RANGKUMAN PELATIHAN “DOKUMENTASI ISO 45001”

Dokumentasi adalah pembuktian pelaksanaan bahwa system sudah berjalan dengan sebaik-
baiknya.

Dalam ISO 45001 terdapat 10 klausul yang mengatur jalannya system. Yang sering dibahas
dan di gunakan adalah klausul 4 sampai 10. Untuk klausul 1 sampai 3 hanya sekedar
pengenalan saja.

Dalam setiap kalusul harus ada dokumentasi/bukti berupa dokumen/foto/checklist yang

menandakan bahwa klausul dalam system tersebut sudah berjalan. Berikut akan dijelaskan
lebih detilnya.

1. Ruang Lingkup
2. Referensi Baku/Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Konteks Organisasi
4.1. Memahami organisasi dan konteksnya
4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan
4.3. Menentukan lingkup system management K3
4.4. System management K3 dan prosesnya
Dokumentasi yang dibutuhkan untuk kalusul 4.3 berupa internal dan eksternal issue.
Contoh issue internal: yang berasal dari dalam seperti karyawan
Contoh issue eksternal: yang berasal dari luar seperti customer, vendor, pihak ketiga.
Apa saja yang diharapkan pihak ketiga ke perusahaan terkait safety.
Misalnya saat ada tamu ke perusahaan akan diberikan safety induksi.
5. Kepemimpinan
5.1. Kepemimpinan dan komitmen
5.2. Kebijakan K3
5.3. Peran dan tanggung jawab wewenang organisasi
5.4. Konsultasi dan partisipasi pekerja
Dokumentasi yang dibutuhkan untuk klausul 5.2 berupa kebijakan K3 yang ada di
perusahaan dan sudah di tanda tangani oleh management puncak, disosialisasikan ke semua
karyawan serta di pajang di perusahaan.
Sedangkan untuk dokumentasi klausul 5.3 berupa penjabaran yang dituliskan di job desc
terkait peran dan tanggung jawab karyawan (supervisor, manager, staff) terkait K3 yang
berbeda-beda setiap orangnya tergantung jobdesc masing-masing.
6. Perencanaan
6.1. Tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang
6.1.1. Peluang dan resiko K3
6.1.2. Identifikasi bahaya dan penilaian resiko dan peluang
6.1.3. Menentukan peraturan legal dan lainnya
6.1.4. Rencana tindakan
Klausul 6.1.1 diperlukan dokumen dari peluang dan resiko K3 yang ada di setiap
departemen. Sedangkan untuk klausul 6.1.2 diperlukan dokumen HIRA DC di setiap
departemen.
Untuk klausul 6.1.3 dilengkapi dengan dokumen berupa list hokum/legal yang merangkum
seluruh peraturan perundang-undangan yang terkait dengan K3.

6.2. Sasaran K3 dan perencanaan untuk mencapai sasaran

6.2.1. Sasaran K3
6.2.2. Perencanaan pencapaian sasaran K3
Untuk klausul 6.2.2 diperlukan dokumen berupa laporan sasaran mutu yang mencakup
perencanaan dan pencapaian sasaran K3.
7. Support
7.1. Sumber daya
7.2. Kompetensi
7.3. Kepedulian
7.4. Komunikasi
7.5. Informasi terdokumentasi
7.5.1. Umum
7.5.2. Membuat dan mengupdate dokumen
7.5.3. Control informasi terdokumentasi
Kalusul 7.2 tidak terlalu wajib ada dokumentasi. Namun jika ingin memberikan dokumentasi,
klausul 7.2 bisa berupa sertifikat keahlian. Seperti karyawan dari departemen HSE yang
memiliki sertifikat Ahli K3 Umum.
Untuk klausul 7.4 harus ada dokumentasi berupa minute meeting, daftar hadir dan agenda
briefing dalam meeting rutin terkait K3.
8. Operasi
8.1. Perencanaan dan pengendalian operasi
8.1.1. Umum (Operasional Control)
8.1.2. Menghilangkan bahaya dan mengurangi resiko K3
8.1.3. Management perubahan
 8.2. Kesiapsiagaan dan tanggap darurat
Untuk klausul 8.1.1 wajib ada dokumentasi. Berupa instruksi kerja. Di dalam IK kita dapat
memberikan arahan kepada orang terkait untuk mematikan orang tersebut bekerja sudah
sesuai dengan control. Misalnya, di IK dituliskan untuk karyawan yang bekerja di area mesin
untuk selalu menggunakan sarung tangan dan sepatu safety.
Untuk klausul 8.2 dilengkapi dengan dokumentasi berupa prosedur tanggap darurat.

9. Performance evaluation
9.1. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
9.1.1. Umum
9.1.2. Evaluasi kepatuhan pada peraturan dan perundang-undangan
9.2. Audit Internal
9.2.1. Umum
9.2.2. Program internal audit
9.3. Management review
Untuk klausul 9.1.2 dilengkapi dengan dokumen berupa list peraturan perundang-undangan
dan bagaimana ketaatan perusahaan terhadap peraturan tersebut. Misalnya PP terkait
vaksinasi covid 19 maka ketaaatan perusahaan berupa memo yang mewajibkan karyawan
untuk mendapat vaksinasi dosis lengkap.
Untuk klausul 9.2 dilengkapi dengan dokumen terkait internal audit berupa surat undangan
internal audit, checklist audit, opening dan closing meeting serta list finding audit beserta
dengan follow up finding audit.
Untuk klausul 9.3 juga dilengkapi dengan dokumen terkait management review yang
biasanya dilakukan setahun sekali. Dokumennya berupa surat undangan management
review, daftar hadir, bahan presentasi tiap departemen dan minutes of meeting.
10. Improvement
10.1. Umum
10.2. Insiden, ketidaksesuaian dan tindakan korektif
10.3. Peningkatan berkelanjutan
Untuk klausul 10.2 dilengkapi dengan dokumen insiden report.