MODUL BIMTEK I

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Penyusun
Drs. Darmono, M.Si.
Muhamad Ihsanudin, M.Hum.
Arsidi, M.IP.

PENGURUS PUSAT ASOSIASI TENAGA

PERPUSTAKAAN SEKOLAH INDONESIA (PP ATPUSI)
TAHUN 2021

0
 PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Modul Bimtek Manajemen Perpustakaan Sekolah ini berisi tentang program

pengembangan perpustakaan yang merupakan bagian dari kompetensi
Manajerial sesuai Permendiknas No. 25 Tahun 2008 tentang Standar
Tenaga Perpustakaan Sekolah/Madrasah
2. Setelah mempelajari modul ini, kepala atau tenaga perpustakaan sekolah
diharapkan dapat menyusun program pengembangan perpustakaan yang
meliputi: Kemampuan menyusun deskripsi tugas tenaga perpustakaan
sekolah untuk bekerja secara efektif dan efisien, menyusun program
pembinaan tenaga perpustakaan untuk pengembangan pribadi dan karir,
merancang program pengembangan perpustakaan, menyusun Term of
Reference (TOR) kegiatan, menyusun instrumen monitoring dan evaluasi
program perpustakaan, dan menyusun laporan program perpustakaan
3. Sebelum mempelajari modul ini, Saudara sebaiknya memiliki dokumen-
dokumen sebagai berikut:
a. Permendiknas Nomor 25 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga
Perpustakaan Sekolah/Madrasah
b. Standar Nasional Perpustakaan Sekolah (SNP)
c. Instrumen Akreditasi Perpustakaan Sekolah
4. Waktu yang dipergunakan untuk mempelajari modul ini adalah 8 JP. Satu
JP setara dengan 45 menit. Waktu dalam mengerjakan setiap lembar kerja
(LK) adalah waktu perkiraan, sangat mungkin berubah, disesuaikan dengan
keadaan dan kebutuhan
5. Untuk melakukan kegiatan pembelajaran, Saudara harus mulai dengan
membaca petunjuk modul ini, menyiapkan dokumen yang diperlukan,
mengikuti tahap demi tahap kegiatan pembelajaran secara sistematis dan
mengerjakan perintah-perintah kegiatan pembelajaran pada Lembar Kerja
(LK). Setiap menyelesaikan kegiatan pembelajaran pada masing-masing
topik, Saudara akan mengerjakan latihan soal. Untuk melengkapi
pemahaman, Saudara dapat membaca bahan bacaan dan sumber-sumber
lain yang relevan.

1
 TOPIK 1 PROGRAM PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN
A. INDIKATOR KEBERHASILAN

Setelah mempelajari topik ini, Saudara diharapkan dapat:

IPK 1.01 Menyusun deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah untuk bekerja
secara efektif dan efisien
IPK 1.02 Menyusun program pembinaan tenaga perpustakaan untuk
pengembangan pribadi dan karir
IPK 1.03 Merancang program pengembangan perpustakaan
IPK 1.04 Menyusun Term of Reference (TOR) kegiatan
IPK 1.05 Menyusun instrumen monitoring dan evaluasi program perpustakaan
IPK 1.06 Menyusun laporan program perpustakaan

B. URAIAN DAN CONTOH (5 menit)

Program pengembangan perpustakaan merupakan topik awal dalam kegiatan

pembelajaran pada modul ini. Topik ini terdiri dari 6 kompetensi yang akan
Saudara kuasai, dikelompokkan dalam 3 kegiatan belajar. Dimulai dari kegiatan 1
sampai dengan kegiatan 3.

Kegiatan pertama, Saudara akan menyusun: (1) deskripsi tugas pada satuan
perpustakaan sekolah. Deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah (TPS)
didasarkan pada pengelompokkan tugas (tugas dan fungsi) yang tercermin pada
struktur organisasinya. Contoh deskripsi tugas pada perpustakaan sekolah:
Tabel 1
Deskripsi Tugas Pada Satuan Perpustakaan Sekolah

NO BAGIAN JENIS TUGAS

1. Bagian Lelayanan a. membuat perencanaan pengadaan bahan pustaka
Teknis pada bagian pelayanan teknis,
b. ....dst
2. Bagian Layanan a. memberikan layanan peminjaman dan
Pemustaka pengembalian bahan pustaka,
b. ...... dst
3. Bagian Layanan a. melakukan perawatan pangkalan data
Teknologi Informasi perpustakaan,
b. ...... dst

(2) program pembinaan TPS. Pembinaan TPS dilakukan melalui 3 jalur yaitu
melalui pendidikan, jabatan fungsional dan pembinaan moral kerja.

2
 Kegiatan Kedua, Saudara menyusun: (1) program pengembangan perpustakaan
dengan menggunakan model perencanaan strategis (strategic planning).
Perencanaan stategis berangkat dari visi, misi dan tujuan sekolah. Penyusunan
program dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT, yaitu identifikasi
terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman; (2) menyusun Term of
Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK). TOR/KAK merupakan
dokumen acuan kegiatan yang berisi tentang gambaran umum suatu rencana
kegiatan. Minimalnya TOR berisi gambaran umum (latar belakang) suatu
kegiatan, tujuan dan strategi untuk mencapai tujuan, manfaat (bagi lembaga),
waktu kegiatan dan biaya yang diperlukan. Berikut contoh identifikasi SWOT:

Tabel 2
Tabel Identifikasi SWOT/KKPA pada Perpustakaan sekolah

ASPEK BUTIR-BUTIR SWOT/KKPA

1. Tersedianya koleksi perpustakaan dalam jumlah dan ragam
KEKUATAN –
yang memadai sesuai kebutuhan kurikulum
Strength
2. .... dst
1. Pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh siswa dan guru masih
KELEMAHAN –
rendah
Weakness
2. .... dst
1. Sudah adanya teknologi informasi untuk memudahkan
PELUANG -
pengelolaan dan akses koleksi dan sumber informasi
Oppotunities
perpustakaan sekolah
2. .... dst
1. Penggunaan media sosial yang berlebihan pada keseharian
ANCAMAN –
siswa.
Threat
2. ....dst

Kegiatan ketiga saudara akan menyusun laporan program kerja perpustakaan,

yang meliputi: (1) menyusun instrumen monitoring dan evaluasi program
perpustakaan sekolah. Ini merupakan aktivitas internal dari suatu
kegiatan/program yang dirancang untuk mengidentifikasi feedback konstan pada
setiap progres kegiatan; (2) menyusun laporan program perpustakaan sekolah.
Laporan dibuat secara tertulis agar terdokumentasi. Biasanya laporan dibuat pada
akhir sebuah program.

3
C. LATIHAN

Kegiatan 1. Mendeskripsikan Tugas Tenaga Perpustakaan Sekolah

(Metode diskusi kelompok. 60 menit)

Pengantar (5 menit)

Saudara akan melakukan Kegiatan 1 secara berkelompok (antara 5 – 6 orang),

tentang deskripsi tugas tenaga perpustakaan. Sebelum melakukan kegiatan lebih
lanjut, Saudara perlu memahami tugas dalam LK 1.

Untuk mendapat penguatan materi, bacalah Bahan Bacaan 1 tentang Deskripsi

Tugas dan Pembinaan Tenaga Perpustakaan Sekolah. Waktu untuk membaca
bahan bacaan 20 menit. Jika sudah selesai, lanjutkan dengan mengerjakan tugas LK
1a, dan LK 1b. Waktu mengerjakan tugas 35 menit, dan mengumpulkanya jika sudah
selesai.

Untuk pendalaman materi, Saudara perlu membaca suplemen tentang: (1)

Standar Nasional Perpustakaan, (2) Permendiknas No 25 Tahun 2008 Tentang
Standar Tenaga Perustakaan Sekolah/Madrasah.

LK 1.a Menyusun deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah

Buatlah deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah. Silakan Saudara berdiskusi

dalam kelompok, dengan melengkapi format LK 1.a, yang sudah disediakan.

Format LK 1.a
Deskripsi Tugas Tenaga Perpustakaan Sekolah

No Bagian DeskripsiTugas
1. mengusulkan bahan pustaka yang telah terpilih
1. Bagian
kepada kepala sekolah untuk diadakan,
Layanan
2. menerima dan memeriksa bahan pustaka dari bagian
Teknis
tata usaha untuk diproses lebih lanjut,
3. memberikan identitas bahan pustaka sebagai milik
perpustakaan,

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi deskripsi tugas ini)

1. Melakukan layanan peminjaman dan pengembalian

2. Bagian
bahan pustaka,
Layanan
2. melakukan penagihan koleksi bahan pustaka yang
Pemusataka
terlambat dikembalikan,
3. melakukan selving buku yang dikembalikan maupun
4
 dibaca di tempat,
4. memberikan sanksi denda bagi peserta didik yang
terlambat mengembalikan buku berdasarkan aturan
yang berlaku,
5. menentukan judul buku pengganti terhadap anggota
yang menghilangkan buku dengan melakukan
koordinasi dengan bagian layanan teknis,
6. membuat surat keterangan bebas pinjam bahan
pustaka.

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi deskripsi tugas ini)

1. mengontrol semua peralatan TI agar berjalan dengan

3. Bagian
baik,
Layanan
2. melakukan perawatan terhadap peralatan TI jika ada
Teknologi
yang rusak,
Informasi dan
3. melakukan perawatan pangkalan data perpustakaan,
Komunikasi
4. melakukan perawatan jaringan lokal perpustakaan.

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi deskripsi tugas ini)

LK 1.b Menyusun program pembinaan tenaga perpustakaan untuk

pengembangan pribadi dan karir

Susunlah program pembinaan tenaga perpustakaan sekolah selama kurun waktu 1

tahun. Silahkan Saudara berdiskusi dalam kelompok. Laporan tugas menggunakan
Format LK 1.b yang sudah disediakan.

5
 Format LK 1.b
Program Pembinaan Karir Tenaga Perpustakaan Sekolah
SMP ........................ Kota ............................
Tahun 2019

Nama Sekolah : .....................................................................

Alamat : .....................................................................

Jenis Pembinaan Waktu Volume Anggaran Rp Person in

Kegiata dan sumber Charge /
n dana Penanggu
ng Jawab
1. Pendidikan
1 formal Ilmu Sepanjang 1 16.000 Kepala
Perpustakaan
. (D3 atau S1) tahun (sesuai Sekolah
bagi TPS yang berprestasi jenjang Beasiswa
pendidikan) Sekolah /
pemerintah
(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara lengkapi)
2.
3.

Kegiatan 2. Menyusun Program Pengembangan Perpustakaan

(Metode diskusi kelompok. Waktu 75 menit)

Pengantar (5 menit)

Saudara sudah menyelesaikan kegiatan 1. Pada kegiatan ke-2 Saudara akan bekerja
secara kelompok (antara 5 - 6 orang), Menyusun program pengembangan
perpustakaan sekolah. Sebelum melakukan kegiatan lebih lanjut, Saudara perlu
memahami tugas dalam LK 2.a dan LK 2.b.

Untuk mendapat penguatan materi, bacalah bahan bacaan K e g i a t a n 2 tentang

Penyusunan Program Pengembangan dan Term of Reference Perpustakaan
Sekolah. Alokasi waktu untuk membaca adalah 20 menit. Jika sudah selesai
membaca, lanjutkan dengan mengerjakan tugas LK 2.a dan LK 2.b. Waktu untuk
mengerjakan tugas LK 2.a, LK 2.b. adalah 50 menit, dan mengumpulkan tugas jika
sudah selesai.

Untuk pendalaman materi, silakan membaca bahan Suplemen tentang:

Pengembangan Perpustakaan Di SMP Negeri 15 Tegal.

6
LK 2.a Merancang program pengembangan Perpustakaan

Rancanglah program pengembangan perpustakaan salah satu sekolah peserta di

kelompok Saudara, dengan menggunakan analisis SWOT/KKPA. Langkah-
langkahnya sebagai berikut:
(1) Identifikasi perpustakaan sekolah dengan 4 aspek: kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman,
(2) Susunlah alternatif program
(3) Tentukan program definitif
Silakan Saudara berdiskusi dalam kelompok, dengan melengkapi format LK 2.a1, LK
2.a2, dan LK 2.a3 yang sudah disediakan.

Format LK 2.a1
Identifikasi SWOT/KKPA Perpustakaan Sekolah

APEK HASIL BUTIR-BUTIR SWOT/KKPA

1. Tersedianya koleksi perpustakaan dalam jumlah dan
KEKUATAN –
ragam yang memadai sesuai kebutuhan kurikulum
Strength
2. SDM Perpustakaan berjumlah 6 tenaga
berpendiidkan S1 ilmu perpustakaan 1, D2 ilmu
perpustakaan 1, SLTA 4 tenaga

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)
1. Pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh siswa dan
KELEMAHAN –
guru masih rendah
Weakness

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)
1. Sudah adanya teknologi informasi untuk
PELUANG -
memudahkan pengelolaan dan akses koleksi dan
Opportunities
sumber informasi perpustakaan sekolah
2. Adanya teknologi mobil yang dapat aplikasikan pada
kegiatan perpustakaan

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)
1. Penggunaan media sosial yang berlebihan pada
ANCAMAN – Threat
keseharian siswa.

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)

7
 Format LK 2a.2
Matrik Analisis SWOT/KKPA
Menentukan Alternatif Program

OPORTUNITIES THREAT
KESEMPATAN ANCAMAN

STRENGTH S-O S-T

Comparative/ Advantage Mobilization
KEKUATAN
Hasil analis S-0 Hasil analisis S-T
1. Pengembangan 1. Pengembangan
perpustakaan digital Perpustakaan Sekolah
2. Pengembangan sarana berbasis mobile library
dan prasana 2. Pengembangan
perpustakaan sekolah ekosistem sekolah yang
3. Peningkatan Layanan literat melalui
Perpustakaan perpustakaan
4. Pengembangan Program
GLS
5. Penguatan kelembagaan
perpustakaan sekolah
6. Pengembangan Tenaga
Perpustakaan Sekolah

WEAKNESS W-O W-T

Invesment/ Divesment Damage Control
KELEMAHAN
Hasil analis W-0 Hasil analis W-T
1. Kemudahan akses 1. Penguatan kebiasaan
informasi (koleksi) membaca siswa
perpustakaan berbasis
TIK
2. Penguatan lingkungan
sekolah yang kaya teks
dengan kebiasaan
menulis

8
 Format LK 2a.3
Menentukan Program Definitif

Kategori
No Alternatif Program
1 2 3 4
Mendesak Penting Tidak Mendesak
dan tetapi Penting dan tetapi
Penting Tidak Tidak Tidak
Mendesak Mendesak Penting
1. Pengembangan V
perpustakaan digital
2. Pengembangan V
Sarana dan Prasana
Perpustakaan
Sekolah
3. Peningkatan Layanan V
Perpustakaan
Sekolah
(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara lengkapi)

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Alternatif program yang masuk dalam kategori mendesak dan penting dijadikan
program pengembangan perpustakaan sekolah.

LK 2.b Menyusun TOR kegiatan perpustakaan sekolah

Susunlah tata urutan (format) TOR program perpustakaan sekolah secara runtut dan
logis disertai dengan uraian. Silakan Saudara berdiskusi dalam kelompok.
Kerjakanlah dengan menggunakan Format LK 2.b yang sudah disediakan.

9
 Format LK 2.b
Kisi-kisi Term Of Reference

No Tata Urutan/ Uraian

Format TOR
1. Halaman Depan
Halaman Pengesahan
Daftar isi
2. Judul Kegiatan Judul mudah dipahami oleh semua pihak. Judul
mengacu pada nama/tema kegiatan yang akan
dilakukan.

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)

3. Latar Belakang Latar belakang berisi pandangan umum terkait

alasan yang menjadi dasar kegiatan yang akan
dilakukan. Dapat berupa gambaran kondisi saat ini,
berupa masalah yang terjadi. Latar belakang
biasanya berisi logika kuat yang mengandung
alasan sehingga dapat mempengaruhi untuk
membuat kegiatan/acara.

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara

lengkapi)

4. Rasional
5. Tujuan
6. Mekanisme & Desain
7. Sumber Dana
8. Indikator Kinerja
9. Jadwal kegiatan
10. Keberlanjutan Program
11. Person in Charge

10
Kegiatan 3. Menyusun Laporan Program Perpustakaan Sekolah.
(Metode Diskusi kelompok, Waktu 60 menit)
Pengantar (5 menit)

Saudara sudah mengerjakan Kegiatan 1 dan 2. Selanjutnya Saudara mengerjakan

Kegiatan 3 secara kelompok (antara 5 – 6 orang), yaitu menyusun laporan program
perpustakaan sekolah. Sebelum melakukan kegiatan lebih lanjut, Saudara perlu
memahami tugas dalam LK 3.a dan LK 3.b

Untuk mendapat penguatan materi bacalah Bahan Bacaan kegiatan 3 tentang

Penyusunan Laporan Program Perpustakaan Sekolah selama 20 menit. Setelah
selesai membaca lanjutkan pengerjaan tugas LK 3.a dan LK 3.b selama 35 menit, dan
mengumpulkan tugas jika sudah selesai.

Untuk pendalaman materi silakan membaca Suplemen tentang (1) Standar

Nasional Perpustakaan (SNP 008/2011 untuk SMP dan SNP 009/2011 untuk SMA),
(2) Instrumen Akreditasi Perpustakaan Sekolah jenjang SMP dan SMA.

LK 3.a Menyusun Instrumen Monitoring dan Evaluasi Program Perpustakaan

Buatlah deskripsi indikator instrumen monitoring program perpustakaan. Silakan Saudara

berdiskusi dalam kelompok. Kerjakan tugas dengan Format LK 3.a yang sudah
disediakan.

Format LK 3.a
Indikator Monitoring dan Evaluasi

No Indikator Deskripsi / Keterangan

1. Input Masukan yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan

dapat menghasilkan keluaran yang dibutuhkan. Misal
anggaran, dukungan pemikiran (tenaga ahli) dukungan
kebijakan baik pusat, daerah, maupun lokal (setempat).
Ukuran masukan ini berguna untuk memonitor jumlah
sumber daya yang digunakan untuk kegiatan,
pelayanan, pengembangan, pemeliharaan,
pendistribusian.

Contoh:
▪ Jumlah rupiah yang dibelanjakan untuk pembelian
buku,
▪ jumlah jam kerja tenaga perpustakaan /pegawai dst
11
 (Jawaban di atas hanya contoh, silahkan saudara
lengkapi)

2. Output
3. Outcome
4. Manfaat
5. Dampak

LK 3.b Menyusun Laporan Program Perpustakaan

Susunlah tata urutan (format) laporan program perpustakaan yang komunikatif disertai
dengan uraian. Silakan Saudara berdiskusi secara kelompok. Kerjakan tugas dengan
Format LK 3.b yang sudah disediakan.

Format LK 3.b
Kisi-kisi Laporan Program Perpustakaan

Secara garis besar format laporan program adalah sebagai berikut:

No Urutan Laporan Uraian

Program
1. Halaman Depan
Halaman Pengesahan
Daftar isi
2. Pendahuluan meliputi tujuan kegiatan, sasaran, ruang
lingkup, dan alokasi waktu pengerjaan
3. Program dan kegiatan uraikan program dan kegiatan yang
dilaksanakan perpustakaan sekolah, time
schedule kegiatan

(Jawaban di atas hanya contoh, silahkan

saudara lengkapi)

4. Alokasi anggaran dan

penggunaan
5. Pelaksanaan dan
Ketercapaian
6. Permasalahan dan
analisis
7. Penutup
8. Lampiran

12
D. RANGKUMAN MATERI (5 menit)

Deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah dapat dijabarkan dari struktur

organisasi perpustakaan. Bagian-bagian yang ada dalam struktur tersebut
mencerminkan tugas dan pekerjaan yang ada pada bagian tersebut. Organisasi
perpustakaan terdiri dari (1) Kepala Perpustakaaan Sekolah, (2) Bagian Pelayanan
Teknis, (3) Bagian Pelayanan Pemustaka, dan (4) Layanan Teknologi Informasi dan
Komunikasi.

Pengembangan perpustakaan sekolah adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk

menghasilkan kondisi dan kinerja perpustakaan sekolah menjadi lebih baik dari
sebelumnya. Pengembangan program dapat dilakukan dengan pendekatan strategis,
yang disebut dengan strategic planning dengan menggunakan analisis SWOT.
Selanjutnya program perpustakaan diimplementasikan menjadi rencana kerja, baik
jangka pendek dan jangka panjang.

Setiap rencana kegiatan perlu dibuatkan Term of Reference (TOR) atau KAK
(Kerangka Acuan Kegiatan) adalah dokumen yang berisi tentang gambaran umum
suatu kegiatan. TOR berisi gambaran umum (latar belakang) suatu kegiatan, tujuan
dan strategi untuk mencapai tujuan, manfaat (bagi lembaga atau bagi peserta), waktu
kegiatan (time scedule) dan biaya yang diperlukan.

Pembinaan karir merupakan bagian penting dalam manajemen perpustakaan.

Pembinaan karir dan juga sekaligus pembinaan kemampuan tenaga perpustakaan
sekolah bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan
tuntutan perkembangan jaman yang terus meningkat. Terdapat tiga aspek pembinaan
karir tenaga perpustakaan sekolah, yaitu: (1) pembinaan karir melalui pendidikan dan
pelatihan baik formal maupun pendidikan nonformal seperti diklat jangka pendek
bidang tertentu dalam bidang perpustakaan, mengikuti seminar, mengikuti lokakarya,
(2) pembinaan karir tenaga perpustakaan sekolah melalui jabatan fungsional
pustakawan, dan (3) pembinaan moral tenaga perpustakaan sekolah yang dapat
dikatakan sebagai pembinaan pribadi.

Monitoring adalah akivitas internal dari suatu kegiatan/program yang dirancang untuk
mengidentifikasi feedback konstan pada setiap progres kegiatan. Beberapa prinsip
monew: selalu berdasarkan standar, terbuka, adil, berorientasi solutif, partisipatif, dan

13
berjenjang. Indikator yang perlu dikembangkan pada monew: indikator input, indikator
output, indikator outcome, indikator manfaat, dan indikator dampak.

Setiap kegiatan selesai dilaksanakan, perlu dibuatkan laporan. Laporan kegiatan

merupakan bentuk penyampaian pertanggungjawaban secara tertulis. Ada dua pihak
yang berkepentingan dalam laporan, pihak pertama dan kedua. Pihak pertama adalah
pihak yang membuat laporan. Pihak kedua sebagai penerima laporan.

E. EVALUASI (5 menit)

▪ Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tanda
silang (X) dari soal ini sesuai dengan pilihan Saudara.

1. Kepala Perpustakaan SMA X, menyusun deskripsi tugas tenaga perpustakaan

sekolah (TPS). Untuk mudahnya dia mencontoh apa adanya dari deskripsi tugas
TPS Perpustakaan SMP Y. Apa tanggapan Saudara terhadap kasus diatas?
A. Setuju karena struktur organisasinya sama.
B. Setuju karena tugas TPS pada dasarnya sama dan tidak dipengaruhi
jenjang sekolah.
C. Tidak setuju karena kedalaman tugas TPS SMP berbeda dengan SMA.
D. Tidak setuju karena kepala SMA terkesan tidak dapat mengembangkan
organisasi perpustakaan di sekolahnya.

2. Atas permintaan Kepala Sekolah (KS) kepada Kepala Perpustakaan, KS akan

memindah 1 orang TPS yang mempunyai kemampuan dan keterampilan
unggul bidang TI ke bagian Tata Usaha. Sementara itu TPS tersebut adalah
satu-satunya tenaga di perpustakaan yang memiliki keahlian bidang itu.
Menurut Saudara apa sebaiknya sikap kepala perpustakaan?
A. Melepas TPS tersebut
B. Menolak permintaan Kepala Sekolah
C. Minta pengganti dengan tenaga baru yang memiliki komptensi setera
D. Mengatur mekanisme kerja dengan unit lain dan mengkader kembali TPS
yang yang ada

3. Komparasi antara KEKUATAN dan KELEMAHAN pada analisis SWOT dari

suatu perpustakaan sekolah, hasil prediksinya yang paling kuat adalah
A. Perpustakaan sekolah segera melakukan mobilisasi
B. Perpustakaan sekolah memutuskan melakukan investasi atau tidak
C. Perpustakaan sekolah melakukan comparasi keuntungan
D. Perpustakaan sekolah segera melakukan krontol terhadap kerusakan yang
14
 mungkin timbul

4. Pada tahun 2019 Kepala Perpustakaan sekolah mempunyai program

peningkatan keterpakaian koleksi perpustakaan sekolah dengan biaya
Rp.100.000.000. Dalam pelaksanaanya Kepala Perpustakaan tidak membuat
TOR. Menurut Saudara apa yang akan terjadi dari kegiatan tersebut?
A. Program akan tetap jelas arahnya
B. Output program tidak akan terukur dengan baik dan tidak akan akuntabel
C. Program tetap akan dapat berjalan
D. Program tidak bisa dikontrol

5. Suatu kegiatan “promosi membaca” di perpustakaan sudah selesai dilakukan

dengan anggaran yang cukup besar. Pada akhir kegiatan Perpustakaan tidak
membuat laporan. Menurut Saudara konsekuensi apa yang akan dialami
perpustakaan sekolah dari kasus diatas?

A. Petanggungjawawaban secara akuntabel tidak dilakukan perpustakaan

B. Tidak ada konsekuensi bagi perpustakaan
C. Kegiatan perpustakaan yang sudah dilakukan tidak bisa dievaluasi dan
dipertanggungjawabkan
D. Perpustakaan sedkolah akan tetap berjalan

6. Analisislah dan tentukan indikator dari penyataan berikut. “Pada tahun 2019,
jumlah anggaran untuk pembelian koleksi Perpustakaan Sekolah sebesar Rp.
100.000.000,0 (Seratus Juta Rupiah), Anggaran tersebut akan dibelanjakan
buku sesuai dengan usulan sebanyak 500 judul buku”.
A. Indikator input
B. Indikator output
C. Indikator outcome
D. Indikator dampak

F. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Setelah selesai melaksanakan seluruh kegiatan dan pembelajaran pada topik ini,
Saudara diminta untuk melakukan umpan balik dan tindak lanjut dengan cara
menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini:

1. Apa yang telah Saudara pahami dan peroleh setelah mempelajari dan
melaksanakan seluruh kegiatan pada topik ini?

2. Bagaimanakah pengaruh dan manfaat yang Saudara peroleh setelah

mempelajari topik ini terkait dengan tugas pokok Saudara sebagai Kepala
Perpustakaan Sekolah?
15
 3. Hal baru apa saja yang dapat Saudara lakukan dalam penyusunan program
pengembangan perpustakaan di tempat Saudara bekerja setelah mempelajari
topik ini?

4. Apa Rencana Tindak Lanjut yang akan Saudara lakukan agar hasil
pembelajaran topik ini bisa dilaksanakan di sekolah Saudara?

G. BAHAN BACAAN

Bahan Bacaan 1. DESKRIPSI TUGAS DAN PEMBINAAN TENAGA

PERPUSTAKAAN SEKOLAH.

A. Deskripsi Tugas Tenaga Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah tidak dapat dipisahkan dari sistem pendidikan, dan

keberadaanya tidak dapat diabaikan karena secara sistemik dapat mendukung
kualitas pendidikan. Sekolah perlu memperhatikan perpustakaan sekolah untuk
dikelola dengan majemen yang baik.
Hakekat manajemen pada dasarnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi
manusia, material, anggaran untuk mencapai tujuan organisasi. Agar manajemen
berjalan dengan baik, kepala perpustakaan perlu memahami tujuan dan fungsi
perpustakaan sekolah. Untuk mencapai tujuan dilakukan dengan menyusun
program atau kegiatan dengan berdasar pada fungsi-fungsi manajemen. Terry
mengelompokkan fungsi manajemen dalam beberapa aspek seperti planning,
organizing, actuating, and controlling dengan akronim POAC.

Salah satu kegiatan dalam organizing dalam manajemen perpustakaan adalah

menyusun tata aliran kerja. Tata aliran kerja bisa dilihat dari organisasi
perpustakaannya. Struktur organisasi Perpustakaan sekolah disesuaikan dengan
jenjang masing- masing sekolah (Darmono, 2013). Kepala perpustakaan sekolah
perlu memiliki pengetahuan di bidang organisasi dan administrasi perpustakaan,
untuk menunjang pelaksanaan kepemimpinan dan pelaksanaan tugas di
perpustakaan sekolah.

Untuk mewujudkan organisasi yang baik, struktur organisasi perpustakaan sekolah

perlu memperhatikan berbagai faktor sebagai berikut:

16
 a. Perumusan Tujuan Perpustakaan
Tujuan dirumuskan secara jelas dan lengkap, baik mengenai ruang lingkup,
sasaran, keahlian dan/atau keterampilan, serta peralatan yang diperlukan.
b. Perumusan Tugas Pokok Perpustakaan
Tugas pokok adalah sasaran yang harus dicapai yang dibebankan kepada
organisasi. Jika organisasi besar maka tugas pokoknya luas, sedangkan
organisasi kecil tugas pokoknya terbatas.
c. Rincian Kegiatan
Adalah semua kegiatan kerja yang harus dilakukan untuk melaksanakan tugas
pokok, dan disusun secara lengkap dan terinci dan harus dibedakan antara
kegiatan kerja utama dan penunjang.
d. Pengelompokan Kegiatan Kerja
Kegiatan kerja yang erat hubungannya satu sama lain dikelompokkan dalam
satu kelompok, dan pengelompokan ini disebut fungsionalisasi.

Struktur organisasi menggambarkan beban kerja dari organisasi dan kegiatan yang
ada didalamnya. Berikut ini adalah contoh struktur organisasi perpustakaan sekolah.

Struktur Organisasi Perpustakaan SMP dan SMA

SNP 008/2011 dan SNP 009/2011

Kepala Sekolah

Kepala
Perpustakaan
Sekolah

Layanan Teknis Layanan Pemustaka Layanan T I K

Dari struktur organisasi di atas, kita bisa mengetahui dan pengelompokkan pekerjaan
di perpustakaan sekolah. Untuk SMP dan SMA ada tiga kelompok pekerjaan di
perpustakaan sekolah, yaitu (1) Bagian Layanan Teknis, (2) Bagian Layanan
Pengguna, dan (3) Bagian Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

Berikut ini adalah deskripsi tugas tenaga perpustakaan sekolah (Layanan teknis,
layanan pemustaka, dan layanan TIK).
17
1. Bagian Layanan Teknis

Bagian ini merupakan dapurnya perpustakaan, karena di bagian inilah semua bahan
pustaka yang baru dibeli atau bahan pustaka hadiah, diolah untuk ditentukan nomor
kelas, subyek, serta dibuatkan kartu katalog sebagai alat penelusuran informasi di
perpustakaan. Tugas dan tangggung jawab tenaga layanan teknis perpustakaan
sekolah antara lain sebagai berikut:

a. mengusulkan bahan pustaka yang telah terpilih kepada kepala sekolah untuk
diadakan,
b. menerima dan memeriksa bahan pustaka dari bagian tata usaha untuk diproses
lebih lanjut,
c. memberikan identitas bahan pustaka sebagai milik perpustakaan,
d. melakukan inventarisasi bahan pustaka ke dalam buku induk,
e. melakukan nomor klasifikas dan subyek bahan pustaka yang baru diterima,
f. melakukan pembuatan deskripsi katalog
g. menyelesaikan tahap akhir pengolahan bahan perpustakaan yaitu memberi
identitas bahan pustaka, seperti label, nomor panggil buku, lidah buku, dan
kartu buku (untuk perpustakaan yang belum menerapkan otomasi),
h. melakukan entri data ke dalam pangkalan data perpustakaan,
i. membuat, mencetak, mengecek dan menempelkan barcode buku,
j. Menempelkan pita magnetig atau RFID,
k. melakukan pengiriman bahan pustaka yang telah diproses ke bagian layanan,
l. melakukan penyusunan (filling) kartu katalog (katalog pengarang, judul dan
subjek)
m. melakukan pameran (display) buku baru,
n. menyebarkan informasi terbaru (buku baru) yang dimiliki perpustakaan sekolah,
o. membuat statistik tambahan buku baru setiap periode tertentu,
p. melakukan perawatan koleksi perpustakaan,
q. mempersiapkan bahan untuk laporan tahunan perpustakaan.

2. Bagian Layanan Pemustaka

Bagian layanan pemustaka di perpustakaan adalah ujung tombak perpustakaan

dalam memberikan layanan. Pada bagian layanan pemustaka terdapat beberapa
layanan seperti layanan sirkulasi dan layanan referensi, layanan serial, layanan
multimedia, layanan berceritera. Layanan pemustaka khususnya sirkulasi biasanya
dijadikan indikator keberhasilan layanan perpustakaan sekolah.

Tugas dan tangggung jawab tenaga layanan pemustaka perpustakaan sekolah antara
lain sebagai berikut:

a. Melakukan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka,

b. melakukan penagihan koleksi bahan pustaka yang terlambat dikembalikan,
c. melakukan selving buku yang dikembalikan maupun dibaca di tempat,
d. memberikan sanksi denda bagi peserta didik yang terlambat mengembalikan
buku berdasarkan aturan yang berlaku,

18
 e. menentukan judul buku pengganti terhadap anggota yang menghilangkan buku
dengan melakukan koordinasi dengan bagian layanan teknis,
f. membuat surat keterangan bebas pinjam bahan pustaka,
g. memberikan layanan keanggotaan perpustakaan,
h. menentukan judul buku yang akan diperbaiki untuk dibendel dan mengirimkan
daftar tersebut ke bagian layanan teknis.
i. menerima dan mencek bahan pustaka baru yang telah selesai diproses dan
atau selesai diperbaiki,
j. memberikan layanan keanggotaan perpustakaan,
k. menyiapkan dan menyusun statistik kegiatan layanan melakkan stock opname,
l. membantu pembaca melakukan penelusuran informasi,
m. melakukan layanan rujukan,
n. melakukan pemasaran dan promosi jasa perpustakaan,
o. melakukan bimbingan pemanfaatan perpustakaan sekolah,
p. mempersiapkan bahan untuk laporan tahunan perpustakaan.

3. Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Tugas dan tangggung jawab bagian teknologi informasi dan komunikasi antara lain
sebagai berikut:

a. mengontrol semua peralatan TI agar berjalan dengan baik,

b. melakukan perawatan terhadap peralatan TI jika ada yang rusak,
c. melakukan perawatan pangkalan data perpustakaan,
d. melakukan perawatan jaringan lokal perpustakaan,
e. malakukan manajemen pangkalan data perpustakaan,
f. pengembangan perpustakaan sekolah berbasis web (perpustakaan digital),
g. pengembangan website perpustakaan sekolah,
h. memberikan pendidikan pemakai tentang etika penggunaan Internet dan etika
komunikasi berbasis Internet,
i. melakukan pengembangan dan pelayanan data digital sebagai koleksi
perpustakaan sekolah,
j. mempersiapkan bahan untuk laporan tahunan perpustakaan.

B. Pembinaan Tenaga Perpustakaan Sekolah

Menurut kamus Besar Bahasa Indonesia, kata membina diartikan sebagai

mengusahakan supaya lebih baik (maju). Pembinaan karir terhadap tenaga
perpustakaan sekolah artinya membina dan membantu pengembangan dan
peningkatan karir tenaga perpustakaan sekolah.

Dalam pembinaan karir didalamnya juga tersirat adanya pembinaan terhadap

peningkatan kemampuan individu tenaga perpustakaan sekolah. Pembinaan
kemampuan tenaga perpustakaan sekolah bertujuan untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan perkembangan tuntutan pekerjaan
yang dan tuntuan jaman. Pembinaan karir tenaga perpustakaan sekolah dapat
dilakukan melalui beberapa jalur.
19
1. Pembinaan Melalui Pendidikan dan Pelatihan
Dalam Undang-Undang no. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, pasal 33 ayat 2
dijelaskan bahwa pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan dilaksanakan
melalui pendidikan formal atau nonformal.
a. Pendidikan formal adalah mengikuti pendidikan format seperti jenjang
pendidikan D3, S2, S3 dam S3.
b. Pendidikan nonformal adalah pendidikan jangka pendek (short course) seperti
mengikuti pendidikan dan pelatihan, magang, kursus, workshop, simposiun,
seminar dan sebagainya.

2. Pembinaan Karir Pustakawan Melalui Jabatan Fungsional

Pemerintah mulai memberikan kesempatan berkarir secara terbuka bagi pegawai

negeri sipil melalui jabatan fungsional, termasuk pustakawan di sekolah
(Pemendikbud No 6 tahun 2019). Kesempatan berkarir secara terbuka artinya
bahwa PNS yang memilih jalur jabatan fungsional dapat naik pangkat pada jenjang
yang tertinggi di kepangkatan pegawai negeri sipil.

Jabatan fungsional pustakawan diatur dalam SK MENPAN RB no 9 Tahun 2014.

Terdapat 2 dua kelompok jabatan fungsional pustakawan, yaitui (1) pustakawan
terampil, dan (2) pustakawan keahlian. Tugas pokok masing-masing jenis pustakawan
tersebut adalah:

a. Tugas Pokok Pustakawan Terampil

1) Pengelolaan Perpustakaan, terdiri atas:
a) Perencanaan penyelenggaraan kegiatan perpustakaan
b) Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan perpustakaann.
2) Pelayanan Perpustakaan, terdiri atas:
a) Pelayanan teknis
b) Pelayanan pemustaka
3) Pengembangan Sistem Kepustakawanan kegiatanya adalah Pengembangan
kepustakawanan
b. Tugas pokok Pustakawan Keahlian, meliputi :
1) Pengelolaan Perpustakaan, terdiri atas:
a) Perencanaan penyelenggaraan kegiatan perpustakaan
b) Monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan perpustakaan
2) Pelayanan Perpustakaan, terdiri atas:
20
 a) Pelayanan teknis
b) Pelayanan pemustaka
3) Pengembangan Sistem Kepustakawanan, terdiri atas:
a) Pengkajian kepustakawanan
b) Pengembangan kepustakawanan
c) Penganalisisan/pengkritisian karya kepustakawanan
d) Penelaahan pengembangan sistem kepustakawanan
c. Pembinaan Moral Kerja Pustakawan Sebagai Pembinaan Pribadi

Selain pembinaan terhadap kemampuan dan keterampilan, moral kerja petugas

perpustakaan sekolah juga perlu dibina agar memiliki moral kerja yang tinggi.
Membina moral kerja petugas perpustakaan sekolah merupakan segenap usaha
agar petugas tersebut memiliki semangat dan kegairahan kerja.

Pemenuhan kebutuhan petugas perpustakaan sekolah merupakan salah satu usaha

dalam membina moral kerja staf. Secara umum kebutuhan pokok manusia itu dapat
dikelompokkan menjadi tiga, yaitu kebutuhan eksistensi, kebutuhan akan relasi, dan
kebutuhan akan pengembangan (Harold Koontz, dkk, 1984, 483)..

Menurut Herbert A. Carroll (dalam Darmono, 2013) setiap manusia memiliki

kebutuhan-kebutuhan yang selalu diusahakan untuk terpenuhi. Ia mengklasifikasi
kebutuhan-kebutuhan manusia menjadi empat, yaitu kebutuhan keamanan fisik,
kebutuhan keamanan emosi, kebutuhan akan prestasi, dan kebutuhan akan
kedudukan.

Berdasarkan analisis kebutuhan manusia seperti di atas, ada beberapa usaha yang
dapat ditempuh oleh kepala perpustakaan sekolah dalam membina moral kerja
bawahanya sebagai berikut.

a. Memberi imbalan (gaji) atau tunjangan yang cukup sesuai dengan kemampuan
sekolah.
b. Memberi perhatian setinggi-tingginya kepada kondisi kerja petugas perpustakaan
sekolah.
c. Memberi perhatian yang tinggi kepada usaha-usaha petugas perpustakaan
sekolah. Misalnya kepala perpustakaan sekolah sering mengadakan kunjungan
ke ruang dan bagian-bagian yang ada di perpustakaan sekolah.

21
 d. Menghargai prestasi kerja petugas perpustakaan sekolah. Artinya kepala
perpustakaan sekolah hendaknya mengakui prestasi atau hasil kerja stafnya
agar mereka merasa dihargai dalam pekerjaanya.
e. Memberi kesempatan untuk maju dan berkembang. Setiap orang termasuk juga
petugas perpustakaan sekolah menginginkan dirinya semakin lama semakin
berkembang.

Menyususun Program Pembinaan

Pembinaan karir tenaga perpustakaan perlu disusun dengan dengan memperhatikan
beberapa aspek berikut:

a. Jumlah tenaga perpustakaan sekolah

b. Jenis pembinaan karir yang meliputi pendidikan, jabatan fungsional
pustakawan, dan jenis pembinaan dari aspek moral
c. Alokasi anggaran yang tersedia
d. Prestasi dan kedisplinan dari tenaga perpustakaan. Ini berkaitan dengan siapa
yang memperoleh kesempatan untuk didahulukan jika ada kesempatan
penawaran terkait pembinaan karir pendidikan formal ataupun pendidikan
nonformal.
Berikut ini contoh program pembinaan karir tenaga perpustakaan sekolah sebagai
mana tergambar pada tabel dibawah.

Contoh
Program Pembinaan Karir Tenaga Perpustakaan Sekolah
SMP Tegal Gunung – Kota Entah Berantah
Tahun 2019

Nama Sekolah : .....................................................................

Alamat : .....................................................................
Visi Perpustakaan Sekolah : .....................................................................
Misi Perpustakaan Sekolah : .....................................................................

22
No Jenis Pembinaan Waktu Volume Anggaran Person in
Kegiatan (dalam Charge /
Ribuan Rp Penanggu
dan sumber ng Jawab
dana
1. Pendidikan
1 formal Ilmu Sepanjang tahun 1 16.000 Kepala
Perpustakaan
. (D3 (sesuai jenjang Sekolah
atau S1) bagi staf pendidikan) Beasiswa
yang berprestasi Sekolah /
pemerintah
2. Mengirim staf ke Diklat Maret sd. 2 10.000 Kepala
bidang Perpustakaan Nopember Perpustaka
Sekolah: Dana BOS an
(1) otomasi
perpustakaan /
perpustakaan digital,
(2)Pengembangan
literasi
3. Mengikuti Maret sd 2 4.000 Kepala
Seminar/Lokakarya Nopember Perpustaka
bidang Perpustakaan Dana BOS an
sekolah
(1) Lokakarya
pengembangan GLS
(2)Seminar
pengembangan minat
baca
4. .... dst

Bahan Bacaan 2. PENYUSUNAN PROGRAM PENGEMBANGAN DAN

TERM OF REFERENCE PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A. PENYUSUNAN PROGRAM PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN

SEKOLAH

Program pengembangan perpustakaan sekolah adalah suatu kegiatan yang dilakukan

untuk menghasilkan kondisi dan kinerja perpustakaan sekolah menjadi lebih baik dari
sebelumnya. Pada praktiknya program pengembangan dimplementasikan melalui
program kerja dan kegiatan. Program kerja merupakan cetak biru yang memberikan
arah dan sekaligus menggerakan kegiatan dan denyut kehidupan perpustakaan
sekolah.

Penyusunan program kerja sekolah perlu dilakukan dengan baik. Hal ini dapat
dilakukan dengan menggunakan perencanaan strategis dengan analisis SWOT.
Analisis SWOT didasarkan pada data dan fakta yang ada di perpustakaan ataupun
dari lingkungan luar perpustakaan atau diluar lingkungan sekolah yang meliputi
kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Hasil analisis SWOT selanjutnya
23
digunakan untuk menentukan program perpustakaan. Dari program perpustakaan
selanjutkan diturunkan menjadi program kerja.
Berikut ini langkah-langkah perencaan strategik dalam penyusunan program kerja
perpustakaan sekolah.

1. Menentukan Visi Perpustakaan.

Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang.
Keadaan yang diinginkan itu belum pernah terwujud selama ini. Visi dan misi
perpustakaan untuk mendukung penguatan visi dan misi sekolah.
Saudara dapat merumuskan visi sesuai dengan kondisi sekolah. Visi
perpustakaan sifatnya mendukung dan memperkuat visi sekolah. Contoh:
▪ Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar untuk mendukung kualitas
pembelajaran di sekolah
▪ Perpustakaan sekolah menjadi daya ungkit kualitas pendidikan
2. Menentukan Misi Perpustakaan.
Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan yang akan
dilakukan dan hasilnya dapat diukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dapat
dibuktikan karena bersifat kasat mata. Contoh misi adalah sebagai berikut:
a. Menciptakan kebiasaan membaca dan menulis di kalangan guru, peserta
didik dan karyawan
b. Menyediakan bahan informasi untuk mendukung kegiatan pendidikan dan
pengajaran di sekolah.
3. Melakukan analisis internal dan eksternal
Dalam menentukan analisis kita bisa menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT
mudah untuk dikerjakan.
4. Menentukan tujuan secara spesifik.
Tujuan merupakan penjabaran misi dan rumusan-rumusan kegiatan operasional
yang akan dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Contoh:
a. Meningkatkan kapasitas organisasi dan manajemen perpustakaan sekolah.
b. Meningkatkan pelayanan prima perpustakaan dengan biaya yang wajar.
c. Meningkatkan akuntabilitas kinerja perpustakaan.
5. Menentukan sasaran dengan metode SMART yaitu spesific, measurable,
achievable, relevant, time related (Spesifik, Terukur, Dapat dicapai, Relevan).
6. Mengidentifikasi faktor-faktor strategis pada perpustakaan sekolah menggunakan
analisis SWOT. Analisis SWOT/KKPA (Strength–Kekuatan, Weakness-
Kelemahan, Opportunities - Peluang, Threat-Ancaman).
24
 a. KEKUATAN (STRENGTH). Yang positif dari internal perpustakaan. Contoh:
jumlah koleksi yang lengkap, jumlah staf cukup dan tingkat pendidikan tinggi,
sudah ada kerjasama. (semua kekuatan internal perpustakaan sekolah)
b. KELEMAHAN (WEAKNESSES) Yang negatif dari internal perpustakaan.
Contoh: koleksi jarang dipinjam, keterbatasan dana, koleksi yang sudah lama
dan usang, belum memiliki ruang perpustakaan yang representatif dll. (semua
yang merupakan kekurangan/kelemahan perpustakaan)
c. PELUANG (OPPORTUNITIES) dari eksternal lembaga. Contoh: adanya TIK,
kebijakan (Undang-undang perpustakaan), tawaran kerjasama, adanya
beasiswa, dan lain-lain.
d. ANCAMAN (THREAT) dari eksternal lembaga yang menghambat dan
mengancam. Contoh: siswa lebih senang bermain media sosial , persaingan
dengan lembaga sejenis, globalisasi, perkembangan TI yang cepat dsb.

Contoh Prosedur Analisis SWOT/KKPA alam Pengembangan Program

Langkah pertama, melakukan analisis/mengidentifikasi organisasi (perpustakaan

sekolah) berdasarkan SWOT/KKPA. Contoh sebagaimana pada tabel dibawah ini.

Tabel Identifikasi SWOT/KKPA pada Perpustakaan sekolah

APEK HASIL BUTIR-BUTIR SWOT/KKPA

3. Tersedianya koleksi perpustakaan dalam jumlah dan
KEKUATAN –
ragam yang memadai sesuai kebutuhan kurikulum
Strength
4. SDM Perpustakaan berjumlah 6 tenaga berpendiidkan
S1 ilmu perpustakaan 1, D2 ilmu perpustakaan 1,
SLTA 4 tenaga
5. Layanan Perpustakaan Sekolah sudah berjalan
6. Memiliki Gedung yang representatif
7. Perpustakaan sekolah sudah menggunakan TIK
8. Mempunyai anggaran tetap untuk kegiatan operasional
dan untuk pengembangan koleksi
9. Sudah jaringan Wife pada lingkungan sekolah
3. Pemanfaatan koleksi perpustakaan oleh siswa dan
KELEMAHAN –
guru masih rendah
Weakness
4. Programl iterasi belum berjalan dengan maksimal
5. Belum ada program kerja perpustakaan
6. Penyelenggaraan perpustakaan sekolah belum
melibatkan siswa
7. Promosi perpustakaan sekolah belum berjalan dengan

25
 baik
3. Sudah adanya teknologi informasi untuk memudahkan
PELUANG -
pengelolaan dan akses koleksi dan sumber informasi
Oppotunities
perpustakaan sekolah
4. Adanya teknologi mobil yang dapat aplikasikan pada
kegiatan perpustakaan
5. Mulai maraknya terbitan buku dalam bentuk digital
6. Adanya kebijakan Pemerintah cq. Kemendikbud
tentang Gerakan Literasi Sekolah
3. Penggunaan media sosial yang berlebihan pada
ANCAMAN – Threat
keseharian siswa.

Langkah kedua, melakukan analisis terhadap hasil identifikasi dari langkah pertama
sebagaimana pada diagaram di bawah ini dengan cara melakukan komparasi
antarparameter seperti pada tabel di bawah ini.
Diagram
Matrik Analisis SWOT/KKPA

OPORTUNITIES THREAT

KESEMPATAN ANCAMAN

STREGTHS SO ST
KEKUATAN Membandingkan / Memobilisasi
Meraih Keuntungan

WEAKNESSESS WO WT
KELEMAHAN Investasi / Devestasi Pengendalian dari kehancuran

Contoh Analisis SWOT/KKPA

OPORTUNITIES THREAT
KESEMPATAN ANCAMAN

STRENGTH S-O S–T

KEKUATAN Comparative/ Advantage Mobilization
Hasil analis S-0 Hasil analisis S-T
1. Pengembangan 1. Pengembangan
perpustakaan digital Perpustakaan Sekolah
berbasis mobile library
2. Pengembangan sarana
dan prasana 2. Pengembangan
perpustakaan sekolah ekosistem sekolah yang
literat melalui
3. Peningkatan Layanan
perpustakaan
26
 Perpustakaan
4. Pengembangan Program
GLS
5. Penguatan kelembagaan
perpustakaan sekolah
6. Pengembangan Tenaga
Perpustakaan Sekolah

WEAKNESSES W-O W–T

KELEMAHAN Invesment/ Divesment Damage Control
Hasil analis W-0 Hasil analis W-T
1. Kemudahan akses 1. Penguatan kebiasaan
informasi (koleksi) membaca siswa
perpustakaan berbasis
TIK
2. Penguatan lingkungan
sekolah yang kaya teks
dengan kebiasaan
menulis

Langkah Ketiga Menentukan cara dan strategi untuk mencapai tujuan (menentukan
program). Dalam menentukan program, cara yang ditempuh harus rasional dengan
penuh pertimbangan logis dan operasional, sehingga strategi ini dapat dilaksanakan
dengan baik.

Diagram
Analisis Strategi Menentukan Program

MENDESAK

1 2
Mendesak dan Penting Penting tetapi Tidak
Mendesak
PENTING

Laksanakan Sekarang Putuskan Kapan akan

Dilaksanakan
4 3
Mendesak tetapi Tidak Tidak Penting dan Tidak
Penting Mendesak

Delegasikan Abaikan

27
 Catatan:
Hasil analisis SWOT/KKPK adalah alternatif program perpustakaan.
Selanjutnya dianalisis dengan menggunakan Analisis Strategi
Menentukan Program untuk menentukan program definitif yang akan
dijalankan perpustakaan sekolah. Analisis dilakukan dengan menelaah
setiap alternatif program dengan empat kategori yaitu: (1) MENDESAK DAN
PENTING, (2) PENTING TETAPI TIDAK MEDESAK, (3) TIDAK PENTING
DAN TIDAK MENDESAK, (4) MENDESAK TETAPI TIDAK PENTING.
Saudara menentukan salah satu kategori tersebut dari masing-masing
alternatif program.

Contoh

Kategori
No
Alternatif Program 1
2 3 4
Mendesak Penting Tidak Mendesak tetapi
dan tetapi Tidak Penting dan Tidak Penting
Penting Mendesak Tidak
Mendesak
1. Pengembangan - V - -
perpustakaan digital
2. Pengembangan Sarana V - - -
dan Prasana
Perpustakaan Sekolah
3. Peningkatan Layanan V - - -
Perpustakaan Sekolah
4. Pengembangan Program V - - -
Gerakan Literasi Sekolah
5. Penguatan kelembgaan - V - -
perpustakaan sekolah
6. Pengembangan Tenaga V - - -
Perpustakaan Sekolah
7. Pengembangan - - - V
Perpustakaan Sekolah
berbasis mobile library
8. Pengembangan - V - -
ekosistem sekolah yang
literat melalui
perpustakaan
9. - Kemudahan akses V - - -
- informasi (koleksi)
perpustakaan berbasis
TIK
10. Penguatan lingkungan - - V -
sekolah yang kaya teks
dengan menumbuhkan
kebiasaan menulis
11. Penguatan kebiasaan V - - -
membaca siswa

28
7. Menentukan rencana kegiatan, yang termasuk disini adalah penganggaran untuk
setiap komponen kegiatan tersebut.
8. Membuat jadwal pelaksanaan dan sekaligus menentukan penangungjawab atau
person in charge (PIC) tiap-tiap kegiatan.
9. Menentukan model pemantauan dan evaluasi kegiatan.
10. Melakukan pelaporan kegiatan yang harus dilakukan dalam bentuk laporan tertulis
disertai dengan data pendukung.

PROGRAM KERJA PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Penyusunan program kerja yang selanjutnya diimplementasikan dalam rencana kerja

merupakan awal pekerjaan yang harus dilakukan oleh perencana dalam suatu
organisasi/lembaga termasuk perpustakaan.

Program Kerja Lima Tahun (Jangka Panjang)

Program jangka panjang merupakan payung kegiatan tahunan. Pada umumnya

program jangka panjang disusun dalam jangka waktu lima tahun, bahkan program
jangka panjang ada yang disusun dalam jangka waktu sepuluh tahun sebagai rencana
strategis perpustakaan.

Program Kerja satu Tahun (Jangka Pendek)

Program kerja jangka pendek disebut juga program kerja tahunan merupakan
penjabaran dan pelaksanaan progran kerja jangka panjang. Program dan kegiatan
tahunan diambilkan dari program kerja jangka panjang. Dalam program kerja tahunan
perpustakaan sekolah telah menentukan visi, misi, tujuan khusus tahun berjalan,
melakukan analisis SWOT dan juga telah menetapkan program kegiatan tahun
berjalan. Berikut ini adalah contoh program jangka pendek perpustakaan sekolah.

29
 CONTOH
Program Kerja Perpustakaan Tahun 2019
Perpustakaan Sekolah “Cinta Membaca”
SMP Negeri 1 Kota Angin Sepoi
Nama Sekolah : .....................................................................
Alamat : .....................................................................
Visi Perpustakaan Sekolah : .....................................................................
Misi Perpustakaan Sekolah : .....................................................................

No PROGRAM KEGIATAN WAKTU PENANG- ALOKASI SUM- UMPAN

PELAKSANAAN GUNG DANA BER BALIK
JAWAB
MULAI SELESAI

1. Penguatan 1.1. Insentif Sri 6 juta DIK Laporan

kepala Janu- Desem-
penguatan Handayani, triwulan
perpustak ari ber
kelembagaan aan SIP
sekolah
perpustakaan
sekolah

2 Pengembangan 11. Pembelian Sri 12 juta DIK Laporan

buku Janu- Desem-
koleksi Handayani, triwulan
12. Langga- ari ber 500 rb
nan koran SIP
13. Langganan
majalah 1 juta

Kota Angin Sepoi, 2019

Kepala Perpustakaan Sekolah

Ttd

Isyana Devi Prameswari, M.Pd

B. MENYUSUN TERM OF REREFERENCE

Setelah menentukan program terpilih selanjutnya kita menentukan TOR sebagai

acuan kegiatan atau acuan kerja. TOR kepanjangannya adalah (Term Of Reference)
dalam pengertian TOR adalah dokumen tertulis berfungsi untuk menginformasikan
suatu kegiatan yang sudah selesai dilaksnakan kepada pihak-pihak yang dilibatkan
dalam kegiatan tersebut dan juga pihak lain yang membutuhkan.

TOR yang baik berisi beberapa komponen yaitu:

▪ What - mengenai apa yang mau dicapai atau yang dihasilkan dalam kegiatan
tersebut.

30
 ▪ Why - menjelaskan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan
dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi satuan kerja.
▪ Who - mengenai tentang penanggung jawaban kegiatan dan sasaran yang
akan menerima layanan tersebut.
▪ When - menjelaskan mengenai rencana waktu pelaksanaan kegiatan.
▪ Where - menjelaskan tentang lokasi dilaksakannya kegiatan.
▪ How Long - menjelaskan berapa lama kegiatan tersebut dilaksanakan.
▪ How - menjelaskan metode kerja yang akan digunakan.
▪ How Much - menjelaskan tentang biaya yang diperlukan dan diperinci dengan
adanya Rencana Anggaran Biaya (RAB).

FORMAT TOR/KAK

Format TOR banyak macamnya dan bervariasi. Setiap format TOR bisa saja berbeda
kecuali memang sudah diatur dalam peraturan tertentu untuk instansi tertentu.
Misalnya TOR yang biasa dibuat oleh pemerintah, biasanya mengacu pada aturan
yang telah diberlakukan kepada instansi tertentu pemerintah. Minimalnya format tor
berisi informasi tentang latar belakang kegiatan, tujuan kegiatan, biaya, output yang
diharapkan, waktu dan tempat, orang yang dilibatkan, biaya.

Berikut ini adalah format TOR yang dapat dijadikan acuan dalam penyusunan TOR.

Halaman Depan
Halaman Pengesahan
1. Judul Kegiatan
Judul mudah dipahami oleh semua pihak. Judul mengacu pada nama/tema
kegiatan yang akan dilakukan.

2. Latar Belakang
Latar belakang berisi pandangan umum terkait alasan yang menjadi dasar
kegiatan yang dilakukan. Dapat berupa gambaran kondisi saat ini, berupa
masalah yang terjadi. Latar belakang biasanya berisi logika kuat mengandung
alasan sehingga dapat mempengaruhi untuk membuat kegiatan.

3. Rasional
Alasan utama mengapa program /kegiatantersebut penting untuk
diusulkan. Rasional harus relevan dengan alur pikir di latar belakang

31
4. Tujuan
Tujuan bersifat spesifik, dan terukur. Tujuan berkaitan erat dengan indikator
kinerja yang ditargetkan.

5. Mekanisme & Desain

Uraikan secara rinci tahapan-tahap kegiatan
a. Jelaskan siapa saja yang terlibat
b. Jelaskan berapa volume atau jumlah peserta, jumlah pemateri, (jika
kegiatanya seminar, lokakarya) dst.
c. Jelaskan kapan dan berapa lama dilaksanakan dan dimana tempatnya
d. Mekanisme dan disain berkaitan erat dengan justifikasi ketercapaian
tujuan
6. Sumber Dana
Berapa jumlah kebutuhan dana keseluruhan dan rekapitulasi tiap cost
component-nya. Rekap sumberdaya disajikan dalam bentuk tabel tiap tahap
atau sub kegiatan.

7. Indikator Kinerja
Indikator kinerja dikembangkan berdasarkan based activity yang dapat diukur
capaiannya, bukan berdasarkan investasi. Dengan demikian hindari indikator
seperti: jumlah komputer yang dibeli, jumlah buku baru hasil pengadaan, dan
seterusnya.
8. Jadwal kegiatan
Sajikan dalam bentuk tabel disertai penunjukkan waktu pelaksanaan tiap sub
kegiatan. Contoh
Sub Kegiatan Bulan
Maret April Mei Juni Dst

9. Keberlanjutan Program
Uraikan apa keberlanjutan program yang akan dilaksanakan untuk tahun
berikutnya sebagai bentuk kontinyuitas program. Bab ini tidak terlalu mengikat
(optional), jika tidak dicantumkan juga tidak apa-apa.

10. Person in Charge

Siapa orang yang bertanggung jawab. Uraikan juga siapa saja orang yang
dilibatkan.
32
Bahan Bacaan 3 PENYUSUNAN LAPORAN PROGRAM
PERPUSTAKAAN SEKOLAH

A. MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) PROGRAM PERPUSTAKAAN

Monitoring adalah akivitas internal dari suatu kegiatan/program yang dirancang untuk
menidentifikasi feedback konstan pada setiap progres dari kegiatan tersebut,
termasuk masalah-masalah yang dihadapi dan efisiensi dari implementasi kegiatan
tersebut. Monitoring juga merupakan proses berkelanjutan yang dilakukan dengan
mengumpulkan informasi apa yang direncanakan dalam sebuah kegiatan, termasuk
asumsi-asumsi atau faktor eksternal dan efek samping dari terlaksananya kegiatan
tersebut.

Sementara itu evaluasi merupakan proses penilaian pencapaian tujuan dan

pengungkapan masalah kinerja program / kegiatan untuk memberikan umpan balik
bagi peningkatan kualitas kinerja program/kegiatan. Manfaatnya adalah sebagai
masukan untuk merancang program atau kegiatan agar dapat berjalan lebih baik
dimasa yang akan datang.

Kegiatan monev secara umum perlu mendasarkan pada beberapa prinsip-prinsip

berikut ini :

1. Berdasar pada standar yang diketahui bersama

Kegiatan monev harus dilakukan berdasarkan standar, acuan dan indikator
keberhasilan dan kegagalan, kesalahan atau ketepan yang telah ditetapkan dan
diketahui bersama. Karena itu standar dan acuan harus ditetapkan terlebih dahulu
sebelum program dijalankan.
2. Terbuka
Kegiatan monev diketahui bersama baik oleh pihak yang melakukan monitoring
tetapi juga diketahui harus oleh pihak yang dimonitoring Dengan demikian
standar, acuan, paramater, indikator dan ukuran-ukuran monew bersifat terbuka
bagi kedua belah pihak.
3. Adil
Pemberlakukan standar, acuan dan indikator harus sama untuk semua yang
dimonev.
4. Beroientasi solusi
Hasil dan pembahasan monev harus menemukan solusi dari masalah yang terjadi

33
 pada lingkungan perpustakaan sekolah yang dimonev dan dapat dimanfaatkan
sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja.
5. Partisipatif
Perumusan standar, acuan dan indikator serta pelaksanaan monev dan
pembahasan hasilnya dilakukan melibatkan pihak-pihak yang dimonitor.
6. Berjenjang
Monew dilakukan secara berjenjang, misalnya kepala perpustakaan sekolah
memonitor kegiatan anak buahnya (tenaga perpustakaan sekolah). Kepala
perpustakan sekolah dimonitor dan dievaluasi oleh kepala sekolah.

Menyusun Indikator Kinerja

Salah satu elemen yang penting dalam monev adalah menyusun indikator kinerja.
Indikator kinerja merupakan petunjuk (guideline) dalam rangka pencapaian tujuan
atau sasaran, visi dan misi organisasi. Biasanya indikator kinerja merupakan uraiaan
ringkas dengan menggunakan ukuran kuantitatif dan kualitatif yang mengindikasikan
pencapaian sasaran yang telah disepakati atau ditetapkan.

Indikator kuantitatif digunakan untuk mengukur sesuatu yang sifatnya terukur

(measureble) dan obyektif. Indikator ini bisanya digunakan untuk mengukur bentuk
nilai yang sifatnya absolut (jumlah), persentase, rasio, dan tingkatan. Sementara
indikator kualitatif lebih bersifat subyektif karena menyangkut sikap, perrilaku, penilain,
perasaan seseorang individu terhadaap sesuatu hal. Untuk mendapatkan indikator
nilai kualitatif bisanya dilakukan melalui interview testruktur.

Indikator kinerja dapat ditetapkan untuk:

1. Indikator input / masukan
Sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat menghasilkan keluaran
yang dibutuhkan. Misal anggaran, dukungan pemikiran (tenaga ahli) dukungan
kebijakan baik pusat, daerah, maupun lokal (setempat). Ukuran masukan ini
berguna untuk memonitor jumlah sumber daya yang digunakan untuk kegiatan,
pelayanan, pengembangan, pemeliharaan, pendistribusian. Contoh: rupiah yang
dibelanjakan untuk pembelian buku, jumlah jam kerja tenaga perpustakaan
/pegawai dsb.
2. Indikator output / keluaran
Sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari suatu kegiatan dapat berupa fisik
maupun nonfisik misalnya rencana, program, tersosialisasi. Indikator ini merupakan
34
 landasan untuk menilai kemajuan suatu program atau kegiatan apabila kinerjanya
(tolok ukur) dikaitkan dengan sasaran kegiatan yang teridentifikasi dengan baik dan
terukur. Indikator ini harus sesuai dengan tugas pokok dan fungsi unit/organisasi.
Indikator ini juga digunakan untuk mengukur seberapa banyak yang dihasilkan atau
disediakan. Contoh: jumlah koleksi yang seharusnya disediakan/ada, jumlah buku
yang diproses, jumlah siswa yang meminjam buku, jumlah tenaga perpustakaan
yang ikut pelatihan dsb.
3. Indikator outcome
Outcome merupakan tingkat pencapaian atas hasil yang lebih tinggi yang mungkin
menyangkut kepentingan banyak pihak. Dengan indikator ini dapat diketahui
apakah hasil telah diperoleh dalam bentuk output memang dipergunakan
sebagamana mestinya dan memberikan kegunaan yang besar bagi sekolah.
Contoh: (1) jumlah hasil langsung dari kegiatan yaitu misalnya jumlah yang paham
dan mempraktikkan dari Gerakan Literasi Sekolah. (2) penurunan langsung dari
hal-hal negatif (misalnya peningkatan peserta didik dalam memanfatkan waktu
untuk membaca)
4. Indikator Manfaat
Indikator ini menunjukan hal yang diharapkan untuk dicapai bila keluaran dapat
diselesaikan dan berfungsi dengan optimal. Mafaat sebuah program akan tampak
setelah beberapa waktu kemudian khususnya dalam jangka menengah dan jangka
panjang. Contoh: peningkatan jumlah kunjungan siswa ke perpustakaan.
5. Indikator dampak
Indikator ini memperlihatkan pengaruh yang ditimbulkan dan manfaat yang
diperoleh dari hasil kegiatan. Sepertihalnya indikator manfaat, indikator dampak
baru dapat diketahui dalam jangka menengah atau dalam jangka panjang. Contoh:
kegairahan siswa dalam kegiatan tulis menulis (jumlah publikasi oleh siswa).

Menyusun Instrumen Monitoring

Instrumen monitoring dan evaluasi terdiri atas tiga bagian pokok, yaitu: (1) kebutuhan
data, (2) metode pengumpulan data, (3) dan sumber data, (4) teknik analisis. Teknik
analisis digunakan untuk menganalisis secara kuantitatif maupun kualitatif.
1. Survei
Pada umumnya metode ini menggunakan alat survei berupa kuesioner yang akan
disebarkan kepada responden atau partisipan sebagai sampel. Dalam kuesioner
biasanya memuat beberapa kebutuhan informasi, seperti: (1) informasi mengenai

35
 tingkat kelas siswa, (2) informasi mengenai partisipasi siswa dalam memanfaatkan
perpustakaan atau dalam kegiatan/program yang dilaksanakan perpustakaan, (3)
tanggapan mengenai program perpustakaan yang sedang berlangsung.
2. Observasi Langsung
Banyak aspek pada sebuat kegiatan yang dapat secara langsung diobsrvasi tanpa
perlu menggali jawaban dari pertanyaan. Misalnya: (1) jumlah siswa yang menjadi
sasaran kegiatan GLS, (2) kehadiran TIM GLS Sekolah dalam rapat pengambilan
keputusan dll.
3. Data Sekunder
Sebagai besar program atau kegiatan menghasilkan sejumlah besar dokumen
tertulis. Validasi terhadap data tersebut perlu dilakukan dalam penggunaan sumber
data sekunder. Mungkin data sekunder merupakan informasi yang tingkat
keakuratanya masih perlu divalidasi lagi, atau mungkin data tersebut tidak lengkap
atau mengandung bias tertentu.

B. MENYUSUN LAPORAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Laporan merupakan bentuk penyampaian pertanggungjawaban suatu kegiatan secara

tertulis pada akhir kegiatan. Minimalnya ada dua pihak yang berkepentingan dalam
laporan, yaitu pihak pertama dan pihak kedua. Pihak pertama adalah pihak yang
membuat laporan, sebagai pertanggungjawaban akibat diberi kuasa melaksanakan
suatu program atau kegiatan. Pihak kedua adalah penerima laporan sebagai
konsekuensi karena memberi tugas kepada pihak pertama untuk melaksanakan suatu
program atau kegiatan.

Laporan mempunyai berbagai fungsi yang saling berkaitan. Fungsi laporan adalah
sebagai berikut:

1. Sebagai Sarana Komunikasi Vertikal

Laporan adalah sarana komunikasi dalam suatu organisasi antara staf dengan
pimpinan. Pihak staf menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan terhadap
suatu permasalahan dengan membuat laporan.
2. Sebagai Alat Pertanggungjawaban
Laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap kepercayaan dan
wewenang yang diberikan oleh atasan. Laporan adalah alat paling tepat
mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima
bawahan/staf.
36
3. Memberikan Informasi Penting
Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif. Laporan
sebagai sumber informasi yang penting sebagai wujud akuntabilitas kinerja
kegiatan dari suatu unit kerja dalam suatu institusi (dalam hal ini perpustakaan).
4. Sebagai Sarana Pengambilan Keputusan
Laporan memberikan informasi penting, karena hal tersebut, laporan dapat
digunakan sebagai sumber pertimbangan pengambilan kebijakan atau
keputusan. Maka pembuatan laporan harus disusun dengan memperhatikan hal-
hal dan kaidah penyusunan laporan.

Aspek dan Kaidah Penyusunan Laporan Perpustakaan Sekolah

Selain fungsi-fungsi di atas dokumen merupakan “pertanggungjawaban” secara

tertulis dari suatu kegiatan atau program untuk menunjukkan rasa tanggung jawab
terhadap pekerjaan atau kegiatan yang dilakukannya secara akuntabel. Berikut ini
beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan.

a. Clear, artinya ada kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam
pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna,
dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
b. Mengenai sasaran permasalahannya, artinya caranya dengan jalan
menghindarkan pemakaian kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk,
demikian juga hal dalam penyusunan kata maupun kalimat harus jelas dan
singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat
pembaca laporan bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap (complete), kelengkapan termasuk ruang lingkup dalam laporan harus
lengkap sesuai dengan kegiatan-kegiatan yang dilaporkan.
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak
yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk
menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan
pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan
disampaikan.
e. Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat
dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan

37
 membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
f. Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan
kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Ada proses timbal balik
▪ Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga
menimbulkan gairah dan minat si pembaca untuk mau menuntaskan
membaca laporan secara keseluruhan
▪ Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses
timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si
pembaca laporan

Format Laporan Program Perpustakaan Sekolah

Secara umum format laporan bersifat fleksibel, artinya tidak ada format yang baku
dan seragam. Tiap organisasi atau instansi dapat mengembangan format laporan.
Namun , minimalnya ada beberapa hal yang perlu ada dalam suatu laporan. Berikut
ini adalah uraian format laporan secara umum.

1. Halaman sampul - berisi informasi tentang judul kegiatan, instansi, unit atau
bagian, tolok ukur kegiatan
2. Halam pengesahan – berisi tentang penanggung jawab, tolok ukur program /
kegiatan, besarnya anggaran, tanda tangan atasn/pimpinan
3. Kata pengantar – oleh ketua pelaksana (person in charge) dan kepala
perpustakaan
4. Daftar isi
5. Pendahuluan – meliputi tujuan kegiatan, sasaran, ruang lingkup, dan alokasi
waktu pengerjaan proyek.
6. Program dan kegiatan – uraikan program dan kegiatan yang dilaksanakan
perpustakaan sekolah, time scedule kegiatan
7. Alokasi anggaran dan penggunaan – bagian ini berisi tentang informasi dana
dan sumber dana yang digunakan dalam kegiatan
8. Pelaksanaan dan Ketercapaian -- jenis-jenis kegiatan yang dilakukan dan
capaian hasil. Disajikan secara dekriptif dan didukung dengan data (statistik)
dan data kuantitatif lainnya.
9. Permasalahan dan analisis – faktor pendukung keberhasilan program, faktor
penghambat (jika ada)
10. Penutup
11. Lampiran-lampiran yang diperlukan sebagai pendukung laporan.

38
 DAFTAR PUSTAKA

Darmono. (2013). Manajemen Perpustakaan Sekolah. Malang: Bayu Media Bekerja

sama dengan Fakultas Sastra Universitas Negeri Malang.
Indonesia. Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Nomor 9
Tahun 2014. Jabatan Fungsional Pustakawan
Koonntz, Harold; Weihrich, Heinz. (2010). Essential of Management. New Delhi: Tata
McGraw Hill
Permendiknas No 25 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Perpustakaan
Sekolah/Madrasah
Permendikbud No 6 Tahun 2019 tentang Pedoman Organisasi dan Tata KerjaSatuan
Pendidikan Dasar dan Menengah
Undang-Undang R.I. No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

39
 DAFTAR ISTILAH

Istilah/Singkatan Pengertian/Kepanjangan

SWOT Strength Weakness Opportunities Threat

KKPA Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman
GLS Gerakan Literasi Sekolah
TOR Term of Reference
KAK Kerangka Acuan Kerja
SNP Standar Nasional Perpustakaan
SMP Sekolah Menengah Pertama
SMA Sekolah Menengah Atas
Monew Monitoring dan Evaluasi
RFID Radio Frecuency Identification
TPS Tenaga Perpustakaan Sekolah
KPS Kepala Perpustakaan Sekolah
PNS Pegawai Negeri Sipil

40