PETUNJUK KHUSUS

I. Untuk soal no. 1 sampai dengan 40, pilih salah satu jawaban yang paling tepat dengan
memberi tanda (X) pada huruf A, B, C, D atau E pada lembar jawaban yang
disediakan !

1. Penyempurnaan system dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu
untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya dimana saja, termasuk di rumah masing-
masing. Melalui media komunikasi seperti e-mail dan fax maka tidak lagi diperlukan kantor
yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Maka dari itu, di bawah ini
yang termasuk kelebihan dari adanya kantor virtual adalah….
A. pengurangan biaya fasilitas
B. peningkatan mutu tenaga kerja
C. meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
D. meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
E. meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2. Seorang sekretaris harus menggunakan sistem 10 jari pada saat mengetik. Pada sistem 10
jari,
ibu jari biasa digunakan untuk menekan tombol…
A. spasi
B. alt
C. spasi dan alt
D. ctrl
E. shift

3. Pekerjaan kantor dituntut untuk menggunakan teknologi perkantoran. Salah satu

teknologi perkantoran yang digunakan di kantor adalah perangkat lunak Microsoft
Office Word. Pekerjaan kantor yang dapat dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Office
Word adalah….
A. membuat surat dan laporan keuangan
B. membuat surat dan slide presentasi rapat
C. membuat brosur dan sertifikat
D. membuat laporan keuangan dan amplop surat
E. membuat surat dan amplop

4.

Gambar di atas merupakan salah satu icon yang ada di Microsoft Office Word yang
mampu menunjang kegiatan kantor yaitu dalam hal….
A. membuat surat dengan alamat lebih dari satu
B. membuat sampul surat
C. membuat lembar kerja baru
D. menyimpan file
E. memberikan format tabel

5. Pekerjaan kantor dituntut untuk menggunakan teknologi perkantoran. Salah satu

teknologi perkantoran yang digunakan di kantor adalah perangkat lunak Microsoft
Office Excel. Pekerjaan kantor yang dapat dibuat dengan perangkat lunak Microsoft Office
A.
Excel
membuat
adalah….
dan mengelola keuangan perusahaan
B. membuat sertifikat kegiatan yang dilaksanakan di kantor
C. membuat brosur untuk promosi
D. membuat laporan kegiatan kantor
E. membuat slide presentasi untuk rapat

6.

1
 Untuk memberikan bingkai pada sel seperti gambar di atas, menu yang harus dipilih pada kotak
dialog Format Cells adalah….
A. number
B. alighment
C. borders
D. font
E. fill

7. Pada sebuah rapat, Ibu Desti selaku Manager Pemasaran ditunjuk untuk presentasi mengenai
laporan perkembangan penjualan bulan lalu. Untuk memudahkan pada saat presentasi,
sebaiknya Desti menggunakan perangkat lunak Microsoft Office Powerpoint. Salah satu
kegunaan dari perangkat lunak tersebut adalah….
A. memudahkan dalam menghitung data yang ada
B. memudahkan peserta rapat menyimak materi presentasi
C. memudahkan untuk membuat table dan grafik
D. memudahkan membuat desain
E. memudahkan dalam menyusun laporan

8. Bagian Microsoft Publisher yang berisi ikon-ikon yang digunakan untuk mempercepat
akses sebuah perintah adalah….
A. office button
B. ribbon
C. tab menu
D. quick acces toolbar
E. title bar

9. Perhatikan langkah-langkah berikut:

1) Pilih All Program
2) Klik Microsoft Publisher
3) Klik menu Start
4) Arahkan pointer mouse pada Microsoft office
Dari data diatas, langkah-langkah mengaktifkan Microsoft Publisher yang benar secara
urut
adalah….
A. 3), 4), 1) dan 2)
B. 3), 1), 4) dan 2)
C. 3), 2), 4) dan 1)
D. 3), 1), 2) dan 4)
E. 3), 2), 1) dan 4)

10. Pada saat membuat kartu nama dengan lembar kerja Microsoft Publisher, maka menggunakan
Menu Publication Type….
A. brochures
B. email
C. bussnisess cards
D. calender
E. banners

11. Perhatikan berikut ini, langkah-langkah menggunakan teleconference yang diacak!

1. Pilih software Microsoft Visual C# 2005
2. Untuk memilih IP address, user dapat mengklik combo box dan memilih IP yang
terdapat pada komputer.
3. User harus memilih jenis IP yang akan digunakan (IPv4 atau IPv6) dengan memilih
radio button
4. Jika user diperbolehkan untuk bergabung ke dalam konferensi, akan muncul form set
destination IP and port. Setelah user mengisi alamat IP dan nomor port, user akan
tergabung ke dalam konferensi
5. Setelah itu, user menekan tombol centang yang ada di kanan bawah.
Langkah-langkah menggunakan teleconference yang benar adalah ....
A. 1,2,3,4,5
B. 1,3,2,5,4 3
C. 1,2,3,5,4
 D. 1,2,5,4,3
E. 1,5,4,3,2

12. FTP (File Transfer Protocol) merupakan aplikasi internet yang digunakan untuk….
A. mengakses computer yang letaknya jauh
B. berkomunikasi satu sama lain dalam sebuah forum
C. mengirimkan atau mengambil file ke/dari komputer lain
D. sarana komunikasi surat-menyurat dalam bentuk elektronik
E. menghubungkan (link) sebuah dokumen satu dengan yang lain

13. Berikut ini merupakan hasil pemesanan/pembelian tiket yang setelah di print harus ditukarkan
dulu dengan tiket asli untuk dapat digunakan adalah tiket….
A. kereta api
B. konser
C. hotel
D. taman hiburan
E. bioskop

14. Seorang pelanggan melakukan panggilan telepon kepada perusahaan ABC untuk
menyampaikan keluhan karena barang yang diterima tidak sesuai dengan barang yang
dia pesan. Melalui telepon, pelanggan tersebut dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan
langsung mendapatkan respon yang dia inginkan. Berdasarkan ilustrasi tersebut, maka dapat
diketahui bahwa fungsi media telepon adalah….
A. mempermudah penyampaian berita
B. mempersingkat waktu dalam penyampaian pesan atau berita
C. mengefektifkan proses penyampaian pesan atau berita
D. memperjelas isi informasi yang disampaikan komunikator
E. sebagai alat untuk membangkitkan daya tarik pesan atau berita

15. Seorang pimpinan perusahaan mengadakan suatu rapat untuk membahas masalah strategi
pemasaran yang akan dipakai untuk produk baru yang sebentar lagi akan diluncurkan. Dalam
pelaksanaan rapat seringkali terjadi hambatan pada saat proses komunikasi. Hambatan yang
dapat dijumpai khususnya pada unsur feedback dalam komunikasi adalah….
A. penyampaian materi rapat tidak didukung alat komunikasi yang mendukung
B. peserta rapat asik bermain handphone saat pelaksanaan rapat
C. peserta rapat cenderung pasif pada saat sesi Tanya jawab
D. pemimpin rapat cenderung otoriter terhadap jalannya rapat
E. pemimpin rapat tidak mengikutsertakan suara peserta rapat dalam pengambilan keputusan

16. Di sebuah perusahaan, kegiatan komunikasi sangatlah penting. Antar bagian perlu mengadakan
komunikasi baik lisan maupun tertulis agar kegiatan kantor dapat berjalan dengan baik.
Komunikasi kantor antar bagian biasanya dilakukan dengan menggunakan alat komunikasi
yang biasanya disebut….
A. pesawat telepon
B. intercom
C. PMBX
D. PABX
E. switcboard

17. Pada saat Anda menerima telepon, penelepon lupa menyebutkan identitas diri. Untuk memperoleh
informasi data diri penelepon, sebaiknya Anda bertanya dengan kalimat….
A. “ini yang bicara siapa ya?”
B. “dengan siapa ini?”
C. “maaf, boleh saya tahu siapa yang berbicara?”
D. “tolong sebutkan nama Anda!”
E. “maaf, boleh saya tahu, dengan siapa saya berbiacara?”

18. Operator : Marketing development of Makmur Jaya Corporation. Can I help you?
Caller : yes, I’d like to speak to Mr. Adi please.
Operator : yes,……………………………
Caller : Iam Mrs. Susan.
A. Can I talk to Susan please? 4
 B. Shall I call you with your last name?
C. May I know who is calling please?
D. Can you tell me her name please?
E. Your name please!

19.

Gambar diatas merupakan bentuk surat….

A. full block style
B. block style
C. semi block style
D. hanging style
E. indented style

20.

Berdasarkan gambar di atas, bagian surat yang ditunjukkan oleh nomor 2 adalah….
A. kop surat
B. tanggal
surat C.
nomor surat
D. lampiran
E. perihal

21.

Gambar di atas merupakan bagian surat yang disebut….

A. letterhead
B. dateline
5
C. reference line

6
 D. inside address
E. attention note

22. “Halo Adis. Bagaimana kabarmu? Aku harap kamu baik-baik saja disana ya. Akupun disini
baik dan sehat dis”.
Cuplikan paragraph pembuka pada surat di atas termasuk jenis surat….
A. setengah pribadi
B. prive
C. resmi
D. pemberitahuan
E. dinas

23. Perhatikan surat undangan berikut!

Dengan ini kami mengundang Anda untuk menghadiri rapat rutin awal tahun yang
akan diselenggakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 16 Maret 2020
Waktu : 09.00 – 11.00 WIB
Tempat : Aula Terbuka SMK Boedi Oetomo Cilacap
Acara : Ketetapan uang dana bulanan Tahun Pelajaran 2020/2021
Kalimat penutup surat undangan tersebut yang tepat adalah….
A. Atas kehadiran Bapak/ Ibu kami ucapkan terima kasih.
B. Atas waktu yang diluangkan, kami ucapkan terima kasih.
C. Kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan tepat pada waktunya.
D. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan Bapak/Ibu dating tepat waktu.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
E. Dimohon untuk hadir tepat waktu. Terima kasih.

24. Pak Arif membeli barang elektronik berupa Kipas Angin dan AC di PT Subur Makmur. Sesuai
kesepakatan dengan penjual, Pak Arif harus mengambil barang pesanan tersebut ke gudang PT
Subur Makmur.
Berdasarkan ilustrasi tersebut, system penyerahan barang yang dilakukan oleh PT Subur
Makmur kepada Pak Arif adalah….
A. loko gudang
B. perangko gudang pembeli
C. eks gudang
D. Free on Station (F.O.S)
E. free on Board (F.O.B)

25. Fendi akan membuka kursus computer. Ia membutuhkan beberapa computer. Untuk itu, ia
mengirimkan surat permintaan penawaran ke beberapa took yang menjual computer untuk
mengetahui harga dan spesifikasinya.
Kalimat permintaan penawaran berdasarkan ilustrasi tersebut adalah….
A. “Kami membutuhkan sejumlah computer. Oleh karena itu, mohon dikirimkan ke alamat
kami secepatnya karena kursus akan segera dimulai.”
B. “Kami akan membuka kursus computer dan membutuhkan sejumlah computer. Dapatkah
Anda mengirimkannya?”
C. “Lembaga Pendidikan kami yang bergerak dibidang kursus membutuhkan sejumlah
computer. Untuk itu kami akan memesan sejumlah computer pada perusahaan Anda.”
D. “Lembaga Pendidikan kami membutuhkan sejumlah computer, dapatkah kiranya
Bapaj mengirimkan computer kepada kami sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan.”
E. “Lembaga Pendidikan kami bergerak di bidang kursus computer membutuhkan sejumlah
computer, untuk itu kami mohon Bapak dapat mengirimkan brosur untuk kami pelajari.”

26. Beberapa hari yang lalu, Indah mengirimkan surat lamaran pekerjaan ke PT Terus Jaya.
Pada hari ini, Indah mendapatkan balasan dari PT Terus Jaya supaya dapat melengkapi
kelengkapan berkas yang belum ada.
Fasilitas untuk membalas e-mail dengan alamat tujuan otomatis tersedia dan isi e-mail dapat
kita sertakan kembali adalah….
A. compose
7
B. trash
C. forward

8
 D. reply
E. backward

27. Anda sebagai sekretaris bagian produksi diminta untuk mencari notula rapat yang lalu oleh
pimpinan, karena akan digunakan untuk rapat di tingkat managerial. Berdasarkan hal tersebut
notula sebagai arsip yang berfungsi untuk ....
A. sebagai sumber ingatan
B. sebagai sumber informasi dan keterangan
C. sebaga sumber sejarah atau bahan bukti sejarah
D. sebagai sumber tempat dokumen
E. sebagai bahan bukti pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa atau kejadian

28. Secara garis besar prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah ....
A. penerimaan – penyortiran – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian –
penyimpanan
B. penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian pendistribusian –
penyimpanan
C. penerimaan – penyortiran – pendisposisian – pengagendaan – pendistribusian –
penyimpanan
D. penyortiran – penerimaan – pengagendaan – pendisposisian – pendistribusian –
penyimpanan
E. penerimaan – pengagendaan – pendistribusian – pendisposisian – penyimpanan

29. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah ....
A. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – penandatanganan – pengagendaan
– pengiriman – penyimpanan
B. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengagendaan – pengetikan – penandatanganan
– pengiriman – penyimpanan
C. pembuatan konsep – persetujuan konsep – penandatanganan – pengagendaan – pengetikan
– pengiriman – penyimpanan
D. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – penandatanganan
– pengiriman – penyimpanan
E. pembuatan konsep – persetujuan konsep – pengetikan – pengagendaan – pendistribusian –
pengiriman – penyimpanan

30. Prosedur penanganan surat masuk dalam sistem kartu kendali adalah . .
A. penerimaan – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke
unit pengolah – penyimpanan
B. penyortiran – penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit
pengolah – penyimpanan
C. penerimaan – pencatatan – penyampaian surat ke unit pengolah –
pengarahan/pengendalian surat – penyimpanan
D. pencatatan – penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke
unit pengolah – penyimpanan
E. penerimaan – pengarahan/pengendalian surat – penyampaian surat ke unit pengolah –
penyimpanan

31. Secara garis besar prosedur penanganan surat keluar sistem kartu kendali adalah ....
A. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – penyimpanan –
pengiriman
B. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat –
pengiriman
C. pembuatan konsep – pengiriman – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat –
penyimpanan
D. pembuatan konsep – pencatatan – pengarahan/pengendalian surat – pengiriman –
penyimpanan
E. pembuatan konsep – pengarahan/pengendalian surat – pencatatan – pengiriman –
penyimpanan

9
 32. Perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa perbankan cocok menggunakan sistem
penyimpanan berdasarkan ....
A. alphabet system
B. numerical system
C. subyek system
D. cronological system
E. geographical system

33. Yang tidak tepat untuk menunjukan tempat menyimpan arsip yang berkode 2019 dengan
menggunakan system terminal digit adalah…..
A. disimpan pada laci berkode 00-19
B. dibelakang guide 19
C. dibelakang guide berkode 0
D. didalam hanging folder nomor 19/0
E. surat urutan ke-3

34. Dalam system nomor Dewey, jika surat/ arsip berkode 820.1 maka surat/arsip tersebut
disimpan pada laci ….
A. 820
B. 102
C. 821
D. 800
E. 201

35. Pemeliharaan arsip dengan menyemprotkan obat pembasmi hama disebut ....
A. fungidasi
B. fungisantasi
C. fumigitasi
D. fumigasi
E. frungidasi

36. (1).Siapkan dua lembar plastik polyester ukuran +/- 2,5 cm atau karet magic cutter dan
bersihkan dengan kain lap; (2).Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik
polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip; (3).Berilah perekat double tape kira-
kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudut (tidak boleh
menempel pada arsip karena dapat merusak arsip); (4).Lepaskan lapisan kertas pada double
tape; (5).Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dan
untuk merekatkan double tape pada plastik polyester pada keempat sisi; (6).Potong plastik yang
berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Dapat dilakukan dengan kacip
atau cutter dan penggaris besi dan (7).Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan
hook cutter atau gunting kuku sehinggabentuknya agak bundar.
Urutan prosedur enkapsulasi untuk merawar arsip yang berupa kertas yang benar dari data
diatas adalah...
A. 1,2,3,4,5,6,7
B. 2,1,3,4,5,6,7
C. 2,1,4,3,5,6,7
D. 1,2,4,3,5,6,7
E. 1,2,5,3,4,6,7

37. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui angka
pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka dikatakan rendah dan
boleh dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip yang disimpan sebanyak 6746
lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352 kali terhadap arsip
yang berbeda, berapakah angka pemakaiannya?
A. 5 %
B. 5, 1 %
C. 5, 2 %
D. 5, 3 %
E. 5, 4 %

8
Sinau-
Thewe.com
 38. Salah satu cara melakukan penyusutan arsip adalah dengan menghitung/mengetahui
angka pemakaiannya. Apabila angka pemakaian arsip kurang dari 15 % maka dikatakan
rendah dan boleh dilakukan penyusutan. Jika kita memiliki koleksi arsip yang disimpan
sebanyak 6746 lembar. Sepanjang 1 periode karsipan terjadi peminjaman sebanyak 352
kali terhadap arsip yang berbeda. Dari soal ini, maka yang harus dilakukan terhadap arsip
tersebut adalah...
A. segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya tinggi
B. segera dilakukan penyusutan karena angka pemakaiannya
rendah C. segera dilakukan pemusnahan karena angka
pemakaiannya tinggi D. segera dilakukan pemusnahan karena
angka pemakaiannya rendah E. segera dilakukan perbaikan karena
angka pemakaiannya rendah

39. Memindahkan data secra elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video
ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik disebut dengan....
A. sanning
B. conversion
C. sumarizing
D.
calculating E.
importing

40. Pak Imam pegawai keuangan di PT ABC mendatangai petugas arsip ingin meminjam
arsip surat tagihan PT XY tanggal 16 Juli 2018, tetapi surat tersebut tidak
ditemukan. Maka langkah apa yang harus dilakukan petugas arsip tersebut agar kejadian
kehilangan arsip tidak terjadi lagi?
A. Setiap peminjaman arsip harus lapor ke petugas arsip, kemudian dicatat di buku
arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
B. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di bon pinjam arsip agar dapat
mengetahui identitas si peminjam dan indentitas arsip
C. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di kartu kendali, kemudian dicatat di buku
arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
D. Setiap peminjaman arsip harus dicatat di buku agenda, kemudian dicatat di buku
arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip
E. Setiap peminjaman arsip harus dicatat bon pinjam arsip, kemudian dicatat di buku
arsip agar dapat diketahui siapa yang meminjam arsip

II. Untuk soal no. 41 sampai dengan 45, jawablah dengan singkat pada lembar jawaban
yang disediakan !

41. Menurut pendapatmu, apa perbedaan antara kantor yang sudah terotomatisasi dengan
yang masih manual dilihat dari teknologi perkantoran yang dipakai di dalam kantor?

42. Terdapat sebuah perusahaan baru yang tengah merintis usaha dan termasuk ke dalam
Usaha Kecil Menengah. Agar dapat mengembangkan usahanya, maka perusahaan perlu
melakukan promosi. Ada banyak media komunikasi yang dapat dipakai sebagi media
promosi perusahaan. Dari sekian media komunikasi yang dapat dipakai, manakah media
komunikasi yang paling efektif untuk promosi dan apa alasan Anda memilih media
tersebut?

43. Seiring berkembangnya teknologi, perusahaan dituntut juga untuk mengikuti kemajuan
yang ada. Termasuk dalam system administrasi di dalamnya. Tidak sedikit perusahaan
memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada. Salah satunya adalah memanfaatkan
media internet untuk berkomunikasi. Internet menjadi pilihan banyak orang dalam
berkomunikasi. Melalui e-mail, perusahaan dapat mengirim surat dengan praktik.
Berdasarkan ilustrasi tersebut, mengapa media surat elektronik menjadi pilihan utama
pengiriman surat? Jelaskan alasannya!

44. Tentukan nomor kode dan urutan laci, guide dan folder serta urutan surat dari system
nomor
9
Sinau-
Thewe.com
DDC dibawah ini :

10
Sinau-
Thewe.com
 Laci Guide Folder
Kode Surat
surat Urutan Urutan Urutan ke-
Nomor ke- Nomor ke- Nomor ke-
999.99
002.589
856.69
596.102
798.236

45. Tentukan nomor kode dan urutan laci, guide dan folder serta urutan surat dari system nomor
terminal digit dibawah ini :

Laci Guide Folder

Kode
surat Urutan Urutan Urutan Surat ke-
Nomor Nomor Nomor
ke- ke- ke-
543788
085869
771828
1234567
246810

Selamat mengerjakan, semoga sukses !

11
Sinau-
Thewe.com