Draft Application Project - Mohamad Isbat - 2022

PROSEDUR PENGELOLAAN PENGARSIPAN
DOKUMEN DI KLINIK DOTA MEDIKA
Application Project
Diajukan Untuk Memenuhi Kelulusan Materi Ajar

Application Project LP3I College
Oleh :
Mohamad Isbat
2007810070020
Bidang Keahlian Office Management LP3I College

2022
PENGESAHAN NASKAH APPLICATION PROJECT
Nama Peserta Didik : Mohamad Isbat
NIPD : 2007810070020
Bidang Keahlian : Office Management
Judul Application Project : Prosedur Pengelolaan Pengarsipan

Dokumen di Klinik Dota Medika
Menyetujui :
Ridwan Saepudin, SE.,MOS Dra. Badriyah, M.Pd
Pembimbing Application Project Head of Tribe Div. Business
i
PENGESAHAN UJIAN APPLICATION PROJECT
Nama Peserta Didik : Mohamad Isbat
NIPD : 2007810070020
Bidang Keahlian : Office Management
Judul Application Project : Prosedur Pengelolaan Pengarsipan

Dokumen di Klinik Dota Medika
Dinyatakan telah mengikuti Sidang Application Project di hadapan Penguji

pada Tanggal ....................... dan yang bersangkutan dinyatakan
.................
No Nama Jabatan Tanda Tangan
1 Ketua Penguji
2 Penguji Ahli
Karawang, ..........................
.............................
Sekretaris Sidang
Catatan :
ii
SURAT KETERANGAN KLINIK
iii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Application Project (AP) ini tepat pada waktunya.
Sebagaimana ketentuan yang berlaku di LP3I, bahwa Peserta Didik

tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Application Project
(AP) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan dua tahun
LP3I. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan Maret - April
2022 di Klinik Dota Medika kemudian menyusun laporan hasil
pengamatan tersebut dalam bentuk AP ini di bawah bimbingan, Ridwan
Saepudin, S.E.,MOS
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu
penulis dalam pelaksanaan penyusunan pelaporan Application Project,
khususnya kepada :
1. Direktur Utama LP3I, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.

2. Direktur Operasional LP3I, Masria, M.Kom.
3. Direktur LP3I College, Verus Hardian, S.E., M.S.M.
4. Head of Tribe Div. Business, Dra. Badriyah, M.Pd.
5. Branch Manager Cabang Karawang, Aceng Ajat, ST.
6. Head of Education Cabang Karawang, Eko Marmanto P.U, S.Kom.,
M.Kom., MOS.
7. Pembimbing Application Project, Ridwan Saepudin, S.E.,MOS yang
bersedia membimbing penulis dalam menyusun Application Project
di tengah kesibukannya.
8. Kepada Pimpinan Klinik Dota Medika, dr. Taswan Setiawan.
9. Kepada seluruh Dosen LP3I College Karawang yang telah
mengajarkan penulis pengetahuan tentang ilmu yang sangat
bermanfaat.
iv
10. Kepada orangtua dan keluarga tercinta yang telah memberikan
dukungan dan doa nya.
11. Kepada teman saya Ismail, Isza dan Dewi yang telah menemani saya
dalam melakukan observasi.
12. Teman-teman yang sudah memberikan dukungan dan bantuannya.
13. Semua pihak yang selalu dalam mendukung dan membantu dalam
menyelesaikan Application Project ini yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Untuk semua bimbingan, petunjuk dan dorongan yang telah diberikan

penulis mengucapkan banyak terimakasih semoga semua kebaikan
Bapak/Ibu mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Application Project ini dapat

bermanfaat bagi kita semua, khususnya bagi Sekolah dan mahasiswa
LP3I Karawang.
Karawang, ……………………
Penulis
Mohamad Isbat
v
DAFTAR ISI
PENGESAHAN NASKAH APPLICATION PROJECT ............................... i
PENGESAHAN UJIAN APPLICATION PROJECT ................................... ii
KATA PENGANTAR ................................................................................ iv
DAFTAR ISI ............................................................................................. vi
DAFTAR TABEL ...................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. xii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................ 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1
1.2 Alasan Memilih Judul......................................................................... 4
1.3 Tujuan Dan manfaat Penelitian ......................................................... 4
1.3.1 Tujuan ..................................................................................... 4
1.3.2 Manfaat ................................................................................... 4
1.4 Rumusan Masalah............................................................................. 5
1.5 Batasan Masalah ............................................................................... 5
1.6 Metologi Penelitian ............................................................................ 6
1.6.1 Metode Penelitian ................................................................... 6
1.6.2 Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 6
1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................... 8
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... 10
2.1 Pengertian Prosedur........................................................................ 10
2.1.1 Tujuan dan Manfaat Prosedur............................................... 11
2.2 Pengertian Pengelolaan .................................................................. 13
2.2.1 Tujuan dan Fungsi Pengelolaan ........................................... 14
vi
2.3 Pengertian Arsip .............................................................................. 16
2.3.1 Tujuan Arsip .......................................................................... 17
2.3.2 Istilah Dalam Arsip ................................................................ 17
2.3.3 Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya .............................. 20
2.3.4 Pengelolaan Arsip ................................................................. 23
2.3.5 Prosedur Penyimpanan Arsip ............................................... 24
2.3.6 Prosedur Pencatatan ............................................................ 26
2.3.7 Sistem Penyimpan Arsip ....................................................... 27
2.3.8 Penyusutan Arsip .................................................................. 28
2.3.9 Pemeliharaan dan penjagaan arsip ...................................... 29
2.3.10 Pemusnahan Arsip................................................................ 29
2.3.11 Kriteria Pemilihan Peralatan Arsip ........................................ 30
2.3.12 Tipe Peralatan Penyimpanan Arsip....................................... 30
2.3.13 Perlengkapan Penyimpanan Arsip ........................................ 31
2.3.14 Ruang Arsip .......................................................................... 32
2.4 Pengertian Arsip Elektronik ............................................................. 32
2.4.1 Penciptaan Arsip Elektronik .................................................. 33
2.4.2 Software untuk Arsip Elektronik ............................................ 33
2.4.3 Kelebihan dan kekurangan Arsip Elektronik ......................... 33
2.4.4 Tujuan Arsip Elektronik ......................................................... 35
2.4.5 Pengelolaan Arsip Elektronik ................................................ 35
2.5 Pengertian Klinik.............................................................................. 36
2.5.1 Jenis Klinik ............................................................................ 36
2.5.2 Pengertian Pasien................................................................. 37
2.5.4 Pengertian Medrek................................................................ 38
vii
BAB III PROFIL KLINIK DOTA MEDIKA ............................................... 39
3.1 Sejarah Klinik Dota Medika ............................................................. 39
3.2 Visi dan Misi Klinik Dota Medika ...................................................... 40
3.2.1 Visi ........................................................................................ 40
3.2.2 Misi ....................................................................................... 40
3.3 Struktur Organisasi .......................................................................... 41
3.4 Deskripsi Kerja ................................................................................ 41
3.5 Data Pegawai .................................................................................. 53
3.6 Hak Pasien ...................................................................................... 55
3.7 Layanan Yang Tersedia .................................................................. 56
3.8 Fasilitas Klinik Dota Medika ............................................................. 56
BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................ 58
4.1 Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Manual di

Klinik Dota Medika ........................................................................... 58
4.1.1 Flowchart Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen

Secara Manual di Klinik Dota Medika ................................... 58
4.1.2 Penjelasan Flowchart Prosedur Pengelolaan Pengarsipan

Dokumen Secara Manual di Klinik Dota Medika ................... 59
4.1.3 Perawatan Dokumen ............................................................ 63
4.1.4 Penemuan Dokumen ............................................................ 63
4.1.5 Pemusnahan Dokumen ........................................................ 63
4.2 Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Pengarsipan Dokumen

Secara Manual di Klinik Dota Medika .............................................. 64
4.3 Kendala Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Manual di Klinik

Dota Medika .................................................................................... 64
viii
4.4 Solusi Mengatasi Hambatan Dalam Pengelolaan Pengarsipan
Dokumen Secara Manual di Klinik Dota Medika .............................. 65
4.5 Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik di

Klinik Dota Medika ........................................................................... 66
4.5.1 Flowchart Prosedur Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik

di Klinik Dota Medika ............................................................ 66
4.5.2 Penjelasan Flowchart Prosedur Pengarsipan Dokumen

Secara Elektronik di Klinik Dota Medika................................ 67
4.5.3 Perawatan Dokumen ............................................................ 70
4.5.4 Penemuan Dokumen ............................................................ 71
4.5.5 Pemusnahan Dokumen ........................................................ 71
4.6 Kelebihan dan Kekurangan Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik

di Klinik Dota Medika ....................................................................... 72
4.7 Kendala Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik di Klinik Dota

Medika ............................................................................................. 72
4.8 Solusi Mengatasi Hambatan Dalam Pengarsipan Elektronik di Klinik

Dota Medika .................................................................................... 73
BAB V PENUTUP ................................................................................. 74
5.1 KESIMPULAN ................................................................................. 74
5.2 SARAN ............................................................................................ 80
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 81
BIODATA PENULIS ............................................................................... 83
LAMPIRAN ............................................................................................ 84
SURAT PENGANTAR OBSERVASI ...................................................... 84
DOKUMENTASI OBSERVASI ............................................................... 85
KARTU BIMBINGAN APPLICATION PROJECT ................................... 87
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 3.5 Data Pegawai......................................................................... 54
Tabel 3.6 Hak yang didapatkan pasien .................................................. 55
Tabel 3.7 Layanan Yang Tersedia di Klinik Dota Medika ...................... 56
Tabel 3.8 Fasilitas di Klinik Dota Medika ............................................... 57
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Klinik Dota Medika ............................................................. 39
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Klinik Dota Medika .............................. 41
Flowchart 4.1.1 Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara

Manual di Klinik Dota Medika ................................................................. 58

Elektronik di Klinik Dota Medika ............................................................. 66
xi
DAFTAR LAMPIRAN
SURAT KETERANGAN KLINIK ............................................................... iii
SURAT PENGANTAR OBSERVASI ...................................................... 84
DOKUMENTASI OBSERVASI ............................................................... 85
KARTU BIMBINGAN APPLICATION PROJECT ................................... 87
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu
organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan
keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi
masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen.
Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola
dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola
dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.
Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan
dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses
hukum dan pertanggungjawaban.
Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan
menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga
keakuratan dari sistem manual adalah ketidakefisienan dan efektifnya
ruang, waktu dan biaya. Ketidakefektifan ruang dalam hal penyediaan
tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak
dan lainnya. Ketidak efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen
yang lama karena ketidak rapian dalam administrasi. Ketidakefektifan
biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga
membutuhkan perawatan dan pemeliharaan tempat penyimpanan
arsip.
1
Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar ataupun
bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau perusahaan baik
untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian nyata
dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan sebagai proses
mengklasifikasi, menata dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat
cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dapat juga dikatakan bahwa
fungsi dasar pengarsipan adalah menyimpan arsip dalam suatu tempat
yang aman dan suatu cara yang memungkin penemuan arsip tertentu
dengan cepat (Ajie, 2012:1)
Seiring berjalannya waktu dengan adanya perkembangan sistem
informasi maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer.
Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana
dan tidak membutuhkan ruang, waktu dan biaya yang cukup besar.
Salah satunya software yang menunjang program ini.
Seiring meningkatnya perkembangan di bidang komputer baik
hardware maupun software, pengelolaan dokumen-dokumen (arsip)
biasanya dengan cara yang manual atau konvensional kini dapat
dikelola secara elektronik menggunakan komputer. Dibandingkan
dengan arsip konvensional, arsip elektronik memiliki keuntungan dalam
penyajian dan penemuannya lebih lengkap, serta memiliki akurat dalam
penyimpanan dalam jumlah besar. Menurut Nation Archives And
Record Administration (NASA) USA, arsip elektronik merupakan arsip-
arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya
komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya arsip elektronik
sering dikatakan sebagai Machine-readable record (Lastiyani, 2008: 8).
2
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian
ini karena untuk mengetahui gambaran secara umum tentang
pengelolaan pengarsipan dokumen. Maka dalam penelitian ini
bermaksud mengangkat permasalahan tentang pengelolaan
pengarsipan dokumen di klinik dota medika melalui pengarsipan
manual dan pengarsipan komputer. Untuk itu dalam penelitian ini diberi
judul : “PROSEDUR PENGELOLAAN PENGARSIPAN DOKUMEN DI
KLINIK DOTA MEDIKA”
3
1.2 Alasan Memilih Judul
Alasan penulis memilih judul tersebut karena penulis ingin mengetahui
prosedur bagaimana pengelolaan pengarsipan Dokumen di klinik Dota
Medika dan juga bermanfaat sebagai pembelajaran bagi penulis
sehingga penulis tertarik untuk meneliti subjek tersebut.
1.3 Tujuan Dan manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut, penelitian ini memiliki

beberapa tujuan diantaranya sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan
pengarsipan dokumen di klinik dota medika.
2. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari prosedur
pengelolaan pengarsipan Dokumen di klinik Dota Medika.
3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam prosedur
pengelolaan pengarsipan Dokumen di klinik Dota Medika.
4. Untuk mengetahui solusi terhadap hambatan yang terjadi
dalam prosedur pengelolaan pengarsipan Dokumen di klinik
Dota Medika.
1.3.2 Manfaat
Dengan dilakukanya penelitian Tugas Akhir ini, penulis

mengharapkan penelitian ini memiliki beberapa manfaat,
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Bagi Klinik Dota Medika
Melalui penyusunan Tugas Akhir ini, diharapkan dapat
menjadi sumber masukan untuk evaluasi kinerja Klinik Dota
Medika.
4
2. Bagi Perguruan Tinggi LP3I
Penulisan tugas akhir ini akan menjadi referensi akademis
serta dapat meningkatkan pengembangan dalam hal prosedur
pengelolaan pengarsipan untuk LP3I Karawang.
3. Bagi penulis
Hasil kegiatan observasi ini diharapkan dapat menambah
wawasan dan keterampilan penulis untuk dapat meningkatkan
pemahaman mengenai Prosedur Pengelolaan Pengarsipan
dengan prosedur pelayanan yang simpel, mudah dan cepat di
Klinik Dota Medika.
1.4 Rumusan Masalah

Dalam penyusunan laporan Application Project ini penulis mengangkat
beberapa masalah terkait objek yang diteliti, rumusan masalah tersebut
antara lain :
1. Bagaimana prosedur pengelolaan pengarsipan dokumen di klinik
Dota Medika ?
2. Apa kelebihan dan kekurangan dari prosedur pengelolaan
pengarsipan dokumen di klinik Dota Medika ?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam prosedur pengelolaan
4. Bagaimana upaya mengatasi kendala dalam prosedur pengelolaan
1.5 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah
diuraikan diatas dan luasnya permasalahan mengenai pengarsipan
modern di Klinik Dota Medika, maka penelitian ini dibatasi pada
Prosedur Pengelolaan Pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika.
5
1.6 Metologi Penelitian
1.6.1 Metode Penelitian
Penulisan pada dasarnya ialah suatu kegiatan pengumpulan,
pengolahan, penyajian dan analisis data yang dilakukan dengan
metode ilmiah secara efisien dan sistematis yang hasilnya
berguna untuk mengetahui persoalan atau keadaan dalam
usaha pengembangan ilmu pengetahuan atau membuat
keputusan dalam rangka pemecahan masalah. Dalam penelitian
ini Metodologi yang digunakan adalah Deskriptif Kualitatif.
“Deskriptif Kualitatif menafsirkan dan menuturkan data yang

bersangkutan dengan situasi yang sedang terjadi, sikap serta
pandangan yang terjadi di dalam masyarakat, pertentangan 2
(dua) keadaan atau lebih hubungan antar variabel, perbedaan
antar fakta, pengaruh terhadap sesuatu kondisi dan kain-lain.
1.6.2 Teknik Pengumpulan Data

Dalam penulisan tugas akhir ini diperlukan untuk mempermudah
memahami objek yang akan dibahas. Agar dapat diperoleh data
yang baik dan memenuhi syarat, maka diperlukan metode
pengumpulan data yang tepat. Metode yang digunakan dalam
pengumpulan data yang diperlukan adalah sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan (Library Search)
Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenan
dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan
mencatat serta mengolah bahan penelitian, (Sumber menurut
Mestika Zed 2008:3).
6
Studi Kepustakaan yaitu teknik pengumpulan data sekunder
dari berbagai buku, dokumen dan tulisan yang relevan untuk
menyusun konsep penelitian serta mengungkap objek
penelitian. Studi kepustakaan dilakukan dengan mengutip
berbagai teori yang relevan untuk menyusun konsep
penelitian. Studi kepustakaan dilakukan untuk menggali
berbagai informasi terkait dengan masalah-masalah yang
dijadikan sebagai objek penelitian.
2. Studi Lapangan (Field Research)

Adapun kegiatan yang dilakukan diantaranya:
a. Pengamatan (Observation)
Observasi merupakan cara pengumpulan data melalui
proses pencatatan perilaku subjek (orang), objek (benda),
atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan
atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti,
(Sumber menurut Sanusi 2014:110).
Pengamatan adalah teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan secara
langsung pada objek atau lokasi penelitian. Pengamatan
dilakukan untuk memperoleh berbagai informasi dan
data-data faktual serta memahami situasi dan kondisi
sebenarnya di lapangan. Penulis melakukan pengamatan
secara langsung di klinik Dota Medika.
b. Wawancara (Interview)
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang
menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek
peneliti, (sumber menurut Sanusi 2014:105).
7
Wawancara adalah kegiatan tanya-jawab antara 2 orang
atau lebih yang dilakukan secara langsung. Metode ini
dilakukan penulis untuk mengumpulkan data primer dari
pihak-pihak yang dijadikan sumber informasi penelitian.
Metode pengumpulan data ini dilakukan dengan
mengadakan wawancara terhadap pimpinan, mengenai
dari prosedur sampai kendala pelaksanaan pengarsipan
Dokumen di Klinik Dota Medika.
3. Teknik Dokumentasi
Teknik Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data, bukti
atau keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran,
dan bahan referensi lain.
1.7 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam memahami penelitian ini, maka sistematika
penulisan disusun sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam Bab pendahuluan akan dibahas mengenai Latar Belakang
Masalah, Alasan Pemilihan Judul, Tujuan dan Manfaat Penelitian,
Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Metodologi penelitian dan
Teknik Pengumpulan Data, dan Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI

Dalam Bab kedua ini penulis mengemukakan tentang berbagai
referensi atau landasan teori yang mendukung kajian atau analisis yang
penulis sampaikan.
8
BAB III PROFIL KLINIK
Dalam Bab tiga ini akan dibahas mengenai gambaran umum Klinik
Dota Medika yang meliputi Sejarah Singkat Klinik Dota Medika, visi dan
misi, Struktur Organisasi, Deskripsi Kerja, data pegawai, hak yang
harus diberikan klinik dota medika kepada pasien, layanan yang
tersedia di Klinik Dota Medika, serta fasilitas yang berada di Klinik Dota
Medika.
BAB IV PEMBAHASAN
Dalam Bab empat, akan dijelaskan mengenai Hasil Analisa penulis
berdasarkan fakta dilapangan mengenai kondisi yang sesungguhnya
kemudian membandingkan hasil penelitian dengan teori para ahli dari
berbagai disiplin ilmu.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berguna bagi Klinik Dota
Medika agar dapat dijadikan masukan dalam pengambilan kebijakan
dan keputusan terkait dengan prosedur pengelolaan pengarsipan.
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Prosedur

Menurut Amsyah (2005:51), yang dikutip LISTIANI, VIVIN. (2016 : 12)
prosedur adalah aturan bermain, aturan bekerja sama, aturan
berkoordinasi, sehingga unit-unit dalam sistem, subsistem, sub sub
sistem, dan seterusnya dapat berinteraksi satu sama lain secara efisien
dan efektif.
Menurut Narko (2004), yang dikutip oleh Roy Irawan, (2018 : 26-27)
“Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan
beberapa orang yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang
sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang berulang-
ulang”.
Menurut Ardiyos (2004), yang dikutip oleh Roy Irawan, (2018 : 26-27)
menyatakan bahwa Prosedur adalah suatu bagian sistem yang
merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang
dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar
suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi secara berulang kali
dan dilaksanakan secara seragam.
Menurut Cole yang diterjemahkan oleh Badriwan (2003), yang dikutip

oleh Roy Irawan, (2018 : 26-27) Prosedur merupakan suatu urutan-
urutan pekerjaan-pekerjaan kerani (clerical) biasanya melibatkan
beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih disusun untuk menjamin
adanya perlakuan yang seragam transaksi-transaksi perusahaan yang
sering terjadi.
10
Menurut menurut Mulyadi (2008), yang dikutip oleh Roy Irawan, (2018 :
26-27) adalah suatu urutan kegiatan klerikal (tulis menulis,
menggandakan, menghitung, membandingkan antara data sumber
dengan data pendukung kedua belah pihak). Biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang.
2.1.1 Tujuan dan Manfaat Prosedur

Pada umumnya, tujuan pembuatan SOP, adalah untuk
menciptakan kepastian aturan yang diwujudkan dalam bentuk
komitmen untuk melaksanakan. Sehingga akan tercipta kinerja
yang terstruktur, sistematis dan baku. Hal tersebut tentunya akan
berdampak kepada kemajuan organisasi atau perusahaan.
Menurut Arnina (2016 : 36-38), secara spesifik tujuan dan
manfaat dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Prosedur
a. Agar pegawai dapat menjaga konsistensi dalam
menjalankan suatu prosedur kerja
b. Memudahkan proses pengontrolan pada setiap proses
kerja
c. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi
d. Memberikan keterangan atau penjelasan tentang alur
proses kerja, wewenang dan tanggung-jawab dalam
bekerja.
e. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen
yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja
f. Melindungi perusahaan dan pegawai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainya
g. Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi
11
h. Mengarahkan pegawai untuk disiplin
i. Sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan rutin
j. Untuk mengidentifikasikan pola kerja secara tertulis,
sistematis dan konsisten agar mudah dipahami oleh
seluruh pihak yang terlibat baik internal maupun eksternal
k. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung-
jawab pada setiap unit kerja.
2. Manfaat Prosedur
a. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya
b. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas
dan tanggung-jawab individu pegawai dalam
melaksanakan tugasnya
c. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yag mungkin
dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya
d. Membantu pegawai untuk menjadi lebih mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan
mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari.
e. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya
f. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan
kompetensi pegawai
g. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi
yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan
tugasnya
12
h. Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada
masyarakat sebagai konsumen dilihat dari
kesederhanaan alur pelayanan
i. Mengurangi beban kerja dan dapat meningkatkan
comparability, credibility, dan defensibility
j. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
k. Dapat digunakan sebagai alat ukur kinerja pegawai
l. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
m. Memberikan efisiensi waktu, karena ; semua proses kerja
sudah terstruktur dalam sebuah dokumen tertulis
2.2 Pengertian Pengelolaan

Menurut Marshaliany, Erizha Fitria (2019, hal 18) mempunyai 4
pengertian yaitu:
1. Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan mengelola
2. Pengelolaan adalah proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggunakan tenaga orang lain
3. Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan
kebijaksanaan dan tujuan organisasi
4. Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan pada
semua hal
5. yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian
tujuan
Menurut Pradjudi (dalam buku Rahardjo, 2011: 21), yang dikutip oleh
Marshaliany, Erizha Fitria (2019, hal 18) mengatakan bahwa
Pengelolaan adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor
sumber daya yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk
penyelesaian suatu tujuan kerja tertentu.
13
Menurut Soekanto (dalam buku Rahardjo, 201:22), yang dikutip oleh
Marshaliany, Erizha Fitria (2019, hal 18) mengemukakan bahwa
pengelolaan dalam administrasi adalah merupakan suatu proses yang
dimulai dari proses perencanaan, pengaturan, pengawasan,
pergerakan sampai dengan proses terwujudnya tujuan.
Menurut Hamalik (dalam buku Rahardjo, 2011: 22), yang dikutip oleh
Marshaliany, Erizha Fitria (2019, hal 18) istilah pengelolaan identik
dengan istilah manajemen, dimana manajemen itu sendiri merupakan
suatu proses untuk mencapai tujuan,
Menurut Balderton (dalam buku Rahardjo, 2011: 22), yang dikutip oleh
Marshaliany, Erizha Fitria (2019, hal 18) mengemukakan hal yang sama
antara pengelolaan dengan manajemen, yaitu menggerakkan,
mengorganisasikan dan mengarahkan usaha manusia untuk mencapai
tujuannya.
2.2.1 Tujuan dan Fungsi Pengelolaan
Menurut George R. Terry, yang dikutip oleh Isneni (2022:15-16),
tujuan dan fungsi pengelolaan sebagai berikut :
1. Tujuan
a. Melaksanakan dan mengevaluasi strategi yang dipilih
secara efektif dan efisien dan efisien.
b. Mengevaluasi kinerja, meninjau, dan mengkaji ulang
situasi serta melakukan berbagai penyesuaian dan
koreksi jika terdapat penyimpangan di dalam
pelaksanaan strategi.
c. Senantiasa memperbaharui strategi yang kita rumuskan
agar sesuai dengan perkembangan lingkungan
eksternal.
d. Senantiasa meninjau kembali kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman peluang yang ada.
14
e. Senantiasa melakukan inovasi atas kegiatan sehingga
kita hidup kita lebih teratur.
2. Fungsi
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha
menghubungkan fakta satu dengan lainnya, kemudian
membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan
perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang
sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang
dikehendaki.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan
mengaplikasikan seluruh kegiatan yang harus
dilaksanakan antara kelompok kerja dan menetapkan
wewenang tertentu serta tanggung jawab sehingga
terwujud kesatuan usaha dalam pencapaian tujuan yang
telah ditetapkan.
c. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan adalah menempatkan semua anggota
daripada kelompok agar bisa bekerja secara sadar untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai
dengan perencanaan dan pola organisasi.
d. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan diartikan sebagai proses penentuan yang
dicapai, pengukuran dan koreksi terhadap aktivitas
pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan
korektif terhadap aktivitas pelaksanaan dapat berjalan
menurut rencana.
15
2.3 Pengertian Arsip
Menurut Farell, Geovanne, Hadi Kurnia Saputra, and Igor Novid (2018,
56) Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan
“Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk
menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Arsip adalah
setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan,
dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan
tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro
film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas
photocopy, dan lain-lain.
Menurut Drs. Basir Barthos dalam buku manajemen kearsipan (2015 :

1) menjelaskan bahwa arsip (record) dalam istilah Bahasa Indonesia
adalah “warkat’, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai
setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
permasalahan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingatan orang.
Menurut undang-undang No.7 tahun 1971, yang dikutip Zulkifli

Amnsyah dalam buku manajemen kearsipan (2018 : 2) arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
16
2.3.1 Tujuan Arsip
Menurut Drs. Basir Barthos dalam buku manajemen kearsipan
(2015 : 12) tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah.
2.3.2 Istilah Dalam Arsip

(2015 : 4-8) ada beberapa istilah dalam kearsipan diantaranya ;
1. File
File atau bisa disebut dengan document dapat disamakan
dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan
satu kesatuan arsip arsip tentang masalah tertentu dan
disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
2. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan Kembali surat dengan cara
mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda
pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan
yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat
diklasifikasikan dan merupakan petunjuk langsung kepada
berkas.
3. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat
yang masuk atau keluar yang tergolong surat penting,
disamping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali
dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan
penemuan Kembali arsip.
17
4. Kartu Tunjuk Silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan
untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang
mempunyai lebih dari satu masalah.
5. Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan
angka untuk membedakan pada satu dokumen yang
mempunyai lebih dari satu masalah.
6. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembar untuk menuliskan disposisi
suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan
maupun sebaliknya.
7. Penerima Surat
Penerimaan surat adalah unit atau staff yang bertugas untuk
melakukan penerimaan surat masuk.
8. Pencatat Surat
Pencatatan surat adalah unit atau staff yang bertugas untuk
melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun
surat keluar.
9. Pengolah
Pengolah adalah untuk atau staff yang bertugas melakukan
penggarapan isi surat.
10. Penata Arsip
Penata arsip adalah staf yang bertugas menyimpan surat-
surat (arsip) dan memelihara arsip.
11. Pola Klasifikasi Arsip
Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip
berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis,
serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus
berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah
satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.
18
12. Indeks Relatif
Indeks relatif adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi yang disusun secara abjad masalah kodenya.
Indeks relatif bertujuan untuk memudahkan menentukan
kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah
yang terdapat pola klasifikasi arsip, dan bisa digunakan juga
dalam penemuan kembali arsip.
13. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu
penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaanya dan
sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan
dan penyerahan arsip.
14. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip
atau berkas untuk memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif
serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
15. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran
arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang
bersangkutan maupun arsip nasional.
19
2.3.3 Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya
Menurut Dr Badriah dalam buku filling Management (2015 : 2)
penggolongan arsip berdasarkan fungsinya sebagai berikut :
1. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat dibedakan
menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2. Arsip ditinjau dari sudut hukum (dalam buku filling

management)
a. Arsip Otentik
Arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotocopy atau film) sebagai tanda keabsahan
dari arsip (dapat digunakan sebagai bukti hukum yang
sah).
b. Arsip Tidak Otentik
Arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, contoh : foto copy, Mikro film, print out, dll)
20
3. Arsip menurut nilai guna ( dalam buku filling management)
a. Nilai Guna Primer
Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan unit organisasi pencipta arsip yang meliputi :
1) Nilai Guna Administrasi

Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi yang
didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas
dan fungsi, yang berisikan hal-hal yang berkaitan
dengan perumusan dan kebijakan organisasi
2) Nilai Guna Hukum

Arsip yang mempunyai nilai guna hukum apabila
berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintahan, arsip-arsip yang berisikan
keputusan/ketetapan, perjanjian, bahan-bahan bukti
peradilan dan sebagainya.
3) Nilai Guna Keuangan

Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan berisikan
segala hal ikhwal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan, misalnya arsip
tentang rencana anggaran proyek,
pertanggungjawaban keuangan, laporan keuangan,
laporan pemeriksaan keuangan, kwitansi dan lain
sebagainya.
21
4) Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mempunyai nilai guna dan teknologi
mengandung data ilmiah dan teknologi mengandung
data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil
penelitian ilmu murni atau penelitian ilmu terapan.
Contoh hasil diagnosa dokter, skripsi, hasil peneilitian
bahaya limbah plastic terhadap lingkungan dan lain-
lain.
b. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
bagi kepentingan Lembaga/instansi lain dan atau
kepentingan umum diluar organisasi pencipta arsip dan
kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban nasional, yang meliputi :
1) Nilai Guna Pembuktian

Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian apabila
mengandung data, fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana unit
organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur sesuai
fungsi dan kegiatan yang dilaksanakan serta hasil atau
akibat kegiatannya contoh : SIUP, NPWP, Passport
pribadi, SOP, Juknis, Alur kerja dan lain-lain
22
2) Nilai guna informasional
Nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau
informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan
informasi tanpa dikaitkan dengan Lembaga/organisasi
penciptanya yaitu informasi mengenai tempat, benda,
fenomena, masalah, dan sejenisnya. Contoh : surat
lamaran pekerjaan, referensi, rekomendasi
memorandum, pengumuman, surat edaran dan lain-
lain.
2.3.4 Pengelolaan Arsip

Menurut Wursanto, yang dikutip Husnita, Tri Jely, and Mezan el-
Khaeri Kesuma (2020 : 31) menjelaskan mengenai pengelolaan
pengarsipan yaitu suatu kegiatan yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip, mencatat arsip, pemusnahan arsip. Artinya
arsip mempunyai warkat yang harus disimpan sebagai arsip
yang sudah lama atau bahkan arsip yang tidak relevan.
Sehingga harus menggunakan penjagaan arsip dan perawatan
arsip untuk menyediakan informasi untuk masa sekarang atau
masa yang akan datang. Dalam suatu instansi atau lembaga
perlu adanya keberhasilan dalam pengelolaan arsip yang
berdasarkan sesuai dengan kebutuhan lembaga tersebut.
Untuk mengelolah arsip perlu adanya suatu pengorganisasian,

maka dengan itu pengorganisasian terbagi menjadi tiga bagian
diantaranya sebagai berikut:
1. Sentralisasi, pengelolaan arsip ini berarti penyimpanan arsip
yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang disebut Pusat
Arsip maka dengan itu semua surat yang sudah selesai
diproses akan disimpan.
23
2. Desentralisasi, pengelolaan arsip berarti semua unit kerja
mengelola arsip, sehingga dalam hal ini semua unit kerja
dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai
dengan ketentuan unit yang bersangkutan.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi, pengelolaan

arsip berarti menggabungkan antara sentralisasi dan
desentralisasi yang diterapkan dalam rangka mengatasi
kelemahan yang ada keduanya yang sering ditemukan pada
suatu organisasi.
2.3.5 Prosedur Penyimpanan Arsip

Menurut Zulkifli Amsyah dalam buku manajemen kearsipan
(2018 : 62-67) ada beberapa tahapan penyimpanan dalam
pengarsipan diantaranya ;
1. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak-lanjut (follow up file) adalah file
yang yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum
suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map
yang diberi label tanggal yang berlaku 3 (iga) bulan. Setiap
bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map yang
sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan
berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan
pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat
yang di pending sampai waktu tertentu misalnya dapat
dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang
dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang
dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending
biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip
(filling cabinet) yang dipergunakan.
24
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Jika dirincikan, maka Langkah-langkah atau prosedur
penyimpanan sebagai berikut :
a. Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat
dengan cara memeriksa setiap lembar warkat untuk
memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat
bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
b. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama
apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan
disimpan. Menentukan kata-tangkap ini tergantung
kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan
secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau
lingkaran dengan warna mencolok pada kata-tangkap
yang sudah ditentukan pada Langkah mengindeks.
d. Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk
persiapan ke Langkah terakhir yaitu penyimpanan.
Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat
yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokan sistem penyimpanan yang digunakan.
e. Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu
menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
25
(2015 : 49) ada beberapa tahapan dalam tahan penyimpanan
arsip diantaranya ;
1. Pembuatan tanda Pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
2.3.6 Prosedur Pencatatan

(2018 : 53-60) ada beberapa tahapan diantaranya ;
1. Prosedur Buku Agenda
a. Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom
keterangan (data) surat yang dicatat. Buku agenda juga
dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang
disimpan di file.
b. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti
penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat. Data
yang dicatat adalah nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan
paraf penerima.
26
2. Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan
mempergunakan kartu kendali, surat masuk digolongkan ke
dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat
penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat
biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat
rahasia dengan lembar surat rahasia. Kartu kendali selembar
kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data
suatu surat seperti indeks, isi ringkas, pengolah, paraf,
tanggal terima, nomor urut, tergolong M/K, kode dan catatan.
3. Prosedur Tata Naskah

Tata naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian,
pengolahan, pengawasan, dan pencarian kembali segi-segi
tertentu dari suatu persoalan yang dihimpun dalam takah.
Takah adalah suatu map-jepit (snelchekter-map) yang berisi
surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang
berwenang terhadap pengolahan surat bersangkutan.
2.3.7 Sistem Penyimpan Arsip

(2018 : 76-148) ada beberapa sistem penyimpan arsip
diantaranya :
1. Sistem Kronologis
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang
didasarkan kepada urutan waktu surat diterima atau waktu
dikirim keluar.
2. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan urutan abjad dari tangkapan-nama (nama)
dokumen yang bersangkutan.
27
3. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti dari nama badan disebut sistem nomor.
4. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen
yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut
namatempat. Sistem ini sering disebut sistem lokasi atau
sistem nama tempat.
5. Sistem Subyek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi
dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok
masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek.
2.3.8 Penyusutan Arsip

Menurut Drs. Basir Barthos dalam buku manajemen
kearsipan(2015 : 101) Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit

Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau
Badan-Badan Pemerintahan masing-masing;
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan
yang berlaku;
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip
Nasional.
28
2.3.9 Pemeliharaan dan penjagaan arsip
(2015 : 49) ada beberapa tahapan untuk penjagaan arsip
diantaranya ;
1. Membersihkan Ruangan
2. Pemeriksaan Ruangan dan sekitarnya
3. Penggunaan racun Serangga
4. Larangan makan dan merokok
5. Rak penyimpan arsip
6. Meletakan Arsip
7. Membersihkan Arsip
8. Mengeringkan arsip yang basah
2.3.10 Pemusnahan Arsip

(2018 : 218) menjelaskan bahwa prosedur pemusnahan
umumnya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Seleksi
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar
Pertelaan)
3. Pembuatan berita acara pemusnahan dan
4. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi

(2018 : 218) menjelaskan bahwa pemusnahan dilakukan
sebagai berikut :
1. Pembakaran
2. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
3. Proses kimiawi
29
2.3.11 Kriteria Pemilihan Peralatan Arsip
(2018 : 178) menjelaskan beberapa kriteria dalam pemilihan
peralatan arsip perlu dipertimbangkan seperti :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk
ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya
2. Frekuensi penggunaan arsip
3. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan
desentralisasi)
5. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan
kemungkinan untuk perluasannya
6. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif
7. Bentuk organisasi
8. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
2.3.12 Tipe Peralatan Penyimpanan Arsip

(2018 : 179) menjelaskan dapat dikelompokan dalam 3 (tiga)
jenis alat penyimpanan seperti :
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum digunakan dalam
kegiatan pengurusan arsip jenis ini sering disebut dengan
almari arsip (filling cabinet).
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal,
tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak
map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini
dapat lebih menghemat tempat dibanding dengan file cabinet.
30
3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Penggunaan file elektrik berkembang pesat di berbagai
kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibanding file-file model
lain. Dengan menggunakan file ini, penggunaan tenaga
manusia dalam pengurusan arsip atau manajemen kearsipan
dapat dikurangi.
4. Alat Penyimpanan “Untuk-Processing”
Floppy disk dan kartu magnetik sering disimpan di dalam
kotak yang dipesan khusus dengan desain yang sesuai
dengan keperluan.
5. Alat Penyimpanan untuk Media Komputer
Ada 2 (dua) macam media informasi yang merupakan hasil
dari pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan cetakan
komputer (print-out)
6. Alat penyimpanan “Visible”
Alat jenis ini banyak dipergunakan jenis kardex. Kardex
terbuat dari metal dalam bentuk almari kecil dengan laci-laci
tipis yang banyak.
2.3.13 Perlengkapan Penyimpanan Arsip

(2018 : 188-195) perlengkapannya seperti :
1. Penyekat
2. Map (Folder)
3. Penunjuk (Guide)
4. Kata-Tangkap
5. Alat Bantu Kearsipan
31
2.3.14 Ruang Arsip
(2018 : 196-197) Ruang tempat penyimpanan arsip hendaklah
selalu dalam keadaan bersih dan kering agar arsip dapat aman
dari berbagai jenis akibat kerusakan. Untuk restorasi arsip,
dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.
Pengaturan udara ruang arsip yang terbaik adalah
menggunakan AC (air conditioner) temperatur ruang arsip yang
ideal adalah antara 60°-75° F dengan kelembaban relatif antara
50-60%. Tempat arsip (almari arsip, rak, dan lain-lain) yang
berada bersama-sama dalam satu ruangan dengan para
karyawan sering kali sudah tertata dengan rapi, terutama tempat
arsip yang berada pada para sekretaris pribadi. Tempat arsip
pada front office di berbagai kantor seperti pada bank, asuransi,
hotel, dan lain-lain pun kebanyakan sudah ditata dengan rapi dan
menarik.
2.4 Pengertian Arsip Elektronik
Menurut Pratiwi, Titis (2017 : 83) Arsip elektronik adalah arsip yang
disimpan dan diolah dalam suatu format, di mana hanya komputer
yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik ini seringkali dikatakan
sebagai machine readable record (arsip terbacakan mesin). Arsip
elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu
sistem yang didasarkan pada prinsip-prinsip manajemen rekod.
Pengertian sederhana tentang manajemen arsip elektronik adalah
suatu tata kelola pengarsipan yang sudah dilakukan secara
elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat
elektronik pendukung lainnya.
Menurut Rifauddin (2016 : 169) Arsip elektronik adalah arsip yang
dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan
menggunakan komputer digital.
32
2.4.1 Penciptaan Arsip Elektronik
Menurut Pratiwi, Titis (2017 : 83) Proses penciptaan arsip
elektronik dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1. Penciptaan secara elektronik Penciptaan secara
elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti kamera
digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya
komputer.
2. Penciptaan arsip dengan transformasi digital tersebut
disimpan secara benar pada sistem penyimpanan arsip
yang biasanya dengan memanfaatkan software tertentu.
2.4.2 Software untuk Arsip Elektronik

Menurut Pratiwi, Titis (2017 : 83) Pengembangan arsip
elektronik yang beredar, salah satunya adalah dengan
berdirinya DSpace di Massachusetts Institute of Technology
(MIT). DSpace dirancang untuk melestarikan dan
mendistribusikan teks, audio, video, gambar dan kumpulan
data.
2.4.3 Kelebihan dan kekurangan Arsip Elektronik

Menurut Rifauddin (2016 : 176) arsip elektronik memiliki
kelebihan dan kekurangan diantaranya :
1. Kelebihan
a. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat,
tanpa harus meninggalkan meja kerja.
b. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena
arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor
atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
c. Menghemat tempat penyimpanan karena
menggunakan media penyimpanan elektronik.
33
d. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat
diminimalisir karena tersimpan secara digital.
e. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah
dengan memanfaatkan teknologi internet dan LAN.
f. Keamanan terjaga, karena arsip elektronik dapat di
protect atau password sesuai keinginan pengelolanya,
maka orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak
dapat untuk mengaksesnya.
g. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara
memback-up data kedalam media penyimpanan yang
compatible.
2. Kekurangan
a. Membutuhkan sumber daya manusia yang
berkompeten di bidang kearsipan dan teknologi
Informasi.
b. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat,
misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya
file secara permanen karena tidak sengaja.
c. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file
apabila proteksi tidak kuat.
d. Terkadang media penyimpanan file tidak
comfortable/support dengan teknologi informasi baru
atau software pengelolaan arsip terbaru.
34
2.4.4 Tujuan Arsip Elektronik
Menurut Husnita, Tri Jely, and Mezan el-Khaeri Kesuma
(2020 : 38-39) Implementasi arsip elektronik merupakan
suatu proses yang dilakukan secara dinamis dalam
melakukan aktivitas arsip tersebut bertujuan untuk
memantau dan mengelola sesuatu yang berkaitan dengan
sistem arsip diantaranya proses penciptaan, pendistribusian,
pengguna, penyimpanan arsip yang aktif, pemindahan,
penyimpanan arsip yang inaktif, pemusnahan arsip, serta
penyimpanan arsip permanen menggunakan teknologi yang
ada. Sistem tersebut sangat penting untuk mencapai suatu
arsip yang bisa tertata dengan rapi dan harus diolah oleh
orang tepat.
2.4.5 Pengelolaan Arsip Elektronik

Menurut Rifauddin (2016 : 172) Pengelolaan arsip elektronik
juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan
yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa
perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang
dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan
program-program komputer yang berguna untuk
menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang
dikehendaki. Beberapa software terkenal yang dapat
digunakan untuk mengelola arsip elektronik antara lain: E-
Filling, SiMARDi, SIPAS, dll. Sedangkan hardware yang
digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:
1. Komputer/Laptop
2. Print Scanner
3. Media Penyimpanan (Hard Disk, Flashdisk, MMC, CD)
35
Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan
dengan pengelolaan arsip cetak. Menurut Read & Ginn siklus
pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage,
distribution and use, maintenance, dan disposition.
2.5 Pengertian Klinik
Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

9 Tahun 2014, yang dikutip oleh Rochman, Abdur, Rahmat Tullah, and
Aditya Rahman (2019 : 2) pengertian klinik merupakan fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan medis dasar
dan spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga
kesehatan dan dipimpin oleh seorang tenaga medis.
2.5.1 Jenis Klinik

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No. 28 Tahun
2011 Tentang Klinik pasal 2, Berdasarkan jenis pelayanannya
dibagi menjadi :
1. Klinik Pratama
Klinik Pratama adalah klinik yang menyelenggarakan
pelayanan medis dasar.
2. Klinik Utama
Klinik Utama adalah klinik yang menyelenggarakan
pelayanan medis spesialistik.
36
2.5.2 Pengertian Pasien
Rochman, Abdur, Rahmat Tullah, and Aditya Rahman (2019 : 2)
pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis.
Sering kali, pasien menderita penyakit atau cedera dan
memerlukan bantuan dokter untuk memulihkannya. Kata Pasien
dari bahasa indonesia analog dengan kata patient dalam bahasa
Inggris. Patient diturunkan dari bahasa latin yaitu patients yang
memiliki kesamaan arti dengan kata kerja pati artinya menderita.
2.5.3 Pengertian Pelayanan Dokter

Rochman, Abdur, Rahmat Tullah, and Aditya Rahman (2019 : 2)
Pelayanan Dokter merupakan pelayanan yang melibatkan Dokter
sebagai penyaring di tingkat primer, Dokter Spesialis(Dsp) di
tingkat pelayanan sekunder, rumah sakit rujukan dan pihak
pendana yang kesemuanya bekerja sama dibawah naungan
peraturan perundangan. Pelayanan terhadap pasien
diselenggarakan secara komprehensif, dengan mengutamakan
pencegahan dan pengobatan. Pelayanan diberikan kepada
semua pasien tanpa memandang jenis kelamin. Usia Ataupun
Jenis penyakitnya.
37
2.5.4 Pengertian Medrek
Rekam medis adalah keterangan yang tertulis maupun yang
terekam tentang identitas, anamneses, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan
yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat
inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat
darurat”. Menurut PERMENKES RI Nomor 269 Tahun 2008 bab
1 pasal 1 menyatakan “rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien”.
38
BAB III
PROFIL KLINIK DOTA MEDIKA
3.1 Sejarah Klinik Dota Medika
Gambar 3.1 Klinik Dota Medika

Sumber : Sosial Media Klinik Dota Medika
Untuk mencapai status kesehatan baik individu maupun masyarakat,

faktor fasilitas pelayanan kesehatan merupakan salah satu penentu,
disamping faktor manusia itu sendiri maupun lingkungannya. Dalam
kaitannya dengan hal tersebut di atas, Klinik Dota Medika berusaha
untuk dapat berperan aktif dengan menjadi bagian dalam penyediaan
fasilitas pelayanan kesehatan, pengobatan atau kuratif dan sebagai
konsultan dalam bidang kesehatan dan keselamatan kerja untuk
39
perusahaan yang membutuhkan, guna meningkatkan produktivitas
tenaga kerja.
Namun demikian pelayanan kesehatan yang komprehensif tersebut
juga ditujukan kepada masyarakat luas, sehingga diharapkan dapat
tercapai pelayanan kesehatan yang menyeluruh.
Dengan berbekal pengalaman dalam bidang medis dan kesehatan
masyarakat serta profesional kerja, dr. Taswan Setiawan, dibawah
Yayasan Nuryaman sebagai penanggung jawab memulai membuka
Klinik Dota Medika pada 01 April 2017, untuk menjadi salah satu klinik
terbaik pilihan pratama masyarakat karawang dan sekitarnya, yang
berlokasi di Dusun Sumur Bandung, Rt.12/02 Desa Pasir Awi,
Kecamatan Rawamerta, Kabupaten Karawang.
Dengan membuka pelayanan 24 Jam, kami mencoba semaksimal
mungkin, menjadikan sebagai klinik dengan mutu pelayanan kesehatan
terbaik dengan didukung oleh sumber daya manusia yang profesional
di bidangnya.
3.2 Visi dan Misi Klinik Dota Medika

3.2.1 Visi
Menjadikan klinik pratama yang terdepan dan terbaik di
Kabupaten Karawang.
3.2.2 Misi
Pelayanan Kesehatan yang bermutu, cepat, tepat dan
profesional untuk mewujudkan kepuasan pelanggan.
40
3.3 Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi Klinik Dota Medika :
Pemimpin klinik
dr. Taswan
UKP Admin PJ PMKP Bendahara

dr. Sri Abdul H Anem F S Wiwi W
PJ Pendaftaran
PJ Poli Umum PJ Poli KIA PJ IGD PJ Farmasi PJ Rawat Inap PJ Laboratorium PJ PPI & Gizi Audit Internal PJ K3
& Rekam Medis
dr. Taswan Atika D Budhiartho Anggi E Mita N Vivi N Eka N Tati N dr Sri M Elah R
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Klinik Dota Medika

Sumber : Profil Klinik Dota Medika
3.4 Deskripsi Kerja

1. Pemimpin Klinik
a. Tugas
1) Fungsi Manajerial
2) Memotivasi Bawahan
3) Membina Bawahan
4) Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman
5) Menyusun fungsi manajerial yang baik
41
b. Fungsi
1) Pengambilan keputusan
2) Pengembangan imajinasi
3) Pendelegasian wewenang kepada bawahan
4) Pengembangan kesetiaan bawahan
5) Pemrakarsaan dan penggiatan
6) Pemanfaatan sumber daya manusia
7) Pelaksanaan keputusan
8) Pemberian penghargaan kepada bawahan
9) Bertanggungjawab atas semuanya
2. PJ PMKP
a. Tugas
Perbaikan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) adalah
keseluruhan upaya dan kegiatan yang komprehensif dan
integratif yang menyangkut input, proses dan output secara
objektif, sistematik dan berlanjut memantau dan menilai mutu
dan kewajaran pelayanan terhadap pasien, dan memecahkan
masalah-masalah yang terungkapkan sehingga pelayanan yang
diberikan berdaya guna dan berhasil guna.
b. Fungsi
1) Sebagai motor penggerak penyusunan program PMKP klinik
2) Melakukan monitoring dan memandu penerapan program
PMKP di unit kerja.
3) Membantu dan melakukan koordinasi dengan pimpinan unit
pelayanan dalam memilih prioritas perbaikan, pengukuran
mutu atau indikator mutu, dan menindaklanjuti hasil capaian
indikator.
42
4) Melakukan koordinasi dan pengorganisasian pemilihan
prioritas program di tingkat unit kerja serta menggabungkan
menjadi prioritas rumah sakit secara Prioritas program rumah
sakit ini harus terkoordinasi dengan baik dalam
pelaksanaanya.
5) Menentukan profil indikator mutu, metode analisis, dan
validasi data dari data indikator mutu yang dikumpulkan dari
seluruh unit kerja di rumah sakit.
6) Menyusun formulir untuk mengumpulkan data, menentukan
jenis data, serta bagaimana alur data dan pelaporan
dilaksanakan.
7) Menjalin komunikasi yang baik dengan semua pihak terkait
serta menyampaikan masalah terkait perlaksanaan program
mutu dan keselamatan pasien.
8) Terlibat secara penuh dalam kegiatan pendidikan dan
pelatihan PMKP.
9) Bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan masalah-
masalah mutu secara rutin kepada semua staf;
10) Menyusun regulasi terkait dengan pengawasan dan
penerapan program PMKP.
3. Bendahara
a. Tugas
Bagian bendahara memiliki tugas melaksanakan kegiatan
administrasi dan pengelolaan keuangan.
b. Fungsi
1) Pembinaan pengelolaan administrasi dan pembukuan
pelaksanaan anggaran pengeluaran dan penerimaan
2) Penyelenggaraan pembukuan pelaksanaan anggaran
pengeluaran dan penerimaan
43
3) Verifikasi pertanggungjawaban anggaran pengeluaran dan
rutin
4) Penyelenggaraan pelaporan akuntansi keuangan
5) Pembinaan, monitoring dan evaluasi serta pelaporan
pelaksanaan tugas
6) Penerbitan surat perintah membayar
4. Admin
a. Tugas
Pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian
rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju
tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan.
b. Fungsi
1) Pekerjaan bisa dilakukan secara efektif dan efisien
2) Tugas-tugas kantor bisa diselesaikan dengan baik karena
adanya manajemen yang baik dan tersusun.
3) Kerjasama dengan divisi lain dapat terstruktur dengan baik
4) Pengarsipan dokumen terorganisir dengan baik dan
memudahkan semua divisi untuk bekerja.
5. PJ PPI & Gizi

a. Tugas
Mengunjungi ruangan setiap hari untuk memonitor kejadian
infeksi yang terjadi di lingkungan kerjanya. Melaksanakan
pelayanan di bidang gizi, makanan, dan dietetik yang meliputi
pengamatan, penyusunan program, pelaksanaan, penilaian gizi
bagi perorangan, kelompok di klinik.
b. Fungsi
Bersama dengan profesi lainnya untuk saling mendukung dalam
meningkatkan pelayanan gizi dan sekaligus status gizinya.
44
6. Audit Internal
a. Tugas
1) Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit internal
2) Melaksanakan audit internal seperti, menyusun audit plan,
menyusun instrumen audit, menginformasikan rencana audit
pada unit yang akan diaudit, melakukan audit sesuai jadual
yang ditetapkan, mengukur tingkat kesesuaian terhadap
standara/kriteria secara objektif, menyepakati tindak lanjut
dengan audite, menyampaikan laporan hasil audit internal
kepada Ketua Tim Mutu dan kepada Kepala klinik.
3) Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
b. Fungsi
1) Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan
penerapan dari sistem pengendalian manajemen,
pengendalian internal dan pengendalian operasional lainnya
serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan
biaya yang tidak terlalu tinggi.
2) Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana, dan
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
3) Memastikan seberapa jauh harta perusahaan
dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan
terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan, dan
penyalahgunaan.
4) Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan
dalam perusahaan dapat dipercaya.
5) Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam perusahaan
untuk melaksanakan tugasnya.
6) Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional untuk
peningkatan efisiensi & efektifitas.
45
7. PJ K3
a. Tugas
Tugas dari ini adalah rekognisi bahaya, inspeksi dan audit,
perlindungan kebakaran, pemenuhan peraturan perundangan,
pengendalian bahaya kesehatan dan keamanan, investigasi
kecelakaan, mengelola program K3.
b. Fungsi
1) Mengantisipasi, mengidentifikasi, dan mengevaluasi kondisi
dan tindakan berbahaya
2) Membuat desain, metode, prosedur dan program
pengendalian bahaya
3) Menerapkan, mengelola, dan memberikan saran kepada
pihak lain guna mengendalikan bahaya
4) Mengukur, mengaudit, dan mengevaluasi efektivitas program
pengendalian bahaya
8. PJ UKP
a. Tugas
1) Membantu manajemen
2) Melakukan pemeriksaan kepada pasien
3) Kontroling tenaga medis
4) Melakukan evaluasi
b. Fungsi
Pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan,
pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan
akibat penyakit dan memulihkan kesehatan perorangan.
46
9. PJ Poli Umum
a. Tugas
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dasar secara
komprehensif, berkesinambungan dan bermutu
2) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang
mengutamakan upaya promotif dan preventif
3) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang berorientasi
pada individu, kelompok dan masyarakat
4) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang
mengutamakan keamanan dan keselamatan pasien, petugas
dan pengunjung
5) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan prinsip
koordinatif dan kerjasama inter dan antar profesi
6) Melaksanakan rekam medis
7) Melaksanakan pencatatan, pelaporan dan evaluasi terhadap
mutu dan akses pelayanan kesehatan
8) Melaksanakan peningkatan kompetensi tenaga kesehatan
9) Mengkoordinasikan dan melaksanakan pembinaan fasilitas
pelayanan kesehatan tingkat pertama di wilayah kerjanya.
b. Fungsi
Yang memberikan pelayanan kedokteran berupa pemeriksaan
kesehatan, pengobatan dan penyuluhan kepada pasien atau
masyarakat agar tidak terjadi penularan dan komplikasi penyakit,
serta meningkatkan pengetahuan dan kesadaran masyarakat
dalam bidang kesehatan.
47
10. PJ Poli KIA
a. Tugas
1) Pemeriksaan ibu hamil
2) Pemberian Imunisasi pada ibu hamil dan bayi
3) Pemeriksaan caten
4) Suntik KB
5) Pemasangan IUD dan Implant
6) Ibu bersalin
b. Fungsi
1) Melaksanakan asuhan kebidanan kepada ibu hamil
(Antenatal Care)
2) Melakukan asuhan persalinan fisiologis kepada ibu bersalin
(Postnatal Care)
3) Menyelenggarakan pelayanan terhadap bayi baru lahir
(kunjungan neonatal)
4) Memberikan edukasi melalui penyuluhan kesehatan
reproduksi dan kebidanan.
5) Melaksanakan pelayanan Keluarga Berencana (KB) kepada
wanita usia subur (WUS).
6) Melakukan pelacakan dan pelayanan rujukan kepada ibu
hamil risiko tinggi
7) Mengupayakan diskusi audit maternal perinatal (AMP) bila
ada kasus kematian ibu dan bayi
8) Melaksanakan mekanisme pencatatan dan pelaporan
terpadu pelayanan klinik
48
11. PJ IGD
a. Tugas
Menyelenggarakan pelayanan Asuhan medis dan asuhan
keperawatan sementara serta pelayanan pembedahan darurat
baik yang datang dengan darurat medis atau melaksanakan
rujukan baik intern maupun lainnya serta dengan unit diluar RS
dengan memanfaatkan sumber daya yang efektif dan efisien
b. Fungsi
1) Menyelenggarakan pelayanan medis
2) Menyelenggarakan pelayanan askep
3) Menyelenggarakan pelayanan rujukan
4) Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis dan non
medis
5) Menyelenggarakan pelayanan 24 jam setiap hari
12. PJ Farmasi
a. Tugas
1) Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal
2) Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi professional
berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi
3) Melaksanakan Komunikasi, Informasi dan Edukasi KIE
4) Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan evaluasi
untuk meningkatkan mutu pelayanan farmasi
5) Melakukan pengawasan berdasarkan aturan-aturan yang
berlaku
6) Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang
farmasi Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar
pengobatan dan formularium klinik
49
b. Fungsi
1) Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal baik dalam
keadaan biasa maupun dalam keadaan gawat darurat,
sesuai dengan keadaan pasien maupun fasilitas yang
tersedia
2) Menyelenggarakan kegiatan pelayanan profesional
berdasarkan prosedur kefarmasian dan etik profesi
3) Melaksanakan KIE Komunikasi Informasi dan Edukasi
mengenai obat. Menjalankan pengawasan obat berdasarkan
aturan-aturan yang berlaku
4) Melakukan dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa,
telaah dan evaluasi pelayanan
5) Mengawasi dan memberi pelayanan bermutu melalui analisa,
telaah dan evaluasi pelayanan
6) Mengadakan penelitian di bidang farmasi dan peningkatan
metoda
13. PJ Rawat Inap

a. Tugas
Menyelenggarakan, mengawasi, serta mengedalikan kegiatan
atau pelayanan keperawatan di ruang rawat inap yang berada di
wilayah tanggung jawabnya.
b. Fungsi
1) Membuat laporan perawatan pasien keluar dan masuk setiap
hari
2) Membuat SPO pelayanan
3) Mencatat setiap perawat yang melanggar peraturan yang
berlaku, sesuai laporan ruangan dan melaporkan kepada
kasi perawatan
50
4) Membuat laporan dan rekapitulasi harian dan bulanan
tentang tindakan perawat, visit, konsul dokter umum dan
dokter spesialis
5) Menyelenggarakan, mengawasi, serta mengedalikan
kegiatan / pelayanan keperawatan di ruang rawat inap yang
berada di wilayah tanggung jawabnya.
14. PJ Laboratorium
a. Tugas
1) Merencanakan dan mengelola kebutuhan dan penggunaan
bahan dan alat untuk kegiatan praktikum dan penelitian
2) Merencanakan dan mengelola kegiatan praktik
3) Mendata kebutuhan bahan dan alat untuk kegiatan praktikum
dan kegiatan penelitian
4) Mengusulkan kebutuhan alat dan bahan untuk kegiatan
praktikum dan penelitian
5) Melaporkan kondisi laboratorium kepada kepala laboratorium
6) Berkoordinasi dengan petugas medis, analis, perawat, dan
administrasi untuk pelaksanaan pelayanan laboratorium
rawat inap
7) Memberi masukan kepada Koordinator Pelayanan Teknis
Medis tentang pembagian tugas analisa, tugas jaga,
pergantian petugas yang tidak hadir dan usulan
pengembangan pelayanan laboratorium di Rawat Inap
8) Melaksanakan pemeriksaan laboratorium
9) Memberikan laporan pelayanan kepada Kepala Laboratorium
melalui Koordinator Pelayanan Teknis Medis
51
b. Fungsi
Melaksanakan pelayanan pemeriksaan spesimen klinik untuk
mendapatkan informasi tentang kesehatan perorangan terutama
untuk menunjang upaya diagnosis penyakit, dan memulihkan
kesehatan.
15. PJ Pendaftaran & Rekam Medis

a. Tugas
1) Merencanakan kegiatan pelayanan pendaftaran
2) Memberikan pelayanan pendaftaran
3) Memberi informasi mengenai alur pelayanan dan administrasi
pasien
4) Bertanggung jawab pada ketertiban administrasi dan data
pelayanan kesehatan di ruang pendaftaran
5) Mengadakan evaluasi kegiatan pelayanan pendaftaran
6) Menginventaris kebutuhan pendaftaran dan rekam medis
b. Fungsi
1) Bertanggung Jawab terhadap proses pelayanan pendaftaran
kepada pasien sehingga pelayanan dapat berjalan dengan
baik.
2) Bertanggung Jawab terhadap kelengkapan, penyusunan dan
pengecekan rekam medis pasien sebelum pendistribusian ke
pasien.
3) Memberikan pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan
perundang-undangan dan etika profesi yang berlaku.
4) Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi serta
menilai mutu rekam medis.
5) Menggunakan statistik kesehatan untuk menghasilkan
informasi dan perkiraan yang bermutu.
6) Menjaga kerahasiaan rekam medis pasien sesuai kode etik
52
3.5 Data Pegawai
No Nama Jabatan / Bagian
1 dr. Taswan Setiawan Pemimpin Klinik & Dokter

Umum
2 Anem Fatika Sari, Amd. Keb PJ PMKP / Paramedis
3 Wiwi Wiyani Bendahara / Kasir
4 Abdul Hakim, SH Admin
5 Tati Nurhayati, Amd Gz PJ PPI & Gizi
6 dr. Sri Mulyani Audit Internal & PJ UKP
7 dr. Budhiarto Audit Internal
8 Elah Rohelah, Amd Kep PJ K3 / Paramedis
9 Atikah Dewi, S.ST PJ Poli KIA
10 dr. Budiharto PJ IGD
11 Anggi Eka., S.Farm., Apt PJ Farmasi
12 Mita Nurazizah, Amd Kep PJ Rawat Inap
13 Vivi Naviyantun L., Amd.AK PJ Laboratorium
14 Eka Nurhasanah PJ Pendaftaran & Rekam

Medis
15 Rita Ramawati
16 Siti Komariah
Pendaftaran
17 Jaipah Fazriah
18 Aat Nawati
53
19 Sri Rahayu
20 Nurqomariah Kasir
21 Ratih
22 Hernawati
23 Nur Ajijah
Farmasi
24 Annisa Fathurahman
25 Nurul
26 Ida Laela
27 Nia Agustin
28 Gita Ayu Lestari Paramedis
29 Fili Aulia
30 Nopiyanti
Tabel 3.5 Data Pegawai

Sumber : Dokumentasi Penulis
54
3.6 Hak Pasien
Hak Yang Harus diberikan Oleh Klinik Dota Medika kepada pasien
berdasarkan undang-undang RI Nomor 36 tahun 2009 :
No Hak Pasien
1 Mempunyai hak yang sama dalam memperoleh akses

sumber daya di bidang kesehatan
2 Memperoleh pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, dan

terjangkau
3 Menentukan sendiri pelayanan kesehatan yang diperlukan

bagi dirinya secara mandiri dan bertanggung jawab
4 Mendapatkan lingkungan yang sehat bagi pencapaian

derajat kesehatan
5 Mendapatkan informasi dan pendidikan tentang kesehatan

yang seimbang dan bertanggung jawab
6 Memperoleh informasi tentang data kesehatan dirinya

termasuk Tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang
akan diterimanya dari tenaga kesehatan
Tabel 3.6 Hak yang didapatkan pasien

Sumber : Dokumentasi Penulis
55
3.7 Layanan Yang Tersedia
Pelayanan yang tersedia pada Klinik Dota Medika adalah sebagai
berikut :
NO Jenis Pelayanan
1 IGD (Instalasi Gawat Darurat)
2 Apotek
3 Laboratorium
4 Apotek
5 Dokter Umum
6 Bidan
7 Rawat Inap
8 Rawat Jalan
9 Bersalin
Tabel 3.7 Layanan Yang Tersedia di Klinik Dota Medika

Sumber : data Layanan Kerja Klinik Dota Medika
3.8 Fasilitas Klinik Dota Medika

Fasilitas yang terdapat di Klinik Dota Medika adalah sebagai berikut :
No Fasilitas
1 Musollah
2 Ruang Tunggu
3 Tempat Parkir
4 Toilet
56
5 Ruang Bersalin
6 Pojok Asi
7 Ruang Inap
8 Kamar Dokter
9 Ruang Perawat
10 Ruang Rekam Medis (Arsip)
11 Kantor
12 Aula
13 Gudang
14 Mess
15 Dapur
16 Ruang Laundry
17 Tempat Genset
18 Tempat Bermain
19 Free Wifi
20 Laboratorium
21 IGD
22 Apotek
Tabel 3.8 Fasilitas di Klinik Dota Medika

Sumber : Interview Penulis
57
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Manual di

Klinik Dota Medika
4.1.1 Flowchart Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen
Secara Manual di Klinik Dota Medika

Manual di Klinik Dota Medika
58
4.1.2 Penjelasan Flowchart Prosedur Pengelolaan Pengarsipan
Dokumen Secara Manual di Klinik Dota Medika
Berikut merupakan penjelasan dari flowchart prosedur
pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika :
1. Pasien Mendaftar
a. Pasien datang ke Klinik Dota Medika
b. Pasien mendaftarkan diri ke pendaftaran di Klinik Dota
Medika
c. Pasien menunjukan Identitas diri seperti KTP
2. Pasien Baru
a. Dokumen baru rekam medis
1) Untuk pasien baru pihak pendaftaran terlebih dahulu
mencatat pada dokumen rekam medis seperti nama
pasien, nama ayah, nama ibu, tempat tanggal lahir,
alamat, nomor hp, pekerjaan, pendidikan, agama,
status pernikahan.
2) Setelah pegawai pendaftaran mencatat data pasien
pada dokumen rekam medis, pegawai pendaftaran
cetak form daftar dan form resep obat untuk di print,
dan pegawai pendaftaran meminta tanda tangan
pasien
3) Perawat memeriksa tanda-tanda vital
4) Pasien dipanggil ke ruang Dokter untuk diperiksa
5) Rekam medis diisi dokter seperti, keluhan yang
dirasakan pasien, riwayat penyakit, diagnosa atau
masalah, rencana penatalaksanaan, dan pelayanan
lain yang diberikan kepada pasien
59
b. Dokumen rekam medis diberikan kode
1) Setelah rekam medis diisi dokter, pasien ke kasir
untuk pembayaran dan ambil obat di farmasi lalu
pulang
2) Rekam medis dikembalikan kepada pegawai
pendaftaran
3) Sebelum dokumen disimpan, terlebih dahulu petugas
memeriksa dokumen yang akan disimpan. Apakah
arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah
sebenarnya surat tersebut masih belum selesai
prosesnya. Yang harus diperiksa pada tahap ini
seperti isi dokumen rekam medis yaitu, nama pasien,
nama ayah, nama ibu, tempat tanggal lahir, alamat,
nomor hp, pekerjaan, pendidikan, agama, status
pernikahan.
4) Setelah proses pemeriksaan dokumen selesai,
selanjutnya proses pemberian kode pada dokumen
5) Pada tahap ini dokumen diberikan kode untuk
memudahkan penemuan kembali dokumen, kode
yang terdapat pada dokumen rekam medis yaitu 6
(enam) digit
6) Diberikan 2 (dua) digit awal kode, diambil dari nomor
antrian pasien
7) Diberikan 2 (dua) digit diposisikan ditengah, diambil
dari bulan atau periode pada dokumen rekam medis
itu berasal
8) Diberikan 2 (dua) digit di akhir, diambil dari tahun
dokumen rekam medis itu berasal
60
3. Pasien Lama
a. Mencari dokumen rekam medis
1) Pasien mendaftar
2) Pasien menunjukan identitas diri seperti Kartu
Berobat
3) Pegawai pendaftaran mencari nomor indek dokumen
rekam medis pada komputer yang sudah diberikan
kode pada rekam medis
4) Mendatangi ruang arsip
5) Mencari rak arsip yang dituju
6) Mencocokan nomor indeks atau kode dengan
dokumen rekam medis yang berada di rak arsip
7) Membawa dokumen rekam medis ke bagian
pendaftaran
8) Dokumen rekam medis di isi kembali
b. Update dokumen
1) Dokumen rekam medis berada di bagian
pendaftaran
2) Perawat memeriksa tanda-tanda vital
4) Rekam medis diisi ulang dengan pemeriksaan yang
terbaru oleh dokter
5) Rekam medis di isi yang terbaru seperti, keluhan
yang dirasakan pasien, riwayat penyakit, diagnosa
atau masalah, rencana penatalaksanaan, dan
pelayanan lain yang diberikan kepada pasien
61
4. Menempatkan Dokumen Pada Rak Arsip
a. Pasien Baru
Berikut merupakan penempatan dokumen rekam medis
untuk pasien baru :
1) Setelah pasien baru mendaftar dan dokumen rekam
medis diisi oleh dokter, dokumen dibawa ke ruang
arsip
2) Rak arsip dibersihkan terlebih dahulu
3) Ditempatkan pada rak arsip yang kosong dan belum
terisi oleh dokumen rekam medis lain
4) Posisikan dokumen rekam medis berdiri tegak, dan
kode pada rekam medis terlihat dari sudut depan rak
arsip
b. Pasien lama
Berikut merupakan penempatan dokumen rekam medis
untuk pasien lama :
1) Mencari rak arsip semula dokumen rekam medis itu
disimpan
2) Merapikan dan memberikan luang agar rekam medis
bisa disimpan kembali
3) Menyimpan kembali sesuai dengan tempat awal
Dokumen sebelumnya berada di rak arsip
4) Posisikan dokumen rekam medis berdiri tegak, dan
kode pada rekam medis terlihat dari sudut depan rak
arsip
62
4.1.3 Perawatan Dokumen
Berikut merupakan perawatan dokumen pengarsipan secara
manual di klinik dota medika :
1. Merapikan dokumen rekam medis setiap hari
2. Membersihkan rak arsip dengan teratur
3. Memastikan dokumen teratur dan tersusun rapi
4.1.4 Penemuan Dokumen

Seperti yang sudah dibahas pada sebelumnya diatas, bahwa
dalam pengarsipan dokumen secara manual ini, untuk
penemuan kembali dokumen sebagai berikut :
1. Mendatangi ruang arsip
2. Mencari rak arsip yang dituju
3. Mencocokan kode atau nomor indeks, dengan dokumen
rekam medis yang berada di rak arsip
4.1.5 Pemusnahan Dokumen

Pemusnahan dokumen dalam pengelolaan pengarsipan secara
manual di Klinik dota medika dilakukan setiap 3 (tiga) tahun
sekali, pemusnahan pengarsipan manual ini dilakukan dengan
membakar dokumen. Adapun hal yang harus dilakukan
sebelum pemusnahan dokumen ini yaitu :
1. Sebelum dokumen dimusnahkan bagian pendaftaran
menginformasikan kepada pemimpin klinik
2. Setelah pemimpin klinik menyetujui, pihak klinik
mengadakan pemberitaan dan konferensi publik kepada
media bahwa akan diadakannya pemusnahan dokumen
rekam medis di Klinik dota medika
3. Pemusnahan dokumen ini dilakukan dengan membakarnya
4. Prosesi pembakaran dokumen rekam medis hanya bisa
disaksikan oleh pihak-pihak tertentu
63
4.2 Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Pengarsipan Dokumen
Secara Manual di Klinik Dota Medika
1. Kelebihan
Berikut merupakan kelebihan pengelolaan pengarsipan dokumen
secara manual di Klinik Dota Medika :
a. Mengetahui Riwayat pasien sebelumnya

b. Dokumen tersusun rapi
c. Dokumen mudah untuk dicari
2. Kekurangan
Berikut merupakan kekurangan pengelolaan pengarsipan
dokumen secara manual di Klinik Dota Medika :
a. Dokumen mudah terselip, disebabkan ketidaktelitian pegawai

b. Perlunya banyak ruang seperti rak untuk penyimpanan
dokumen
c. Ruangan arsip yang terbatas
4.3 Kendala Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Manual di

Klinik Dota Medika
Dalam Prosedur pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika,
tentunya banyak kendala yang dihadapi dalam prosedur kerjanya,
sehingga membuat terganggunya proses pekerjaannya, berikut
beberapa kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengarsipan
dokumen secara manual :
1. Salah rak atau salah tempat

2. Penemuan kode Dokumen
64
4.4 Solusi Mengatasi Hambatan Dalam Pengelolaan Pengarsipan
Dokumen Secara Manual di Klinik Dota Medika
Dalam prosedur pengelolaan pengarsipan Dokumen secara manual di
klinik Dota medika terdapat beberapa masalah seperti yang telah
diuraikan sebelumnya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut,
berikut solusi yang diambil dalam pelaksanaan pengarsipan Dokumen
secara manual di Klinik Dota medika :
1. Lebih Teliti
2. Memperhatikan setiap kode Dokumen
65
4.5 Prosedur Pengelolaan Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik di
Klinik Dota Medika
4.5.1 Flowchart Prosedur Pengarsipan Dokumen Secara
Elektronik di Klinik Dota Medika

66
4.5.2 Penjelasan Flowchart Prosedur Pengarsipan Dokumen
Secara Elektronik di Klinik Dota Medika
1. Pasien Mendaftar
a. Pasien datang ke Klinik Dota Medika
b. Pasien mendaftarkan diri ke pendaftaran di Klinik Dota
Medika
c. Pasien menunjukan identitas diri seperti KTP
2. Admin Login
a. Proses pengarsipan elektronik di klinik dota medika
hanya bisa dilakukan oleh bagian pendaftaran
b. Untuk memulai pengarsipan secara elektronik, admin
mengakses atau login pada sistem pengarsipan pada
komputer yang dimiliki oleh klinik dota medika
3. Pasien Baru
a. Buat Form Pasien Baru
1) Setelah pasien baru menunjukan identitas diri
seperti KTP, pegawai pendaftaran membuat form
baru
2) Memilih form pada laman disistem
3) Memilih buat form baru pada laman disistem
4) Memberikan nama atau keterangan nomor indeks
pada judul form baru
5) Judul form pasien baru berupa kode atau nomor
indeks yang diambil dari kode dokumen baru rekam
medis
6) Pada tahap ini form diberikan kode untuk
memudahkan penemuan kembali, kode yang
terdapat pada form pasien baru yaitu 6 (enam) digit
67
sesuai yang berada pada dokumen baru rekam
medis
7) Diberikan 2 (dua) digit awal kode, diambil dari nomor
antrian pasien
8) Diberikan 2 (dua) digit diposisikan ditengah, diambil
dari bulan atau periode pada dokumen rekam medis
itu berasal
9) Diberikan 2 (dua) digit di akhir, diambil dari tahun
dokumen rekam medis itu berasal
b. Input Rekam Medis

1) Setelah pegawai pendaftaran isi data diri pada
dokumen rekam medis, inputkan data diri yang ada
di dokumen rekam medis ke dalam form yang ada di
sistem
2) Data yang di inputkan pada sistem yaitu nama
pasien, nama ayah, nama ibu, tempat tanggal lahir,
alamat, nomor hp, pekerjaan, pendidikan, agama,
status pernikahan.
3) Perawat memeriksa tanda-tanda vital pasien
4) Pasien dipanggil ke ruang dokter untuk diperiksa
5) Dokumen rekam medis diisi oleh dokter
6) Rekam medis dikembalikan kepada pegawai
pendaftaran
7) Rekam medis yang diisi oleh dokter di inputkan ke
dalam form sistem pengarsipan
8) Yang diinputkan pada sistem yaitu rekam medis
yang diisi oleh dokter seperti keluhan yang
lain yang diberikan kepada pasien.
68
4. Pasien Lama
a. Open Form Pasien Lama
1) Membuka form pasien lama
2) Inputkan kode atau nomor indeks rekam medis pada
pencarian
3) Submit untuk melanjutkan pencarian
4) Muncul form pasien sesuai dengan yang dicari
sebelumnya
b. Input Update Rekam Medis
1) Setelah form pasien lama dibuka, selanjutnya

update rekam medis
2) Perawat memeriksa tanda-tanda vital pasien
kembali, setelah dari pemeriksaan yang lalu
sebelumnya
4) Rekam medis diisi dokter seperti, keluhan yang
lain yang diberikan kepada pasien
5) Setelah rekam medis diisi dokter, pasien ke kasir
untuk pembayaran dan ambil obat di farmasi lalu
pulang
6) Dokumen rekam medis dikembalikan kepada
pegawai pendaftaran
7) Data rekam medis yang diisi dokter diinputkan ke
form sistem pengarsipan pasien lama, melanjutkan
tahap awal pendaftaran. Yang di inputkan seperti
keluhan yang dirasakan pasien, riwayat penyakit,
diagnosa atau masalah, rencana penatalaksanaan,
dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien
69
8) Setelah semuanya diinputkan, lalu save data pasien
5. Save
a) Sebelum ke tahap penyimpanan, yang harus dilakukan
memastikan semua data yang di inputkan benar dan
jelas
b) Memastikan form di isi dengan benar
c) Memastikan nama form diberikan nama sesuai dengan
kode atau nomor indeks yang terdapat pada dokumen
rekam medis
d) Memastikan koneksi internet stabil
e) Setelah semuanya merasa benar, form di save pada
sistem
f) Rekam medis disimpan dan data berhasil disimpan
6. Admin Logout
a. Setelah semua proses input rekam medis selesai,
pastikan semuanya berjalan dengan lancar
b. Keluar dari laman form pencarian ataupun laman
apapun
c. Keluar dan logout dari sistem
d. Selesai
4.5.3 Perawatan Dokumen

Perawatan data dalam pengelolaan pengarsipan secara
komputer ini yaitu dilakukannya pembaruan sistem agar
dokumen yang tersedia aman, dan juga memperhatikan dalam
penyimpanan dokumen tersimpan dengan baik.
70
4.5.4 Penemuan Dokumen
Seperti yang sudah dibahas pada sebelumnya diatas, bahwa
dalam pengarsipan dokumen secara elektronik ini, untuk
penemuan kembali dokumen sebagai berikut :
1. Menyalakan komputer
2. Login pada sistem
3. Membuka form pasien
4. Ketikan kode atau nomor indeks pasien yang dicari
5. Submit untuk melanjutkan pencarian
6. Muncul dokumen pasien yang di cari
4.5.5 Pemusnahan Dokumen

Pemusnahan dokumen dalam pengelolaan pengarsipan secara
manual ini dilakukan setiap 3 (tiga) tahun sekali, pemusnahan
pengarsipan elektronik ini dilakukan dengan melakukan
penonaktifan pada data atau dokumen.
Adapun hal yang harus dilakukan sebelum pemusnahan
dokumen ini yaitu :
1. Sebelum dokumen dimusnahkan bagian pendaftaran
menginformasikan kepada pemimpin klinik
2. Setelah pemimpin klinik menyetujui, pihak klinik
mengadakan pemberitaan bahwa akan diadakannya
pemusnahan dokumen rekam medis di Klinik dota medika
3. Pemusnahan dokumen ini dilakukan dengan menonaktifkan
pada sistem pengarsipan di komputer yang dimiliki oleh
klinik dota medika
4. Prosesi penonaktifan dokumen rekam medis hanya bisa
71
4.6 Kelebihan dan Kekurangan Pengarsipan Dokumen Secara
1. Kelebihan
secara elektronik di Klinik Dota Medika :

b. Data pasien mudah dicari
c. Mudah dalam penyimpanan arsip
2. Kekurangan
secara elektronik di Klinik Dota Medika :
a. Membutuhkan jaringan internet yang kuat

b. Perlunya pelatihan kepada admin agar tidak terjadi kesalahan
input
c. Memerlukan penyimpanan yang besar
4.7 Kendala Pengarsipan Dokumen Secara Elektronik di Klinik Dota

Medika
Dalam Prosedur pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika, tentunya
banyak kendala yang dihadapi dalam prosedur kerjanya, sehingga
membuat terganggunya proses pekerjaannya, berikut beberapa kendala
yang dihadapi dalam pelaksanaan pengarsipan dokumen secara
elektronik :
1. Gangguan jaringan Wifi

2. Gangguan Listrik
72
4.8 Solusi Mengatasi Hambatan Dalam Pengarsipan Elektronik di
Klinik Dota Medika
Dalam prosedur pengelolaan pengarsipan Dokumen secara elektronik
di klinik Dota medika terdapat beberapa masalah seperti yang telah
diuraikan sebelumnya. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, berikut
solusi yang diambil dalam pelaksanaan pengarsipan Dokumen secara
elektronik di Klinik Dota medika :
1. Memastikan Jaringan Wifi tetap stabil, dengan cara menempatkan

router wifi ditempat yang sempurna
2. Menyedikan UPS agar komputer tidak mati saat mati listrik
73
BAB V
PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Berdasarkan observasi penulis mengenai prosedur pengelolaan
pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika dan berdasarkan hasil
pembahasan yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, maka
penulis menyimpulkan bahwa prosedur pengelolaan pengarsipan sangat
penting dalam suatu organisasi, klinik, perusahaan ataupun lainnya
karena akan menjadi sarana pencegahan kehilangan dan juga
memungkinkan pengambilan dokumen dengan cepat. Prosedur
pengelolaan pengarsipan di Klinik Dota Medika adalah :
1. Adapun prosedur pengelolaan pengarsipan dokumen di Klinik Dota
Medika secara manual yang diterapkannya antara lain dengan
tahapan-tahapan antara lain sebagai berikut :
a. Pasien Mendaftar
1) Pasien mendaftarkan diri ke pendaftaran klinik dota medika
2) Pasien menunjukan KTP
b. Pasien Baru
1) Membuat dokumen rekam medis baru
a) Mencatat data diri pasien kedalam dokumen rekam medis
b) Setelah dicatat, pasien diperiksa dokter
c) Dokter mengisi dokumen rekam medis seperti hasil
pemeriksaan
2) Dokumen rekam medis diberikan kode
a) Pada tahap ini penyimpan dokumen secara tahun dan
bulan
b) Kode yang terdapat pada dokumen rekam medis yaitu 6
(enam) digit
c) Diberikan 2 (dua) digit awal kode, diambil dari nomor
antrian pasien
74
d) Diberikan 2 (dua) digit diposisikan ditengah, diambil dari
bulan atau periode pada dokumen rekam medis itu berasal
e) Diberikan 2 (dua) digit di akhir, diambil dari tahun dokumen
rekam medis itu berasal
c. Pasien Lama
1) Mencari dokumen rekam medis
a) Mendatangi ruang arsip dan mencari rak arsip yang dituju
b) Mencocokan kode atau nomor indeks dengan dokumen
rekam medis yang berada di rak arsip
2) Update dokumen
Pada update dokumen ini, yang ditulis hanya pemeriksaan
pasien yang terbaru
d. Menempatkan dokumen pada rak arsip

1) Pasien Baru
Untuk pasien baru Ditempatkan pada rak arsip yang kosong
dan belum terisi oleh dokumen rekam medis lain. Posisikan
dokumen rekam medis berdiri tegak, dan kode pada rekam
medis terlihat dari sudut depan rak arsip.
2) Pasien Lama
Untuk pasien lama yaitu mencari rak arsip semula dokumen
rekam medis itu disimpan dan Menyimpan kembali sesuai
dengan tempat awal dokumen sebelumnya berada di rak arsip.
e. Perawatan Dokumen
1) Merapikan dan membersihkan rak arsip dan dokumen setiap
hari
2) Memastikan dokumen teratur dan tersusun rapi
75
f. Penemuan Dokumen
1) Mencari rak arsip yang dituju
2) Mencocokan kode dengan kode, dengan dokumen rekam
medis yang ada di rak arsip
g. Pemusnahan Dokumen
1) Pemusnahan diadakan dalam 3 (tiga) tahun sekali
2) Informasikan kepada pemimpin klinik
3) Mengadakan pemberitaan dan konferensi
4) Dilakukannya pemusnahan dengan cara pembakaran dan
2. Kelebihan pengelolaan pengarsipan secara manual di Klinik Dota

Medika antara lain sebagai berikut :
b. Dokumen tersusun rapi
c. Dokumen mudah untuk dicari
3. Kekurangan pengelolaan pengarsipan secara manual di Klinik Dota

a. Dokumen mudah terselip, disebabkan ketidaktelitian pegawai
b. Perlunya banyak ruang seperti rak untuk penyimpanan dokumen
c. Ruangan arsip yang terbatas
4. Adapun kendala dalam prosedur pengarsipan secara manual di Klinik

Dota Medika sebagai berikut :
a. Salah rak atau salah menempatkan
b. Penemuan kode dokumen yang lama
76
5. Solusi dalam menghadapi kendala terhadap prosedur pengelolaan
pengarsipan secara manual di Klinik Dota Medika antara lain :
a. Lebih Teliti
b. Memperhatikan Setiap Kode Dokumen
6. Adapun prosedur pengelolaan pengarsipan dokumen di Klinik Dota

Medika secara Elektronik yang diterapkannya antara lain dengan
tahapan-tahapan antara lain sebagai berikut :
a. Pasien Mendaftar
1) Pasien mendaftarkan diri ke pendaftaran klinik dota medika
2) Pasien menunjukan KTP
b. Admin login
1) Admin membuka PC compute
2) Akses pada sistem pengarsipan
c. Pasien Baru
1) Buat Form pasien baru
a) Pilih dan buat form baru pada sistem
b) Memberikan nama atau keterangan berupa kode atau
nomor indeks pada judul form
c) Kode pada form ini diambil dan disesuaikan dari kode yang
berada di dokumen rekam medis
2) Input rekam medis

a) Input data diri pasien
b) Setelah pasien diperiksa dokter, dokumen rekam medis
yang di isi dokter di input kedalam sistem
c) Input pemeriksaan pasien yang terdapat pada dokumen
rekam medis
77
d. Pasien Lama
1) Open form pasien lama
a) Membuka form pasien lama
b) Inputkan kode atau nomor indeks rekam medis pada
pencarian di sistem
c) Muncul form pasien lama
2) Input update rekam medis
Pada update form ini, melakukan input pemeriksaan terbaru
pasien yang sudah diperiksa dokter kebeberapa kalinya, data
pemeriksaan terbaru yang berada pada dokumen rekam
medis
e. Save
a) Pada tahap ini memastikan form di isi dengan benar
b) Setelah semuanya yakin, maka data disimpan
f. Admin Logout
Setelah semuanya dipastikan benar dan simpan, maka admin
keluar dari sistem.
7. Kelebihan pengelolaan pengarsipan secara Komputer di Klinik Dota

b. Data pasien mudah dicari
c. Mudah dalam penyimpanan arsip
78
8. Kekurangan pengelolaan pengarsipan secara Komputer di Klinik
Dota Medika antara lain sebagai berikut :
a. Membutuhkan jaringan internet yang kuat
b. Perlunya pelatihan kepada admin agar tidak terjadi kesalahan
input
c. Memerlukan penyimpanan yang besar
9. Adapun kendala dalam prosedur pengarsipan secara Komputer di

Klinik Dota Medika sebagai berikut :
a. Gangguan Jaringan Wifi
b. Gangguan Pemadaman Listrik
10. Solusi dalam menghadapi kendala terhadap prosedur pengelolaan

pengarsipan secara Komputer di Klinik Dota Medika antara lain :
a. Memastikan jaringan wifi tetap stabil, dengan cara menempatkan
router wifi ditempat yang sempurna
b. Menyediakan UPS agar komputer tidak mati saat mati listrik
ataupun pemadaman listrik
79
5.2 SARAN
Penulis memberikan saran yang membangun demi tercapainya
pengarsipan dokumen di Klinik Dota Medika. Saran yang penulis uraikan
semoga dapat bermanfaat demi kemajuan Klinik Dota Medika. Berikut
saran penulis untuk kemajuan Klinik Dota Medika :
1. Sebaiknya pihak Klinik Dota Medika memberikan penanda atau label

pada rak arsip, karena nantinya fungsi dari label ini memudahkan
mengenali dokumen dalam rak atau lemari arsip, isi label ini bisa
berupa keterangan tahun dan nantinya bisa diketahui dokumen yang
disimpan dari tahun terlama ataupun tahun terbaru, pemberian
keterangan tahun pada label ini memudahkan untuk mencari
dokumen yang sudah nonaktif untuk dimusnahkan.
2. Sebaiknya lebih memanfaatkan tata ruang pada ruang arsip

dokumen, dengan memanfaatkan tata ruang yang optimal bisa
mendapatkan tempat kerja yang nyaman, meningkatkan
produktivitas pegawai, mengantisipasi pengembangan klinik, dapat
meningkatkan kedisiplinan para pegawai dan juga alur kerja menjadi
lebih jelas. Apabila ruangan tidak memungkinkan maka untuk bisa
memanfaatkan posisi rak arsip.
3. Sebaiknya untuk pencahayaan pada ruang arsip bisa sesuaikan dan

ditingkatkan, karena penerangan bagi sebuah ruangan memang
sangat signifikan dampaknya bagi pekerja, pencahayaan harus
memenuhi persyaratan minimal untuk kenyamanan visual, selain itu
cahaya juga memainkan peranan penting dalam menciptakan
suasana ruang, misalnya mood terhadap pengguna ruangan dan
kepuasan pengguna. Pencahayaan yang baik juga akan
memudahkan dalam penemuan dokumen dan penyimpanan
dokumen, cahaya tidak terlalu gelap dan tidak terlalu terang.
80
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2017). Manajemen Kearsipan. PT Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.
Arnina, P. (2016). Langkah-Langkah Efektif Menyusun SOP. Huta

Publisher.
Badriah, Dra. (2015). Filing Management. Lentera Ilmu Cendekia. Jakarta.
Barthos, B. (2015). Manajemen Kearsipan. PT Bumi Aksara. Jakarta.
Farell, G., Saputra, H. K., & Novid, I. (2018). Rancang bangun sistem
informasi pengarsipan surat menyurat (studi kasus fakultas teknik
unp). Jurnal Teknologi Informasi dan Pendidikan, 11(2), 55-62.
Fatahilah, M. (2016). Klinik Pengobatan Thibbun Nabawi di Kota

Pontianak. JMARS: Jurnal Mosaik Arsitektur, 4(2).
Harzani, B., & Diana, D. Aplikasi Filling Rekam Medis Menggunakan

Metode Algoritma Turbo Boyer Moore. CESS (Journal of Computer
Engineering, System and Science), 5(2), 259-266.
Husnita, T. J., & Kesuma, M. E. K. (2020). PENGELOLAAN ARSIP

SEBAGAI SUMBER INFORMASI BAGI SUATU ORGANISASI
MELALUI ARSIP MANUAL DAN ARSIP DIGITAL. Jurnal El-
Pustaka, 1(2).
Irawan, R. (2018). Prosedur administrasi Penjualan Pada usaha Jaya

Teknika, Jakarta Barat. Jurnal Perspektif 16.1, 26-30.
ISNENI, N. K. (2022). MANAJEMEN RUMAH ASUH AS-SAKINAH BINAAN

DAARUT TAUHID PEDULI LAMPUNG (Doctoral dissertation, UIN
Raden Intan Lampung).
Listiani, V. (2016). Prosedur Pengarsipan Data Persobal Pegawai Pada unit

Sumber daua Manusia PT Kereta Api Indonesia daerah Operasi 8
Surabaya. Diss. Universitas Airlangga, 91.
81
Mahendro, I. (2017). APLIKASI KOMPUTER YANG BERGUNA BAGI
PELAUT SAAT BERLAYAR. JURNAL SAINS DAN TEKNOLOGI
MARITIM, (2), 142-150.
Marshaliany, E. F. (2019). Pengelolaan Aset Desa Oleh Pemerintah Desa

Di Desa Utama Kecamatan Cijeungjing Kabupaten
Ciamis. Dinamika: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara, 6(1), 15-
26.
Pratiwi, T. (2017). Konsep Pengelolaan Arsip Elektronik. Al Maktabah, 2(2).
82
BIODATA PENULIS
Data Pribadi
Nama : Mohamad Isbat
Tempat, Tanggal Lahir : Karawang, 28 Desember 2002
Jenis Kelamin : Laki – Laki
Golongan Darah :O
Agama : Islam
Nama Orang Tua
1. Nama Ayah : Madi

2. Nama Ibu : Anah
Alamat : Dusun Rawagede II, RT/RW.010/004
Desa Balongsari
Kecamatan Rawamerta
Kabupaten Karawang
Provinsi Jawa Barat
Pendidikan
1. SD : SDN Sekarwangi 1 (2008-2014)

2. SMP : SMPN 2 Rawamerta (2014-2017)
3. SMK : SMKN 1 Rawamerta (2017-2020)
a. Jurusan : Teknik Instalasi Tenaga Listrik
4. Perguruan Tinggi : LP3I College Karawang (2020-2022)
a. Program Studi : Office Management
b. Konsentrasi : Manajemen Perkantoran
c. Kampus : Karawang
Karawang, ………………………..
Mohamad Isbat
Penulis
83
LAMPIRAN
SURAT PENGANTAR OBSERVASI
84
DOKUMENTASI OBSERVASI
Dokumentasi 1
85
Dokumentasi 2
Dokumentasi 3
86
KARTU BIMBINGAN APPLICATION PROJECT
87

Draft Application Project - Mohamad Isbat - 2022

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Draft Application Project - Mohamad Isbat - 2022

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR PENGELOLAAN PENGARSIPAN

DOKUMEN DI KLINIK DOTA MEDIKA

Diajukan Untuk Memenuhi Kelulusan Materi Ajar

Bidang Keahlian Office Management LP3I College

Nama Peserta Didik : Mohamad Isbat

Bidang Keahlian : Office Management

Judul Application Project : Prosedur Pengelolaan Pengarsipan

Ridwan Saepudin, SE.,MOS Dra. Badriyah, M.Pd

Pembimbing Application Project Head of Tribe Div. Business

Nama Peserta Didik : Mohamad Isbat

Bidang Keahlian : Office Management

Judul Application Project : Prosedur Pengelolaan Pengarsipan

Dinyatakan telah mengikuti Sidang Application Project di hadapan Penguji

No Nama Jabatan Tanda Tangan

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di LP3I, bahwa Peserta Didik

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada

1. Direktur Utama LP3I, Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M., M.Pd.

Untuk semua bimbingan, petunjuk dan dorongan yang telah diberikan

Akhir kata penulis berharap semoga Application Project ini dapat

PENGESAHAN NASKAH APPLICATION PROJECT ............................... i

PENGESAHAN UJIAN APPLICATION PROJECT ................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................................ iv

DAFTAR ISI ............................................................................................. vi

DAFTAR TABEL ...................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xi

DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. xii

1.1 Latar Belakang .................................................................................. 1

1.2 Alasan Memilih Judul......................................................................... 4

1.3 Tujuan Dan manfaat Penelitian ......................................................... 4

1.3.1 Tujuan ..................................................................................... 4

1.3.2 Manfaat ................................................................................... 4

1.4 Rumusan Masalah............................................................................. 5

1.5 Batasan Masalah ............................................................................... 5

1.6 Metologi Penelitian ............................................................................ 6

1.6.1 Metode Penelitian ................................................................... 6

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data ...................................................... 6

1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................... 8

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................... 10

2.1 Pengertian Prosedur........................................................................ 10

2.1.1 Tujuan dan Manfaat Prosedur............................................... 11

2.2 Pengertian Pengelolaan .................................................................. 13

2.2.1 Tujuan dan Fungsi Pengelolaan ........................................... 14

2.3.1 Tujuan Arsip .......................................................................... 17

2.3.2 Istilah Dalam Arsip ................................................................ 17

2.3.3 Penggolongan Arsip Menurut Fungsinya .............................. 20

2.3.4 Pengelolaan Arsip ................................................................. 23

2.3.5 Prosedur Penyimpanan Arsip ............................................... 24

2.3.6 Prosedur Pencatatan ............................................................ 26

2.3.7 Sistem Penyimpan Arsip ....................................................... 27

2.3.8 Penyusutan Arsip .................................................................. 28

2.3.9 Pemeliharaan dan penjagaan arsip ...................................... 29

2.3.10 Pemusnahan Arsip................................................................ 29

2.3.11 Kriteria Pemilihan Peralatan Arsip ........................................ 30

2.3.12 Tipe Peralatan Penyimpanan Arsip....................................... 30

2.3.13 Perlengkapan Penyimpanan Arsip ........................................ 31

2.3.14 Ruang Arsip .......................................................................... 32

2.4 Pengertian Arsip Elektronik ............................................................. 32

2.4.1 Penciptaan Arsip Elektronik .................................................. 33

2.4.2 Software untuk Arsip Elektronik ............................................ 33

2.4.3 Kelebihan dan kekurangan Arsip Elektronik ......................... 33

2.4.4 Tujuan Arsip Elektronik ......................................................... 35

2.4.5 Pengelolaan Arsip Elektronik ................................................ 35

2.5 Pengertian Klinik.............................................................................. 36

2.5.1 Jenis Klinik ............................................................................ 36