STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

4. KONTEKS ORGANISASI

Referensi :
a. SNI ISO 9001: 2015 Klausul 4 Konteks Organisasi
b. SNI ISO/IEC 17025:2017 Klausul 4 Persyaratan Umum (4.1 dan 4.2)
Klausul 5 Persyaratan Struktural (5.3)
Klausul 8 Persyaratan Sistem Manajemen (8.1.1 & 8.1.3)
c. SNI ISO/IEC 17020:2012 Klausul 4 Persyaratan Umum (4.1 dan 4.2)
Klausul 5 Persyaratan Struktural (5.1.2, 5.1.3 dan 5.1.5)
Klausul 8 Persyaratan Sistem Manajemen (8.1.1 & 8.1.3)

4.1 STASIUN KIPM TAHUNA DAN KONTEKSNYA

4.1.1 Analisa Lingkungan Eksternal (Klausul 4.1.1 SNI ISO 9001: 2015)
SKIPM Tahuna melakukan analisa terhadap lingkungan eksternal organisasi untuk
dapat menentukan isu-isu yang relevan dengan strategi, taktik dan operasionalnya.
Selain itu SKIPM Tahuna menilai dan melakukan mitigasi, isu-isu mana yang dapat
menghambat keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu. SKIPM Tahuna
menggunakan isu-isu tersebut untuk memahami pengaruhnya terhadap perubahan mutu
dalam organisasi secara berkelanjutan.
SKIPM Tahuna memberikan pemahaman yang lebih menyeluruh terhadap lingkungan
organisasi dengan mengelompokan isu-isu eksternal tersebut kedalam bidang politik,
ekonomi, sosial, budaya, teknologi, lingkungan serta disesuaikan dengan peraturan
perundangan yang berlaku baik dalam skala internasional, nasional, regional maupun
lokal. Isu-isu ekternal dapat dilihat pada lampiran 05.

4.1.2 Ketidakberpihakan dan Kemandirian (Klausul 4.1 SNI ISO/IEC 17020:2012;

Klausul 4.1 SNI ISO/IEC 17025:2017)
Stasiun Karantina Ikan, Pengendalian Mutu, dan Keamanan Hasil Perikanan Tahuna:
4.1.2.1 Melakukan kegiatan laboratorium, lembaga inspeksi dan Sertifikasi secara tidak
memihak, terstruktur dan dikelola untuk menjaga ketidakberpihakan.

- 1 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

4.1.2.2 Komitmen Kepala Kantor tentang ketidakberpihakan dituangkan dalam Kebijakan

Integrasi (Klausul 5.2) dan Sasaran Mutu (lampiran 7).
4.1.2.3 Stasiun KIPM Tahuna bertanggungjawab atas ketidakberpihakkan, bebas dari
tekanan komersial, keuangan atau lainnya dalam seluruh kegiatan inspeksi,
Pelayanan Sertifikat HC dan laboratorium yang dilaksanakan oleh seluruh personel
Stasiun KIPM Tahuna melalui penandatanganan Pakta Integritas untuk memastikan
ketidakberpihakan dapat dipelihara setiap waktu. Pengaturan tersebut dijelaskan
dalam Prosedur Kerja Ketidakberpihakan dan Kemandirian PK/4.1.2
4.1.2.4 Stasiun KIPM Tahuna mengidentifikasi resiko terhadap ketidakberpihakannya
secara terus-menerus. Hal ini termasuk resiko yang timbul dari kegiatannya,
kerelasiannya atau hubungan antar personilnya.
4.1.2.5 Stasiun KIPM Tahuna menetapkan tindakan untuk mencegah/ menghilangkan/
meminimalkan kemungkinan resiko yang telah diidentifikasi seperti yang terdapat
pada lampiran 06.
4.1.2.6 Stasiun KIPM Tahuna independen sejauh yang diperlukan sehubungan dengan
kondisi saat melakukan pelayanan. Tergantung pada kondisi tersebut, lembaga
inspeksi Stasiun KIPM Tahuna merupakan Lembaga Inspeksi tipe A yang mandiri
dan memberikan pelayanan kepada pihak ketiga.

4.1.3 Kerahasiaan (Klausul 4.2 dan 5.1.5 SNI ISO/IEC 17020:2012; Klausul 4.2 SNI
ISO/IEC 17025:2017)
4.1.3.1 Stasiun KIPM Tahuna mengelola dan melindungi semua kerahasiaan informasi yang
diperoleh atau dibuat selama melaksanakan kegiatan laboratorium, pelayanan
sertifikasi HC dan inspeksi. Hal ini dijelaskan dalam PK/4.1.3. Stasiun KIPM
Tahuna memberi tahu klien, diawal, dari informasi yang dimaksud untuk
menempatkan dalam publikasi. Dengan pengecualian bahwa informasi klien tersedia
untuk umum, atau bila disepakati antara SKIPM dan klien (misalnya untuk tujuan
menanggapi keluhan), semua informasi lainnya ditetapkan sebagai informasi hak
milik dan dianggap sebagai rahasia.

- 2 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

4.1.3.2 Apabila disyaratkan oleh hukum atau disahkan oleh komitmen kontraktual untuk
membuka informasi rahasia, Stasiun KIPM Tahuna memberi tahu klien tentang
informasi yang diberikan, kecuali dilarang oleh hukum.
4.1.3.3 Stasiun KIPM Tahuna menjamin kerahasiaan informasi mengenai klien yang
diperoleh dari sumber selain klien (misalnya berupa pengadu dan regulator) dan
tidak membagi informasi tersebut dengan klien, kecuali jika disetujui oleh
sumbernya.
4.1.3.4 Personil, termasuk anggota komite, kontraktor, personil badan eksternal, atau
individu yang bertindak atas nama Stasiun KIPM Tahuna merahasiakan semua
informasi yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan seluruh kegiatan SKIPM
Tahuna, kecuali diwajibkan oleh hukum.

4.1.4 Analisa Lingkungan Internal (Klausul 4.1.2 SNI ISO 9001: 2015)
Memahami lingkungan internal organisasi dapat dilakukan antara lain dengan melihat
struktur/hirarki dan posisi organisasi terkait ruang lingkup pada tingkatan :
 Pembuat dan penanggung jawab kebijakan dan arahan strategis
 Koordinator dan pengelola operasional
 Personil yang terlibat dalam proses produksi, layanan dan kegiatan pendukung
Perlu dilakukan identifikasi isu-isu internal antara lain berupa :
 Pemisahan tugas, tanggung jawab, wewenang dan komunikasi didalam organisasi.
 Kompetensi jabatan dan evaluasi kesesuaiannya
 Etos dan budaya kerja
 Nilai-nilai organisasi seperti integritas, profesionalisme, kedisiplinan dll.
 Ketersediaan sumber daya (manusia, anggaran, sarana dan prasarana, teknologi dll)
 Ketersediaan standar, prosedur dan instruksi kerja
 Harmonisasi standar/persyaratan teknis untuk kesehatan ikan, mutu dan keamanan
hasil perikanan, dll.

Tabel analisa makro terhadap isu-isu yang berasal dari dalam Stasiun KIPM Tahuna
(lingkungan internal) baik yang bersifat menghambat (resiko) maupun mendukung

- 3 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

(peluang) tercapainya sasaran strategis, operasional dan teknis organisasi terdapat

dalam Lampiran 05.

4.2 Kebutuhan Dan Harapan Pemangku Kepentingan (Klausul 4.2 SNI ISO 9001:
2015)
SKIPM Tahuna menetapkan :
 Pemangku kepentingan yang relevan dengan Sistem Manajemen Integrasi.
 Nilai tambah yang diberikan pemangku kepentingan terhadap organisasi.
 Persyaratan pemangku kepentingan yang relevan dengan sistem manajemen
integrasi.
Pemangku kepentingan adalah individu atau lembaga yang memberikan nilai tambah
kepada organisasi, karena itu :
 Memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan akan berkontribusi di
dalam pencapaian keberhasilan yang berkelanjutan organisasi.
 Kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan dapat mempunyai berbagai bentuk
seperti : kolaborasi, kerjasama, negoisasi, atau dapat menghentikan suatu kegiatan.

Untuk tujuan menjamin konsistensi organisasi dalam menyediakan jasa/layanan sesuai

persyaratan pelanggan yang telah disepakati serta konsisten memenuhi peraturan
perundangan yang berlaku, SKIPM Tahuna menetapkan pihak berkepentingan yang
relevan dengan sistem manajemen integrasi antara lain :
No Pihak Terkait Relevan Persyaratan
1 Nelayan Cepat, aman, dapat tertelusur
2 Pengumpul Cepat, aman, dapat tertelusur
3 Eksportir Cepat, aman, dapat diterima di negara
tujuan (technically and
environmentally), ekonomis
4 Pengguna domestic Cepat, aman, dapat diterima, ekonomis
5 Pengguna di luar negeri Cepat, aman, dapat diterima, ekonomis

- 4 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

6 Badan akreditasi ISO 17025

7 Pemasok bahan lab Ekonomis, technically available,
acceptable
8 Pengusaha local Cepat, aman, dapat diterima di
wilayah tujuan (technically and
environmentally), ekonomis

4.3 Lingkup Sistem Manajemen Integrasi (Klausul 4.3 SNI ISO 9001:2015; Klausul
5.1.2 dan 5.1.3 SNI ISO/IEC 17020:2012; Klausul 5.3 SNI ISO/IEC 17025:2017)
Stasiun KIPM Tahuna menentukan batas dan penerapan sistem manajemen Integrasi
untuk menetapkan lingkupnya.
Ketika menetapkan lingkupnya, Stasiun KIPM Tahuna mempertimbangkan :
a) Isu-isu internal dan eksternal (Klausul 4.1)
b) Persyaratan pihak berkepentingan yang relevan (Klausul 4.2)
c) Produk dan layanan yang diberikan
Cakupan penerapan sistem manajemen Integrasi di Stasiun KIPM Tahuna adalah
pelayanan:
 Penerbitan Sertifikat Kesehatan Ekspor
 Penerbitan Sertifikat Kesehatan Domestik Keluar
 Penerbitan Surat Pelepasan Domestik Masuk
 Pengujian laboratorium sesuai ruang lingkup (Klausul 1.5.3)
 Kegiatan Inspeksi/surveilan, CKIB dan IKI
Aplikasi penerapan cakupan ini disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja.
Seluruh persyaratan standar ini akan diterapkan Stasiun KIPM Tahuna pada semua unit
kerja sesuai lingkup yang ditentukan dalam sistem manajemen Integrasi. Dimana
Stasiun KIPM Tahuna diidentifikasi sebagai Unit Pelaksana Teknis yang melaksanakan
rangkaian kegiatan laboratorium, Pelayanan Sertifikat HC dan lembaga inspeksi sesuai
dengan persyaratan SNI ISO 9001:2015, SNI ISO/IEC 17025:2017 dan SNI ISO/IEC
17020:2012

- 5 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

Stasiun KIPM Tahuna mempunyai dokumentasi yang menggambarkan kegiatan yang

merupakan kompetensinya.
 Lembaga Inspeksi SKIPM Tahuna terdiri dari 3 (tiga) kegiatan yaitu skema
penilaian instalasi karantina ikan hidup di UUPI (Lampiran 3c), skema inspeksi
CKIB (Lampiran 3a) dan skema survailen CKIB di UUPI (Lampiran 3b).
 Pelayanan sertifikat HC terdiri atas 3 (tiga) kegiatan yaitu penerbitan HC Domestik
Keluar, penerbitan HC Domestik Masuk dan penerbitan HC Eksport Tradisional
(Lampiran 2).
 Kegitan pengujian di laboratorium tergambar sesuai prosedur kerja dan instruksi
kerja
Lingkup Sistem Manajemen Integrasi Stasiun KIPM Tahuna tersedia dan dipelihara
sebagai informasi terdokumentasi.
SKIPM Tahuna lebih menekankan pada usaha pengendalian jaminan kesehatan ikan,
mutu dan keamanan hasil perikanan, sehingga kegiatan desain dan pengembangan
secara umum tidak dilakukan (Klausul 8.3 SNI ISO 9001:2015).

4.4 Sistem Manajemen Integrasi Dan Prosesnya (Klausul 4.4 SNI ISO 9001:2015;
Klausul 8.1.1 dan 8.1.3 SNI ISO/IEC 17020:2012; Klausul 8.1.1 dan 8.1.3 SNI
ISO/IEC 17025:2017)
Stasiun KIPM Tahuna menetapkan, menerapkan, memelihara dan secara terus-menerus
meningkatkan secara berkelanjutan Sistem Manajemen Integrasi, termasuk proses-
proses yang dibutuhkan dan interaksinya, sesuai dengan persyaratan SNI ISO
9001:2015, SNI ISO/IEC 17025:2017 dan SNI ISO/IEC 17020:2012. Dalam
pelaksanaan pengendalian kesehatan ikan, mutu dan keamanan hasil perikanan SKIPM
Tahuna tidak melakukan kontrak kerja kepada pihak ketiga terkait proses utama yaitu
dalam kegiatan pelayanan sertifikasi, lembaga inspeksi dan laboratorium.
Stasiun KIPM Tahuna menentukan dan mendokumentasikan rangkaian kegiatan
laboratorium, pelayanan sertifikasi HC & inspeksi yang sesuai dengan persyaratan SNI
ISO 9001:2015, SNI ISO/IEC 17025:2017, SNI ISO/IEC 17020:2012.

- 6 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

Dalam persyaratan sistem manajemen Klausul 8.1 SNI ISO/IEC 17020:2012, LI stasiun
KIPM Tahuna menetapkan dan memelihara sistem manajemen sesuai dengan Pilihan B
dimana Stasiun KIPM Tahuna telah menetapkan dan memelihara sistem manajemen,
sesuai dengan persyaratan SNI ISO 9001:2015 dan mampu mendukung dan
menunjukan pemenuhan secara konsisten dari persyaratan sistem manajemen yang
mencakup :
 Dokumentasi Sistem Manajemen (Klausul 7.5 )
 Pengendalian Dokumen (Klausul 7.5.1)
 Pengendalian Rekaman (Klausul 8.2.2.4)
 Tinjauan Manajemen (Kalusul 9.3)
 Audit Internal (Klausul 9.2)
 Tindakan Korektif (Klausul 10.2)
 Tindakan Pencegahan(Klausul 10.2)
 Keluhan dan Banding(Klausul 8.2.1.1)

Laboratorium Stasiun KIPM Tahuna juga menetapkan dan memelihara sistem

manajemen Pilihan B sesuai persyaratan sistem manajemen Klausul 8.1 SNI ISO/IEC
17025:2017 dimana SKIPM Tahuna telah menetapkan dan memelihara sistem
manajemen, sesuai dengan persyaratan ISO 9001 dan mampu mendukung dan
menunjukkan pemenuhan persyaratan yakni persyaratan Umum, Persyaratan Struktural,
Persyaratan Sumberdaya, Persyaratan Proses (klausul 4-7) dalam ISO / IEC
17025:2017 serta konsisten juga memenuhi persyaratan sistem manajemen (klausul 8
ISO / IEC 17025:2017) yang mencakup hal berikut:
 Dokumentasi sistem manajemen (Klausul 7.5)
 Pengendalian dokumen sistem manajemen (Klausul 7.5.1)
 Pengendalian Rekaman (Klausul 8.2.2.4)
 Tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang (Lampiran 06)
 Peningkatan (Klausul 10)
 Tindakan Korektif (Klausul 10)
 Audit internal (Klausul 9.2)

- 7 dari 8 -
 STASIUN KIPM TAHUNA

PANDUAN MUTU No. Dokumen : PM/04

Edisi / Revisi : 1/1
KONTEKS ORGANISASI Tanggal Terbit 01 November 2019
:

 Tinjauan manajemen (Klausul 9.3)

Stasiun KIPM Tahuna menetapkan proses-proses yang dibutuhkan oleh sistem
manajemen Integrasi dan aplikasinya di seluruh Stasiun KIPM Tahuna, serta :
1. Menentukan input yang dibutuhkan dan output yang diharapkan dari proses-proses
tersebut.
2. Menentukan urutan dan interaksi proses.
3. Menentukan kriteria dan metode operasional dan pengendalian proses-proses.
4. Menentukan sumberdaya yang dibutuhkan proses-proses dan menjamin
ketersediaannya.
5. Menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk proses-proses.
6. Mengelola resiko dan peluang yang telah dianalisa dari lingkungan internal dan
eksternal
7. Mengevaluasi proses-proses dan menerapkan perubahan yang dibutuhkan untuk
memastikan proses-proses mencapai hasil yang ditetapkan.
8. Meningkatkan proses-proses dan sistem manajemen Integrasi.

4.5 DOKUMEN TERKAIT

 Lampiran 02 Peta Proses Penerbitan HC
 Lampiran 03a Diagram Alir Inspeksi CKIB
 Lampiran 03b Diagram Alir Survailan CKIB di UUPI
 Lampiran 03c Diagram Alir Penilaian IKI di UUPI
 Lampiran 05 Analisa Lingkungan Eksternal dan Internal
 Lampiran 06 Identiikasi Resiko dan Pengendaliannya (Analisa Resiko)
 PK/4.1.2 Kemandirian dan ketidakberpihakan.
 PK/4.1.3 Kerahasiaan

- 8 dari 8 -