Standard Operating Procedure (SOP)

LAYANAN
PEMBELAJARAN DARING
UPT E-LEARNING ITB

No.-/-/SOP/2016
 UPT E-learning
Institut Teknologi Bandung
2016
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 1 dari 20

RIWAYAT REVISI

LEMBAR PENGESAHAN

Disiapkan oleh: Direviu oleh:

Kepala Unit Pelaksana Tugas E-learning Kepala UPT PMO

Dr. Mervin hutabarat PhD

Yassierli, PhD

Tgl: 12 November 2016 Tgl:

Disetujui oleh:
Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Prof. Dr. Irawati, MS

Tgl :
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 2 dari 20

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Sekolah/Fakultas, Unit Kerja

2. Mahasiswa, Dosen

II. TUJUAN

Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur mekanisme perkuliahan pembelajaran
dalam jaringan yang diperuntunkan bagi mahasiswa ITB, Non ITB, dan Umum.

III. REFERENSI
-
IV. PENGERTIAN & BATASAN
A. PENGERTIAN

1. Elearning ITB

E-learning ITB merupakan layanan yang diperuntukkan bagi seluruh civitas ITB
berupa perangkat lunak berbasis web yang dapat digunakan untuk mendukung
kegiatan belajar-mengajar di kelas. E-learning ITB disajikan dalam perangkat LMS
yang terintegrasi dalam portal E-learning Kuliah ITB. Dimana pada masing – masing
LMS, bahan ajar dan aktifitas pembelajaran dapat diakses secara online untuk
mendukung kegiatan perkuliahan tatap muka, bahkan untuk menggantikan peran
ruang kelas sekalipun. E-learning terdiri dari beberapa ruang kelas yang
memungkinkan terjadinya interaksi antara dosen dan mahasiswa melalui jaringan
internet. Layanan E-learning ITB berada di bawah pengelolaan Divisi Pengembang
Platform E-learning UPT E-learning ITB.

2. PDITT/ SPADA

PDITT/ SPADA merupakan pembelajaran daring Indonesia terbuka dan terpadu

atau sistem pembelajaran dalam jaringan yang diperuntunkan bagi mahasiswa non
ITB.

3. Course

Course merupakan sekumpulan halaman web yang membentuk sebuah kelas

virtual. Pada halaman course, dosen dalam memanfaatkan beragam fitur yang
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 3 dari 20

dapat direkayasa untuk menciptakan beragam aktifitas pembelajaran berbasis E-

learning.

4. PDPT

PDPT atau yang disebut dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT)
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi merupakan pangkalan data secara nasional
keberadaan perguruan tinggi yang ada. Mulai dari Program studi (prodi), profil
Perguruan tinggi, profil dosen dan data profil Mahasiswa.

5. Registrasi

Registrasi merupakan salah satu tahapan bagi civitas ITB untuk mendapatkan
akun di LMS ITB.

6. Training

Training adalah suatu pelatihan yang bertujuan untuk memberikan informasi

mengenai pembelajaran daring yang diberikan secara langsung kepada masing-
masing administrator yaitu staff maupun dosen dilingkungan institute teknologi
bandung serta di lingkungan masing-masing perguruan tinggi.

7. Training Internal

Training internal adalah training yang diperuntunkan bagi staff UKA / UKP maupun
dosen untuk menjadi pengelola LMS (administrator) di masing-masing UKA / UKP
di lingkungan institut teknologi bandung yang bertujuan untuk mengelola mata
kuliah daring (course).

8. Training Eksternal

Training eksternal adalah training yang diberikan kepada masing-masing

administrator maupun dosen terkait diluar perguruan tinggi nya, seperti program
pelatihan pembelajaran daring yang diberikan langsung oleh Direktorat Jendral
Pendidikan.

9. Blended learning
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 4 dari 20

Blended learning merupakan suatu model pembelajaran yang mengintegrasikan

pembelajaran tradisonal tatap muka dan pembelajaran jarak jauh dengan
menggunakan sumber belajar online melalui akses internet.

10. Kuliah online

Kuliah online merupakan suatu model pembelajaran yang terintegrasi melalui

jaringan internet.

11. Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu usaha bersama baik perorangan maupun kelompok

untuk mencapai tujuan bersama.

B. BATASAN
1. Layanan utama adalah UKA dan UKP di ITB
2. Kegiatan yang termasuk layanan utama UKA dan UKP adalah
a. Layanan blended learning dan kuliah online bagi mahasiswa ITB
b. Layanan training bagi dosen pengelola blended learning dan kuliah online
c. Layanan bagi staff UKA dan UKP yang memerlukan kegiatan training online
3. Layanan pembelajaran bagi mahasiswa non ITB dalam bentuk kuliah PDITT/
SPADA
4. Fasilitas layanan pembelajaran daring mencakup
a. Blended learning dan kuliah online
1. Pengelolaan kegiatan kuliah blended learning dan kuliah online
2. Pelaksanaan kegiata kuliah blended learning dan kuliah online
b. Training
1. Pelayanan training internal bagi dosen dan staff ITB
2. Pelayanan training eksternal bagi dosen dan staff non ITB
c. PDITT/ SPADA
1. Penawaran pelaksanaan kuliah pada dosen pengampu
2. Penawaran pelaksanaan kuliah ke mitra
3. Registrasi mahasiswa peserta kulilah PDITT/ SPADA
4. Registrasi mitra perserta kuliah PDITT/ SPADA
5. Pengelolaan course PDITT/ SPADA
6. Pencetakan sertifikat nilai
7. Pelaporan nilai ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi
d. Kerjasama
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 5 dari 20

1. Penerimaan kunjungan dari mitra kerjasama

2. Pelaksanaan training kepada mitra kerjasama
3. Pelaksanaan kerjasama

V. Prosedur

1. Blended learning dan kuliah online

a. Registrasi dan aktivasi akun kuliah blended learning dan kuliah online
 Staff layanan pembelajaran melakukan pengumpulan data mahasiswa tahap
persiapan bersama (TPB)
 Staff layanan pembelajaran memberikan data mahasiswa ke staff
pengembangan platform
 Staff pengembangan platform menyiapkan layanan aktivasi akun kuliah online
mahasiswa
 Seksi Layanan Pembelajaran melakukan sosialisasi registrasi dan aktivasi akun
kepada mahasiswa
 Mahasiswa melakukan registrasi dan aktivasi akun kuliah

b. Pelaksanaan kegiatan kuliah blended learning dan kuliah online

 Dosen mengirimkan permohonan membuka (enrollment) mata kuliah daring
melalui email atau berkunjung langsung ke layanan helpdesk E-learning ITB
 Helpdesk E-learning memberikan pelayanan dengan cara menjawab email yang
masuk mengenai cara membuka ( enrolment) mata kuliah daring dan mencatat
pelayanan di dalam laporan E-learning
 Dosen dapat membuka (enrollment) mata kuliah daring di Learning
Management System.
 Dosen mengirimkan permohonan pembuatan mata kuliah daring melalui email
atau berkunjung langsung ke layanan helpdesk E-learning ITB
 Helpdesk E-learning memberikan pelayanan dengan cara menjawab email yang
masuk mengenai pembuatan mata kuliah daring dan mencatat pelayanan di
dalam laporan E-learning
 Dosen dapat menemukan mata kuliah daring di Learning Management System.
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 6 dari 20

2. Training

a. Pelayanan training internal bagi dosen dan staff ITB

 Dosen dan staff menerima sosialisasi training dari staff layanan pembelajan
 UPT Elearning menerima permintaan akan pelatihan dari tiap fakultas di
lingkungan ITB
 Dosen atau staff menerima layanan training dari UPT elearning

b. Pelayanan training eksternal bagi dosen dan staff non ITB

 Dosen dan staff non ITB menerima sosialisasi dari staff layanan pembelajaran
 UPT Elearning menerima permintaan training eksternal
 UPT Elearning memberikan jawaban jadwal pelaksanaan training/ disesuaikan
dengan permintaan
 Dosen dan staff non ITB menerima layanan training eksternal dari UPT
Elearning

3. PDITT/ SPADA
a. Penawaran pelaksanaan kuliah pada dosen pengampu
 Staff layanan membuat surat penawaran pelaksanaan kuliah daring PDITT
kepada dosen pengampu
 Dosen memberikan konfirmasi ke UPT elearning
 Staff pegembangan platform membuka kelas kuliah daring

b. Penawaran pelaksanaan kuliah ke mitra

 Sekretariat membuat surat penawaran mata kuliah melalui email dan surat
langsung kepada para mitra (PT) PDITT di Indonesia
 UPT elearning menerima registrasi calon mahasiswa
 Helpdesk UPT elearning memasukka mahasiswa ke kelas kuliah daring

c. Registrasi mahasiswa peserta kulilah PDITT/ SPADA

 Pendaftaraan peserta kuliah PDITT/ SPADA dilakukan dengan mengisi form
pendaftaraan secara online melalui situs
http://pditt.kuliah.itb.ac.id/index.php/site/register dan melakukan pengisian form
pendaftaran secara manual.
 Form pendaftaraan secara manual di download melalui situs
http://pditt.kuliah.itb.ac.id/index.php/site/register diisi oleh calon peserta kuliah
PDITT/SPADA, kemudian di sertakan cap dan tanda tangan masing-masing ka.
Prodi untuk menyatakan persetujuan untuk mengikuti kuliah PDITT/ SPADA.
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 7 dari 20

 Mengirimkan form pendaftaran secara fisik ke alamat: Layanan Pembelajaran

Daring UPT e-Learning ITB Gedung Center for Research and Community
Service lantai 3 Institut Teknologi Bandung Jl. Ganesha No.10 Bandung, Jawa
Barat-40132

d. Registrasi mitra peserta kuliah PDITT/ SPADA

 Mahasiswa melakukan pendaftaran kuliah PDITT/ SPADA via online
 Mahasiswa mengirimkan form pendaftaran yang sudah ditandatangani oleh
dekan fakultas perrguruan tinggi mitra
 UPT elearning melakukan verifikasi pendafataran melalui form pendaftaran
yang sudah ditandatangani oleh Dekan fakultas perguruan tinggi mitra
 Mahasiswa terdaftar di kuliah PDITT/ SPADA

e. Pengelolaan course PDITT/ SPADA

 Staff layanan pembelajaran melakukan penyesuaian bahan kuliah
PDITT/SPADA agar sesuai standar
 Staff layanan pembelajaran melakuakan upload bahan kuliah ke website
PDITT ITB
 Mahasiswa mengikuti kuliah daring
 Staff layanan pembelajaran melakukan pelaporan kegiatan perkuliahan/
course
 Staff layanan pembelajaran melakukan koordinasi dengan dosen terkait
perkuliahan yang akan berlangsung
 Dosen menerima laporan kegiatan pembelajaran selama satu semester
berlangsung

f. Pencetakan sertifikat nilai

 Staff layanan pembelajaran meminta laporan kuliah daring dan nilai akhir dari
dosen
 Dosen memberikan laporan kuliah daring dan nilai akhir
 Staff layanan membuat permintaan blanko sertifikat ke Direktorat Pendidikan
ITB
 Staff layanan pembelajaran melakukan pencetakan sertifikat kuliah daring
 Direktur Pendidikan ITB memberikan tanda tangan di sertifikat kuliah daring
 Staff layanan pembelajaran mengirimkan sertifikat kuliah daring ke perguruan
tinggi mitra
 Perguruan tinggi mitra menerima sertifikat
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : LAYANAN PEMBELAJARAN DARING ITB NOMOR : -/-/SOP/2016

REVISI KE :0
BERLAKU TMT : _________ 2016
HALAMAN : 8 dari 20

g. Pelaporan nilai ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi

 Staff layanan pembelajaran melakukan scan sertifikat kuliah daring yang
sudah di tanda tangani direktur pendidikan
 Lapoan nilai akhir dan hasil scan dilaporkan ke Direktorat Pembelajaran dan
Kemahasiswaan Kemenristek Dikti
 Direktorat Belmawa Kemenristek Dikti menerima laporan kuliah daring dari ITB

4. Kerjasama
a. Penerimaan kunjungan dari mitra kerjasama
 Mitra kerjasama mengirimkan surat permohonan ijin kunjungan ke UPT
Elearning
 UPT Elearning menjawab surat permintaan kunjungan
 Mitra kerjasama melakukan kunjungan ke UPT Elearning

b. Pelaksanaan training kepada mitra kerjasama

 Mitra kerjasama melakukan permintaan training kepada UPT Elearning
 UPT Elearning memberikan konfirmasi jadwal pelaksanaan training
 Mitra kerjasama menerima training dari UPT Elearning

c. Pelaksanaan kerjasama
 Mitra kerjasama memberikan penawaran kerjasama
 UPT Elerning menerima penawaran kerjasama dengan mitra
 Mitra mengirimkan surat perjanjian kerjasama dengan UPT elearning
 Kepala UPT elearning memberikan paraf di surat perjanjian kerjasama
 UPT elarning mengirimkan surat perjanjian kerjasama ke kantor WRRIM ITB
 WRRIM memberikan tandatangan di surat perjanjian kerjasama
 UPT elarning mengirimkan surat perjanjian kerjasama ke mitra
 Mitra kerjasama menerima surat perjanjian kerjasama dengan UPT Elearning
 Diagram Alir SOP Layanan Pembelajaran Daring E-learning ITB

1. Blended learning dan kuliah online

a. Registrasi dan aktivasi akun kuliah blended learning dan kuliah online

No Prosedur Divisi Layanan Divisi Mahasiswa

Pengembangan
Platform

1. Staff layanan pembelajaran melakukan pengumpulan

data mahasiswa tahap persiapan bersama (TPB) 1

2. Staff layanan pembelajaran memberikan data mahasiswa

ke staff pengembangan platform 2

3. Staff pengembangan platform menyiapkan layanan

aktivasi akun kuliah online mahasiswa 3

4. Mahasiswa melakukan registrasi dan aktivasi akun kuliah

4

b. Pelaksanaan kegiatan kuliah blended learning dan kuliah online

No Prosedur Divisi Helpdesk Dosen

1. Dosen mengirimkan permohonan membuka (enrollment)

mata kuliah daring melalui email atau berkunjung 1
langsung ke layanan helpdesk E-learning ITB
2. Helpdesk E-learning memberikan pelayanan dengan cara
menjawab email yang masuk mengenai cara membuka ( 2
enrolment) mata kuliah daring dan mencatat pelayanan di
dalam laporan E-learning

3. Dosen dapat membuka (enrollment) mata kuliah daring di

3
Learning Management System.

4. Dosen mengirimkan permohonan pembuatan mata kuliah

daring melalui email atau berkunjung langsung ke layanan 4
helpdesk E-learning ITB

5. Helpdesk E-learning memberikan pelayanan dengan cara

menjawab email yang masuk mengenai pembuatan mata
5
kuliah daring dan mencatat pelayanan di dalam laporan E-
learning

6. Dosen dapat menemukan mata kuliah daring di Learning

6
Management System.
2. Training

a. Pelayanan training internal bagi dosen dan staff ITB

No Prosedur Divisi Layanan Staff/ Dosen

1. Dosen dan staff menerima sosialisasi training dari staff layanan

pembelajaran 1

2. UPT Elearning menerima permintaan akan pelatihan dari tiap fakultas di

lingkungan ITB 2

3. Dosen atau staff menerima layanan training dari UPT elearning

3

b. Pelayanan training eksternal bagi dosen dan staff non ITB

No Prosedur Divisi Layanan Staff/ Dosen non ITB

1. Dosen dan staff non ITB menerima sosialisasi dari staff layanan
pembelajaran 1

2. UPT Elearning menerima permintaan training eksternal

2

3. UPT Elearning memberikan jawaban jadwal pelaksanaan training/

disesuaikan dengan permintaan 3

4. Dosen dan staff non ITB menerima layanan training eksternal dari UPT
Elearning 4
3. PDITT/ SPADA

a. Penawaran pelaksanaan kuliah pada dosen pengampu

No Prosedur Divisi Layanan Divisi Pengembangan Dosen

Platform

1. Staff layanan membuat surat penawaran pelaksanaan

kuliah daring PDITT kepada dosen pengampu 1

2. Dosen memberikan konfirmasi ke UPT elearning

2

3. Staff pegembangan platform membuka kelas kuliah

daring 3

b. Penawaran pelaksanaan kuliah ke mitra

No Prosedur Sekretariat Divisi Layanan Divisi

Pengembangan
Platform

1. Sekretariat membuat surat penawaran mata kuliah

melalui email dan surat langsung kepada para mitra 1
(PT) PDITT di Indonesia
2. UPT elearning menerima registrasi calon mahasiswa
2
 3. Helpdesk UPT elearning memasukka mahasiswa ke
kelas kuliah daring 3

c. Registrasi mahasiswa peserta kulilah PDITT/ SPADA

No Prosedur Divisi Layanan Mahasiswa

1. Pendaftaraan peserta kuliah PDITT/ SPADA dilakukan

dengan mengisi form pendaftaraan secara online melalui
situs http://pditt.kuliah.itb.ac.id/index.php/site/register 1
dan melakukan pengisian form pendaftaran secara
manual.
2. Form pendaftaraan secara manual di download melalui
situs http://pditt.kuliah.itb.ac.id/index.php/site/register
diisi oleh calon peserta kuliah PDITT/SPADA, kemudian 2
di sertakan cap dan tanda tangan masing-masing ka.
Prodi untuk menyatakan persetujuan untuk mengikuti
kuliah PDITT/ SPADA.
3. Mengirimkan form pendaftaran secara fisik ke alamat:
Layanan Pembelajaran Daring UPT e-Learning ITB
Gedung Center for Research and Community Service 3
lantai 3 Institut Teknologi Bandung Jl. Ganesha No.10
Bandung, Jawa Barat-40132

d. Registrasi mahasiswa peserta kulilah PDITT/ SPADA

No Prosedur Divisi Layanan Mahasiswa

1. Mahasiswa melakukan pendaftaran kuliah PDITT/

SPADA via online 1
 2. Mahasiswa mengirimkan form pendaftaran yang sudah
ditandatangani oleh dekan fakultas perrguruan tinggi 2
mitra

3. UPT elearning melakukan verifikasi pendafataran melalui

form pendaftaran yang sudah ditandatangani oleh Dekan 3
fakultas perguruan tinggi mitra

4. Mahasiswa terdaftar di kuliah PDITT/ SPADA

4

e. Pengelolaan course PDITT/ SPADA

No Prosedur Divisi Layanan Dosen Mahasiswa

1. Staff layanan pembelajaran melakukan penyesuaian

bahan kuliah PDITT/SPADA agar sesuai standar 1

2. Staff layanan pembelajaran melakuakan upload bahan

kuliah ke website PDITT ITB 2

3. Mahasiswa mengikuti kuliah daring

3

4. Staff layanan pembelajaran melakukan pelaporan

kegiatan perkuliahan/ course 4

5. Staff layanan pembelajaran melakukan koordinasi

dengan dosen terkait perkuliahan yang akan 5
berlangsung
6. Dosen menerima laporan kegiatan pembelajaran selama
6
satu semester berlangsung
f. Pencetakan sertifikat nilai

No Prodesur Divisi Layanan Dosen Direktur

Pendidikan ITB

1. Staff layanan pembelajaran meminta laporan

kuliah daring dan nilai akhir dari dosen 1

2. Dosen memberikan laporan kuliah daring dan

nilai akhir 2

3. Staff layanan membuat permintaan blanko

sertifikat ke Direktorat Pendidikan ITB 3

4. Staff layanan pembelajaran melakukan

pencetakan sertifikat kuliah daring 4

5. Direktur Pendidikan ITB memberikan tanda

tangan di sertifikat kuliah daring 5

6. Staff layanan pembelajaran mengirimkan

6
sertifikat kuliah daring ke perguruan tinggi mitra

7. Perguruan tinggi mitra menerima sertifikat

7
g. Pelaporan nilai ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi

No Prosedur Staff Layanan Kemenristek DIKTI

1. Staff layanan pembelajaran melakukan scan

sertifikat kuliah daring yang sudah di tanda 1
tangani direktur pendidikan

2. Lapoan nilai akhir dan hasil scan dilaporkan ke

Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan 2
Kemenristek Dikti

3. Direktorat Belmawa Kemenristek Dikti menerima

laporan kuliah daring dari ITB 3
4. Kerjasama

a. Penerimaan kunjungan dari mitra kerjasama

No Prosedur UPT Elearning Mitra PDITT

1 Mitra kerjasama mengirimkan surat permohonan ijin kunjungan ke

UPT Elearning 1

2 UPT Elearning menjawab surat permintaan kunjungan

2

3 Mitra kerjasama melakukan kunjungan ke UPT Elearning

3

b. Pelaksanaan training kepada mitra kerjasama

No Prosedur UPT Elearning Mitra PDITT

1 Mitra kerjasama melakukan permintaan training kepada UPT

Elearning 1

2 UPT Elearning memberikan konfirmasi jadwal pelaksanaan training

2

3 Mitra kerjasama menerima training dari UPT Elearning

3
 c. Pelaksanaan kerjasama

No Prosedur UPT ELearning Mitra PDITT WRRIM ITB

1. Mitra kerjasama memberikan penawaran kerjasama

1

2. UPT Elerning menerima penawaran kerjasama dengan mitra

2

3. Mitra mengirimkan surat perjanjian kerjasama dengan UPT

elearning 3

4 Kepala UPT elearning memberikan paraf di surat perjanjian

kerjasama 4

5. UPT elarning mengirimkan surat perjanjian kerjasama ke kantor

WRRIM ITB 5

6. WRRIM memberikan tandatangan di surat perjanjian kerjasama

6

7. UPT elarning mengirimkan surat perjanjian kerjasama ke mitra

7

8. Mitra kerjasama menerima surat perjanjian kerjasama dengan

UPT Elearning 8