DOKUMENTASI K3

HENDRAJATI
 PENGERTIAN DOKUMENTASI

Sebuah proses sistematis dalam

mengumpulkan, memeriksa,
mencari menggunakan, dan
menyediakan dalam sebuah
dokumen untuk mendapatkan
informasi, bukti, pengetahuan dan
membagikanya terhadap pengguna
 DOKUMENTASI K3

Sebuah hasil dari kegiatan kerja K3 yang

ditulis setia hari, disimpan, dirawat dan di
komunikasikan.

Dalam K3 pencatatan dokumen disebut

SAFETY CONTINOUS DAILY RECORDING
(SCDR) atau dokumentasi harian keselamatan
kerja secara berkelanjutan.
DASAR HUKUM

1. PP 50 TAHUN 2012. Lamp II Hal 41. 2 Pembuatan

dan pendokumentasian rencana K3
* Renstra K3
* Manual SMK3
* Peraturan perundangan
* Informasi K3
2. Hal 44. 4. Pengendalian Dokumen
* Persetujuan, Pengeluaran, & Pengendalian
* Perubahan & modifikasi Dokumen
 FUNGSI DOKUMENTASI

1. Memberikan informasi tentang isi dokumen kpd yg

membutuhkan
2. Dapat menyelamatkan & menyimpan secara fisik
sesuai dengan isi dokumen
3. Melindungi dokumen dari kerusakan
4. Sebagai bahan evaluasi maupun penelitian
5. Informasi otentik dan original
6. Sebagai data dan bukti
 KENAPA PENTING & HARUS DISIMPAN

1. Sebagai bagian dari pemenuhan persyaratan

hukum terkait pelaksanaan K3
2. Sebagai media dalam melakukan pelacakan,
pemantauan K3 (mengidentifikasi &
Mengevaluasi)
3. Sebagai sumber acuan dalam pelaksanaan
penyelidikan peristiwa yang berkaitan dngan K3
dan persoalan-persoalan K3
4. …………..
 Dokumentasi SMK3

1. Kebijakan K3
2. Manual K3
3. Prosedur/SOP
4. Instruksi Kerja
5. Catatan & Formulir
(Audit, Inspeksi, Meeting/Memo)
 FORMULIR & LAPORAN K3

1. Laporan kecelakaan kerja

2. Statistik kecelakaan kerja
3. Pemantauan dan pengendalian bahaya K3 ditempat kerja
4. Identifikasi peraturan perundang-undangan dan
persyaratan lainnya
5. JSA/AKK
6. Dokumen Induk
7. Tindaklanjut penerapan K3
8. Identifikasi pelatihan K3
9. Daftar hadir peserta pelatihan K3
10. Laporan pelaksanaan pelatihan K3
 FORMULIR & LAPORAN K3

11. Partisipasi & konsultasi K3

12. Daftar hadir rapat/pertemuan K3
13. Notulen rapat/pertemuan K3
14. Pengajun revisi dokumen
15. Daftar riwayat Revisi dokumen
16. Daftar penyebaran dokumen
17. Berita acara pemusnahan dokumen
18. Berita acara kehilangan dokumen
19. CM/MoC
 Perbedaan Controlled Document dan
Uncontrolled Document

Controlled document : Dokume yg sedang berlaku ,

pendistribusiannya di konrol & dimonitoring oleh Document
Central Controller (DCC) bila tdk digunkan lagi harus di tarik
dari si pengguna. Contoh Manual, IK, SOP, Form sebagai
panduan proses kerja.

Uncontrolled document : Doumen yg tdk perlu dilakukan

pengawasan dan tidak perlu ditarik dari pengguna (Expired).
Pemberian stempel UD digunakan apabila kita hendak
memberikan dokumen itu ke pihak luar yg membutuhkan
misalnya Mahasiswa PKL utk lampiran laporan kerja
prakteknya.
DOKUMEN WAJIB YG DIISYRATKAN PADA ISO 45001:2018

Berikut ini adalah dokumen yang dibutuhkan jika organisasi

anda ingin sesuai dengan persyaratan dalam ISO 45001:

Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3 (klausul 4.3)

Kebijakan K3 (klausul 5.2)
Peran dan tanggung jawab (klausul 5.3)
Peluang dan Risiko K3 (klausul 6.1.1)
Proses yang diperlukan untuk menangani Peluang dan Risiko K3
(klausul 6.1.1)
Metodologi dan kriteria penilaian risiko K3 (klausul 6.1.2)
Tujuan dan rencana K3 (klausul 6.2.2)
Komunikasi (klausul 7,4)
Operasional kontrol (klausul 8.1.1)
Proses kesiapsiagaan dan respon tanggap darurat (klausul 8.6)
 REKAMAN WAJIB DALAM ISO 45001

Berikut adalah rekaman wajib dalam ISO 45001:

Hukum yang berlaku dan persyaratan lain (klausul 6.1.3)

Catatan pelatihan, keahlian, pengalaman dan kualifikasi (klausul 7,2)
Hasil pemantauan dan pengukuran (klausul 9.1)
Kalibrasi dan verifikasi pemantauan dan mengukur peralatan (klausul
9.1)
Evaluasi kewajiban (klausul 9.1.2)
Program internal audit (klausul 9.2.2)
Hasil audit internal (klausul 9.2.2)
Hasil kajian manajemen (klausul 9.3)
Insiden dan nonconformities (klausul 10.1)
Hasil tindakan korektif (klausul 10.1)
 DOKUMEN TIDAK WAJIB/NON
MANDATORY

Dokumen tidak wajib / non mandatory

Tidak ada sistem yang benar-benar berjalan
dengan hanya menggunakan dokumen yang
wajib/mandatory. Berdasar pengalaman
implementasi sistem manajemen, ada banyak
jenis dokumen tidak wajib yang dapat
digunakan dalam implementasi ISO 45001.
Berikut adalah contoh-contoh dokumen non
wajib yang paling sering digunakan dalam
implementasi Sistem Manajemen:
 DOKUMEN NON WAJIB

• Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak

yang berkepentingan (klausul 4.1 dan 4.2)
• Prosedur untuk identifikasi – evaluasi terhadap Peluang dan
Resiko pada Sistem Manajemen K3(klausul 6.1.1 dan 6.1.2)
• Kompetensi, pelatihan dan kesadaran prosedur (klausul 7.2
dan 7.3)
• Prosedur untuk komunikasi (klausul 7,4)
• Prosedur untuk dokumen dan catatan kontrol (klausul 7.5)
• Prosedur audit internal (klausul 9.2)
• Prosedur untuk manajemen review (klausul 9.3)
• Prosedur untuk manajemen nonconformities dan tindakan
korektif (klausul 10.2)
TERIMA KASIH

HENDRAJATI
0812-2701-4169