Internal Auditor

Sistem Manajemen
Keselamatan Kerja
smk 3 – ohsas 18001
Definisi audit
Proses yang sistematis, independen, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif sampai sejauh mana
kriteria audit dipenuhi (iso 19011:3, def 3.2)
Pemeriksaan secara sistematis & independen terhadap
pemenuhan kriteria yang telah ditetapkan untuk
mengukur suatu hasil kegiatan yang telah
direncanakan & dilaksanakan dalam penerapan smk3
di perusahaan (PP no 50:2012)
Audit evidence: records, statement of facts or other
information which are relevant to the audit criteria
and verifiable (iso 19011, 3.3)
Audit criteria: set of policies, procedures or
requirements used as reference againts which audit
evidence is compared (iso 19011, 3.2)
Elemen sistem manajemen k3
Smk 3:2012
 1.Penetapan kebijakan k3
 2.Perencanaan k3
 3.Pelaksanaan rencana k3
 4.Pemantauan & evaluasi
kinerja k3
 5.Peninjauan & peningkatan
kinerja k3
Ohsas 18001:2007
 4.2 oh & s policy
 4.3 planning
 4.4 implementation &
operation
 4.5 checking & corrective
action
 4.6 management review
Kebijakan/policy
Smk 3: 2012
 A. kebijakan k3
 Berdasarkan tinjauan awal k3 yang
meliputi identifikasi potensi bahaya,
penilaian dan pengendalian risiko
 Disahkan oleh pucuk pimpinan
perusahaan
 Menyatakan tujuan & sasaran k3
 Dijelaskan & disebarkan ke seluruh
pekerja
 Terdokumentasi & terpelihara dengan
baik
 Bersifat dinamik
 Ditinjau ulang secara berkala
Ohsas 18001: 2007
 4.2 kebijakan k3
 Sesuai dengan sifat & skala risiko k3
 Komitmen untuk mencegah
kecelakaan kerja & perbaikan
berkelanjutan
 Komitmen mematuhi peraturan k3
dan persyaratan lain
 Didokumentasikan, diterapkan &
dipelihara
 Dikomunikasikan keseluruh
karyawan
 Tersedia untuk pihak2 terkait
 Direview secara periodik
Point-point audit
Apakah top mgt mendefinisikan kebijakan k3?
Apakah kebijakan tsb mempunyai hubungan dengan:
-Tujuan perusahaan
-Bahaya & risiko aktifitas
Apakah perusahaan mempunyai komitmen untuk memenuhi
peraturan perundangan & persyaratan lain?
Bagaimana perusahaan mengkomunikasikan kepada seluruh
karyawan?
Tersedia untuk umum?
Ada alur audit dari kebijakan – bahaya/risiko penting-tujuan
& sasaran - program
Identifikasi bahaya, penilaian risiko
&penetapan pengendalian
Smk3: 2012 Ohsas 18001:2007
 Identifikasi bahaya, penilaian  4.3.1 Identifikasi bahaya &
dan pengendalian risiko pengendalian risiko dg
dilakukan terhadap: memperhatikan:
 Mesin-mesin  Aktivitas rutin/non rutin
 Alat kerja  Aktivitas seluruh karyawan
 Bahan-bahan termasuk kontraktor &
 Lingkungan kerja pengunjung
 Sifat pekerjaan  Infrastruktur, peralatan dan
 Cara kerja material di tempat kerja
 Proses produksi  Pengurangan risiko sesuai
 dsb dengan hierarki kontrol
Point-point audit
Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi bahaya
dan menilai risiko?
Apakah kondisi rutin/non rutin, aktivitas subcon &
tamu telah dipertimbangkan?
Apakah proses evaluasi dampak risiko secara
konsisten dilakukan?
 ambil contoh dan cek di lapangan
Persyaratan perundangan &
persyaratan lainnya
Smk3 : 2012 Ohsas 18001:2007
 Peraturan perundang-  4.3.2 persyaratan
undangan dan persyaratan perundangan & persyaratan
lainnya harus: lainnya
 Ditetapkan, dipelihara,  Perusahaan harus
diinventarisasi dan mengidentifikasi persyaratan
diidentifikasi oleh perundangan dan persyaratan
perusahaan lainnya
 Disosialisasikan kepada  di up-date
seluruh karyawan  Dikomunikasikan ke seluruh
karyawan dan pihak lain yang
terkait
Point –point audit
Apakah ada prosedur untuk mengidentifikasi dan
mengakses peraturan secara teratur?
Apakah ada persyaratan lain yang relevan?
Apakah daftar peraturan/perundangan diupdate dan
dikomunikasikan kepada semua karyawan,
pengunjung & subcont?
Bagaimana perusahaan memastikan peraturan
perundangan dan persyaratan lainnya yang relevan
digunakan dalam mengidentifikasi bahaya risiko k3?
Tujuan & program
Smk3: 2012
 Tujuan & sasaran yang telah
ditetapkan ditinjau ulang
secara teratur
 Tujuan & sasaran harus dapat
diukur, ada satuan
pengukurannya, dan
memiliki sasaran pencapaian
 Dikonsultasikan dengan
wakil pekerja, ahli k3, p2k3
dan pihak2 lain yg terkait
4.3.3 tujuan & program
 Perusahaan harus
menetapkan, menerapkan,
dan mendokumentasikan
tujuan & program pd semua
level dan fungsi yang relevan
 tujuan harus dapat diukur
dan konsisten dengan
kebijakan K3 termasuk
komitmennya untuk
mencegah kecelakaan & pak
Point-point audit
Apakah terdapat tujuan & program pada semua level
dan fungsi yang berhubungan di perusahaan?
Apakah tujuan tsb konsisten dengan kebijakan
perusahaan?
Apakah tujuan tsb bisa diukur & dapat dicapai?
Apakah program untuk mencapai tujuan tsb sudah
dibuat? Bgmn pencapaiannya?
Apakah pencapaiannya direview?
Apakah ada penugasan tanggung jawab secara jelas
untuk melaksanakan program tsb?
Tanggung jawab & wewenang
Smk3: 2012 Ohsas 18001:2007 4.4.1
 Menyediakan sumber daya  Memastikan tersedianya
manusia yang mempunyai sumber daya untuk
kualifikasi menerapkan, memelihara
 Menyediakan prasarana dan dan memperbaiki k3 &smk3
sarana yang memadai  Menentukan peran,
 Menunjuk, mengalokasikan tanggung
mendokumentasikan dan jawab & akuntabilitas serta
mengkomunikasikan mendelegasikan wewenang
tanggung jawab & tanggung  Didokumentasikan &
gugat dikomunikasikan
Point-point audit
Bagaimana perusahaan memperlihatkan bw tg jawab
tertinggi bagi sistem manajemen k3 terletak pd mgt
itu sendiri?
Bagaimana memastikan tersedianya sumber daya bagi
pembentukan, pemeliharaan dan perbaikan sistem
mgt k3?
Kompetensi, pelatihan & kepedulian
Smk3:2012 Ohsas 18001:2007
 Pelatihan & kompetensi kerja  Memastikan bw karyawan
dilakukan dengan melakukan yang bekerja sudah kompeten
pengidentifikasian & berdasarkan pendidikan,
pendokumentasian standar training atau pengalaman
kompetensi kerja  Melakukan identifikasi
kebutuhan pelatihan
Poit-point audit
Bagaimana memastikan bahwa semua karyawan
sudah kompeten untuk melakukan pekerjaannya?
Bagaimana mengidentifikasi kebutuhan pelatihan?
Apakah sudah dilakukan evaluasi terhadap hasil
training?
Apakah file2 kompetensi dan training records
disimpan?
Apakah sudah ada prosedur training?
Komunikasi, partisipasi & konsultasi
Smk3: 2012 Ohsas 18001:2007 4.4.3
 Perusahaan harus  Perlunya dibuat, diterapkan
mempunyai prosedur untuk dan diupdate prosedur untuk:
memantau &  Komunikasi internal antara
mengkomunikasikan setiap setiap level & bagian,
perubahan tanggung jawab & komunikasi dengan subcont
tanggung gugat & visitor, serta komunikasi
 Melakukan konsultasi, eksternal
motivasi & kesadaran dg  Partisipasi & konsultasi
melibatkan pekerja maupun dengan karyawan dan pihak
pihak lain yang terkait kontraktor
Poin audit
Apakah terdapat prosedur untuk partisipasi,
komunikasi & konsultasi?
Bagaimana komunikasi dengan internal dilakukan?
Bagaimana komunikasi dengan eksternal dilakukan?
 apakah ada partisipasi karyawan dalam pembuatan
hirarc & penyelidikan kecelakaan kerja?
Apakah dilakukan konsultasi dengan kontraktor bila
ada perubahan yang akan mempengaruhi k3?
dokumentasi
Smk3 2012 Ohsas 18001:2007 4.4.4
 Menyatukan kebijakan,  Dokumentasi dalam
tujuan & sasaran manajemen k3 mencakup:
 Menguraikan sarana  Kebijakan & objectives
pencapaian tujuan  Scope
 Mendokumentasikan  Bagian utama dalam sistem
peranan, tanggung jawab & manajemen k3 & interaksinya
prosedur  Termasuk records yang
disyaratkan & diperlukan oleh
perusahaan untuk
memastikan keefektifan mgt
k3
Point audit
Apakah dokumentasi yang dilakukan mencakup hal-
hal yang disyaratkan oleh sistem mgt k3?
Kontrol dokumen
Smk3:2012
 Dokumen dapat
diidentifikasi
 ditinjau ulang secara berkala
 Sebelum diterbitkan harus
terlebih dahulu disetujui
 Dokumen versi terbaru harus
tersedia di tempat kerja
 Dokumen yang sudah usang
disingkirkan
Ohsas 18001:2007 4.4.5
 Approval dokumen sebelum
diissue
 Review & update dokumen
 Memastikan bahwa
perubahan & revisi dokumen
diidentifikasi
 Tersedia di tempat yang
dibutuhkan
 Mencegah penggunaan
dokumen yang sudah usang
Point audit
Apakah ada prosedur untuk pengendalian dokumen?
Bagaiman mekanisme untuk meng-approve,
mereview dan mengupdate dokumen?
Bagaiman mekanis me untuk mengidentifikasi
perubahan & revisi dr dokumen?
Bagaimana cara mengontrol dokumen2 yang
kadaluwarsa?
Pengendalian operasional
Smk3:2012
 Tindakan pengendalian
dilakukan terhadap:
 Kegiatan-kegiatan produksi
 Penyerahan sebagian
pekerjaan/ subcont
 Pembelian/pengadaan
barang & jasa
 Produk akhir
Ohsas 18007:2007 4.4.6
 Aktivitas2 yang perlu
dikendalikan:
 kegiatan produksi
 pembelian barang, peralatan
dan jasa
 Kontraktor & visitor
Audit point
Bagaimana operasi2 yang terkait dengan bahaya
diidentifikasikan?
Apakah pengendalian operasional telah dilakukan
untuk aktivitas2 yang berhubungan dengan kegiatan
produksi?
Apakah telah dilakukan kontrol untuk barang,
peralatan dan jasa?
Bagaiman kontrol yang dilakukan terhadap kontraktor
dan visitor yang datang ke tempat kerja?
Kesiapsiagaan tanggap darurat
Smk3: 2012
 Perusahaan harus memiliki
prosedur untuk menghadapi
keadaan darurat yang
meliputi:
 Penyediaan personil &
fasilitas p3k
 Proses perawatan lanjutan
Ohsas 18001:2007 4.4.7
 Perusahaan harus
menetapkan, menerapkan
dan memaintain prosedur
untuk:
 Mengidentifikasi potensi
keadaan darurat
 Merespon situasi keadaan
darurat tsb
Point audit
Apakah terdapat prosedur untuk menghadapi
keadaan darurat?
Bagaimana situasi keadaan darurat tsb diidentifikasi?
Apa respon yang disiapkan untuk menghadapi
keadaan darurat tsb?
Pemantauan & pengukuran kinerja
Smk3 2012
 Personil yang terlibat harus
mempunyai keahlian
 Catatan pemeriksaan
dipelihara
 Peralatan & metode harus
memadai
 Tindakan perbaikan
 Penyelidikan yang memadai
untuk menemukan penyebab
 Hasil temuan dianalisis &
ditinjau ulang
Ohsas 18001:2007 4.5.1
 Memantau & mengukur kinerja
k3 secara reguler
 Pengukuran secara kualitatif &
kuantitatif
 Memantau pencapaian
objectives
 Memantau efektivitas
pengendalian (health & safety)
 Pengukuran proaktif & reaktif
 Record data & hasil pengukuran
 Kalibrasi alat ukur
Point audit
Apakah terdapat prosedur untuk memantau &
mengukur kinerja?
Bagaimana memantau tujuan k3 perusahaan?
Bagaimana memantau efektivitas pengendalian
terhadap kesehatan & keselamatan kerja?
Apakah ada prosedur kalibrasi? Apakah dijalankan?
Apakah hasil pemantauan & pengukuran direcord?
Evaluasi kepatuhan

Ohsas 18001:2007 4.5.2

 Membuat prosedur untuk
mengevaluasi kepatuhan
terhadap peraturan
perundangan
 Mengevaluasi kepatuhan thd
peraturan lainnya
 Recordnya disimpan
Point audit
Apakah sudah dibuat prosedur kepatuhan?
Apakah dievaluasi pemenuhan kepatuhannya
terhadap peraturan perundangan yang terkait?
Apakah direcords?
Penyelidikan kecelakaan kerja, ketidaksesuaian,
tindakan perbaikan & pencegahan
Ohsas 18001:2007 4.5.3.1
 Membuat & menerapkan prosedur untuk:
 Menentukan faktor penyebab kecelakaan kerja
 Mengidentifikasi perlunya tindakan perbaikan
 Mengidentifikasi peluang untuk tindakan
pencegahan & perbaikan berkelanjutan
 Mengkomunikasikan hasil penyelidikan tsb
Penyelidikan kecelakaan kerja, ketidaksesuaian,
tindakan perbaikan & pencegahan
Ohsas 18001:2007 4.5.3.2
 Membuat & menerapkan prosedur untuk:
 Mengidentifikasi & memperbaiki
ketidaksesuaian serta melakukan tindakan
untuk memitigasi dampaknya
 Menyelidiki ketidaksesuaian, menentukan
penyebabnya dan melakukan tindakan agar
tidak terulang kembali
 Mencatat dan menginformasikan hasil tindakan
perbaikan & pencegahan tsb
Point audit
Apakah sudah dibuatkan prosedurnya?
Siapa yang bertugas untuk mengidentifikasi dan
melakukan perbaikan untuk ketidaksesuaian yang
ditemukan?
Apakah dilakukan investigasi untuk menentukan
penyebab dari ketidakasesuaian?
Apakah sudah dilakukan tindakan pencegahan?
Pengendalian catatan
OHSAS 18001:2007 4.5.4
 Identifikasi
 Penyimpanan
 Perlindungan
 Pengambilan
 Retention/masa simpan
 Pembuangan
Point audit
Apakah sudah ada prosedur untuk pengendalian
catatan?
Apakah prosedur tsb mencakup untuk:
Identifikasi record
Penyimpanan
Perlindungan
Pengambilan
Retention/masa simpan
pembuangan
Internal audit
Smk3 2012
 Dilakukan secara berkala
 Untuk mengetahui kefektifan
penerapan smk3
 Sistematik & independen
 Digunakan dalam proses tin
jauan mgt
Ohsas 18001:2007 4.5.5
 Memastikan bahwa internal
audit dilaksanakan secara
periodik untuk:
 Menentukan apakah sistem
manajemen k3 telah sesuai
dengan persyaratan,
diterapkan, dan efektif
 Memberikan hasil audit
kepada mgt
Point audit
Adakah program & prosedur untuk secara periodik
melakukan internal audit?
Apakah audit ini memastikan bahwa sistem mgt tsb:
Sudah sesuai dg persyaratan
Dijalankan dan dimaintain dg baik
efektif
Management review
Smk3 2012
 Dilakukan secara berkala
untuk menjamin kesesuaian
& kefektifan penerapan smk3
 Meliputi:
-Evaluasi kebijakan k3
-Tujuan, sasaran & kinerja k3
-Hasil temuan audit
-Evaluasi efektifitas
penerapan k3 & kebutuhan
untuk pengembangan
Ohsas 18001:2007 4.6
 Dilakukan secara periodik
untuk memastikan
kecocokan, kecukupan dan
efektivitasnya.
 Review mencakup juga
kemungkinan untuk
perbaikan dan perubahan
sistem mgt k3, termasuk
kebijakan & tujuannya
Point audit
Apakah top mgt secara periodik mereview sistem mgt
k3 untuk memastikan kesesuaian, kelayakan dan
efektivitasnya?
Apakah review yg dilakukan tsb mencakup juga
peluang untuk perbaikan sistem mgt k3? Kebijakan
k3? Serta tujuan k3?
Observation are simply pointed out by the auditor as areas
being in compliance but very close to becoming a
nonconformance or that given additional evidence could
transform into a nonconformance. Observations can be
looked as “accidents waiting to happen”.
Non-conformances are areas where the organization’s quality
management system does not comply with one of the
requirements of the standard or where the organization failed
to show evidence of compliance.
Opportunities for improvement are areas that are not
necessarily wrong or not meeting the requirements of the
standard. Unlike observations, opportunities for improvement
are not accidents waiting to happen but rather these are
practices that have been implemented poorly and either do
not add value or consist of several non value added steps.
Major non-conformances
Are those findings where an element of the ISO
standard has not been met or where there is a
significant breakdown in the quality management
system. A group of Minor NCNs in the same specific
area of the standard may also be elevated to major.
Minor NCNs that have not been properly addressed
after a whole audit cycle may also be elevated to major.
Minor nonconformities are those where there is a
minor lapse on the quality management system and
where basically it is evident that the system or
requirement has been established and for the most
part are implemented correctly.