OPTIMALISASI PENGADMINISTRASIAN SURAT MENYURAT DENGAN

MENGIKUTI PROSEDUR PENGADMINISTRASIAN SURAT YANG TEPAT

OLEH / NIP :

IBNU AL RAZAK / 19961002 201902 1 001

KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN

PUSAT PENGEMBANGAN SDM APARATUR PERHUBUNGAN

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN II ANGKATAN IV

BOGOR, 28 MARET 2019

 LEMBARAN PENGESAHAN

OPTIMALISASI PENGADMINISTRASIAN SURAT MENYURAT DENGAN

MENGIKUTI PROSEDUR PENGADMINISTRASIAN SURAT YANG TEPAT

NAMA : IBNU AL RAZAK

NIP : 19961002 201902 1 001

UNIT KERJA : KSOP KELAS I BALIKPAPAN

Telah diseminarkan dan disahkan

Bogor, 28 Maret 2019
Penguji Coach

YUDI INDRIAYANTO, MH MOH. NURUL IMAN, SE, M.T.

PEMBINA (IV/A) PEMBINA (IV/A)
NIP : 19640606 199103 1 004 NIP : 19680310 199603 1 001
 Nama : Ibnu Al Razak
Jabatan : Kelasi
Unit Kerja : KSOP Kelas I Balikpapan
Identifikasi Isu : 1. Pelaksanaan pengadiministasian surat menyurat yang masih
belum optimal
2. sistem pelayanan kepada masyarakat masih belum efisien
Isu Yang Diangkat : pelaksanaan pengadiministrasian surat menyurat yang masih belum
optimal
Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi pengadministrasian surat menyurat dengan mengikuti
prosedur pengadministrasian surat yang Tepat

Kontribusi
Terhadap Visi
Menghadap Output/Hasil Penguatan Nilai-Nilai
No Kegiatan Nilai-Nilai Dasar Misi/Tupoksi
Tahapan Kegiatan Kegiatan Dasar
Organisasi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1. Mempelajari 1. Menghadap 1. Mendapatkan A: Dengan memahami Dengan memahami
Standart mentor ; Arahan; Parsitif,Transpar aturan dan system aturan dan sistem
pelayanan 2. Menyampaikan an; dapat mendukung dapat mendukung
system Rancangan dalam visi dan misi nilai organisasi yaitu
penatatusahaan Aktualisasi; 2. Data dan mempelajari organisasi KSOP berdaya saing
Informasi
dan aturan yang 3. Mempelajari standart Kelas I Balikpapan
berlaku. prosedur dan tentang pelayanan dalam mewujudkan
Prosedur dan
system yang system sumber daya yang
berlaku system penatausahaan profesional
administrasi.
dikantor harus
transparan
kepada mentor,
poin mana yang
belum dipahami
sehingga
kedepanya
harus benar
paham tentang
standar system
penatausahaan
dan aturan yang
berlaku;
N : Percaya
Diri,Bijaksana;
dalam
mempelajari
system dan
prosedur
penatausahaan
yang berlaku
harus bijaksana
dalam
mengimplement
asikanya di
lapangan
E : Taat, Sopan;
disaat dalam
pengarahan oleh
mentor harus
menunjukan
sikap sopan
pada saat akan
mengajukan
pertanyaan atau
 mengajukan
rancangan
aktualisasi
K : Orientasi
Mutu, disaat
sudah
memahami
system dan
prosedur
ketatausahaan
yang berlaku
harus tetap
menjaga Mutu
dalam system
dan prosedur
tersebut
A : Jujur,Berani;
pada saat
pemahaman
soal system dan
prosedur
penatausahaan
harus berani
bertanya ke
mentor hal-hal
yang belum
dipahami.

2. Membantu 1. Membantu 1. Lembar A : Tanggung Dengan membantu Dengan membantu

memberi lembar Menerima Pengantar Jawab; pemberian lembar memberi pengantar
pengantar pada surat/dokumen Surat; dalam pengantar yang pada surat sesuai
surat sesuai yang masuk; 2. Buku Agenda; membantu sesuai dengan prosedur dan
dengan prosedur 2. Membantu 3. Tanda Terima memberi lembar prosedur dan ketentuan
dan ketentuan membuat Surat. pengantar harus ketentuan yang menguatkan nilai
yang berlaku. lembar tekun berlaku dapat organisasi dalam hal
pengantar pada menyelesaikan mendukung visi Profesional.
surat sesuai tugas misi KSOP Kelas I
dengan jenis N : Kerja Balikpapan dalam
pemetaanya. Keras;dalam mewujudkan
menyelesaikan sumber daya yang
tugas professional.
membantu
memberi lembar
pengantar harus
kerja keras.
E : Cermat;
Pada saat
membantu
membuat
lembar
pengantar pada
surat harus
cermat dalam
pemberian
sesuai jenis
pemetaanya
K : Efektif;
dalam
melaksankan
tugas
membantu
pemberian
lembar
pengantar harus
efektif sehingga
dapat
menyelesaikany
a sesuai target
A : Disiplin;
 dalam
menyelesaikan
tugas
membantu
pemberian
lembar
pengantar harus
disiplin dalam
penyelesaianya

3. Membantu 1. Membantu 1. Buku Arsip; A : Kejelasan Dengan membantu Dengan membantu

pengarsiapn memilah-milah 2. Penyimpanan Target,Tanggun pengarsipan pengarsipan
surat/dokumen surat dan arsip g Jawab; dalam surat/dokumen surat/dokumen yang
yang dokumen sesuai membantu dapat mendukung berdasarkan jenis
berdasarkan jenis dengan pengarsipan visi misi KSOP Kelas dan peruntukanya
dan jenisnya; surat/dokumen I Balikpapan dalam dapat menguatkan
peruntukanya. 2. Membantu berdasar jenis peningkatan nilai organisasi
menyimpan dan pelayanan. dalam hal ketepatan
surat/dokumen peruntukanya waktu
pada lemari harus tanggung
arsip sesuai jawab dalam
jenisnya menyelesain
tugasnya
N : Kerja
Keras,Amanah;
dalam
pengerjaan
pengarsipan
harus amanah
dalam
penyimpanan
surat/dokumen
agar tidak hilang
E : Taat,Cermat;
dalam
pengerjaan
pengarsipan
harus cermat
pada saat
memilah milah
surat dan
dokumen
berdasarkan
jenisnya
K : Efektif dan
Efisien; dalam
pengarsipan
surat/dokumen
harus
memperhatikan
keEfektifitas
dan Efisiensi
tempat
penyimpanan
arsip
A : Kerja
Keras,Disiplin
dan Tanggung
Jawab, dalam
pelaksanakan
pengarsipan
surat/dokumen
harus bersikap
disiplin dan
tanggung jawab
agar disaat
pengerjaan tidak
ada surat yang
tercecer dan
 hilang
4. Membantu 1. Membantu 1. Folder berisi A: Dengan melakukan Dengan membantu
melakukan mengumpulakn file Transparan,Keje pengarsipan surat melakukan
pengarsipan surat dan penyimpanan lasan; dalam dan dokumen pengarsipan surat
surat dan dikumen yang pada membantu menjadi file dapat dan dokumen
dokumen akan di scan komputer melakukan mendukung visi menjadi file dapat
menjadi 2. Membantu pengarsipan misi KSOP Kelas I menguatkan nilai
file(scan) agar menscan arsip surat dan Balikpapan dalam organisasi dalam hal
dapat tersimpan persuratan atau dokumen peningkatan keamanan
dalam database dokumen yang menjadi file pelayanan kinerja
komputer lainya; harus ada di bidang Tata
3. Membantu kejelasan Usaha.
menyimpan file dimana file akan
dalam satu disimpan/disimp
database an di folder
komputer yang mana
ada N : Amanah;
dalam
membantu
pengarsipan
surat/dokumen
menjadi file
harus amanah
karena itu
berkaitan
dengan
dokumen/surat
penting yang
akan di scan
E : Taat; pada
saat membantu
pengarsipan
dokumen/ surat
menjadi file
 harus taat pada
aturan atau
perintah dari
mentor
K:
Efisien,Efektif,
pengarsipan
surat/dokumen
menjadi file
dapat
mengefektifitas
kan dan
mengefisienkan
waktu dan
tempat
A : Kerja
Keras,Disiplin,
pada saat
mengarsipkan
surat/dokumen
menjadi file
harus disiplin
agar tidak
surat/dokumen
yang terlewat
untuk di scan
5. Ikut membantu 1. Membantu 1. Laporan A: Dengan membantu Dengan membantu
membuat mencatat/meng bulanan; Netral,Transpar membuat membuat
pencatatan etik laporan 2. Buku agenda an, Jujur; pencatatan laporan pencatatan lapran
laporan aktifitas bulanan; surat. pada saat aktifitas aktifitas oprasional
operasional tiap 2. Membantu membantu operasional tiap tiap sub seksi dapat
sub seksi mencatat buku membuat sub seksi dapat menguatkan nilai
agaenda surat pencatatan mendukung visi orgnanisasi dalam
masuk; laporan aktifitas misi KSOP Kelas I
operasional Balikpapan dalam hal ketepatan waktu
harus jujur dan meningkatkan
transparan pelayanan kinerja.
dengan data
yang
sesungguhnya
N : Amanah,
adil. Saat
membantu
mencatat
laporan aktifitas
operasional
harus amanah
karena akan
merugikan
Negara bila tidak
dicatat sesuai
data sebenarnya
E : Intergritas,
Pada saat
mencatat
laporan aktifitas
operasional
harus punya
intergritas
jangan sampai
melakukan
kebohongan
karena hasutan
pihak yang tidak
bertanggung
jawab
K : Mutu; dalam
mencatat
 kegiatan
operasional
harus
mengedapankan
mutu agar tidak
terjadi
kesalahan
A : Kerja Keras,
Disiplin,
Tanggung
Jawab;
Pada saat
membantu
pencatat
kegiatan harus
disiplin dan
tanggung jawab
agar tidak ada
keinginan untuk
berbuat curang
6. Ikut membantu 1. Membantu 1. Tanda terima A : Tanggung Dengan membantu Dengan membantu
mendistribusikan menyiapkan surat/dokume Jawab; mendistribusikan mendistribusikan
surat masuk dari daftar ekspedisi n pada saat surat masuk dari surat masuk dan
TU ke tiap subsie surat/buku mendistribusika TU ke tiap sub seksi keluar menguatkan
dan juga surat agenda; n surat masuk dan juga surat nilai organisasi
keluar baik 2. Membantu atau keluar keluar dapat berupa ketepatan
berupa surat mendistribusika harus punya mendukung visi waktu
undangan rapat n surat masuk sikap tanggung misi KSOP kelas I
atau surat sesuai disposisi jawab karena Balikpapan dalam
kedinasan yang masing-masing; surat harus mewujudkan
lain. 3. Membantu sampai pada pelayanan dengan
mendistribusika tujuanya keikhlasan.
n N : Gotong
surat/dokumen
sesuai daftar royong;
ekspedisi. dalam
pendistribusian
surat masuk
maupun keluar
sebaiknya
dengan bekerja
sama agar
pekerjaan cepat
selesai
E : Hormat,
Sopan; pada
saat
pendistribusian
harus
menggunakan
bahasa yang
sopan dan
hormat pada
saat penyerahan
suarat/dokumen
kepada pegawai
lain
K : Efisien,
Efektif;
Pada saat
Pendistribusian
surat/dokumen
masuk ataupun
keluar harus
memperhatikan
efektif dan
efisienya;
agar tidak
 memakan waktu
yang lama
A : Kerja
Keras,Disiplin;
pada saat
pendistribusian
surat
masuk/keluar
harus disiplin
agar proses
pendistribusian
lancer
7. Membantu 1. Membantu 1. Buku agenda A : Tanggung Dengan melakukan Dengan membantu
melakukan menerima surat surat masuk Jawab; pencatatan melakukann
pencatatan masuk; dan keluar pada saat terhadap surat pencatatan terhadap
terhadap surat 2. Membantu membantu masuk maupun surat masuk maupun
masuk maupun memilah surat Melakukan keluar dapat keluar dapat
keluar pada buku masuk maupun pencatatan mendukung visi Menguatkan nilai
agenda surat keluar sesuai terhadap surat misi KSOP kelas I organisasi berupa
peruntukanya; masuk ataupun Balikpapan dalam peningkatan
3. Membantu keluar harus mewujudkan pelayanan
mencatat pada bersikap standart
buku agenda tanggung jawab operasional
surat . agar pekerjaan pelayanan
dapat dilakukan
dengan benar
sesuai dengan
data
N : Kerja
Keras,Bijaksana,
Amanah;
dalam
pelaksanaan
membantu
pencatatn surat
masuk maupun
keluar harus
bijaksana dan
amanah agar
tidak terjadi
kesalahan
E : Cermat;
dalam
membantu
pencatatan
surat masuk
maupun keluar
harus cermat
agar tidak jadi
kekeliruan saat
pencatatan
K : Efektif,
Efisien; dalam
membantu
pencatatan
harus
memandang
nilai efisien dan
efektifitas agar
kerjaan yang
dikerjakan bias
sesuai target.
A : Disiplin,
Jujur;
membantu
pencatatan
surat masuk
maupun keluar
harus dilakukan
dengan disiplin
dan jujur agar
pekerjaan dapat
diselesaikan
dengan benar
sesuai data yang
sebenarnya