Sosialisasi Tata Naskah Dinas

Peraturan Rektor UPI Nomor 059 Tahun 2020

Tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Pendidikan
Indonesia
Sistematika Bab I Pendahuluan

Tata
Bab II Jenis dan Format Naskah Dinas
a. Naskah Dinas Arahan
b. Naskah Dinas Korespondensi
Naskah c.
d.
Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Lainnya

Dinas Bab III Pembuatan Naskah Dinas

a. Persyaratan Pembuatan
b. Kepala Naskah Dinas
c. Penulisan Tanggal, Perihal, dan
Alamat Naskah Dinas
d. Penomoran
e. Penggunaan Kertas & Tinta
f. Ketentuan Jarak Spasi,
Penggunaan Huruf, dan Kata
D

Penyambung
D D

g. Dst.
D
D
Bab IV Pengendalian Naskah Dinas Sistematika
Tata
Bab V Pengamanan Naskah Dinas
a. Penentuan Kategori Klasifikasi
Keamanan dan Akses Naskah
Dinas
b. Perlakuan terhadap Naskah Dinas Naskah
Bab VI Kewenangan Penandatanganan
a. Penggunaan Garis Kewenangan
Dinas
b. Penandatanganan
c. Kewenangan Penandatanganan

Bab VII Naskah Dinas Elektronik

Bab VIII Penutup

D
D D
D
D
Tujuan Tata
Naskah Dinas
Tata Naskah Dinas bertujuan untuk
menciptakan kelancaran komunikasi
tertulis yang efektif dan efisien dalam
penyelenggaraan administrasi di
lingkungan Universitas Pendidikan
Indonesia
Jenis dan Format Naskah Dinas
Arahan Korespondensi Khusus Lainnya

Naskah dinas Terdiri dari Naskah dinas Naskah dinas

yang memuat naskah dinas khusus terdiri lainnya terdiri
kebijakan korespondensi dari surat dari sertifikat,
pokok yang intern (nota perjanjian, ijazah,
harus dinas, memo, kuasa, kerangka
dilaksanakan disposisi, dan pelimpahan acuan kerja,
dalam surat undangan) wewenang, laporan,
penyelenggara dan acara, notula, dan
an tugas & korespondensi keterangan, telaahan staf
kegiatan di UPI ekstern (surat izin,
dinas) pengantar &
pengumuman
Naskah Dinas 01 Naskah Dinas Pengaturan

Arahan a.
b.
c.
Peraturan
Pedoman
Petunjuk Pelaksanaan
d. Instruksi
e. Standar Operasional Prosedur
f. Surat Edaran

02 Naskah Dinas Penetapan

Surat Keputusan

03 Naskah Dinas Penugasan

Surat Perintah/Surat Tugas
 Logo UPI ukuran 2,5 cm

Penomoran yang berurutan dalam satu tahun

takwin
Format Peraturan

Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu

ditetapkannya peraturan

Memuat peraturan perundang-undangan

yang menjadi dasar ditetapkannya kebijakan

Memuat substansi tentang kebijakan yang

ditetapkan

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar
 Tulisan Salinan di pojok kanan atas
Format Salinan Peraturan
Penomoran yang berurutan dalam satu tahun
takwin
Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu

ditetapkannya peraturan

Memuat peraturan perundang-undangan

yang menjadi dasar ditetapkannya kebijakan

Memuat substansi tentang kebijakan yang

ditetapkan

Pengabsahan salinan
 Tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut
Kanan atas dengan huruf kapital

Judul pedoman
Format Pedoman

Berisi latar belakang/dasar pemikiran

Materi pedoman

Ditulis dengan huruf kapital

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar
 Tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut
Kanan atas dengan huruf kapital

Judul Petunjuk Pelaksanaan/Teknis

Format Juklak/Juknis

Berisi latar belakang/dasar pemikiran

Materi petunjuk pelaksanaan/teknis

Ditulis dengan huruf awal kapital

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar
 Logo UPI ukuran 2,5 cm

Penomoran yang berurutan dalam satu

Tahun takwin
Format Instruksi

Judul Instruksi

Memuat latar belakang penetapan instruksi

Nama pejabat yang diberi instruksi

Substansi instruksi

Tempat dan tanggal penetapan instruksi

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar

UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
Nama Unit Kerja
DASAR HUKUM
Berupa peraturan perundang-
Format SOP
undangan yang mendasari SOP
beserta aturan pelaksanaannya
KETERKAITAN
Penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan
(SOP yang terkait secara langsung
dalam proses pelaksanaan kegiatan
dan menjadi bagian dari kegiatan
tersebut)
PERINGATAN
penjelasan mengenai kemungkinan
yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan. Peringatan
memberikan indikasi permasalahan
yang mungkin muncul dan berada di
luar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan, serta
berbagai dampak lain yang
ditimbulkan.
Nomor ....................................
Tgl. Pengesahan ....................................
Tg. Revisi ....................................
Disahkan oleh Nama Jabatan,
Nama Pejabat
NIP
Judul SOP ....................................
KUALIFIKASI PELAKSANAAN
Penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang distandarkan. Kualifikasi ini berupa
kompetensi (keahlian dan keterampilan) bersifat umum
untuk semua pelaksanan dan bukan bersifat individu,
yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini
secara maksimal
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan
perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara
langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh
pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir
tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang
terlibat dalam proses (misalnya formulir yang
menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan
dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir
dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai
dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP).
 Kop naskah dinas sesuai dengan aturan

Penomoran yang berurutan dalam satu

Format Surat Edaran

Tahun takwin
Judul Surat Edaran

Isi surat edaran

Tanggal surat edaran

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar
Naskah Dinas
Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang
memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan, tidak bersifat mengatur,
dan merupakan pelaksanaan kegiatan,
yang digunakan untuk
menetapkan/mengubah status
pegawai/personal/keanggotaan dan
menetapkan/mengubah/membubarkan
suatu kepanitiaan
 Logo UPI berukuran 2,5cm

Nomor surat keputusan

Format Keputusan

Judul keputusan

Memuat alasan/tujuan tentang perlu

ditetapkannya keputusan

Memuat peraturan perundang-undangan

sebagai dasar pengeluaran keputsan

Isi keputusan

Tanggal surat edaran

Nama pejabat ditulis dengan huruf kapital

tanpa mencantumkan gelar
 Naskah Dinas
Penugasan

Surat Tugas/Surat Perintah adalah

naskah dinas yang dibuat oleh
atasan atau pejabat yang
berwenang kepada bawahan
atau pejabat lain yang
diperintah/diberi tugas yang
memuat apa yang harus
dilakukan
 Kop naskah dinas sesuai dengan aturan

Penomoran surat tugas

Format Surat Tugas

Isi surat tugas

Tanggal surat tugas

Nama pejabat
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Kop naskah dinas sesuai dengan aturan
Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154
Laman www.upi.edu; surel/e-mail: sekuniv_upi@upi.edu
Format Surat Perintah
SURAT PERINTAH PELAKSANA HARIAN/PELAKSANA TUGAS***)
Nomor: ......................... Penomoran surat perintah

Dasar : 1. ...................................*)
2. ...................................*)

MENUNJUK:

Kepada : Nama : ......................................................*)

NIP : ......................................................*)
Pangkat/Gol.ruang : ......................................................*)

Untuk
Jabatan : ......................................................*)
: 1. terhitung mulai tanggal ............ di samping jabatannya sebagai
Isi surat perintah
.....................**) juga melaksanakan tugas sebagai Pelaksana Harian/
Pelaksana Tugas ***) .........................****).
2. melaksanakan perintah ini dengan seksama dan penuh tanggung jawab.

Ditetapkan di ..........................
Pada tanggal, ..........................
Nama Jabatan,
Tanggal surat perintah

Tanda tangan dan cap

Nama Lengkap Nama pejabat

Tembusan: NIP
1. ................
2. ................
dst.
Naskah Dinas 01 Korespondensi Intern
Korespondensi a. Nota Dinas
b. Memorandum
c. Disposisi
d. Surat Undangan Intern

02 Korespondensi Ektern

a. Surat Dinas
b. Undangan Ekstern
 Nota Dinas
Format Nota Dinas

Nota dinas adalah naskah intern

yang dibuat oleh pimpinan unit
kerja dalam melaksanakan
tugas dan fungsinya
Format Memorandum

Memorandum
Memorandum atau disingkat
Memo adalah naskah dinas
yang dibuat oleh pejabat
kepada pejabat di bawahnya
untuk menyampaikan informasi
kedinasan yang bersifat
mengingatkan suatu masalah,
arahan, peringatan, saran, dan
pendapat
 KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154
Telepon: (022) 2013163, 2013164, 2001135 Faksimile: (022) 2001135
Format Lembar Disposisi
Laman www.upi.edu; surel/e-mail: sekuniv_upi@upi.edu

LEMBAR DISPOSISI

Tgl. Terima: …………………… Indeks No.: ………………

Lembar Disposisi
Petunjuk tertulis mengenai
tindak lanjut/tanggapan
terhadap surat masuk, ditulis
secara jelas pada lembar
disposisi
Format Undangan Intern

Undangan Intern
Surat dinas yang memuat
undangan dari
pimpinan/pegawai untuk
menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, seperti rapat,
upacara, dan pertemuan
Format Surat Dinas

Surat Dinas
Surat dinas adalah naskah dinas
pelaksanaan tugas seorang
pejabat dalam menyampaikan
informasi kedinasan kepada
pihak lain di luar lembaga/unit
kerja
Format Kartu Undangan

Rektor Universitas Pendidikan Indonesia

Mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri

............................................................................................................
............................................................................................................ pada:

hari ............, tanggal .................

pukul ............... WIB s.d. .................
bertempat di ..................................................................

Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara berkenan hadir pada waktunya.

Catatan:
1. ..............................
2. ..............................
 Naskah Dinas Khusus
Pelimpahan
Perjanjian Kuasa Wewenang Berita Acara

Naskah yang Naskah dinas Naskah dinas Naskah dinas

berisi yang berisi yang berisi yang berisi
kesepakatan pemberian penugasan dari tentang
bersama wewenang pejabat yang pernyataan
tentang kepada orang berwenang bahwa
sesuatu hal dengan atas kepada memang telah
yang mengikat namanya untuk pejabat di terjadi suatu
antara dua melakukan bawahnya proses
belah pihak tindakan dalam untuk pelaksanaan
rangka melakukan kegiatan pada
kedinasan tugas yang waktu tertentu
dilimpahkan
 Naskah Dinas Khusus
Keterangan Surat Izin Pernyataan Pengantar

Naskah dinas Surat yang Naskah dinas Naskah dinas

yang berisi berisi yang yang
informasi keterangan menyatakan digunakan
mengenai hal, bahwa kebenaran untuk
peristiwa, pemegang suatu hal mengantar/
atau tentang surat tersebut disertai menyampaik
seseorang diberi izin oleh pertanggung- an barang
untuk pejabat jawaban atas atau naskah
kepentingan berwenang pernyataan
kedinasan untuk tersebut
melakukan
suatu hal
 Naskah Dinas Lainnya
Ijazah
Dokumen yang diberikan UPI kepada
seseorang yang telah menyelesaikan dan
Sertifikat berhasil mempelajari suatu tingkat ilmu Kerangka Acuan Kerja
Pernyataan tertulis dari pejabat Ijazah Suatu dokumen yang
yang berwenang kepada menginformasikan gambaran
seseorang yang telah memenuhi umum dan penjelasan mengenai
syarat tertentu dalam suatu keluaran kegiatan yang akan
kegiatan Sertifikat KAK dicapai sesuai tugas dan fungsi
suatu unit kerja di UPI

Telaahan Staf Notula

Telaahan Staf
Notula
Bentuk uraian yang disampaikan
Bentuk uraian yang memuat hasil
oleh pejabat atau staf yang
pembahasan dan segala sesuatu
memuat analis singkat dan jelas
yang disampaikan dalam rapat
mengenai suatu persoalan
mulai dari pembukaan sampai
dengan memberikan jalan keluar/
dengan pengambilan keputusan
pemencahan yang disarankan
 No. Registrasi : 12pt

Diameter 2,5cm
(emboss)

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA 16pt di-bold

16pt di-bold
16pt di-bold
Format Sertifikat

Sertifikat Warna emas di-bold

warna emas di-bold

Nomor: ................................ 14pt

14pt

Diberikan kepada: 14pt

14pt

Nama 28pt
28pt

Atas partisipasinya sebagai ............. dalam acara 13pt

13pt
..................................................................... 16 Bold
16pt Bold
Yang dilaksanakan pada tanggal ..... s.d. ..... di ..... 13pt
13pt

Bandung, ...........
Rektor Universitas Pendidikan Indonesia,
12pt
12pt

Nama Lengkap
 KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE
.....................................................
TAHUN ANGGARAN 2020
Kerangka Acuan Kerja

KERANGKA ACUAN KERJA/TERM OF REFERENCE Kementerian Negara : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
Lembaga : (400866) Universitas Pendidikan Indonesia
Kebijakan : (Renstra UPI 2016-2020)
JUDUL KEGIATAN
Program : (Renstra UPI 2016-2020)
Kegiatan : ...................................................................
Kegiatan Dengan Sumber Dana ........................................ Indikator Kinerja Kegiatan : ...................................................................
Tahun ............ Satuan Ukuran & Jenis : ...................................................................
Keluaran
Volume : ...................................................................

A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum;
c. Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor: 03/PER/MWAUPI/2015 tentang Peraturan
Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas
Pendidikan Indonesia;
d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 49/PMK.02/2017 tentang Standar Biaya
Masukan Tahun Anggaran 2018;
NAMA UNIT KERJA
e. Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 9038/UN40/HK/2017
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
tentang Pedoman Implementasi Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Universitas
TAHUN 2020
Pendidikan Indonesia;
f. Dst.
 TELAAHAN STAF
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA TENTANG
Jalan Dr. Setiabudhi Nomor 229 Bandung 40154 ................................................................
Laman www.upi.edu; surel/e-mail: sekuniv_upi@upi.edu

I. Persoalan

Format Telaahan Staf

NOTULA
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan
Rapat : ..................................................................................................................................
dipecahkan.
Hari, tanggal : ..................................................................................................................................
II. Praanggapan
Waktu : ..................................................................................................................................
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data yang saling
Format Notula

Tempat : ..................................................................................................................................
berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan
Pemimpin Rapat : ..................................................................................................................................
Peserta Rapat : 1. ..........................................
kejadian di masa mendatang.

2. .......................................... III. Fakta yang Mempengaruhi

3. dan seterusnya. Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis
Kegiatan Rapat : dan pemecahan persoalan.
1. Pembukaan IV. Analisis
......................................................................................................................................................... Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan
......................................................................................................................................................... serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan atau
2. Pembahasan cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan.
.........................................................................................................................................................
V. Simpulan
.........................................................................................................................................................
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu cara bertindak
.........................................................................................................................................................
atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi.
.........................................................................................................................................................
VI. Saran
3. Kesimpulan
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untuk
.........................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................
mengatasi persoalan yang dihadapi.

Nama Jabatan Pembuat Telaah,

Mengetahui,
Nama Jabatan Pemimpin Rapat Notulis,
Tanda tangan

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Lengkap
NIP
Nama Pemimpin Rapat Nama Notulis
Pembuatan
Naskah Dinas
Setiap naskah dinas harus
memuat informasi yang
ringkas dan jelas sesuai
dengan maksud dan
tujuan dibuatnya naskah
dinas yang disusun secara
sistematis

|Arsip Universitas
 Pembuatan Naskah Dinas
Penggunaan Logo &
Cap Dinas
Ketentuan Kepala Naskah
Dinas
Penonomoran Naskah Dinas
Ketentuan Jarak Spasi, Huruf &
Kata Penyambung
Nomor Halaman, Tembusan & Lampiran
 Penggunaan Logo UPI
Kop Naskah Dinas
Terletak di sebelah kiri atas naskah

Cap Dinas

2,5 cm Amplop Dinas

Catatan:
Tidak boleh mencantumkan atribut Dokumen Resmi yang diterbitkan
akreditasi atau sertifikasi pada
naskah dinas, kecuali di amplop UPI
surat
 Penggunaan Cap Dinas
Cap Jabatan Cap Unit Kerja di Bawah Universitas

Cap Cap
Fakultas Lembaga

Cap Dinas

Cap Cap
Sekolah Kamda
Pasca-
sarjana
 Kepala Naskah Dinas
Bentuk Kepala Naskah Dinas Universitas

Bentuk Kepala Naskah Dinas Fakultas

Kepala Naskah Dinas
Bentuk Kepala Naskah Dinas Kampus
UPI Daerah

Bentuk Kepala Naskah Dinas Unit Kerja

Penulisan Alamat Surat
Alamat surat yang dicantumkan
pada lembar surat
Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
di
Jakarta

Alamat surat yang dicantumkan

di amplop surat
Yth. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Jalam Ampera Raya No. 7
Cilandak
Jakarta Selatan, 51239
Kode
Unit Kerja
Kode unit kerja saat ini merujuk pada
Peraturan Rektor Nomor 045 Tahun
2020 Tentang Struktur Organisasi dan
Tata Kerja Universitas Pendidikan
Indonesia
Kode Unit Kerja

Menggunakan penomoran
berjenjang
 Kode Unit Kerja
TND 2020 TND 2018
 Perubahan Peraturan Rektor Nomor 059 Tahun 2020
Tentang Tata Naskah Dinas
Saat ini ada beberapa Pejabat yang nama
nama jabatan yang jabatannya belum
tata persuratannya terakomodasi, tata
belum terakomodasi naskah dinasnya
dalam tata naskah menggunakan tata
dinas sebagaimana naskah dinas
diatur dalam Peraturan sebagaimana diatur
Rektor Nomor 059 dalam Peraturan Rektor
Tahun 2020 tentang Nomor
Tata Naskah Dinas di 0280/UN40/HK/2018
Lingkungan UPI tentang Tata Naskah
Dinas
 Ketentuan Penomoran Naskah Dinas
Peraturan
PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
NOMOR 3 TAHUN 2019
TENTANG
01 Surat Keputusan
...............................................
KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
Surat Edaran
02 NOMOR: 010/UN40.R1/KM.01/2020
TENTANG
SURAT EDARAN ..................................................
NOMOR 4 TAHUN 2020
TENTANG
....................................... Instruksi
SOP 03 INSTRUKSI
NOMOR 12 TAHUN 2019
Nomor SOP 7 Tahun 2020 TENTANG
.................................
Tgl. Pengesahan ................................
04
Tgl. Revisi ................................ 05
Disahkah Oleh ................................
Nama SOP Registrasi Mahasiswa Baru
 Ketentuan Penomoran Naskah Dinas
Surat Tugas
Surat Dinas
SURAT TUGAS
Nomor: R-005/UN40/HM.01/2020 NOMOR: 003/UN40.R2/KP.06/2020
R : kategori klasifikasi keamanan surat 003 : nomor urut surat tugas
005 : nomor urut surat dinas UN40.R2 : kode unit kerja (WR2)
UN40 : kode unit kerja KP.06 : kode klasifikasi arsip
HM.01 : kode klasifikasi arsip 2020 : tahun terbit
2020 : tahun terbit
Perjanjian Kerjasama
PERJANJIAN KERJA SAMA
NOTA DINAS
ANTARA
NOMOR: 021/UN40.F7/PK.00.01/2020
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
021 : nomor urut nota dinas
DAN
UN40.A7 : kode unit kerja (Dekan FPEB)
Nota Dinas
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
PK.00 : kode klasifikasi arsip
NOMOR: 019/UN40/HK.07.00/2020
2020 : tahun terbit
NOMOR: ......................................
No. Jenis Naskah Dinas Buku Agenda

1. Peraturan Satu Agenda

2. Instruksi Satu Agenda
3. Standar Operasional Prosedur Satu Agenda
4. Edaran Satu Agenda
5. Keputusan Satu Agenda
6. Nota Kesepahaman & Surat Perjanjian Satu Agenda
7. Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKPI Diatur tersendiri
8. Sertifikat & Piagam Penghargaan
9. Nota Dinas
Satu Agenda
Satu Agenda Pengaturan
10. a. Surat Tugas
b. Surat Perintah Plt./Plh.
Satu Agenda
Penomoran
c. Surat Undangan Intern
d. Surat Dinas Surat Dalam
Buku Agenda
e. Surat Undangan Ekstern
f. Surat Kuasa
g. Surat Pelimpahan Wewenang
h. Berita Acara
i. Surat Keterangan
j. Surat Izin
k. Surat Pernyataan
l. Surat Pengantar
m. Pengumuman
Penggunaan
Kertas Surat
Kertas yang digunakan untuk
kegiatan dinas adalah HVS minimal
80 gram, kecuali naskah dinas
arahan berupa Peraturan Rektor,
Surat Keputusan, dll. menggunakan
kertas concorde
Pembuatan naskah dinas dari draf
hingga final yang dibubuhi paraf
tidak boleh menggunakan kertas
bekas

Kertas yang digunakan untuk naskah

dinas adalah kertas ukuran A4
Penggunaan
Huruf
Pada kepala/kop naskah dinas
menggunakan huruf Times New
Roman dengan ukuran 14pt untuk
nama instansi dan Times New Roman
dengan ukuran 12pt untuk alamat
instansi.

Pada naskah dinas pengaturan

(Peraturan, Pedoman, Petunjuk
Pelaksanaan, Instruksi, dan SOP)
menggunakan huruf Bookman Old Style
dengan ukuran 12pt.

Naskah dinas lainnya

menggunakan huruf Times New
Roman ukuran 12pt.
 Kata Penyambung
Kata penyambung digunakan sebagai tanda bahwa teks masih
berlanjut pada halaman berikutnya jika naskah lebih dari satu
halaman

Kata Penyambung pada halaman 1 baris paling bawah kanan

Kata
mengundang…… Penyambung

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri

mengundang saudara......
 Ketentuan Batas Ruang/Tepi
Ruang Tepi Kanan
Ruang Tepi Atas
Paling sedikit 2 cm dari tepi
Jika menggunakan kop dinas kanan kertas
dua spasi di bawah kop,
jika tidak menggunakan kop
paling sedikit 2 cm dari tepi
atas kertas DOCUMENT

Ruang Tepi Kiri

Ruang Tepi Bawah
Paling sedikit 3 cm dari tepi
kiri kertas Paling sedikit 2,5 cm dari tepi
bawah kertas
 Ketentuan Nomor Halaman & Tembusan
Nomor Halaman
Ditulis menggunakan angka arab (1,2,3) dan
dicantumkan secara simetris di tengah atas halaman

Tembusan
Tembusan dicantumkan di kiri bawah naskah

Penulisan tembusan jika terdapat NIP Penulisan tembusan jika tidak terdapat NIP

Sejajar dengan NIP Di bawah nama lengkap

Pengamanan
Naskah Dinas

Terbagi menjadi tiga

klasifikasi keamanan yaitu
Rahasia (R), Terbatas (T),
dan Biasa (B)

|Arsip Universitas
 Kategori Klasifikasi Keamanan
Naskah Dinas
Naskah dinas yang Tingkat keamanan Naskah dinas yang
apabila fisik dan naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya isinya tidak boleh informasinya dibuka
diketahui oleh diumumkan dan untuk umum tidak
pihak yang tidak hanya boleh membawa dampak
berhak dapat diketahui di apapun terhadap
mengakibatkan lingkungan UPI jalannya kegiatan di
kerugian lingkungan UPI

R T B
Rahasia Terbatas Biasa
 Percetakan yang
berhubungan dengan
pengamanan tingkat
Security Printing
tingkat pada naskah

Metode-
metode teknik
Security
Printing

Cap Timbul Rosettes Guilloche Line widh

modulation
 Kewenangan Penandatanganan
|Atas Nama (a.n.)
Atas nama digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh
pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan
bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang
bersangkutan
a.n. Rektor Universitas Pendidikan Indonesia
Wakil Rektor Bidang Akademik dan
Kemahasiswaan,
tanda tangan dan cap dinas
Nama Pejabat
Untuk Beliau (u.b.) |
Digunakan jika yang diberi kuasa memberikan
kuasa lagi kepada pejabat yang satu tingkat di
bawahnya
a.n. Rektor Universitas Pendidikan Indonesia
Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan
u.b.
Direktur Direktorat Akademik,
Tanda tangan dan cap dinas
Nama Pejabat
 Kewenangan Penandatanganan
|Pelaksana Tugas (Plt.)
Pelaksana tugas digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum
ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian selanjutnya
Plt. Direktur Direktorat Kemahasiswaan,
Tanda tangan dan cap
Nama Pejabat
Pelaksana Harian (Plh.)|
Digunakan apaila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas tidak berada di
tempat sehingga untuk kelancara pekerjaan
sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang
menggantikan
Plh. Kepala Biro Sarana dan Prasarana,
Tanda tangan dan cap
Nama Pejabat
 Kewenangan Pejabat Penandatangan
Dekan/ Wadek/ Ketua Kepala Karo/
Dir.SPs/ Wadir Lembaga/ Pusat/ Dirdit/ Kabag
Kaprodi Kepala Kasubbag
No. Jenis Naskah Dinas Rektor Warek sebutan sebutan sebutan sebutan sebutan /
UPT /Kasi
lain yang lain yang lain yang lain yang lain yang Kadiv
sejenis sejenis sejenis sejenis sejenis
1. Peraturan √ - - - - - - - - - -
2. Keputusan***) √ - √ - - √ - - - - -
3. Instruksi √ - - - - - - - - - -
4. Surat Edaran*) √ - √ - - √ - - - - -
5. Nota Kesepahaman √ - √ - - √ √ - - - -
6. Surat Perjanjian**) √ - √ - - √ √ - - - -
7. Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ -
Surat Pelimpahan
8. √ - - - - - - - - - -
Wewenang
9. Surat Pernyataan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
10. Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
11. Surat Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ - -
12. Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
13. Memo √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
14. Surat Undangan √ - √ - √ √ √ √ √ - -
15. Surat Tugas √ - √ - - √ √ √ √ - -
16. Surat Pengantar √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
17. Surat Pengumuman √ √ √ √ √ √ √ √ √ - -
18. Berita Acara √ √ √ - - √ - √ - - -
Penjelasan Tabel
Kewenangan
Penandatanganan
Surat Edaran yang ditandatangani
oleh Dekan/Dir. SPs/Dir. Kampus UPI
di Daerah hanya berlaku untuk
lingkungan internal unit kerja
dimaksud.

Untuk perjanjian antara UPI

dengan pihak luar dapat
didelegasikan/dikuasakan kepada
pejabat di bawahnya sesuai
dengan kewenangannya.

Apabila surat keputusan

ditandatangani oleh
Warek/Wadir/Wadek harus
memakai atas nama (a.n.) pejabat
di atasnya
Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas elektronik adalah

informasi yang terekam dalam
media elektronik sebagai alat
komunikasi kedinasan.

*Ketentuan lebih lanjut

mengenai format dan tata
cara penyusunan TNDE
diatur dalam peraturan
tersendiri
Matriks Perbedaan
TND 2018 dan TND 2020

|Arsip Universitas
 Perbedaan TND 2018 dan TND 2020
No MATERI TND LAMA (2018)
1 Isi Bab I Pengelolaan naskah dinas
2 Jenis Naskah Dinas Tidak dikelompokkan jenis naskah
dinasnya, hanya berupa point
3 Penambahan jenis Belum diatur format pedoman,
naskah dinas petunjuk teknis, dll
5 Penggunaan NIP Menggunakan NIP di semua jenis
naskah dinas
TND REVISI (2020) KETERANGAN
Pendahuluan (Umum, tujuan, ruang lingkup,
pengertian umum)
Jenis naskah dinas dikelompokkan menjadi: Sesuai klasifikasi
jenis naskah dinas
- Naskah Dinas Arahan
dari ANRI
- Naskah Dinas Korespondensi
- Naskah Dinas Khusus
Ditambah format: Ditambahkan
beberapa format
- Pedoman
naskah dinas
- Petunjuk Teknis/Petunjuk Pelaksanaan
sesuai dengan
- Standar Operasional Prosedur
kebutuhan UPI
- Sertifikat
- Ijazah, Transkrip Nilai, dan SKPI
- Kerangka Acuan Kerja
- Telaahan Staf
Tidak menggunakan NIP di naskah dinas berupa
Peraturan, Pedoman, Petunjuk
Pelaksanaan/Teknis, dan Keputusan
TND 2018 TND 2020
 Perbedaan TND 2018 dan TND 2020
No MATERI TND LAMA (2018) TND REVISI (2020) KETERANGAN
Tulisan kementerian Sebelumnya Kementerian Riset, Sekarang Kementerian Pendidikan dan Perubahan
pada Kepala Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Kebudayaan tatanan
Naskah Dinas dan kementerian
cap dinas
Pengaturan Nomor: 005/UN40/TU/2018 Nomor: R-005/UN40/HM.01/2020 TND baru
penomoran surat menggunakan
Urutan: Urutan:
dinas kode klasifikasi
- Nomor urut surat - Kategori klasifikasi keamanan surat dinas keamanan surat
- Kode unit kerja - Nomor urut surat (Rahasia, Biasa,
- Kode hal - Kode unit kerja Terbatas)
- Tahun pembuatan surat - Kode klasifikasi
- Tahun terbit
Pengaturan Menggunakan penomoran di atas Nomor 7 Tahun 2020
penomoran naskah
dinas arahan
(peraturan, instruksi, Nomor surat hanya terdiri dari nomor urut
SOP, edaran, dan naskah dan tahun terbit
keputusan)

Ketentuan Semua naskah dinas Naskah dinas Peraturan, Pedoman, dan Juklak
penggunaan huruf menggunakan huruf Times New menggunakan huruf Bookman Old Style
Roman dengan ukuran 12pt, selebihnya menggunakan
huruf Times New Roman
Info lebih lanjut hubungi:

Arsip Universitas
- 085691032404 (H. Irsyad)
- 081392610974 (Reni Permata Sari)

Terima Kasih