Pengelolaan Arsip Aktif

Pengelolaan
Arsip Aktif
a. menjelaskan pengertian pengelolaan arsip aktif;
b. menguraikan sarana dan prasarana
pengelolaan arsip aktif;
c. menjabarkan sistem pemberkasan dalam
pengelolaan arsip aktif;
Menerangkan d. mencontohkan kegiatan pemberkasan dalam
Pengelolaan pengelolaan arsip aktif;
e. mencontohkan pembuatan daftar arsip aktif;
Arsip Aktif
f. menjabarkan prosedur layanan arsip aktif.
Menjelaskan
PERTAMA pengertian
pengelolaan arsip
aktif
Dasar hukum
1. UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
2. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG
PELAKSANAAN UU NOMOR 43 TAHUN 2012
3. PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 196/PMK.01/2019 TENTANG
PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN
4. KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN NOMOR 682/PMK.01/2019 TENTANG
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
KEUANGAN
Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Umum Sekretariat Jenderal
Masalah arsip di unit kerja
1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerja,
2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi
masih didasarkan pada nomor urut agenda,
3. pemberkasan dilakukan atas inisiatif dan kreasi sendiri,
dengan menuliskan indeks berkas tanpa kode
klasifikasi
4. penumpukan arsip karena tidak dikelola dengan baik

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus yang masih dalam Retensi Arsip aktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
Pemeliharaan Arsip Aktif, dimaksudkan untuk menjaga :

1. Keautentikan arsip
2. Keutuhan arsip
3. Keamanan arsip
4. Keselamatan arsip
(pasal 26 ayat 1 PMK 196/2019)
Pemeliharaan arsip dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif dan

penyimpanan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai
dengan standar kearsipan dan menjadi tanggung jawab Unit Pengolah
Dalam Pemeliharaan arsip aktif, Unit Pengolah membentuk sentral arsip aktif atau
central file yang merupakan tempat penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk
penyimpanan arsip secara efisien, efektif dan aman
Menguraikan sarana
KEDUA dan
prasarana pengelolaan
arsip aktif
PERALATAN
PEMBERKASAN
1. Filing Cabinet
2. Map Folder
3. Guide (sekat)
4. Suspension Folder (Map
Gantung)
5. Kertas Label
6. Out Indikator

Filing Cabinet
Filing cabinet merupakan sarana untuk menyimpan arsip

aktif yang sudah ditata.
Filing cabinet yang digunakan merupakan filing cabinet

yang
memiliki empat laci.
Setiap laci filing cabinet idealnya berisi 50 buah folder,

dengan jumlah sekat 20-40 buah.
Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman. Contoh

filing
cabinet dapat dilihat pada gambar .

1,5 cm
Folder Arsip
wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi
Bahan folder Arsip terbuat dari lembar kertas manila

karton.
Bentuk folder seperti map dengan tab atau bagian
menonjol
disebelah kanan atas yang berfungsi sebagai tempat
untuk
menuliskan kode/indeks.
Ukuran folder yaitu: panjang 35,5 cm, lebar 24 cm

ditambah
1 cm untuk lipatan. Panjang tab folder 8 cm, lebar tab
folder
1,5 cm. Bentuk folder arsip dapat dilihat pada gambar

Guide (sekat) Arsip
pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan
berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang
lain sesuai dengan pembagian
Guide Arsip terbuat dari kertas karton ± 1 mm, lebih tebal darl bahan
folder sehingga tidak mudah melengkung (terlipat). Bentuknya segi
empat clan terdapat bagian yang menonjol yang juga disebut tab. Tab
gunanya untuk menulis kode klasifikasi.
Ukuran guide yaitu: panjang 35,5 cm, lebar 24 cm. Panjang tab guide
8 cm, lebar tab guide 1,5 cm.
Kiasifikasi menurut penggunaan guide adalah sebagai berikut:

Guide Primer (dipergunakan untuk pokok masalah)
Guide Sekunder (dipergunakan untuk sub masalah); dan
Guide Tersier (dipergunakan untuk sub-sub masalah)

Map Gantung
jenis folder atau map yang memiliki besi penyangga yang
berfungsi menggantung map yang biasanya dipasang
pada filing cabinet dalam posisi horizontal.

Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di
tab guide atau folder
Contoh penggunaan di map folder
Label

Out Indicator
Out indicator merupakan alat yang digunakan
untuk menandai
adanya keluarnya arsip darl laci atau filing
cabinet. Out indicator
memiliki 2 jenis, yaitu:

Out guide
digunakan apabila arsip yang dipinjam
meliputi
keseluruhan berkas (satu folder).
Out sheet
digunakan apabila yang dipinjam hanya
beberapa lembar atau item arsip saja.

Tunjuk Silang
PL6 Kepemilikan dan Kelengkapan Barang Milik Negara Tunjuk silang, digunakan apabila :
Blueprint Gedung Djuanda
1. Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan
Lihat fungsi.
Ruang Penyimpanan Arsip Dhanapala, Rak 3 baris 1 2. Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas
lainnya yang berbeda media seperti : peta, CD, Foto,
Film, dan media lain; dan
3. Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau
lembaga

Menjabarkan sistem
KETIGA pemberkasan dalam
pengelolaan arsip
aktif
Sistem Pemberkasan
Sistem pemberkasan (filing system) adalah sistem

penyusunan arsip aktif secara sistematis menurut
aturan tertentu, sehingga dapat ditemubalik dengan
cepat. Sistem ini dibangun sesuai dengan fungsi
kerja organisasi
Jenis Sistem
Pemberkasan
Sistem Abjad ALPHABETICAL FILLING SYSTEM
Sistem Nomor NUMERICAL FILLING SYSTEM
Sistem Abjad & Angka ALPHANUMERIC FILLING SYSTEM
Sistem Geografis GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM
Sistem Subyek SUBJECTICAL FILLING SYSTEM

SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP BERDASARKAN
ABJAD
Adalah sistem penyimpanan dan penataan arsip aktif berdasarkan urutan
abjad dari kata tangkap (caption). Sistem ini sederhana dan mudah, petugas
dapat langsung menuju filing cabinet dan langsung dapat melihat huruf
abjad berkas yang dicari berdasarkan kata tangkap tanpa mengunakan alat
bantu. Sistem pemberkasan alfabetic ini penerapannya lazim digunakan
untuk penataan kartu-kartu pasien, kartu nama klien dan sebagainya, namun
kelemahannya keamanan tidak terjamin karena kata tangkap pada folder
langsung dapat dibaca

SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP BERDASARKAN
ANGKA
adalah cara penyimpanan dengan menggunakan nomor atau angka sebagai
kode dari lokasi/tempat, nama orang atau identitas lainnya.
Sebagai contoh identitas SIM, polis asuransi, faktur yang dibuat perusahaan.
Kode angka/nomor diambil dari buku nomor (accession book). Kode angka
mewakili koresponden (nama badan/individu).
Sistem ini biasanya diterapkan dalam perusahaan asuransi, perbankan, dan
sebagainya. Sistem pemberkasan numeric disebut sebagai sistem
pemberkasan tidak langsung (Indirect filing system), karena petugas tidak
bisa secara langsung menuju ke file tanpa mengetahui nomor tetapi harus
melalui indeks (yang tertuang dalam kartu file). Sesudah mengetahui nomor
baru petugas dapat mencari berkas yang dimaksud
SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP BERDASARKAN
ABJAD DAN ANGKA
adalah sitem penyimpanan berkas yang didasarkan kombinasi huruf dan
angka. Kode huruf menunjukkan suatu informasi tentang isi file. Pengaturan
angka dan nama-nama subyek sering digunakan system alfanumerik ini.
Subyek mengikuti susunan ensiklopedi yang terkait dengan
pengelompokkan Arsip dibawah kelompok utama. Judul subyek ditandai
nomor yang menunjukkan kelompok utama dan sub-subnya. Sistem dapat
dikombinasikan antara abjad, nomer yang dapat menunjukkan subyek atau
lainnya.

SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP BERDASARKAN
GEOGRAFI
Adalah sistem penyimpanan arsip dengan dikelompokkan berdasarkan atas
wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.
Misalnya, sebuah penerbit majalah yang mempunyai langganan di seluruh
Indonesia, dapat meyimpan surat-surat dengan para langganan itu menurut
kota-kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dapat dipakai sistem
abjad untuk mengatur urut-urutan nama langganan itu, tapi pengelompokan
utamanya adalah menurut pembagian wilayah.

SISTEM PEMBERKASAN
ARSIP BERDASARKAN
SUBYEK
Arsip disusun berdasarkan kesamaan, subjek atau pokok permasalahan yang
dimuat dalam tiap-tiap berkas.Siste m ini mempunyai diterapkan pada
korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, kasus
dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling
sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja ketrampilan di
bidang penataan arsip tetapi juag kemampuan menganalisis serta memahami
tugas dan fungsi organisasi.
Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah
yang terkandung dalam dokumen, namun dalam pengaturan foldernya dapat
dgabungkan dengan sistem lainnya, bargantung kepada indeks yang digunakan
(abjad, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan
terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.
Mencontohkan
kegiatan
KEEMPAT pemberkasan dalam
pengelolaan arsip
aktif
VIDEO PEMBERKASAN ARSIP
AKTIF

SURAT SURAT
MASUK KELUA
2021 R 2021
ORDNER ORDNER
ARSIP
LAIN-
CAMPUR UMUM
AN 2021
LAIN
2021
ORDNER ORDNER
ORDNER

PENGERTIAN
Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar

kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan
BERKAS jenis.
Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang

tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan
PEMBERKASAN konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena
memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau
kesamaan masalah dari suatu unit kerja . (PP 28/2012)

Tujuan Pemberkasan
Arsip Aktif
Temu Memudahkan
Menyatukan
Kembali Penyusutan
Informasi Arsip
Arsip

Pemberkasan Arsip
Aktif
◦ Dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima
◦ Dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip
◦ Menghasilkan tertatanya fisik arsip dan informasi
arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif

TAHAPAN
PEMBERKASAN 4
3
2
1
PENENTUAN PELABELAN
KODE
PENENTUAN
KLASIFIKASI
INDEKS
PEMERIKSAAN DAFTAR BERKAS
6 Unit Pengolah: Bagian Kepegawaian 5

NO
KODE KURUN KE
BER URAIAN INFORMASI ARSIP JUMLAH
KLASIFIKASI WAKTU T
KAS
1 KP 10.00 Cuti Tahunan Pegawai 2019 1 Folder
2 KP 10.01 Cuti Besar Pegawai 2019 1 folder
3 KP 10.02 Cuti Sakit Pegawai 2019 1 Folder
4 KP 11.0 1 Sasaran Kerja Pegawai (SKP) 2019 1 folder
DAFTAR ARSIP
PENYIMPANAN
1. Pemeriksaan/Inspecting
- tanda siap file
- kelengkapan
- kondisi fisik
Surat-surat yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam

filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan, Jika ada
surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu
beri klip. Setiap berkas beri nomor urut yang akan digunakan
dalam pengisian daftar isi berkas
Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip

yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap
proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan.
(Pernyataan selesai)

2. Penentuan indeks
• Tanda pengenal pada berkas
• Fungsi : Membedakan antara berkas yang satu dengan yang lainnya
Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap
(keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi
informasi dari berkas/isi berkas.
Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah,
masalah dan kurun waktu . Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode
klasifikasi arsip pada folder
Ketentuan mengindeks :
- singkat, jelas, mudah diingat
- berorientasi pada kebutuhan pemakai
- harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi

KP 41
INDEKS
IZIN PERGI LN
TAHUN 2020
KP 41
CUTI BESAR
TAHUN 2020
KP41
CUTI TAHUNAN
TAHUN 2020
KP 41
CUTI DAN IZIN LN DI
LUAR KEDINASAN
KP 4
KESEJAHTERAAN
PEGAWAI

3. Penentuan Kode Klasifikasi
Kode Klasifikasi Arsip merupakan Penggolongan dan
Pengelompokkan Arsip Atas Dasar Persamaan Masalah
Yang Terkandung Dalam Arsip
Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai

dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi yang
dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode
klasifikasi berdasarkan ketentuan yang diatur
dalam lampiran I PMK nomor 196/PMK.01/2019

Kode dan Indeks Klasifikasi Arsip
Kementerian Keuangan
KODE INDEKS KODE INDEKS
DL Pendidikan PW Pengawasan
HK Hukum RT Rumah Tangga
HM Humas dan Protokol TI Teknologi Informasi
KA Kearsipan AG Anggaran
KP Kepegawaian BR Pengelolaan Pembiayaan dan
KU Keuangan Risiko
OT Organisasi Tatalaksana IK Perimbangan Keuangan
PL Perlengkapan KN Kekayaan Negara
PR Perencanaan KT Kajian dan Penelitian
PS Perpustakaan PB Perbendaharaan
PK Profesi Keuangan
PN Penerimaan Negara
Contoh
Klasifikasi

Contoh Pengkodean
Klasifikasi Arsip
PL1 PENGADAAN
PL10 PENGADAAN BARANG NON KONSTRUKSI
PL101 PENGADAAN BARANG INVENTARIS
PL 1 0 1
Fungsi dan Kegiatan
(PERLENGKAPAN)
Primer
Sekunder
Tertier
Contoh Skema Klasifikasi
• Fungsi : PERLENGKAPAN
• Kode : PL
PL101 Pengadaan Barang Inventaris
Seperti:
❑ Korespondensi Pengadaan Barang inventaris
❑ Dokumen pengadaan / pemilihan
❑ Dokumen penawaran penyedia
❑ Dokumen Evaluasi
❑ Surat Perintah Kerja/ Surat Pesanan/Kuitansi/Kontrak;
❑ BAST, BAPP dan BAPA;
❑Keuangan
Unit Kearsipan I Kementerian LelangBiro
Proses Seluruh dokumen
dimasukan dalam map
Pemberkasan folder dan diberi label
Korespondensi Korespondensi Korespondensi

Sura
Pengadaan Persyaratan Persyaratan
t
Meubeler Administrasi Administrasi
SPK/ Berkas
Dokumen Lelang Pengadaan
Meubeler
Tahun 2020
Surat masuk dan Surat masuk dan surat

surat keluar keluar ditambah Seluruh dokumen
terkait Persyaratan dan Pengadaan
Ditambah
pengadaan Dokumen Pengadaan meubeler Tahun
dengan SPK/
Barang inventaris Barang inventaris 2020 dalam Satu
Dokumen lelang
kesatuan berkas
4 Pelabelan
Pelabelan adalah realisasi dari
kegiatan penentuan indeks dan kode Label
Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas

menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.
a. Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label dicantumkan pada
bagian depan Pocket File.
b. Arsip peta/rancang bangun.
c. Arsip yang menggunakan media magnetic label dicantumkan pada:
1. Untuk arsip foto, negative foto ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative
foto) dan pada wadahnya;
2. Untuk slide ditempelkan pada frame;
3. Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada
wadahnya; dan
4. Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya.

Penjajaran Guide/Sekat dan Folder
yang telah diberi label
PL 101
Pengadaan
Meubeler Tahun
2020
PL101
Pengadaan Barang Inventaris
PL10
Pengadaan Barang Non
Konstruksi
PL1
Pengadaan
MAP GANTUNG
Map Folder
Sekat Primer
Sekat Sekunder Sekat Tertier
Mencontohkan
KELIMA pembuatan
daftar arsip aktif
Daftar Arsip terdiri dari
• Daftar Berkas
• Daftar Isi Berkas
Daftar Berkas berisi: Daftar Isi Berkas berisi:
1. unit pengolah 1. nomor berkas

2. nomor berkas 2. nomor item arsip
3. kode klasifikasi 3. kode klasifikasi
4. uraian informasi berkas 4. uraian informasi arsip
5. kurun waktu 5. tanggal
6. jumlah 6. jumlah
7. keterangan 7. keterangan

Daftar Berkas Arsip Aktif
Unit Pengolah: Subbagian Tata Usaha
No Kode Uraian Informasi Berkas Kurun Tingkat Jumlah Lokasi PIC Ket
Berkas Klasifikasi Waktu Perkembangan (bundel)
1 KP110 Kontrak Kinerja Kepala Biro 2020 Asli 1 FC.1 mety

Umum
2 DL04 Bimbingan Teknis Kearsipan 2020 Asli 1 FC.2 dewi
3 dst.
Lokasi = Tempat penyimpanan

FC.1 = Filing Cabinet 1

Daftar Isi Berkas Arsip Aktif
Unit Pengolah: Subbagian Tata Usaha
No. Uraian Informasi Nomor Tgl Tingkat Jumlah No. Kode Lokasi Ket
Item Arsip Surat/Naskah Perkembangan Berkas Klasifikasi
Dinas
1 Undangan Karo Umum UND- 5 Jan Asli 1 1 KP110 FC.1

pada Para Kabag terkait 2/SJ.8/2020 2020
Penyusunan IKU
2 Undangan Karo Umum UND- 15 Asli 1 1 KP110 FC.1

pada Para Kabag terkait 4/SJ.8/2020 Jan
Penadatanganan IKU 2020
3 Kontrak Kinerja Karo 3/SJ/2020 1 Asli 1 1 KP110 FC.1

Umum dan Manual IKU April
2020
4. dst.

5 Penyimpanan
Penyimpanan Berkas dapat

dilakukan dengan memasukan
berkas ke dalam filling cabinet
Letakan map folder yang berisi arsip
pada guide/sekat terakhir sesuai
kodenya dalam filing cabinet.

SIMULASI PEMBERKASAN
PETUNJUK
1. Periksa berkas yang memiliki kesamaan masalah

2. Pilih kode klasifikasi yang tepat
3. Masukan berkas ke dalam map folder lalu tuliskan label yang sesuai
dengan isi berkas
4. Pilih label untuk guide/sekat yang tepat
5. Buatlah daftar berkas dan daftar isi berkas dengan merujuk pada
berkas yang telah disatukan dalam map folder
ALAT BANTU PENGERJAAN
Pengecekan kode klasifikasi dapat dilihat pada lampiran I PMK nomor

196/PMK.01/2019

TULIS LABEL YANG
PILIH BERKAS PILIH KLASIFIKASI
SESUAI BERKAS
YANG SESUAI BERKAS
Laporan Sertifikat KP..
perkembangan Webinar KP 103 KP104
belajar S2 Kearsipan
Universitas Universitas KP..
Indonesia KP 100 PL30
Indonesia
PL31 PL..
KP 201
Nota Dinas Surat KP 101 DL 103

subbagian Perintah
arsip perihal Mengeluar
permintaan kan Barang
ATK (SPMB) Permohonan Surat Tugas
ATK melanjutkan mengikuti
kuliah S2 UI webinar
a.n. Anton Kearsipanan
Kusuma Susi

KP2 KP20 PL104 KP200
Manajemen Karir Pengembangan Karir Pembelajaran Manajemen Talenta
KP10 PL103
KP1
Pengembangan Kompetensi Pendidikan
Pengembangan Kompetensi dan
Kinerja

PL1 PL1 PL10 PL100
Pengadaan Pengadaan Pengadaan Barang Non Konstruksi Pengadaan Barang Persediaan
PL3 PL30
Distribusi Barang Distribusi Barang Persediaan

Daftar Berkas Arsip Aktif
Unit Pengolah: Subbagian xxx

Dinas

Kunci
Jawaban

KP 103
PL30
KP103 KP104
Pendidikan S-2 DN KP104 PL30
Tahun 2021 Kegiatan Webinar Permintaan ATK
Kearsipan tahun tahun 2021
Laporan 2021
perkembanga Permohona Surat Nota Dinas
n belajar S2 n Tugas Sertifikat subbagian
Universitas melanjutkan mengikuti arsip Surat
Webinar
Indonesia kuliah S2 UI webinar perihal Perintah
Kearsipan
a.n. Anton Kearsipan permintaan Mengeluar
Universita
Kusuma an susi ATK kan
s
Barang
Indonesia
(SPMB)
ATK

KP2 KP20 KP200
Manajemen Karir Pengembangan Karir Manajemen Talenta
PL104
Pembelajaran
PL103
Pendidikan
KP10
Pengembangan Kompetens
i
KP1
Pengembangan Kompetensi dan
Kinerja

PL1 PL1 PL10 PL100
Pengadaan Pengadaan Pengadaan Barang Pengadaan Barang
Non Konstruksi Persediaan
Tidak menggunakan
PL30 sekat tersier

Distribusi Barang Persediaan
PL3
Distribusi Barang

Daftar Berkas Arsip
Aktif
1 KP 103 Pendidikan S-2 Dalam 2021 Asli 1 FC.1 budi

Negeri Tahun 2021
2 KP-104 Kegiatan Webinar Kearsipan 2021 Asli 1 FC.1 itong
tahun 2021
3 PL 30 Permintaan ATK tahun 2021 2021 Asli 1 FC.2 dewi

Dinas
1 Permohonan Surat xxx xxx Asli 1 1 KP103 FC.1

melanjutkan kuliah S2
UI a.n. Anton Kusuma
2 Laporan perkembangan Laporan No xxx Asli 1 1 KP103 FC.1
belajar S2 Universitas xxx
Indonesia
1. Surat Tugas mengikuti ND-xxx xxx Asli 1 2 KP104 FC.1
webinar Kearsipan an
susi
2. Sertifikat Webinar Setifikat No xxx Asli 1 2 KP104 FC.1
Kearsipan Universitas xxx
Indonesia

Dinas
1 Nota Dinas subbagian ND- xxx xxx Asli 1 3 PL30 FC.2

arsip perihal permintaan
ATK
2. Surat Perintah Xxx xxx Asli 1 3 PL30 FC.2
Mengeluarkan Barang
(SPMB) ATK

Menjabarkan
KEENAM prosedur
layanan arsip aktif
Penggunaan Arsip
Kegiatan seperti peminjaman dan permintaan Copy suatu arsip harus berpedoman pada
Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD), apakah permintaan
tersebut dapat diberikan atau tidak, karena tidak semua arsip dapat diakses oleh umum
Sistem
Akses dan Klasifikasi
Keamanan dan
Layanan
Akses Arsip
(SKKAD)
Akses dan layanan memberikan kontrol terhadap hak dan akses kepada informasi agar informasi diterima
dan digunakan secara tepat dan cepat

Contoh SKKAD

Penggolongan Hak Akses Arsip
Dinamis
No Tingkat Penentu Pelaksana Pengawas Publik Penegak
Klasifikasi Kebijakan Kebijakan Internal/ Hukum
Keamanan dan Eksternal
Akses
1. Biasa/ Terbuka √ √ √ √ √
2. Terbatas √ - √ - √
3. Rahasia √ - √ - √
4. Sangat Rahasia √ - √ - √
Catatan : UU 14/2008
- 1 kategori informasi terbuka
- 2,3,4 kategori dikecualikan.
Peminjaman Arsip
Kegiatan tersebut dibantu dengan alat yang disebut dengan Out Indikator,
yaitu alat penunjuk keluarnya/ dipinjamnya arsip dari tempatnya.
Fungsi : sebagai pengganti arsip yang sedang keluar / dipinjam
• Out Guide : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map)

• Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam lembaran

Out Indikator
KELUAR
No. Jenis Arsip Jumlah Peminjam Tanggal Pinjam Tanggal Kembali

Mekanisme Layanan Internal
Layanan informasi arsip internal diberikan langsung oleh unit
pengolah atau unit kerja masing-masing untuk informasi arsip
aktif sedangkan unit keasipan memberikan layanan informasi
arsip inaktif.
Mekanisme Layanan Eksternal

Pelayanan eksternal, yakni pelayanan informasi arsip kepada
masyarakat, diintegrasikan melalui Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi (PPID). Dengan demikian layanan informasi
publik dilakukan melalui satu pintu.

LAYANAN
ARSIP PERMINTAAN OUT
INDIKATOR O
(lisan, telepon, U
tertulis) T
PENCARIAN
1. Langsung ke arsip
2. Melalui daftar
PENGENDALIAN
1.Masa peminjaman
2.Lokasi, pengguna
PENCATATAN
PENEMPATAN
KEMBALI
PENGANTARAN/
1.Out indikator diambil PENGAMBILAN
2.Arsip ditempatkan


Pengelolaan Arsip Aktif

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan Arsip Aktif

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Pemeliharaan Arsip Aktif, dimaksudkan untuk menjaga :

Pemeliharaan arsip dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif dan

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Filing cabinet merupakan sarana untuk menyimpan arsip

Filing cabinet yang digunakan merupakan filing cabinet

Setiap laci filing cabinet idealnya berisi 50 buah folder,

Filing cabinet harus memiliki kunci pengaman. Contoh

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Bahan folder Arsip terbuat dari lembar kertas manila

Ukuran folder yaitu: panjang 35,5 cm, lebar 24 cm

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Kiasifikasi menurut penggunaan guide adalah sebagai berikut:

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

memiliki 2 jenis, yaitu:

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Sistem pemberkasan (filing system) adalah sistem

Sistem Nomor NUMERICAL FILLING SYSTEM

Sistem Abjad & Angka ALPHANUMERIC FILLING SYSTEM

Sistem Geografis GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM

Sistem Subyek SUBJECTICAL FILLING SYSTEM

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar

Penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

6 Unit Pengolah: Bagian Kepegawaian 5

Surat-surat yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam

Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Korespondensi Korespondensi Korespondensi

Surat masuk dan Surat masuk dan surat

Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Daftar Berkas berisi: Daftar Isi Berkas berisi:

1. unit pengolah 1. nomor berkas

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Unit Pengolah: Subbagian Tata Usaha

1 KP110 Kontrak Kinerja Kepala Biro 2020 Asli 1 FC.1 mety

Lokasi = Tempat penyimpanan

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

1 Undangan Karo Umum UND- 5 Jan Asli 1 1 KP110 FC.1

2 Undangan Karo Umum UND- 15 Asli 1 1 KP110 FC.1

3 Kontrak Kinerja Karo 3/SJ/2020 1 Asli 1 1 KP110 FC.1

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

Penyimpanan Berkas dapat

Unit Kearsipan I Kementerian Keuangan Biro

1. Periksa berkas yang memiliki kesamaan masalah

ALAT BANTU PENGERJAAN