada
 Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan
masalah
 Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok yang akan dilaporkan.
9. Kesimpulan
Merupakan hasil daya nalar atau pikir terhadap suatu masalah. Kesimpulan harus
disusun berdasarkan fakta-fakta serta persoalan yang berkaitan secara logis.
10. Saran
Merupakan langkah atau alternatif pilihan yang dapat diambil untuk mengatasi
persoalan.
11. Lampiran
Berisi segala keterangan yang berguna untuk memperkuat kebenaran isi laporan.
Misalnya table, diagram, denah, statistic, dll
12. Daftar Pustaka
Ditulis bila laporan itu dikaitkan dengan uraian ilmiah yang memakai bahan-bahan
pustaka. Daftar pustaka berisi nama pengarang, tahun terbit, judul buku, kota
penerbit dan nama penerbit.

MENGELOLA AGENDA KEGIATAN

PIMPINAN
A. PENGERTIAN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.

Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan
kegiatan yang tidak mungkin mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan.

B. TEKNIK MENGGUNAKAN WAKTU PIMPINAN

Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu
kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas
pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dalam
manajemen, namun tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai
contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus
arsip, maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan
harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat
oleh sekretaris. Yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asl-asalan sehingga waktu
pimpinan membutuhkannya, surat tersebut akan sulit dicari. Dalam hal ini sekretaris bukanlah
membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan.
 Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut.

1. Perencanaan
Adalah kegiatan yang menggambarkan ke depan hal-hal yang harus dikerjakan untuk
mencapai suatu tujuan. Perencanaan biasanya berkaitan dengan waktu yaitu jangka pendek, jangka
menengah, dan jangka panjang. Sehubungan dengan hal ini pengaturan jadwalpun bisa berdasarkan
waktu, misalnya jadwal harian, mingguan tau bulanan.

Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada

apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan
pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal kegiatan
berdasarkan skala prioritas kegiatan.

Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:

 Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan pimpinan. Jelas dalam arti pekerjaan
tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job deskripsi untuk pimpinan. Sekretaris tidak
boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan,walaupun pada akhirnya
tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris
harus setiap hari membaca laporan yang penting untuk pengambilan keputusan.

Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.

 Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat berhenti
pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun merupakan proses yang berkesinambungan
atau berjalan terus menerus
2. Pengorganisasian
Secara umum pengorganisasian merupakan kegiatan mengidentifikasi, menganalisis,
mengelompokkan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi pegawai dan tanggung jawab pada
pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Pengorganisasian jadwal pimpinan berarti
kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan pimpinan termasuk mengelola
waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu pimpinan:

a) Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan

b) Menetapkan berapa lam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

c) Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan (A),kegiatan
setengah mendesak(B), dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara(C)

d) Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan,
sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
 Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris juga dapat melakukan analisis
waktu kegiatan pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada waktunya serta
sesuai jadwal atau tidak, apakah ada kegiatan yang sesuai jadwal namun harus dilakukan
pimpinan. Setelah menganalisis kegiatan tersebut, sekretaris dapat menyusun jadwal
berdasar analisis tersebut.

PERMASALAHAN DALAM TUGAS PEMECAHAN

Menerima tamu tanpa perjanjian 1. Didelegasikan pada pejabat lain apabila

memungkinkan

2. Berikan informasi tentang prosedur untuk menemui

pimpinan

3. Buat perjanjian terlebih dahulu

1. Sambungkan pada pimpinan hal-hal yang penting

saja

Sering menerima telpon 2. Berikan penjelasan tentang kesibukan pimpinan

1. Delegasikan pada orang yang dapat dipercaya untuk

menangani tugas yang dilimpahkan pimpinan

2. Buat prioritas kerja

3. Pecahkan tugas dalam bagian yang lebih kecil

Terlalu banyak tugas yang menumpuk
4. Buat cadangan waktu untuk menyelesaikan
pekerjaan

1. Cukup dengan pertemuan 2 atau 3 orang saja di

ruang pimpinan tanpa harus membuat jadwal khusus
untuk pertemuan

1. Informasikan kepada bawahan untuk menyusun

laporan singkat namun padat berisi

Terlalu sering mengadakan pertemuan

 Menghabiskan waktu untuk membaca
laporan

Kegiatan Public Relations

Kegiatan Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan jenis
publiknya kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu :

1. Eksternal Public Relations

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena
perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain.
Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik
khususnya dan masyarakat umumnya.
Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan
persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan
fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar
membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.
Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana
memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat,
mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara
hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap
perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara
hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional
perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.
ᴥ Tindakan-tindakan yang harus dilakukan external public relations seperti :
Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan
perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya
Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang
mendapat sorotan atau kritikan publik
Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik
tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang
efektif
Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik
akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.
Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal
organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak
berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers,
pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya
Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan
publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang
harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat
menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.
 ᴥ Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officer, yaitu

a. Hubungan dengan komunitas (community relations)

Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap
lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih
perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya
sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa
yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan
dengan komunitas ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.
b. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)
Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan
kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 :
455) tujuan hubungan konsumen antara lain (1) mempertahankan pelanggan lama, (2)
menarik pelanggan baru, (3) memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, (4)
memudahkan penanganan keluhan pelanggan dan (5) mengurangi biaya. Costumer
relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film, pameran,
publisitas, brosur, danspecial events.
c. Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations)
Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama
untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk
kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan
media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-
pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers
dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui
kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press
briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain
keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).
d. Hubungan dengan pemerintah (government relations)
Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan
kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan
tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.
► Contoh public eksternal PR dalam suatu perusahaan :
 Mayarakat: Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan bias
saja sekaligus menjadi konsumennya.
 Konsumen: Pemakai produk dari suatu perusahaan.
 Internet: Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dgn cara melakukan penjualan online.
 Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media
 Pasar: Pasar yg strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk
 Bank: Tempat penyimpanan agar dana perusahaan ttp berputar
 Transportasi: Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.
 Cuaca: Mempengaruhi pendisteribusian produk.

2. Internal Public Relations

 Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal
organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara
langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang
saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya
Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan
kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis
antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik.
Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

ᴥ Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu

a. Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal
maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus
mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan
program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan
merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan
rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja
semaksimal mungkin.
b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)
Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta
mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai
penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar
dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan
menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.
► Contoh public internal PR dalam suatu perusahaan :
 Pimpinan: Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh
 Pemegam saham: Membantu pimpinan dalam mengendalikan perusahaan
 Karyawan: Secara tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan
 Peraalatan perusahaan: Kalau tidak ada peralatan,perusahaan tdiak dapat memproduksi produk
 Produk: Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.
 Gaji: Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.

ENERIMAAN TAMU KANTOR

1. Uraian dan Contoh

Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan cara-cara yang perlu
diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat perhatian sewajarnya adalah
penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaik-
baiknya karena hal ini akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi
kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor kita sudah maju di
dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan tamu kurang baik, maka pihak luar akan
memberikan penilaian bahwa kantor kita masih terbelakang.

Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari pegawai atau
Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa dipersulit untuk menemui salah seorang
pejabat.

Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu lokasi dan
penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap tamu yang datang tetapi belum
mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian
dengan tamu, syarat-syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu

A. RUANG PENERIMAAN TAMU

 Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi tidak saja ditentukan
oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan
penataan ruang penerimaan tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi.

Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya banyak,
seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang tunggu tamu tersendiri. Ruangan
penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya
pegawai/kegiatan kerja yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak
merasa terganggu.

Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian rupa hingga tamu
mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup
indah, walaupun tidak berarti harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan
oleh instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan langkah yang tepat.
Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata menurut pengaturan interior yang sudah maju.
Tanda-tanda penghargaan

dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di ruang tamu. Hiasan-hiasan
dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar
demikian tidak ada, sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tapi menimbulkan kesan
asri, misalnya gambar pemandangan alam.

Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudut-sudut ruangan
ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan (baik bunga asli atau bunga
buatan) dengan penataan yang indah, baik dalam vas bunga atau tempat bunga Iainnya.

B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR

Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas menerima tamu disebut
penerima tamu atau receptionist. Untuk mendapat gambaran yang Iebih nyata, pembicaraan kita
dalam uraian ini kita fokuskan kepada tugas-tugas seorang penerima tamu yang melayani seorang
pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu :

1. Menghormati dan menyapa tamu

Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada tamu yang datang dengan ucapan
: "Selamat pagi atau selamat siang". Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa is akan
bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat menyapa dengan : "Dapatkan saya
membantu Bapak?"

2. Mengetahui maksud kunjungan tamu.

Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud kedatangannya. Namun
Sekretaris dapat pula meminta tamu untuk mengisi buku tamu.

3. Menyenangkan tamu

Apabila tamu harus menunggu persilahkan tamu duduk di kursi tamu, dan bila waktu menunggu agak
lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu.

4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu

Pegawai/sekretaris hendaknya menyebutkan nama tamu apabila mengantar ke ruang pimpinan,

misalnya :

"Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony" atau

" Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak".

Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui apakah tamu yang
datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka kita harus menggunakan prinsip bahwa semua
tamu yang datang itu adalah tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang
dilakukan oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka yang cerah dan
bahasa yang sopan serta ramah.

Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak bekerja sama
dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk memperoleh informasi jadwal acara penerimaan
tamu pejabat yang bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa
membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang tamu untuk menghadap
pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh
tamu bukan lingkup tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang membidangi
masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam ini, penerima tamu dapat memberikan
penjelasan kepada tamu kiranya ia akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal
acara pejabat tersebut memungkinkan.

Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu tamu harus menunggu. Kasus semacam ini dapat saja
sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu
karena sesuatu hal, misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang lebih
tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting dan mendadak dan harus segera
selesai. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana
kepada para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah ada perjanjian.
Penerima tamu dapat juga menawarkan kepada para tamu apakah mereka bersedia menunggu sampai
pejabat dapat menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain.

Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana hingga tamu merasa
senang, misalnya bila keadaan memungkinkan penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal
dengan tamu, tetapi harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan penerima
tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat melayani/menanggapi percakapan tamu.
1. Jenis-jenis Tamu Kantor

a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian

Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus memperoleh prioritas untuk dapat
menemui pimpinan. Untuk keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam berapa tamu
itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu
segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa tamunya sudah datang, serta
menanyakan kepadanya apakah ia sudah dapat menerimanya, misalnya " Bapak Tony telah datang
untuk menemui Bapak sekarang. Bolehkah saya mengantarkannya untuk menghadap Bapak".

Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian, urutan waktu menghadap pimpinan
harus jadi perhatian penerima tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu dapat
memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah tiba.

b. Tamu yang tidak ada perjanjian

Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian dengan pejabat yang dituju.
Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data
tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan kedatangannya, mau bertemu dengan
siapa. Berdasarkan data-data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada pimpinan yang
bersangkutan, dan sekaligus menanyakan kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan
kapan dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat menerimanya, walaupun tidak pada
waktu itu, bagi penerima tamu tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat
menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak ada hubungan dengan bidang tugas
pimpinan, maka dalam keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan untuk
menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat
diterima dan di pihak lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak bisa menerima
tamu itu.

Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak dapat diterima oleh seorang
pimpinan karena alasan seperti tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu untuk
menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk menerimanya karena bidang tugas yang
ditanganinya sesuai dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk dapat berbuat
seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi instansi
tetapi juga harus mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masingmasing unit organisasi dari
instansi, walaupun hanya secara garis besarnya saja.

Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya keluarga atau istri pimpinan, atau
kawan karib pimpinan. Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat luwes, artinya
dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila
keadaan memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu diberitahukan, dengan cara yang tidak
formal dan penuh kearifan, mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada) oleh
pimpinan. Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa pimpinan (suaminya, atau bapaknya, atau
temannya) itu masih harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang sudah menunggu,
sehingga pertemuan mereka tidak mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah
disepakati.

c. Tamu teman Pimpinan

Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan kepada pimpinan. Bila pimpinan siap
menerimanya, sekretaris mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan.

d. Tamu Rutin

Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila yang datang adalah
pegawai/pejabat kantor itu sendiri, maka tidak perlu ditanyakan keperluannya. Sekretaris dapat
langsung mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.

2. Catatan Tamu

Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun instansi yang kecil,
karena selain berguna pada waktu tamu itu menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu
diperlukan di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbedabeda, tergantung kepada
kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan tetap hal-hal yang ada dalam catatan tamu itu pada
prinsipnya sama yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi tamu, ingin
bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui, tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian
atau belum.

Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus mengenai catatan tamu
dapat disiapkan/dicetak dan mints diisi oleh tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap
pimpinan. Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut :
Hari/Tanggal

Waktu

Nama Tamu

Jabatan

Nama Instansi

Ingin bertemu dengan

Jabatan

Bag Unit/Instansi

Tujuan Kedatangan

Sudah ada perjanjian atau belum

………………………………………….2008

Tanda Tangan Tamu

3. Merencanakan Perjanjian

Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan senantiasa harus menerima
tamu yang akan menyelesaikan segala urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu
mempunyai buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini dijadikan bahan informasi
apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan pimpinan.

Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat catatan atau agenda di
mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat,
perihal yang mau dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti contoh berikut :

Bertemu
Tgl. dengan Jabatan Kantor Waktu Tempat Tentang
siapa

Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan agenda perjanjian dengan
pejabat yang bersangkutan untuk mengecek apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada
perubahan harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat menrima tamu.
Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada tamu dengan segera, agar tamu dapat
menyesuaikan dengan tanggal dan waktu yang baru.

4. Persyaratan Penerima Tamu

Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu adalah untuk memberikan
pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak
luar terhadap instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang yang memenuhi
syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang penerima tamu harus mempunyai pendidikan
yang memadai, penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan struktur
organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal
lain yang ada kaitan dengan tugasnya.

Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau kesan tidak baik dari pihak
luar kepada instansi kita, maka untuk dapat menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang
yang sabar,

sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai penampilan yang memadai.
Pengetahuan mengenai struktur organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting,
lokasi ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian dengan instansi, perlu
dimiliki oleh seorang penerima tamu.

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansiinstansi Pemerintah, selain
pengetahuan seperti disebutkan di atas, adalah suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat
berbicara bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan karena selain tamu yang
datang itu berasal dari instansi-instansi dalam negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk
membicarakan masalahmasalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang
bersangkutan.

Sumber : https://www.kanal.web.id/2016/08/pengertian-kantor-dan-manajemen.html

Diposting oleh Khairi Jisal di 00.28

Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest

Label: Administrasi Perkantoran, PENERIMAAN TAMU KANTOR

Contoh Agenda Kegiatan Pimpinan

(Format dan Cara Menyusunnya)
5:06:00 PM Pendidikan 2 comments :
Salah satu tugas rutin yang pasti dilakukan oleh seorang sekretaris adalah menyusun agenda
kegiatan pimpinan. Semakin besar dan tinggi jabatan yang dipegang oleh atasannya maka
semakin sulit dan rumit pula menyusun agenda kerjanya.

Agenda kerja pimpinan ini ada yang disusun perminggu, perbulan, dan ada pula yang per tahun.
Hal ini tergantung dari jabatan si atasan. Semakin tinggi jabatannya, semakin padat acaranya,
tentu semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Beberapa acara
bahkan harus di geser hingga ke beberapa bulan berikutnya.

Di sisi lain, pada umumnya, siswa di sekolah diajarkan menyusun agenda kerja pimpinan
dengan menuliskannya secara manual ke dalam format yang dicetak pada selembar kertas.
Ironis sekali memang. Karena, realita di lapangan, saat ini hampir sudah tidak ada lagi orang
yang menyusun agenda kerja dengan menuliskannya di atas kertas. Sebab, hal ini membuat
pekerjaan menyusun itu menjadi semakin rumit 1000x lipat. Bayangkan, setiap ada agenda
kegiatan baru yang perlu disisipkan Anda harus menyusun ulang semua kegiatan yang sudah
Anda susun dengan rapi sebelumnya. Selain itu, kertas tak bisa berbunyi atau bergetar untuk
menjadi pengingat jika kita lupa agenda kegiatan berikutnya.

Baca juga:
Contoh Agenda Rapat
Contoh Surat Undangan Rapat
Saat ini, hampir semua sekretaris dan semua orang menyusun agenda kerja pada gadget yang
mereka miliki. Berbagai aplikasi tersedia dengan gratis untuk mempermudah pekerjaan ini. Anda
cukup menuliskan agenda kegiatan pada hari dan waktu yang telah disepakati, secara otomatis
kegiatannya sudah tersusun dengan sangat baik. Selain itu, ponsel/Android memiliki pengingat,
bunyi atau getar. Tentu saja kita sangat membutuhkan hal itu. Hanya saja, Anda harus menyetel
waktunya 10-15 menit lebih awal dari waktu kegiatan yang telah disepakati. Hal ini untuk
memberikan kita waktu untuk bersiap-siap atau waktu untuk menuju ke tempat kegiatan
dilaksanakan.

Baiklah Sahabat, untuk tidak memperpanjang mukadimah mari kita lihat format dan cara
menyusun agenda kegiatan pimpinan dari skenario yang sudah ada berikut ini.

Skenario Kegiatan Pimpinan

1. Pada tanggal 28 Februari 2017 pukul 09.00-12.00
pimpinan menghadiri rapat REI di Semarang di, Lt.3. Hotel Santika, ruang
Sanjay.
2. Sabtu, 25-26 Februari 2017 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke
Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI,
Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II
penandatanganan kontrak.
3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang
PT Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan
berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari Kamis, 22 Februari 2016.
4. Pimpinan menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan yang PT
Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan agenda
penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan dilakukan pada Jumat, 17
Februari 2017.
5. Selasa, 21 Februari 2017, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting
dengan Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan
Green City Yogyakarta.
6. Pimpinan Cabang REI Surabaya meminta Bapak Pimpinan untuk
menjadi nara sumber pada acara Program Green House hotel Saphir, Jl Solo,
Yogyakarta pada hari Sabtu 11 Februari 2017, pukul 19.00-21.00 di Ruang
Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon.
7. Selasa, 6 Februari 2017 mengikuti Rakernas REI di Surabaya selama 2 hari
di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya. Acara jam 16.00- 21.00 di ruang
Bugenvil. Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman
perumahan Surabaya Asri, Surabaya.
8. Senin, 27 Februari 2017 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam
08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan.
9. Pada hari Kamis, 16 Februari 2017Melakukan MOU dengan PT Buana
Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di Novotel Hotel , di R.
Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00.
10. Pada hari yang sama, Kamis, 16 Februari 2017 Pimpinan memimpin rapat
koordinasi di kantornya dengan para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00.
Catatan: Skenario kegiatan pimpinan ini penulis ambil dari soal praktik untuk siswa
program keahlian Administrasi perkantoran tahun 2017, yang dikeluarkan oleh
Kemdikbud. Namun, skenario ini telah penulis acak untuk mengecoh perhatian
pembaca.

Baca juga:
Contoh Surat Permintaan Daftar Harga Berbahasa Inggris
Contoh Surat Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah Karena Siswa
Sakit atau Ada Acara Keluarga
Berikut ini adalah Agenda kegiatan pimpinan yang diinginkan sesuai dengan
skenario di atas.

PT MAESTRO JANE
Jalan Terubuk No. 21 Telp. 0761 28795
Pekanbaru – 28732

AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Bulan Februari 2017

No. Hari/tanggal Pukul Kegiatan Tempat Keteran

Hari ke-1 -Raker

Selasa - Rabu, 6 - 7 Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Hari ke-2 - Kunj
1 16.00- 21.00 Hari ke -1 Rakernas REI di Surabaya
Februari 2017 Surabaya, ruang Bugenvil beberapa pemuk
perumahan Sura

Menjadi nara sumber pada Hotel Saphir, Jl. Solo - Permintaan pimp
2 Sabtu, 11 Februari 2017 19.00-21.00
acara Program Green House Yogyakarta ruang Arjuna cabang REI Sura

Melakukan MOU dengan PT Buana Novotel Hotel - Yogyakarta ,

3 09.00-12.00
Kamis, 16 Februari Sakti ruang Merpati, Lt. 3
2017 Memimpin rapat koordinasi dengan Kantor PT Maestro Jane, ruang
4 13.00-15.00
para staf 3

Menerima kunjungan dari anak Penjajagan untuk

5 Jumat, 17 Februari 2017 Kantor PT Maestro Jane
cabang perusahaan, PT Larasati melakukan kerja

Meeting dengan Bpk. Walikota Membahas Gree

6 Selasa, 21 Februari 2017 10.00-12.00 Kantor Walikota - Yogyakarta
Yogyakarta Yogyakarta

Kunjungan ke perusahaan anak PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak

7 Kamis, 23 Februari 2016 10.00-14.00
cabang, PT Bima Sakti 56, Yogyakarta

Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak Hari ke- 1 temu

Sabtu - Minggu, 25-
8 08.00-Selesai kerjasama dengan Kantor ke-2 penanda-tan
26 Februari 2017
Pemerintahan DKI kontrak

Rencana pengem
9 Senin, 27 Februari 2017 08.00-10.00 Rapat rutin bersama staf Ruang pertemuan
usaha
Hotel Santika, ruang Sanjay, lt.
10 Selasa, 28 Februari 2017 09.00-12.00 Menghadiri rapat REI di Semarang
3