LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021

LAPORAN
MAGANG KEARSIPAN

NAMA :………………………………..
NIM : ……………………………….

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS INTERNASIONAL

JURUSAN AGRIBISNIS
POLITEKNIK PERTANIAN NEGERI PANGKAJENE KEPULAUAN
TAHUN 2021
 LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021
HALAMAN PENGESAHAN

PROGRAM MAGANG KEARSIPAN

DI ……………………………………

Oleh :
Nama : ………………………………
NIM : ………………………………

Laporan ini telah diperiksa dan disetujui Oleh :

Menyetujui :
Program Studi Administrasi Bisnis Internasional Kordinator Magang Kearsipan
Ketua,

Wiwiek Hidayati, SE., M.Si Mutmainna, SP., M.Si

NIP. 197805162003122002 NIP. 197401302006042001
 LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021
KATA PENGANTAR

Program Magang Kearsipan di Program Studi Administrasi Bisnis Internasional merupakan salah satu
program pengenalan mahasiswa pada kegiatan kearsipan dan administrasi di perkantoran. Kegiatan
Magang Kearsipan dilaksanakan pada Semester VIII yang dilakukan di Kantor Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi dan Kabupaten yang ada di Sulawesi Selatan atau Perusahaan yang memiliki
Administrasi Kearsipan yang lengkap. Laporan Magang Kearsipan ini dibuat untuk menjamin
terselenggaranya proses pembimbingan dan pembelajaran yang berkualitas bagi mahasiswa Program
Sarjana Terapan Administrasi Bisnis Internasional Politeknik Pertanian Negeri Pangkajene Kepulauan.
Laporan Magang Kearsipan Program Sarjana Terapan diberikan kepada mahasiswa Program Studi
Administrasi Bisnis Internasional sejak mahasiswa memperoleh Pembekalan untuk kegiatan magang yang
dapat dimulai pada awal semester VIII (8). Laporan Magang Kearsipan Program Sarjana Terapan harus
selalu dibawa dan diisi oleh mahasiswa saat melakukan Magang Kearsipan di Kantor Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi dan Kabupaten yang ada di Sulawesi Selatan atau Perusahaan yang memiliki
Administrasi Kearsipan yang lengkap, tempat mahasiswa melakukan Magang Kearsipan dan diserahkan
kembali kepada Program Studi pada saat mengajukan Ujian Magang Kearsipan.
Semoga Laporan Magang Kearsipan Mahasiswa Program Sarjana Terapan ini dapat bermanfaat
bagi mahasiswa, dosen dan pengelola program studi serta pihak-pihak lain yang berkepentingan. Pimpinan
Program Studi menyampaikan penghargaan dan terima kasih.

Pangkep, Juli 2019

Ketua Program Studi,

Wiwiek Hidayati, SE., M.Si

NIP. 19780516 200312 2 002
 LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021
DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN SAMPUL........................................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN............................................................................................. ii
KATA PENGANTAR......................................................................................................... iii
DAFTAR ISI....................................................................................................................... iv
PELAKSANAAN MAGANG KEARSIPAN................................................................... 5
A. Deskripsi Kerja …………………………………………………………… 5
B. Pelaksanaan Pekerjaan ……………………………………………………. 5
C. Kendala Yang Dihadapi …………………………………………………… 6
D. Cara Mengatasi Kendala / Masalah………………………………………... 6
 LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021
PELAKSANAAN MAGANG KEARSIPAN

A. DESKRIPSI KERJA

1. Kegiatan : 1. Pemindahan Bidang

2. Melakukan Pencatatan Arsip Inaktif Surat Masuk Dan Keluar
3. Melakukan Konversi Arsip Inaktif Izin Usaha (Word ke PDF)
Hari / Tanggal : 13 - 16 Desember 2021
2. Tujuan dan Manfaat Kegiatan
a. Tujuan : 1. - Untuk Mengetahui Jumlah Arsip Dalam Satu Dos
- Untuk Mempermudah Dalam Pencarian Arsip Di Depot
2. - Untuk Mencadangkan Arsip Yang Ada Di Depot
- Untuk Peningkatan Dari Arsip Manual Ke E-Arsip

B. Manfaat : 1. - Agar Mengetahui Jumlah Arsip Dalam Satu Dos

- Agar Arsip Mudah Di Identifikasi Dan Ditemukan
2. - Menghindari Terjadinya Kerusakan Arsip Yang Ada Di Depot
- Memudahkan Pencarian Arsip Karena Berbentuk File
3. Alat dan Bahan
a. Alat : 1. Komputer 8. TipX
2. Mouse 9. Lemari Kabinet
3. Hardisk
4. Meja
5. Kursi
7. Pulpen

b. Bahan : 1. DVD/CD
2. Scan Arsip / Foto (Jpg)
3. Kertas HVS
4. Tali
5. Kamper
 LAPORAN MAGANG KEARSIPAN 2021
B. PELAKSANAAN PEKERJAAN (PROSEDUR KERJA)
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan Pencatatan Arsip Inaktif
Surat Masuk Dan Keluar tersebut adalah :
1. Mengambil Arsip Dari Ruangan Depot
2. Mengeluarkan Arsip Dari Dos
3. Membuka Pengikat Arsip
4. Mencatat Arsip Pada Buku Agenda
5. Mengikat Kembali Arsip
6. Menyimpan Arsip Ke Ruangan Depot Dan Di Letakkan Pada Lemari Kabinet

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan Konversi Arsip Inaktif Izin
Usaha (Word ke PDF) tersebut adalah :
1. Membuka Microsoft Office Word di Komputer
2. Memasukkan Gambar Ke Dalam Word
3. Kemudian Menyimpan File Gambar Dalam Bentuk File PDF
4. Mencatat Nomor Urut Arsip Sebagai Pengingat.

C. KENDALA YANG DIHADAPI

Dalam Kegiatan Pencatatan Arsip Inaktif Surat Masuk Dan Keluar tersebut adalah :
1. Beberapa Lembaga Belum Menyerahkan Arsipnya
2. Arsip Tidak Tertata Dengan Baik Di Depot

Dalam Kegiatan Konversi Arsip Inaktif Izin Usaha (Word ke PDF) tersebut adalah :
3. Beberapa Tombol Keyboard Tidak Berfungsi
4. Komputer Loading
5. Pencahayaan Komputer Yang Terlalu Terang

D. CARA MENGATASI MASALAH / KENDALA

Dalam Kegiatan Pencatatan Arsip Inaktif Surat Masuk Dan Keluar tersebut adalah :
1. Melakukan Himbauan Kepada Unit Kerja Pembinaan Untuk Turun Langsung
Mensosialisasikan Penyetoran Arsip
2. Mengecek Dan Menata Kembali Arsip Sesuai Tahun Di Ruang Depot

Dalam Kegiatan Konversi Arsip Inaktif Izin Usaha (Word ke PDF) tersebut adalah :
1. Mengganti Keyboard Dengan Keyboard Baru
2. Menghapus Sampah Komputer
3. Mengurangi Pencahayaan Komputer