PANDUAN 

OPEN CONFERENCE SYSTEM | OCS 

UNTUK AUTHOR 
 

 
 

 
Open Conference System (OCS) | Versi 1.0 | 2020 
Powered by Pusat IT & PDPT Universitas Widyagama Malang
 Diagram Alir OCS untuk Author

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 2

A. Register & Login ke OCS
Buka halaman ​https://ocs.widyagama.ac.id/backend​. Masukkan ​email dan ​password lalu
klik tombol ​Sign In ​[1]​. Jika anda belum memiliki akun, klik ​Register a new
membership [​ 2]​.

Gambar 1. Halaman login OCS.

B. Memperbarui Profil
Langkah pertama yang harus dilakukan ​author sebelum mengirim naskah adalah
memperbarui profil pada menu “​My Profile”​. Untuk author mahasiswa wajib
melampirkan scan kartu tanda mahasiswa (KTM). Klik ​Save ​untuk menyimpan profil
anda.

C. Mengirimkan Naskah
1. Pilih ​conference yang anda ikuti pada menu “​Conferences → Available
Conferences”​, seperti pada Gambar 1, klik tombol ​Register [​ 3]​.

Gambar 2. Halaman ​available conferences​.

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 3

 2. Pilih menu “​Paper Submission → Upload Submission” ​untuk mengirimkan
naskah. Pilih ​conference yang sudah anda pilih pada langkah sebelumnya dan pilih
scope (topik) dari naskah tersebut. Isikan judul naskah dan abstrak. Lalu, unggah file
naskah anda dengan format .doc / .docx dan ukuran file maksimal 3MB. Lalu klik
Upload ​[4]​.

Catatan​:​ anda dapat mengirimkan naskah lebih dari 1 (satu) judul.

Gambar 3. Halaman ​upload submission​ untuk mengirimkan naskah.

3. Untuk melihat daftar naskah yang telah anda kirim dengan melalui menu “​Paper
Submission → My Submission”​, akan muncul halaman daftar naskah seperti
Gambar 4. Terdapat 4 (empat) status pada naskah anda, yaitu:
● Pending : naskah anda belum diberi ​reviewer​;
● Review Process : naskah anda sedang di ​review​ oleh ​reviewer;​
● Approve : naskah anda telah diterima;
● Reject : naskah anda ditolak.

Untuk melihat detail dan proses ​review dengan klik tombol ​Submission ​Review ​[5]​.
Sedangkan untuk menghapus naskah dengan klik tombol ​Delete​ ​Review [​ 6]​.

Catatan​:​ hanya naskah dengan status: ​pending​ yang dapat dihapus.

Gambar 4. Halaman daftar naskah.

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 4

 Jika naskah anda dinyatakan terdapat revisi oleh ​reviewer​, anda dapat mengunggah
file revisi pada halaman ​Submission ​Review ​[5] seperti pada Gambar 5. Klik
Upload Revision ​[7]​ ​untuk mengirimkan file naskah hasil revisi.

Gambar 5. Tampilan untuk mengirimkan file naskah revisi.

Anda dapat melihat informasi naskah dan ulasan dari ​reviewer pada halaman
Submission ​Review [​ 5]​. Anda juga dapat meninggalkan komentar ke ​reviewer​. Klik
Send​ ​[8]​ untuk meninggalkan komentar.

Gambar 6. Halaman informasi naskah dan komentar.

Catatan​: ​Letter of Acceptance (LoA) dapat diunduh apabila naskah anda dinyatakan
diterima (status:​ approve)​ dan anda telah melakukan pembayaran.

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 5

D. Pembayaran
Jika naskah ada dinyatakan diterima maka anda wajib melakukan pembayaran. Pilih
menu “​Conferences → My Conference & Payment”​, maka akan muncul halaman
daftar ​conference yang anda ikuti seperti Gambar 7. Terdapat 2 (dua) status pada
pembayaran, yaitu:
● Pending : anda belum melakukan pembayaran;
● Paid Off : anda sudah melakukan pembayaran.

Untuk melihat ​invoice​, klik tombol ​Invoice ​[10]​. Sedangkan untuk mengunggah bukti
pembayaran klik tombol ​Upload Payment ​ ​[9]​.

Gambar 7. Halaman daftar ​conference.​

Gambar 8. Halaman unggah bukti pembayaran.

Admin akan melakukan validasi pembayaran anda. Jika telah tervalidasi (status: paid
off​), anda dapat mengunduh kwitansi.

E. Video Presentasi
Untuk mengunggah video presentasi melalui menu “​Paper Submission → Add Video
Material”​,​ ​maka akan muncul halaman seperti Gambar 9. Klik ​Add Video Material​ ​[11]​.

Gambar 9. Halaman daftar video presentasi.

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 6

 Gambar 10. Halaman unggah video presentasi.

Catatan​: Video diunggah pada google drive. Pastikan ​share link file video pada google
drive telah aktif.

Panduan OCS untuk Author | Versi 1.0 7