No.

Dokumen :
PROSEDUR (PSD) No. Revisi :
Tgl. Terbit :
Halaman :
RESEACH / MAKLOON & TRIAL Status Dokumen

PRODUK

1. TUJUAN
Tujuan prosedur ini bertujuan untuk mengatur rangkaian proses permintaan trial produk baru atau
modifikasi produk lama
2. RUANG LINGKUP
Departemen Sales/Marketing, Spv Produksi / SCM, Purchasing, Teknik, QC, RND, Accounting,
Direksi

3. REFERENSI

4. DEFINISI
4.1 Produk Baru adalah barang yang dikembangkan oleh perusahaan atas dasar permintaan customer
atau hasil riset
4.2 Trial adalah kegiatan penelitian untuk pembuatan produk baru
4.3 HPP adalah harga pokok penjualan

Dibuat Oleh : Diketahui Oleh : Disetujui Oleh :

Nama
Jabatan Direktur
Tanggal
Tandatangan
 No. Dokumen :
PROSEDUR (PSD) No. Revisi :
Tgl. Terbit :
Halaman :
RESEACH / MAKLOON & TRIAL Status Dokumen

PRODUK

5. DIAGRAM ALIR

Order Makloon Marketing check Kirim Form &

(Customer) form & sampel Sampel ke SCM
Isi Form Makloon &
Sampel Produk

Uji Stabilitas Product Research Product Kirim ke

menentukan rasa R&D

Kirim Sampel ke
TIDAK
Sesuai standar Tidak standar Customer

Revisi TIDAK
OK (Free 2/3x)

Forecast Harga
Renegosiasi
Product OK

OK

Perjanjian
Makloon

BPOM Check Merek

Reject
OK

Daftar Merek Alternatif/revisi

Order

Produksi & Sales

 No. Dokumen :
PROSEDUR (PSD) No. Revisi :
Tgl. Terbit :
Halaman :
RESEACH / MAKLOON & TRIAL Status Dokumen

PRODUK

6. URAIAN PROSEDUR
6.1. Bagian Sales Marketing /Admin Marketing menerima permintaan dari customer untuk membuat
produk baru (makloon) yang spesifikasinya ditentukan customer. Marketing memberikan
informasi mengenai tata urutan, proses dan prosedur makloon, serta meminta dokumen syarat
yang harus dipenuhi untuk melakukan makloon dan syarat pemenuhan dokumen legalitas produk
nantinya, seperti :
a. Copy Akta Pendirian Perusahaan & perubahan
b. Copy KTP
c. Copy dokumen perijinan (NIB, Izin Operasional, dst)
d. dll yang diperlukan.

6.2 Marketing atau Admin Marketing mencetak Form Aplikasi Makloon dan diserahkan kepada
Customer untuk diisi dan meminta sampel produk sejenis kepada customer (bila ada);

6.3 Marketing atau Admin Marketing menyampaikan Form Makloon/pengujian produk ke

SCM/Supervisor Produksi untuk disampaikan ke R&D berikut sampel produk yang diinginkan.
Setiap permintaan makloon dari customer yang diterima SCM, maka form dicopy dan
memasukkan permintaan ke dalam list request makloon sebagai reminder dan mengetahui
progress kerja R&D;

6.4 Khusus untuk trial produk varian baru, admin marketing dapat langsung membuat permintaan
sampel atas varian baru yang dibuat oleh R&D. Tanpa melalui SCM terlebih dulu, maka admin
marketing dapat langsung meminta kepada R&D menggunakan Form Permintaan Sampel (tanpa
Form Makloon);

6.5 SCM/Supervisor Produksi yang menerima form berikut sampel produk sejenis, mendata dan
mengarsip permintaan tersebut. Selanjutnya mengadakan pertemuan dengan beberapa divisi
terkait, seperti R&D, QC, PPIC, Purchasing, Teknik, Direksi terkait permintaan maklon tersebut
guna membahas hal teknis yang ada disesuaikan dengan kemampuan produksi;

6.6 Apabila disepakati maklon dapat dikerjakan, maka SCM/Supervisor Produksi menyerahkan copy
form dan sampel produk kepada R&D berikut Surat Perintah Kerja ( SPK ) untuk melakukan
research produk;

6.7 Setelah mendapat spesifikasi lengkap produk, divisi R&D melakukan research formulasi untuk
membuat produk tersebut, kemudian mencatatnya pada Form Record Research, apakah sesuai
atau tidak dengan standar yang ditetapkan oleh R&D dan menjadi acuan produk. Jika masih belum
sesuai, maka pada form diberikan catatan diperbaiki dilakukan research kembali. Namun apabila
uji stabilitas sudah sesuai, maka perlu dicatat dalam Form Record Research untuk diproses
selanjutnya yakni pengujian oleh customer;

6.8 Sample produk yang dirasa telah sesuai, selanjutnya oleh R&D diberikan ke admin marketing
untuk dipersiapkan dikirim ke customer disertai dengan Form Uji Sampel. Admin marketing
menindaklanjuti dengan meminta bantuan Logistik untuk dijadwalkan dan dilakukan pengiriman
sampel ke Customer, disertai dengan surat jalan yang dibuat oleh Admin Marketing. Sampel
produk yang telah diserahkan ke customer, maka Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh
Customer harus dikembalikan kepada Admin Marketing. Selanjutnya dicopy dan diserahkan
kepada SCM untuk dapat diarsip guna melakukan update progress Makloon yang berjalan;
6.9 Sampel produk yang diserahkan kepada customer, maka customer harus mengisi Form Uji
Sampel untuk memberikan penilaian atas sampel produk, apakah sudah sesuai dengan yang
 No. Dokumen :
PROSEDUR (PSD) No. Revisi :
Tgl. Terbit :
Halaman :
RESEACH / MAKLOON & TRIAL Status Dokumen

PRODUK

diharapkan ataukah masih adanya kekurangan/catatan yang harus diperbaiki? Sampel Produk yang
memperoleh revisi dari Customer, akan diserahkan kembali oleh Admin Marketing kepada R&D
melalui SCM. Seluruh catatan dituliskan dalam Form Uji Sampel yang diterima, dan diserahkan
kembali kepada Admin Marketing untuk diserahkan ke SCM/Supervisor Produksi dan diteruskan
kepada divisi R&D guna perbaikan dengan Surat Perintah Kerja (SPK). Namun apabila sampel
produk sudah sesuai, maka customer harus menandatangani Form Approval untuk selanjutnya
diserahkan kembali kepada Admin Marketing sebagai bahan tindak lanjut kepada SCM dan
diteruskan ke R&D;
Note : Apabila customer tidak menulis di Form Approval ( hanya info melalui WA/telp, lisan ) ke
Marketing/ Admin Marketing, maka Marketing/ Admin Marketing wajib mencatat ke Form
Approval dan disertakan bukti info dari Customer atau dimintakan tandatangan ke customer.

6.10 Hasil riset yang telah memperoleh approval dari customer, maka akan dilakukan pencatatan
(dokumentasi) oleh R&D di dalam Form Standar Produk dengan sebagian acuan dari Form
Record Research, dan memberikan copy Form Record Research yang sudah di ttd oleh Direksi
ke bagian Accounting untuk penghitungan HPP dengan menggunakan Form HPP sebagai dasar
penentuan harga jual ke customer (mengacu kepada SOP HPP);

6.11 Harga jual yang telah ditentukan dan disetujui Direksi, disampaikan kepada Accounting yang akan
diinformasikan kepada Customer melalui Admin Marketing dengan mengirimkan surat penawaran
harga untuk memperoleh persetujuan Customer. Apabila harga belum disetujui, maka dapat
langsung melakukan negosiasi melalui Admin Marketing untuk disampaikan kepada Accounting
dan Direksi guna dilakukan penghitungan kembali. Namun apabila harga telah disetujui, maka
Admin Marketing menginformasikan melalui Internal Memo disertakan bukti approve Customer
kepada Accounting dan Direksi cc SCM, selanjutnya Admin Marketing melalui Form
Permintaan Pembuatan Draft Perjanjian kepada Legal dan untuk dapat dilakukan proses
selanjutnya, yakni pembuatan Perjanjian Makloon antara Customer dengan SFH oleh legal;

6.12 Perjanjian Makloon yang sudah siap, diserahkan kembali kepada Admin Marketing untuk
dimintakan tandatangan kepada Customer. Apabila sudah ditandatangani maka Perjanjian
Makloon diminta kembali oleh Admin Marketing untuk diserahkan kepada Divisi Legal guna
ditandatangani Direksi. Salah satu rangkap akan dikembalikan kepada Customer melalui Admin
Marketing. Namun apabila masih ada pertanyaan/revisi, maka Admin Marketing dapat
menghubungkan langsung antara Customer dengan Divisi Legal untuk berkomunikasi terkait
perjanjian;

6.13 Customer yang telah menyetujui harga jual dari SFH, maka selanjutnya melakukan
penandatanganan perjanjian makloon sebagai dasar kerjasama makloon, termasuk kesepakatan
pilihan jasa yang diberikan, kemasan, volume, proses pengurusan BPOM dan Merek hingga biaya
yang ditimbulkan. Biaya untuk proses pendaftaran merek (bila dimiliki oleh Customer maka akan
dibebankan kepada customer), dan biaya pengujian produk serta BPOM juga menjadi beban
customer;

6.14 Customer setelah menandatangani Perjanjian Makloon, harus melakukan pembayaran Deposit
berdasarkan kesepakatan dalam Perjanjian Makloon, sebelum pengurusan dokumen legalitas
produk seperti ; Merek, Uji Lab, BPOM, Halal, dll sesuai ketentuan peraturan yang berlaku
6.15 Divisi Legal yang meng handle mengenai perjanjian dan merek, melakukan pengecekan nama
merek ke instansi terkait. Apabila dirasa tidak dapat didaftarkan maka akan disampaikan kepada
Customer langsung oleh Divisi Legal untuk dapat mencari alternative nama merek yang lain.
Namun apabila dapat diajukan, maka selanjutnya dilakukan pendaftaran merek sesuai dengan
 No. Dokumen :
PROSEDUR (PSD) No. Revisi :
Tgl. Terbit :
Halaman :
RESEACH / MAKLOON & TRIAL Status Dokumen

PRODUK

ketentuan yang berlaku;

6.16 Sebelum dilakukan produksi (pra produksi), guna memastikan seluruh persiapan telah berjalan,
maka perlu dilakukan koordinasi pra produksi oleh seluruh divisi terkait ( Direksi, SCM, R&D,
QC, PPIC, Produksi, Purchasing, Accounting, Marketing, Teknik ) termasuk progress pengurusan
dokumen legalitas produk (merek, uji lab, BPOM, Halal, dll) oleh divisi legal;

6.17 Customer baru dapat melakukan order setelah penandatanganan perjanjian antara SFH dengan
Customer dan Tanda Terima Registrasi Merek diterima dan Ijin Edar BPOM terbit;

6.18 Setelah seluruh Perjanjian disepakati dan dokumen terkait BPOM serta merek dirasa sesuai, maka
sebelum diproses produksi, perlu dilakukan Pre Production Meeting departemen atau divisi terkait
diantaranya : Direksi, SCM, R&D, QC, PPIC, Produksi, Pembelian, Accounting, Marketing dan
Teknisi, agar dapat dipersiapkan sebelum produksi.

7. DOKUMEN TERKAIT
7.1. Form Maklon
7.2. Form Uji Sampel
7.3. Form Approval
7.4. Form HPP
7.5. Form Record Research
7.6. Form Standar Produk
7.7. Surat Penawaran Harga
7.8. Surat Perintah Kerja ( SPK )